DSMS: So meistern Sie Ihr Datenschutzmanagement
Die DSGVO stellt Ihr Unternehmen vor große Herausforderungen? Ein Datenschutzmanagementsystem hilft dabei, die Datenschutzanforderungen effizient umzusetzen, den Überblick über alle Prozesse zu behalten und den Datenschutz in Ihrem Unternehmen systematisch und rechtssicher zu organisieren.
Was ist ein Datenschutzmanagementsystem?
Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist ein umfassendes Managementsystem, das den organisatorischen Rahmen für alle datenschutzrelevanten Aspekte im Unternehmen bildet. Es beinhaltet beispielsweise:
- Organisationsstrukturen
- Verantwortlichkeiten
- Prozesse und Verfahren
- Richtlinien und Dokumentation
- Kontrollen und Audits
- Schulungskonzepte
- Tools und Software
Ein erfolgreiches Datenschutzmanagement basiert damit auf mehreren Säulen, die optimal aufeinander abgestimmt sein müssen, damit Ihr DSMS reibungslos funktioniert. Die wichtigsten Bestandteile eines DSMS sind:
Dokumentation und Prozesse
Das Fundament eines DSMS bildet die systematische Dokumentation. Hierzu gehören nicht nur das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzrichtlinien, sondern auch klar definierte Prozesse für den Umgang mit Datenpannen oder Betroffenenanfragen. Eine DSMS Software unterstützt Sie dabei mit vordefinierten Workflows und Templates.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Datenschutz funktioniert nur, wenn alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen. Ein DSMS hilft Ihnen dabei, Zuständigkeiten klar zu regeln und die notwendigen Schulungen zu organisieren. Moderne Software-Lösungen bieten hierfür spezielle Module:
- Digitale Schulungsplattformen für Mitarbeitende
- Automatische Dokumentation von Schulungsnachweisen
- Workflows für Freigabeprozesse
- Integriertes Audit-Management
DSMS vs. Datenschutzsoftware: Was ist der Unterschied?
Nicht zu verwechseln ist ein DSMS mit einer Datenschutzsoftware. Zwar überschneiden sich die Lösungen in einigen Funktionalitäten, jedoch unterscheiden sie sich vor allem in ihrer Reichweite und ihrem Umfang.
Während ein DSMS den gesamten organisatorischen Rahmen bildet, der sicherstellt, dass alle relevanten Datenschutzanforderungen erfüllt werden, ist eine Datenschutzsoftware „nur“ ein technisches Tool, das bestimmte Aspekte des Datenschutzmanagements unterstützt. Sie ist also ein möglicher Bestandteil eines DSMS.
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Kosten einer DSMS-Software
Die Kosten für DSMS-Tools hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Unternehmensgröße und die gewählte Lösung mit ihrem Leistungsumfang. Das folgende Preisbeispiel des Anbieters Byght ist daher vor allem als erste Orientierung zu verstehen:
DSMS SmartKit (Komplettpaket für Datenschutz)
- Mietmodell: 200 Euro / Monat
- Einmalige Gebühr in Höhe von 500 Euro für Einrichtung & Webtraining
- Inklusive: Updates bei relevanten Änderungen im Datenschutzrecht, regelmäßiger Kunden-Newsletter, jährlicher DSMS Quick-Check
Stand (02/2025)
In drei Schritten zur optimalen DSMS-Software
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