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Dokumenten­management: Warum Sie es brauchen

Auf den Schreib­tischen stapeln sich die Ablagen, in den Regalen verstauben Akten­ordner: Sie ken­nen solche Bilder aus Ihrem Unter­nehmen? Dann wird es Zeit für das richtige Doku­menten­manage­ment. Es schafft Ordnung und Effi­zienz im Arbeits­alltag. Erfahren Sie hier mehr über Funk­tionen, Vorteile und was Sie bei der Anschaf­fung beachten sollten.

Für Eilige

Das Wichtigste zum Dokumenten­management auf einen Blick

  • Mit einem Dokumenten­management-System können sie alle Ihre Doku­mente zentral in einem System verwalten.
  • Ein DMS hat zahlreiche Funk­tionen, zum Beispiel digi­tale Beleg­erfassung, revisions­sichere Archi­vierung und eine erweiterte Such­funktion.
  • Sie können ein DMS auf zwei Arten nutzen: in der Cloud oder als On-Premises-Version, also auf Ihren eigenen Servern.
  • Was die Kosten betrifft, sollten Sie unbedingt verschie­dene Anbieter mitein­ander verglei­chen und sich über Ihren Bedarf Gedanken machen.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumente­nmanagement-System (DMS) ist eine Soft­ware, die alle Doku­mente eines Unter­nehmens zentral verwaltet und darüber hinaus verschie­dene Funkt­ionen zur Bearbei­tung und Archi­vierung bietet. Ob Verträge, Rech­nungen, Personal­akten, Arbeits­unterlagen, Belege für die Steuer oder Bescheide vom Amt - wir sind von Doku­menten und Unter­lagen umgeben. Dabei liegen sie uns in unterschied­licher Form vor: als Brief, E-Mail, PDF, Excel, abfoto­grafiert mit dem Smart­phone, in Papier­form, etc.

Sie liegen jedoch nicht nur in unterschied­licher Form vor, sondern häufig auch an vielen Orten verteilt: in Aktenordnern, Büros, in undurch­sichtigen Ordner­strukturen auf den Rechnern. Analoge und digitale Dokumente ordentlich zu struk­turieren und vor allem zügig wieder­zufinden, ist mit zeit­lichem Aufwand verbunden, den Sie besser in sinn­volle Arbeit und ein DMS stecken könnten, das die Arbeitsprozesse optimiert.

Denn jedes Doku­ment durchläuft Zyklen: Es wird erstellt, benannt, geprüft, ausge­druckt, zugesendet, unter­zeichnet, mit einem Work­flow verbunden, als erledigt markiert, gelagert, wieder gesucht und neu bear­beitet. Eine Doku­menten­manage­ment-Software ist eine sinnvolle Lösung, Zeit und Ressourcen zu sparen, da es die Zyklen automa­tisiert und verein­facht. Sparen Sie auch Zeit bei der Suche nach einem passenden DMS und nutzen Sie unser Formular. Mit wenigen Fragen ermit­teln Sie Ihren Bedarf und wir liefern Ihnen passende DMS-Anbieter.

Nahaufname eines Tablets, auf dem ein Mann eine digitale Unterschrift eines Dokuments tätigt

Wie funktioniert ein DMS?

Dokumenten­management verzichtet auf Papier. Es ist umwelt­schonend, platz­sparend und effi­zient. Zuerst werden Doku­mente im System erfasst. Digi­tale Doku­mente, wie beispiels­weise XRechnungen, kann ein modernes DMS auto­matisch auslesen, mit Meta­daten versehen und zuordnen. Papier­dokumente müssen Sie dem DMS manuell hinzu­fügen, je nach Soft­ware entweder durch Scannen oder Abfoto­grafieren. Im nächsten Schritt können die Dateien verschlag­wortet, in Ordner einsor­tiert und bear­beitet werden. Die revisions­sichere Archi­vierung steht am Ende der Bear­beitung. Je nach Anbieter können Sie die Doku­mente manuell oder auto­matisch nach Ablauf der Archi­vierungs­dauer löschen lassen.

OCR-Technologie

Eingescannte oder abfoto­grafierte Dateien, wie etwa PDFs, sind zunächst nur Grafik­dateien, also nichts weiter als zusam­menge­setzte Bild­punkte. Hier kommt die OCR-Techno­logie ins Spiel, denn ohne sie würde Doku­menten­manage­ment nur halb so gut funktio­nieren: keine Suchfunk­tionen, keine Textbear­beitung, keine Markie­rungen etc. OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recog­nition, umgangs­sprachlich Text­erkennung. Dank ausgeklü­gelter Tech­nologie wandelt OCR die Grafik­dateien in Text­dateien um. Aus Bild­punkten kann sie Buch­staben heraus­lesen, diese zu Wörtern zusammen­setzen. So wird Stück für Stück aus einem einge­scannten Doku­ment eine Text­datei.

Welche Funktionen hat eine Dokumenten­management-Software?

Eine Dokumenten­management-Software erleich­tert Ihnen den Arbeits­alltags um ein Viel­faches, da sie zahl­reiche Funkt­ionen aufweist.

Digitale Beleger­fassung

Papier­türme, Schränke voller Ordner und staubige Regale waren gestern. Papier­dokumente können Sie mit der Soft­ware digita­lisieren, klassi­fizieren und auto­matisch zuordnen. Das funktio­niert dank OCR-Techno­logie, die das gescannte Dokument in eine lesbare Form für Computer bringt.

Archivierung

Viele Dokumente unter­liegen der gesetz­lichen Aufbe­wahrungs­pflicht. Dank DMS-Soft­ware können Sie Doku­mente archi­vieren, verschlag­worten, schnell wieder­finden und löschen, wenn sie veraltet sind.

Suchfunktion

Ein Dokumenten­management-System nützt Ihnen nichts, wenn Sie Ihre Doku­mente nicht wieder­finden. Die Programme verfügen über erwei­terte Such­funktionen. Je nach Anbieter sind sie unter­schiedlich ausgefeilt und umfang­reich ausge­stattet.

Versionierung

An bestimmten Doku­menten muss öfter gear­beitet werden. Mit der Funktion Versio­nierung können Sie jeder­zeit nachvoll­ziehen, wer wann am Dokument was geändert hat. Sie können Anpas­sungen rück­gängig machen und Versionen wieder­herstellen. Statt dass jedes Doku­ment einzeln abge­speichert wird, zeigt Ihnen das Doku­menten­manage­ment-Programm einfach den Versions­verlauf an.

Sicherheit und Rechte

Nicht jedes Doku­ment darf bear­beitet werden und nicht jeder Mitar­beitende sollte Zugriff auf alle Dateien haben. Sie können indi­viduell bestimmen, wem Sie Zugriff auf sensible Daten gewähren. Je nach Anbieter sind unter der Funktion “Sicher­heit und Rechte” außerdem Viren­prüfung, Dokumenten­verschlüs­selung und elektro­nische Signa­turen enthalten.

Weitere Funktionen

Weitere Funk­tionen von Doku­menten­manage­ment-Programmen sind Qualitäts­management, Workflow­management, Inte­gration von verschie­denen Anwen­dungen sowie Zusammen­arbeit im selben Dokument.

Beachten Sie, dass es Soft­ware-Anbieter gibt, die sich auf bestimmte Kern­funk­tionen spezia­lisiert haben, und Anbieter, die Allround-Produkte anbieten. Über­legen Sie sich im Vorfeld, welche Funk­tionen Sie im Unter­nehmen benötigen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Wahl des richtigen DMS. Beant­worten Sie dazu kostenlos und unver­bindlich die Fragen in unserem Formular.

Welche Arten von DMS gibt es?

Es gibt zwei Arten, wie Sie ein DMS nutzen können: DMS On-Premises vs. Cloud. Die beiden Begriffe bezie­hen sich auf die Lizenz­modelle, die wir uns kurz näher ansehen.

DMS On-Premises

Ein DMS On-Premises ist auf unter­nehmens­eigenen Servern instal­liert. Das bedeutet gleich­zeitig, dass die Lizenz in der Regel gekauft wird und somit Eigen­tum des Unter­nehmens ist.

Vorteile On Premises

  • volle Kontrolle über alle Daten
  • genaue Anpas­sung an die Bedürf­nisse des Unter­nehmens
  • auch offline nutzbar
  • Unabhängig­keit von Dritten, zum Beispiel dem Anbieter

Nachteile On Premises

  • höhere initiale Anschaf­fungs­kosten
  • Serversystem muss vorhanden sein oder ange­schafft werden
  • Unternehmen steht für Umsetzung aller gesetz­lichen Richt­linien in der Verant­wortung
  • Verantwortung für Wartung, Verwaltung, und Daten­schutz

Ein On-Premises Dokumenten­management-System lohnt sich für Unter­nehmen, wenn sie viele indivi­duelle Anpas­sungen benötigen und die (finan­ziellen) Ressourcen haben, das DMS gesetzes­konform und in Eigen­regie zu betreiben.

DMS in der Cloud

Ein DMS in der Cloud, auch Software-as-a-Service (SaaS), ist eine gemietete Lizenz. Die Soft­ware sowie die Server werden von den Anbietern betrieben und gewartet.

Vorteile Cloud

  • wenig Verwaltungs­aufwand
  • zügige Implemen­tierung
  • von überall auf der Welt nutzbar
  • IT-Struktur ist nicht von Belang

Nachteile Cloud

  • Abhängigkeit vom Anbieter
  • Kosten sind lang­fristig nur dann niedriger, wenn maßgenau geguckt wird, welche Funk­tionen, Nutzer und Daten­volumen wirk­lich gebraucht werden
  • Public Cloud kann ein Sicher­heits­risiko für sensible Daten sein

Ein DMS in der Cloud ist für Unter­nehmen empfeh­lenswert, die bisher keine eigenen Server­strukturen haben. Wer mit hoch­sensiblen Daten arbeitet, sollte aller­dings darauf achten, dass die Cloud-Provider nicht in den USA sitzen, da der dortige Daten­schutz gilt - und der entspricht nicht dem deutschen Recht. Ansonsten ist die Cloud-Lösung eine beliebte, einfache Lösung für Unter­nehmen, die unkompli­ziert und schnell mit einem profes­sionellen DMS arbeiten möchten.

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Wie viel kostet ein Dokumenten­management-System?

Diese Frage lässt sich nur beant­worten, wenn man weiß, was man mieten bzw. kaufen möchte: User, Daten­volumen und Funktions­umfang sind die wichtig­sten Para­meter. DMS im Monatsabo erhalten Sie zwischen rund 10 Euro und 138 Euro in der Cloud-Lösung. Jedoch hat jeder Anbieter einen unterschied­lichen Leistungs­umfang, sodass sich die Angebote nur schwer mitein­ander verglei­chen lassen. In einem Abo für 30 Euro im Monat können beispiels­weise 5 User enthalten sein, dafür jedoch nur ein kleines Daten­volumen.

Sie können die Lizenz wie oben erwähnt auch kaufen, dann sind die initialen Kosten höher und hängen davon ab, ob Sie im Unter­nehmen bereits eine Server­struktur haben. Über­legen Sie sich in jedem Fall sorg­fältig, wozu Sie das Doku­menten­manage­ment nutzen möchten und sehen Sie sich die Funk­tionen in den ange­botenen Abos bzw. die Software genau an.

Hardware

Zusätzlich zu den Software­gebühren können weitere Kosten anfallen. Möglicher­weise benötigen Sie einen Scanner, um die Doku­mente ins DMS einzu­speisen. Bei einigen DMS-Soft­wares funkt­ioniert die Einspei­sung per App (abfoto­grafieren). Für ein perfektes Belich­tungser­gebnis bieten die Anbieter Zubehör an.

Wie erwähnt stellt sich die Frage, ob Sie eine eigene Server­struktur im Unter­nehmen benötigen oder bereits besitzen. Hardware ist teuer, deshalb sollten Sie im ersten Schritt ermitteln, welche Anfor­derungen sie erfüllen muss. Lassen Sie sich einen Kosten­voranschlag machen, denn jede Server­struktur ist so indi­viduell wie ein Unter­nehmen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Suche nach dem passenden Anbieter. Beant­worten Sie einfach wenige Fragen zu Ihrem Bedarf im Formular und arbeiten Sie schon bald mit einem DMS, das auf Sie zuge­schnitten ist.

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Hier noch einmal kompakt: Welche Vorteile bietet Ihnen ein DMS? Warum sollten Sie sich für die Anschaf­fung entscheiden? Denn viel­leicht haben Sie eine ausge­zeichnete Büro­leitung, die Ihre Unter­lagen sorg­fältig doku­mentiert. Oder sind Sie den techni­schen Neue­rungen gegen­über noch skep­tisch? Viel­leicht über­zeugen Sie diese zehn Vorteile:

10 Vorteile von Dokumentenmanagement

  1. Alle Unterlagen sind an einem zentralen Ort
  2. Mehr Platz im Büro, weil keine lästigen, mit Staub bedeckten Ordner mehr
  3. Schnelles Finden von Dokumenten
  4. Verkürzte Bearbeitungs­zeiten / Beschleu­nigung der Arbeits­prozesse
  5. Mehr Effizienz bei Arbeits­abläufen
  6. Mehr Transparenz bei den Arbeits­vorgänge
  7. Entlastung der E-Mail-Post­fächer
  8. Reduzierung der Druck­kosten (generell Redu­zierung der Büro­kosten)
  9. Höhere Dokumenten­sicherheit (zum Beispiel vor Viren, Feuer- oder Wasser­schäden)
  10. Einhaltung gesetz­licher Vor­schriften

Auf was sollte ich bei der Wahl eines DMS achten?

Auf dem Markt tummeln sich einige Anbieter für Doku­menten­manage­ment-Systeme. Da den Richtigen zu finden, ist gar nicht so einfach. Für einen ersten Über­blick ist es gut zu wissen, dass es Anbieter gibt, die Ihnen Komplett­lösungen für DMS bieten, aber auch solche, die sich auf Teil­aspekte spezia­lisiert haben, etwa auf die Zusammen­arbeit in Projekt­gruppen. Bevor Sie sich auf die Suche nach Anbietern machen, finden Sie hier sieben Denkanstöße:

  • DMS werden nicht für spezielle Branchen entwickelt. Wohl aber haben sie je nach Anbieter unter­schiedlich große Funktions­umfänge, Extras, Stärken und Schwächen.
  • Benötigen Sie neben der Doku­menten­manage­ment-Soft­ware auch einen Scanner? Oder ist Ihr Büro bereits damit oder mit einem Multi­funktions­gerät ausge­stattet? Einige DMS-Anbieter vertreiben neben der Soft­ware auch passende Hard­ware.
  • Gehen Sie von Ihrem konkreten Bedarf aus. Welche Funk­tionen benötigen Sie wirklich? Müssen Sie jedes Extra mitnehmen? Besorgen Sie nur das, was die Prozesse im Unter­nehmen realis­tisch abbildet.
  • Jeder Benutzer kann kosten. Auch nutzt nicht jeder User das DMS im gleichen Umfang. Hier sollten Sie gut über­legen, ob sich Lizenzen mit unterschied­lichem Leistungs­umfang lohnen.
  • Im Unternehmen arbeiten Sie vermut­lich mit verschiedenen Tools. E-Mail-Programme oder CRM-Systeme können sich von den Funkt­ionen her mit denen eines DMS über­schneiden. Was Sie nicht wollen ist, dass dieselben Dokumente an zwei Orten liegen. Oder noch schlimmer: Dass das DMS nicht kompatibel mit den anderen Programmen ist. Suchen Sie hier nach einem geeigneten DMS und lassen Sie sich beraten.
  • Mit der DMS-Software erwartet Sie ein komplett neues Programm und eine Zentra­lisierung all Ihrer Doku­mente. Je nachdem, was Sie an Funk­tionen wünschen und wie groß Ihre Dokumenten­sammlung ist, sollten Sie entsprechend Zeit zur Implemen­tierung einplanen. Falls Sie einen Keller voller Akten haben, planen Sie auch hier Zeit zur Digita­lisierung ein.
  • Arbeiten Sie mit sensiblen Daten, die der GoBD oder DSGVO unterliegen? Müssen Sie sich an die Archi­vierungs­fristen von sechs oder zehn Jahren halten? Dann sollte Ihr DMS der aktuellen Gesetzes­lage entsprechen.

Eigentlich wollten Sie nur ein DMS und jetzt gibt es so viel zu beachten? Wir helfen Ihnen bei der Suche nach einer passenden Soft­ware. Beant­worten Sie die Fragen im Formular und machen Sie einen unverbind­lichen Anbieter­vergleich.

Exkurs: Revisions­sichere Archivierung

Im Abschnitt „Wie funkt­ioniert ein DMS“ ist das Stich­wort „revisions­sichere Archi­vierung“ gefallen, das wir uns hier näher ansehen. Zum Thema Doku­menten­archi­vierung gibt es gesetz­liche Vorschriften, die sich im Handels­gesetzbuch (HGB), in der Abgaben­ordnung (AO) und in den Grund­sätzen zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unter­lagen in elektro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD) wieder­finden.

Was bedeutet revisions­sichere Archi­vierung? Dass die Unter­nehmen sich an eine Reihe von Grund­sätzen bei der Archi­vierung halten müssen. Die Grund­sätze leiten sich aus der GoBD Kapitel 3 ab, welche sich wiederum auf AO und HGB beziehen:

  • Grundsatz der Nachvoll­ziehbar­keit und Nachprüf­barkeit
  • Grundsatz der Vollständig­keit
  • Grundsatz der Richtig­keit
  • Grundsatz der zeitge­rechten Buchungen und Aufzeich­nungen
  • Grundsatz der Ordnung
  • Grundsatz der Unveränder­barkeit

Aufbewahrungs­pflichtige Doku­mente, Belege und Unter­lagen (vgl. Abschnitt „Archivierungs­dauer“) müssen vor einer nach­träg­lichen Änderung oder Manipu­lation geschützt sein. Die Infor­mationen müssen zu jeder Zeit für einen befugten Dritten, etwa einen Prüfer vom Finanzamt, nachvoll­ziehbar sein. Außerdem dürfen keine Doku­mente gelöscht werden oder auf anderem Weg verloren gehen, da so die Vollständig­keit und die Nachvoll­ziehbarkeit nicht mehr gegeben sind.

Grundsätzlich gilt: Wer buchführungs­pflichtig ist, muss seine Bücher ordnungs­gemäß führen und aufbewahren. Alle Geschäfts­vorfälle sowie geschäfts­relevanten Unter­lagen müssen ordnungs­gemäß aufbewahrt werden. Die Bezeich­nung „revisions­sicher“ bzw. „revisions­sichere Archi­vierung“ steht übrigens so nicht in der GoBD, sondern wurde laut DATEV von den Verbänden der DMS-Branche geprägt.

Archivierungs­dauer nach AO § 147

Eine Aufbewahrungs­frist von zehn Jahren gilt für:
  • Bücher und Aufzeich­nungen, Inventare, Jahres­abschlüsse, Lage­berichte, die Eröffnungs­bilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforder­lichen Arbeits­anweisungen und sonstigen Organisations­unterlagen
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zoll­kodex der Union

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für:
  • die empfangenen Handels- oder Geschäfts briefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäfts­>briefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteu­erung von Bedeutung sind

Kürzere Aufbewahrungs­fristen können in weiteren Steuer­gesetzen geregelt sein.

Müssen weitere rechtliche Aspekte beim DMS beachtet werden?

Ein weiterer wichtiger Aspekt über die GoBD hinaus ist die DSGVO. Gerade in Hinsicht auf Personal-, Kunden- oder Patientenakten sollten Sie überaus sorg­fältig arbeiten, die Doku­mente sicher aufbe­wahren und Zugriffs­rechte für relevante Sach­bearbei­tende einrichten. Falls Sie im Unter­nehmen einen Daten­schutz­beauf­tragten haben, binden Sie diesen mit in die Auswahl des DMS ein. Er kann Ihnen auch sagen, welche Akten aus Datenschutz­sicht extrem gut geschützt sein müssen.

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