DMS Arten im Vergleich
Dokumentenmanagement-Systeme On-Premises und DMS in der Cloud - wir erklären die Unterschiede. Außerdem: Egal, für was Sie sich entscheiden, wir unterstützen bei der Anschaffung.
Welche Arten von DMS gibt es?
Es gibt zwei Arten, wie Sie ein DMS nutzen können: DMS On-Premises vs. Cloud. Die beiden Begriffe beziehen sich auf die Lizenzmodelle, die wir uns kurz näher ansehen.
DMS On-Premises
Ein DMS On-Premises ist auf unternehmenseigenen Servern installiert. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Lizenz in der Regel gekauft wird und somit Eigentum des Unternehmens ist.
Vorteile On Premises
- volle Kontrolle über alle Daten
- genaue Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens
- auch offline nutzbar
- Unabhängigkeit von Dritten, zum Beispiel dem Anbieter
Nachteile On Premises
- höhere initiale Anschaffungskosten
- Serversystem muss vorhanden sein oder angeschafft werden
- Unternehmen steht für Umsetzung aller gesetzlichen Richtlinien in der Verantwortung
- Verantwortung für Wartung, Verwaltung, und Datenschutz
Ein On-Premises Dokumentenmanagement-System lohnt sich für Unternehmen, wenn sie viele individuelle Anpassungen benötigen und die (finanziellen) Ressourcen haben, das DMS gesetzeskonform und in Eigenregie zu betreiben.
DMS in der Cloud
Ein DMS in der Cloud, auch Software-as-a-Service (SaaS), ist eine gemietete Lizenz. Die Software sowie die Server werden von den Anbietern betrieben und gewartet.
Vorteile Cloud
- wenig Verwaltungsaufwand
- zügige Implementierung
- von überall auf der Welt nutzbar
- IT-Struktur ist nicht von Belang
Nachteile Cloud
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Kosten sind langfristig nur dann niedriger, wenn maßgenau geguckt wird, welche Funktionen, Nutzer und Datenvolumen wirklich gebraucht werden
- Public Cloud kann ein Sicherheitsrisiko für sensible Daten sein
Ein DMS in der Cloud ist für Unternehmen empfehlenswert, die bisher keine eigenen Serverstrukturen haben. Wer mit hochsensiblen Daten arbeitet, sollte allerdings darauf achten, dass die Cloud-Provider nicht in den USA sitzen, da der dortige Datenschutz gilt - und der entspricht nicht dem deutschen Recht. Ansonsten ist die Cloud-Lösung eine beliebte, einfache Lösung für Unternehmen, die unkompliziert und schnell mit einem professionellen DMS arbeiten möchten.
DMS in der Cloud oder On-Premises: Sie entscheiden
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