Kassensoftware 2023 : Alle Infos & Vergleich
Ein Kassensystem ist nur so gut wie seine Software. Hier erfahren Sie, was Kassensoftware 2023 können muss, wie Sie das beste Kassenprogramm für Ihren Betrieb finden und mit welchen Kosten Sie rechnen sollten. Außerdem haben wir 10 Anbieter von Kassensoftware für Sie verglichen.
Für Eilige
Das Wichtigste zu Kassensoftware auf einen Blick
- Günstige Kassensoftware gibt es bereits ab 5 Euro im Monat. Je nachdem welche Funktionen Sie brauchen, wird es ggf. teurer.
- Gute Kassensoftware bringt einige Basis-Funktionen und Eigenschaften mit, auf die Sie 2023 nicht verzichten sollten.
- DIE beste Kassensoftware gibt es nicht. Wohl aber Kassensysteme, die für bestimmte Branchen empfohlen werden.
- Damit Kassensoftware rechtskonform eingesetzt werden kann, müssen einige Kriterien erfüllt sein.
- Wer bei der Auswahl einer Kassensoftware unsere Checkliste berücksichtigt, kommt schneller zum Ziel.
- Eine passende Kassensoftware finden Sie z. B. mit unserem kostenlosen, unverbindlichen Angebotsvergleich.
Was ist Kassensoftware?
Kassensoftware ist der wichtigste Bestandteil eines Kassensystems. Mit der richtigen Software lässt sich ein einfaches Tablet oder iPad zu einer hochfunktionalen Kasse aufrüsten. Umgekehrt nutzt die modernste Hardware nichts, wenn das darauf installierte Kassenprogramm nicht taugt. Gute Kassensoftware kann weit mehr als den Kassiervorgang steuern: Anschluss ans Warenwirtschaftssystem, aufschlussreiche Reports, Auswertungen & Statistiken oder Exporte für Steuerberatung und Finanzamt sind nur einige ihrer praktischen Funktionen.
Was muss eine gute Kassensoftware 2023 können?
Über welche Funktionen eine Kassensoftware verfügen sollte, hängt davon ab, wo sie eingesetzt werden soll. Kassensysteme für den Einzelhandel stellen gänzlich andere Anforderungen als Restaurant- oder Bäckerei Kassensysteme. Dennoch gibt es einige Eigenschaften, die jedes moderne Kassenprogramm haben sollte:
Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist wichtig für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Das gilt natürlich nicht nur für Standard-Prozesse des Alltags, sondern auch für komplexere Fälle, wie Retouren und Storno-Aufträge.
Schnelligkeit
Lange Ladezeiten können Sie beim Kassieren nicht gebrauchen. Effiziente Arbeitsabläufe, schnelle Reaktionszeiten sowie einfache Buchungen und Bestellungen sind bei Kassensoftware ein Muss.
Zahlungsarten
Obgleich Bargeld im Handel noch immer eine wichtige Rolle spielt, werden andere Zahlungsarten wichtiger. Achten Sie bei der Auswahl einer Kassensoftware darauf, dass neben Barzahlung, EC-Zahlung und Kreditkarte auch mobile Zahlungsarten angeboten werden, um Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft zu machen.
Offline-Modus
Ob Internet-Störung oder Stromausfall – damit im Notfall keine Daten verloren gehen, sollten Sie darauf achten, dass es einen für Ihre Bedürfnisse ausreichenden Offline-Modus gibt. Kurzzeitige Internetausfälle sind für die meisten modernen Programme kein Problem mehr - aber nicht immer sind offline alle nötigen Funktionen verfügbar.
Flexibilität
Die Kassensystem-Software sollte sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Egal, ob Sie eine neue Filiale eröffnen, weitere Mitarbeitende einstellen oder vom reinen Thekenbetrieb auf Bedienung am Tisch umstellen - die Kassensoftware sollte flexibel skalierbar sein. Praktisch ist es, wenn besondere Funktionen (z. B. für die Gastronomie) bei Bedarf hinzugebucht werden können.
Berichte & Analysen
Übersichtliche Umsatzauswertungen und Verkaufsstatistiken per Klick helfen Ihnen, Schwächen und Stärken Ihres Betriebs schneller zu verstehen.
Schnittstellen & Exporte für die Buchhaltung
DATEV-, BMD- und weitere Exporte sowie Schnittstellen machen Ihnen und Ihrem Steuerberater das Leben leichter.
Support
Der Anbieter sollte einen telefonischen Support oder auch einen Reparaturservice vor Ort zur Verfügung stellen – und auch die Servicezeiten, in denen der Support erreichbar ist, spielen bei der Auswahl eines Kassensystems eine Rolle.
Warenwirtschaftssystem
Ein integriertes Warenwirtschaftssystem vereinfacht den Geschäftsalltag. So kann die Kassensoftware automatisch die Lagerbestände abfragen, damit Sie möglichst rechtzeitig neue Waren bestellen können.
Ausreichende Hardware-Kompatibilität
Sie sollten vor Anschaffung einer Kassensoftware prüfen, ob sich Ihre gewünschten oder bereits vorhandenen Peripherie-Geräte, wie Bondrucker, Tablets, EC- und Kreditkartenleser, oder Barcode-Scanner, mit der Kassensoftware verbinden lassen.
Kassensoftware im Preis-Check!
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AngebotsvergleichWas kostet Kassensoftware?
Je nach Anbieter und Funktionsumfang liegen die Lizenzgebühren für Kassensoftware bei etwa 5 bis 50 Euro im Monat. In der Regel gilt: Je mehr Funktionen benötigt werden, desto höher die monatlichen Kosten. Sind besondere Features oder weitreichende Individualisierungen gewünscht, kann es daher auch deutlich teurer werden. Für viele Betriebe sind die “normalen” Funktionen aber ausreichend.
Jährliche Vorauszahlungen statt monatlicher Abrechnung sind oft etwas günstiger. Bei manchen Anbietern wird zusätzlich eine einmalige Aktivierungs- bzw. Onboardinggebühr von rund 100 Euro fällig. Bei Tarifen am unteren Ende der genannten Preisspanne ist außerdem ggf. die gesetzlich vorgeschriebene TSE nicht inbegriffen. Dann muss dafür mit etwa 5 bis 10 Euro / Monat zusätzlich gerechnet werden. Fazit also: Kleine und mittelständische Betriebe bekommen eine gute Kassensoftware inklusive TSE in der Regel für etwa 10 bis 60 Euro im Monat.
Zu den Kosten für ein Kassensystem gehören neben der Softwarelizenz die Kosten für benötigte Hardware. Konkrete Preisbeispiele von 18 Anbietern finden Sie in unserem großen Kassensystem-Vergleich. Gerne unterstützen wir Sie darüber hinaus mit einem unverbindlichen Angebotsvergleich.
Gibt es kostenlose Kassensoftware?
Ja, Kassensoftware gibt es tatsächlich auch umsonst. Vereinzelt bieten Hersteller kostenlose Basis-Tarife mit eingeschränkten Funktionsumfang (z. B. helloCash) oder gleich komplett kostenlose Software an (z. B. Ordersprinter). Achten Sie bei solchen Angeboten aber unbedingt auf versteckte Kosten und prüfen Sie genau, ob das Programm wirklich alles kann, was Ihr Betrieb benötigt. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Wir raten: Sparen Sie nicht an der falschen Stelle. Das Kassensystem gehört zu Ihren wichtigsten Arbeitsmitteln. Es macht durchaus Sinn, bei der Auswahl einer Kassensoftware auf den Preis zu achten. Aber der Kaufmann weiß: Was nichts kostet, ist leider oft auch nichts. Sie bieten Ihre Produkte oder Leistungen schließlich auch nicht umsonst an.
Was ist die beste Kassensoftware?
tradingtwins-Lesetipp
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Weitere Empfehlungen sowie Infos & Details zu Funktionen, Kosten, Kompatibilität und Brancheneignung aller 17 von uns verglichenen Anbieter gibt’s hier:
Kassensystem-VergleichBremsen wir gleich zu Anfang Ihre Erwartungshaltung: DIE beste Kassensoftware gibt es nicht. Einen pauschalen Software-Sieger, der für alle Branchen und Unternehmensgrößen gleich gut geeignet ist, kann es nicht geben. Dafür sind die Anforderungen zu verschieden. Das gilt übrigens nicht nur für Kassensoftware, sondern generell für Kassensystem-Arten. In unserem großen Kassensystem-Vergleich haben wir daher unterschiedliche Empfehlungen je nach Branche ausgesprochen. Wenn Sie sich vor der Anschaffung einer Kassenlösung umfassend informieren möchten, legen wir Ihnen die Lektüre dringend ans Herz.
Kassensoftware-Vergleich
Für einen ersten Überblick finden Sie hier einen Vergleich von 10 bekannten Anbietern von Kassensoftware:
Zum kompletten Kassensystem-Vergleich aller 17 Anbieter.
Checkliste: So wählen Sie die passende Kassensoftware
Unser Rat: Beherzigen Sie folgende Punkte, wenn Sie die für Sie beste Kassensoftware finden möchten:
- Seien Sie sich bewusst, was Sie brauchen - und was nicht. Nicht alle Funktionen sind für Ihren Betrieb notwendig, einige aber unverzichtbar. Die beste Kassensoftware bzw. der für Sie beste Tarif enthält möglichst viele der für Sie nötigen und möglichst wenige nicht benötigte Funktionen.
- Nicht die beste Kassensoftware, sondern das beste Kassensystem finden. Ja, die Software ist das Herz einer Kasse. Hardware ist trotzdem nötig. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, überlegen Sie daher, welche Geräte Sie brauchen oder bereits haben und prüfen Sie die Kompatibilität.
- Nutzen Sie, wenn möglich, kostenlose Demo-Versionen, bevor Sie ein Software-Abo abschließen. Wenn das nicht möglich ist, lassen Sie sich zumindest von verschiedenen Herstellern beraten.
- Vergleichen Sie! Sowohl unterschiedliche Kassensystem-Anbieter als auch konkrete Angebote. Achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern das für Ihre individuellen Anforderungen beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Sie haben eine Gastronomie mit Tischbetrieb und/oder Lieferservice? Setzen Sie auf eine Gastro-Kassensoftware oder einen Allrounder mit optionalen Gastro-Funktionen.
- Sind Sie ein mobiler Dienstleister oder betreiben einen Marktstand oder Foodtruck? Schauen Sie sich All-in-one-Kassensysteme genauer an - die Kassensoftware ist auf diesen mobilen Geräten (sogenannten Handhelds) in vielen Fällen bereits vorinstalliert.
Wie funktioniert Kassensoftware?
Bei moderner Kassensoftware handelt es sich fast immer um Cloud-Kassensysteme. Das bedeutet, dass die Software nicht einmalig gekauft und dann lokal auf Ihrem Endgerät installiert wird. Stattdessen erwerben Sie die Nutzungslizenz im Rahmen eines monatlichen Abos. Sie können dann sowohl über Ihren Browser als auch unterschiedliche Endgeräte (PC, Tablet, Smartphone, Kassenterminal) auf das Kassenprogramm zugreifen. Die Daten werden sicher und rechtskonform auf den Servern der Anbieter gespeichert und können von Ihnen standortunabhängig jederzeit abgerufen werden. Die Vorteile: Geringe Investitionskosten, große Flexibilität und automatische Updates. Man nennt diese Art der Softwarenutzung auch Software as a Service (SaaS).
Welche rechtlichen Kriterien muss Kassensoftware erfüllen?
Sie sollten bei der Auswahl einer Software für Ihr Kassensystem darauf achten, dass dieses den unten genannten rechtlichen Anforderungen entspricht. Wir stehen Ihnen dabei zur Seite, da alle von uns verglichenen Anbieter GoBD- und KassenSichV-konform arbeiten.
GoBD
Seit 2017 sind Kassensystem-Nutzer verpflichtet, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (auch GoBD genannt) einzuhalten. Dies hatte maßgebliche Auswirkungen auf Kassensoftware. Denn alle Daten, die in den geschäftlichen Vorgängen eines Unternehmens eine Rolle spielen, müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden. Wer also heutzutage eine Kassensoftware nutzen möchte, muss auf eine entsprechende GoBD-Zertifizierung achten – andernfalls ist der Einsatz nicht zugelassen.
Pflicht zur Führung eines elektronischen Kassenbuchs
Eine weitere Anforderung, die der Gesetzgeber an Kassensysteme und ihre Software stellt, ist die Führung eines elektronischen Kassenbuchs. Die entsprechenden Belege und Aufzeichnungen müssen für mindestens 10 Jahre gesichert werden.
Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Zudem stehen Inhaber und Inhaberinnen eines Gewerbes in der Pflicht, die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) einzuhalten. Diese stellt sicher, dass keine Datenmanipulationen an der Kasse vorgenommen werden und Gewerbetreibende finanzamtkonform agieren. Jede Kasse muss daher beim Finanzamt angemeldet und hinterlegt werden. Nur eine entsprechend zertifizierte Kassensoftware erhält die Freigabe, um im Handel oder der Gastro verwendet zu werden.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Im Rahmen der KassenSichV muss das Kassensystem mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, der TSE, ausgestattet sein. Die TSE kann entweder in der Cloud genutzt oder in der Hardware der Kasse verbaut sein.
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