Frankiermaschinen sorgen für Zeit- und Kostenersparnis im Büroalltag

Wer kennt es nicht: Kaum hat man einen Brief fertig verfasst, fragt man sich schon, mit welcher Briefmarke er versehen werden muss, bevor man diese dann umständlich per Hand löst und auf dem Brief anbringt. Gerade in der Postbearbeitung in Büros, in denen tagtäglich viele Briefe über den Schreibtisch wandern, ist das händische Frankieren eines Briefes mit viel zeitlichem Aufwand verbunden. Zeit ist Geld, und so wird aus dem Zeitfaktor für Unternehmen zusätzlich ein Kostenfaktor. Eine passende Alternative bieten Frankiermaschinen, die nach einmaliger Anschaffung für eine effektive Zeit- und Kostenreduzierung bei der Postbearbeitung in Unternehmen sorgen.

Wie funktioniert eine Frankiermaschine?

Ähnlich wie ein normaler Drucker bekommt ein digitales Frankiergerät elektronische Informationen darüber übermittelt, was gedruckt werden soll, und führt diesen Druckbefehl dann aus. Die elektronischen Daten ergeben sich, indem man zwischen weiteren Auswahlmöglichkeiten wie Sendungsart (Brief, Postkarte etc.), Porto oder Zusatzbeschriftung wählt.

Frankiermaschinen leiten mit wenigen Klicks zum Ziel

Während einige digitale Frankiergeräte nur für Briefe verwendbar sind, kann man bei anderen Frankiermaschinen auch zwischen verschiedenen Optionen wie Brief, Päckchen, Postkarte etc. eine Auswahl treffen. Hat man das gewünschte Produkt gewählt, ermittelt je nach Modell der Frankiermaschine eine extern angeschlossene oder eine integrierte Waage in einem nächsten Schritt, welches Porto zur Freimachung der Sendung notwendig ist. Optional können Frankiermaschinen die Sendungen entsprechend der Corporate Identity daraufhin noch individuell mit einem Firmenlogo oder einem Werbeslogan versehen.

Freimachung mittels Deutsche Post Frankit

Wurden Sendungsart, benötigtes Porto und eventuell eine weitere Beschriftungsart ausgewählt, ergibt sich für Frankiergeräte der jeweilige Druckbefehl, und die Postsendung wird bedruckt.

Frankiermaschinen bedrucken die Briefe mit einem Frankit-Datamatrix-Code. Dadurch ist für die Deutsche Post ersichtlich, dass die Sendungen mittels Porto freigemacht wurden und Sendungsnummer, Frankiermaschinenmodell sowie Frankierart können verschlüsselt entnommen werden.

Frankiergeräte in Unternehmen: einfache Umstellung und komfortable Nutzung

Frankiermaschinen wie beispielsweise von Postalia, Francotyp oder Telefrank lassen sich intuitiv bedienen. Die Umstellung auf automatische Postbearbeitung durch Frankiermaschinen ist dadurch kinderleicht, und Mitarbeiter benötigen keinerlei Einarbeitung in die Verwendung digitaler Frankiermaschinen. Ergeben sich dennoch einmal Fragen, bieten so gut wie alle Anbieter von Frankiermaschinen Hilfe durch einen Online-Support. Durch den Anschluss an ein Support-Center und durch automatische Meldungen der Frankiermaschinen läuft man zudem keine Gefahr mehr, bei der Postbearbeitung in Büros über ein unzureichendes Portoguthaben oder über eine leere Tonerkartusche zu verfügen. Außerdem wird mittels digitalen Frankiergeräten eine Überbezahlung des Portos vermieden, schließlich ist der passende Betrag immer vorhanden.

Was kosten Frankiermaschinen?

Die Preise von Frankiermaschinen variieren zum einen je nach Zusatzleistungen wie zum Beispiel integrierter Waage, automatischer Portoberechnung oder automatischem Einzug. Zum anderen ergeben sich Unterschiede in den Kosten von Frankiergeräten durch weitere Faktoren wie beispielsweise durch das Briefvolumen oder die Schnelligkeit der Frankiermaschinen. So gibt es High-Volume-Frankiergeräte wie beispielsweise vom Anbieter Quadient, die bis zu 300 Briefe pro Minute frankieren – Frankiermaschinen mit Hochleistung also, was sich natürlich auch im Preis widerspiegelt.

Die Kosten für Frankiermaschinen ergeben sich nach Leistungsklasse

Je nach Effizienz kann man bei Einsteigermodellen, die gut für kleinere Unternehmen mit geringerem Postaufkommen geeignet sind, von einem Preis zwischen 500 und 1.000 Euro für digitale Frankiermaschinen rechnen. Für Unternehmen mit mittleren Briefmengen schwanken die Kosten für Frankiergeräte zwischen 1.500 und 4.000 Euro. Unternehmen mit sehr hohem Briefaufkommen benötigen Frankiermaschinen mit leistungsstarker Kapazität und einem Volumen von bis zu 7.000 Briefen stündlich. Hierbei sind Frankiermaschinen in sogenannte Postanlagen inkludiert und beginnen preislich bei ca. 10.000 Euro.

Bei Frankiermaschinen handelt es sich um Wertinvestitionen, die zum Anlagevermögen zählen. Diese sind wie verschiedene weitere Anlagegüter abschreibungsfähig. Laut AfA-Ta­bel­le des Bundesamts für Finanzen beträgt die Nutzungsdauer für Frankiermaschinen 8 Jahre.

Effektive Unterstützung bei der Postbearbeitung: Vorteile von Frankiermaschinen

Egal ob von Postalia, Pitney Bowes oder Quadient - Frankiermaschinen bieten eine leistungsfähige Unterstützung bei der Postbearbeitung in Unternehmen. Durch vielfältige Funktionen sorgen die Systeme unter anderem für eine effektive Zeit- und Kostenreduzierung. Wir haben die Vorteile von Frankiergeräten für Sie zusammengefasst:

Frankiermaschinen: Großer Nutzen, große Auswahl

So groß wie der Nutzen von Frankiermaschinen in Unternehmen ist, so groß ist auch die Auswahl an Anbietern, die Frankiegeräte herstellen und vermarkten. Die Namen der wohl bekanntesten Hersteller von Frankiermaschinen lauten Pitney Bowes, Telefrank, Quadient, ehemals Neopost, oder Francotyp Postalia. Gerade das Modell „Optimail30” der letztgenannten deutschen Marke ist in vielen Büros anzutreffen.

Frankiermaschinenmodelle je nach Briefvolumen wählen

Allen Anbietern gemein ist, ihre Frankiermaschinen je nach Briefvolumen zu unterscheiden. So führen alle Hersteller digitale Frankiergeräte für geringes, mittleres und hohes Postaufkommen. Beispielsweise sind die Produktlinien „DM60iR” von Pitney Bowes, „PostBase mini” von Francotyp-Postalia oder unter dem gleichen Namen „PostBase” auch des Schweizer Unternehmens Koelliker wie gemacht für einige wenige Briefe pro Tag.

Laut dem Hersteller Telefrank rechnet sich eine Investition in sein Modell „BasicLight” bereits ab sieben Briefen pro Tag. Für ein mittleres Postaufkommen seien Frankiergeräte wie „IN-600” von Quadient oder „SendPro® C” von Pitney Bowes beispielhaft aufgeführt.

Bei sehr hohen Briefmengen ist man in seinem Unternehmen mit einer effizient arbeitenden Frankiermaschine für Profis gut beraten, wie es beispielsweise die „PostBase” Frankiersysteme darstellen, so exemplarisch die „Postbase One” Frankiermaschine von FP, Francotyp-Postalia.

Frankiermaschinen und notwendiges Equipment: Welche Zusatzkosten entstehen?

Frankiermaschinen funktionieren wie Drucker und müssen daher ebenfalls mit Tonerkartuschen versorgt werden, die mit um die 100 Euro zu Buche schlagen. Je nach Modell druckt das Frankiergerät den Frankit-Code der Deutschen Post direkt auf den Brief oder auch auf sogenannte Frankierstreifen, welche in einer Verpackungseinheit von 1.000 Streifen für um die 50 Euro erworben werden müssen. Ansonsten fallen mit Ausgaben neben dem Porto und den Beträgen für Briefumschläge keine weiteren Kosten beim Gebrauch einer Frankiermaschine an.

Frankiermaschinen für Unternehmen leasen oder mieten?

Neben dem Kauf eines Frankiergeräts bietet es sich auch an, dieses nützliche Gerät zu leasen oder zu mieten. Erwägt man auf diese effiziente Art der digitalen Postbearbeitung umzustellen, ist das Mieten von Frankiermaschinen dem Leasen jedoch vorzuziehen. Gegen das Leasing einer Frankiermaschine spricht unter anderen, dass hier Frankit-zertifzierte Tintenpatronen eigenständig besorgt werden müssen. Zudem sollte beachtet werden, dass sämtliche Kosten für die Beauftragung eines Experten für fachmännische Reparaturen oder Wartungsarbeiten von Ihnen selber getragen werden müssen. Des Weiteren müssen Sie sich eigenständig um den Anschluss, das Einrichten und die Anmeldung der Frankiermaschine bei der Deutsche Post kümmern. In einem Mietverhältnis ist dies nicht der Fall, da Ihnen diese Punkte in der Regel von Anbieter abgenommen werden.

Fazit: Frankiermaschinen besser mieten statt leasen

Da die Fachhändler eine ordnungsgemäße Wartung schwer überprüfen können, ziehen nahezu alle Anbieter von Frankiermaschinen auf ihren Websites das Mietangebot dem Leasing vor. Denn mietet man ein Frankiergerät, ist ein technischer Voll-Service inklusive. So ist beispielsweise das Modell „DM60iR” von Pitney Bowes bereits ab ca. 20 Euro pro Monat bei voller Wartung und Instandhaltung als Frankiermaschine für Unternehmen erhältlich und wird auch durch die Firma selbst bei der Post angemeldet.

tradingtwins-Tipp: Porto-Rabatt dank Frankiermaschine

„Zusätzlich von Vorteil kann auf lange Sicht gesehen sein, dass die Deutsche Post jedem Besitzer eines Frankiergeräts ab einem Ladebetrag von 200 Euro 1% Entgeltermäßigung gewährt. Was auf den ersten Blick nicht besonders viel erscheint, zeigt sich bei näherem Hinsehen jedoch als deutlich rentabel, bedenkt man einmal, wie viel Porto für die Versendung von Rechnungen, Mahnungen, Päckchen etc. gerade bei großen Unternehmen wöchentlich anfällt, oder um wie viel Cent der Portobetrag für einfache Briefe in den letzten Jahren gestiegen ist. “

Anna

tradingtwins Redaktion

Wie lassen sich Frankiermaschinen aufladen?

So einfach wie Frankiermaschinen die Postbearbeitung in Büro und Betrieb erledigen, so einfach lassen sich die Geräte auch mit Porto versehen. Um Frankiermaschinen aufzuladen, sodass die Geräte die Briefe und Päckchen mit Porto versehen können, ist hier lediglich eine Internetverbindung sowie ein Bankkonto nötig.

Wie lange ist eine Frankiermaschine gültig?

Im Allgemeinen ist eine bei der Deutschen Post angemeldete Frankiermaschine unbegrenzt gültig, sofern ein Vertrag über die Nutzung unverändert aktiviert ist. Solch einen Vertrag schließt in der Regel der Anbieter der Frankiermaschine, für die Sie sich entscheiden, für Sie ab. Zudem schreibt die Deutsche Post AG vor, dass sich Frankiermaschinen, um eine Nutzung sicherzustellen, alle 4 Wochen verbinden müssen. Je nachdem, welches Modell man besitzt, passiert dies jedoch automatisch. Da sich sowieso nur Unternehmen mit täglichem Briefaufkommen für eine maschinelle Postbearbeitung mittels Frankiergerät entscheiden, hat dies jedoch meist keine Bedeutung.

Überlegen Sie, Ihr Unternehmen mit Frankiermaschinen auszustatten, um Zeit und Geld zu sparen? Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrer Suche nach dem bestmöglichen Frankiergerät, abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Kontaktieren Sie uns für einen bedarfsgerechten kostenlosen Vergleich verschiedener Frankiermaschinen.