Das Kassensystem und die Software - das müssen Sie wissen
Ob Einzelhandel oder Gastronomie – um eine Kassensoftware kommt man nicht herum. Die Anforderungen, die der Gesetzgeber an ein Kassensystem und die Software stellt, sind hoch. Und auch die Zahl der Anbieter für Kassensoftware ist in den letzten Jahren rasant angestiegen. Eine kostenlose Kassensoftware bietet oft nur eingeschränkte Möglichkeiten, aber auch von Kassensoftware mit monatlichen Kosten ist nicht jedes Programm für den Einsatz in Einzelhandel oder Gastronomie geeignet. Wir informieren, welche Software es für Kassensysteme gibt, was die rechtlichen Anforderungen sind und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.
Was ist eine Kassensoftware?
Als Kassensystem-Software bezeichnet man ein Programm, das im Zusammenspiel mit einer modernen Registrierkasse eine einfache Abwicklung aller Wareneingänge, Verkäufe und mehr in einem Einzelhandelsbetrieb oder der Gastronomie ermöglicht. Mithilfe der Kassensoftware werden die grundlegenden Funktionen der Kasse gesteuert, darunter zum Beispiel auch der Bondrucker oder die Kassenlade. Die Software für ein Kassensystem gibt es in unterschiedlichen Ausführungen. So kann die Software für das Kassensystem auf unterschiedlichen Endgeräten wie PC-Kassen, Smartphones oder Tablets verwendet werden. Je nach Ausführung der Kassensoftware ist diese entweder auf der Hardware des Endgerätes oder in der Cloud installiert. Mittlerweile ist die Software für Kassensysteme so fortschrittlich, dass die eingebuchten Informationen automatisch zur Warenwirtschaft, dem E-Commerce oder der Buchhaltung weitergeleitet werden können. Diese Schnittstellen sind jedoch keine Grundausstattung einer Software und müssen in den meisten Fällen hinzugebucht werden. Es ist dennoch sinnvoll, darüber nachzudenken – denn mithilfe einer umfassenden Kassensystem-Software können Zeit und Kosten im Betrieb gespart und die Arbeitsabläufe automatisiert werden. Wir helfen Ihnen, eine passende Kasse inklusive Software für Ihren Betrieb zu finden.

Welche rechtlichen Kriterien muss eine Kassensoftware erfüllen?
Auch für ein einfaches Kassenprogramm gilt: Die rechtlichen Grundlagen müssen erfüllt werden. Seit 2017 sind Unternehmer dazu verpflichtet, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (auch GoBD genannt) einzuhalten. Dies hatte auch maßgebliche Auswirkungen auf die Nutzung von Kassensoftware. Alle Daten, die in den geschäftlichen Vorgängen eines Unternehmens eine Rolle spielen, müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden. Wer also heutzutage eine Kassensystem-Software nutzen möchte, sollte schon vor der Anschaffung auf eine entsprechende GoBD-Zertifizierung achten – andernfalls ist der Einsatz nicht zugelassen.
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AngebotsvergleichZudem stehen Inhaber und Inhaberinnen eines Gewerbes in der Pflicht, die Kassensicherungsverordnung (KassSichV) einzuhalten. Diese stellt sicher, dass keine Datenmanipulationen an der Kasse vorgenommen werden und Gewerbetreibende finanzamtkonform agieren. Jede eingesetzte Kasse muss daher beim Finanzamt angemeldet und hinterlegt werden. Nur eine entsprechend zertifizierte Kassensoftware erhält die Freigabe, um im Handel oder der Gastro verwendet zu werden. Im Rahmen der KassSichV muss das Kassensystem mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, der TSE, ausgestattet sein. Die TSE kann entweder in der Cloud oder in der Hardware der Kasse verbaut sein. So sollten Sie bei der Auswahl einer Software für Ihr Kassensystem darauf achten, dass dieses den rechtlichen Anforderungen entspricht. Wir stehen Ihnen dabei zur Seite, da alle von uns verglichenen Anbieter GoBD- und KassSichV-konform arbeiten.
Pflicht zur Führung eines elektronischen Kassenbuchs
Eine weitere Anforderung, die der Gesetzgeber an Kassensystem und ihre Software stellt, ist die Führung eines elektronischen Kassenbuchs. Die entsprechenden Belege und Aufzeichnungen müssen für mindestens 10 Jahre gesichert werden. Das elektronische Kassenbuch kann lokal im Kassensystem gespeichert werden. Alternativ kann der Service eine SaaS-Anbieters in Anspruch genommen werden, wodurch sich das elektronische Kassenbuch in der Cloud speichern lässt.
Welche Kriterien muss eine Kassensoftware erfüllen?
Die grundlegenden Funktionen, über die eine Kassensoftware verfügen sollte, hängen maßgeblich davon ab, in welchem Bereich sie eingesetzt werden soll. So stellen Einzelhändler gänzlich andere Anforderungen an eine Kassensystem Software als es bei einem Bäcker der Fall ist – und auch in der Gastronomie unterscheiden sich die Anforderungen erheblich von Betrieb zu Betrieb. Dennoch gibt es einige zentrale Funktionen, die jedes Kassensystem bieten sollte. Wir haben diese für Sie zusammengefasst.
- Einfache Bedienbarkeit: Eine intuitive Bedienung des Kassensystems ist wichtig für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Und das gilt natürlich nicht nur für die Standard-Prozesse des Alltags, sondern auch für etwas komplexere Fälle wie Retouren und Storno-Aufträge.
- Schnelle Arbeitsweise: Lange Ladezeiten kann bei einer Kassensystem-Software niemand brauchen. Effiziente Arbeitsabläufe, schnelle Reaktionszeiten und einfache Buchungen und Bestellungen sollten durch die Software sichergestellt sein.
- Zahlungsarten: Obgleich Bargeld im Handel noch immer eine wichtige Rolle spielt, rücken auch andere Zahlungsarten immer mehr in den Mittelpunkt. Achten Sie bei der Auswahl einer Kassensoftware darauf, dass neben Barzahlung, EC-Zahlung und Kreditkarte auch mobile Zahlungsarten angeboten werden, um Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft zu machen.
- Offline-Modus: Ob Internet-Störung oder Stromausfall – viele Faktoren können die Nutzung eines Kassensystems und der Software unmöglich machen. Damit keine Daten verloren gehen, sollten Sie darauf achten, dass eine automatische und sofortige Speicherung der Informationen stattfindet. Hier bietet sich zum Beispiel eine Kassensystem-Software mit Cloud-Speicherung (Link) an. Ein weiterer Vorteil: Fällt das Internet mal aus, kann auch im Offline-Modus weiterhin in das Kassensystem eingebucht werden.
- Anpassungsfähigkeit:Das Kassensystem und die Software sollte sich flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Egal, ob Sie eine neue Filiale eröffnen oder neue Mitarbeitende einstellen - die Software sich flexibel skalierbar sein, um sich so voll und ganz auf Ihre Anforderungen anzupassen.
- Warenwirtschaftssystem: Ein Warenwirtschaftssystem in die Kassensoftware zu integrieren, ist kein absolutes Muss. Dennoch vereinfacht es den Geschäftsalltag maßgeblich. So kann ein Warenwirtschaftssystem in der Kassensoftware automatisch die Lagerbestände abfragen, damit Sie möglichst zeitnah neue Waren bestellen können. Neben der Lagerverwaltung lässt sich das Warenwirtschaftssystem aber auch perfekt für eine Inventur nutzen.
- Hardwarefunktionalität: Wenn Sie im Alltag zusätzliche Hardware benötigen, müssen Sie zunächst prüfen, ob diese mit Ihrer Kassensystem-Software kompatibel ist. Die meisten Softwares sind jedoch heutzutage so flexibel, dass sie auf den meisten Geräte eingesetzt werden können. Nichtsdestotrotz lohnt es sich vor Anschaffung einer Kassensoftware zu prüfen, ob sich Peripherie-Geräte wie Bondrucker, Tablets, EC- und Kreditkartenleser, oder Barcode-Scanner mit der Kassensoftware verbinden lassen.
- Support: Kommt es zu Problemen, sind Laien mit einer Kassensoftware häufig überfordert. Der Anbieter sollte dafür einen telefonischen Support oder auch einen Reparaturservice vor Ort zur Verfügung stellen – und auch die Rufzeiten, in denen der Support erreichbar ist, spielen bei der Auswahl eines PC-Kassensystems eine Rolle.
Ob Kassensoftware oder Hardware - mit einem kostenlosen und unverbindlichem Anbietervergleich helfen wir Ihnen, die passende Kasse für Ihren Betrieb zu finden. So einfach geht’s: Formular auffüllen, Bedarf angeben und Angebote erhalten.
Kassensystem-Software: Welche Kassenprogramme gibt es?
Wenn Sie sich ein Kassensystem inklusive einer Software kaufen möchten, sollten Sie zunächst entscheiden, ob Sie eine gratis Kassensoftware nutzen möchten, eine einmalig zu kaufende Kassensoftware oder eine Kassensoftware mit monatlichen Zahlungen. Eine gratis Kassensoftware bietet meist nur ein sehr begrenztes Leistungsspektrum – hier profitieren Sie zwar von den Grundfunktionen, weiterführende Optionen müssen aber kostenpflichtig hinzugebucht werden. Alternativ können Sie eine Kassensoftware kaufen, die einmalig gezahlt werden muss. Dies geht häufig mit hohen Kosten einher, die auf einen Schlag fällig werden. Eine Kassensoftware, die monatlich gezahlt wird, ist zwar auf lange Sicht teurer, hat aber dafür den Vorteil, dass sich die Zahlungen auf einen längeren Zeitraum erstrecken und daher keine hohe Sofortbelastung für den Betrieb bedeuten. Hier sollten Sie jedoch besonders auf die vertraglichen Konditionen sowie die Laufzeit des Vertrages achten. Um Ihnen einen kleinen Überblick zu ermöglichen, haben wir einige Anbieter für Sie genauer unter die Lupe genommen.
ready2order
Bei ready2order handelt es sich um eine Kassensoftware für Handel und Gastronomie, die sich dank einer Vielzahl an Funktionen flexibel auf das Unternehmen anpassen lässt. Zusätzlich ist ready2order unabhängig von den verwendeten Geräten und kann auch offline genutzt werden, was von Vorteil ist.
helloCash
Mit helloCash stehen Ihnen vier verschiedene Preismodelle zur Auswahl – angefangen bei einer gratis Kassensystem-Software bis hin zu einer voll funktionsfähigen und individuell anpassbaren Variante. Zusätzlich erhalten Sie zunächst einen kostenfreien Testzugang, um die Funktionen der Kassensoftware unverbindlich prüfen zu können.
Paymash
Paymash Kassensoftware lässt sich flexibel als App auf Smartphones oder Tablet verwenden und verfügt über ein integriertes Rechnungstool. Es handelt sich um eine Kassensoftware, die monatlich gezahlt werden muss. Der Grundbetrag liegt hier bei 49 Euro, das Hinzubuchen weiterer Funktionen muss extra gezahlt werden.
Vectron
Die Software von Vectron kann sowohl am PC als auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Zusätzlich bietet Vectron insbesondere für die Gastronomie zahlreiche Extra-Funktionen, wie zum Beispiel die Verknüpfung mit Smartphones. Zu der kostenpflichtigen Kassensoftware stellt das Unternehmen auch vollumfängliche Kassensysteme zur Verfügung.
simplyDelivery
Auch simplyDelivery hat sich auf den Bereich der Gastronomie konzentriert und dabei eine spezielle Kassensoftware für Lieferdienste und Franchise-Filialen entwickelt. simplyDelivery ist eine cloudbasierte Kassensystem-Software, die Daten zentral sammelt. Durch die Nutzung flexibler Module lässt sich die günstige Kassensoftware flexibel einsetzen und individualisieren.
Kasse Speedy
Hierbei handelt es sich um ein günstiges Kassensystem. Bei der Basis-Version handelt es sich um ein Freeware Kassensystem, das nicht bezahlt werden muss. Die PRO-Version des Kassensystems kostet neben einer einmaligen Lizenzzahlung von 230 Euro zusätzlich 6 Euro pro Monat. Weitere Optionen können bei Bedarf zugebucht werden, gehen allerdings auch mit weiteren Kosten einher.
Kassensysteme und die Software: Vergleichen lohnt sich!
Die Software ist das Herz eines Kassensystems - sorgt sie doch für eine Steuerung aller Funktionen der Kasse. Umso wichtiger ist es, eine passende Kassensoftware für Ihr Unternehmen zu wählen. So gibt es mit Cloud-Lösungen oder lokalen Anwendungen unterschiedliche Möglichkeiten. Eine zentrale Empfehlung auszusprechen, welches die passende Kassensoftware für Ihr Unternehmen ist, ist somit nicht möglich. Die Auswahl der passenden Software für Ihr Kassensystem hängt maßgeblich von Ihren Anforderungen ab. Wir stehen Ihnen jedoch mit einem kostenlosen und unverbindlichem Anbietervergleich zur Seite, sodass Sie schnell und bequem die passende Ausstattung für Ihren Betrieb finden.
Kassensysteme im Preis-Check: finden Sie die passende Kasse für Ihr Unternehmen!
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