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Telefonanlage für Unternehmen: Kosten, Anbieter & Co.

Auf der Suche nach einer passenden Telefonanlage für Büro oder Betrieb stößt man auf zahlreiche Anbieter. Hier bekommen Sie einen kompakten Überblick über Telefonanlagen für Unternehmen: welche Arten und Anbieter es gibt, was sie können, wie viel sie kosten & mehr.

Für Eilige

Telefonanlagen für Unternehmen auf einen Blick

  • Nutzen : Telefonanlagen lohnen sich für fast jedes Unternehmen. Denn professionelle Kommunikation ist unerlässlich für Vertrieb, Kundenservice und die interne Zusammenarbeit.
  • Internettelefonie : ISDN-Telefonanlagen sind inzwischen eine veraltete Technologie. Moderne Telefonanlagen sind immer internetbasiert und funktionieren über Voice over IP (VoIP).
  • Arten : Wer eine neue Telefonanlage kaufen will, hat trotzdem die Wahl – zwischen Cloud und lokalen Telefonanlagen. Erstere werden allerdings nicht gekauft, sondern als SaaS „gemietet“.
  • Kosten : Cloud-Telefonanlagen gibt es bereits ab ca. 3 Euro pro Nebenstelle/Monat. Lokale Telefonanlagen werden einmalig oder jährlich bezahlt, die Kosten sind mindestens dreistellig.
  • Anbieter finden : Die passende Telefonanlage für Ihr Unternehmen finden Sie z. B. unkompliziert über den tradingtwins Angebotsvergleich. Kostenlos und unverbindlich. Am Ende des Artikels bekommen Sie außerdem praktische Tipps für die Anbieterauswahl.

Wann lohnt sich eine Telefonanlage?

Nur sehr kleine Unternehmen, in denen wenig telefoniert wird, kommen ohne Telefonanlage aus. Für die allermeisten Firmen führt an der Anschaffung kein Weg vorbei. Denn nur mit einer Telefonanlage ist es möglich, dass mehrere Mitarbeitende zeitgleich telefonieren können und unter eigenen Durchwahlen erreichbar sind.

Was können moderne Telefonanlagen?

Moderne Telefonanlagen können dank Internettelefonie eine ganze Menge: Sie vernetzen problemlos Standorte, vereinfachen die Kommunikation im Homeoffice, ermöglichen Video-Telefonie und UC (Unified Communication), sind fast unbegrenzt skalierbar und bieten mehr Funktionen, als die meisten Unternehmen benötigen – das alles zu überraschend schlanken Preisen.

Einrichtung und Bedienung sind i. d. R. deutlich einfacher, als man es von ISDN-Telefonanlagen kennt. Ansagen, Warteschleifen, Weiterleitungen und viele weitere Funktionen lassen sich intuitiv einrichten. Vor allem Cloud-Telefonie macht professionelle Geschäfts­kommunikation fast schon zum Kinderspiel. IT-Spezialisten oder technisches Know-how sind hier meist überflüssig.

Vorteile moderner Telefonanlagen

Geeignet für alle Unternehmensgrößen & Branchen

Gewerbliche TK-Anlagen eignen sich nicht nur für große Unternehmen und Callcenter. Auch kleine und mittlere Betriebe profitieren von den umfangreichen Leistungen. Manche Anbieter haben sich zwar auf bestimmte Unternehmensgröße spezialisiert, die meisten bieten jedoch passende Lösungen für jede Art von Unternehmen an.

Individuell & Flexibel

VoIP-Telefonanlagen lassen sich flexibel an die Bedürfnisse Ihrer Firma anpassen. Meist können die Anzahl der Nebenstellen oder das benötigte Anrufvolumen unkompliziert mit wenigen Klicks angepasst werden. Wächst Ihre Firma, wächst die Telefonanlage einfach mit. Auch praktisch: Tischtelefone sind nicht zwingend nötig, es genügen PC, Laptop oder Smartphone und ein gutes Headset.

Lösungen für besondere Anforderungen

Um den besonders hohen Anforderungen in der Unternehmens­kommunikation großer bis sehr großer Betriebe gerecht zu werden, haben sich manche VoIP-Anbieter auf Unternehmen mit mehr als 500 Teilnehmern und einem entsprechend hohen Anrufvolumen spezialisiert. Auch für Callcenter gibt es Spezialisten, z. B. aircall.

Welche Telefonanlagen für Unternehmen gibt es?

Wenn Sie schon länger im Geschäft sind, denken Sie bei dem Begriff Telefonanlage vielleicht an ISDN-Telefonanlagen. Diese Technologie hat allerdings ausgedient, Ende 2022 haben die letzten Anbieter ISDN-Telefonie abgeschaltet. An ihre Stelle ist die VoIP-Telefonie getreten. Moderne TK-Anlagen sind daher immer VoIP-Telefonanlagen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten: lokale oder Cloud-Telefonanlagen.

On-premise-Telefonanlage

Lokale Telefon­anlage

Lokal installierte Telefonanlagen sind auch unter den Begriffen „Inhouse-Telefonanlage“, „stationäre Telefonanlage“ oder „on premise-Telefonanlage“ bekannt. Gehostet wird die TK-Anlage nicht in einem externen Rechenzentrum, sondern intern in Ihrem Unternehmen. Sie haben die Wahl zwischen zwei Lösungen:

  • Hardware-Appliance-Lösung: Der Anbieter der Telefon­anlage stellt Ihnen einen kleinen Server und die Telefonanlagen-Software bereit. Die TK-Anlage wird im Netz Ihres Unternehmens betrieben.
  • Virtualisierte Inhouse-Telefon­anlage: Im Gegensatz zu Hardware-Appliance-Lösungen nutzen Sie einen Server, der bereits in Ihrem Betrieb vorhanden ist. Der Anbieter der Telefon­anlage stellt lediglich die Telefon­anlagen-Software bereit, die dann auf dem Server Ihres Unter­nehmens installiert und betrieben wird.
On-premise-Telefonanlage

Cloud-Telefonanlage

Cloud-Telefonanlagen sind auch unter dem Begriff „Cloud-PBX bekannt. Im Gegen­satz zu lokal installierten TK-Anlagen werden sie nicht nicht auf einem Server in Ihrem Betrieb, sondern in einem externen Rechen­zentrum des Telefonanlagen-Anbieters gehostet. Auch hier gibt es zwei Möglich­keiten:

  • Hosted PBX: Das Hosting der virtuellen Telefonanlage übernimmt der Anbieter. Der Server, auf dem Ihre Anlage gehostet wird, steht ausschließlich Ihnen zur Verfügung. Sie müssen ihn nicht mit anderen Kunden des Anbieters teilen.
  • IP-Centrex: Auch hier übernimmt der Telefon­anlagen-Anbieter das Hosting der virtuellen TK-Anlage. Im Gegen­satz zu Hosted PBX-Lösungen teilen sich jedoch alle Kunden des Anbieter den­selben Server. Keine Sorge: Ihre Daten sind durch strikt getrennte Nutzer­konten geschützt. Sie teilen sich zwar den Server mit anderen Kunden, diese haben aber zu keinem Zeit­punkt Zugriff auf Ihre Daten.

ISDN-Telefonanlage weiter nutzen - eine gute Idee?

Sie sind noch unschlüssig, ob Sie Ihre alte, aufgerüstete ISDN-Telefonanlage weiter nutzen wollen? Dank Media Gateways ist das zwar möglich, bleibt aber eine Übergangslösung. ISDN ist nicht mehr zeitgemäß und viele der Funktionen moderner VoIP-Telefonie können Sie mit Ihrer alten Telefonanlage nicht nutzen.

Was kostet eine Telefonanlage?

Wie teuer eine Telefonanlage ist, lässt sich pauschal schwer beantworten. Die Kosten hängen stark davon ab, was für eine Art von Telefonanlage in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt.

Das kosten Cloud-Telefonanlagen

Bei Cloud-Telefonanlagen ist die Anschaffung günstig: Kosten für Server-Hardware und Installation gibt es nicht. Wartung & Updates sind i. d. R. ebenfalls inklusive. Aber: Jeden Monat fallen im Rahmen des Abo-Modells Kosten pro Nutzer bzw. Nebenstelle an. Je nach Anbieter, Tarif und Funktionsumfang sind das etwa 3 bis 30 Euro pro Mitarbeiter.

Anbieter von Cloud-TKs haben meist sehr transparente Preismodelle. Eine detaillierte Übersicht der Kosten vieler bekannter Cloud-Anbieter finden Sie in unserem Cloud-Telefonanlagen-Vergleich. Hier ein kleiner Auszug:

Placetel

Placetel gehört zu Ciscomit über 30.000 Kunden und vier Rechenzentren in Deutschland unbestritten zu den großen Playern auf dem Telefonanlagen-Markt.


  • ab 4,90 Euro pro Nutzer/Monat
  • Allnet-Flatrate: 8,90 Euro pro Neben­stelle
  • kostenlose Aktivierung
  • kostenlose Rufnummern­mitnahme

NFON

NFON ist in 15 Ländern aktiv und mit rund 50.000 Kunden ebenfalls einer der großen Namen in der Cloud-Telefonie. Die Cloud-Telefon­anlage von NFON trägt den eingängigen Namen Cloudya.


  • 9,90 Euro pro Nutzer/Monat
  • Allnet-Flatrate: 8,90 Euro pro Nebenstelle
  • einmalig 35 Euro Aktivierungsgebühr pro Nutzer
  • kostenlose Rufnummern­mitnahme

easybell

easybell hat rund 35.000 Kunden und ist einer der wenigen Anbieter, der Hosted-PBX anbietet – gut für sicherheits­kritische Branchen, die von den Vorteilen der Cloud-Telefonie profitieren möchten.


  • ab 9,95 Euro im Monat/10 Nebenstellen
  • keine echte Flatrate, aber günstige Minutenpakete ab 9 Euro
  • kostenlose Aktivierung
  • kostenlose Rufnummern­mitnahme

Kurz erklärt: Preisunterschiede bei Cloud-Telefonanlagen

Mit Hosted PBX und IP-Centrex gibt es zwei Varianten von Cloud-Telefonanlagen. Da Ihnen bei Hosted PBX der Server des Anbieter exklusiv zur Verfügung steht, sind diese im Vergleich zu IP-Centrex-Lösungen in der Regel etwas teurer. IP-Centrex-Lösungen sind oft preis­günstiger, da anfallende Kosten für Wartung, Betrieb und Reparatur auf alle Kunden verteilt werden.

Das kosten lokale Telefonanlagen

Bei lokalen Telefonanlagen entstehen zunächst einmalige Anschaffungs­kosten für die stationäre Hardware, also eine Appliance oder ein interner Server, sowie die Telefonanlagen-Software. Hinzu kommen Kosten für Installation und Wartung durch einen externen Dienstleister – oder der Aufbau und Unterhalt einer professionellen Inhouse-IT-Infrastruktur. Gerne würden wir Ihnen an dieser Stelle unterschiedliche Preisbeispiele präsentieren. Anbieter lokaler Telefonanlagen halten sich mit transparenten Preisinformationen allerdings zurück – auch, weil oft individuelle Lösungen bereitgestellt werden.

Ein Anbieter, der die Kosten für seine stationäre Telefonanlage öffentlich angibt, ist 3CX: Ab 145 Euro im Jahr erhalten Sie hier die on premise Telefonanlagen-Software zum selber hosten, also ohne Hardware. Zu diesem günstigen Preis sind allerdings nur vier gleichzeitige Gespräche möglich – für die meisten Unternehmen wird das zu wenig sein. Bei mehr Sprachkanälen wird es teurer: Für 32 gleichzeitige Gespräche werden z. B. über 1.000 Euro im Jahr fällig.

Verbindungskosten & SIP-Trunks

Sowohl bei lokalen als auch Cloud-Telefonanlagen kommen Verbindungsentgelte für die geführten Gespräche hinzu. Interne Telefonate sind meist (aber nicht immer) kostenlos.

Bei Cloud-Telefonanlagen entrichten Sie die Verbindungsentgelte fast immer direkt an den Telefonanlagen-Anbieter, da dieser i. d. R. automatisch Ihr SIP-Provider ist. Bei Placetel zahlen Sie z. B. 1 Cent / Minute für Anrufe ins deutsche Festnetz. sipgate berechnet im Tarif Business S mit 0,84 Cent sogar noch etwas weniger. Telefonate ins Mobilfunknetz oder Ausland sind meist teurer. Fast alle Cloud-Telefonie Anbieter und SIP-Provider haben als Alternative zu den Minutenpreisen Flatrates im Angebot.

Bei lokalen Telefonanlagen müssen Sie einen separaten Vertrag für einen SIP-Trunk mit einem SIP-Provider abschließen. Das bedeutet erstmal etwas mehr Aufwand, dafür sind Sie allerdings nicht fest an einen Provider gebunden. Ein konkretes Kostenbeispiel: fonial bietet im SIP-Trunking Tarif Vario 1 – 30 Sprachkanäle zu je 80 Cent im Monat. Pro Gesprächsminute ins deutsche Festnetz wird 1 Cent, in deutsche Mobilfunknetze 10 Cent berechnet.

Welche Anbieter für Telefonanlagen gibt es?

Zu den Platzhirschen im Cloud-Segment gehören etwa Placetel, sipgate, NFON, 3CX oder easybell. Bekannte Hersteller für lokale Telefonanlagen sind z. B. AGFEO oder Auerswald. Darüber hinaus gibt es aber zahlreiche weitere VoIP-Anbieter mit hochwertigen Produkten. Vor allem bei den Cloud-Telefonie-Anbietern ist die Auswahl inzwischen riesig.

Tipp: Anbieter vergleichen mit tradingtwins

Während Cloud-Telefonanlagen oft direkt vom Anbieter bezogen werden können, führt der Weg zur stationären Telefonanlage meist über Systemhäuser und Fachhändler.

Mit unserem Angebotsvergleich kein Problem: Mit wenigen Klicks erhalten Sie Vergleichsangebote für Sie passender Telefonanlagen – direkt vom Cloud-Anbieter oder regionalen Systemhäusern - kostenlos & unverbindlich.

So einfach gehts:

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Wie findet man die richtige Telefonanlage?

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie sich zunächst auf eine Telefonanlagen-Art festlegen. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Vor- und Nachteile von stationären und Cloud-Telefonanlagen vor.

Lokale Telefonanlage oder Cloud-Telefonanlage?

Sowohl lokale als auch Cloud-Telefonanlagen haben für Unternehmen Vor- und Nachteile.

Lokale Telefonanlagen

Volle (Daten-)Kontrolle

  • Lokal gehostete VoIP-Telefonanlagen sind im internen Firmennetz Ihres Unternehmens installiert und bieten somit vor allem eins: Kontrolle über den Server und die dort gespeicherten Daten. Gerade in Branchen, in denen ein hohes Maß an Sicher­heit und Vertrau­lichkeit voraus­gesetzt wird, sind Inhouse-Telefonanlagen eine gute Lösung.
  • Appliance Telefonanlagen machen stationäre Telefonanlagen auch für kleinere Betriebe möglich – sind allerdings häufig nicht flexibel skalierbar.
  • Aber: Volle Kontrolle bedeutet volle Verantwortung. Sie müssen sich eigen­ständig um Installation und Wartung des Servers kümmern und bei Ausfällen für eine schnelle Reparatur sorgen. Die dafür nötige IT-Infrastruktur verursacht Kosten, weshalb sich diese Art von Telefon­anlagen eher für mittlere und große Unter­nehmen eignet.

Cloud-Telefon­anlagen

Volle Flexibilität

  • Im Gegensatz zu Inhouse-Telefonanlagen sind cloud­basierte Telefon­anlagen in externen Rechen­zentren installiert. Der Vorteil: Sie müssen sich nicht um das Hosting der Telefon­anlage kümmern – das übernimmt der Anbieter.
  • Das Hosting in der Cloud hat vor allem einen großen Vorteil gegenüber den meisten Inhouse-Telefonanlagen: die problemlose Standort­unabhängigkeit. Der Schritt in die Cloud bietet eine maximal effiziente Vernetzung und erlaubt es – ganz ohne VPN – von überall zu telefonieren.
  • Zudem verursacht diese Art der Telefonie besonders wenig Aufwand. Um Wartung, Reparatur und Updates kümmert sich der Anbieter.
  • Der Nachteil: Sie geben einen Teil der Kontrolle über Ihre Unternehmens­kommunikation an einen externen Dienstleister ab. Daher ist es besonders wichtig, Ihren Cloud-TK-Partner sorgsam auszuwählen.

Fazit: Wann welche Telefonanlagen-Art?

Wenn Ihnen die für den zuverlässigen Betrieb einer lokalen Telefonanlage benötigte technische Infra­struktur fehlt, Sie sich wenig Verwaltungs­aufwand oder eine besonders kosteneffiziente Telefonie-Lösung wünschen, raten wir zu einer cloud­basierten Telefonanlage. Kleinere Betriebe, Neugründungen und schnell wachsende Unternehmen profitieren von den Vorteilen der Cloud-Telefonie am meisten.

Wenn Sicherheit und die Hoheit über die eigenen Daten oberste Priorität für Ihre Firma haben und eine stabile Inhouse-IT-Infrastruktur gewährleistet ist, sind lokale Telefonanlagen hingegen eine gute Wahl.

Wie findet man den besten Anbieter?

Vorweg: DEN besten Telefonanlagen Anbieter gibt es nicht. Die Frage muss daher lauten: Wie finde ich den besten Anbieter für mein Unternehmen? Die Antwort: Der beste Anbieter bietet das für Sie beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Im konkreten Einzelfall ist die Bewertung allerdings gar nicht leicht.

Checkliste: Unsere Tipps für die Anbietersuche

  • Überlegen Sie genau, was Sie von Ihrer neuen Telefonanlage erwarten. Welche Funktionen dürfen nicht fehlen? Wie viele Mitarbeiter brauchen eigene Nummern und müssen gleichzeitig telefonieren können? Welche Hardware oder Software (z. B. Microsoft Teams oder CRM-Systeme) ist bereits vorhanden und soll in die TK-Anlage integriert werden?
  • Tipp Nummer zwei: Schließen Sie nicht einfach online einen Vertrag ab, sondern lassen Sie sich beraten, z. B. telefonisch. Per Video-Call sind auch Demo-Vorführungen möglich. Je besser Sie vorab Ihren Bedarf eingeschätzt haben, desto zielführender sind Beratungsgespräche mit Fachhändlern und Anbietern.
  • Drittens empfehlen wir Ihnen, mit mehr als einem Telefonanlagen-Anbieter zu sprechen. So erhalten Sie unterschiedliche Meinungen und können schließlich besser einschätzen, welche Telefonanlage am besten zu Ihnen passt.
  • Ebenfalls sinnvoll: Ein umfassender Angebotsvergleich, z. B. mit unserem kostenlosen, unverbindlichen Service oder einer umfassenden Online-Recherche.
  • Lesen Sie Erfahrungsberichte zu den Anbietern in Ihrer engeren Auswahl. Bedenken Sie dabei allerdings: Häufig veröffentlichen gerade unzufriedene Nutzer besonders motiviert Ihre Erfahrungen. Das Bild ist online daher meist etwas verzerrt.
  • Schließlich empfehlen wir, Gebrauch von kostenlosen Testphasen zu machen, sofern diese angeboten werden.

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FAQ


Eine Telefonanlage verbindet die zur Telefonie benutzten Endgeräte in einem Unternehmen (Tischtelefone, Laptops und PCs, Smartphones etc.) miteinander. Sie ermöglicht, dass Ihr Unternehmen über einen Telefonanschluss unter einer Nummer mit verschiedenen Durchwahlen erreichbar ist und Ihre Mitarbeitenden problemlos gleichzeitig intern und extern telefonieren können. Klassische Funktionen von Telefonanlagen sind das Halten, Makeln oder Weiterleiten von Anrufen. Moderne Telefonanlagen sind internetbasiert, sie übertragen Sprache über das Internet (VoIP). Dadurch haben sie zahlreiche weitere Funktionen und Vorteile gegenüber ISDN-Telefonanlagen.


Cloud-Telefonanlagen kosten aktuell ca. zwischen 3 und 30 Euro im Monat pro Nutzer/Nebenstelle. Je nach Anbieter und Leistungsumfang können die Preise abweichen, aber die meisten Angebote bewegen sich derzeit in dieser Spanne.

Hersteller lokaler Telefonanlagen sind beim Kostenthema weniger transparent. Konkrete Preisinformationen gibt es hier meist nur auf Anfrage.


Durch die Abschaltung von ISDN sind alle modernen TK-Anlagen internetbasierte VoIP-Telefonanlagen. Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten: Cloud Telefonanlagen und lokalen Telefonanlagen. Beide haben Vor- und Nachteile. Welche die passende für Ihr Unternehmen ist, wird von verschiedenen Faktoren bestimmt.


Das hängt von der Art der Telefonanlage ab. Um Cloud-Telefonanlagen nutzen zu können, brauchen Sie lediglich internetfähige Endgeräte (PC, Laptop, Smartphone, IP-fähige Tischtelefone) und ein Headset. Lokale Telefonanlagen benötigen darüber hinaus einen physischen Server in Ihrer Firma oder eine Art „Mini-Server“, auf dem die Telefonanlagen-Software bereits installiert ist.


Eine pauschal beste Telefonanlage gibt es nicht. Wohl aber Hersteller, Anbieter und Technologien, die besser oder schlechter für Ihr Unternehmen geeignet sind. Wir empfehlen vor allem auf ein passendes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einen gewissenhaften Anbietervergleich zu setzen.


ISDN wurde bis spätestens Ende 2022 in Deutschland abgeschaltet. Die Zukunft der Unternehmens­kommunikation ist die VoIP-Technologie – also Sprachübertragung über das Internet. Sie können Ihre alte Telefonanlage übergangsweise – z. B. durch die Buchung von SIP-Trunks – weiter nutzen. Wenn Sie von allen Vorteilen moderner Telefonie-Lösungen für Unternehmen profitieren wollen, empfehlen wir allerdings einen zeitigen Umstieg.


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