Effiziente Postbearbeitung durch Kuvertiermaschinen

Kuvertiermaschinen bieten einen wertvollen Beitrag zur Postbearbeitung in Unter­nehmen. Vorbei sind die Zeiten, in denen Briefe mühsam per Hand kuvertiert werden mussten: Kuvertiermaschinen automatisieren die Postbearbeitung, wodurch Zeit gespart und einer fehlerhaften Kuvertierung vorgebeugt wird. Kuvertiermaschinen lohnen sich bereits ab einem geringen Sendungsvolumen und so eignen sich Kuvertier­maschinen für den Einsatz in klein- und mittelständischen Unternehmen sowie in größeren Betrieben.

Viele Unternehmen setzten in der Postbearbeitung auf Automatisierung und Effizienz, wobei Kuvertier­maschinen für das Zusammenführen, Falzen und Kuvertieren von Dokumenten verwendet werden. Je nach Marke und Modell der Kuvertiermaschine folgt der maschinellen Kuvertierung ebenfalls der Verschluss des Kuverts, wodurch Zeit und Mühen gespart werden. Um eine erfolgreiche Verarbeitung der Dokumente in der Postbearbeitung sicherzustellen, kommen in Kuvertiermaschinen besondere Kuvertierumschläge, so­genannte Automatenhüllen, zum Einsatz.

Nach der Kuvertierung der Dokumente lassen sich diese ebenfalls in Frankiermaschinen verwenden und so mit einem entsprechenden Entgelt ausstatten. Sie wollen die Postbearbeitung in Ihrem Unternehmen modernisieren und effizienter gestalten? Wir stehen Ihnen mit einem kostenlosen Anbietervergleich zur Seite - schnell, unverbindlich und kostenlos.

Vor dem Kauf: Postaufkommen schätzen

Um die passende Kuvertiermaschine für Ihren Betrieb zu finden, sollte das täglich anfallende Sendungs­volumen des Unternehmens schätzungsweise bekannt sein. Ähnlich wie bei Frankiermaschinen sollte auch hier ein saisonal bedingter Anstieg des Sendungsvolumens, wie beispielsweise über Weihnachten, Ostern oder speziellen Werbeaktionen, beachtet werden. Kuvertiermaschinen unterscheiden sich in ihrer Leistungs­fähigkeit, und so gibt es unterschiedliche Geräte für den kleinen, mittleren und großen Bedarf. Während kleinere Maschinen bis zu 1000 Kuverts die Stunde verarbeiten, gelingt es größeren Kuvertier­maschinen bis zu 12000 Dokumente die Stunde zu kuvertieren. Anbieter von Kuvertiermaschinen wie Neopost oder Kern bieten eine Vielzahl von unterschiedlichen Modellen für jeden Bedarf an: Wir ermöglichen Ihnen einen kostenlosen Anbietervergleich, sodass Sie eine Kuvertiermaschine finden, die perfekt auf Ihren Bedarf zugeschnitten ist.

Kuvertiermaschine kaufen: Das kostet eine Kuvertiermaschine

Eine Kuvertiermaschine kaufen modernisiert die Postbearbeitung Ihres Unternehmen und gestaltet diese effizienter. Je nach Marke, Modell und Umfang sind Kuvertiermaschine bereits zu einem Preis von ca. 1.000 Euro erhältlich, so beispielsweise Tischkuvertiermaschinen. Aufgrund der unterschiedlichen Leistungen der Geräte, wie beispielsweise der Blattverarbeitung pro Minute, sind bei den Preisen für Kuvertiermaschinen nach oben so gut wie keine Grenzen gesetzt. Professionelle Kuvertiermaschinen mit einem hohen Sendungs­volumen für große Unternehmen oder Konzerne können hier mit etwa 5.000 bis 7.000 Euro zu Buche schlagen. Es ist jedoch zu beachten, dass es sich bei Kuvertiermaschinen um Wertinvestitionen handelt, die zum Anlage­vermögen zählen. Somit können die Geräte über mehrere Jahre steuerlich abgesetzt werden. Laut AfA-Tabelle des Bundesamts für Finanzen beträgt die Nutzungsdauer für Kuvertier­maschinen 8 Jahre.

Kuvertiermaschinen: Einzugsfächer und Anzahl der Bögen

Kuvertiermaschinen sind mit Zuführstationen ausgestattet, welche je nach Geräte in der Anzahl variieren können. Die zu kuvertierende Ausgangspost wird in ihre einzelnen Bögen separiert und in den Zuführstationen platziert, von wo aus sie dann in die Maschine eingezogen wird. Die Anzahl der zu kuver­tierenden Papier­bögen ist wegweisend bei der Auswahl der passenden Kuvertiermaschine für Ihr Unter­nehmen. Generell gilt: Je mehr einzelne Dokumente in der Sendung enthalten sind, desto eher lohnen sich zwei oder mehr Zuführstationen. Wir helfen Ihnen, die passenden Kuvertiermaschine für die Post­bearbeitung Ihres Unternehmens zu finden.

Bei mehrseitigen Dokumenten empfehlen sich Kuvertiermaschinen mit einer integrierten Lesevorrichtung. Diese sorgt dafür, dass die einzelnen Dokumente in der korrekten Reihenfolge in die Umschläge sortiert werden. In modernen Maschinen erfolgt die Sortierung der Dokumente mittels optischer Merkmalserkennung (Optical Mark Recognition, OMR oder OME).

Das Kuvertiersystem muss hier mit einem Lesekopf sowie einer entsprechenden Software ausgestattet sein. Die Dokumente werden mit einem OMR-Code versehen, welcher von der Kuvertiermaschine erfasst und ausgelesen wird. Innerhalb des Codes sind Informationen zur korrekten Sortierung und Kuvertierung der einzelnen Dokumente gespeichert: So erkennt die Maschine, welche Blätter in einen Umschlag gehören.

Automatisierung und Speicherung von Jobs

Viele moderne Kuvertiermaschinen erlauben eine Speicherung von Jobs, wobei der Begriff hier die Bearbeitungsaufgaben in den Geräten beschreibt. Im internen Speicher der Maschine lassen sich mehrere Jobs mit ihren spezifischen Einstellungen (wie Falzart, Blattanzahl, Kuvertgröße) hinterlegen und können so einfach abgerufen werden. Dies sorgt für eine erhöhte Automatisierung des Kuvertiervorgangs, da bekannte Jobs mit ihren Parametern nicht erneut manuell eingegeben werden müssen, sondern direkt digital abgerufen werden können.

Zudem bieten viele Kuvertiermaschinen unter­schiedliche Falzarten an. So können Rechnungen beispielsweise mit einer Z-Falz verarbeitet werden, während Einladungen mit einer Einfach- oder Wickel­falz kuvertiert werden können. Die ausge­wählten Falz­arten für unterschiedliche Jobs können im internen Speicher der Kuvertiermaschine hinter­legt werden. Auf diese Weise braucht es nur ein paar Klicks, bis häufig verwendete Falzformen ausgewählt und verwendet werden können. So erledigen Kuvertier­maschinen anfallende Aufträge in der Post­bearbeitung schnell und effizient, anstatt das auf eine mühsame, manuelle Faltung und Kuvertierung der Post zurückgegriffen werden muss.