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Steuer­freie Gut­scheine für Mit­arbeiter: Alle Infos 2024

Gut­scheine erfreuen sich nicht nur im privaten Umfeld großer Beliebt­heit. Für Unter­nehmen stellen sie eine gute Möglich­keit dar, ihrer Beleg­schaft ein Gehalts­extra zukommen zu lassen. Wir infor­mieren, ab wann diese Zuwendungen steuer­frei sind, welche Höhe erlaubt ist und welche Arten von Gut­scheinen für Mitarbeiter es gibt.

Für Eilige

Gutscheine für Mitarbeiter

Was sind Gutscheine für Mitarbeiter?

Ob als Anerkennung für Loyalität und gute Leistungen, als Geschenk zu besonderen Anlässen oder als Teil des Gehalts: Mit Waren­gutscheinen für Mitarbeiter können Unternehmen ihre Wertschätzung gegen­über Beschäftigten ausdrücken. Unter bestimmten Voraus­setzungen lassen sich mit diesen Corporate Benefits sogar Steuer­vorteile nutzen. Anders als bei Gehalts­erhöhungen oder Einmal­zahlungen, die sozial­versicherungs- und lohn­steuer­pflichtig sind, bleiben Sach­zuwendungen abgabefrei – sofern man sich in einem klar abge­steckten rechtlichen Rahmen bewegt. Eine Baraus­zahlung ist in diesem Zusammen­hang nicht möglich.

Gutscheinkarte

Sind Gutscheine steuer­frei?

Gerade eine mögliche Steuer­freiheit macht Einkaufs­gutscheine für Mitarbeiter so attraktiv. Um sie in Anspruch nehmen zu können, müssen jedoch verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. So sind Gutscheine nur bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei. Geregelt ist das durch das Einkommen­steuergesetz (EStG). Demnach bleiben Sachzu­wendungen an Beschäftigte bis zu 50 Euro pro Monat und Person steuerfrei. Nach der Sozial­versicherungs­entgeltverordnung (SvEV) erstreckt sich diese Steuer­freiheit auch auf die Sozial­versicherung.

Wichtig: Man sollte streng darauf achten, die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht zu überschreiten. Und das geschieht schnell. Immerhin sind nicht alle Sachzu­wendungen so offen­sichtlich wie ein 50-Euro-Gutschein zum Einkaufen oder ein Tankgut­schein. Rechnet man alle Zuwendungen eines Monats zusammen und erhält einen Betrag, der – wie gering auch immer – über der Freigrenze liegt, muss die gesamte Sachzu­wendung versteuert werden.

Der Bundes­finanzhof (BFH) erkennt Gutscheine vom Arbeitgeber nur dann als Sachzuwendung an, wenn das Unternehmen damit aus­schließlich eine Sachzu­wendung in Aussicht stellt. Kann man statt­dessen alternativ eine Geld­leistung verlangen, handelt es sich grund­sätzlich um einen Barlohn. In 2020 ist eine Neuregelung in Kraft getreten. Seitdem gelten Waren­gutscheine für Arbeitnehmer bis zu 50 Euro (ehemals 44 Euro) als steuer­freie Geschenke an Beschäftigte, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeits­lohn ausgegeben werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11, 2. Halbsatz EStG). Laut Bundes­finanz­ministerium ist das der Fall, wenn:

  • die Leistungen nicht auf den Anspruch auf Arbeits­lohn ange­rechnet werden,
  • der Anspruch auf Arbeits­lohn nicht zugunsten der Leistung herab­gesetzt wird,
  • die verwendungs- oder zweck­gebundene Leistung nicht anstelle einer bereits verei­nbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird,
  • bei Wegfall der Leistung der Arbeits­lohn nicht erhöht wird.

Höhere Freigrenzen für Gutscheine zu besonderem Anlass

Höher als bei monatlichen Gut­scheinen vom Arbeitgeber liegt die Frei­grenze für Waren­gutscheine zu einem persön­lichen Anlass. Sie sind bis zu 60 Euro pro Person steuer­frei. Die Lohnsteuer­richtlinie gibt vor, dass das jeweilige Ereignis, anlässlich dessen der Gut­schein ausge­geben wird, eine im Unter­nehmen beschäftigte Person selbst oder im Haushalt lebende Angehörige betreffen muss. Feiertage wie Weihnachten oder Ostern zählen nicht zu persönlichen Anlässen, dafür aber:

  • Geburtstage
  • Dienst­jubiläen
  • Pensionierung
  • Beförderung
  • Bestandene Prüfung
  • Verlobung, Hochzeit
  • Geburt oder Taufe eines Kindes

Waren­gutscheine oder Coupons, die direkt im Unternehmen einzu­lösen sind, werden auto­matisch als Sach­bezug angesehen. Als Belegschaft­srabatt sind sie bis zu einem Betrag von 1.080 Euro pro Jahr steuer­frei.

tradingtwins-Tipp: Frei­grenzen für Aufmerk­samkeiten voll ausschöpfen!

„Genauso wie monatliche Sachzu­wendungen bis zu 50 Euro bleiben Gutscheine zu einem besonderen Anlass bis 60 Euro steuerfrei. Beide Frei­grenzen werden nicht gegen­einander aufgerechnet, lassen sich also neben­einander voll ausschöpfen. Fallen zwei persönliche Ereignisse in einen Monat, etwa Geburtstag und Beförderung, können sogar zwei Aufmerk­samkeiten von bis zu 60 Euro ausgegeben werden. “

Möchten Sie einer Person steuer­freie Zuwendungen zukommen lassen, prüfen Sie am besten schritt­weise, welche idealerweise in Frage kommt. Schauen Sie, ob Sie ein Geschenk anlässlich eines persön­lichen Ereignisses machen können. Oder steht ein Firmen-Event an? Im Zusammenhang mit Betriebs­veranstaltungen steht Ihnen pro Person zweimal jährlich ein Freibetrag von 110 Euro zur Verfügung. Erst, wenn Sie diese Begünstigungen aus­schließen können, sollten Sie auf den Monats­wert von 50 Euro zurück­greifen.

Anna

Anna

tradingtwins Redaktion

Welche Gutscheine sind Sachbezug?

Das Zahlungs­dienste­aufsichts­gesetz (ZAG) legt seit 2020 fest, dass nur zweck­gebundene Gutscheine und Geldkarten als Sachbezug in Frage kommen. Dafür müssen sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen und dürfen nicht als Zahlungs­mittel gelten. Laut eines BaFin-Merkblattes zum ZAG „gelten nicht als Zahlungs­dienste die Dienste, die auf Zahlungs­instrumenten beruhen, die aus­schließlich

  • für den Erwerb von Waren oder Dienst­leistungen in den Geschäfts­räumen des Emittenten „… bei einem bestimmten Einzel­händler“ (shop-in-shop-Lösung, Haus­karte) oder für den Erwerb von Waren oder Dienst­leistungen innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienst­leistern im Rahmen einer Geschäfts­vereinbarung mit einem professionellen Emittenten (begrenztes Netzwerk, limited network) oder
  • für den Erwerb von Waren oder Dienst­leistungen aus einem sehr begrenzten Waren- oder Dienst­leistungs­spektrum (sehr begrenztes Waren- und Dienst­leistungs­spektrum, limited range) oder
  • für den Erwerb von Waren oder Dienst­leistungen für bestimmte soziale oder steuer­liche Zwecke nach Maßgabe öffentlich-rechtlicher Bestimmungen auf Ersuchen eines Unter­nehmens oder einer öffentlichen Stelle auf der Grundlage einer gewerblichen Vereinbarung mit dem Emittenten (Instrumente zu sozialen oder steuer­lichen Zwecken)

eingesetzt werden können.“

Welche Kriterien zugrunde liegen, damit Gutscheine oder Geldkarten als Sachbezug gelten, geht aus einem Schreiben des Bundes­finanz­ministerium (BFM) hervor. Demnach sind Sachzu­wendungen Gutscheine oder Geldkarten, die

  • unabhängig von der Betrags­angabe berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienst­leistungen vom Aussteller des Gutscheins aus seiner eigenen Produktions­palette zu beziehen
  • unabhängig von einer Betrags­angabe berechtigen, aus­schließlich Waren oder Dienst­leistungen aufgrund von Akzeptanz­verträgen zwischen Aussteller/Emittent und Akzeptanz­stellen bei einem begrenzten Kreis im Inland zu beziehen

Geld- und Kredit­karten werden dann als Geld­leistung angesehen, wenn sie als Geldersatz ein­gesetzt werden können. Aufpassen muss man entsprechend bei Gutscheinen oder Geldkarten, die über eine Barauszahlungs­funktion oder über eine eigene IBAN verfügen. Auch dürfen sie nicht für Überweisungen oder den Erwerb von Devisen oder Krypto­währung verwendet werden.

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Welche Arten von Gutscheinen für Mitarbeiter gibt es?

Gehalts­extras für die Beleg­schaft sind in erster Linie als steuer­freie Sachzu­wendungen interessant. In diese Kategorie fallen laut BFM seit Anfang 2022 Gutscheine und Geldkarten für:

  • Kraftstoff oder Ladestrom („Alles, was das Auto bewegt“)
  • den Personen­nah- und Fernverkehr einschließlich bestimmte Mobilitätsleistungen (Nutzung von (Elektro-)Fahrrädern, Car-Sharing, E-Scootern)
  • Fitness­leistungen
  • Streaming­dienste für Film und Musik
  • Zeitungen und Zeitschriften, einschließlich Downloads
  • Bücher, auch als Hör­bücher oder Dateien, einschließlich Downloads
  • die Behandlung der Person in Form von Haut­pflege, Make-up, Frisur und dergleichen (sog. Beauty­karten),
  • Bekleidung inkl. Schuhe nebst Accessoires wie z. B. Taschen, Schmuck, Kosmetika, Düfte (sog. Waren, die der Erscheinung einer Person dienen)

Welche Vorteile haben Gutscheine?

Setzt man Gutscheine für Beschäftigte sinnvoll ein, ergeben sich daraus eine Reihe von Vorteilen – für beide Seiten. Ein großer Plus­punkt ist der steuer­liche Aspekt. Gutscheine für Mitarbeiter sind steuerfrei, sofern sie unter die Sach­bezugs­freigrenze fallen. Für die Belegschaft sind die Aufmerksam­keiten ein Zeichen von Anerkennung und Wertschätzung. Das kann die Zufriedenheit steigern und einen Motivations­schub für den Arbeits­alltag geben. Und nicht nur das: Zufriedene Angestellte lassen das Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt als arbeitnehmer­freundlich in Erscheinung treten. Das kann sich bei der Suche nach neuen Arbeitskräften als gewichtiges Argument heraus­stellen.

Gutscheine und Geldkarten: Kann man Guthaben ansparen?

Eine gesonderte Frist für die Einlösung eines Gut­scheins gibt es nicht. Man darf selbst entscheiden, wann man die entsprechende Leistung in Anspruch nimmt. Demnach ist auch das Ansparen von Gut­haben möglich. So lassen sich zum Beispiel zu einem späteren Zeit­punkt größere Anschaf­fungen realisieren.

Aufzeichnungs- und Beweispflicht: Darauf sollten Sie achten

Um Konflikte bei der Steuer­prüfung zu vermeiden, müssen Unternehmen bei der steuer­lichen Behandlung von Gutscheinen größte Sorg­falt walten lassen, insbesondere bei der Aufzeichnung und Überwachung. Firmen müssen beweisen können, dass die ausgegebenen Gutscheine lediglich für den Bezug von Sachen oder Dienst­leistungen verwendet werden können. Das lässt sich mit elektronischen Gut­scheinen am leichtesten erreichen. Auf ihnen bleiben selbst kleine Rest­beträge als Guthaben gespeichert. Nutzt man dagegen Papier­gutscheine, sollte auf diesen vermerkt werden, dass eine Baraus­zahlung nicht möglich ist. Mit einem Muster der Gutscheine können Unter­nehmen belegen, dass diese den Anforderungen der Finanz­verwaltung entsprechen. Besser noch ist eine Kopie der tat­sächlich ausge­gebenen Gutscheine.

Selbst, wenn sich die ausgegebenen Gutscheine im Rahmen der Freigrenze von 50 Euro bewegen, müssen sie als Sach­bezüge in den jeweiligen Lohn­konten hinterlegt sein. Allerdings gibt es eine mögliche Erleichterung der Aufzeichnungs­pflicht. Sie muss beim Betriebsstätten­finanzamt beantragt werden. Demnach müssen Sachbezüge nicht im Lohnkonto vermerkt werden, wenn die Einhaltung der monatlichen Freigrenze von 50 Euro durch betriebliche Regelungen und Überwachungs­maßnahmen sichergestellt ist.

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Frei­grenze: Welche Rolle spielt der Zufluss­zeitpunkt?

Möchte man die Freigrenze für Sachzu­wendungen einhalten, muss man sich auch mit dem Zufluss­zeitpunkt befassen. Welchen Einfluss hat er darauf, ob der Wert von monatlich 50 Euro überschritten wird, oder nicht? Eine Unterscheidung gibt es hinsichtlich der Einlösung im eigenen Unternehmen und der Einlösung bei Dritten.

Bei Gutscheinen für die Einlösung bei Dritten erfolgt der Lohn­zufluss nach steuerlichen Gesichts­punkten mit der Übergabe. Sie markiert den Moment, ab dem eine Person über das gewährte Guthaben verfügen kann. Für die Einhaltung der Sachzu­wendungs­freigrenze muss das Unternehmen den Zeit­punkt der Über­gabe nachweisen können. Wann der Gutschein eingelöst wird, ist dagegen unerheblich. Anders verhält es sich bei Gutscheinen, die für ein Produkt­sortiment im eigenen Unternehmen gelten. Hier fließt der Arbeitslohn erst bei der Einlösung tatsächlich zu.

Gutscheine für Mitarbeiter: Welche Anbieter gibt es?

Mitarbeiter­vorteile erfreuen sich großer Beliebtheit und entsprechend groß und viel­fältig ist auch der Markt für Anbieter von Corporate Benefits. Wir stellen Ihnen drei Anbieter vor.

WUNSCH­GUTSCHEIN: die Profis für Geschenk­gutscheine

Seit seiner Gründung in 2014 hat WUNSCH­GUTSCHEIN deutsch­landweit ein umfassendes Netz im Handel aufgebaut. Gut­scheine des Unter­nehmens sind in mehr als 80.000 Super­märkten, Tank­stellen und Drogerie­märkten in der Bundes­republik erhältlich. Auch in Österreich, der Schweiz und Italien ist der Anbieter vertreten. Darüber hinaus können Wunsch­gutscheine im Online-Shop des Anbieters gekauft werden. Das Angebot der Firma mit Sitz in Düsseldorf und Brilon umfasst auch Firmen­geschenke für Beschäftigte. Entsprechende Gut­scheine können in einer Viel­zahl namhafter (Online-)Shops eingelöst und durch eine persönliche Grußkarte im jeweils firmen­eigenen Design aufgewertet werden. Der Wert lässt sich flexibel bestimmen. Bleibt man unterhalb der Sach­zuwendungs­freigrenze (50 Euro monatlich, 60 Euro anlass­bezogen), erfüllen die Gutscheine die Kriterien für den steuer­freien Sachbezug. Es sollte jedoch beachtet werden, dass aufgrund der verstärkten steuerlichen Anforderungen nicht alle auf der Webseite genannten Partner sich für den steuer­freien Sachbezug eignen. Angebote von WUNSCH­GUTSCHEIN, wie die Steuer­sparCard, sind somit nur steuerfrei, wenn das Gehalts­extra unter 50 Euro / Monat bleibt und bestimmte Anforderungen in Bezug auf die Anwendbarkeit erfüllt sind.

Wunsch­gutscheine für Mitarbeiter gibt es sogar in einer praktischen Vorrats­box. So sind jederzeit steuerfreie Aufmerk­samkeiten für die Beleg­schaft zur Hand, wenn sie gebraucht werden. Die Box enthält neben 25 Gutscheinen zu je 50 Euro und mit wählbaren Motiven sogar Erhalts­nachweise für das Finanzamt.

Belonio: Viel­fältige Gehalts­extras für Beschäftigte

Derzeit setzen mehr als 1.000 Unternehmen aus mehr als 50 verschiedenen Branchen auf die Expertise von Belonio, wenn es um Gehalts­extras für Beschäftigte geht. Die entsprechende Software des Anbieters umfasst zwölf verschiedene Benefits. Dazu zählen der klassische 50-Euro-Sachbezug und der Essens­zuschuss genauso wie weitere Benefits wie etwa ein Dienst­rad, Betreuungs­kosten oder Erholungs­beihilfe. Beim Sachbezug lässt sich einmalig ein Budget festlegen. Beschäftige wählen dann ihren Wunsch­sachbezug aus. Entsprechende Dateien für die monatliche Gehalts­abrechnung werden automatisch erstellt – 100 Prozent steuerkonform.

Wer die Software von Belonio für das eigene Unternehmen nutzen und einzelne Benefits buchen möchte, zahlt 2,40 Euro pro Person und Monat für einen Sachbezug (digitaler Gutschein, regionale Prepaid-Karte oder BkV). Den Essens­zuschuss samt Fotofunktion und Premium Beleg­prüfung gibt es für 4,90 Euro pro Person und Monat. Die Fahrtkosten Ihrer Mitarbeitenden können Sie ab 3,50 pro Person und Monat bezuschussen. Hinzu kommt jeweils eine einmalige Einrichtungs­gebühr sowie ggf. eine Karten­produktions­gebühr.

Neben den Einzel­modulen hat Belonio auch Benefit-Pakete im Portfolio. Das Mobilitäts-Paket für 4,40 Euro pro Person und Monat vereint drei Benefits in einem Angebot, das Klassiker-Paket für 5,90 Euro pro Person und Monat sogar vier Gehalts­extras. Auch hier werden jeweils Ein­richtungs- und ggf. Karten­produktions­gebühren fällig. Auf Anfrage kann man sich zudem ein maßgeschneidertes Paket zusammen­stellen lassen. Dieses gibt es ab 2,40 pro Person und Monat.

become.1: die Benefits-Plattform für alle Fälle

become.1 hat eine Benefits-Plattform entwickelt, die mit minimalem Aufwand verwaltet werden kann. Aus einem zentralen Budget lassen sich sechs verschiedene Benefits realisieren. Das Angebot reicht von Essens- und Mobilitäts­zuschüssen über ein Gesund­heitsport­folio und Erholungs­beihilfen bis hin zu Kita- und Internet­zuschüssen. Über ein Portal können Beschäftigte zentral verwaltet werden. Sobald sie für ausgewählte Benefits frei­geschaltet sind, erhalten sie Zugriff auf die Platt­form und können die Wunsch­leistungen in Anspruch nehmen. Am Ende des Monats erhält die Lohn­buchhaltung alle relevanten Informationen.

Das Single-Angebot von become.1 mit einem Budget pro Arbeit­nehmer und zentraler Administration gibt es ab 2 Euro pro Person und Monat. Damit lassen sich unbegrenzt Mitarbeitende freischalten. Mit become.1 Flex für 9 Euro pro Person und Nutzer erhält man dann alle Single-Module in einer einzigen Mitglied­schaft. Die gesamte Angebots­palette wird schließlich mit dem All-in-Paket abgedeckt. Dieser Service kostet 11,50 Euro pro Person und Monat.

Darüber hinaus gibt es noch die Goodies-Option für 2,50 Euro pro Person und Monat, die auf individuelle Geschenke für Mitarbeiter ausge­richtet ist. Und beim Lifestyle-Paket stehen statt der Sach­mittel unter­schiedliche Erlebnisse im Mittel­punkt. Das Modul, mit dem eine Vielzahl vergünstigter Aktivitäten aus der Region zur Auswahl stehen, gibt es kostenlos. Für Groß­kunden können individuelle Angebote maß­geschneidert erstellt werden.

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Fazit: Gutscheine als sinnvolle Gehaltsextras für Beschäftigte

In viele Firmen werden Gutscheine als abgabefreie Incentives für Beschäftigte immer beliebter. Sie stellen eine Alter­native zur Gehalts­erhöhung dar, die, geschickt eingesetzt, steuer­liche Vorteile verschafft. Damit lassen sich sowohl die Mitarbeiter­zufriedenheit als auch die Attrak­tivität der Firma auf dem Arbeitsmarkt steigern. Beim Umgang mit Gutscheinen sollte man allerdings sehr genau aufpassen. Werden geltende Freigrenzen überschritten, muss die gesamte Sachzu­wendung versteuert werden. Unser Tipp: Dienstleister von Corporate Benefits ermöglichen ein vereinfachtes Gutschein­management! Die Anbieter sorgen hier dafür, dass Mitarbeitenden der Gutschein pünktlich und innerhalb der steuerlichen Freigrenze bequem zur Verfügung gestellt wird. So profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Neugierig geworden? Der kosten­lose tradingtwins-Angebotsvergleich bringt Sie mit passenden Corporate Benefits Anbietern für Ihr Unternehmen zusammen.

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