Kassensoftware für die Gastronomie: Das ist wichtig

Reduzierte Getränke­preise während der Happy Hour, Rechnungen separieren und Tische zusammen­führen - Kassensoftware für die Gastronomie muss viel­fältigen Anforderungen gerecht werden. Was Sie bei der Anschaffung beachten sollten, warum vergleichen wichtig ist, welche Anbieter es gibt und mit welchen Preisen Sie rechnen können, erfahren Sie hier.

Welches Kassen­system für die Gastronomie? Die Frage nach einem passenden Kassensystem ist für Gastronomen allgegen­wärtig. Egal, ob Sie sich für eine Neugründung interessieren oder als erfahrener Gastronom auf der Suche nach einem Upgrade Ihres aktuellen Systems sind.

Welches Kassensystem ist das beste für die Gastronomie?

Auf die Frage, welche Kassensystem-Arten für eine Gastronomie am besten geeignet ist, gibt es keine pauschale Antwort. Zu unter­schiedlich sind die individuellen Anforderungen, die Gastronomen an eine Kasse stellen. Kein Wunder, schließlich hat ein kleiner Food­truck gänzlich andere Bedürfnisse als ein großes Restaurant. Damit Sie das ideale Kassen­system für Ihren Betrieb finden, haben wir die zentralen Anforderungen an ein Kassen­system in der Gastronomie skizziert sowie unter­schiedliche Gastronomie-Kassen einem Vergleich unterzogen. Gerne unter­stützen wir Sie außerdem mit einem kostenlosen Angebots­vergleich, welcher unverbindliche Vergleichs­angebote namhafter Kassen­anbieter ermöglicht.

Was ist Kassensoftware?

Kassensoftware ist der wichtigste Bestandteil eines Kassensystems. Mit der richtigen Software lässt sich ein einfaches Tablet oder iPad zu einer hochfunktionalen Kasse aufrüsten. Umgekehrt nutzt die modernste Hardware nichts, wenn das darauf installierte Kassenprogramm nicht taugt. Gute Kassensoftware kann weit mehr als den Kassiervorgang steuern: Anschluss ans Warenwirtschafts­system, aufschlussreiche Reports, Auswertungen & Statistiken oder Exporte für Steuerberatung und Finanzamt sind nur einige ihrer praktischen Funktionen.

Auswahl­kriterien für Gastro-Kassensysteme: Darauf sollten Sie achten!

Wenn Sie auf der Suche nach dem besten Kassen­system für die Gastronomie sind, ist ein Vergleich der Anbieter und deren Leistungen unerlässlich. Wichtige Aspekte, die es hierbei zu beachten gilt, haben wir für Sie zusammen­gefasst.

1. Gebühren: Die Nutzungs­gebühren für die Kassensoftware werden in der Regel monatlich entrichtet und variieren von Anbieter zu Anbieter. Hier sollten Sie darauf achten, ob zusätzlich zu der Miete der Software auch noch andere Gebühren anfallen, beispiels­weise eine Einrichtungs­gebühr. Wenn Sie ein mobiles EC-Kartenlesegerät nutzen, sollten Sie darauf achten, welche Kosten mit jeder Transaktion einhergehen.
2. Vertrags­konditionen: Lesen Sie sich die vertraglichen Konditionen genau durch. Wie sind die Kündigungs­fristen? Fallen Gebühren an, wenn Sie den Vertrag vorzeitig beenden? Unser Tipp: Lassen Sie sich nicht auf zu lange Vertrags­laufzeiten ein. Falls sich Ihr Bedarf ändern oder Sie mit dem Service des Anbieters nicht zufrieden sein sollten, sind kurze Laufzeiten praktischer.
3. Funktionen & Leistungen: Erst die individuellen Funktionen machen ein Gastronomie-Kassensystem leistungs­fähig. Hier lohnt es sich, Kassensystem-Anbieter einem Vergleich zu unterziehen. Wichtige Fragen sind unter anderem: Welche Funktionen hat das Kassensystem? Gibt es kosten­pflichtige Funktionen?
4. Finanzamts­konformität: Moderne Kassensysteme entsprechen in der Regel der Kassen­sicherungs­verordnung. Als Gastronom sollten Sie jedoch auf Nummer sicher gehen und sich vergewissern, dass Ihr Kassensystem auch wirklich alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Besonderes Augenmerk sollten Sie hier auf die TSE legen. Wie ist diese in der Kasse integriert? Muss sie zusätzlich erworben werden oder gibt es vielleicht ein TSE-Paket? Wir helfen Ihnen finanzamt­konforme Kassen-Anbieter zu finden und auf Sie zugeschnittene Angebote zu vergleichen.

Was kostet Kassensoftware?

Je nach Anbieter und Funktionsumfang liegen die Lizenzgebühren für Kassensoftware bei etwa 5 bis 50 Euro im Monat. In der Regel gilt: Je mehr Funktionen benötigt werden, desto höher die monatlichen Kosten. Sind besondere Features oder weitreichende Individualisierungen gewünscht, kann es daher auch deutlich teurer werden. Für viele Betriebe sind die “normalen” Funktionen aber ausreichend.

Jährliche Vorauszahlungen statt monatlicher Abrechnung sind oft etwas günstiger. Bei manchen Anbietern wird zusätzlich eine einmalige Aktivierungs- bzw. Onboardinggebühr von rund 100 Euro fällig. Bei Tarifen am unteren Ende der genannten Preisspanne ist außerdem ggf. die gesetzlich vorgeschriebene TSE nicht inbegriffen. Dann muss dafür mit etwa 5 bis 10 Euro / Monat zusätzlich gerechnet werden. Fazit also: Kleine und mittelständische Betriebe bekommen eine gute Kassensoftware inklusive TSE in der Regel für etwa 10 bis 60 Euro im Monat.

Zu den Kosten für ein Kassensystem gehören neben der Softwarelizenz die Kosten für benötigte Hardware. Konkrete Preisbeispiele von 18 Anbietern finden Sie in unserem großen Kassensystem-Vergleich. Gerne unterstützen wir Sie darüber hinaus mit einem unverbindlichen Angebotsvergleich.

Checkliste: So wählen Sie die passende Kassensoftware

Unser Rat: Beherzigen Sie folgende Punkte, wenn Sie die für Sie beste Kassensoftware finden möchten:

Funktionen: Das müssen Kassensysteme für die Gastro können

Jeder Tisch ist besetzt, der Raum erfüllt von Stimmen und überall nehmen Kellner Bestellungen auf. Für Gastronomen ein Traum, der nur mit einem leistungsfähigen Kassensystem erfüllbar ist. Welche Funktionen ein Kassensystem in der Gastronomie leistungs­fähig machen, haben wir für Sie zusammen­gefasst.

• Intuitive Bedienung & Funkbonierung
• Bestellungs­aufnahme und Abkassieren am Tisch (ggf. muss hierfür ein mobiles EC-Kartenlesegerät angeschafft werden)
• Offline-Modus (so können Bestellungen am Tisch auch bei schwacher Internet­verbindung aufgenommen werden)
• Tisch­verwaltung (Tische splitten, separieren, zusammenführen + Tischpläne)
• Trinkgeld- und Happy-Hour-Funktion (Hinter­legung der unterschiedlichen Mehrwert­steuersätze)
• Take-Away oder Liefer­service-Funktion
• Rechnungsaufteilung & Kassenbuchbericht
• Unter­stützung vielfältiger Zahlungs­weisen (Bar- und Kartenzahlung)
• Mitarbeiter­verwaltung (Erstellung von Mitarbeiter­profilen)
• Kunden­verwaltung dank CRM
• Sammlung statistischer Daten & Wirtschafts­funktionen
• DATEV-Export für eine vereinfachte Buchhaltung
• Freie Sparten für individuelle Einträge
• Storno- sowie Rabatt-Berichte
• GoBD- und Kassen­sicherungs­konformität der Kasse

Unser Tipp: Überlegen Sie sich vor der Anschaffung eines Kassen­systems genau, welche Funktionen für Sie besonders wichtig sind. Nicht jede Kassen­software wartet zwangs­läufig mit den oben genannten Funktionen auf. Zudem sind nicht alle Funktionen für jeden Gastronomen gleich wichtig. Während für Restaurant-Betreiber die Tisch­zusammen­führung unverzicht­bar ist, können Imbiss- oder Foodtruck-Betreiber damit wenig anfangen. Mit einem kostenlosen Angebots­vergleich helfen wir Ihnen, die beste Kassensystem für Ihre Gastronomie zu finden.