Ausgabenmanagement: Die beste Software für Unternehmen
Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre Geschäftsausgaben effizient zu verwalten und zu kontrollieren? Eine professionelle Ausgabenmanagement-Software schafft Abhilfe: Sie automatisiert Prozesse, reduziert Kosten und erhöht die Transparenz. Wir helfen Ihnen, die passende Software für Ihren Bedarf zu finden.
Kurz erklärt: Was ist ein Ausgabenmanagement-System und wie funktioniert es?
Mit einer Software für das Ausgabenmanagement können Sie alle Unternehmensausgaben digital verwalten und kontrollieren, vom einfachen Einkauf bis hin zur Spesenabrechnung. Sie ermöglicht die automatische Erfassung, Verarbeitung und Analyse von Belegen, (E-)Rechnungen & Co.
Und das schnell und einfach: Mitarbeitende können Belege per Smartphone fotografieren und einscannen, während die Software im Hintergrund relevante Daten wie Betrag, Datum & Co. extrahiert und nach definierten Regeln kategorisiert. Die Funktionsweise ist dabei von Software zu Software etwas unterschiedlich, folgende Features bilden jedoch in den meisten modernen Systemen die Kernfunktionen:
Vorteile moderner Ausgabenmanagement-Systeme
Eine Software für das Ausgabenmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, ihre Finanzverwaltung zu optimieren. Durch automatisierte Prozesse lässt sich der manuelle Aufwand deutlich reduzieren - einige Anbieter sprechen von Einsparungen von bis zu 50% bei administrativen Tätigkeiten. Die digitalen Workflows ermöglichen einen schnelleren Monatsabschluss und gewährleisten gleichzeitig eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge.
Besonders wertvoll ist die vollständige Kontrolle und Transparenz über sämtliche Unternehmensausgaben. Führungskräfte können in Echtzeit Einblick in alle Kostenstellen nehmen und bei Bedarf steuernd eingreifen. Die automatische Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme sorgt zudem dafür, dass alle Daten synchron gehalten werden und keine manuellen Übertragungen mehr nötig sind.
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Cloudbasiertes Ausgabenmanagement
Eine cloudbasierte Ausgabenmanagement-Lösung punktet durch hohe Flexibilität und schnelle Implementierung. Updates werden automatisch eingespielt und der Zugriff ist von überall möglich. Die monatlichen Kosten sind zudem gut kalkulierbar.
- Keine Installation notwendig
- Updates automatisch verfügbar
- Zugriff von überall möglich
- Flexible Skalierbarkeit
- Geringe Initialkosten
Was kostet ein Ausgabenmanagement-System?
Die Kosten für eine Ausgabenmanagement-Lösung hängen von zahlreichen Faktoren ab und variieren daher je nach Anbieter. Aspekte wie Leistungsumfang, Anzahl der Nutzer und Lizenzen sowie Integrationen mit anderen Systemen haben beispielsweise großen Einfluss auf den Endpreis. Auch Supportleistungen und Transaktionsvolumen bestimmen die Kosten mit.
Viele Anbieter geben ihre Preise aus diesen Gründen erst auf individuelle Anfrage raus, was die Nennung eines Pauschalpreises unmöglich macht. Folgendes Preisbeispiel des Anbieters Circula ist daher vor allem als erste Orientierung zu verstehen:
- Starter-Paket: Ab 8 Euro / Monat / Lizenz (mind. 10 Lizenzen) bei jährlicher Zahlung, ideal für Teams, die eine einfache Lösung für die Verwaltung von Ausgaben suchen
- Professional-Paket: Ab 13 Euro / Monat / Lizenz (mind. 10 Lizenzen) bei jährlicher Zahlung, ideal für Unternehmen, die Ausgaben- und Kreditkartenmanagement integrieren möchten
- Professional Plus-Paket: Auf Anfrage, ideal für Unternehmen, die Anpassungen und umfassende Integrationsmöglichkeiten wünschen
Unser Tipp: Neben Circula bieten viele weitere Dienstleister kostenlose Testphasen an. Hier können Sie genau prüfen, welche Funktionen Sie benötigen und welches Paket und welcher Anbieter optimal zu Ihren individuellen Anforderungen passen. Auch Kundenbewertungen anderer Unternehmen helfen Ihnen bei der Auswahl.
Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten
Die Suche nach dem passenden Anbieter kann langwierig und schwer sein. Um Ihnen den Prozess zu vereinfachen, haben wir drei wichtige Kriterien für Sie zusammengetragen, die Sie bei der Wahl für einen Anbieter unbedingt im Kopf haben sollten:
Schnittstellen
Die meisten Anbieter unterstützen Standardschnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics sowie zu Buchhaltungssoftwares wie DATEV oder Lexware. Auch individuelle API-Anbindungen sind in der Regel möglich. Die konkrete Auswahl der verfügbaren Integrationen sollte im Auswahlprozess geprüft werden.
Sicherheit
Seriöse Anbieter setzen modernste Sicherheitsstandards ein und sind nach ISO 27001 für Informationssicherheit zertifiziert. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und in hochsicheren Rechenzentren gespeichert. Zusätzliche Sicherheit bietet die 2-Faktor-Authentifizierung. Viele Cloud-Anbieter gewährleisten zudem die DSGVO-konforme Datenspeicherung innerhalb der EU.
Übernahme bestehender Prozesse
Die meisten Systeme lassen sich flexibel an vorhandene Prozesse anpassen. Workflow-Regeln, Genehmigungshierarchien und Buchungsvorlagen können individuell konfiguriert werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Einführung einer neuen Software auch zu nutzen, um bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.
In drei Schritten zum optimalen Ausgabenmanagement
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