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Flottenmanagement Software: Den Fuhrpark im Griff

Wenn Sie Flotten­manager oder Unter­nehmer mit einem Fuhr­park sind, sind Sie hier an der richtigen Stelle: Wir erklären Ihnen, was eine Flotten­management Soft­ware ist, welche Features sie umfasst, mit welchen Kosten Sie in etwa rechnen können und wie Sie einen passenden Anbieter finden.

Für Eilige

Das Wichtigste zu Flotten­management Software auf einen Blick

  • Eine Flotten­management Soft­ware hilft Ihnen bei der Verwal­tung Ihres Fuhr­parks und erleich­tert den Arbeits­alltag durch Funk­tionen wie TÜV-Erin­nerungen, GPS-Fahrzeug­ortung und Fahrten­buch enorm.
  • Weitere prak­tische Funktionen sind die Fahrzeug­verwaltung, Dashcam oder auch das Analy­sieren des Fahrver­haltens der Ange­stellten. So lassen sich Sprit sparen und Unfälle vermeiden.
  • Die Kosten für eine Soft­ware starten ab 2,90 Euro pro Monat pro Fahr­zeug. Aller­dings hat jeder Software­anbieter einen anderen Leistungs­umfang, sodass die Preise kaum mitein­ander vergleichbar sind.
  • Besser als Excel: Haben Sie sich für eine Flottenmanagement Software entschieden, profitieren Sie von Vorteilen wie effiziente Verwaltung, kostengünstige Nutzung sowie der Minimierung von Ausfallzeiten.
  • Unser Angebots­vergleich unter­stützt Sie bei der Suche nach einer passenden Flotten­management Soft­ware - schnell, unkompli­ziert und kostenlos.

Was ist Flottenmanagement?

Unter Flotten­management versteht man die Verwaltung eines Fuhr­parks. Ein Fuhr­park können Dienst­wagen von Mitar­beitenden, Pflege­dienst­wagen, Sicherheits­dienste, Liefer­fahrzeuge, Baufahr­zeuge, Nutz­fahrzeuge und Busse sein, um nur einige Beispiele zu nennen. Verwaltung heißt in diesem Fall: Welche Fahr­zeuge habe ich? Bei welchem Fahr­zeug ist wann eine Inspektion fällig? Welches Fahr­zeug wird von wem gefahren? Wo befindet sich Fahr­zeug XY in diesem Moment? Welche Route ist ein Liefer­fahrzeug gefahren? Welche neuen Fahr­zeuge sind für mein Unter­nehmen geeignet?

Die Aufgaben­liste von Flotten­managern kann je nach Größe des Fuhr­parks lang sein: Neufahr­zeuge müssen zuge­lassen, Beschädigte repa­riert, Fahrten­bücher geführt werden und so weiter. In kleinen Unter­nehmen mit einer Handvoll Fahr­zeugen kann die Bürover­waltung oder der Unter­nehmer selbst das Flotten­management übernehmen. Nicht unüblich ist eine Excel­tabelle, auch wenn diese eher bei einem kleinen Fuhr­park Sinn macht und fehler­anfällig ist.

Ob große Flotte oder kleiner Fuhr­park mit überschau­barer Fahrzeug­anzahl: Flotten­management Soft­ware hilft - besser als Excel - alle Abläufe und Aufgaben übersicht­lich und effizient im Über­blick zu behalten und zu erledigen. Bei einem größeren Fuhr­park kann es darüber hinaus sinnvoll sein, einen Fuhrpark­manager zu beschäftigen, der das nötige organisa­torische Wissen mitbringt.

Frau managt Fahrzeugflotte mit iPad

Welche Aufgaben gehören zu Flottenmanagement?

Je nach Branche und Größe des Unter­nehmens unter­scheiden sich die Anfor­derungen an das Fleet­management, wie Flot­ten­management auch bezeichnet wird. In der Spedition mit einer LKW-Flotte geht es zum Beispiel um das gesetz­liche Ein­halten von Pausen, die Ladungs­sicher­heit oder den optimalen Ablauf beim Beladen und Entladen. Bei Mitar­beitenden im Außen­dienst steht eher eine gute Routen­planung im Vorder­grund. Zu den Aufgaben im Flotten­management kann folgendes gehören:

  • Fuhrpark­verwaltung
  • Strate­gische Berück­sichtigung von Budgets, Umwelt­schutz, Image oder Mitarbeiter­motivation
  • Touren­planung
  • Fahrzeug­auswahl und -beschaffung
  • Zulassung der Fahrzeuge
  • Reparatur­management und Wartung
  • Datenauswertung und -archivierung
  • Disponenten- und Auftrags­management
  • Versicherung und Schaden­management
  • Zuständig­keit für die Einhal­tung der gesetz­lichen Richt­linien (Kfz-Steuern, Führer­scheine, Führen der Fahrten­bücher, etc.)

Was ist eine Flottenmanagement Software?

Eine Flotten­management Software unter­stützt Sie digital bei der Verwaltung der Fahr­zeuge, Routen­planung und allen anfal­lenden Aufgaben im Fuhr­park­management. Sicher lässt sich bis zu einer gewissen Größe auch der Über­blick mit einer Excel­tabelle behalten, doch sobald mehrere Mitar­beitende Zugriff benötigen oder der Fuhr­park wächst, kann eine Soft­ware Ihnen die Arbeit im Alltag wesent­lich erleichtern. Dazu bietet Sie Ihnen besondere Funk­tionen, die Sie mit einer Excel­tabelle oder in einem eigenen System nicht erledigen können. Zudem haben Sie mit einer Fuhrpark­verwaltung Software alle Funktionen zentral und übersicht­lich an einem Ort.

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Welche Funktionen umfasst eine Flotten­management Software?

Sehen wir uns die Funktionen einer Flotten­management Soft­ware einmal genauer an. Welchen Leistungs­umfang eine Software hat, ist von Anbieter zu Anbieter unterschied­lich. Es gibt Anbieter, die einen großen Leistungs­umfang bieten, doch genauso Software, die beispiels­weise auf die GPS-Fahrzeug­ortung spezia­lisiert ist und nur wenig oder keine anderen Funktionen hat. Bitte beachten Sie, dass viele Funktionen ineinander greifen und sich teilweise überschneiden.

GPS Fahrzeug­ortung

Mit der GPS Fahrzeug­ortung wissen Sie jeder­zeit, wo sich die Fahr­zeuge der Flotte in Echt­zeit be­finden. Auf einer Karte der Soft­ware sehen Sie alle Fahr­zeuge, können diese anklicken und ihre Daten abrufen. Defi­nieren Sie Zonen, in denen sich die Fahrenden aufhalten und nicht aufhalten dürfen. Wird eine Regel gebrochen, werden Sie per E-Mail benach­richtigt. Die Fahrzeug­ortung ermöglicht Ihnen außerdem, flexibel auf dringende Kunden­anfragen zu reagieren und Fahr­zeuge zum nächst­gelegenen Einsatz­ort zu schicken, statt sich erst mühsam durchzu­telefonieren, wo sich die Fahrenden gerade befinden. So sparen Sie wiederum Sprit bzw. Strom, wenn Sie bereits mit Ihrem Fuhr­park an die Ladeinfra­struktur angeschlossen sind. Zudem kennen Sie die Aufenthalts­zeiten Ihrer Angestellten bei Kunden. Sie können die gesamte Fahrt einsehen und die gefahrene Route im Nach­hinein ab­spielen. Gibt es hier Optimierungs­bedarf? Welche Zwischen­halte hat der Fahrende eingelegt? Wichtig ist, dass der recht­liche Rahmen einge­halten wird. Die Angestellten dürfen nicht ohne Zustimmung geortet werden und wer den Dienst­wagen nach Feier­abend nutzt, muss die Möglich­keit haben, das GPS-Gerät zu deaktivieren.

Elektronisches Fahrten­buch

Vorbei die Zeit, als Sie oder die Fahrenden die Kilometer­stände per Hand in ein echtes Fahrten­buch eintragen mussten. In der Regel enthält Flotten­management Software ein elektro­nisches Fahrten­buch, das die Kilometer­stände ganz automatisch erfasst, sowohl von Privat- als auch von Geschäfts­fahrten. Den Kilometer­stand erhalten Sie immer in Echtzeit, sodass Sie sicher sein können, dass Sie korrekte Daten an das Finanzamt abliefern.

Analyse des Fahrver­haltens

Mit der Funktion Analyse des Fahrver­haltens erhalten Sie detail­lierte Infor­mationen zum Fahrver­halten Ihrer Fahrenden. Dank der Datenauf­zeichnung sehen Sie Kraftstoff­verbrauch, Geschwindig­keits-, Beschleunigungs- und Brems­profile und wie risiko­reich der Fahrer fährt. Je nach Software können Sie die Angestellten miteinander vergleichen und Rankings erstellen. Durch konstruk­tives Feedback an die Fahrenden können Sie im besten Fall dafür sorgen, den Sprit­verbrauch laut einiger Anbieter um bis zu 15 Prozent zu reduzieren und die Unfall­gefahr zu minimieren.

Fahreridenti­fikation

Falls die Wagen von mehreren Angestellten genutzt werden, können Sie anhand der Fahrer-ID erken­nen, wer in welchem Wagen sitzt. In Echt­zeit werden die Fahr­daten ermittelt. Sie können bei Bedarf Feedback zum Fahrstil geben und sehen, welcher Fahrer sich wo wie lange aufhält, ob er seine Pausen einhält etc. Um diese Funktion nutzen zu können, erhalten die Fahrenden beispiels­weise eine RFID-Karte. Diese wird zu Beginn der Fahrt in einem Karten­lesegerät eingelesen, das auf dem Armaturen­brett instal­liert werden muss. Je nach Anbieter kann mit der Fahrer­identifi­kation auch ein Arbeits­zeit­nachweis erstellt werden.

Dashcam

Integrieren Sie Dashcams in die Fahr­zeuge, um einen umfassenden Über­blick über das Fahr­verhalten Ihrer Fahrenden zu erhalten. Sie erkennen fahr­lässige Situa­tionen, etwa wenn Fahrende auf ihr Handy schauen, oder rekon­struieren im Worst-Case-Szenario einen Unfall­hergang. Bei leicht­sinnigem Ver­halten können Fahrende über ein akustisches Signal gewarnt werden.

Flotten­management / Fahrzeug­verwaltung

Mit der Fahrzeug­verwaltung verpassen Sie keinen TÜV mehr, haben alle anstehenden Termine dem Datum nach im Überblick, werden an Versicherungs­beiträge und Kfz-Steuer erinnert. Sie können zentral für jedes einzelne Fahrzeug eine digitale Fahrzeug­akte anlegen, Fahrzeug­dokumente abspei­chern, Historien zu Repara­turen und Wartungen einsehen sowie Kilometer­stände und Motoren­stunden nachvoll­ziehen. Sie erhalten je nach Software automa­tische Sofort­benachrichti­gungen über Fehler­meldungen am Fahrzeug. Dadurch, dass alle Daten zentral an einem Ort gespeichert sind, arbeiten Sie effizient und schneller.

Weitere Features von Fleet­management Software können sein:

  • Navigation
  • Anbindung an Unternehmens­software
  • Workflow­management
  • Reifen­druckkontroll­system
  • Erstellung von Arbeitszeit­nachweisen

Für wen lohnt sich eine Flottenmanagement Software?

Eine Flotten­management Software lohnt sich für jedes Unter­nehmen, das über einen kleineren bis großen Fuhrpark verfügt. Das können Versi­cherungen mit Außen­dienst sein, Logistik- und Liefer­unternehmen, Verkehrs­betriebe und sogar Reedereien - nur dass sich der Verkehr hier aufs Wasser verlegt. Unter­nehmen, die Ihre Flotte wirtschaft­lich nutzen, profi­tieren von den umfang­reichen Funk­tionen und können so bares Geld sparen, beispiels­weise durch eine umweltfreund­lichere Fahr­weise der Angestellten.

Wie viel kostet eine Fleet­management Software?

Anbieter von Fleet­management Soft­ware bieten verschiedene Preis­modelle für unter­schiedliche Lösungs­ansätze an. Je nachdem, welche Features Sie für Ihr Unter­nehmen benötigen, haben Sie beispiels­weise die Option, einzelne Kompo­nenten pro Monat zu buchen. Die Kosten starten ab 2,90 Euro pro Fahr­zeug für eine Fuhrpark­management Software. Features wie GPS Ortung oder digitales Fahrten­buch starten ab 17,95 Euro pro Fahrzeug im Monat.

Manche Anbieter bieten auch Gesamt­pakete mit unter­schiedlichem Leistungs­umfang an. Preise werden dazu nicht immer veröffent­licht, sondern darauf hinge­wiesen, ein indivi­duelles Angebot beim Kunden­support einzuholen. In der Regel können Sie jede Software 14 bis 30 Tage kostenlos testen. Wir empfehlen Ihnen, das zu tun. So erhalten Sie einen praxis­nahen Einblick in die Benutzer­oberfläche und finden heraus, welche Funktionen Sie wirklich benötigen.

Wenn Ihnen das Preis­geflecht noch zu undurch­sichtig erscheint, dann füllen Sie gerne unser kostenloses Kontakt­formular aus. Mit wenigen Fragen ermitteln wir Ihren Bedarf und Sie können in Ruhe einen Angebots­vergleich aller für Sie passenden Flotten­management-Software Anbieter vornehmen.

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Welche Vorteile bietet ein Flottenmanagement System?

Die Funktionen und Kosten eines Flotten­management Systems haben Sie bereits kennen­gelernt. Nun stellen wir Ihnen kompakt vor, welche Vorteile eine Software hat - vielleicht müssen Sie dann schon bald nicht mehr manuell mit Excel arbeiten.

  • Effiziente Verwaltung
  • Kosten­günstige Nutzung
  • Kunden­kommunikation verbessern
  • Kommunikation mit Fahrenden verbessern
  • Ausfall­zeiten mini­mieren und kompen­sieren
  • Prozess­effizienz steigern: nächst­gelegenes Fahrzeug zu einer kurzfristigen Kunden­anfrage schicken
  • Rund um die Uhr wissen, wo sich die Fahrzeuge befinden
  • Kraftstoff­verbrauch reduzieren
  • Gesetzliche Vorschriften einhalten, etwa durch Fahrten­buch und Arbeits­zeiter­fassung

Wie finde ich eine passende Software-Lösung für meinen Fuhrpark?

Bevor Sie eine Fuhrpark­verwaltung-Software anschaffen, gilt es, verschiedene Anbieter mitein­ander zu vergleichen. Dafür können Sie gerne unseren kostenlosen Angebots­vergleich nutzen. Wenn Sie einen Fuhrpark im Unter­nehmen besitzen, wird dieser vermutlich eine tragende Rolle spielen. Wie Sie gesehen haben, kann eine Software Sie im Alltag entlasten und Struk­tur hinein­bringen. Doch wie finden Sie die richtige Lösung für sich? Wir können Ihnen zwar keine verbind­liche Antwort an die Hand geben, aber fünf Hinweise, die Ihnen vor dem Kauf helfen können.

So finden Sie die passende Software-Lösung für Ihr Unter­nehmen

  • Was muss Ihre Fuhrpark­management Software können? Auf welche Funk­tionen können Sie auf keinen Fall verzichten? Die Software ist nur so gut, wie sie zum Unter­nehmen passt.
  • Geht es Ihnen um die reine Fahrzeug­verwaltung oder möchten Sie Fahrer auch durch Anweisungen unter­stützen und beispiels­weise das Fahr­verhalten aufzeichnen?
  • Erstellen Sie eine Liste mit den Anfor­derungen, die Sie dann für einen Angebotsvergleich und Beratungs­gespräche parat haben.
  • Wie hoch ist Ihr Budget für die Software?
  • Nutzen Sie die kostenlosen Test­versionen von verschie­denen Anbietern. So wissen Sie, welche Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Außerdem erhalten Sie generell einen Eindruck von der Software.

Fazit: Anbieter vergleichen lohnt sich

Eine Flotten­management Software hilft Ihnen, Ihren Fuhr­park digital zu orga­nisieren und Ihre Fahrer gezielt von A nach B zu bringen. Von nun an haben Sie jedes einzelne Fahrzeug im Blick, wissen, wann eine Inspektion ansteht oder welche Ange­stellten in welchen Wagen sitzen. Für jedes Fahr­zeug kann eine digitale Akte angelegt werden, sodass Sie alle Unter­lagen bequem in der Software finden. Eine Flotten­management Soft­ware lohnt sich bereits ab einem Dienst­wagen, behaupten manche Stimmen im Internet. Doch Vorsicht: Wenn Sie über die Anschaf­fung einer Software nach­denken, überlegen Sie in Ruhe, ob sie sich für ein einzelnes Fahrzeug lohnt. Sollten Sie einen Fuhrpark besitzen, vergleichen Sie zunächst in Ruhe verschiedene Anbieter mitein­ander, um das am besten passende Angebot für Ihr Unter­nehmen zu finden.

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Sophie Köhler
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