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Dokumentenmanagement durch Kopierer und Multifunktionsdrucker

Für Büro und Betrieb ist das Finden einer passenden Kopierlösung häufig unerlässlich. Während es vielseitige Lösungen des Dokumentenmanagements gibt, besteht die Kunst darin, ein perfekt zugeschnittenes Angebot zu finden. Um Fehlentscheidungen zu vermeiden, sollte man sich über das eigene Nutzungsverhalten und die eigenen Ansprüche an einen Kopierer im Klaren sein. Fragen die man sich im Zuge des Anschaffungsprozess stellen sollte, sind beispielsweise wie oft der Kopierer zum Einsatz kommt, wie hoch das Kopiervolumen ist und ob die Anschaffung eines Multifunktionsdruckers sinnvoll ist.

Von analog zu digital: Die Entwicklung des Kopierers

Während früher vor allem analoge Kopiergeräte verwendet wurden, kommen heutzutage fast ausschließlich digitale Geräte zum Einsatz. Moderne Kopiergeräte basieren hier auf digitaler Bildverarbeitung, welche eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt. Die ersten Kopiergeräte waren jedoch Modelle die analog arbeiteten, wodurch sie die Vorläufer von digitalen Geräten bildeten.

Im analogen Kopierverfahren wird das Dokument über eine Lampe beleuchtet, wobei mehrere Spiegel das Bild auf eine Trommeleinheit übertragen. Nach dem Abfahren der Vorlage sorgt eine Trommeleinheit für die Übertragung der Kopie auf das Blatt. Werden mehrere Kopien benötigt, muss der Kopiervorgang manuell so oft wiederholt werden, bis die Anzahl der benötigten Kopien erreicht ist. Diese Variante ist sehr zeitaufwendig und mühsam, wodurch die Entwicklung eines internen Speichers in Digitalkopierern einen entscheidenden Fortschritt darstellte.

Möglichkeit zur Zwischenspeicherung durch Digitalkopierer

Digitalkopierer
Nutzung eines Digitalkopierers mit Display

Während die Funktionsweise von digitalen Geräten der von analogen sehr ähnlich ist, liegt der entscheidende Unterschied in der Möglichkeit der Zwischenspeicherung. Digitalkopierer sind hier in der Lage gescannte Dokumente intern abzuspeichern.

Werden mehrere Kopien benötigt, können diese durch den digitalen Speicher beliebig oft reproduziert werden, ohne das Dokument erneut einzuscannen.

Dies spart Zeit und ist gerade bei einem hohem Kopiervolumen ein deutlicher Vorteil. Außerdem ist das Dokument somit digital verfügbar: es kann bearbeitet, per E-Mail oder Fax versendet oder in die Cloud hochgeladen werden.

Digitalkopierer sind im Betrieb deutlich leiser als Analogkopierer und weniger wartungsintensiv. Aufgrund ihres zeitlichen Vorteils und der vielfältigen Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung von Dokumenten, haben Digitalkopierer ihre analogen Konkurrenten heute nahezu vollständig verdrängt.

Moderne Geräte haben zudem den Vorteil mit Duplex arbeiten zu können: Ausdrucke und Kopien können durch diese Technik beidseitig bedruckt werden. Das spart Verbrauchsmaterial und schont durch einen verringerten Papierkonsum die Umwelt. Immer mehr Betriebe und Büros setzten hierbei auf Multifunktionsgeräte. Diese sind echte Allrounder: sie können drucken, kopieren, scannen und in vielen Fällen auch faxen oder telefonieren.

Alternative Tischkopierer

Tischkopierer sind besonders kompakte Geräte. Durch ihr schlankes Design sind sie häufig auf Schreibtischen wiederzufinden, woher auch der Name der Geräte kommt. Sie eignen sich besonders für ein gelegentliches Kopieren von Medien und sind damit perfekt für geringe Kopiervolumen ausgelegt.

Ausstattung: Laser-, Tintenstrahl- oder Multifunktionsdrucker?

Um kopierte Dokumente zahlreich reproduzieren zu können, sind Kopierer mit einer Druckfunktion ausgestattet. Ähnlich wie bei Druckern stellt sich auch hier die Frage nach Laser- oder Tintenstrahltechnik. Die unterschiedlichen Geräte funktionieren mit derselben Technik wie auch Laser- und Tintenstrahldrucker und gehen demnach auch mit ähnlichen Vor- und Nachteilen einher.

Tintenstrahldrucker

  • Geringe Anschaffungskosten
  • Qualitativ hochwertiger Bilderdruck
  • Geringere Resistenz der Tinte
  • Hohe Folgekosten durch kostenintensives Verbrauchsmaterial

Laserstrahldrucker

  • Geringe Folgekosten
  • Qualitativ hochwertiges Schriftbild
  • Dokumentenechter Druck
  • Hohe Anschaffungskosten
  • Emissionen von Tonerstaub- und Partikeln

Kopierer mit Laser- und Tintenstrahldruck gibt es sowohl in Schwarz-Weiß als auch in Farbausführungen. Als Besonderheit heben sich hier Hybrid-Kopierer hervor: sie drucken regulär in Schwarz-Weiß, können aber je nach Bedarf auch einzelne Farbkopien anfertigen. Diese Art von Kopierer eignet sich jedoch nur für den gelegentlichen Druck von farbigen Medien. Erreichen Sie allerdings ein hohes Volumen an Farbkopien (über 100 Blatt), rentiert sich ein leistungsfähiger Farbkopierer durchaus mehr als ein Hybrid-Kopierer.

Moderne Geräte punkten außerdem mit flexiblen Ausstattungsmöglichkeiten, welche sich je nach Marke und Modell unterscheiden. Viele Geräte sind mit WLAN oder Bluetooth ausgestattet, was eine digitale Übertragung von Dokumenten und so einen kabellosen Betrieb ermöglicht. Zudem können auf diese Weise ebenfalls Druckaufträge von mobilen Endgeräten ausgelöst werden. Des Weiteren sind Kopierer in der Regel modular aufgebaut: Hier können sich Papierfächer nachrüsten lassen, so dass je nach Bedarf auch größere Formate verwendet werden können.

Xerox: Drucktechnik, Marke und Verb zugleich

Im Zusammenhang mit Druckern und Kopierern trifft man häufig auf den Begriff „Xerox”. Dieser beschreibt sowohl eine Marke, als auch eine spezielle Drucktechnik. Die Xerographie bzw. Elektrographie bildet die Grundlage für Laserdrucker und punktet daher mit einem klaren Schriftbild und einer guten Resistenz. Die Marke Xerox vertreibt außerdem Drucker und Scanner auf Basis dieser Technik und ist zudem im Bereich des Dokumentenmanagements tätig. Im Englischen wird das Wort zusätzlich häufig als Verb verwendet, wobei es hier als Synonym für das Wort kopieren benutzt wird.

Multifunktionsdrucker in Büro und Betrieb

Multifunktionsdrucker sind flexible Allrounder mit vielfältigen Funktionen, wodurch sie perfekt auf die anspruchsvollen Aufgaben eines modernen Büros zugeschnitten sind. Neben Drucken und Kopieren sind sie ebenfalls in der Lage Aufgaben wie Scannen, Faxen oder Telefonieren auszuführen.


Laser oder Tinte

Multifunktionsdrucker sind sowohl in Laser-, als auch in Tintenstrahltechnik erhältlich. Neben den unterschiedlichen Drucktechniken bieten viele Geräte ebenfalls eine Auswahl zwischen Farb- und Schwarz-Weiß-Druck.


Flexibilität

Multifunktionsgeräte vereinen mehrere Funktionen in einem kompakten Gerät, wo sonst mehrere einzelne Geräte zum Einsatz gekommen wären. Diese Druck- und Kopierlösung spart nicht nur Zeit, sondern auch Platz und Kosten.


Digitalisierung

Die meisten Multifunktionsgeräte besitzen eine Scanfunktion, wodurch Dokumente digital verfügbar gemacht werden. Auf diese Weise können gescannte Dokumente per E-Mail versendet, digital bearbeitet oder in die Cloud hochgeladen werden.

Je nach Modell sind die Geräte zudem mit Extrafunktionen wie Bluetooth, WLAN oder einem Speicherkartenlesegerät ausgestattet. Der große Vorteil bei Multifunktionsdruckern liegt vor allem in dem vergleichsweise geringen Anschaffungspreis.

Multifunktionsdrucker
Multifunktionsgerät mit Fax-, Scan- und Kopierfunktion

Anstelle in 3 bis 4 einzelne Geräte zu investieren, erlauben es Ihnen Multifunktionsgeräte ein einziges Modell mit einer Vielzahl von Funktionen zu erwerben.

Die Zentralisierung mehrerer Funktionen in einem Gerät wirkt sich weiter positiv auf den Stromverbrauch aus, da nur noch ein einzelnes Gerät betrieben werden muss.

Während die Integration von vielfältigen Funktionen in einem Gerät einerseits einen großen Vorteil darstellt, kann dies in Reparatur- oder Wartungsfällen zum Nachteil werden.

Kommt es zu einem Defekt an einer einzelnen Funktion des Gerätes, ist eine Weiterverwendung der verbleibenden Funktionen in der Regel nicht möglich. Im Schadensfall ist der alleinige Austausch der defekten Komponente nicht möglich, da hier direkt das gesamte Gerät ausgetauscht werden muss.

Wann lohnt sich ein Multifunktionsgerät?

All-in-one-Geräte oder Multifunktionsdrucker lohnen sich eigentlich nur, wenn regelmäßig alle Funktionen in Anspruch genommen werden. Wird jedoch nur eine der Funktionen hauptsächlich genutzt, ist die Anschaffung eines multifunktionalen Gerätes weniger sinnvoll, da Sie hier auch für Geräte bezahlen, welche wenig bis gar nicht verwendet werden.

Zudem ist zu beachten, dass durch die Vielseitigkeit des Gerätes in der Regel nicht derselbe Qualitätsstandard wie bei Einzelgeräten garantiert werden kann. Wenn Sie also nur eine Funktion des Gerätes regelmäßig nutzen, lohnt sich demnach eher die Investition in ein hochwertiges Einzelgerät. Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein vielseitig einsetzbares Gerät mit verschiedenen Funktionen benötigen, sind Sie mit einem Multifunktionsdrucker bestens beraten. Die vielseitige Ausstattung vereint in einem kompakten Gerät verspricht einen flexiblen Einsatz in Büro und Betrieb.

Datensicherheit in Multifunktionsdruckern

Das Thema Datensicherheit wird mit WLAN-fähigen Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten immer wichtiger. Die leistungsfähigen Multifunktionsgeräte werden Computern immer ähnlicher und sollten demnach auch entsprechend geschützt werden. Sie können Daten von Smartphone oder Tablet empfangen und verfügen neben einer WLAN-Funktion ebenfalls über einen internen Datenspeicher.

Während interne Speicher den Druckvorgang maßgeblich erleichern, wird jedes kopierte, gedruckte oder gescannte Element auf der Festplatte gespeichert. Dies kann vor allem bei sensiblen Finanzen- oder Personendaten gefährlich werden. Darüber hinaus sollte der Schutz von Firmen- und Kundendaten oberste Priorität haben.

Datenschutz in Büro und Betrieb

Es gibt eine Reihe von Tipps, mit denen die Datensicherheit in Multifunktionsdruckern gewahrt werden kann:

  • Sicherung des Netzwerkzugangs des Gerätes durch Passwort und Firewall
  • Schutz des Gerätes durch ein Passwort
  • Verschlüsselte Ablage der Daten auf der Festplatte
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates + Löschen der Druckprotokolle
  • Automatische Löschung der Daten in regelmäßigen Abständen
  • Adäquater Umgang mit Kopiergut (datenschutzkonforme Entsorgung von Fehldrucken- und Kopien)

Viele Händler bieten zudem optionale Datensicherheitspackete an, welche einen gewissenhaften Umgang mit Druck- und Kopierdaten sicherstellen. Dies ist vor allem bei einem Gebraucht- oder Weiterverkauf von Geräten zentral. Entscheiden Sie sich für eine der beiden Optionen, sollten Sie sicherstellen, dass sich keinerlei Daten mehr auf dem Gerät befinden und eine endgültige Datenvernichtung vorgenommen wurde.

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