Zeiterfassung für Unternehmen

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Zeiterfassungs­systeme für Unternehmen

Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass Arbeitnehmende die gesamte Arbeitszeit täglich erfassen. Wir klären über die aktuelle gesetzliche Lage auf, stellen Ihnen Zeiterfassungs­systeme vor und erklären, für wen sich welches System eignet.

Für Eilige

Zeiterfassung...

  • wurde im Mai 2019 mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) erstmals relevant.
  • bietet nicht nur Arbeitnehmenden Vorteile, auch Arbeitgeber profitieren.
  • kann durch verschiedene Erfassungs­arten derzeit digital und analog erfolgen.
  • kostet je nach System unterschiedlich viel. Entscheidend ist in der Regel der Leistungsumfang.
  • Unser Angebotsvergleich unter­stützt Sie bei der Suche nach einem passenden Anbieter für Arbeitszeit­erfassung - schnell, unverbindlich und kostenlos.
Zeiterfassung mittels Transponder

Was ist Zeiterfassung?

Bei der Zeiterfassung dokumentieren Arbeitnehmende täglich ihre Arbeitszeiten. Dazu gehören Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Pausenzeiten. Dem Unternehmen liegt dadurch eine transparente Übersicht aller geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeitenden vor. Nicht immer ist eindeutig, was zur Arbeitszeit zählt und was nicht. Einige Fälle, wie Umkleide- und Wegezeiten, müssen individuell betrachtet werden.

Als Arbeitszeit gelten:

  • Rüstzeiten: Laptop hoch- und herunterfahren oder ein Gerät einrichten sind notwendige Tätigkeiten, um die Arbeit auszuführen.
  • Umkleidezeiten, sofern Dienstkleidung vorgeschrieben ist. Achtung: Jeder Fall muss individuell betrachtet werden, Arbeitnehmende sollten sich über spezielle tarifliche oder betriebliche Regelungen informieren.
  • Bereitschafts­dienst: Arbeitnehmende sind während des Bereitschafts­dienstes abrufbereit, um bei Bedarf arbeiten zu können. Sie halten sich im oder in unmittelbarer Nähe des Betriebes auf. Diese Zeit gilt daher als Arbeitszeit.
  • Aufräumen nach Dienst-/ Ladenschluss: In Gastronomie, Praxen oder Werkstätten muss nach Dienstschluss aufgeräumt werden. Diese Zeit wird als Arbeitszeit erfasst, auch wenn die eigentliche Schicht nur bis Ladenschluss geht.

Nicht erfasst werden darf:

  • Pausen: Kaffee- oder die umstrittenen Raucherpausen gehören nicht zu den Arbeitszeiten. Gleichwohl werden sie von den meisten Arbeitgebern akzeptiert, sofern sie sich im Rahmen befinden.
  • Mittagspause/ Ruhepause: Nach sechs Stunden Arbeit muss laut Gesetz eine Pause von 30 Minuten eingelegt werden.
  • Rufbereitschaft/ Springerdienst: Bei der Rufbereitschaft müssen Arbeitnehmende außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit telefonisch erreichbar sein. Sie dürfen selbst bestimmen, wo sie sich aufhalten. Die Rufbereitschaft gilt nicht als Arbeitszeit. Erst wenn ein Arbeits­einsatz beginnt, beginnt auch die Arbeitszeit.
  • Wegezeiten: In der Regel werden Anfahrtszeiten zur Arbeitsstätte nicht als Arbeitszeit gewertet. Allerdings gibt es Ausnahmen, etwa bei der Rufbereitschaft oder beim Thema Umkleide- und damit verbundenen Wegezeiten.

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Unternehmen müssen sich an das Arbeits­zeitgesetz (ArbZG) halten. Festgelegt ist, dass die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmenden acht Stunden nicht überschreiten darf. § 16 Abs. 2 regelt jedoch lediglich die Nachweispflicht von Überstunden. Die aktuelle gesetzliche Lage sehen wir uns weiter unten genauer an.

Neben den gesetzlichen Regelungen benötigen Arbeitgeber die Dokumentation, damit Angestellte ihre Über- und Arbeitsstunden in Urlaubstage umwandeln, abbauen oder sich auszahlen lassen können. Ohne eine transparente Erfassung können Arbeitnehmende dies allerdings nicht geltend machen. Zudem dient eine genaue Übersicht der Arbeitsstunden einer besseren Prozess- und Struktur­optimierung im Unternehmen Führungskräfte können beispielsweise nachvollziehen, wie viel Zeit und Ressourcen in welche Projekte geflossen sind und ob dies effizient ist. Mithilfe der Zeiterfassung wird also nicht nur eine gesetzliche Regelung befolgt, sondern auch für mehr Effizienz und Fairness in Betrieben gesorgt.

In drei Schritten zum passenden Anbieter für Zeiterfassung!

Die Suche nach einem Zeiterfassungs-Anbieter, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, kann langwierig und nervenaufreibend sein. Doch das muss nicht sein! So sparen Sie sich Ihre Nerven:

  1. Sie beschreiben Ihre Anforderungen
  2. Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
  3. Sie erhalten vergleichbare Angebote
Angebotsvergleich

Welche Möglichkeiten gibt es zur Arbeits­zeiterfassung?

Die Möglichkeiten zur Arbeits­zeiterfassung sind vielfältig. Derzeit gibt es keine gesetzlich festgelegten Vorschriften, in welcher Form sie erbracht werden muss. Somit kann Arbeitszeit­dokumentation analog, mechanisch oder digital erfolgen.

Analoge Zeiterfassung

  • geringe Kosten
  • kein technisches Know-how nötig
  • Anpassungen und Korrekturen möglich
  • hohe Fehler­anfälligkeit
  • häufig eher ungefähre Zeitangaben und Rundungen
  • hoher Papierverbrauch
  • hoher Zeitaufwand in der Nachbearbeitung
  • Übertragung der Daten in andere Programme notwendig

Mechanische Zeiterfassung

  • einfache Handhabung
  • geringe Fehleranfälligkeit
  • minutengenaue Zeiterfassung
  • platzsparend
  • Funktionsumfang begrenzt
  • hoher Zeitaufwand in der Nachbearbeitung
  • Übertragung der Daten in andere Programme notwendig
  • hoher Papierverbrauch

Digitale Zeiterfassung

  • automatische Zeiterfassung
  • minutengenaue Zeiterfassung möglich
  • vielfältige Möglichkeiten zur Zeiterfassung
  • einfache Auswertung und Analyse
  • Integration in weitere Systeme
  • zusätzliche Kosten pro Mitarbeiter und großer Tarifdschungel
  • Datenverlust und Systemausfall möglich

Zeiterfassungs­systeme: Diese Tools gibt es

Zeiterfassungs­systeme gibt es in unterschiedlichsten Ausführungen. Durch die große Auswahl kann jedes Unternehmen das passende Tool finden. Während beispielsweise für Produktionsfirmen wie Autohersteller stationäre Zeiterfassungs­terminals besonders praktisch sind, benötigen Handwerksbetriebe mit Kundenaufträgen und Notdiensten eine Zeiterfassungs-App für unterwegs. Onlineagenturen hingegen, in denen auch im Homeoffice gearbeitet wird, arbeiten besser mit einer Software, von der die Belegschaft vom PC aus zugreifen kann.

Gängige Möglichkeiten der Zeiterfassung samt Vor- und Nachteilen zeigen wir Ihnen hier auf. Außerdem geben wir Ihnen eine Einschätzung, für welche Unternehmen sie am besten geeignet sind.

Stundenzettel/ Zeiterfassung in Papierform

Solange es kein neues Gesetz gibt, ist die Zeiterfassung per Stundenzettel oder handschriftlich erlaubt.

Vorteile

  • simple Handhabung
  • kein technisches Know-how nötig
  • geringe Kosten

Nachteile

  • hoher Papierverbrauch = schlecht für die Umwelt
  • hohe Fehler­anfälligkeit
  • verlustanfällig
  • hoher Arbeitsaufwand für Personal­abteilung
  • Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden nicht einfach möglich

Geeignet für: kleine Unternehmen mit bis zu zehn Personen, die den analogen Aufwand bewältigen und organisieren können.

Excel-Tabelle

Die Excel-Tabelle wird gerne in Kleinbetrieben und von Selbstständigen genutzt. Die Tabelle kann mit mathematischen Formeln versehen werden, sodass Arbeitszeiten und auch Urlaubstage automatisch berechnet werden können. Bei Bedarf kann die Tabelle angepasst werden.

Vorteile

  • einfache Handhabung
  • Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden ist einfach möglich
  • Stundenzettel-Vorlagen verfügbar
  • geringe Nutzungsgebühren für Lizenzen

Nachteile

  • Fehleranfällig durch falsche Excelformeln
  • Manipulierbar: Daten können überschrieben werden
  • keine Kontrollmöglichkeit durch Vorgesetzte

Geeignet für: Unternehmen, die Excel nur als Mittel zum Zweck sehen und zeitnah auf ein professionelles Zeiterfassungs­system umstellen möchten.

Stech- oder Stempeluhr

Bei der klassischen Stempeluhr erhalten die Mitarbeitenden beispielsweise eine Karte, mit der sie sich aktiv an einem Stempelautomaten zu Arbeitsbeginn ein- und zum Arbeitsende wieder ausstempeln müssen.

Vorteile

  • simple Handhabung
  • kein technisches Know-how nötig
  • hohe Fälschungssicherheit

Nachteile

  • die analog erfassten Arbeitszeiten auf der Karte müssen ausgewertet werden, was zeitintensiv und fehleranfällig ist
  • Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden nicht einfach möglich
  • eignet sich nur für die Zeiterfassung am Firmenstandort, da die Mitarbeitenden mit der Karte zum Stempelautomaten müssen
  • verlustanfällig

Geeignet für: KMU, die bereit sind, den analogen Aufwand auf sich zu nehmen und standortbezogen arbeiten.

Digitale Stechuhr

Das Pendant zur klassischen Stechuhr ist die digitale Stechuhr, auch Kiosksystem genannt. Wie bei der klassischen Stechuhr steht am Eingang des Unternehmens ein Zeiterfassungs­terminal. Statt sich mit einer Karte analog einzustempeln, registrieren sich die Angestellten je nach System beispielsweise mittels RFID-Chip, Fingerabdruck, PIN oder speziellen Karten. Alle Daten werden sofort digital gespeichert.

Vorteile

  • einfache Handhabung
  • digitale Erfassung der Daten
  • wenig Aufwand für HR
  • Fehleranfälligkeit geht gegen null
  • Arbeitszeiten können vom Arbeitnehmer jederzeit eingesehen werden
  • Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden einfach möglich

Nachteile

  • eignet sich nur für die Arbeit am Firmenstandort, da die Mitarbeitenden mit der Karte zum Stempelautomaten müssen
  • hohe Anschaffungskosten für Hardware, Software, Chips & Co.
  • RFID-Transponder und Karten können verloren gehen
  • neue Programmierung bei Technologien wie Fingerabdruck

Geeignet für: Unternehmen aller Größen, die standortbezogen arbeiten, wie beispielsweise Produktions­betriebe, Gastronomien, Krankenhäuser und Einzelhandel

Zeiterfassung per Software und in der Cloud

Zahlreiche Anbieter haben Software und Apps entwickelt, die die digitale Zeiterfassung von überall aus möglich machen. Arbeitnehmende im Homeoffice können ihre Arbeits- und Pausenzeiten einfach in das System eintragen. Angestellte im Bereitschafts- oder Außendienst können bequem die mobile Zeiterfassung nutzen und ihre Arbeitszeit auf dem Diensthandy eintragen.

Vorteile

  • einfache Handhabung
  • digitale Erfassung der Daten
  • wenig Aufwand für HR
  • Arbeitszeiten können vom Arbeitnehmer jederzeit eingesehen werden
  • Software bietet häufig weitere Funktionen
  • mobiles Arbeiten möglich
  • Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden einfach möglich

Nachteile

  • Arbeitgeber müssen ein Endgerät zur Installation zur Verfügung stellen
  • bei Nutzung der privaten Geräte muss die Einhaltung der DSGVO gewährleistet werden
  • Datenverlust und Systemausfall möglich

Geeignet für: kleine Betriebe, KMU und große Konzerne. Die Handhabung ist leicht, in der Regel sind weitere Zusatz­funktionen integriert und durch die Fülle der Anbieter findet sich für jeden Betrieb die richtige Software.

Büro, Homeoffice, Außendienst: So finden Sie unkompliziert den passenden Zeiterfassungs-Dienstleister

Es ist nicht einfach einen Zeiterfassungs-Anbieter zu finden, der auf die unterschiedlichen Bedürfnisse in puncto Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist. Zu groß ist der Anbieter-Dschungel, zu intransparent die Angebote. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft bei der Auswahl eines Anbieters für Ihre individuellen Anforderungen: Sie beschreiben Ihren Bedarf, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote.

Angebotsvergleich

Was kosten Zeiterfassungs­systeme?

In der Regel sind Zeiterfassungs­systeme in unterschiedlichen Preismodellen erhältlich, die sich nach dem Funktionsumfang richten. Da der Markt sehr vielschichtig ist und es Dutzende Anbieter gibt, lassen sich pauschale Aussagen nur sehr schwer treffen.

Analoge Erfassungs­möglichkeiten

Analoge Erfassungs­möglichkeiten wie der Stundenzettel oder eine klassische Stempeluhr sind (in der Anschaffung) günstig, verursachen jedoch „nach hinten raus“ Kosten. Nämlich dann, wenn die Personalabteilung alle erfassten Daten digitalisieren muss. Einfache Stempeluhren gibt es bereits ab 199 Euro.

Stationäre Terminals / Kiosksysteme

Stationäre Terminal- oder Kiosksysteme verursachen initiale Anschaffungskosten, besonders wenn eine ausgeklügelte Technologie ins Spiel kommt. Karten und Chips müssen verwaltet werden, zudem ist ein Verlust derer nicht auszuschließen. Nach der Anschaffung können gegebenenfalls Wartungs- und Reparaturkosten auf Unternehmen zukommen. Wächst die Belegschaft, werden je nach System neue Transponder zur Zeiterfassung benötigt. Je nach Technologie variieren die Kosten für Terminal- und Kiosksysteme. Die Preisspanne liegt zwischen rund 300 Euro und 1.200 Euro.

Zeiterfassungs­software & Apps

Zeiterfassungs­software und Apps werden in der Regel als webbasierte Anwendungen angeboten, sie können gegen eine monatliche bzw. jährliche Gebühr genutzt werden. Auch Lizenzmodelle werden angeboten. Hier kaufen Sie die Software und dürfen diese auf den Endgeräten installieren. Da die Daten elektronisch erfasst sind, können sie i. d. R. per Schnittstelle an die Buchhaltung übermittelt werden. Das spart Zeit und vermeidet Folgekosten, wie sie bspw. bei analogen Erfassungs­möglichkeiten entstehen. Die Preise richten sich nach dem Leistungsumfang und unterscheiden sich je nach Tarifmodell der Anbieter. SaaS wird bspw. ab 4 Euro pro Nutzer pro Monat angeboten, während eine Lizenz für einen Firmen­standort ab ca 59 Euro pro Monat erhältlich ist.

tradingtwins-Tipp: Häufig ist eine jährliche Zahlungsweise günstiger als eine monatliche Abrechnung. Für individuelle Angebote empfehlen wir Ihnen, sich direkt bei den Anbietern zu informieren oder unser kostenloses Service-Formular zu nutzen. Um die passende Software für Ihren Betrieb zu finden, bieten viele Anbieter eine kostenlose Testphase an. Diese dauert üblicherweise 14 Tage.

Kauf oder Abo?

Zeiterfassungs­systeme können Sie kaufen oder im Abo erhalten. In der Regel wird Software häufiger im Abo angeboten, während Terminals zu erwerben sind. Welche Variante für Sie die passende ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Besonders praktisch ist jedoch, dass Sie sowohl den Kaufpreis als auch die Mietkosten als Betriebskosten steuerlich geltend machen können.

Arbeitszeit & Datenschutz

Wie die genaue Regelung der Arbeitserfassung aussehen wird, ist derzeit noch unklar. Doch feststeht: Bei der Erfassung, egal, mit welchem System, werden personenbezogene Daten der Mitarbeitenden gesammelt. Allerdings ist der Arbeitgeber zum Dokumentieren und Verarbeiten dieser Daten verpflichtet und muss zwangsläufig die Datenschutzregeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Diese besagt nach Artikel 5, dass die Daten für eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden dürfen. Außerdem müssen die Daten minimiert werden, also dem Zweck angemessen und erheblich auf das notwendige Maß beschränkt sein. Wir empfehlen Ihnen, sich bei diesem komplexen Thema an einen Datenschutz­beauftragten zu wenden, der Ihnen kompetente und rechtskonforme Auskunft geben kann.

Achtung bei der Zeiterfassung: Gemäß der DSGVO sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

  • Sie dürfen Mitarbeitende nicht lückenlos überwachen.
  • Daten der Zeiterfassung müssen nach Ablauf einer festgelegten Frist gelöscht werden. Nach der DSGVO dürfen sie nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist. Gleichzeitig ist ArbZG § 16 Abs. 2 zu berücksichtigen, laut dem die Nachweise der Überstunden mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. Sollten steuerrechtliche Aufbewahrungs­pflichten anwendbar sein, müssen die Arbeitszeiten für zehn Jahre gespeichert werden.
  • Nur der Vorgesetzte darf Einblick in die Arbeitszeiten erhalten.

Arbeitgeber sollten zudem ein Zeiterfassungs­system wählen, das gemäß der DSGVO arbeitet und den Datenschutz der Mitarbeitenden berücksichtigt. So können sie sicher sein, gesetzeskonform zu arbeiten.

Funktionen von Zeiterfassungs­systemen

In modernen und digitalen Zeitwirtschafts­systemen ist die Zeiterfassung häufig eine Basisfunktion. Je nach Programm sind umfangreiche zusätzliche Features inbegriffen, die je nach Branche und Unternehmen besonders praktisch sein können. Grundlegende Funktionen stellen wir Ihnen hier vor, allerdings enthält nicht jedes System jede Funktion. Erkundigen Sie sich vor einer Anschaffung bei den Anbietern und machen Sie zunächst eine Bedarfsanalyse , damit Sie das System finden, das am besten zu Ihrem Betrieb passt.


Mit der Zeiterfassung dokumentieren Sie lückenlos Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten und können auf dieser Grundlage Überstunden oder Minusstunden nachvollziehen.


Ein integrierter Urlaubsplaner ermöglicht Unternehmen, Urlaubszeiten sinnvoll zu planen und Personalkapazitäten zu berücksichtigen. Auch Krankheitstage oder Fortbildungen können in den Planer eingetragen werden.


In Unternehmen wird häufig nicht nur an einem Projekt gearbeitet. Um Projektzeiten zuzuordnen und die Übersicht zu behalten, können mit der Projekt­zeiterfassung alle Projekte einzeln erfasst werden und auch Kunden gegenüber belegt werden. Je nach Software können Mitarbeitende Projektzeiten auch mobil und somit ortsunabhängig dokumentieren.


Wenn Sie Dienstleistungen anbieten, erstellt die Software am Ende eines Projektes eine Rechnung mit den geleisteten Arbeitsstunden, die Sie an die Kunden versenden können.


Besonders praktisch: Stundenzettel müssen nicht mehr mühselig zusammengerechnet werden. Unternehmen, in denen beispielsweise Überstunden ausbezahlt werden, Schichtdienst geleistet oder nach Stunden abgerechnet wird, profitieren von einem Zeiterfassungs­system, das sich per Schnittstelle mit der Personal­software verbindet und die Ist- und Soll-Arbeitszeit automatisch abgleicht.


Ob im Krankenhaus, im Hotel oder der Gastronomie: Es gibt Berufe, bei denen in Schichten gearbeitet werden muss. Um den Überblick zu behalten und digitale Pläne erstellen zu können, bieten manche Programme zusätzliche Lösungen zur Schichtplanung an.


Spezialprodukt oder Nebenprodukt von HR-Programmen?

Zeiterfassungs­systeme gibt es einerseits als spezialisierte Produkte, in denen sich die Funktionen auf die Zeiterfassung beschränken. Darüber hinaus werden holistische HR-Programme angeboten, die neben der Personal­verwaltung, Dokumenten­verwaltung, digitalen Unterschriften und Co. auch Zeiterfassung beinhalten. Somit liegt es an Ihnen, für welche Art von System Sie sich entscheiden. Wir empfehlen Ihnen, eine Bedarfsanalyse vorzunehmen und sich anschließend bei einzelnen Anbietern oder über unser kostenloses Service-Formular über die Produkte zu informieren.

Integration in HR-Systeme

Die meisten Zeiterfassungss­ysteme verfügen über Schnittstellen, mit denen Sie die Daten in andere Programme des Unternehmens automatisch übertragen können. Je nach System bestehen Integrations­möglichkeiten zu ERP-, CRM- oder Projektmanagement­systemen sowie der Lohnbuchhaltung. Dies erleichtert den Workflow und reduziert die Fehleranfälligkeit. Eine Verknüpfung zu DATEV ermöglicht bspw. die Übertragung der Arbeitszeiten in das DATEV-System und vereinfacht die Gehaltsabrechnung um ein Vielfaches, besonders wenn nach Stunden abgerechnet wird. Durch Schnittstellen zu Rechnungs­programmen können projektbezogene Arbeiten automatisch übertragen und zur Erstellung einer Rechnung genutzt werden.

Welche Schnittstellen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von den Zeiterfassungs­systemen ab. Häufig reicht schon ein Blick auf die Websites der Anbieter, alternativ lohnt sich ein beratendes Gespräch. Sollte eine Integration in bestehende Programme des Unternehmens nicht möglich sein, erkundigen Sie sich, ob Sie die Arbeitszeiten als CSV-Datei exportieren können. Liegt eine solche Datei vor, kann diese wiederum in viele andere Programme importiert werden.

Vorteile der Zeiterfassung

Trotz der bestehenden Pflicht zur Zeiterfassung dokumentieren laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom aus 2023 nur 59 Prozent der befragten Unternehmen die Arbeitszeiten. 28 Prozent wollten im Befragungsjahr damit beginnen. Auch wenn die Pflicht zur Arbeits­zeiterfassung eine Umstellung bedeutet, bietet sie einige Vorteile und nicht nur bürokratischen Aufwand.

Vorteile für Arbeitnehmer

  • Fairness: Jede Überstunde wird erfasst, kann abgebaut oder ausgezahlt werden. So lässt sich verhindern, dass besonders fleißige oder überlastete Beschäftigte zu viel arbeiten oder sich anderen Kollegen gegenüber benachteiligt fühlen.
  • Transparenz: Neben Überstunden werden auch Minusstunden dokumentiert und zeitnah nachgearbeitet.
  • Planbarkeit: Fehlzeiten wie Arzttermine können besser eingeplant werden.
  • Schutz: Gerade bei flexiblen Arbeitszeiten oder auf Dienstreisen können sich schnell Überstunden ansammeln, die nun transparent erfasst werden.

Vorteile für Arbeitgeber

  • Rechtskonformität: Sie stehen rechtlich auf der sicheren Seite, wenn Sie ein Zeiterfassungs­system zur Verfügung stellen und die Belegschaft verpflichten, es zu nutzen.
  • Einsatzplanung: Mit der Zeiterfassung haben Sie die Kapazitäten der Belegschaft im Blick und wissen, wer entlastet werden muss und wer Aufgaben übernehmen kann.
  • Lohnbuch­abrechnung: Ist die Zeiterfassung digitalisiert, lassen sich Überstunden und Arbeitszeiten dank moderner Technik einfacher abrechnen.

Checkliste: So finden Sie das passende Zeiterfassungs­system

Welches Zeiterfassungs­system ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet? Ein stationäres Terminal mit RFID-Chip oder Fingerabdruck oder doch besser eine Software, die sowohl unterwegs als auch im Homeoffice genutzt werden kann? Unsere Checkliste hilft, den Bedarf für Ihr Unternehmen zu bestimmen.

  1. Zeiterfassungstool: Welche Hardware und Software wird zur Arbeitszeiterfassung benötigt? Wo ist die Belegschaft im Einsatz? Im Homeoffice? Im Betrieb? Im Außendienst? Wie soll die Belegschaft die Arbeitszeit erfassen?
  2. On premise oder Cloud: Können Sie im Unternehmen Server und Speicherkapazitäten für eine Software bereitstellen? Oder möchten Sie ein Zeiterfassungssystem lieber als Abomodell in der Cloud buchen?
  3. Terminal: Falls Sie sich für die Terminal-Variante entscheiden: Wie viele Eingänge gibt es, an denen Terminals positioniert werden müssen? Wie viele RFID-Transponder benötigen Sie bzw. wie soll die Belegschaft die Arbeitszeiten registrieren?
  4. Bedarfsanalyse: Welche Funktionen benötigen Sie? Geht es Ihnen um die reine Zeiterfassung oder benötigen Sie darüber hinaus weitere Funktionen? Branchentypische Software bietet beispielsweise oftmals auch die Erstellung von Schichtplänen oder Projekt­zeiterfassung an.
  5. Anbieteranalyse: Auf dem Markt gibt es Dutzende Anbieter für Zeiterfassungs­systeme. Hier hilft nur ein Vergleich anhand der Kriterien, die Sie in den ersten vier Schritten festgelegt haben. Suchen Sie sich fünf Anbieter raus, die am besten zu Ihrem Bedarf passen und gehen Sie in die nächste Phase.
  6. Kostenlose Testphasen nutzen: In der Regel können Sie - zumindest bei Zeiterfassungs­software - die Produkte der Anbieter bis zu zwei Wochen kostenlos testen. Nutzen Sie diese Phase und testen Sie alle Funktionen auf Herz und Nieren. Nur so erfahren Sie, ob das System den Ansprüchen Ihres Arbeitsalltages genügt.
  7. Kauf und Implementierung: Ist die Entscheidung gefallen, wählen Sie das System, das am besten zu Ihrem Bedarf passt. Je nachdem wie umfangreich das System ist oder ob Sie Hilfe wünschen, wird die Implementierung von einem Fachmann vorgenommen und die Belegschaft geschult.

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Sie beschreiben Ihren Bedarf für Zeiterfassungs­systeme, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote.

Angebotsvergleich

Wie ist die gesetzliche Lage zur Arbeits­zeiterfassung?

Bis 2019 mussten Beschäftigte nach ArbZG § 16 Abs. 2 lediglich ihre Überstunden dokumentieren. Am 14. Mai 2019 fällte der EuGH das sogenannte „Stechuhr-Urteil“, das die „Mitgliedstaaten in die Pflicht nimmt, ein System zur Arbeitszeit­erfassung einzuführen. Konkret heißt es in dem Urteil, dass Mitgliedstaaten die Arbeitgeber [...] verpflichten [müssen], [ein] objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“

Auf dieses Urteil bezog sich das Bundes­arbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil vom 13. September 2022, als es verbindlich entschied, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten dokumentiert werden muss. Arbeitgeber sind nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutz­gesetzes (ArbSchG) - unter Vornahme einer unionsrechts­konformen Auslegung - verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeiten erfasst werden können. Dieser verbindliche Beschluss ist bereits geltendes Recht und von Arbeitgebern zu beachten. Ein System zur Zeiterfassung muss bereitgestellt und tatsächlich genutzt werden. Wie die Pflicht zur Arbeitszeit­erfassung im Detail aussehen soll, wurde jedoch offen gelassen. Der Beschluss ist vor allem als Handlungsauftrag für die Bundesregierung zu sehen.

Undeutliche Gesetzteslage in puncto Arbeitszeit­erfassung

Auf eine Reform des Arbeitszeit­gesetzes konnte sich die Regierung bisher noch nicht verständigen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) legte zwar im April 2023 einen Referentenentwurf vor, doch über den wird regierungsintern noch beraten. Wann es zu einer Einigung kommt, ist ungewiss. Die derzeitige gesetzliche Gestaltung der Arbeitszeit­erfassung lässt noch viele Fragen offen. Gleichzeitig ist unklar, ob der Gesetzentwurf so angenommen wird oder ob Änderungen vorgenommen werden. Nachfolgend geben wir den aktuellen Informationsstand wieder, der sich jedoch mit einem neuen Beschluss ändern kann.


Derzeit verpflichtet § 16 Absatz 2 des ArbZG Arbeitnehmende zur Aufzeichnung ihrer Überstunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen. Arbeitgeber müssen grundsätzlich ein System zur Zeiterfassung bereitstellen. Die Arbeitszeit­nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Aufsichts­behörde vorzulegen.


Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeit­dokumentation sind laut BMAS noch nicht getroffen. Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen. Laut Gesetzentwurf soll die Aufzeichnung jedoch künftig elektronisch erfolgen. Aber: Um die Höchst­arbeitszeit von acht Stunden sowie die Ruhezeiten einhalten zu können, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.


Ausgenommen von der elektronischen Zeiterfassung sind laut Gesetzentwurf Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden. Hier reicht auch eine analoge Erfassung, zum Beispiel handschriftlich. Auch Tarifparteien können Ausnahmen vereinbaren. Die Sonderregelungen gelten auch für bestimmte Zielgruppen. Beispielsweise soll das Jugendarbeits­schutzgesetz um die neuen Regelungen ergänzt werden.


Übergangsregelungen für ein elektronisches Zeitwirtschafts­system sind laut Gesetzentwurf vorgesehen, die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich lang ausfallen:

  • Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten haben ein Jahr Zeit zur Umsetzung.
  • Betriebe mit weniger als 250 Angestellten haben zwei Jahre Zeit zur Umsetzung.
  • Betriebe mit weniger als 50 Angestellten haben fünf Jahre Zeit zur Umsetzung.
  • Kleinbetriebe mit bis zu zehn Angestellten sind von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen.

Nach derzeitiger Gesetzeslage können Arbeitgeber nicht unmittelbar dafür geahndet werden, wenn die Arbeitszeiten nicht erfasst werden. Dennoch gibt es eine gültige Rechtsprechung, an die man sich halten sollte. Zudem sieht das Arbeits­zeitgesetz Bußgeld- und Straf­vorschriften vor. Dort werden unter anderem die Aufzeichnung von Überstunden und die Aufbewahrung der Dokumentation von zwei Jahren genannt. Kommen Arbeitgeber dem nicht nach, kann dies mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.


Für bestimmte Berufsgruppen gelten Sonderregelungen und eigene Gesetze bezüglich der Arbeitszeiten. Namentlich genannt werden im Arbeits­zeitgesetz der öffentliche Dienst (§ 19), die Luftfahrt (§ 20), die Binnenschiff­fahrt (§ 21) sowie der Straßentransport (§ 21a).


Im Außendienst ist die Arbeitszeit­erfassung Pflicht. Denn gerade bei Mitarbeitenden mit Reisetätigkeit kann die erlaubte Höchstsumme von acht, in Ausnahmefällen zehn, Arbeitsstunden schnell erreicht werden. Der EuGH hat 2015 festgelegt, dass für Außendienst­mitarbeitende die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden, von Kunde zu Kunde und vom letzten Kunden zurück zu ihrem Wohnort als Arbeitszeit zählt, sofern sie keinen festen oder gewöhnlichen Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Arbeiten die Mitarbeitenden für gewöhnlich im Unternehmen, gilt die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden und die Rückfahrt vom letzten Kunden nach Hause nicht als Arbeitszeit.

Auch auf Dienstreisen müssen Arbeitszeiten erfasst werden. Hier ist genau festzuhalten, wann gearbeitet wird und wann nicht. Grundsätzlich stellen Dienstreisen sowie deren zeitliche Erfassung und Vergütung ein komplexes Thema dar. Häufig landen solche Fälle vor Gericht, weil Arbeitgeber und Arbeitnehmende unterschiedliche Auffassungen davon haben, welche Zeiten vergütet werden und welche nicht.


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