Drucker für Büro und Betrieb

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Multifunktions­drucker fürs Büro: Alle Infos

Sie sind auf der Suche nach dem idealen Drucker für Büro und Betrieb? Multi­funktions­drucker sind flexible Alleskönner, wobei 3 in 1 Drucker oder 4 in 1 Drucker zentrale Funktionen wie Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren in einem Gerät vereinen. Besonders leistungsfähige Multi­funktions­geräte sind zudem in der Lage Druckerzeugnisse durch Falten, Binden, Heften oder Lochen weiter­zuver­arbeiten. Wir bieten einen kompakten Überblick über die unterschiedlichen Funktionen der Multifunktionsgeräte.

Drucker, Scanner, Kopierer: 3 in 1 Drucker dank Multi­funktions­gerät

Drucken, Scannen, Faxen oder Kopieren - alles dank Multi­funktions­druckern im Büro kein Problem. Während der Druck von Dokumenten sowie das Anfertigen von Kopien für Multi­funktions­geräte zu den zentralen Leistungen gehört, punkten die Geräte eben­falls mit zusätzlichen Funktionen wie Scannen, Faxen oder der Möglich­keit zum Duplexdruck. Multi­funktions­geräte sind in ihrer Vielseitigkeit und Flexibilität so kaum zu übertreffen. Aufgrund der Vielzahl an verfügbaren Funktionen werden die Geräte gelegentlich auch 3 in 1 Drucker oder 4 in 1 Drucker genannt. Drucker, Scanner und Kopierer sind häufig in Multi­funktions­druckern verbaut, worauf auch die Bezeichnung 3 in 1 Drucker zurück­zuführen ist. Ist zusätzlich noch die Option zum Faxen von Doku­menten gegeben, wird der Begriff 4 in 1 Drucker verwendet. Es ist jedoch festzuhalten, dass die Nutzung von Faxgeräten zur Übersendung von Doku­menten seit Jahren kontinuierlich abnimmt. Wenn Sie nicht regelmäßig von dem integrierten Faxgerät Gebrauch machen, ist die Investition in einen 4 in 1 Drucker mit Faxgerät in der Regel nicht zu empfehlen. Der große Vorteil von Multi­funktions­druckern liegt in der Zentrali­sierung mehrerer Funktionen in einem einzigen Gerät: Durch den Einsatz von 3 in 1 Druckern lassen sich so Geld, Strom und Platz einsparen. Aus diesem Grund sind Multi­funktions­geräte die perfekten Drucker für Büro und Betrieb. Sie sind auf der Suche nach einem Multi­funktions­drucker für Büro und Betrieb? Wir stehen Ihnen mit einem kostenlosen Anbieter­vergleich zur Seite.

Verwendung eines Multifunktionsdruckers im Büro
Multifunktionsgeräte mit Scanner, Kopierer, Drucker und Fax unterstützen Sie in der Büro­kommunikation.

Wann lohnt sich ein Multifunktions­drucker für Büro und Betrieb

All-in-one-Geräte oder Multifunktions­drucker lohnen sich vor allem, wenn regelmäßig alle Funktionen in Anspruch genommen werden. Wird jedoch nur eine der Funktionen hauptsächlich genutzt, ist die Anschaffung eines Multifunktions­druckers für Büro oder Betrieb eher weniger sinnvoll, da Sie hier auch für Geräte bezahlen, welche wenig bis gar nicht verwendet werden. Zudem ist zu beachten, dass durch die Vielseitigkeit des Multi­funktions­gerätes in der Regel nicht derselbe Qualitätsstandard wie bei Einzel­geräten garantiert werden kann. Wenn Sie also nur eine Funktion des Multi­funktions­druckers regelmäßig nutzen, lohnt sich demnach eher die Investition in ein hochwertiges Einzelgerät. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein vielseitig einsetzbares Gerät mit verschiedenen Funktionen benötigen, sind Sie mit einem Multi­funktions­drucker bestens beraten. Die vielseitige Ausstattung vereint in einem kompakten Gerät verspricht einen flexiblen Einsatz in Büro und Betrieb.

Multifunktionsdrucker kaufen: Kosten & Finanzierungs­optionen

Multifunktionsdrucker sind leistungsfähige Alleskönner, die besonders in Büro oder Betrieb wertvolle Unterstützung bieten. Bei der Wahl des Multi­funktions­druckers sollten Sie sich zunächst im Klaren sein darüber, welche Funktionen Sie regel­mäßig verwenden. Gemäß dieser Überlegungen sollten Sie auch das Multi­funktions­gerät auswählen. So lohnt sich die Anschaffung von einem Drucker mit Finisher nur dann, wenn Sie regelmäßig Drucker­zeugnisse durch Falzen, Heften, Binden oder Lochen weiter­verarbeiten. Ebenso rentiert sich ein Multi­funktions­drucker mit Faxgerät nur dann, wenn Sie die Fax­funktion regelmäßig in Anspruch nehmen. Da Multifunktionsdrucker mit vielfältigen Funktionen ausgestattet sein können, ist die Preisspanne der Geräte groß. So gibt es preiswertere Multi­funktions­drucker, wie der HP Color Laserjet MFP M477FDW, bereits ab circa 450 Euro zu kaufen, während höherpreisige Multi­funktions­geräte, wie bspw. der XEROX Versalink C7020DN mit circa 1800 Euro im höheren Preissegment angesiedelt sind. Drucker mit Finisher sind Hoch­leistungs­geräte, weshalb sie mit knapp 2000 Euro entsprechend teuer in der Anschaffung sind. Wir bieten einen kostenlosen und unverbindlichen Anbietervergleich für Druck- und Kopiergeräte.

Multifunktionsdrucker kaufen, mieten oder leasen?

Mit Kauf, Miete oder Leasing gibt es unterschiedliche Optionen, um Multi­funktions­drucker für Büro oder Betrieb zu finanzieren. 3 in 1 bzw. 4 in 1 Drucker sind oftmals in einem höheren Preissegment angesiedelt, weshalb sich Miete oder Leasing von Multi­funktions­druckern als eine wertvolle Alternative zum Kauf anbieten kann. Während der Kauf von Multi­funktions­geräten vor allem mit Entscheidungsfreiheit und Flexibilität punktet, wird für den Kauf eines Multi­funktions­druckers ein gewisses Kapital benötigt. Besonders Drucker mit Finisher oder 4 ins 1 Drucker können mit höheren Preisen zu Buche schlagen. Zudem tragen Sie als Käufer die Verantwortung für die Bereitstellung von Druckmaterialien sowie für Wartung und Reparatur des Gerätes. Auch in Leasingverhältnissen tragen Leasingnehmer die Verantwortung für Instand­haltung und Reparatur des Gerätes. Im Gegensatz zum Kauf wird das Multi­funktions­gerät jedoch durch die Zahlung monatlicher Raten für die Dauer des Leasingverhältnisses geleast.

Frau nutzt Multifunktionsdrucker im Büro

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Nach Ablauf des Leasingvertrages gibt es oftmals die Option zum Kauf des Gerätes. Das Leasing von 3 in 1 Druckern bzw. 4 in 1 Druckern erfordert lediglich einen geringen Kapital­einsatz und ermöglicht eine sichere Finanzplanung. Des Weiteren ist Leasing bilanzneutral: Das Leasing­verhältnis taucht nicht in der Unternehmens­bilanz auf. Somit wird das Eigenkapital des Unter­nehmens geschont. Dies wirkt sich vor unter anderem positiv auf die Vergabe von Krediten aus. Es sollte jedoch beachtet werden, dass Leasingverträge oftmals mit langen Vertrags­laufzeiten einhergehen. Dem gegenüber steht die Miete von Multi­funktions­druckern, wobei auch hier monatliche Raten an den Vermieter des Multi­funktions­gerätes gezahlt werden. Der entscheidende Unterschied zum Leasing besteht jedoch darin, dass der Vermieter des Gerätes im Schadensfall für die anfallenden Reparaturkosten aufkommt. Somit fallen keine Kosten für die Instand­haltung des Gerätes an. Des Weiteren wird für die Miete eines Multi­funktions­druckers deutlich weniger Kapital benötigt, als es beim Kauf eines Gerätes der Fall wäre. Jedoch ist die Auswahl an Multi­funktions­geräten zur Miete oftmals geringer, als wenn Sie sich für den Kauf eines 3 in 1 Druckers bzw. 4 in 1 Druckers entscheiden. Jede Finanzierungs­option hat spezifische Vor- und Nachteile und sollte auf die individuelle Situation Ihres Unternehmens abgestimmt werden.

Steuerliche Aspekte: Multi­funktions­drucker als GWG abschreiben?

Oft lassen sich Geräte für den betrieblichen Bedarf von der Steuer abschreiben. Während sich Drucker und Kopierer als Peripheriegeräte nicht als GWG von der Steuer abschreiben lassen, ist die Abschreibung eines Multi­funktions­druckers als GWG möglich. Als GWG lassen sich Geräte absetzen, die selbstständig nutzbar sind und deren Anschaffungspreis unter 800 Euro netto liegt. Da 3 in 1 Drucker bzw. 4 in 1 Drucker zu selbstständig nutzbaren Geräten zählen, lassen sich Multi­funktions­drucker als GWG absetzten, solange der Preis der Geräte unter 800 Euro netto liegt. Übersteigt das Multi­funktions­gerät preislich 800 Euro, kann dieses durch Abschreibung durch Abnutzung (AfA) von der Steuer abgesetzt werden. Bei der steuerlichen Abschreibung von 3 in 1 Druckern oder 4 in 1 Druckern ist jedoch zu beachten, dass sich die Abschreibung an der Funktion mit der kürzesten Nutzungsdauer orientiert. Sobald die Nutzungsdauer der einen Funktion abgeschrieben ist, gilt das Gerät als nicht mehr voll funktionsfähig. In Multi­funktions­geräten ist dies in der Regel der Drucker, wodurch ein Multi­funktions­gerät 3 Jahre von der Steuer abgesetzt werden kann. Neben der steuerlichen Abschreibung des Kaufpreises ist es zudem möglich, anfallende Raten in einem Leasing­verhältnis von der Steuer abzusetzen. Sie sind noch auf der Suche nach dem passenden 3 in 1 Drucker oder 4 in 1 Drucker für Ihr Unternehmen? Ob Brother, Epson oder Kyocera Multi­funktions­drucker - Wir bieten einen kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich von Druck- und Kopieranbietern.

Multifunktions­drucker mit Scanner: von analog zu digital

Heutzutage sind Scanner unwiderruflich in den Arbeitsalltag integriert, da die Geräte die Lücke zwischen analogen und digitalen Kommunikations­formen schließen. Multi­funktions­drucker mit Scanner ermöglichen eine rasche Umwandlung von analogen Dokumenten in digitale Form und sind so wertvolle Unterstützer in der Büro­kommuni­kation. Insbesondere im Hinblick auf immer digitaler werdende Arbeits­prozesse ist eine zuverlässige Digitalisierung von Medien unerlässlich - So findet ein Großteil der Unter­nehmens­kommunikation über E-Mail statt und die Archivierung von Daten erfolgt bei vielen modernen Unternehmen auf Festplatten oder in der Cloud. Multi­funktions­drucker mit Scanner ermöglichen eine digitale Bereitstellung von analogen Doku­menten und machen diese digital verfügbar. Auf diese Weise können unter­schriebene Verträge, Rechnungen oder sonstige Dokumente problemlos einge­scannt und digitalisiert werden, weshalb Multi­funktions­drucker mit Scanner häufig in Büros oder Betrieben zu finden sind.

Digitalisierung leicht gemacht: So funktioniert ein Scanner

Multifunktions­drucker mit Scanner sorgen dafür, dass analoge Dokumente digital verfügbar gemacht werden. Nach der Platzierung des Dokumentes im Scanner wird die Vorlage abgefahren. Hierfür wird das Medium im Scanner platziert, wo es von einer Lichtquelle angestrahlt wird. Je nach Menge und Art der Kontraste - also ob Bereiche dunkel (Schrift und Druck) oder hell sind - wird unterschiedlich viel Licht reflektiert. Dieses wird über eine Stablinse an optoelektronische Sensoren weiter­geleitet, wobei die Lichtsignale anschließend durch Dioden in elektrische Spannung umgewandelt werden. Basierend auf der Intensität des Lichtes werden unterschiedliche Spannungen generiert - dunkles Licht erzeugt kleine Spannungen, helles Licht größere. Als letzter Schritt wandelt ein Analog-Digital-Umsetzer den entstehenden Wert in einen Digitalwert um, welcher die Übertragung der Daten an einen Computer erlaubt.

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Vereinfacht gesagt: Der Scanner nimmt die Daten der Vorlage mithilfe von Sensoren auf und wandelt diese in eine digitale Form um. Dies ist sowohl mit Schwarz-Weiß als auch mit Farbaufnahmen möglich. Oftmals sind Multi­funktions­drucker mit Duplex-Scannern ausgestattet, wodurch Dokumente beidseitig gescannt werden können. Multifunktions­drucker mit Scanner sind nützliche Geräte im Büroalltag, da sie die digitale Verfügbarkeit von Dokumenten ermöglichen. So können die Medien ebenfalls in Multi­funktions­druckern weiterverwendet werden. Oftmals sind die Drucker mit WLAN ausgestattet, sodass neben der Bearbeitung der Doku­mente auch das Versenden oder der Upload in die Cloud möglich ist. Je nach Anwendungs­bereich gibt es verschiedene Arten von Scannern, hierzu zählen beispielsweise 3D-Scanner, Groß­format­scanner oder Diascanner. Multi­funktions­drucker mit Scanner kommen häufig in Büro oder Betrieb zum Einsatz, so bswp. der HP Laserjet Enterprise 700 Color MFP M775f oder MC883dnct von OKI.

Der dpi-Wert gibt Aufschluss über die Bildauflösung in Scannern

Ob alleinstehende Scanner oder Multifunktions­drucker mit Scanner - die Auflösung der gescannten Dokumente ist zentral. Wollen Sie eine gute Qualität der Medien sicherstellen, sollten Sie ein Auge auf die Auflösung der Bilder haben, welche in dpi (dots per inch = Punkte pro Zoll) gemessen wird. Die Zahl gibt an, wie viele Punkte sich auf einem Zoll des Bildes befinden, wobei ein Zoll hier 2,54 Zentimeter entspricht. Je höher die Anzahl der Punkte pro Zoll ist, desto höher ist die dpi-Zahl und somit auch die Auflösung des Bildes. Generell lässt sich sagen, dass eine höhere Auflösung zu einer höheren Qualität des Mediums führt. Liegt das Bild jedoch bereits in einer minderwertigen Qualität vor, lässt sich dessen Zustand nicht durch einen hochauflösenden Scan verbessern. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass eine Auflösung von 300 dni in der Regel für das Einscannen von Bildern ausreichend ist.

Scanner & das Problem mit der Interpolation:

Der Begriff der Interpolation beschreibt eine nachträgliche, automatische Hochrechnung der Bildpunkte (dpi). Hierdurch kann es im ersten Moment zu der Annahme kommen, dass die Bildqualität durch den Scan verbessert wurde. Das Bild hat nun zwar eine höhere Auflösung, weist jedoch gleichzeitig auch ein vergrößertes Speicher­volumen und eine geringere Schärfe auf. Die Qualität des eingescannten Bildes verändert sich jedoch nicht. Wenn Sie Fotos oder Bilder einscannen, ist es demnach ratsam darauf zu achten, dass der Scanner die Fotos nicht auto­matisch interpoliert.

4 in 1 Drucker: Multi­funktions­drucker mit Fax

Während die besten Zeiten des Faxgerätes vorüber sind, klammert sich das Fax hartnäckig an den letzten Rest Popularität und so gibt es auch heutzutage noch eine Vielzahl von Multi­funktions­druckern mit Fax. Wer sich jetzt fragt, ob Multi­funktions­drucker mit Fax noch zeitgemäß sind, wird eventuell überrascht sein: Faxgeräte kommen immer noch in rund der Hälfte aller deutschen Unter­nehmen regelmäßig zum Einsatz. Zwar hat das rein analoge Fax langsam ausgedient und auch die digitale Signatur ist auf dem Vormarsch, jedoch wird das Fax aufgrund seiner Vorteile immer noch verwendet. Hierzu zählen vor allem Punkte wie Datensicherheit, Dokumentenechtheit und das sichere Wissen über die Zustellung des Dokumentes. Zudem sind Faxe nur schwierig abzuhören oder abzu­fangen. Die Datenübertragung verläuft in der Regel über die Telefonleitung. Ähnlich wie bei einem Anruf über das Telefon, wird eine Nummer eingegeben, welche die Kommu­nikation mit einem zweiten, korrespondierenden Faxgerät ermöglicht. Zu den Multi­funktions­druckern mit Fax zählen beispielsweise der Brother MFC-L8900CDW oder der Xerox WorkCentre 6515N

Farblaser Multi­funktions­drucker mit Fax sorgen für doku­menten­echte Medien

„In der Regel gelten gefaxte Medien als dokumentenecht. Werden diese auf Multifunktionsdruckern mit Fax empfangen, unterscheiden sich mit Laser- und Tintenstrahldruck jedoch zwei unterschiedliche Druck­verfahren. Während Laserdrucker in der Lage sind dokumenten­echte Ausdrucke anzufertigen, sind Druck­erzeugnisse aus dem Tinten­strahl­drucker nicht dokumentenecht. Sind Sie auf die Dokumenten­echtheit von gefaxten Medien in Multi­funktions­geräten bedacht, eignet sich ein Multi­funktions­drucker mit Laser­drucker am besten.“

Anna

Anna

Online Redaktion

Multifunktionsdrucker mit Duplex: Beidseitiger Druck schont Umwelt & Geldbeutel

Heutzutage sind viele Multifunktionsgeräte mit Duplexdruck ausgestattet, wodurch der beidseitige Druck von Dokumenten ermöglicht wird. So wird eine Bedruckung der Vorder- und Rückseite des Blattes ermöglicht, wobei der Multi­funktions­drucker das Blatt automatisch wendet. Die Nutzung des Duplexdrucks ist kosten- und umweltfreundlich, zudem werden lange Dokumente durch die Reduzierung des Papiervolumens deutlich handlicher. Durch die Verwendung des doppel­seitigen Drucks lassen sich außerdem bis zu 50% des Verbrauchsmaterials einsparen.

Drucker mit Finisher sorgen für eine effektive End­verar­beitung

Mitunter stößt man bei der Recherche für passende Druck- und Kopiersysteme auf Drucker mit Finisher. Doch was ist ein Finisher beim Drucker? Der Begriff „Finishing“ beschreibt die auto­matische Endverarbeitung eines Druck­erzeugnisses. So ermöglichen Drucker mit Finisher die Weiter­verarbeitung eines Druckerzeugnisses durch Funktionen wie Binden, Lochen, Falzen, Schneiden oder Heften. Je nach Marke und Modell des Multifunktionsdruckers sind die Funktionen in dem Gerät integriert oder können als Zusätze erworben werden. Gerade in betrieblichen Kontexten sind Drucker mit Finisher gerngesehene Helfer. Je nach Marke und Modell können Drucker mit Finisher folgende Funktionen zur Verfügung stellen:


Falzen

Falzen beschreibt das Erstellen einer scharfen Knickkante durch eine Maschine. Der Druckbogen erhält Infor­mationen, wie dieser gefalzt werden soll. Hierdurch entsteht ein Falzbogen, welcher die Formung des Papiers anhand der Falzlinie beschreibt und nicht mehr rückgängig zu machen ist.


Heften

Beim Heften werden Ausdrucke direkt während der Ausgabe im Papierschacht geheftet. Auf diese Weise lassen sich Doku­mente auf praktische Art zusammen­fassen, wobei sich hier unterschiedliche Heft­verfahren unterscheiden. Zudem wird durch das Heften Zeit und Aufwand gespart.


Binden

Medien wie Zeitschriften, Bücher und Prospekte werden von Bindungen zusammen­gehalten, wobei sich hier unterschiedliche Arten von Bindungen unter­scheiden. Das Binden von Dokumenten kann ebenfalls als Finisher-Funktion zur Heftung von Druckmedien verwendet werden.


Lochen

Das Lochen von Dokumenten gehört ebenfalls zu der optionalen Endverarbeitung von Druck­erzeugnissen. Je nach Modell ist eine 2-Fach-, 3-Fach- oder 4-Fach-Lochung oder auch ein Tackern des Mediums möglich.

Neben der Endverarbeitung des Dokuments durch Falzen, Heften, Binden und Lochen kann der Druckbogen in Druckern mit Finisher zusätzlich noch durch Schneiden in die passende Form und Größe gebracht werden. Der Druckbogen enthält hier Informationen über Schnittmarken, welche wiederum Aufschluss darüber geben wie das Druckprodukt zugeschnitten werden soll.

Datensicherheit in Multi­funktions­druckern

Das Thema Datensicherheit wird mit WLAN-fähigen Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten immer wichtiger. Die leistungsfähigen Multifunktionsdrucker mit WLAN werden Computern immer ähnlicher und sollten demnach auch entsprechend gut geschützt werden. Drucker mit WLAN können Daten von Smartphone oder Tablet empfangen und verfügen neben einer WLAN-Funktion ebenfalls über einen internen Datenspeicher. Während interne Speicher den Druck­vorgang maßgeblich erleichtern, wird jedes kopierte, gedruckte oder gescannte Element auf der internen Festplatte gespeichert. Dies kann vor allem bei sensiblen Finanz- oder Personendaten gefährlich werden. Da der Schutz von Firmen- und Kundendaten oberste Priorität hat, sollten auch Multifunktionsdrucker mit WLAN ähnlich gut geschützt werden, wie auch Laptops oder PC. Um den Datenschutz zu garantieren, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt:

Datensicherheit in Multi­funktions­geräten

  • Sicherung des Netzwerkzugangs des Gerätes durch Passwort und Firewall
  • Schutz des Gerätes durch ein sicheres Passwort
  • Verschlüsselte Ablage der Daten auf der Festplatte
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates sowie Löschung der Druckproto­kolle
  • Automatische Löschung der Daten in regelmäßigen Abständen
  • Adäquater Umgang mit Kopiergut (datenschutz­konforme Entsorgung von Fehldrucken- und Kopien)

Viele Händler von Multifunktionsdruckers mit WLAN bieten zudem optionale Daten­sicherheitspakete an, welche einen gewissen­haften und verantwortungsvollen Umgang mit Druck- und Kopierdaten sicherstellen. Dies ist vor allem bei einem Gebraucht- oder Weiterverkauf von Multi­funktionsgeräte oder WLAN-fähigen Kopiergeräten zentral. Entscheiden Sie sich für eine der beiden Optionen, sollten Sie sicherstellen, dass sich keinerlei Daten mehr auf dem Gerät befinden und eine Datenvernichtung vorgenommen wurde. Unser Angebotsvergleich liefert vergleichbare und kostenlose Angebote für Drucker und Kopierer sowie Multifunktionsgeräte

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