Kuvertiermaschinen im Vergleich

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Kuvertiermaschinen für Produktivität und Benutzerfreundlichkeit in der Postbearbeitung

Kuvertiermaschinen zählen zur maschinellen Postbearbeitung in Unternehmen. Sie bieten hier eine wertvolle Ergänzung im Postmanagement: Die Verpackung von Briefen ist automatisiert und damit besonders benutzerfreundlich, effizient und beugt einer fehlerhaften Kuvertierung vor. Die Auslagerung des Kuvertiervorgangs sorgt für eine optimale Postbearbeitung. Die Anschaffung lohnt sich bereits ab einem geringen Sendungsvolumen und so eignen sich Kuvertiermaschinen für den Einsatz in klein- und mittelständischen Unternehmen sowie auch in größeren Betrieben.

In der Postbearbeitung werden Kuvertiermaschinen für das Zusammenführen, Falzen und Kuvertieren von (mehrseitigen) Dokumenten verwendet. Der maschinellen Kuvertierung folgt je nach Marke und Modell der Maschine ebenfalls der Verschluss des Kuverts. Damit die Dokumente erfolgreich verarbeitet werden können, kommen in den Maschinen besondere Kuvertierumschläge, sogenannte Automatenhüllen, zum Einsatz. In der Verarbeitung von Papier sind die Oberflächenbeschaffenheit und das Falzverhalten besonders wichtig, weshalb sich nicht alle Papiere gleich verhalten. In Kuvertiersystemen empfiehlt es sich demnach verschiedene Papiersorten auszutesten, um das passende Produkt zu finden. Nach der Verpackung der Dokumente können diese in Frankiermaschinen verwendet und mit dem entsprechenden Entgelt versehen werden.

Postaufkommen

Um die passende Kuvertiermaschine für Ihr Unternehmen zu finden, sollte das täglich anfallende Sendungsvolumen des Unternehmens schätzungsweise bekannt sein. Ähnlich wie bei Frankiermaschinen sollte auch hier ein saisonal bedingter Anstieg des Sendungsvolumens, wie beispielsweise über Weihnachten, Ostern oder speziellen Werbeaktionen, beachtet werden. Die Maschinen unterscheiden sich in ihrer Leistungsfähigkeit, und so gibt es unterschiedliche Kuvertiermaschinen für den kleinen, mittleren und großen Bedarf. Während kleinere Maschinen bis zu 1000 Kuverts die Stunde verarbeiten, gelingt es größeren Maschinen bis zu 12000 Dokumente die Stunde zu kuvertieren.

Einzugsfächer und Anzahl der Bögen

Kuvertiermaschinen sind mit Zuführstationen ausgestattet, welche je nach Marke und Modell in der Anzahl variieren können. Die zu kuvertierende Ausgangspost wird in ihre einzelnen Bögen separiert und in den Zuführstationen platziert, von wo aus sie dann in die Maschine eingezogen wird. Die Anzahl der zu kuvertierenden Papierbögen ist wichtig in der Auswahl der Kuvertiermaschine. Generell gilt: Je mehr einzelne Dokumente in der Sendung enthalten sind, desto eher lohnen sich zwei oder mehr Zuführstationen.

kuvert
Kuvertiermaschinen sorgen für fachgerechtes Eintüten

Bei mehrseitigen Dokumenten empfehlen sich Kuvertiermaschinen mit einer integrierten Lesevorrichtung. Diese sorgt dafür, dass die einzelnen Dokumente in der korrekten Reihenfolge in die Umschläge sortiert werden. In modernen Maschinen erfolgt die Sortierung der Dokumente mittels optischer Merkmalserkennung (Optical Mark Recognition, OMR oder OME).

Das Kuvertiersystem muss hier mit einem Lesekopf sowie einer entsprechenden Software ausgestattet sein. Die Dokumente werden mit einem OMR-Code versehen, welcher in der Regel zwischen den Abheftlochungen auf der linken Seite platziert ist und dort von der Maschine erfasst und ausgelesen wird. Innerhalb des Codes sind Informationen zur korrekten Sortierung und Kuvertierung der einzelnen Dokumente gespeichert. Auf diese Weise erkennt die Maschine, welche Blätter in einen Umschlag gehören.

OMR-Systeme sind besonders praktisch, wenn eine Vielzahl verschiedener Seiten kuvertiert werden soll. Die Software behält den Überblick und sorgt dafür, dass die passenden Seiten in der korrekten Reihenfolge kuvertiert werden. OMR-Systeme sind jedoch nicht zwingend für den Betrieb einer Kuvertiermaschine nötig, da in kleineren Maschinen mit nur einer Zuführstation deren Notwendigkeit entfällt.

Automatisierung und Speicherung von Jobs

Viele moderne Kuvertiermaschinen erlauben eine Speicherung von Jobs, wobei der Begriff hier die Bearbeitungsaufgaben in den Geräten beschreibt. Im internen Speicher der Maschine lassen sich mehrere Jobs mit ihren spezifischen Einstellungen (wie Falzart, Blattanzahl, Kuvertgröße) hinterlegen und können so einfach abgerufen werden. Dies sorgt für eine erhöhte Automatisierung des Kuvertiervorgangs, da bekannte Jobs mit ihren Parametern nicht erneut manuell eingegeben werden müssen, sondern direkt digital abgerufen werden können.

Zudem bieten viele Kuvertiermaschinen unterschiedliche Falzarten an. So können Rechnungen beispielsweise mit einer Z-Falz verarbeitet werden, während Einladungen mit einer Einfach- oder Wickelfalz kuvertiert werden können. Die ausgewählten Falzarten für unterschiedliche Jobs können im internen Speicher der Maschine hinterlegt werden.

Warum eine Kuvertiermaschine in der Postbearbeitung?

Der Einsatz einer Kuvertiermaschine verändert Ihre Postbearbeitung nachhaltig und geht mit vielen Vorteilen einher. Durch das maschinelle Falzen und Kuvertieren wird hier vor allem Zeit gespart. Zudem entfällt die Übertragung der Abläufe an eine Arbeitskraft, wodurch wertvolle Arbeitszeit auf wichtige Prozesse im Unternehmen fokussiert werden kann. Zu den weiteren Vorteilen gehören:

  • Effiziente Versandvorbereitung durch automatische Kuvertierung
  • Einsparung von Arbeitszeit und Kosten
  • Erhöhte Datensicherheit dank maschineller Kuvertierung (manuelle Bearbeitung entfällt)
  • Reduzierung von Fehlern durch maschinelle Verarbeitung
  • Stärkung der positiven Außenpräsenz des Unternehmens durch sorgfältige und gleichmäßig verarbeitete Postsendungen
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