DMS-Anschaffung: Das müssen Sie beachten

Wir erklären Ihnen, auf welche allgemeinen und rechtlichen Aspekte Sie bei der Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems dringend achten sollten.

Auf was sollte ich bei der Wahl eines DMS achten?

Auf dem Markt tummeln sich einige Anbieter für Doku­menten­manage­ment-Systeme. Da den Richtigen zu finden, ist gar nicht so einfach. Für einen ersten Über­blick ist es gut zu wissen, dass es Anbieter gibt, die Ihnen Komplett­lösungen für DMS bieten, aber auch solche, die sich auf Teil­aspekte spezia­lisiert haben, etwa auf die Zusammen­arbeit in Projekt­gruppen. Bevor Sie sich auf die Suche nach Anbietern machen, finden Sie hier sieben Denkanstöße:

• DMS werden nicht für spezielle Branchen entwickelt. Wohl aber haben sie je nach Anbieter unter­schiedlich große Funktions­umfänge, Extras, Stärken und Schwächen.
• Benötigen Sie neben der Doku­menten­manage­ment-Soft­ware auch einen Scanner? Oder ist Ihr Büro bereits damit oder mit einem Multi­funktions­gerät ausge­stattet? Einige DMS-Anbieter vertreiben neben der Soft­ware auch passende Hard­ware.
• Gehen Sie von Ihrem konkreten Bedarf aus. Welche Funk­tionen benötigen Sie wirklich? Müssen Sie jedes Extra mitnehmen? Besorgen Sie nur das, was die Prozesse im Unter­nehmen realis­tisch abbildet.
• Jeder Benutzer kann kosten. Auch nutzt nicht jeder User das DMS im gleichen Umfang. Hier sollten Sie gut über­legen, ob sich Lizenzen mit unterschied­lichem Leistungs­umfang lohnen.
• Im Unternehmen arbeiten Sie vermut­lich mit verschiedenen Tools. E-Mail-Programme oder CRM-Systeme können sich von den Funkt­ionen her mit denen eines DMS über­schneiden. Was Sie nicht wollen ist, dass dieselben Dokumente an zwei Orten liegen. Oder noch schlimmer: Dass das DMS nicht kompatibel mit den anderen Programmen ist. Suchen Sie hier nach einem geeigneten DMS und lassen Sie sich beraten.
• Mit der DMS-Software erwartet Sie ein komplett neues Programm und eine Zentra­lisierung all Ihrer Doku­mente. Je nachdem, was Sie an Funk­tionen wünschen und wie groß Ihre Dokumenten­sammlung ist, sollten Sie entsprechend Zeit zur Implemen­tierung einplanen. Falls Sie einen Keller voller Akten haben, planen Sie auch hier Zeit zur Digita­lisierung ein.
• Arbeiten Sie mit sensiblen Daten, die der GoBD oder DSGVO unterliegen? Müssen Sie sich an die Archi­vierungs­fristen von sechs oder zehn Jahren halten? Dann sollte Ihr DMS der aktuellen Gesetzes­lage entsprechen.

Eigentlich wollten Sie nur ein DMS und jetzt gibt es so viel zu beachten? Wir helfen Ihnen bei der Suche nach einer passenden Soft­ware. Beant­worten Sie die Fragen im Formular und machen Sie einen unverbind­lichen Anbieter­vergleich.

Müssen weitere rechtliche Aspekte beim DMS beachtet werden?

Ein weiterer wichtiger Aspekt über die GoBD hinaus ist die DSGVO. Gerade in Hinsicht auf Personal-, Kunden- oder Patientenakten sollten Sie überaus sorg­fältig arbeiten, die Doku­mente sicher aufbe­wahren und Zugriffs­rechte für relevante Sach­bearbei­tende einrichten. Falls Sie im Unter­nehmen einen Daten­schutz­beauf­tragten haben, binden Sie diesen mit in die Auswahl des DMS ein. Er kann Ihnen auch sagen, welche Akten aus Datenschutz­sicht extrem gut geschützt sein müssen.