Arbeitsplatz Buchungssystem: Innovative Lösung für moderne Büros
Mit der Einführung einer Arbeitsplatzbuchung machen Sie das Büro zum Magneten - und das in Zeiten von Homeoffice, hybridem Arbeiten & Co. tradingtwins erklärt, wie Sie aus Büroflächen Räume für mehr Kreativität, Effizienz und Zusammenhalt schaffen und findet mit Ihnen den passenden Anbieter für Ihre Bedürfnisse.
Kurz erklärt: Das ist Arbeitsplatzbuchung
Arbeitsplatzbuchung ist ein modernes Bürokonzept: Statt fester Arbeitsplätze teilen sich Mitarbeitende flexible Plätze. Mit einem Arbeitsplatz-Buchungssystem können Ihre Mitarbeitenden die Tische schon im Voraus buchen, was eine reibungslose Organisation ermöglicht. Das Konzept ist auch unter dem Namen „Desk Sharing“ bekannt.
Auswahlkriterien: Darauf sollten Sie beim Arbeitsplatz Buchungssystem achten
Bei der Wahl des Arbeitsplatz-Buchungstools sind einige Aspekte zu beachten.
Integration in vorhandene IT-Infrastruktur
Ein entscheidender Faktor ist die nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Viele Arbeitsplatz-Buchungssysteme lassen sich problemlos mit gängigen Systemen wie Microsoft Teams, Outlook, Slack oder Google Workspace verbinden.
Die Integration macht die Nutzung des Arbeitsplatz-Buchungstools für Ihre Angestellten besonders einfach und intuitiv. Sie können Arbeitsplätze direkt aus ihren gewohnten Anwendungen heraus buchen und verwalten.
Datenschutz und DSGVO-Konformität
Bei der Implementierung von Arbeitsplatz-Buchungsoftwares spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Seriöse Anbieter legen großen Wert auf diesen Aspekt und können Ihnen detailliert Auskunft über ihre Sicherheitsmaßnahmen geben. Achten Sie dabei besonders auf folgende Punkte:
- Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung
- Hosting der Daten in der EU
- Einhaltung der DSGVO-Richtlinien
- ISO Zertifizierung
- Möglichkeit zur Anonymisierung von Nutzerdaten
Analysemöglichkeiten für optimale Raumnutzung
Moderne Softwares zum Arbeitsplatzmanagement bieten oft umfangreiche Analysemöglichkeiten, die Ihnen dabei helfen, Ihre Büroflächen optimal zu gestalten und das Arbeitsplatzangebot an die tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen:
- Echtzeit-Statistiken über die Auslastung
- Langzeitanalysen zur Raumnutzung
- Identifikation von Nutzungsmustern und Präferenzen
Achtung: Es ist wichtig, die Balance mit Datenschutz und Privatsphäre der Mitarbeitenden zu wahren.
Technische Voraussetzungen
Für erfolgreiche Arbeitsplatzbuchung benötigen Sie eine stabile IT-Infrastruktur. Dazu gehören:
- Schnelles und zuverlässiges WLAN in allen Bereichen
- Ausreichend Steckdosen und Ladestationen
- Standardisierte Arbeitsplätze mit Docking-Stationen
- Mobile Endgeräte für Mitarbeitende (Laptops, Tablets)
- Eine cloudbasierte IT-Umgebung für ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen
Zudem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre bestehenden Systeme mit der gewählten Arbeitsplatz-Buchungssoftware kompatibel sind.
Funktionen
Arbeitsplatz-Buchungssoftwares locken mit interessanten Funktionen, die Sie sich vor der Entscheidung für einen Anbieter genau anschauen sollten, damit diese optimal zu Ihren Wünschen passen. Wir stellen Ihnen ausgewählte Funktionen vor:
- QR-Code-Buchung: Viele Dienstleister bieten die Möglichkeit, Plätze ganz einfach über einen QR-Code zu buchen.
- Kollegen suchen: Ihr Mitarbeitender Herr Weselowski hat eine Frage an Frau Hahn. Hat Frau Hahn ihre Buchung als sichtbar für andere markiert, findet Herr Weselowski sie in wenigen Sekunden.
- Maximale Vorlaufzeit: Sie können die maximale Vorlaufzeit festlegen, mit der ein Arbeitsplatz gebucht werden darf.
- Parkplatzbuchung: Einige Softwares ermöglichen nicht nur die Buchung von Arbeitsplätzen, sondern auch von Parkplätzen.
- Halbtags-Buchungen: In der Regel gehört auch die Möglichkeit, einen Arbeitsplatz nur einen halben Tag zu buchen, zum Funktionsumfang vieler Anbieter.
- Buchung für Dritte: Mit dieser Funktion können Mitarbeitende nicht nur für sich selbst einen Arbeitsplatz buchen, sondern auch für Kollegen - besonders praktisch bei Teamarbeit.
- Arbeitsplatz-Buchungsapp: Die meisten Anbieter haben eine App, über die Mitarbeitende ihren Platz schnell und einfach mobil buchen können.
Übrigens: Die meisten Dienstleister haben verschiedene Pakete im Angebot, die sich in ihrem Funktionsumfang und Preis unterscheiden. In den meisten Fällen müssen Sie daher nicht unnötig für unerwünschte Funktionen zahlen.
Anbieter: So finden Sie den richtigen Dienstleister
Arbeitsplatzbuchung ist beliebt. Entsprechend gibt es nicht wenige Anbieter, die sich auf dieses Konzept spezialisiert haben. Der richtige Dienstleister ist jedoch der, der optimal zu Ihren Bedürfnissen passt. Schauen Sie sich daher genau den Funktionsumfang an. Achten Sie auch auf Referenzen und Kundenbewertungen, um einen realistischen Eindruck von einem Anbieter zu gewinnen. Bekannte Anbieter sind beispielsweise:
- arboo, desk.ly, Seatti, deskbird, raum für raum, goconut, gingco
In drei Schritten zum passenden Anbieter für Arbeitsplatzbuchung!
Die Suche nach einem Arbeitsplatz Buchungssystem, das genau zu Ihren Anforderungen passt, kann langwierig und nervenaufreibend sein. Doch das muss nicht sein! Mit unserem kostenlosen Angebotsvergleich sparen Sie sich Ihre Nerven:
- Sie beschreiben Ihre Anforderungen
- Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
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Vorteile der Arbeitsplatzbuchung
Wussten Sie, dass im Schnitt mehr als die Hälfte der Bürofläche ungenutzt ist? Zu dem Ergebnis kam eine PwC-Studie von 2023, in der Arbeitgebende im Durchschnitt eine Büroauslastung von 45 Prozent angaben. Arbeitsplatzbuchung revolutioniert die Art und Weise, wie wir Büroflächen nutzen und hat viele weitere Vorteile:
- Optimale Raumnutzung
- Reduzierung von Leerständen
- Kosteneinsparungen bei Miete und Betriebskosten
- Förderung von Zusammenarbeit und Wissensaustausch
- Flexibilität für Mitarbeitende bei der Arbeitsplatzwahl
- Verbesserung der Work-Life-Balance
- Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks durch effiziente Raumnutzung
Herausforderung hybrides Arbeiten: Stärkung der Kollaboration dank Arbeitsplatzbuchung
Arbeitsplatzbuchung kann dazu beitragen, das Büro wieder attraktiver zu gestalten und die Zusammenarbeit zu fördern. Das hat verschiedene Gründe:
- Flexible Arbeitsplätze fördern den Austausch zwischen Abteilungen
- Spontane Begegnungen und kreative Gespräche werden erleichtert
- Mitarbeitende können gezielt an Tagen ins Büro kommen, an denen Teamarbeit gefragt ist
Sie sehen: Eine gut implementierte Arbeitsplatzbuchungs-Strategie kann die Vorteile des hybriden Arbeitens optimal nutzen und gleichzeitig den persönlichen Kontakt und die Unternehmenskultur stärken.
Kosten eines Arbeitsplatz Buchungssystems
Die Kosten für ein Arbeitsplatz-Buchungstool setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen. Zunächst fallen Kosten für die Software-Lösung an, die je nach Anbieter und Funktionsumfang variieren. Leider geben die meisten Anbieter ihre Preise erst auf Anfrage raus. Bei deskbird kostet das Basic-Paket beispielsweise knapp zwei Euro pro Monat und Mitarbeitendem, das Business-Paket knapp vier Euro pro Monat und Mitarbeitendem.
Beachten Sie, dass eventuell weitere individuelle Kosten hinzu kommen können, bspw. für die Umgestaltung der Büroflächen (flexible Möbel, technische Ausstattung, etc.). Langfristig können durch die Möglichkeit, einen Arbeitsplatz zu buchen, jedoch erhebliche Einsparungen bei Miet- und Betriebskosten erzielt werden, sodass sich die Investition finanziell lohnt.
In drei Schritten zum perfekten Arbeitsplatz Buchungssystem
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