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Finanzierung von Druckern, Kopierern und Multifunktionsdruckern

In der Anschaffung von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten lassen sich mit Kauf, Miete und Leasing verschiedene Finanzierungsoptionen unterscheiden. Ob diese in Büro, Betrieb oder Druckerei zum Einsatz kommen: grundlegend ist vor allem die Frage nach der Finanzierung. Kauf, Miete und Leasing gehen mit Vor- und Nachteilen einher, welche besonders bei Neugründungen, im Aufbau von Druckerflotten oder in der Anschaffung mehrerer Geräte berücksichtigt werden sollten. Die Unterschiede in den Finanzierungsmöglichkeiten wirken sich zudem sowohl auf die Bonität des Unternehmens als auch die Möglichkeiten zur steuerlichen Abschreibung aus.

Kauf, Miete oder Leasing?

Kauf, Miete und Leasing beschreiben allgemein die bekanntesten Finanzierungsformen. Oft wird die Frage nach der ‘richtigen‘ Art der Finanzierung gestellt. Jedoch lässt sich diese nur schwer pauschal beantworten, da jede Entscheidung individuell und im Hinblick auf die Wünsche und finanziellen Mittel des Unternehmens getroffen werden sollte. Sowohl eine Aufstellung der Finanzierungsoptionen als auch der Angebotsvergleich von tradingtwins kann Ihnen bei der Auswahl einer Lösung behilflich sein, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Flexibilität und Entscheidungsfreiheit durch Kauf

Der Kauf eines Druckers, Kopierers oder Multifunktionsgerätes stellt eine der schnellsten und beliebtesten Möglichkeiten für gewerbliche Anschaffungen dar. Die Vorteile liegen hier auf der Hand, und so punkten Kaufmodelle vor allem durch eine große Entscheidungsfreiheit. Es besteht keine Vertrags- oder Markenbindung und Käufern wird eine große Auswahl an Modellen ermöglicht. Mit dem Kauf eines Gerätes werden Sie Eigentümer und können frei über dessen Verfügung entscheiden. So können Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte bei einer Nichtbenutzung einfach weiterverkauft werden. Der Besitz des Gerätes ist jedoch mit Pflichten verbunden. So müssen Käufer beispielsweise die Instandhaltung des Gerätes durch regelmäßige Wartungen und Reparaturen sicherstellen sowie sich um die Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien wie Tinte, Toner und Papier kümmern. Eine Ausnahme stellt die Garantiezeit dar - hier können defekte Geräte innerhalb des Garantiezeitraums kostenlos repariert oder ausgetauscht werden.

Lieferung von Verbrauchsmaterial

Je nach Anbieter und Druckermodell kann die Lieferung von Verbrauchsmaterial automatisch ablaufen. Hier kann entweder ein Vertrag mit dem Anbieter des Druckers geschlossen werden, welcher regelmäßige Lieferungen von Tinte, Toner oder Papier vorsieht. Zudem lassen sich viele moderne Geräte auf Wunsch mit dem Hersteller verbinden, wobei eine automatische Nachbestellung ausgelöst wird, sobald ein bestimmter Schwellenwert unterschritten wird.

Außerdem ist zu beachten, dass für den Kauf eines Druck- und Kopiersystems ein gewisses Kapital vorhanden sein muss, insbesondere wenn mehrere Geräte zum Aufbau einer Druckerflotte angeschafft werden. Moderne Geräte mit aktueller Technik sind zudem oft kostenintensiv. Eine Alternative bietet der Gebrauchtkauf, wodurch die anfallenden Kosten reduziert werden können. Je nach Anbieter lassen sich gegebenenfalls auch Ratenzahlungen vereinbaren. Jedoch muss hier mit einem preislichen Aufschlag durch anfallende Zinsen gerechnet werden.

Planungssicherheit und aktuellste Technik durch Leasing

Verschiedene Anbieter ermöglichen das Leasing von Druck- und Kopiersystemen. Leasing unterscheidet sich durch einige wesentliche Punkte von der Miete. Zwar werden auch hier monatliche Zahlungen geleistet, jedoch bleibt der Leasinggeber Eigentümer des Gerätes. Außerdem trägt der Leasingnehmer die Verantwortung für die Instandhaltung des Gerätes, somit auch für anfallende Reparatur- und Wartungskosten sowie Kosten für Verbrauchsmaterialien.

Eine Ausnahme stellen Full-Service Leasingverträge dar, in welchen sich der Leasinganbieter zu bestimmten Serviceleistungen verpflichtet. Hierzu können je nach Anbieter Wartungs- und Reparaturservices und Materiallieferungen zählen. Der rechtliche Status von Leasingnehmern als Nutzer und nicht Eigentümer des Gerätes bringt einige Vorteile mit sich. Leasing ist bilanzneutral, da Leasingverhältnisse nicht in Unternehmensbilanzen auftauchen. So wird das Eigenkapital geschont, welches sich vor allem auf die Vergabe von Krediten vorteilhaft auswirkt.

finanzierung
Leasing bietet eine bilanzneutrale Alternative zum Kauf

Zudem wird kein großer Kapitaleinsatz benötigt, wodurch die Liquidität des Unternehmens geschont wird. Insbesondere wenn die finanziellen Mittel zum Kauf nicht ausreichen, kann Leasing eine gute Alternative darstellen. Leasingverträge sind jedoch auf längere Zeiträume ausgelegt und erfordern eine vergleichsweise lange Vertragsbindung. Mit Ablauf des Vertrages bekommen Sie in der Regel die Option zum Kauf des Gerätes.

Entscheiden Sie sich dagegen, ist darauf zu achten, dass das Gerät im vertragsgemäßen Zustand zurückgegeben wird, da Gebrauchsspuren oder Beschädigungen zu Ihren Lasten gehen können. Zudem sollte beachtet werden, dass Leasingverträge nicht ohne Weiteres aufkündbar sind. Während regelmäßige Raten für eine sichere Finanzplanung sorgen, können sich die langen Vertragslaufzeiten von 24 - 72 Monaten in finanziellen Notlagen negativ auswirken. Allgemein ermöglicht Leasing die Anschaffung von aktuellen Geräten und Technologien - auch bei kleinem Budget. Gerade bei kostenintensiven Geräten wie Großformatdruckern oder Plottern kann Leasing eine geeignete Finanzierungsform darstellen.

Unser Experten-Tipp: Ratenausfallversicherung

"Insbesondere bei langen Vertragslaufzeiten kann es ratsam sein, eine Ratenausfallversicherung abzuschließen. Diese springt ein, wenn Kredit- oder Leasingnehmer nicht mehr in der Lage sind, die anfallenden Raten zu bedienen. Die Versicherung greift beispielsweise im Fall von Arbeitslosigkeit, Arbeitsunfähigkeit oder Todesfällen. Je nach Länge der Laufzeit des Vertrages und Höhe der monatlichen Raten kann der Abschluss einer solchen Versicherung sinnvoll sein."

Anna

Anna

Online Redaktion

Kurzzeitnutzung und Kostenübernahme durch Miete

Während bei Druck- und Kopierlösungen vor allem Leasing- und Kaufoptionen angeboten werden, ermöglichen einige Anbieter ebenfalls die Miete von Geräten. Miete beschreibt das zeitlich gewährte Nutzungsrecht eines Gerätes gegen eine monatliche Gebühr. Die Rechten und Pflichten liegen im Vergleich zum Leasing beim Anbieter, wodurch dieser im Reparatur- und Schadensfall für entstehende Kosten aufkommt. Mietverträge besitzen in der Regel kürzere Laufzeiten als Leasingverträge und sind zu regelmäßigen Zeitpunkten kündbar, welches Flexibilität garantiert. Hier ist auf die Verlängerung des Vertrages zu achten, welche automatisch passiert, insofern dieser nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt gekündigt wird. Streben Sie die Kündigung an, müssen entsprechende Fristen beachtet werden.

Auch das Mieten von Geräten schont die Liquidität, da die Zahlungen vergleichsweise gering sind und kein großes Eigenkapital vorhanden sein muss. Die Miete von Druck- und Kopiergeräten hebt sich zudem durch die Möglichkeit der Kurzzeitmiete von Kauf und Leasing ab. Je nach Anbieter lässt sich zwischen Tages-, Kurz- und Langzeitmiete unterscheiden, so dass Geräte auch für kürzere Zeiträume gemietet werden können. Außerdem ermöglichen bestimmte Anbieter die Miete von gebrauchten Geräten, wodurch sich der Mietpreis verringert. Ebenso wie Leasing-, können Mietoptionen markengebunden sein.

Kauf


  • Entscheidungsfreiheit
  • Auswahl an Marken & Modellen
  • Möglichkeit zum Weiterverkauf
  • Flexibilität
  • Materiallieferungen
  • Kapitaleinsatz nötig
  • Verantwortung Instandhaltung

Leasing


  • Bilanzneutral
  • Geringer Kapitaleinsatz
  • Sichere Finanzplanung
  • Aktuelle Technik
  • Full-Service möglich
  • Lange Vertragsbindung
  • Markenbindung
  • Verantwortung Instandhaltung

Miete


  • Bilanzneutral
  • Geringer Kapitaleinsatz
  • Keine Verantwortung für Instandhaltung
  • Kurzzeitmiete
  • Sichere Finanzplanung
  • Full-Service möglich
  • Geringe Entscheidungsfreiheit
  • Markenbindung

Finanzielle Absicherung durch Total Cost of Ownership

Das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO) ist ein Konzept der erweiterten Finanzbetrachtung im Bezug auf eingekaufte Güter. Der Ansatz sieht dabei die ganzheitliche Betrachtung aller im Lebenszyklus des Gerätes anfallenden Kosten vor. Zu einer TCO-Analyse zählen alle Aspekte, die den Betrieb und die Nutzung des Gerätes betreffen, darunter auch Kosten für Strom, Verbrauchsmaterial und Wartung. Die Analyse sollte vor Investitionsentscheidungen durchgeführt werden, so dass ein kostensensibler Entschluss getroffen werden kann. Das ist nicht immer einfach, da Kostenpunkte in der Nutzung nicht immer direkt ersichtlich sind bzw. veränderte Rahmenbedingungen sich auf anfallende Kosten auswirken können. Jedoch kann bereits eine grobe Analyse der Kosten helfen eine fundierte Entscheidung zu treffen und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Viele Hersteller locken mit niedrigen (Kauf-)Preisen, jedoch sind nur Geräte mit niedrigen Gesamtkosten auch langfristig günstig. Ziel ist nicht den preisgünstigsten Drucker zu erwerben, sondern den wirtschaftlichsten.

Kostenanalyse nach TCO

Grundsätzlich dreht sich die TCO darum, ein Bewusstsein für anfallende Kosten rund um Druck- und Kopiersysteme zu entwickeln. Drei wesentliche Punkte sind hier:

  • Hardwarekosten= Kosten, die anfallen, wenn das Gerät erstmalig erworben wird. Im Fall eines Kaufs ist das der Kaufpreis, bei Miet- oder Leasingverhältnissen die monatlichen Ratenzahlungen.
  • Druckkosten= Regelmäßig anfallende Kosten für Tinte oder Tonerkartuschen und Papier. Diese hängen maßgeblich von Unternehmensanforderungen ab, wie bspw. Druckvolumen und davon, ob es sich um Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck handelt.
  • Betriebskosten= Ein wichtiger Faktor ist hier der Energieverbrauch des Gerätes. Vor allem energieeffiziente Drucker wirken sich vorteilhaft auf den Stromverbrauch des Unternehmens aus. Wartungs- und Reparaturkosten werden ebenfalls unter Betriebskosten gerechnet.

Langfristig betrachtet sind nur etwa 25% der TCO auf die tatsächlichen Anschaffungskosten zurückzuführen. Der Rest fällt durch die Nutzung und Wartung von Geräten an, wobei es hier durchaus Unterschiede im Verbrauch gibt, welche in Kauf-, Miet- oder Leasingentscheidung mit einbezogen werden sollten.Insgesamt sollten Betriebe und Büros eine individuelle und nachhaltige Print-Strategie entwickeln, wobei hier beispielsweise Managed Print Services in Anspruch genommen werden können oder über Wege in die Digitalisierung in Form des papierlosen Bürosnachgedacht werden kann.

Was ist bei der Finanzierung von Druckern und Kopierern zu beachten?

Bei der Finanzierung von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten sind vor allem vertragliche Konditionen zu beachten. Hier sollte insbesondere das Kleingedruckte berücksichtigt werden: Achten Sie auf vorzeitige Ablösegebühren sowie auf versteckte Kosten. Zudem ist es ratsam, Verträge mit möglichst kurzen Laufzeiten zu wählen. Allgemein sollte vor der Wahl des Gerätes und der Finanzierungsform ein Gesamtkostenvergleich im Hinblick auf Ihr Unternehmen und den Anwendungsbereich stattfinden. So lässt sich bestimmen, ob Kauf, Miete oder Leasing die passendste Form der Finanzierung für Sie darstellt.

Steuerliche Abschreibungen durch GWG - Druck- und Kopiersysteme

steuer
Steuerliche Abschreibungen führen zu Einsparungen

Drucker, Kopierer und Multifunktionsdrucker haben eine besondere Position inne, wenn es um das Thema der steuerlichen Abschreibungen geht. Während es generell möglich ist, diese als betriebliche Ausgabe abzusetzen, ist es nicht möglich Drucker und Kopierer als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) abzuschreiben.

GWGs beschreiben Geräte, bei denen der Anschaffungspreis unter 800€ netto liegt und die selbstständig nutzbar sind. Und gerade hier liegt das Problem bei Druckern und Kopierern: Da sie nur in Verbindung mit einem Computer nutzbar sind, gelten sie als Peripheriegeräte und sind somit nicht selbstständig verwendbar.

Da sie somit nicht als GWG abgeschrieben werden könne, gestaltet sich die steuerliche Absetzung von Druckern und Kopierern etwas schwieriger. Jedoch ist auch hier eine steuerliche Abschreibung möglich. Die steuerliche Absetzung kann entweder über Afa (Absetzung für Abnutzung) oder eine Poolabschreibung (Sammelposten) möglich gemacht werden.

AfA (Abschreibung durch Abnutzung)

Um Drucker, Kopierer und Scanner von der Steuer abzusetzen, müssen die Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt werden. Diese beträgt für Scanner und Drucker 3 Jahre, für Kopiergeräte 7. Wurde beispielsweise ein Drucker für 1200€ erworben, kann dieser über 3 Jahre á 400€ von der Steuer abgesetzt werden.

Poolabschreibung

Eine Poolabschreibung ist möglich, wenn das Gerät in den Kostenbereich von 250 - 1.000€ fällt. Hier wird aus allen angeschafften Gütern, die in den Wertebereich fallen, ein Pool gebildet. Dieser gilt pro Wirtschaftsjahr und lässt sich 5 Jahre lang gleichmäßig zu 20% abschreiben. Nutzungsdauer und Anschaffungszeitpunkt sind nicht relevant, da der Pool jedes Jahr neu gebildet wird.

Sonderfall Multifunktionsdrucker

Einen speziellen Fall stellen ebenfalls Multifunktionsgeräte dar. Diese sind auch ohne den Anschluss an einen Computer einsetzbar und somit selbstständig nutzbar. Somit können Multifunktionsdrucker als GWG abgesetzt werden, wenn sie unter der Grenze von 800€ netto liegen. Übersteigt das Multifunktionsgerät die Anschaffungsgrenze, ist eine Abschreibung über AfA möglich. Es ist jedoch zu beachten, dass sich die Abschreibung an der Funktion mit der kürzesten Nutzungsdauer orientiert. Sobald die Nutzungsdauer der Funktion abgeschrieben ist, gilt das Gerät als nicht mehr voll funktionsfähig. In Multifunktionsgeräten ist dies in der Regel der Drucker, wodurch ein Multifunktionsgerät 3 Jahre von der Steuer abgesetzt werden kann. Neben der steuerlichen Abschreibung des Kaufpreises ist es außerdem möglich anfallende Raten in einem Leasingverhältnis von der Steuer abzusetzen.

Wo lassen sich Drucker und Kopierer kaufen, mieten oder leasen?

Es gibt vielfältige Anbieter für den Kauf, die Miete und das Leasing von Druck- und Kopiergeräten. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft Ihnen, sich in der umfassenden Anbieterlandschaft einen Überblick zu verschaffen und unverbindliche Angebote von verschiedenen Herstellern einzuholen.

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