Steuerfreier Tankgut­schein für Mitarbeiter 2023: So geht’s

Wie bleiben Tankgut­scheine für Mitarbeiter steuerfrei? Wir erklären, worauf Arbeitgeber und Angestellte achten müssen, warum der Tankgutschein gerade jetzt für beide Seiten eine gute Idee ist und wie Sie passende Anbieter finden.

Was ist ein Tankgutschein?

Jeder Arbeit­geber freut sich über loyale Mitarbeitende. Tankgut­scheine und andere Mitarbeiter­benefits, die freiwillig zusätzlich zum monatlichen Gehalt überreicht werden, sind eine hervor­ragende Möglich­keit, die Unter­nehmens­bindung des Arbeit­nehmers zu verbessern und die Motivation zu fördern.

Der Gesetz­geber hat dazu einen monatlichen Betrag von 50 Euro pro Mitarbeitendem eingeräumt, der als sozialabgaben- und steuer­freier Sach­bezug überreicht werden kann. Dabei muss es sich um ein Geschenk handeln – wird das Geld als zusätzlicher Lohn auf das Konto des Mitarbei­tenden überwiesen, gilt es nicht als steuer­frei und ist abgabenpflichtig.

Tankgut­scheine haben sich als gute Möglich­keit bewährt, Mitarbeitenden ohne steuerliche Abgaben eine Freude zu bereiten - egal, ob regelmäßiger Gehaltsbonus oder anlassbezogene Belohnung. Sie suchen nach dem passenden Partner für Mitarbeiter­benefits für Ihr Unter­nehmen? Wir bieten einen kostenlosen und unverbindlichen Angebots­vergleich.

Welche Vorteile hat ein Tankgut­schein für Mitarbeiter & Unter­nehmen?

Für Arbeit­nehmer ist es immer erfreulich, wenn eine gute Arbeits­leistung honoriert wird. Auch für Arbeit­geber bieten Tankgut­scheine als Lohnnebenleistung einige Vorteile:

Warum lohnt sich der Tankgutschein gerade jetzt besonders?

2022 war wirtschaftlich kein einfaches Jahr - und auch 2023 wird für viele Unternehmen herausfordernd bleiben. Gestiegene Energiekosten und eine hohe Inflation treiben Mitarbeitern und Arbeitgebern Sorgenfalten auf die Stirn. Die Belegschaft gezielt und effektiv mit Mitarbeiterbenefits zu entlasten macht gerade jetzt Sinn - auch aus Arbeitgebersicht, denn:

• Der Fachkräftemangel ist nach wie vor in zahlreichen Branchen ein großes Problem. Mitarbeiterbindung bleibt unerlässlich, um gute Leute zu halten. Und auch im Recruiting sind Benefits zusätzlich zum Gehalt inzwischen Standard.
• Wer sich gerade keine üppigen Gehaltserhöhungen leisten kann, signalisiert mit Tankgutschein & Co. dennoch Wertschätzung - und entlastet seine Mitarbeitenden durch die Steuervorteile spürbar.
• Vor allem im ländlichen Raum sind viele Mitarbeitende auf das Auto angewiesen, um zur Arbeit zu kommen. Steuerfreie Sachzuwendungen in Form von Benzingutscheinen werden daher besonders geschätzt.

Wie funktioniert ein Tankgutschein?

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern Tankgutscheine als freiwilliges Gehaltsextra anzubieten.

Kann ein Tankgutschein für alle Tankstellen genutzt werden?

An welchen Tankstellen man mit einem Tankgutschein bezahlen kann, hängt davon ab, um welche Art von Gutschein es sich handelt. Eine Shell-Prepaid-Card kann nur bei Shell, ein Aral-Gutschein nur bei Aral eingelöst werden. Wenn Sie stattdessen mit einem Portal für Mitarbeiterbenefits kooperieren, kann in der Regel bei verschiedenen Tankstellenketten getankt werden. Bei welchen genau ist von Anbieter zu Anbieter verschieden.

Wann ist der Tankgutschein steuerfrei?

Unter welchen Voraus­setzungen ein Tankgut­schein steuerfrei ist, wurde im § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG (Einkommens­steuer­gesetz) geregelt. Ein Tankgut­schein ist steuerfrei, wenn dieser den monatlichen Freibetrag von 50 Euro nicht übersteigt. Dabei handelt es sich um die Gesamt-Bruttogrenze. Heißt konkret: Möchte man als Arbeitgeber sowohl einen Tankgutschein als auch ein Sach­geschenk gewähren, so müssen die Kosten beider Leistungen addiert werden. Wird die monatliche 50-Euro-Grenze auch nur minimal überschritten, werden die Mitarbeiter­benefits mit Steuern und Abgaben belastet.

Steuer­freier Sach­bezug: Was hat sich beim Tankgutschein geändert?

2022 wurden neue Vorgaben für steuerfreie Sachbezüge von Gutscheinkarten durch den Gesetzgeber erlassen. Arbeitgeber haben weiterhin die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden und Angestellten einen steuerfreien Sachbezug in Form von Gutscheinkarten oder Tankkarten zur Verfügung zu stellen. Allerdings wurden die Vorgaben spezifiziert. Inzwischen sind Gutscheine für Mitarbeitende nur dann erlaubt, wenn Sie einen direkten Sachbezug beinhalten:

• § 2 Abs. 1 Nr. 10a - Begrenztes Netz­werk: Erlaubt sind Gutschein­karten von Einkaufs­läden, Einzel­handels­ketten, Tank­stellen­ketten oder regionalen Anbietern
• § 2 Abs. 1 Nr. 10b – Begrenzte Produkt­palette: Erlaubt sind Gut­scheine dann, wenn sie nur für eine bestimmte Produkt­palette eingesetzt werden dürfen, zum Beispiel Fashion, Tank­füllungen, Kosmetik, Nahrungs­mittel etc.

Was bedeutet das konkret für den steuerfreien Tankgutschein? Anbieter von aufladbaren Prepaid-Karten haben sich angepasst und entweder die Region oder Produktpalette eingeschränkt, für die das Guthaben verwendet werden kann. So können Karteninhaber zwar weiterhin bei allen Tankstellenketten tanken, mit denen der jeweilige Anbieter kooperiert - allerdings ggf. nicht deutschlandweit, sondern nur in einer fest definierten Region. Bei reinen Prepaid-Tankkarten ist eine regionale Eingrenzung nicht nötig, da sie das Kriterium der begrenzten Produktpalette erfüllen.

Anhebung der Frei­grenze für den steuer­freien Sach­bezug auf 50 Euro

Die Frei­grenze des steuer­freien Sach­bezuges wurde 2022 von 44 auf 50 Euro erhöht. Eine weitere Änderung: Früher war auch die nach­trägliche Erstattung vorliegender (Tank-)Quittungen gesetzlich erlaubt. Dies ist nicht mehr der Fall. Gut­scheine müssen den Mitarbeitern im Vorfeld überreicht werden. Nur unter dieser Voraus­setzung können Sie vom steuer­freien Sach­bezug über 50 Euro Gebrauch machen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Tankgut­schein steuer­frei zur Verfügung stellen wollen, ist dies zu beachten. Unser Angebots­vergleich unterstützt Sie bei der Suche nach dem passenden Anbieter von Tankgut­scheinen für Mitarbeiter.

Hat ein steuer­freier Tankgut­schein für Mitarbeiter Nach­teile?

Für Arbeit­geber bedeuten Tank­gutscheine immer etwas Verwaltungs­aufwand - je nach gewählter Gutschein-Art mehr oder weniger.

Werden die Gutscheine vom Unternehmen einzeln gekauft, muss dies doku­mentiert und verbucht werden. Je nach Anzahl der Mitarbei­tenden wird das schnell zu einer echten Heraus­forderung. Da sicher­gestellt werden muss, dass der monat­liche Frei­betrag eingehalten wird, sollte auch beim Über­reichen der Tankkarte an den Mitarbeiter eine Doku­mentation erfolgen.

Wer nicht monatlich neue Gutscheine erwirbt, sondern wieder­auflad­bare Tankkarten einer Tankstelle nutzt, hat weniger Verwaltungsaufwand. Allerdings profitieren von dieser Form des Sachbezugs nur Mitarbeiter mit Auto. Das kann zu Missmut und Unverständnis innerhalb der Belegschaft führen.

Tankgutscheine breit aufgestellter Anbieter von Mitarbeitervorteilen punkten hier: Arbeitnehmern bieten sie aufgrund des großen Partner-Angebots maximale Flexibilität. Häufig kann der Mitarbeitende sogar jeden Monat im Online-Portal neu entscheiden, welche Art von Gutschein er haben möchte. Unternehmen haben mit dieser Variante den geringsten Aufwand - und die Gewissheit, dass die Benefits fair und garantiert steuerkonform verteilt werden. Der Nachteil: So viel Service gibt’s nicht umsonst. Die Kosten sind aber sehr überschaubar. Je mehr Mitarbeiter Gutscheine oder andere Benefits erhalten und je unterschiedlicher diese sind, desto eher lohnt sich die Zusammenarbeit.

Tankgut­scheine für Mitarbeiter: Das sollten Arbeit­geber beachten

Wer Mitarbeitenden ein Benefit zukommen lassen möchte, sollte dabei zunächst penibel darauf achten, dass die Frei­grenze von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter nicht über­schritten wird (einzige Ausnahme: zu persönlichen Ereignissen, etwa Geburtstag oder Hochzeit, sind 60 Euro als steuerfreie Aufmerksamkeit erlaubt). Auch Zuzahlungen zum Gehalt oder Baraus­zahlungen, um die Tankfüllung zu bezahlen, sind nicht möglich, da andern­falls Steuern und Sozialabgaben anfallen. Außerdem müssen Lohnnebenleistungen in der Gehaltsabrechnung dokumentiert werden. Halten Sie im Zweifel Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Welche Alter­nativen gibt es zum klassischen Tankgutschein für Mitarbeiter?

Der Verwaltungs­aufwand von Tankgutscheinen und eine steigende Zahl an Arbeitnehmern, die auf die Nutzung eines Kraftfahr­zeuges verzichten und keinen Tankgutschein benötigen, machen den klassischen Tankgutschein unattraktiver. Dennoch ist das natürlich kein Grund, den Mitarbeitenden keine Lohnneben­leistungen zukommen zu lassen. Alternativ gibt es eine breite Auswahl weiterer Mitarbeiterbenefits: