Daten- und Aktenvernichtung: So geht’s richtig
Hätten Sie’s gewusst: Alte Akten mit sensiblen Daten gehören nicht in einen einfachen Büroschredder und schon gar nicht zerrissen in den Müll. Es gibt gleich eine ganze Norm, wie Daten- und Aktenvernichtung gesetzeskonform funktioniert. Wir erklären Ihnen, was diese Norm beinhaltet, worauf Sie unbedingt achten müssen und warum auch ein Dienstleister für Aktenvernichtung Ihnen die Verantwortung nicht abnehmen kann.
Welche Möglichkeiten der Akten- und Datenvernichtung gibt es?
Um Ihre Akten und Dokumente, aber auch digitalen Datenträger ordnungsgemäß zu vernichten, gibt es drei Möglichkeiten:
Vernichtung durch die verantwortliche Stelle selbst
Falls Sie sich selbst um die Vernichtung der Akten kümmern, sollten Sie auf keinen Fall Dokumente mit sensiblen Daten einfach zerreißen oder in einem handelsüblichen Schredder vernichten. Warum? Weil Sie als „Herr der Akten“ an die DSGVO gebunden sind. Und diese regelt nicht nur den Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern auch den Vernichtungsprozess. Was das im Detail bedeutet, erfahren Sie im Abschnitt „Wie funktioniert Daten- und Aktenvernichtung?“ Richtig ist, einen professionellen Schredder anzuschaffen, mit dem Sie genormte Partikelgrößen einstellen können. Möchten Sie auf der sicheren Seite sein, können Sie zu einer Aktenvernichtungsstelle fahren. Dort können Sie neben Altakten auch ausrangierte technische Geräte aus der Firma abgeben und ordnungsgemäß vernichten lassen.
Vernichtung durch Dienstleister vor Ort
Sie bestellen einen hochspezialisierten LKW an Ihren Firmenstandort. Die Sicherheitsbehälter werden automatisch im Fahrzeug geöffnet und mit einer Kippvorrichtung dem Schredder im LKW zugeführt. So erhält niemand Einsicht in die Akten. Der LKW ist auch in der Lage, andere Datenträgerarten als Papier zu schreddern. Bei dieser mobilen Variante können Sie die Vernichtung mit eigenen Augen überwachen. Selbst Videoüberwachung ist möglich.
Externe Vernichtung beim Dienstleister
Bei dieser Variante erhalten Sie vom Dienstleister Sicherheitsbehälter für Ihre Akten und Datenträger, die er zu einem vereinbarten Termin abholt. In der Regel können Sie zwischen Dauerstellung und einer einmaligen Aktenvernichtung wählen. Bei einer einmaligen Aktenvernichtung bringt Ihnen der Anbieter die gewünschte Zahl an Behältern vorbei und nimmt sie nach 15 Minuten wieder mit oder holt sie einige Tage später ab - je nachdem, was Sie vereinbaren. Bei der Dauerstellung werden die Sicherheitsbehälter in einem individuell vereinbarten Turnus ausgetauscht.
Exkurs: Sicherheitsbehälter
Arbeiten Sie mit einem externen Dienstleister zusammen, bekommen Sie immer Sicherheitsbehälter, damit eine geschlossene Sicherheitskette gewährleistet ist. Sie können bei den Sicherheitsbehältern aus unterschiedlichen Größen wählen. Sie reichen von einem Fassungsvermögen von 10 Aktenordnern über Fassungsvermögen bis 65 Aktenordnern oder gleich ganzen Containern, falls Sie Ihr Archiv aufräumen wollen. Zusätzlich können Sie bestimmte Extras erhalten, etwa Füllstandssensoren, integrierte Schredder oder Behälter mit Schlüsselkarten und Zugriffsprotokollierung. Die Sicherheitsbehälter sind nicht nur für Papierunterlagen da. Sie können Sie auch mit Datenträgern wie Festplatten, CDs, UBS-Sticks, etc. befüllen. Wichtig ist, dass Sie das Material nach Datenträgerart sortieren. Denn je nach Material ist die Partikelgröße nach dem Schreddern genormt.
Die hier genannten Varianten der Aktenvernichtung sind die gängigsten. Sicher gibt es Dienstleister, die zusätzliche Möglichkeiten anbieten. Damit Sie den für sich geeigneten Anbieter finden, empfehlen wir Ihnen, unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen. Nutzen Sie dafür einfach unser Formular und geben Sie Ihren Bedarf ein.
Für Eilige
Das Wichtigste zur Daten- und Aktenvernichtung auf einen Blick
- Um Akten und Dokumente sicher zu vernichten, können Sie sie selbst mit einem professionellen Schredder zerkleinern, zu einer Aktenvernichtungsstelle fahren oder einen externen Dienstleister beauftragen.
- Digitale Datenlöschung ist ebenso gewissenhaft zu behandeln wie das Vernichten von Akten und Dokumenten. Datenträger wie Festplatten werden zum Beispiel zu Entmagnetisierung oder Schreddern vernichtet.
- Kosten: Akten- und Datenvernichtung sind erschwinglich. Eine Einmalleistung beginnt bereits ab 19,90 Euro.
- Als „Herr der Daten“ sind Sie für den Schutz der Daten verantwortlich, auch wenn Sie einen externen Dienstleister hinzuziehen. Sie bestimmen die Schutzklasse und die Sicherheitsstufe der zu vernichtenden Daten.
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