Kuvertier­maschine: Alles zu Preisen & Anbie­tern

Selbst mit einer güns­tigen Kuvertier­maschine kuver­tieren Sie Briefe rund zehn­mal schneller als per Hand. Wir infor­mieren über Kosten von Kuvertier­maschinen beim Neu- und Gebraucht­kauf sowie zur Miete. Wir verraten auch, worauf Sie bei der Wahl der richtigen Kuvertier­maschine für Ihr Unter­nehmen achten soll­ten.

In der Post­bearbeitung von Unter­nehmen sind das Falzen und Kuvertieren Tätig­keiten, die wirk­lich niemand gerne über­nimmt. Zudem binden diese Aufgaben Personal­ressourcen, die sich wesentlich effi­zienter ein­setzen lassen. Der Vorteil von Falz- und Kuvertier­maschinen liegt auf der Hand: Sie nehmen unnötige Arbeit ab und Ihre Mit­arbeitenden können sich auf wich­tigere Aufgaben konzen­trieren. In einem Kuvertier­maschinen-Preis­vergleich infor­mieren wir über die Kosten von aus­gewählten Modellen zum Neu- und Gebraucht­kauf sowie zur Miete. Daneben stellen wir aus­gewählte Modelle vor und verraten Ihnen u. a, welche Kuvertier­maschine sich für welchen Zweck und für welches Unter­nehmen eignet.

Was kostet eine Kuvertier­maschine? Überblick & Beispiele

Mit welchen Kosten ist bei einer Kuvertier­maschine zu rechnen? Leider sind die genauen Preise oft­mals nicht frei verfüg­bar und müssen bei den Anbie­tern und Her­stellern erfragt werden. Für unseren Preis­vergleich haben wir den­noch die Kosten einiger gängiger Modelle zum Neu- und Gebraucht­kauf recher­chieren können.

Die Band­breite reicht hier von güns­tigen Tisch­kuvertier­maschinen wie der SI-1050 bis hin zu äußerst großen Model­len wie der FastPac DI-950 von Pitney Bowes, die 5.400 Kuverts pro Stunde bearbei­ten kann. Weiter unten gehen wir ausführ­licher auf die Vor- und Nachteile der Finan­zierungs­arten Kauf und Miete ein.

Die Kosten können abhängig vom Anbieter – und ggf. zeit­exklusiven Sonder­angeboten – schwanken. Einzelne Modelle gibt es häufig in verschie­denen Varianten und mit optional zusätzlicher Aus­stattung, z. B. weitere Zuführ­stationen, was eben­falls Ein­fluss auf den Preis haben kann. Generell gilt: Je mehr Kuverts die Maschine pro Stunde bewäl­tigen soll, mit desto höheren Kosten müssen Sie rechnen.

Kauf vs. Miete

Kuvertier­maschinen gibt es als Neu- und Gebraucht­kauf sowie zur Miete und als Leasing. Auf diese Weise kann jedes Unter­nehmen das Gerät finden, das zum eigenen Sendungs­volumen und Geld­beutel passt. Nach einem kompakten Über­blick finden Sie detail­lierte Informa­tionen zu jedem Finan­zierungs­modell.

Kuvertier­maschine kaufen: Neu­kauf

Der Kauf einer modernen Kuvertier­maschine trägt wesent­lich dazu bei, die Post­bearbeitung in Ihrem Unter­nehmen effi­zienter zu gestalten. Wir haben uns für Sie die Vor- und Nach­teile angesehen:

Kosten beim Kauf: Das müssen Sie wissen

Platz­sparende Tisch­kuvertier­maschinen, die Sie problem­los in Ihrem Büro auf­stellen können, sind schon zu einem Preis von ca. 1.000 Euro erhäl­tlich (Preis­beispiele hier). Aufgrund der unterschied­lichen Leistungs­fähigkeit der Geräte, wie beispiels­weise der Blatt­verarbeitung pro Minute, sind bei den Kosten von Kuvertier­maschinen nach oben hin so gut wie keine Grenzen gesetzt. Die Neu­anschaf­fung eines Profi­gerätes kann mit über 20.000 Euro zu Buche schlagen!

Auf­grund der vergleichs­weise hohen Kosten gilt es, vor dem Kauf genau zu prüfen, welches Modell für das eigene Unter­nehmen das rich­tige ist. Dies kann u. a. auf Grund­lage des ermit­telten Sendungs­volumen in Ihrem Unter­nehmen, mit dem die Kuvertier­maschine zurecht­kommen muss, geschehen. Dabei sollten Sie Ihr Augen­merk auch darauf legen, ob sich der Kauf eines gebrauch­ten Gerätes oder die Miete einer Kuvertier­maschine nicht eher lohnen.

Steuer­liche Absetzung

Bei einer Falz- und Kuvertier­maschine handelt es sich um eine Wert­investi­tionen, die Sie steuer­lich absetzen können – aller­dings nicht ein­malig zum Original­preis, da der Gesetz­geber hier von einem stetigen Wert­verlust durch Abnut­zung ausgeht. Gewährt wird statt­dessen eine soge­nannte Absetzung durch Abnut­zung, womit der Anschaffungs­wert auf eine Nutzungs­dauer von mehreren Jahren verteilt wird. Laut AfA-Tabelle des Bundes­finanz­ministeriums beträgt die Nutzungs­dauer für Kuvertier­maschinen 8 Jahre.

Bei einer beispiel­haften Anschaf­fung von rund 6.000 Euro können Sie acht Jahre in Folge einen Betrag von jeweils 750 Euro geltend machen. Aller­dings müssen Sie während der gesamten Nutzungs­dauer weitere Kosten für not­wendiges Zubehör, Wartung und ggf. Repara­turen einplanen. Gerade bei großen und komplexen Maschinen müssen Sie hier­für ausgebil­detes Fach­personal engagieren.

Kuvertier­maschinen gebraucht kaufen

Eine weitere Möglich­keit, die Post­bearbeitung in Ihrem Büro zu automa­tisieren – und das wesent­lich kosten­günstiger als mit einem Neu­gerät – ist der Erwerb einer gebrauch­ten Kuvertier­maschine.

Tipps für den Gebraucht­kauf

Her­steller wie Franco­typ-Postalia, aber auch Anbieter, die sich auf den reinen Vertrieb konzen­trieren, bieten Second-hand-Geräte an. Der Zustand kann aber vari­ieren. Achten Sie daher genau darauf, wie Ihr Anbieter den Zustand der Kuvertier­maschine angibt. Gegebenen­falls ist die Maschine ledig­lich gewartet, im besten Fall aber (general-)über­holt oder „refurbished“ (aufge­arbeitet). Letz­teres erkennen Sie u. a. bei der Produkt­beschreibung anhand des Zusatzes „ref“.

Ein general­über­holtes Gerät ist nicht nur gerei­nigt und gewar­tet, sondern weist durch die Erset­zung von verschie­denen oder sogar dem Groß­teil der Kompo­nenten und Verschleiß­teilen einen nahezu neu­wertigen Zustand auf. Ein Vorteil beim Gebraucht­kauf: Sie sparen nicht nur Geld, sondern profi­tieren i. d. R. immer noch von einem 12-monaten Gewähr­leistungs­zeitraum. Sollte in dieser Zeit Ihre Kuvertier­maschine den Dienst versagen, muss Ihr Anbieter Ihnen zwar kein neues Gerät zur Verfü­gung stellen, aber die not­wendige Reparatur über­nehmen.

Kosten von gebrauch­ten Kuvertier­maschinen

Mit einer Investi­tion von mehreren tausend Euro müssen Sie auch beim Kauf einer gebrauch­ten Kuvertier­maschine rechnen, dennoch lässt sich hier Geld sparen. Ihre Anlauf­stelle sollten dabei Her­steller und quali­fizierte Anbieter sein. Natürlich ist es mög­lich, dass Sie auf Portalen wie ebay noch güns­tigere Angebote von privaten Ver­käufern finden. Aller­dings können Sie dabei nicht sicher sein, ob sich Ihr Gerät auch in einem guten Zustand befindet. Es lohnt sich, für ein komplexes Gerät wie eine Kuvertier­maschine einen höheren Geld­betrag zu inves­tieren.

Kuvertier­maschinen mieten

Zugegeben: Die hohen Preise von Kuvertier­maschinen können durch­aus abschrecken, gerade für Unter­nehmen, die über einen schmaleren Geld­beutel ver­fügen. Auch für Betriebe, die nur zeit­weilig ein erhöhtes Post­aufkommen haben (ansonsten aber keine absolute Not­wendigkeit in einer Anschaf­fung sehen), lohnt es, eine Kuvertier­maschine zu mieten. Dies sind die Vor- und Nach­teile:

Kosten bei der Miete: Das müssen Sie wissen

Das Mieten einer Kuvertier­maschine kann ent­weder direkt beim Her­steller oder bei einem (regio­nalen) Anbieter geschehen. Die Kosten für eine gemie­tete Kuvertier­maschine sind abhängig vom Modell und der Ausfüh­rung und liegen grob bei etwa 50 Euro im Monat. Wartung und ggf. anfallende Repara­turen sind i. d. R. im Preis inbe­griffen.

Auch das Leasing eines ent­sprechenden Gerätes ist ein gangbarer Weg. Aller­dings müssen Sie hier Fach­personal für Wartungen und Repara­turen engagieren. Gerade bei komplexen Modellen können Sie diese Tätig­keiten nicht selbst durch­führen. Das Modell Miete erscheint uns daher im direk­ten Ver­gleich sinn­voller.

Kuvertier­maschine kaufen oder mieten?

Egal für welches Finanzierungs­modell Sie sich ent­scheiden: Wir finden passende Anbieter und Fach­händler von Kuvertier­maschinen für Sie.

Angebotsvergleich

Markt­übersicht: Diese Kuvertier­maschinen gibt es

Die Entschei­dung für eine Kuvertier­maschine hängt nicht nur vom Preis, sondern auch von ihrer Leistungs­fähigkeit bzw. Geschwin­digkeit ab – sprich: der Anzahl der pro Stunde verarbeit­baren Kuverts. Wir stellen Ihnen einige passende Modelle aus verschie­denen Preis­segmenten für kleinere und größere Betriebe vor.

Für kleinere Betriebe: Tisch­kuvertier­maschinen

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige interes­sante Tisch­kuvertier­maschinen diver­ser Her­steller vor, die sich für das Post­aufkommen von kleineren Unter­nehmen eignen:

Profes­sionelle Kuvertier­maschinen für große Unter­nehmen

Je nach Ausstat­tung und Leistungs­fähigkeit können für Profi­geräte Kosten weit jenseits von 10.000 Euro anfal­len. Wir haben erneut drei Bei­spiele verschiedener Her­steller für Sie recher­chiert:

Die Obergrenze hinsicht­lich der Kosten und Leistungs­fähigkeit ist damit aber noch lange nicht erreicht. High-End-Kuvertier­maschine schaffen bis zu 450 Kuverts pro Minute! Das schnellste Kuvertier­gerät der Welt, die K3600 der Firma Kern, bringt es jedoch auf 27.000 Kuvertie­rungen die Stunde – das sind sieben pro Sekunde! – und hat es mit dieser beacht­lichen Leistung sogar ins Guiness-Buch der Rekorde geschafft. Sie sehen: Abhängig von Ihren Anfor­derungen kann sich die Anschaffung einer Kuvertier­maschine zu einer kost­spieligen Angelegenheit entwickeln, wes­halb nicht nur die Kosten sorgsam bedacht, sondern auch die Suche nach dem richtigen Modell und Anbieter wohl­überlegt angegangen werden sollten.

Die richtige Kuvertier­maschine fürs Unter­nehmen finden

Eine grund­legende Frage bei der Anschaf­fung einer Falz- und Kuvertiermaschine ist die nach dem rich­tigen Modell: Wie wähle ich die rich­tige Kuvertier­maschine für mein Unter­nehmen aus? Immerhin gibt es eine Viel­zahl an Geräten unterschied­licher Her­steller auf dem Markt, die sich nicht nur hinsicht­lich des Volumen verarbeit­barer Kuverts, sondern auch in ihrer Aus­stattung beträcht­lich von­einander unter­scheiden. Die Auswahl einer Kuvertier­maschine sollte auf Grund­lage reif­licher Vor­über­legungen erfolgen:

Welche Kuvertier­maschine für welches Unter­nehmen?

Wir geben ihnen einen Über­blick, welche grund­legenden Fragen Sie sich vorab stellen sollten, um die richtige Kuvertier­maschine für Ihr Unter­nehmen zu finden:

Kleine Betriebe, die wenige hundert Briefe im Monat ver­schicken, kommen bereits mit einer Tisch­kuvertier­maschine als Einsteiger­modell aus. Die Anschaf­fung einer Kuvertier­maschine lohnt sich bereits ab etwa 70 Briefen pro Tag. Unter­nehmen, in denen posta­lische Versendungen beträcht­lichen Raum ein­nehmen und die über eine eigene Post­stelle verfügen, benötigen eher ein Profi­gerät und müssen die ent­sprechend hohen Kosten bewäl­tigen können. Kuvertier­maschinen im oberen Preis­bereich können dabei Ausmaße von mehreren Metern besitzen und benö­tigen eine fachmännische Instal­lation und Wartung.

Die passende Kuvertier­maschine fürs Unter­nehmen finden

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Angebotsvergleich

Wie funktio­niert eine Kuvertier­maschine?

Sie müssen Ihre Dokumente zunächst in die richtigen Zuführ­stationen einlegen. Mehr­seitige Dokumente werden dabei in ihre ein­zelnen Bögen separiert und auf verschie­dene Stationen verteilt. Bestehen Ihre Dokumente standard­mäßig aus mehreren Seiten, benötigen Sie also eine ausrei­chende Anzahl an Zuführ­stationen, was sich in höheren Kosten nieder­schlägt. Wenn Sie auf längere Sicht fest­stellen, dass Ihr aktuelles System Ihre Anfor­derungen nicht voll erfüllt, ist das nicht zwangs­läufig ein Problem: Da gerade viele kleinere Kuvertier­maschine modular auf­gebaut sind, lassen sie sich durch Zusatz­ausrüstung bequem erweitern. Zumindest aber bzgl. der Geschwin­digkeit Ihres neuen Kuvertier­systems sollten Sie sich vorab im Klaren sein, da sich die Taktung durch Zusatz­komponenten nicht nach­träglich verbes­sern lässt.

Bei der Ver­arbeitung von mehr­seitigen Dokumenten empfiehlt sich die Anschaf­fung eines Modells mit inte­grierter Lese­vorrichtung. Die Kuvertier­maschine muss hierfür mit einem Lese­kopf sowie einer ent­sprechenden Software aus­gestattet sein. Die Dokumente werden im Ausdruck mit einem OMR-Code versehen, der von der Kuvertier­maschine aus­elesen wird. In diesem Code sind die Infor­mationen zur korrekten Sor­tierung und Kuver­tierung der einzelnen Bögen gespei­chert. So erkennt die Maschine, welche Blätter in welcher Reihen­folge in einen Umschlag gehören.

Haben Sie die Papier­bögen verteilt, können Sie die richtige Verarbei­tung (z. B. Falz­art) an einem inte­grierten Bedien­feld eingeben bzw. auswählen. Den Rest erledigt Ihre Kuvertier­maschine: Die Bögen werden eingezogen, in einem Sammelfach auf Voll­ständigkeit geprüft, gefalzt und über die Kuvertier­basis in den Umschlägen zusammen­geführt. In der Befeuchtungs- und Schließ­einheit wird Kuvertier­flüssigkeit auf die ßDie Kuverts werden die gummierten Kappen anschlie­ßend mit Kuvertier­flüssigkeit angefeuch­tet und die Kuverts ver­schlossen und letzt­endlich ausgeworfen. Häufig genutzte Ver­arbeitungs­arten lassen sich als separate Jobs spei­chern und zukünf­tig bequem abrufen.

Kosten für Zubehör

Nicht nur für War­tung, Repara­turen und Strom ent­stehen nach Erwerb laufende Kosten, auch Zubehör muss in regel­mäßigen Abständen ange­schafft werden, z. B.:

• Kuvertier­umschläge: sog. Kuvertier- oder Automaten­hüllen, die mit gängigen Brief­umschlägen vergleich­bar sind, aber ein spezielles Schnitt- und Klappen­format auf­weisen
  • Ein Pack Kuvertier­hüllen zu 1000 Stück im Format C6 gibt es für ca. 20 Euro. Umschläge größerer Formaten sind etwas teurer. Für wiederum 20 Euro bekommen Sie 500 C5- und 250 C4-Umschläge. Beim Kauf einer größeren Anzahl an Kuvertier­umschlägen wird es etwas günstiger pro einzelnem Umschlag.
• Kuvertier­flüssigkeit: Durch die Ver­wendung von spezieller Kuvertier­flüssigkeit stellen Sie sicher, dass Ihre Kuverts ordnungs­gemäß ver­schlossen bleiben.
  • Sie haben die Wahl zwischen kosten­günstigen No-name- und höher­preisigen Produkten der gängigen Her­steller. Der Preis für 1 l beträgt etwa 13 – 15 Euro, einen Kanister mit 10 l gibt es für 50 – 60 Euro.
  • Der Kauf von Kuvertier­flüssigkeit ist zu empfeh­len, denn diese beschleu­nigt nicht nur den Klebe­prozess, sondern unter­bindet auch die Ansied­lung von Bakterien und Pilzen. Auch ein Ver­kleben der sich im Inneren der Maschine befind­lichen Bürsten und Walzen lässt sich so ver­hindern.
• Unter­schränke: Für größere Kuvertier­maschinen können z. T. passende Unter­schränke erworben werden, die mit mehreren hundert Euro zu Buche schlagen.

FAQ: Häufige Fragen zu Kuvertier­maschinen

Wir beant­worten Ihnen die häufigsten Fragen, die sich Nutzer zu Kuvertier­maschinen stellen. Dabei gehen wir darauf ein, welche Formate eine Kuvertier­maschine ver­arbeiten kann und welche Falz­arten mit einem ent­sprechenden Gerät mög­lich sind.

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