DMS: Erklärung & Funktionen

Wir erklären einfach & verständlich was ein Dokumentenmanagement-System ist und was es leisten kann. Außerdem unterstützen wir bei der Anschaffung.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumente­nmanagement-System (DMS) ist eine Soft­ware, die alle Doku­mente eines Unter­nehmens zentral verwaltet und darüber hinaus verschie­dene Funkt­ionen zur Bearbei­tung und Archi­vierung bietet. Ob Verträge, Rech­nungen, Personal­akten, Arbeits­unterlagen, Belege für die Steuer oder Bescheide vom Amt - wir sind von Doku­menten und Unter­lagen umgeben. Dabei liegen sie uns in unterschied­licher Form vor: als Brief, E-Mail, PDF, Excel, abfoto­grafiert mit dem Smart­phone, in Papier­form, etc.

Sie liegen jedoch nicht nur in unterschied­licher Form vor, sondern häufig auch an vielen Orten verteilt: in Aktenordnern, Büros, in undurch­sichtigen Ordner­strukturen auf den Rechnern. Analoge und digitale Dokumente ordentlich zu struk­turieren und vor allem zügig wieder­zufinden, ist mit zeit­lichem Aufwand verbunden, den Sie besser in sinn­volle Arbeit und ein DMS stecken könnten, das die Arbeitsprozesse optimiert.

Denn jedes Doku­ment durchläuft Zyklen: Es wird erstellt, benannt, geprüft, ausge­druckt, zugesendet, unter­zeichnet, mit einem Work­flow verbunden, als erledigt markiert, gelagert, wieder gesucht und neu bear­beitet. Eine Doku­menten­manage­ment-Software ist eine sinnvolle Lösung, Zeit und Ressourcen zu sparen, da es die Zyklen automa­tisiert und verein­facht. Sparen Sie auch Zeit bei der Suche nach einem passenden DMS und nutzen Sie unser Formular. Mit wenigen Fragen ermit­teln Sie Ihren Bedarf und wir liefern Ihnen passende DMS-Anbieter.

Welche Funktionen hat eine Dokumenten­management-Software?

Eine Dokumenten­management-Software erleich­tert Ihnen den Arbeits­alltags um ein Viel­faches, da sie zahl­reiche Funkt­ionen aufweist.

Beachten Sie, dass es Soft­ware-Anbieter gibt, die sich auf bestimmte Kern­funk­tionen spezia­lisiert haben, und Anbieter, die Allround-Produkte anbieten. Über­legen Sie sich im Vorfeld, welche Funk­tionen Sie im Unter­nehmen benötigen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Wahl des richtigen DMS. Beant­worten Sie dazu kostenlos und unver­bindlich die Fragen in unserem Formular.