DMS-Systeme: Kosten & Vorteile

Was kostet ein Dokumenten­management-System? Und warum lohnt sich die Investition? Wir klären auf und unterstützen bei der Anschaffung.

Wie viel kostet ein Dokumenten­management-System?

Diese Frage lässt sich nur beant­worten, wenn man weiß, was man mieten bzw. kaufen möchte: User, Daten­volumen und Funktions­umfang sind die wichtig­sten Para­meter. DMS im Monatsabo erhalten Sie zwischen rund 10 Euro und 138 Euro in der Cloud-Lösung. Jedoch hat jeder Anbieter einen unterschied­lichen Leistungs­umfang, sodass sich die Angebote nur schwer mitein­ander verglei­chen lassen. In einem Abo für 30 Euro im Monat können beispiels­weise 5 User enthalten sein, dafür jedoch nur ein kleines Daten­volumen.

Sie können die Lizenz wie oben erwähnt auch kaufen, dann sind die initialen Kosten höher und hängen davon ab, ob Sie im Unter­nehmen bereits eine Server­struktur haben. Über­legen Sie sich in jedem Fall sorg­fältig, wozu Sie das Doku­menten­manage­ment nutzen möchten und sehen Sie sich die Funk­tionen in den ange­botenen Abos bzw. die Software genau an.

Hardware

Zusätzlich zu den Software­gebühren können weitere Kosten anfallen. Möglicher­weise benötigen Sie einen Scanner, um die Doku­mente ins DMS einzu­speisen. Bei einigen DMS-Soft­wares funkt­ioniert die Einspei­sung per App (abfoto­grafieren). Für ein perfektes Belich­tungser­gebnis bieten die Anbieter Zubehör an.

Wie erwähnt stellt sich die Frage, ob Sie eine eigene Server­struktur im Unter­nehmen benötigen oder bereits besitzen. Hardware ist teuer, deshalb sollten Sie im ersten Schritt ermitteln, welche Anfor­derungen sie erfüllen muss. Lassen Sie sich einen Kosten­voranschlag machen, denn jede Server­struktur ist so indi­viduell wie ein Unter­nehmen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Suche nach dem passenden Anbieter. Beant­worten Sie einfach wenige Fragen zu Ihrem Bedarf im Formular und arbeiten Sie schon bald mit einem DMS, das auf Sie zuge­schnitten ist.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Hier noch einmal kompakt: Welche Vorteile bietet Ihnen ein DMS? Warum sollten Sie sich für die Anschaf­fung entscheiden? Denn viel­leicht haben Sie eine ausge­zeichnete Büro­leitung, die Ihre Unter­lagen sorg­fältig doku­mentiert. Oder sind Sie den techni­schen Neue­rungen gegen­über noch skep­tisch? Viel­leicht über­zeugen Sie diese zehn Vorteile:

10 Vorteile von Dokumentenmanagement

1. Alle Unterlagen sind an einem zentralen Ort
2. Mehr Platz im Büro, weil keine lästigen, mit Staub bedeckten Ordner mehr
3. Schnelles Finden von Dokumenten
4. Verkürzte Bearbeitungs­zeiten / Beschleu­nigung der Arbeits­prozesse
5. Mehr Effizienz bei Arbeits­abläufen
6. Mehr Transparenz bei den Arbeits­vorgänge
7. Entlastung der E-Mail-Post­fächer
8. Reduzierung der Druck­kosten (generell Redu­zierung der Büro­kosten)
9. Höhere Dokumenten­sicherheit (zum Beispiel vor Viren, Feuer- oder Wasser­schäden)
10. Einhaltung gesetz­licher Vor­schriften