Finanzierung von Output-Geräten

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Drucker und Kopierer kaufen, mieten oder leasen?

Einen Drucker kaufen? Ein Kopier­gerät mieten? Oder doch lieber einen Multi­funktions­drucker leasen? Neben der Frage nach der passenden Druck- und Kopier­lösung für Büro und Betrieb steht weiter die Frage nach der Finanzierung des Gerätes im Raum. Wir geben Ihnen einen kompakten Überblick über die verschiedenen Finanzierungsoptionen.

Kopierer und Drucker für Büro und Betrieb: Kauf, Miete und Leasing

Neben der Frage nach dem passenden Kopierer oder Drucker für Büro und Betrieb muss sich weiter mit der Finanzierung des Gerätes beschäftigt werden. Kauf, Miete und Leasing beschreiben die allgemein bekanntesten Finanzierungsformen. Einen Kopierer mieten, einen Drucker kaufen oder einen Multifunktionsdrucker leasen - oft wird die Frage nach der besten Art der Finanzierung gestellt. Diese Frage lässt sich jedoch nur schwer beantworten, da die Entscheidung für die Finan­zierung von Druck- und Kopierlösungen stets individuell und im Hinblick auf die Wünsche sowie die finanziellen Mittel des Unternehmens getroffen werden muss. Sich über mögliche Optionen zu informieren kann dabei helfen, die passende Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Ob einen Drucker mieten, einen Kopierer leasen oder einen Multi­funktions­drucker kaufen, wir stehen Ihnen mit einem unverbindlichen und kostenlosen Anbietervergleich zur Seite.

Einsatz eines Kopierers im Büro
Kopierer und Drucker für Büro und Betrieb sind oftmals unverzichtbare Arbeitsmittel in Unternehmen.

Flexibilität und Entscheidungsfreiheit durch Kauf

Einen Drucker kaufen, ein Kopiergerät kaufen oder einen Multifunktionsdrucker kaufen - für viele Menschen ist der Kauf die beliebteste Form für (gewerbliche) Anschaffungen. Die Vorteile liegen auf der Hand, und so punkten Kaufmodelle vor allem durch Entscheidungsfreiheit. Es besteht keine Vertrags- oder Markenbindung und Käufern wird eine große Auswahl an Modellen ermöglicht. Mit dem Kauf eines Gerätes werden Sie Eigentümer und können frei über dessen Verfügung entscheiden. Welchen Drucker Sie kaufen, hängt demnach nicht von den verfügbaren Miet- oder Leasinggeräten des Anbieters ab. Zudem ist der Weiterverkauf von Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker, Kopiergerät sowie Multi­funktions­gerät denkbar einfach, da die Geräte bei Nichtbenutzung bequem verkauft werden können. Jedoch sollte beachtet werden, dass mit dem Kauf von Geräten eine Reihe von Pflichten verbunden sind. So müssen Käufer beispielsweise die Instand­haltung des Gerätes durch regelmäßige Wartungen und Reparaturen sicherstellen sowie sich um die Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien wie Tinte, Toner und Papier kümmern. Eine Ausnahme ist die Garantiezeit - hier können defekte Geräte innerhalb des Garantiezeitraums kostenlos repariert oder ausgetauscht werden.

Drucker für Büro & Betrieb: Bequeme Lieferung von Verbrauchs­material

Wenn Sie einen Drucker, Kopierer oder Multifunktionsdrucker kaufen, bieten viele Anbieter ebenfalls eine regelmäßige Lieferung von Verbrauchsmaterial an. Hier kann ein Vertrag mit dem Anbieter des Gerätes geschlossen werden, der periodische Lieferungen von Tinte, Toner oder Papier vorsieht. Des Weiteren sind viele Drucker mit WLAN ausgestattet, welche eine Verbindung der Geräte mit dem Hersteller oder Anbieter ermöglicht. So kann bspw. eine automatische Nachbestellung von Verbrauchsmaterial ausgelöst werden, sobald ein bestimmter Stellenwert unterschritten wird.

Neben der Instandhaltung ist ebenfalls zu beachten, dass für den Kauf eines Druck- und Kopiersystems ein gewisses Kapital vorhanden sein muss. Wollen Sie einen (Multifunktions-) Drucker oder ein Kopiergerät kaufen, muss der Betrag in der Regel direkt bezahlt werden. Je nach Anbieter lassen sich ggf. auch Ratenzahlungen vereinbaren, wobei oft jedoch mit einem preislichen Aufschlag durch anfallende Zinsen gerechnet werden muss. Eine ausreichende Liquidität des Unter­nehmens ist besonders wichtig, wenn mehrere Geräte für den Aufbau einer Druckerflotte benötigt werden.

Planungssicherheit und aktuelle Technik durch Leasing

Neben dem Kauf von Geräten gibt es auch die Möglichkeit zum Leasing von Kopierern und (Multifunktions-) Druckern. Das Leasing von Druckern, Kopierern oder Multifunktionsgeräten unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von Mietoptionen und geht mit spezifischen Vorteilen einher. Beim Leasing eines Kopierers, Druckers oder Multifunktionsgerätes werden monatliche Zahlungen an den Anbieter des Gerätes geleistet. Der Leasinggeber, also der Anbieter von Drucker oder Kopierer, bleibt jedoch Eigentümer des Gerätes. Der Leasingnehmer trägt die Verantwortung für die Instandhaltung des Gerätes, wodurch Kosten durch anfallende Reparaturen und Wartungen sowie Kosten für Verbrauchsmaterialien in das Leasing von Drucker, Kopierern oder Multifunktionsgeräten mit einkalkuliert werden sollten. Eine Ausnahme stellen Full-Service-Leasingverträge dar, wo sich der Leasinganbieter zu bestimmten Serviceleistungen, wie Wartungs- oder Reparatur­services oder Materiallieferungen, verpflichtet. Aus rechtlicher Sicht besitzen Leasingnehmer einen Sonderstatus, da sie lediglich Nutzer und nicht Eigentümer des Gerätes sind. Entscheiden Sie sich dafür einen Drucker, Kopierer oder ein Multi­funktions­gerät zu leasen, taucht das Leasingverhältnis nicht in der Unternehmensbilanz auf. Das Leasing von Druckern und Kopierer ist somit bilanzneutral. So wird das Eigenkapital des Unternehmens geschont, welches sich u.a positiv auf die Vergabe von Krediten auswirken kann.

Drucker im Büro

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Angebotsvergleich

Im Vergleich zum Kauf wird in Leasingverhältnissen kein großer Kapitaleinsatz benötigt, wodurch die Liquidität des Unternehmens geschont wird. Insbesondere wenn die finanziellen Mittel zum Kauf nicht ausreichen, kann Leasing eine gute Alternative darstellen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass Leasingverträge in der Regel auf längere Zeiträume ausgelegt sind und so eine vergleichsweise lange Vertragsbindung erfordern. Mit dem Ablauf des Leasing­vertrages wird den Leasingnehmern oftmals die Möglichkeit offeriert, den zuvor geleasten Drucker, Kopierer oder das Multifunktionsgerät zu kaufen. Entscheiden Sie sich dagegen, den (Multifunktions-) Drucker oder das Kopiergerät zu kaufen, ist darauf zu achten, das Gerät in vertragsgemäßem Zustand zurückzugeben. Etwaige Gebrauchsspuren oder Beschädigungen können hier zu Ihren Lasten ausgelegt werden und zusätzliche Kosten verursachen. Außerdem sollte beachtet werden, dass Leasingverträge nicht ohne Weiteres aufkündbar sind. Während regelmäßige Raten für eine sichere Finanzplanung sorgen, können sich die langen Vertragslaufzeiten von 24 - 72 Monaten in finanziellen Notlagen negativ auswirken. Allgemein ermöglicht Leasing von Druckern, Kopierern oder Multifunktionsgeräten jedoch die Anschaffung von aktuellen Modellen, die technisch auf dem neuesten Stand sind, auch bei kleinem Budget. Gerade bei kostenintensiven Geräten wie Großformatdruckern oder Plottern kann Leasing eine geeignete Finanzierungsform darstellen.

Unser ExpertInnen-Tipp: Abgesichert durch Ratenausfallversicherung

„Insbesondere bei langen Vertrags­laufzeiten kann es ratsam sein, eine Ratenausfallversicherung abzu­schließen. Diese springt ein, wenn Kredit- oder Leasingnehmer nicht mehr in der Lage sind, die anfallenden Raten zu bedienen. Die Versicherung greift beispielsweise im Fall von Arbeitslosigkeit, Arbeits­unfähigkeit oder Todesfällen. Je nach Länge der Laufzeit des Vertrages und Höhe der monatlichen Raten kann der Abschluss einer solchen Versicherung auch bei dem Leasing von Druckern, Kopierern oder Multifunktionsgeräten sinnvoll sein.“

Anna

Anna

Online Redaktion

Kurzzeitnutzung und Kostenübernahme durch Miete

Während bei Druck- und Kopierlösungen vor allem Leasing- und Kaufoptionen angeboten werden, ermöglichen einige Anbieter es ebenfalls Drucker oder Kopierer zu mieten. Die Miete beschreibt das zeitlich gewährte Nutzungsrecht eines Gerätes gegen eine monatliche Gebühr. Mieten Sie einen Drucker, Kopierer oder ein Multifunktionsgerät, liegen die Rechten und Pflichten für die Instandhaltung des Gerätes bei dem Anbieter. So grenzt sich die Miete vom Leasing eines Druckers oder Kopierers ab, da der Anbieter in einem Mietverhältnis die im Reparatur- und Schadensfall entstehenden Kosten übernimmt. Ein Multifunktions- oder Kopiergerät oder einen Bürodrucker zu mieten ist besonders flexibel, da Mietverträge in der Regel kürzere Laufzeiten als Leasingverträge besitzen. Hier ist jedoch auf eine automatische Verlängerung des Vertrages zu achten, welche selbständig passiert, insofern dieser nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt gekündigt wird. Mieten Sie einen Drucker, Kopierer oder ein Multifunktionsgerät und streben die Kündigung an, müssen entsprechende Fristen beachtet werden. Auch die Miete von Kopierern sowie Druck- und Multifunktionsgeräten schont die Liquidität, da die monatlichen Zahlungen vergleichsweise gering sind und kein Eigenkapital vorhanden sein muss. Mieten Sie einen Kopierer, Drucker oder ein Multifunktionsgerät, steht Ihnen je nach Anbieter ebenfalls die Möglichkeit der Kurzzeitmiete offen. Je nach Anbieter lässt sich zwischen Tages-, Kurz- und Langzeitmiete unterscheiden.

Einen Drucker mieten, einen Kopierer leasen oder doch lieber ein Multifunktionsdrucker kaufen?

Drucker, Kopierer oder Multifunktionsgerät? Neben der Frage nach der passenden Druck- und Kopierlösung ist ebenfalls die Frage nach der geeigneten Finanzierung zentral. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir Kauf-, Miet- und Leasingoptionen kompakt gegenüber gestellt. Zudem bieten wir einen kostenlosen Anbietervergleich an, welcher es Ihnen erlaubt, unverbindliche Druck- und Kopierangebote für den betrieblichen Bereich zu erhalten.

Kauf

  • Entscheidungsfreiheit
  • Auswahl an Marken & Modellen
  • Möglichkeit zum Weiterverkauf
  • Flexibilität
  • Materiallieferungen
  • Kapitaleinsatz nötig
  • Verantwortung Instandhaltung

Leasing

  • Bilanzneutral
  • Geringer Kapitaleinsatz
  • Sichere Finanzplanung
  • Aktuelle Technik
  • Full-Service möglich
  • Lange Vertragsbindung
  • Markenbindung
  • Verantwortung Instandhaltung

Miete

  • Bilanzneutral
  • Geringer Kapitaleinsatz
  • Keine Verantwortung für Instandhaltung
  • Kurzzeitmiete
  • Sichere Finanzplanung
  • Full-Service möglich
  • Geringe Entscheidungsfreiheit
  • Markenbindung

Finanzielle Absicherung durch Total Cost of Ownership

Ob einen Drucker mieten, einen Kopierer leasen oder einen Multifunktionsdrucker kaufen, eine TCO-Analyse kann helfen, die Kosten für ein Produkt abzuschätzen und sich finanziell abzusichern. TCO steht für Total Cost of Ownership und ist ein Konzept der erweiterten Finanzbetrachtung in Bezug auf eingekaufte Güter. Der Ansatz der TCO sieht dabei vor, alle im Lebenszyklus des Gerätes anfallenden Kosten ganzheitlich zu betrachten. Demnach fließen in eine TCO-Analyse neben dem Anschaffungspreis ebenfalls alle Kosten mit ein, welche den Betrieb und die Nutzung des Gerätes betreffen, so auch Kosten für Strom, Verbrauchsmaterial und Wartung. Langfristig betrachtet sind nur etwa 25% aller Kosten, die im Lebenszyklus eines Gerätes anfallen, auf die tatsächlichen Anschaffungskosten zurückzuführen. Der Rest fällt durch die Nutzung und Wartung von Drucker, Kopierer oder Multifunktionsgerät an, wobei es Unterschiede im Verbrauch gibt. Idealer­weise sollte eine TCO-Analyse vor der Investitionsentscheidung durchgeführt werden, da so eine möglichst kostensensible Entscheidung getroffen werden kann. Besonders bei kostenintensiven Druck- oder Kopiergeräten ist die Durchführung einer TCO-Analyse sinnvoll. Dies ist jedoch nicht immer einfach, da Kostenpunkte oft nicht klar ersichtlich sind. Jedoch kann bereits eine grobe Analyse der Kosten helfen eine fundierte Entscheidung zu treffen und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Viele Hersteller von (Multifunktions-) Druckern und Kopier­geräten locken mit niedrigen Preisen, jedoch sind nur Geräte mit niedrigen Gesamtkosten auch langfristig günstig. Ob Sie einen Kopierer mieten, einen Drucker leasen oder ein Multi­funktions­drucker kaufen: Ziel ist nicht das preisgünstigste Gerät zu erwerben, sondern das wirtschaftlichste.

Kosten ermitteln durch eine TCO-Analyse

Grundsätzlich dreht sich eine TCO-Analyse darum, ein Bewusstsein für anfallende Kosten rund um Kopiergeräte, Drucker oder Multifunktionsgeräte zu entwickeln. Drei wesentliche Punkte sind hier:

  • Hardwarekosten = Kosten, die anfallen, wenn das Gerät erstmalig erworben wird. Im Fall eines Kaufs ist das der Kaufpreis, bei Miet- oder Leasingverhältnissen die monatlichen Ratenzahlungen.
  • Druckkosten = Regelmäßig anfallende Kosten für Tinte oder Tonerkartuschen und Papier. Diese hängen maßgeblich von Unternehmensanforderungen ab, wie bspw. Druckvolumen und davon, ob es sich um Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck handelt.
  • Betriebskosten = Ein wichtiger Faktor ist hier der Energieverbrauch des Gerätes. Vor allem energieeffiziente Drucker wirken sich vorteilhaft auf den Stromverbrauch des Unternehmens aus. Wartungs- und Reparaturkosten werden ebenfalls unter Betriebskosten gerechnet.

Steuerliche Abschreibung: Kopierer & Drucker als GWG abschreiben?

Oft lassen sich betrieblich genutzte Geräte von der Steuer abschreiben. Doch lassen sich auch Multifunktionsgeräte, Kopierer oder Drucker abschreiben? Während es generell möglich ist Druck- und Kopiergeräte abzuschreiben, lassen sich Kopierer und Drucker nicht als GWG (geringwertiges Wirtschaftsgut) abschreiben. Als GWGs lassen sich Geräte absetzen, bei denen der Anschaffungspreis unter 800 Euro liegt und die selbstständig nutzbar sind. Gerade hier liegt das Problem bei Druckern und Kopierern: Sie sind nur in Verbindung mit einem Computer nutzbar und gelten als Peripheriegeräte, da sie nicht selbstständig nutzbar sind. Da Drucker und Kopiergeräte nicht als GWG abgeschrieben werden können, gestaltet sich die Abschreibung von Druckern und Kopierern etwas komplizierter. Die steuerliche Absetzung kann entweder über Afa (Absetzung für Abnutzung) oder über eine Poolabschreibung (Sammelposten) möglich gemacht werden.

AfA (Abschreibung durch Abnutzung)

Um Drucker, Kopierer und Scanner von der Steuer abzusetzen, müssen die Anschaffungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt werden. Diese beträgt für Scanner und Drucker 3 Jahre, für Kopiergeräte 7. Wurde beispielsweise ein Drucker für 1200€ erworben, kann dieser über 3 Jahre á 400€ von der Steuer abgesetzt werden.

Poolabschreibung

Eine Poolabschreibung ist möglich, wenn das Gerät in den Kostenbereich von 250 - 1.000€ fällt. Hier wird aus allen angeschafften Gütern, die in den Wertebereich fallen, ein Pool gebildet. Dieser gilt pro Wirt­schafts­jahr und lässt sich 5 Jahre lang gleichmäßig zu 20% abschreiben. Nutzungsdauer und Anschaffungszeit­punkt sind nicht relevant, da der Pool jedes Jahr neu gebildet wird.

Steuerliche Abschreibung: Sonderfall Multifunktiondrucker

Einen speziellen Fall stellen Multifunktionsgeräte dar. Diese sind auch ohne einen Computer verwendbar und zählen somit als selbstständig nutzbar. so ist es möglich, Multifunktionsdrucker als GWG abzuschreiben, wenn der Preis des Gerätes die Grenze von 800 Euro netto nicht übersteigt. Liegt das Multifunktionsgerät preislich über 800 Euro, ist eine Abschreibung des Multifunktionsdrucker über AfA möglich. Es ist jedoch zu beachten, dass sich die Abschreibung an der Funktion mit der kürzesten Nutzungsdauer orientiert. Sobald die Nutzungsdauer der einen Funktion abgeschrieben ist, gilt das Gerät als nicht mehr voll funktionsfähig. In Multifunktionsgeräten ist dies in der Regel der Drucker, wodurch ein Multifunktionsgerät 3 Jahre von der Steuer abgesetzt werden kann. Neben der steuerlichen Abschreibung des Kaufpreises ist es zudem möglich, anfallende Raten in einem Leasingverhältnis von der Steuer abzusetzen.

Was ist bei der Finanzierung von Druckern und Kopierern zu beachten?

Bei der Finanzierung von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten sind vor allem vertragliche Konditionen zu beachten. Insbesondere das Kleingedruckte sollte berücksichtigt werden: Achten Sie auf vorzeitige Ablösegebühren sowie auf versteckte Kosten. Zudem ist es ratsam, Verträge mit möglichst kurzen Lauf­zeiten zu wählen. Allgemein sollte vor der Wahl des Gerätes und der Finanzierungsform ein Gesamt­kosten­vergleich im Hinblick auf Ihr Unternehmen und den Anwendungsbereich stattfinden. So lässt sich bestimmen, ob Kauf, Miete oder Leasing die passendste Form der Finanzierung für Sie darstellt.

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