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Telefon­anlage für KMU – alle Infos!

Mit VoIP-Telefon­anlagen heben KMU ihre Kommunikation auf ein modernes Level. Wir informieren, welchen Nutzen Cloud-Telefonie für Betriebe haben kann und was die wichtigsten Vorteile sind. Außer­dem erklären wir, was man im Vorfeld einer An­schaffung beachten sollte.

Für Eilige

Zeit­gemäße KMU-Telefon­anlagen...

  • ...ermöglichen moderne Geschäfts­kommunikation
  • ...erleichtern den Arbeits­alltag mit einem großen Funktions­umfang
  • ...sind in der Cloud-Variante orts­unabhängig
  • ...lassen sich bequem dem Wachstum des Betriebs anpassen
  • ...finden Sie mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich

Moderne Telefon­systeme für Business-Kommunikation werden oftmals auto­matisch mit großen Unter­nehmen in Ver­bindung gebracht. Doch auch KMU (kleine und mittlere Unter­nehmen) müssen ständig mit Lieferanten, Partnern und Kunden im Austausch bleiben – und das auf pro­fessionellem Niveau. Zudem sollen Arbeits­schritte inner­halb der Firma so zu­verlässig und komfortabel wie möglich erledigt werden. Zeit­gemäße Telefon­anlagen für KMU können ein wesent­licher Baustein dafür sein.

Viele Betriebe verfügen bereits über IP-Netzwerke an ihrem Standort sowie über VoIP-fähige End­geräte. Ent­sprechend unkompliziert ist die Ein­bindung von VoIP-Telefon­anlagen für KMU in die bestehende Infra­struktur. Wie stark die Anlagen letztlich zum Unternehmens­erfolg beitragen, hängt maß­geblich davon ab, wie sorg­fältig sie im Hinblick auf den benötigten Funktions­umfang und weitere Anforderungen aus­gewählt wurden. Auch die Kosten spielen eine Rolle. VoIP-Telefon­anlagen für KMU sind extra so konzipiert, dass sie zum jeweiligen Budget passen. Sie möchten eine Telefon­anlage für Ihre Firma anschaffen? Nutzen Sie unseren kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich, um die besten Telefon­anlagen für KMUs zu finden.

voip

Welchen Nutzen hat Cloud-Telefonie für KMU?

Noch nie waren die Heraus­forderungen für hoch­wertige Business-Kommunikation so hoch wie heute. Die gute Nachricht: Auch Telefonie bietet mehr Möglich­keiten als je zuvor. Wer sie erkennt, kann mit Cloud Telefonie einen großen Nutzen daraus ziehen.

  • Zunächst einmal befindet sich eine Cloud-Telefon­anlage für KMU nicht im Büro­gebäude, sondern virtuell im Rechen­zentrum des jeweiligen Providers. Die KMU-Telefonie wird als Software as a Service (SaaS) angeboten. Durch den Verzicht auf eine physische Telefon­anlage mit aufwendiger Ver­kabelung spart man nicht nur Platz, sondern vor allem Geld. Die An­schaffung neuer und teurer Hardware ist kaum not­wendig. Zudem sind Wartungen per Update und Reparaturen Sache des Telefon­anlagen­anbieters.
  • Da Cloud-Telefon­anlagen für KMU nicht orts­gebunden sind, können Mitarbeitende sie nicht nur im Büro nutzen, sondern auch aus dem Home­office oder von unterwegs. Auch Smart­phones lassen sich der Telefon­anlage hinzu­fügen. So verleiht man seinem Arbeits­platz ein Höchstmaß an Mobilität. Zudem verläuft ein möglicher Umzug der Firma denkbar reibungs­los. Schließlich ist am neuen Standort keine erneute Ein­richtung der Telefon­anlage notwendig, was Cloud-Telefon­anlagen äußerst flexibel macht.
  • Ein weiterer großer Pluspunkt ist ein mögliches Zusammen­spiel mit dem Customer-Relationship-Management der Firma. Ist die Cloud-Telefon­anlage mit dem CRM verbunden, ergibt sich daraus eine ganz­heitliche Datenbasis. So ist der aktuelle Status einer Kunden­beziehung für die Mit­arbeitenden jeder­zeit ersichtlich. Wichtige Informationen können abgerufen werden, noch bevor ein Telefon­gespräch begonnen wird.
  • Und nicht zuletzt sollte man den Sicherheits­aspekt berück­sichtigen. Wird die Cloud-Telefon­anlage für KMU in einem hoch­sicheren Rechen­zentrum betrieben, ist sie oftmals besser geschützt als die lokale Variante vor Ort.

tradingtwins-Tipp: Das sollten Sie bei der Wahl einer KMU-Telefon­anlage bedenken

Voice over IP (VoIP) ist aus dem geschäft­lichen Umfeld längst nicht mehr weg­zudenken. Funktionen für KMU-Telefon­anlagen, die den Arbeits­alltag er­leichtern sollen, werden ständig neu oder weiter­entwickelt. Aber: Die eine VoIP- bzw. SIP-Telefon­anlage, die zu­verlässig alle Ihre individuellen Bedürfnisse abdeckt, werden Sie kaum finden. Umso wichtiger ist es, sich früh­zeitig darüber im Klaren zu sein, was genau Sie benötigen. Tauschen Sie sich vor einer Anschaffung mit Ihren Mit­arbeitenden aus.
So fällt es unter Um­ständen leichter, einen Bedarf zu erkennen und benötigte Funktionen aus­zuwählen. Informieren Sie sich auch über die Zuverlässig­keit der Anbieter. Ist deren Ausfall­rate zu hoch, laufen Sie Gefahr, Ihre Kunden und Partner zu verärgern. Auch in Sachen Kunden­service sollten Sie in Frage kommenden Providern auf den Zahn fühlen. Schließ­lich möchten Sie bei möglichen Problemen nicht im Stich gelassen werden.
Ver­gleichen Sie auch die Kosten für Telefon­anlagen. Oftmals erscheint die anfäng­liche Investition gering, aller­dings können hohe Folgekosten die Freude darüber schnell trüben.“

Sophia

Sophia

tradingtwins Redaktion

Ob eine KMU-Telefon­anlage wirklich zu Ihnen passt, sehen Sie am besten, wenn Sie eine kostenlose Demo­version nutzen dürfen. So machen Sie sich mit dem System vertraut und finden heraus, ob es Ihre Arbeits­prozesse tat­sächlich beschleunigt und optimiert. Was Sie bei der Anschaffung einer neuen Telefon­anlage beachten müssen, haben wir in einer Check­liste detailliert für Sie zusammen­gestellt.

Welche Vorteile hat VoIP für KMU?

Mit VoIP-Telefon­anlagen lassen sich viele Arbeits­abläufe be­schleunigen und ver­einfachen, was einer­seits die Kunden­zufriedenheit ver­bessern und anderer­seits die Pro­duktivität steigern kann.

Großer Funktions­umfang

Die Anzahl an Funktionen von modernen KMU-Telefon­anlagen schlägt die klassischer Varianten um Längen. Selbst­verständlich bleiben die grund­legenden Dienste bei der IP-Telefonie erhalten. Darüber hinaus können mehrere Teilnehmer zu Telefon­konferenzen zusammen­geschaltet werden. Ein auto­matisches Sprachmenü leitet Anrufer an die gewünschte Stelle weiter, Rückruf­bitten erreichen den ent­sprechenden Mit­arbeitender über ein Dash­board. Auf­zeichnungen von Anrufen erlauben – unter Ein­haltung daten­schutz­rechtlicher Be­stimmungen – das Erstellen von Protokollen oder erleichtern Vertrags­gestaltungen. Der Einsatz von Analyse-Tools gibt Auf­schluss über die Effizienz von Arbeits­prozessen.

Leichte Bedienung

Der Anbieter kümmert sich um den über­wiegenden Teil der Ein­richtung. Die ab­schließende, individuelle Konfiguration ist dann denkbar einfach. Für den Nutzer sind es nur noch wenige Schritte, bis die VoIP-Telefon­anlage für KMU einsatz­fähig ist. Spezielle IT-Kenntnisse sind dafür nicht not­wendig. Zudem lassen sich die meisten VoIP-End­geräte intuitiv bedienen.

Persönliche Mailbox

Ähnlich wie bei einem Smart­phone können Nutzer einer VoIP-Telefon­anlage auf eine eigene Mailbox zurück­greifen. So ver­passen sie keine wichtigen Informationen mehr. Erst recht nicht, wenn sie per Mail über den Eingang einer neuen Nachricht informiert werden.

Bequeme Skalier­barkeit

Neben­stellen können genauso einfach hinzu­gefügt wie entfernt werden. Dadurch lassen sich VoIP-Telefon­anlagen für KMU jeder­zeit flexibel dem Wachstum eines Unter­nehmens anpassen.

Geringe Voraussetzungen

Bei VoIP läuft der Sprach­verkehr nicht über klassische Telefon­netze, sondern über das Internet. Voraus­setzungen sind lediglich ein Internet­anschluss mit aus­reichend Band­breite sowie ein Anbieter und die passende Hardware.

Die Nachteile von VoIP für KMU

Damit VoIP-Telefon­anlagen für KMU best­möglich funktionieren, benötigen sie eine stabile und leistungs­starke Internet­verbindung. Bei Störungen oder Aus­fällen wird die Telefonie beeinträchtigt. Gleiches gilt für Strom­ausfälle, da für IP-Telefonie ein Router not­wendig ist. In solchen Fällen besteht aller­dings weiter­hin die Möglich­keit, auf Smart­phones aus­zuweichen, die in die Cloud-Telefon­anlage ein­gebunden sind.

Grund­sätzlich zu den Plus­punkten einer VoIP-Telefon­anlage zählen die geringen Investitions­kosten zu Beginn, zumal End­geräte wie Computer, Laptops, Tablets oder Smart­phones meist schon in einer Firma vor­handen sind. Die not­wendigen Soft­phones werden dann als Soft­ware auf­gespielt. Je nach Einsatz­gebiet ist es ratsam, Headsets zu kaufen. Möchte man dagegen IP-fähige Hard­phones nutzen, müssen diese in den meisten Fällen an­geschafft werden. Diese anfäng­lichen In­vestitionen rentieren sich aber nach kurzer Zeit.

Welches VoIP-Telefon ist das richtige für KMU?

Für VoIP verwendet man IP-fähige Telefone, die sich direkt mit dem Internet ver­binden. Ein klassischer Telefon­anschluss ist also nicht mehr nötig. Meist nutzen die End­geräte das Session Initiation Protocol (SIP), um die Ver­bindung her­zustellen. Sie werden daher auch als SIP-Telefone bezeichnet.

Zeit­gemäße KMU-Telefonie lässt sich sowohl mit Hard­phones als auch mit Soft­phones umsetzen. Dabei gibt es keine allgemein­gültige Regel, die besagt, welche Variante die richtige ist. Manchmal kann einfach die persönliche Vorliebe den Aus­schlag geben. Wichtiger ist aber, dass das gewählte VoIP-Telefon den An­forderungen seines späteren Einsatz­gebietes ent­spricht.

Bei den Hard­phones unter­scheiden sich kabel­gebundene VoIP-Telefone optisch und von der Hand­habung her kaum von ihren her­kömmlichen Verwandten. Aller­dings kommen sie mit einem viel größeren Funktions­umfang daher. Diese End­geräte eignen sich zum Beispiel für KMU, bei denen das Telefon seinen festen Platz auf dem Schreib­tisch oder an einer Bedien­theke hat. Benötigt man mehr Bewegungs­freiheit, etwa in einer Werk­statt oder in einem Hotel­betrieb, lohnen sich schnur­lose Hard­phones. Diese sind über den Industrie­standard Digital Enhanced Cordless Tele­communications (DECT) mit einer Basis­station verbunden.

Im Gegen­satz zu den Hard­phones, den physischen Geräten zum An­fassen, existieren Soft­phones nur in virtueller Form. Sie werden als VoIP/SIP-Soft­ware auf Computer, Laptops, Smart­phones oder Tablets auf­gespielt. Besteht der Arbeits­alltag zu einem Groß­teil aus Telefon­gesprächen oder möchte man beide Hände frei haben, ist die Kombination aus Soft­phone und Headset eine gute Lösung.

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Der Umstieg fällt nicht schwer - die Auswahl schon. Damit Sie unter den zahl­reichen Anbietern die ideale VoIP-Telefon­anlage für Ihren Bedarf finden, unter­stützen wir Sie mit unserem kosten­losen Angebots­vergleich. So funktioniert’s:


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Preise: Das kosten Cloud-Telefon­anlagen für KMU

Am Markt gibt es ver­schiedene Telefon­anlagen, mit denen sich zumindest ein Teil der An­forderungen von KMU abdecken lässt. Manche Anbieter haben ihre Services jedoch speziell auf diesen Bereich aus­gerichtet. Das Ergebnis sind maß­geschneiderte Lösungen zum fairen Preis.

inopla: Flexible Cloud-Telefon­anlage mit mehr als 200 Funktionen

Cloud-Telefon­anlagen von inopla lassen sich beliebig skalieren und orts­unabhängig mit den jeweiligen Büro­nummern nutzen. Mehr als 200 Funktionen er­leichtern den Arbeits­alltag und bei der Wahl von Geräten und Soft­ware (Smart­phone, Soft­phone, Microsoft Teams etc.) unter­liegt man keinen Ein­schränkungen. Die Nutzung von inopla Telefon­anlagen erfolgt ohne Vertrags­bindung.

  • Im Starter-Paket „Pro“ für kleinere Teams werden 8,50 Euro pro Nutzer und Monat fällig. Dafür erhält man einen voll­wertigen Fest­anschluss mit mehr als 200 Basis­funktionen, kosten­freie Rufnummern aus dem eigenen Vorwahl­bereich, sofern gewünscht eine kosten­freie Rufnummern­mitnahme sowie die Möglich­keit der Integration in CRM-, Ticket- und ERP-Systeme.
  • Das Business-Paket für größere Teams kostet regulär 11,50 Euro pro Nutzer und Monat und ist um ver­schiedene Profi-Funktionen erweitert. Dazu zählen unter anderem ein Soft­phone, Sprach­erkennung, eine Profi-Warte­schleife oder ein Live Dash­board, das Echtzeit­statistiken zu allen aktiven Anrufen enthält.
  • Für größere Unter­nehmen eignet sich das Enter­prise-Paket. Die Preise richten sich dabei nach den gewünschten Funktionen.

ansitel: Telefonie­lösung für Unter­nehmen jeder Größe

Von inter­aktiven Sprach­menüs bis hin zu Telefon­konferenzen umfasst die Cloud-Telefon­anlage ansitel flexCloud mehr als 120 Funktionen. Verändert sich der Bedarf, kann man Neben­stellen flexibel hinzu­buchen. Telefon­nummern können von anderen An­bietern kostenlos mit­genommen werden und die Nutzung ist mit IP-Telefonen, DECT-Basis­stationen, SIP-Clients sowie vielen weiteren IP-fähigen End­geräten möglich.

  • Das flexCloud Only-Paket von ansitel kostet 3,00 Euro pro Monat und Neben­stelle und ist monatlich kündbar. Für 0,50 Euro pro Monat und Neben­stelle kann eine TAPI-Schnitt­stelle hinzu­gebucht werden, um TAPI-fähige Soft­ware wie Outlook anzu­binden.
  • Für 4,90 Euro pro Monat und Neben­stelle gibt es das flexCloud SIP-Paket. Neben best­möglicher Sprach­qualität und kosten­loser Rufnummern­portierung ist hier auch ein SIP-Trunk inklusive.
  • Die Verbindungs­preise betragen 1,1 ct/min für Festnetz­gespräche und 9,9 ct/min für Mobilfunk­gespräche. Eine Fest­netz-Flat liegt bei 4,90 Euro, eine Festnetz- und Mobil­funk-Flatrate bei 10,90 Euro pro Monat.

Placetel ermöglicht leistungs­starke Business-Kommunikation

Cloud-Telefon­anlagen von Placetel punkten mit schneller Ein­richtung und bequemer Ver­waltung über ein Web-Portal. Mit End­geräten wie Smart­phones, IP-Telefonen, DECT-Geräten kann man von überall auf die rund 150 Funktionen zu­greifen. Die Telefon­anlage lässt sich un­kompliziert in bestehende Unter­nehmens-Software ein­binden.

  • Die Cloud-Telefon­anlage Placetel Profi gibt es für 4,90 Euro pro Neben­stelle und Monat. Enthalten sind mehr als 150 Funktionen, Telefonie ab 1 ct/min sowie eine kosten­lose Rufnummer­nmitnahme. Die Integration in bestehende Software ist gegen einen Aufpreis möglich.
  • Die Cloud-Telefon­anlage Placetel Profi Complete für 12,90 Euro pro Neben­stelle und Monat kommt zusätz­lich mit einer Telefon-Flatrate in alle deutschen Netze.
  • All-in-One-Kommunikation bietet schließ­lich Webex für Placetel für 16,90 Euro pro Neben­stelle und Monat. Das Paket ist um Chat & Team-Messaging, File-Sharing sowie Online Video-Meetings mit bis zu 1.000 Teil­nehmern erweitert.

KMU-Telefon­anlagen er­möglichen moderne Geschäfts­kommunikation

KMU-Telefon­anlagen können die teils sehr spezifischen An­forderungen ihrer Nutzer erfüllen, von hoher Zuverlässig­keit und einfacher Hand­habung über maximale Orts­unabhängig­keit und flexible Skalier­barkeit bis hin zum maß­geschneiderten Funktions­umfang. Davon profitieren Betriebe unter­schiedlicher Branchen. Zudem strapazieren die geringen Kosten die meisten Budgets nicht allzu sehr, sodass zukunfts­orientierte Business-Kommunikation für KMU er­schwinglich ist. Unser kosten­loser und unverbind­licher Angebots­vergleich gibt Ihnen einen Überblick über passenden KMU-Telefon­anlagen für Ihr Unter­nehmen.

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Sophie Köhler
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