Raumbuchung: Effiziente Lösungen für moderne Unternehmen
Digitale Raumbuchungssysteme ermöglichen die Buchung von Büro- und Meetingräumen und erleichtern dadurch Geschäftsführern und Mitarbeitenden den Arbeitsalltag. Erfahren Sie hier, welche Vorteile die Lösungen bieten und wie Sie das passende System für Ihr Unternehmen finden.
Kurz erklärt: Was ist digitale Raumbuchung?
In Zeiten von Homeoffice, hybridem und mobilem Arbeiten ist eine effiziente Nutzung von Büro- und Meetingräumen unerlässlich. Digitale Raumbuchungssysteme ermöglichen die Buchung und Verwaltung von Büroräumen, sodass Sie und Ihre Mitarbeitenden immer den passenden Raum für Besprechungen, Brainstormings oder Events finden.
Lohnt sich ein Raumbuchungssystem finanziell?
Die Kosten für ein Raumbuchungssystem unterscheiden sich je nach Anbieter, Funktionsumfang, Größe etc. Viele Anbieter geben ihre Preise daher erst auf Anfrage raus. Die Nennung eines Pauschalpreises ist somit nicht möglich. Bei deskbird kostet das Basic-Paket bspw. ab 9 Euro / Raum / Monat, das Business-Paket ab 15 Euro / Raum / Monat.
Die Investition in ein Raumbuchungssystem zahlt sich in der Regel schnell aus:
- Reduzierung von ungenutzten Raumkapazitäten
- Verringerung des Verwaltungsaufwandes
- Optimierung der Energiekosten durch bedarfsgerechte Raumnutzung
- Vermeidung von Fehlbuchungen und daraus resultierenden Kosten
Funktionen moderner Raumbuchungssoftware
Raumbuchungssysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Verwaltung und Nutzung von Räumen vereinfachen und optimieren:
- Übersichtliche Darstellung der Raumbelegung
- Möglichkeit zur Buchung von Zusatzleistungen (z. B. Catering, Technik)
- Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen oder Stornierungen
- Reporting-Funktionen zur Analyse der Raumauslastung
- Integrierte Check-in / Check-out-Funktionen zur Vermeidung von „Geisterreservierungen“
- Einblick in Ausstattung der Räume
Zusatzfunktionen
Jedes System ist anders. Auch wenn die genannten Kernfunktionen in der Regel bei allen Tools zutreffen, unterscheiden sich die Raumbuchungssysteme vor allem in ihren Zusatzfunktionen. Welches das richtige Tool für Ihr Unternehmen ist, hängt daher von Ihrem individuellen Bedarf ab. Ein Vergleich verschiedener Lösungen und Anbieter ist daher unerlässlich.
Wir stellen Ihnen zwei wertvolle Zusatzfunktionen vor:
Raumbuchungssystem für andere Ressourcen nutzen
Viele moderne Raumbuchungssysteme erlauben auch die Verwaltung anderer Ressourcen wie Arbeitsplätze, Parkplätze, Fahrzeuge oder technische Geräte. Das ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung aller buchbaren Ressourcen in Ihrem Unternehmen.
Räume spontan vor Ort buchen
Viele Raumbuchungssysteme bieten die Möglichkeit, Räume nicht nur im Voraus, sondern auch spontan zu buchen. Das kann über Apps, Tablets an Raumeingängen oder integrierte Touchscreens erfolgen. So können Mitarbeitende flexibel auf kurzfristige Besprechungsanforderungen reagieren.
Vorteile einer Raumbelegungs-Software
Ein Meetingraum-Buchungssystem bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe:
- Effizientere Nutzung der Meetingräume
- Vermeidung von Doppelbuchungen & Konflikten
- Echtzeit-Übersicht über verfügbare Räume
- Selbstständige Buchung durch Mitarbeitende
- Reduzierung des Verwaltungsaufwandes
- Förderung der Kollaboration
Durch den Einsatz einer Raumbuchungssoftware können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern.
In drei Schritten zum passenden Anbieter für Raumbuchung!
Die Suche nach einer Raumbuchungssoftware, die genau zu Ihren Anforderungen passt, kann langwierig und nervenaufreibend sein. Mit unserem kostenlosen Angebotsvergleich sparen Sie sich Ihre Nerven:
- Sie beschreiben Ihre Anforderungen
- Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
- Sie erhalten vergleichbare Angebote
Auswahlkriterien: Den richtigen Anbieter finden
Bei der Wahl des passenden Systems sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
- Größe und Struktur Ihres Unternehmens
- Anzahl und Art der zu verwaltenden Räume
- Benötigte Funktionen und Integrationen
- Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit
- Skalierbarkeit der Lösung
- Support und Wartung durch den Anbieter
Wir empfehlen Ihnen, mehrere Anbieter miteinander zu vergleichen. Bekannte Anbieter sind beispielsweise deskbird, Seatti, Flexopus oder goconut.
Außerdem sollten Sie sich gut über den Anbieter informieren und z. B. Kundenbewertungen, Referenzen, Auszeichnungen & Co. sichten, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen. Hier erfahren Sie häufig, wie es wirklich um Support, Benutzerfreundlichkeit, etc. steht. Einige Dienstleister bieten auch eine kostenlose Testphase an, bei der Sie selbst erste Praxis-Eindrücke sammeln können.
Nicht vergessen: Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur
Ein entscheidender Faktor bei der Wahl einer Raumbuchungssoftware ist die nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Moderne Lösungen bieten:
- Vollständige Integration in Google, Microsoft & Co.
- Synchronisation mit Outlook-Kalendern oder anderen Kalendersystemen
- Kompatibilität mit mobilen Endgeräten für Buchungen von unterwegs
- Schnittstellen zu anderen Unternehmenssoftware-Lösungen
Die Integration ermöglicht nicht nur einen reibungslosen Übergang und Workflow, sondern erhöht auch die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden.
In drei Schritten zum perfekten Raumbuchungssystem
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