Das Kassensystem und die Software - das müssen Sie wissen

Ob Einzelhandel oder Gastronomie – um eine Kassensoftware kommt man nicht herum. Die Anforderungen, die der Gesetz­geber an ein Kassensystem und die Software stellt, sind hoch. Und auch die Zahl der Anbieter für Kassen­software ist in den letzten Jahren rasant angestiegen. Eine kosten­lose Kassensoftware bietet oft nur eingeschränkte Möglich­keiten, aber auch von Kassen­software mit monatlichen Kosten ist nicht jedes Programm für den Einsatz in Einzel­handel oder Gastronomie geeignet. Wir informieren, welche Software es für Kassensysteme gibt, was die rechtlichen Anforderungen sind und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Was ist eine Kassensoftware?

Als Kassensystem-Software bezeichnet man ein Programm, das im Zusammen­spiel mit einer modernen Registrierkasse eine einfache Abwicklung aller Wareneingänge, Verkäufe und mehr in einem Einzelhandels­betrieb oder der Gastronomie ermöglicht. Mithilfe der Kassen­software werden die grundlegenden Funktionen der Kasse gesteuert, darunter zum Beispiel auch der Bondrucker oder die Kassenlade. Die Software für ein Kassensystem gibt es in unter­schiedlichen Ausführungen. So kann die Software für das Kassensystem auf unterschied­lichen Endgeräten wie PC-Kassen, Smartphones oder Tablets verwendet werden. Je nach Ausführung der Kassen­software ist diese entweder auf der Hardware des Endgerätes oder in der Cloud installiert. Mittlerweile ist die Software für Kassensysteme so fort­schrittlich, dass die eingebuchten Informationen automatisch zur Waren­wirtschaft, dem E-Commerce oder der Buchhaltung weitergeleitet werden können. Diese Schnitt­stellen sind jedoch keine Grund­ausstattung einer Software und müssen in den meisten Fällen hinzugebucht werden. Es ist dennoch sinnvoll, darüber nachzudenken – denn mithilfe einer umfassenden Kassensystem-Software können Zeit und Kosten im Betrieb gespart und die Arbeits­abläufe automatisiert werden. Wir helfen Ihnen, eine passende Kasse inklusive Software für Ihren Betrieb zu finden.

Welche rechtlichen Kriterien muss eine Kassensoftware erfüllen?

Auch für ein einfaches Kassenprogramm gilt: Die rechtlichen Grund­lagen müssen erfüllt werden. Seit 2017 sind Unternehmer dazu verpflichtet, die „Grundsätze zur ordnungs­gemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (auch GoBD genannt) einzuhalten. Dies hatte auch maß­gebliche Auswirkungen auf die Nutzung von Kassen­software. Alle Daten, die in den geschäftlichen Vorgängen eines Unternehmens eine Rolle spielen, müssen lückenlos und unver­änderbar aufgezeichnet werden. Wer also heutzutage eine Kassensystem-Software nutzen möchte, sollte schon vor der Anschaffung auf eine entsprechende GoBD-Zertifizierung achten – andernfalls ist der Einsatz nicht zugelassen.

Zudem stehen Inhaber und Inhaberinnen eines Gewerbes in der Pflicht, die Kassen­sicherungs­verordnung (Kass­SichV) einzuhalten. Diese stellt sicher, dass keine Daten­manipulationen an der Kasse vor­genommen werden und Gewerbe­treibende finanz­amtkonform agieren. Jede eingesetzte Kasse muss daher beim Finanzamt ange­meldet und hinter­legt werden. Nur eine entsprechend zertifizierte Kassensoftware erhält die Freigabe, um im Handel oder der Gastro verwendet zu werden. Im Rahmen der KassSichV muss das Kassensystem mit einer technischen Sicherheits­einrichtung, der TSE, ausgestattet sein. Die TSE kann entweder in der Cloud oder in der Hardware der Kasse verbaut sein. So sollten Sie bei der Auswahl einer Software für Ihr Kassensystem darauf achten, dass dieses den rechtlichen Anforderungen entspricht. Wir stehen Ihnen dabei zur Seite, da alle von uns verglichenen Anbieter GoBD- und KassSichV-konform arbeiten.

Pflicht zur Führung eines elektronischen Kassenbuchs

Eine weitere Anforderung, die der Gesetzgeber an Kassensystem und ihre Software stellt, ist die Führung eines elek­tronischen Kassenbuchs. Die entsprechenden Belege und Auf­zeichnungen müssen für mindestens 10 Jahre gesichert werden. Das elektronische Kassenbuch kann lokal im Kassen­system gespeichert werden. Alternativ kann der Service eine SaaS-Anbieters in Anspruch genommen werden, wodurch sich das elektronische Kassenbuch in der Cloud speichern lässt.

Welche Kriterien muss eine Kassensoftware erfüllen?

Die grundlegenden Funktionen, über die eine Kassensoftware verfügen sollte, hängen maßgeblich davon ab, in welchem Bereich sie eingesetzt werden soll. So stellen Einzelhändler gänzlich andere Anforderungen an eine Kassensystem Software als es bei einem Bäcker der Fall ist – und auch in der Gastronomie unterscheiden sich die Anforderungen erheblich von Betrieb zu Betrieb. Dennoch gibt es einige zentrale Funktionen, die jedes Kassensystem bieten sollte. Wir haben diese für Sie zusammengefasst.

• Einfache Bedien­barkeit: Eine intuitive Bedienung des Kassensystems ist wichtig für einen reibungs­losen Arbeitsablauf. Und das gilt natürlich nicht nur für die Standard-Prozesse des Alltags, sondern auch für etwas komplexere Fälle wie Retouren und Storno-Aufträge.
• Schnelle Arbeits­weise: Lange Ladezeiten kann bei einer Kassensystem-Software niemand brauchen. Effiziente Arbeits­abläufe, schnelle Reaktions­zeiten und einfache Buchungen und Bestellungen sollten durch die Software sichergestellt sein.
• Zahlungsarten: Obgleich Bargeld im Handel noch immer eine wichtige Rolle spielt, rücken auch andere Zahlungs­arten immer mehr in den Mittelpunkt. Achten Sie bei der Auswahl einer Kassensoftware darauf, dass neben Barzahlung, EC-Zahlung und Kredit­karte auch mobile Zahlungs­arten angeboten werden, um Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft zu machen.
• Offline-Modus: Ob Internet-Störung oder Stromausfall – viele Faktoren können die Nutzung eines Kassensystems und der Software unmöglich machen. Damit keine Daten verloren gehen, sollten Sie darauf achten, dass eine automatische und sofortige Speicherung der Informationen stattfindet. Hier bietet sich zum Beispiel eine Kassensystem-Software mit Cloud-Speicherung (Link) an. Ein weiterer Vorteil: Fällt das Internet mal aus, kann auch im Offline-Modus weiterhin in das Kassensystem eingebucht werden.
• Anpassungs­fähigkeit:Das Kassensystem und die Software sollte sich flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Egal, ob Sie eine neue Filiale eröffnen oder neue Mitarbeitende einstellen - die Software sich flexibel skalierbar sein, um sich so voll und ganz auf Ihre Anforderungen anzupassen.
• Warenwirt­schaftssystem: Ein Warenwirtschafts­system in die Kassensoftware zu integrieren, ist kein absolutes Muss. Dennoch vereinfacht es den Geschäfts­alltag maßgeblich. So kann ein Warenwirt­schaftssystem in der Kassensoftware auto­matisch die Lager­bestände abfragen, damit Sie möglichst zeitnah neue Waren bestellen können. Neben der Lager­verwaltung lässt sich das Waren­wirtschaftssystem aber auch perfekt für eine Inventur nutzen.
• Hardware­funktionalität: Wenn Sie im Alltag zusätzliche Hardware benötigen, müssen Sie zunächst prüfen, ob diese mit Ihrer Kassensystem-Software kompatibel ist. Die meisten Softwares sind jedoch heutzutage so flexibel, dass sie auf den meisten Geräte eingesetzt werden können. Nichts­destotrotz lohnt es sich vor Anschaffung einer Kassen­software zu prüfen, ob sich Peripherie-Geräte wie Bondrucker, Tablets, EC- und Kredit­kartenleser, oder Barcode-Scanner mit der Kassen­software verbinden lassen.
• Support: Kommt es zu Problemen, sind Laien mit einer Kassen­software häufig überfordert. Der Anbieter sollte dafür einen telefonischen Support oder auch einen Reparatur­service vor Ort zur Verfügung stellen – und auch die Rufzeiten, in denen der Support erreichbar ist, spielen bei der Auswahl eines PC-Kassensystems eine Rolle.

Ob Kassensoftware oder Hardware - mit einem kostenlosen und unverbindlichem Anbietervergleich helfen wir Ihnen, die passende Kasse für Ihren Betrieb zu finden. So einfach geht’s: Formular auffüllen, Bedarf angeben und Angebote erhalten.

Kassensystem-Software: Welche Kassenprogramme gibt es?

Wenn Sie sich ein Kassensystem inklusive einer Software kaufen möchten, sollten Sie zunächst entscheiden, ob Sie eine gratis Kassensoftware nutzen möchten, eine einmalig zu kaufende Kassen­software oder eine Kassen­software mit monatlichen Zahlungen. Eine gratis Kassen­software bietet meist nur ein sehr begrenztes Leistungs­spektrum – hier profitieren Sie zwar von den Grund­funktionen, weiterführende Optionen müssen aber kosten­pflichtig hinzugebucht werden. Alternativ können Sie eine Kassen­software kaufen, die einmalig gezahlt werden muss. Dies geht häufig mit hohen Kosten einher, die auf einen Schlag fällig werden. Eine Kassen­software, die monatlich gezahlt wird, ist zwar auf lange Sicht teurer, hat aber dafür den Vorteil, dass sich die Zahlungen auf einen längeren Zeitraum erstrecken und daher keine hohe Sofort­belastung für den Betrieb bedeuten. Hier sollten Sie jedoch besonders auf die vertrag­lichen Konditionen sowie die Laufzeit des Vertrages achten. Um Ihnen einen kleinen Überblick zu ermöglichen, haben wir einige Anbieter für Sie genauer unter die Lupe genommen.

Kassensysteme und die Software: Vergleichen lohnt sich!

Die Software ist das Herz eines Kassensystems - sorgt sie doch für eine Steuerung aller Funktionen der Kasse. Umso wichtiger ist es, eine passende Kassensoftware für Ihr Unternehmen zu wählen. So gibt es mit Cloud-Lösungen oder lokalen Anwendungen unterschiedliche Möglichkeiten. Eine zentrale Empfehlung auszusprechen, welches die passende Kassensoftware für Ihr Unternehmen ist, ist somit nicht möglich. Die Auswahl der passenden Software für Ihr Kassensystem hängt maßgeblich von Ihren Anforderungen ab. Wir stehen Ihnen jedoch mit einem kostenlosen und unverbindlichem Anbietervergleich zur Seite, sodass Sie schnell und bequem die passende Ausstattung für Ihren Betrieb finden.