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Verpflegungs­zuschuss steuerfrei – Alle Infos 2024

Mit einem Verpflegungs­zuschuss können Unter­nehmen ihren Beschäftigten ein attraktives Gehalts­extra anbieten. Wir erklären, was das Essens­geld ist, was Arbeit­geber recht­lich beachten müssen und unter welchen Voraus­setzungen der Verpflegungs­zuschuss steuerfrei ist. Zudem stellen wir Ihnen drei Anbieter vor.

Für Eilige

Verpflegungs­zuschüsse

Gutes Essen macht einfach glücklich – erst recht, wenn jemand anderes die Rechnung übernimmt. Nicht umsonst zählt der Verpflegungs­zuschuss vom Arbeit­geber zu den beliebtesten Corporate Benefits. Bereits seit den 1970er Jahren besteht die Möglich­keit für Unter­nehmen, die Mahl­zeiten ihrer Beschäftigten mit Essens­schecks zu bezuschussen. Inzwischen gibt es auch digitale Alter­nativen zu den Gut­scheinen aus Papier. Aus steuer­licher Sicht ist die moderne Variante besonders interessant. Doch was ist der Verpflegungs­zuschuss eigentlich genau?

Essenszuschuss

Was ist ein Verpflegungs­zuschuss?

Der Essens­gutschein für Mit­arbeiter ist ein staat­lich gefördertes Mittel, das ein Arbeit­geber seinen Beschäftigten zusätz­lich zum Gehalt gewähren kann. Mit diesem erhalten sie Frühstück, Mittag- oder Abend­essen vergünstigt oder sogar kosten­frei. Beim Essens­zuschuss handelt es sich um einen Sachbezug, also um Einkünfte, die nicht aus Geld bestehen.

Ein solcher Sachbezug für Verpflegung - auch Restaurant­scheck genannt - lässt sich zum Beispiel über die Kantine umsetzen. Doch auch für Unter­nehmen ohne eigene Küche ist der Essens­zuschuss für Arbeit­nehmer die perfekte Lösung, um die Beleg­schaft mit einem steuer­freien Gehalts­extra zu unter­stützen. Dank des Essens­geldes können es sich Ihre An­gestellten zu geringen Kosten im Restaurant, im Super­markt oder beim Imbiss um die Ecke schmecken lassen. Verpflegungs­zuschüsse können in zwei Varianten ausgegeben werden. Es gibt sie als

Essens­gutschein aus Papier

Der Essensgutschein aus Papier kann in aus­gewählten Partner­restaurants eingelöst werden. Ähnlich wie bei Barzahlungen geben Sie den Gutschein einfach an der Kasse ab.

Digitale Essensmarke

Die App-Variante des Verpflegungs­zuschusses ist deutlich flexibler als Papier­gutscheine. Sie lässt sich in Restaurants, Super­märkten, Cafés oder sogar beim Liefer­dienst nutzen. Rechnungen werden einfach abfoto­grafiert und an­schließend ein­gereicht.

Verpflegungs­mehraufwand

Nicht zu verwechseln ist der Sach­bezug von Mahl­zeiten mit dem Verpflegungs­mehraufwand bei Auswärts­tätigkeiten. Diese Pauschale wird Beschäftigten zugestanden, deren Tätigkeit mit Reisen verbunden ist. Hier zählen die Verpflegungs­kosten zu den Reise­kosten und werden anhand von steuer­freien Pauschal­beträgen berechnet. Diese hängen von der Dauer der Auswärts­tätigkeit ab.

Wie hoch ist der Verpflegungs­zuschuss?

Die Höhe des Essens­geldes für Arbeit­nehmer ändert sich ständig, je nachdem, wie sich die Werte der aktuellen Verbrauchs­preise entwickeln. Fest­gelegt ist das im Einkommens­steuer­gesetz (§ 8 Abs. 2 EStG). Darüber hinaus unter­scheiden sich die Werte für Frühstück und Mittag- sowie Abend­essen. Gemeinsam haben alle Essens­schecks vom Arbeit­geber aller­dings die Art ihrer Zusammen­setzung. Sie bestehen immer aus

  • einem Sachbezug
  • einem Zuschuss des Arbeitgebers

Der Sachbezugs­wert meint den steuer­pflichtigen Anteil des Arbeit­gebers zum Verpflegungs­zuschuss. In 2024 liegt er bei 2,17 Euro fürs Frühstück und 4,13 Euro für Mittag- oder Abendessen. Dieser Betrag wird mit jeweils 25 Prozent pauschal versteuert. Den Sachbezugs­wert kann der Arbeit­geber um bis zu 3,10 Euro auf­stocken. Dieser Betrag ist steuer­frei. Den vollen Zuschuss kann der Arbeit­geber aller­dings nur dann anbringen, wenn der Sachbezugs­wert voll­ständig aus­geschöpft wird. Demnach gilt in 2024 ein Höchstwert für

  • Frühstück: 2,17 Euro amtlicher Sachbezugswert + 3,10 Euro steuerfreier Arbeitgeberzuschuss = 5,27 Euro Essenszuschuss.
  • Mittag- und Abendessen: 4,13 Euro amtlicher Sachbezugswert + 3,10 Euro steuerfreier Arbeitgeberzuschuss = 7,23 Euro Essenszuschuss.

Wie viel Geld gibt es vom Arbeit­geber pro Monat für Essen?

Beschäftigte dürfen nur für diejenigen Tage einen Zuschuss zum Mittagessen oder Frühstück erhalten, an denen sie mindestens vier Stunden arbeiten. Sind sie abwesend, etwa urlaubs- oder krankheits­bedingt, müssen sie zu viel aus­gegebene Essens­marken oder gezahlte Zuschüsse an die Firma zurück­geben. Die meisten Unter­nehmen stellen insgesamt 108,45 Euro an Essens­zuschuss pro Person und Monat zur Verfügung. So lässt sich eine lästige Aufzeichnungs­pflicht umgehen. Die entfällt nämlich bei Anwendung der sogenannten 15er-Regel, die es ermöglicht, einen steuer­freien Verpflegungs­zuschuss pauschal für 15 Tage pro Monat zu gewähren (15 mal 6,90 Euro = 108,45 Euro).

Wann ist ein Essens­zuschuss vom Arbeitgeber steuer­frei?

Grund­sätzlich gibt es bei Essens­gutscheinen aus Papier keine Möglich­keit, die Steuer­last zu senken. Sie liegt pauschal bei 25 Prozent. Digitale Essens­marken dagegen können komplett steuer­frei sein. Ob dies der Fall ist, hängt von den Beschäftigten ab. Genauer gesagt davon, ob diese einen Mindest­anteil selbst zahlen. Zunächst einmal wird für den Pflicht­anteil des Arbeit­gebers auch bei einem digitalen Essens­zuschuss eine Pauschal­versteuerung von 25 Prozent angesetzt. Wichtig: Darauf fallen keine Sozial­abgaben an. Für 4,13 Euro liegt die Steuer­last somit bei 1,03 Euro. Haben Unternehmen ihren Pflicht­anteil in vollem Umfang geleistet, sind weitere 3,10 Euro als Arbeit­geberzuschuss verfügbar, steuer- und sozial­abgabenfrei. So bleibt die Steuer­last auch bei einem Gesamt­betrag von 7,23 Euro unverändert bei 1,03 Euro.

Der Steuer­vorteil vergrößert sich, sobald Beschäftige mehr als die 7,23 Euro Verpflegungs­zuschuss für ihre Mahl­zeit zahlen. Der darüber hinaus ausgegebene Betrag verringert nämlich den zu versteuernden Pflicht­anteil. Je mehr Geld zusätz­lich aus­gegeben wird, desto geringer ist die Steuer­last. Erreicht der Beleg einen Wert von 11,63 Euro, ist der gesamte Essens­gutschein für den Arbeit­geber steuer­frei.

Verpflegungs­zuschuss als Corporate Benefit: Win-win für Unternehmen & Mitarbeitende

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Welche rechtlichen Grund­lagen gelten für den Essens­zuschuss?

Beim Verpflegungs­zuschuss handelt es sich um eine frei­willige soziale Zusatz­leistung des Arbeit­gebers. Beschäftigte haben normaler­weise keinen Anspruch darauf – es sei denn, sie ist aus­drücklich im Arbeits- oder Tarif­vertrag aufgeführt. In diesem Fall ist eine Ergänzungs­vereinbarung notwendig. Die gesetz­liche Grund­lage für den Essens­zuschuss durch den Arbeit­geber besteht aus

Welche Vorteile hat der Verpflegungs­zuschuss?

Jeder Mensch muss essen. Mit dem Essens­geld vom Arbeit­geber ist die Mittags­pause aber mehr als eine bloße Nahrungs­aufnahme. Wir haben die wichtigsten Vorteile des Verpflegungs­zuschusses zusammengetragen. Für digitale Essensmarken gelten zudem noch einige besondere Vorteile.

Verpflegungszuschuss

  • Essens­gutscheine können dazu anregen, dass Beschäftigte ihre Mittags­pause gemeinsam ver­bringen. Das fördert das Gemeinschafts­gefühl.
  • Durch Mitarbeiterangebote können sich Unternehmen als besonders arbeitnehmer­freundlich positionieren. Das steigert Motivation und Leistung der Beschäftigten.
  • Können Beschäftigte ihre Lebenshaltungs­kosten durch ver­günstigte oder kosten­freie Mahl­zeiten senken, bleibt ihnen mehr Geld übrig und ihre Kaufkraft steigt.

Digitale Essensmarken

  • erlauben es Arbeitgebern, Restaurantchecks komplett steuerfrei zu gestalten.
  • ermöglichen auch das Auszahlen mehrerer kleiner Beträge über den Tag verteilt.
  • sind für alle Gebiete geeignet, auch dort, wo sich keine Partnerrestaurants für Gutscheine aus Papier anbieten.
  • erfordern keine finanzielle Vorleistung des Arbeitgebers. Zudem können bezahlte, aber nicht eingelöste oder verlorene Essensmarken nicht verfallen.
  • vereinfachen die Abrechnung durch automatisierte Prozesse.

Worauf ist bei der Gewährung des Verpflegungs­zuschusses zu achten?

Der Verpflegungs­zuschuss wird vom Unter­nehmen gezahlt. Dafür stehen zwei Optionen zur Auswahl: Entweder zahlt das Unter­nehmen den gesamten Verpflegungs­zuschuss, wobei lediglich der Sachbezugs­wert zu ver­steuern ist. Oder aber der ver­pflichtende Anteil wird vom Netto­lohn der Beschäftigten abgezogen. Das verschafft dem Arbeit­geber einen steuer­lichen Vorteil – und dieser ist im Gegenzug meist bereit, den höchst­möglichen Zuschuss von 3,10 Euro zu zahlen. So profitieren beide Seiten.

Für Beschäftigte, die im Jahr durch­schnittlich an mehr als drei Tagen pro Monat auswärts tätig sind, darf übrigens kein Essens­zuschuss gezahlt werden. Für sie kommt der Verpflegungs­mehraufwand in Betracht.

tradingtwins-Tipp: Home Office, Krankheits­tage & Co.: Darauf müssen Sie achten

„Viele Beschäftigte ver­bringen ihre Arbeits­tage inzwischen im Home Office. Müssen sie sich daher vom steuer­freien Essen für Mit­arbeiter ver­abschieden? Nein. Selbst, wenn die betrieb­liche Arbeits­zeitregelung keine Ruhe­pausen vorsieht, kann es das Essens­geld geben. Das gilt übrigens auch für Beschäftigte in Teilzeit. Essens­zuschüsse gelten aus­schließlich für Arbeits­tage. An Urlaubs- oder Krankheits­tagen darf man sie nicht verwenden. Zudem sind sie lediglich für Mahl­zeiten bestimmt, die für den unmittel­baren Verzehr gedacht sind. Auf Vorrat kann man sich also nicht mit Lebens­mitteln ein­decken. Und auch das Bierchen zum Essen oder die Zigarette im Anschluss ist nicht von Verpflegungs­zuschüssen gedeckt: Alkoholische Getränke, Tabak­waren und ähnliche Produkte dürfen nicht mit dem Essens­geld gekauft werden.“

Sophia

Sophia

tradingtwins Redaktion

Welche Anbieter von Restaurant­schecks für Mit­arbeiter gibt es?

Edenred: Zwei Lösungen für den Verpflegungs­zuschuss

Das Payment Solutions-Unternehmen Edenred kooperiert mit dem Benefits-Anbieter Belonio, um Angestellten attraktive Zusatzleistungen zu ermöglichen. Edenred bietet zwei Möglich­keiten, mit denen Unternehmen ihren Beschäftigten einen Sach­bezug für Verpflegung zukommen lassen können.

  • Eine davon sind Essens­gutscheine aus Papier. Das „Ticket Restaurant“ kann bei aus­gewählten Partnern eingelöst werden, mögliche Akzeptanz­stellen in der Umgebung werden in einer App angezeigt. Verträge mit den Partner­restaurants gewähr­leisten völlige Rechts­konformität.
  • Die andere Lösung ist der digitale Verpflegungs­zuschuss „JobLunch“. Diese flexible Alter­native lässt sich ohne Partner­bindung einlösen. Belege werden ab­fotografiert, in einer App hoch­geladen und an­schließend auf Erstattungs­fähigkeit überprüft. Die Erstattung erfolgt nach­träglich. Auch hier sind alle recht­lichen Vorgaben strikt ein­gehalten.

Die Essens­gutscheine in Papier­form gibt es für 5 Euro pro Monat und Person. Die Kosten für die digitalen Essens­gutscheine betragen 8 Euro pro Monat und Person.

Belonio: Essens­geld ohne feste Akzeptanz­stellen

„JobLunch“ von Belonio und Edenred lässt sich bequem über ein Arbeit­gebercockpit verwalten. Beschäftigte, die dort angelegt sind, können die App inklusive Foto­funktion augenblick­lich nutzen. Sie foto­grafieren den Kaufbeleg ihrer Mahlzeiten und reichen ihn per App ein. Die Erstattung kommt mit dem nächsten Gehalt. Durch eine Meldung an die Lohn­buchhaltung im Einklang mit geltendem Steuer­recht ist der Verwaltungs­aufwand denkbar gering.

Als einzelnes Benefit kostet „JobLunch“ von Belonio inklusive Premium Beleg­prüfung 4,90 Euro pro Person und Monat. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungs­gebühr. Der Verpflegungs­zuschuss kann auch in größere Benefit-Pakete von Belonio integriert werden.

Spendit: Vorreiter bei digitalen Essens­marken per App

Mit „Lunchit“ gehört die Spendit AG zu den Pionieren in Sachen digitale Essens­marke. Die ent­sprechende App gibt es sowohl für Android als auch für iOS. Mit ihrem Smart­phone foto­grafieren Beschäftigte ihre Rechnungen oder Belege ab und reichen sie ein. Die auto­matische Erstattung kommt mit dem nächsten Gehalt. Die dazu­gehörige Erstattungs­datei lässt sich bequem in das Lohnbuch­haltungs­system importieren – das spart einiges an Aufwand.

In einer 30-tägigen Test­phase können Unter­nehmen das Angebot von Spendit kosten­los testen. Je nach Unternehmens­größe belaufen sich die Kosten an­schließend auf 9,90 Euro (Starter: 1-30 Beschäftigte), 7,90 Euro (SMB: 31-1.000 Beschäftigte) oder 6,90 Euro (Corporate: 1.001-2.000 Beschäftigte) pro Person und Monat. Bei Unternehmens­größen ab 2.000 Beschäftigten kann man sich ein individuelles Angebot erstellen lassen.

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Fazit: Verpflegungs­zuschuss bringt Steuer­vorteile & höhere Kauf­kraft

Für viele Menschen ist Essen ein großer Kosten­faktor. Mit einem Verpflegungs­zuschuss als steuer­freie Zuwendung können Beschäftigte einiges an Geld sparen, und auch für die Unter­nehmen zahlt sich diese frei­willige Leistung aus. In der digitalen Variante der Restaurant­schecks lässt sich die Steuer­last bis auf null Euro drücken. Neben den finanziellen Aspekten können eine höhere Motivation am Arbeits­platz sowie ein ver­bessertes Gemeinschafts­gefühl im Kollegen­kreis durch gemeinsame Mittags­pausen zu den Plus­punkten von Essens­geld zählen. Außer­dem bietet sich Firmen die Chance, durch einen gewährten Sachbezug von Mahl­zeiten ein arbeitnehmer­freundliches Image auf­zubauen.

FAQ


Die Höhe des Zuschusses richtet sich nach den aktuellen Verbrauchspreisen - und variiert damit von Zeit zu Zeit. In 2024 können Arbeitgeber ein Frühstück mit maximal 5,27 Euro pro Tag und ein Mittag- oder Abendessen mit maximal 7,23 Euro pro Tag bezuschussen. Die meisten Unternehmen stellen Ihren Mitarbeitenden 108,45 Euro pro Monat zur Verfügung.


Ob bzw. wann ein Essenszuschuss steuerfrei ist, liegt an der Art des Zuschusses. Während es für Papiergutscheine in der Regel keine Möglichkeit gibt die Steuerlast von 25% zu senken, können digitale Essensmarken komplett steuerfrei sein. Das hängt davon ab, ob Angestellte einen Mindestanteil selbst zahlen. Erreicht ein Beleg einen Wert von 11,63 Euro, ist der Gutschein für den Arbeitgeber steuerfrei.


Mit einem Verpflegungszuschuss können Arbeitgeber einen Betrag zum Frühstück, Mittag- oder Abendessen ihrer Mitarbeitenden beisteuern - diese erhalten ihre Mahlzeiten dann vergünstigt oder sogar komplett kostenfrei. Der Verpflegungszuschuss ist ein Corporate Benefit, den Arbeitgeber freiwillig zur Verfügung stellen können. Den Verpflegungszuschuss gibt es als Essensgutschein aus Papier oder als digitale Essensmarke.


Welche Art des Zuschusses bevorzugt wird, ist eine persönliche Frage. Generell haben digitale Essensmarken einige Vorteile gegenüber Papiergutscheinen. So können sie komplett steuerfrei sein und funktionieren auch ohne Partnerbindung. Gleichzeitig ermöglichen sie das Auszahlen mehrerer kleiner Beträge, können nicht verfallen und verlangen keine finanzielle Vorleistung des Arbeitgebers. Auch die Verwaltung wird in vielen Prozessen vereinfacht.


Der Verpflegungszuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers zum Gehalt. Solange dieser nicht im Arbeitsvertrag festgehalten wird, haben Angestellte keinen Anspruch darauf.


Ein Verpflegungs­mehraufwand und ein Verpflegungszuschuss sind nicht dasselbe. Der Verpflegungs­mehraufwand bezieht sich auf Auswärtstätigkeiten und ist daher für alle relevant, die beruflich viel reisen. Genauer gesagt: Ein Verpflegungs­mehraufwand darf für die Beschäftigten gezahlt werden, die jährlich durchschnittlich an mehr als drei Tagen pro Monat auswärts arbeiten. Für sie verfällt gleichzeitig die Möglichkeit auf einen Essenszuschuss. Dieser ist für die Mitarbeitenden, die vor Ort im Unternehmen arbeiten. Beschäftigte dürfen den Zuschuss für die Tage erhalten, an denen sie mindestens vier Stunden tätig sind.


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