Was ist eine TK-Anlage? Infos, Kosten & Co.
Eine leistungsfähige TK-Anlage, auf die Sie sich verlassen können, ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg von Unternehmen. tradingtwins informiert, was eine TK-Anlage überhaupt ist, welche Funktionen diese haben sollte und welche Vorteile mit dem Einsatz einer TK-Anlage einhergehen.
Für Eilige
TK-Anlagen
- Eine TK-Anlage erlaubt die Verknüpfung verschiedener Endgeräte untereinander sowie mit dem öffentlichen Telefonnetz, wodurch die Telefonie ermöglicht wird.
- Während früher analoge und ISDN-Telefonanlagen verwendet wurden, sind internetbasierte Systeme wie VoIP- und Cloud-TK-Anlagen der moderne Standard.
- Mit Flexibilität, Skalierbarkeit und kostengünstigen Verbindungsentgelten bieten internetbasierte Telefonanlagen viele Vorteile gegenüber ihren veralteten Vorgängern.
- Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft Ihnen bei der Suche nach einer leistungsfähigen TK-Anlage für Ihr Unternehmen weiter.
Was ist eine TK-Anlage?
Bei einer TK-Anlage handelt es sich um eine Telekommunikationsanlage, welche verschiedene Endgeräte sowohl miteinander als auch mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) verknüpft. Auf diese Weise können Telekommunikationsendgeräte wie Telefone, Modems, Anrufbeantworter, Faxgeräte und Drucker miteinander in einem gemeinsamen Netz kommunizieren. Alle Geräte, die an die Telefonanlage angeschlossen sind, werden als Nebenstellen bezeichnet. Aus diesem Grund sind die Systeme auch unter den Begriffen Nebenstellenanlage (NstAnl), Teilnehmervermittlungsanlage (TVA) sowie PBX-Telefonanlage bekannt.
TK-Anlagen ermöglichen sowohl interne Verbindungen zwischen den Nebenstellen als auch externe Verbindungen zu anderen Endgeräten, wie beispielsweise zu der Telefonanlage eines anderen Betriebes. Besonders praktisch: Interne Gespräche sind immer kostenlos. Da TK-Anlagen die Kommunikation im und zwischen Unternehmen ermöglichen, sind die Systeme für die Unternehmenskommunikation unverzichtbar.
Über die Jahre hinweg haben TK-Anlagen, wie alle technischen Systeme, einen Wandel durchlaufen. Während sich in den 1990er Jahren zunächst ISDN-Telefonanlagen am Markt etablierten und diesen dominierten, machte die Digitalisierung auch vor der Telefonbranche nicht Halt. Mit steigender Nutzung und Popularität des Internets wendete sich das Blatt und so wurden (Sprach-)Daten ab Mitte der 2000-Jahre nicht mehr über das ISDN-Netz, sondern über das Internet übertragen. Die moderne Telefonanlage basiert heutzutage auf der Voice over IP-Technologie, welche die Übertragung von Sprachdaten in kleinen Datenpaketen über das Internet ermöglicht. Die als VoIP-Telefonanlagen bekannten Systeme bieten deutliche Vorteile gegenüber altmodischen analogen oder ISDN-Telefonanlagen.
Zwar gehören VoIP-TK-Anlagen heutzutage zum modernen Standard der Telefonie, jedoch ist ein aktueller Trend in Richtung Cloud-Telefonie zu verzeichnen. Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von VoIP-TK-Anlagen unterscheiden: Cloud-Telefonanlagen sowie On-premise Telefonanlagen, die im Regelfall in internen Firmennetz eines Unternehmens gehostet werden. Hier offenbart sich auch schon der Unterschied zwischen den beiden Modellen: Während Cloud-Telefonanlagen auf den externen Servern eines Drittunternehmens gehostet werden, findet das Hosting bei lokal installierten On-premise Telefonanlagen in den meisten Fällen im Firmennetz des Unternehmens statt. Je nach Wunsch und Bedarf können Sie zudem komplett auf physische Endgeräte verzichten: moderne VoIP-TK-Anlagen benötigen für den Betrieb nicht weiter als ein digitales Endgerät (bspw. Laptop, Tablet, Smartphone), Kopfhörer, eine Internetverbindung sowie die entsprechende Software eines VoIP-Anbieters.
1990er Jahre: ISDN-Telefonie ist auf dem Vormarsch
Ab 2004: Internettelefonie etabliert sich & wird populär
Beginn 2023: Die letzten ISDN-Anschlüsse werden abgeschaltet
Ab 2023: VoIP- und Cloud-Telefonie als moderner Standard der Telekommunikation
Entwicklung der TK-Infrastruktur
Welche Arten von TK-Anlagen gibt es?
Allgemein lassen sich mit analogen TK-Anlagen, ISDN-TK-Anlagen sowie VoIP-TK-Anlagen drei verschiedene Modelle unterscheiden. Weiter lässt sich innerhalb der Voice over IP TK-Anlagen zwischen lokal installierten On-premise Telefonanlagen und cloudbasierten Telefonanlagen unterscheiden.
Analoge Telefonanlagen
Analoge Telefonanlagen waren Vorgänger der ISDN-Technik. Die Übertragung der Daten erfolgte über elektrische Signale, wobei jeweils bis zu 8 Nebenstellen eingerichtet werden konnten. Eine parallele Nutzung der Nebenstellen war nicht möglich.
ISDN-Telefonanlagen
Die ISDN-Technik löste analoge TK-Anlagen durch zwei wesentliche Neuerungen ab. Zum einen erfolgte die Übertragung der Daten digital, zum anderen war erstmals die parallele Nutzung von zwei Nebenstellen möglich. So konnte eine Person telefonieren, während eine andere im Internet surfte.
On-premise Telefonlagen (VoIP-basiert)
On-premise TK-Anlagen werden auch oft als lokal installierte Telefonanlagen bezeichnet, wodurch sich auf die Form des Hostings der TK-Anlage schließen lässt. In den meisten Fällen findet dies nämlich im internen Netz der Firma statt. Des Weiteren gibt es je nach Wunsch und Bedarf Ihres Unternehmens zwei mögliche Optionen: Hardware-Appliance-Lösungen sowie virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen. Bei Hardware-Appliance-Lösungen stellt Ihnen der Anbieter der Telefonanlage den Server nebst Telefonie-Software zur Verfügung, sodass Sie den Server sicher in Ihrem Betrieb platzieren können. Wenn Sie bereits einen Server in Ihrem Unternehmen besitzen, können Sie ebenfalls auf virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen zurückgreifen. Bei diesem Modell steht Ihnen der Anbieter der TK-Anlage die Software zur Telefonie zur Verfügung, welche Sie dann als VM bequem auf den Servern Ihres Unternehmens installieren können. So beispielsweise bei AGFEO oder 3CX.
Cloud-Telefonanlagen (VoIP-basiert)
Cloudbasierte Telefonanlagen werden von Drittanbietern in externen Rechenzentren gehostet. Mit Hosted PBX und IP-Centrex-Lösungen, stehen Ihnen zwei unterschiedliche Optionen offen. Bei IP-Centrex-Modellen wird die Telefonanlage auf den externen Servern des Unternehmen für Sie bereitgestellt, wobei sich alle Kunden des Unternehmens die Server teilen. Nutzerkonten sind durch Zugangsdaten streng voneinander getrennt. Heutzutage setzen die meisten Anbieter von Cloud-Telefonanlagen (wie bspw. Placetel und sipgate) auf dieses Modell, da es besonders kosteneffizient ist. Dem gegenüber stehen Hosted PBX-Lösungen (bspw. von easybell). Hier erfolgt die Bereitstellung der Telefonanlage zwar auch über externe Rechenzentren, jedoch müssen Sie sich den Server nicht mit anderen Kunden des Anbieters teilen. Dieses Modell ist im Betrieb etwas teurer, jedoch auch mit einer besseren Daten- und Ausfallsicherheit verbunden.
Mit der Abschaltung von ISDN neigt sich die Ära der ISDN-basierten Telefonanlagen endgültig dem Ende zu. Zwar ist eine Weiterverwendung eines ISDN-Anschlusses mittels Umwegen möglich, jedoch empfehlen wir dies nicht. Dies hat den Grund, dass die ISDN-Technologie nicht zukunftsfähig ist und Sie so nicht von dem vollen Funktionsumfang der Internettelefonie profitieren können.
| Analog | ISDN | VoIP | |
|---|---|---|---|
| Sprachqualität | Sehr gut | Sehr gut | Gut, bei Beachtung einiger Tipps |
| Parallele Nutzung | Nein | Begrenzt | Unbegrenzt |
| Datensicherheit | Sehr gut | Sehr gut | Gut, aber mit Risiken verbunden |
| Funktionsvielfalt | Gering | Niedrig | Hoch |
| Kosten (Hardware) | Hoch | Hoch | Gering - Mittel |
| Kosten (Software) | - | - | Gering - Mittel |
| Zukunftsfähigkeit | Gering | Gering | Hoch |
Welche Funktionen besitzen moderne TK-Anlagen?
Welchen Funktionsumfang Ihre TK-Anlage besitzt, hängt maßgeblich von der Art der Telefonanlage ab. Da VoIP-Telefonanlagen der moderne Standard im Telefoniebereich sind, haben wir die zentralen Funktionen der leistungsfähigen Systeme für Sie aufgelistet. Je nach Modell und Anbieter können weitere spezielle Funktionen hinzukommen, so beispielsweise bei Placetel.
Halten, Makeln, Anklopfen & Heranholen
Eine Telefonanlage für Unternehmen muss leistungsfähig sein. Aus diesem Grund sind TK-Anlagen mit Funktionen ausgestattet, welche Ihnen die Kommunikation erleichtern. Dazu zählen auch Halten, Makeln, Anklopfen und Heranholen. Während die Halte-Funktion es Mitarbeitenden erlaubt, Anrufe in die Warteschleifen zu schieben, ermöglicht Makeln das Hin- und Herschalten zwischen mehreren aktiven Verbindungen. Hier bleiben beide Nutzer in der Leitung, während der Mitarbeitende zwischen den Anrufen hin- und herwechselt. Die Funktion des Anklopfens kommt zum Einsatz, wenn während eines aktiven Anrufes ein weiterer Anruf auf derselben Leitung eingeht. Dieser wird durch ein Klopfzeichen in der aktiven Leitung signalisiert. Auch das Heranholen von Anrufen ist eine nützliche Funktion, da diese es erlaubt, Anrufe von Kollegen anzunehmen, die sich gerade nicht am Platz befinden.
Rufweiterleitung
Die Weiterleitung von Anrufen ist eine zentrale Funktion für Unternehmen und steigert die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden. So beispielsweise in folgendem fiktiven Szenario: Herr Müller hat ein Problem mit seiner Waschmaschine, weshalb er sich telefonisch bei der Support-Hotline der Herstellerfirma meldet. Herr Meyer nimmt den Anruf an, kann Herrn Müller jedoch leider nicht weiterhelfen. Die Rufumleitung ermöglicht es Herrn Meyer schnell und bequem den Anruf an seine Kollegin Frau Arnold weiterzuleiten. Auf diese Weise wird Herrn Müller schnell und kompetent geholfen, während Herr Meyer bereits wieder die Anfragen von weiteren Kunden beantwortet.
Ortsunabhängigkeit
Ob bei einem Kundentermin oder im Homeoffice - es ist vorteilhaft, wenn Ihre TK-Anlage standortunabhängig ist. Somit sind Mitarbeitende nicht mehr nur an ihrem Schreibtisch unter der Büronummer erreichbar, sondern überall. Hierfür muss lediglich die entsprechende Software auf Smartphone, Tablet oder PC installiert sein. Um die Standortunabhängigkeit problemlos zu ermöglichen, empfiehlt tradingtwins den Einsatz einer cloudbasierten Telefonanlage. Ein Angebotsvergleich hilft, die passende Möglichkeit für Ihren Betrieb zu finden.
Professionelle Warteschleifen
Es klingelt und klingelt und niemand hebt ab - für Kunden gibt es kaum etwas Schlimmeres, als das Gefühl, von einem Dienstleister ignoriert zu werden. Mit professionellen Warteschleifen, beispielsweise mit Wartemusik und/oder Ansagen, wann der nächste freie Mitarbeitende verfügbar ist, machen Sie Ihren Kunden die Wartezeit schmackhaft.
Zusatzfunktionen
Je nach Modell und Anbieter verfügen viele TK-Anlagen über nützliche Zusatzfunktionen. Hierzu zählen beispielsweise virtuelle Meetings, Audio- und Videokonferenzen oder nützliche Integrationen zum Datenmanagement in der Firma.
Konnektivität
Ob Computer, Smartphone, Tablet oder das Fax - eine moderne, internetbasierte TK-Anlage kann alle IP-fähigen Geräte in Ihrem Unternehmen miteinander verbinden. Auf die Weise verbessern Sie unkompliziert die Konnektivität der gesamten Endgeräte in Ihrem Unternehmen.
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AngebotsvergleichWas kostet eine TK-Anlage?
Die Frage nach den Kosten einer TK-Anlage ist pauschal schwer zu beantworten, da diese maßgeblich von der Art und Installation der Telefonanlage, Anzahl der benötigten Nebenstellen sowie den gewünschten Funktionen abhängt. Wir haben die zu berücksichtigenden Faktoren und deren Kosten für Sie skizziert.
Hosting
Mit einer TK-Anlage, die im internen Firmennetzwerk installiert wird und einer extern gehosteten Cloud-TK-Anlage, die auf den Servern eines Drittunternehmens installiert ist, lassen sich zwei unterschiedliche Formen des Hostings unterscheiden. Weiter lässt sich bei extern gehosteten TK-Anlagen zwischen Hosted PBX und IP-Centrex-Lösungen unterscheiden. Wir haben die anfallenden Kosten für Sie skizziert.
| Art des Hostings | Verantwortlicher | Kosten |
|---|---|---|
| Internes Firmennetzwerk | Unternehmen (Verantwortung wird i.d.R. nicht an Dritte abgegeben) | Installation, Wartung, Reparatur |
| Externer Server (IP Centrex | Externes Unternehmen (Verantwortung wird an Dritte abgegeben). Alle Kunden eines Cloud-Anbieters teilen sich einen Server | Hosting & eventuelle Einrichtungsgebühr. Kosten werden zwischen allen Nutzern des Servers geteilt. Tendenziell günstiger. (Kosten für Wartung und Reparatur werden i.d.R. vom Dienstleister übernommen) |
| Externer Server (Hosted PBX) | Externes Unternehmen (Verantwortung wird an Dritte abgegeben). Cloud-Anbieter stellt Ihnen einen separaten Server zur Verfügung. Dieses teilen Sie sich nicht mit anderen Kunden des Unternehmens. | Hosting & eventuelle Einrichtungsgebühr. Kosten liegen beim Nutzer des Servers. (Kosten für Wartung und Reparatur werden i.d.R. vom Dienstleister übernommen) |
Nebenstellen
Neben der Form des Hostings beeinflusst auch die Anzahl der benötigten Nebenstellen die Kosten einer TK-Anlage. Wenn Sie eine große Anzahl von Nebenstellen benötigen, geht dies in der Regel mit höheren Kosten einher. Wir haben die Angebote von drei Anbietern für Sie skizziert.
| Anbieter | Kosten pro Nebenstelle | Verbindungsentgelte | Flatrates |
|---|---|---|---|
| Placetel | Ab 4,90 Euro pro Nebenstelle |
Festnetz Deutschland: Ab 1 Cent / Minute Mobilfunknetz Deutschland: 9,9 Cent / Minute Ausland: Ab 1,9 Cent / Minute |
Festnetz-Flatrate für 4 Euro pro Monat und Nebenstelle, Allnet-Flatrate für 8,90 Euro pro Monat und Nebenstelle |
| NFON | Ab 9,90 pro Nebenstelle pro Monat pro Nebenstelle |
Festnetz Deutschland: 0,9 Cent / Minute Mobilfunknetz Deutschland: 9,9 Cent / Minute Ausland: Ab 1,9 Cent / Minute |
Deutschland-Festnetz-Flat für 3,90 Euro pro Nebenstelle und Monat, Deutschland-Festnetz-Mobil-Flat für 8,90 pro Monat und Nebenstelle |
| fonial | Bis zu drei Rufnummern kostenlos nutzbar. Mehr als drei aktive Rufnummer pro Monat schlagen mit 2,90 Euro pro Monat pro aktiver Rufnummer zu Buche. |
Festnetz Deutschland: Ab 1 Cent / Minute Mobilfunknetz Deutschland: Ab 10 Cent / Minute Ausland: Ab 1 Cent / Minute |
Festnetz-Flatrates Deutschland: 4 Euro pro Monat und Rufnummer, Allnet-Flatrate Deutschland: 9,90 Euro / Rufnummer |
Endgeräte
Wenn Sie sich für die Nutzung eines Softphones entscheiden, fallen keine Kosten für physische Hardware an. Wenn Sie jedoch auf stationäre IP-Telefone setzen, sollten Sie die hierfür anfallenden Kosten ebenfalls einkalkulieren. Auch hier haben wir drei verschiedene Beispiele für Sie aufgezeichnet.
| Endgerät | Preis |
|---|---|
| Cisco 7861 | Ca. 169 Euro Kaufpreis, Mietoption für 6 Euro / Monat erhältlich |
| SNOM D785 | Ca. 155 Euro |
| Yealink SIP-T57W | Ca. 145 Euro |
Diese Vorteile hat die Nutzung einer TK-Anlage für Ihre Firma
Ob kleines Familienunternehmen oder großer Konzern - der Einsatz einer modernen Telefonanlage bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich.
Kosteneinsparungen
Wenig bis keine Hardware, geringe Verbindungsentgelte und verschiedene Flatrate-Optionen - im Vergleich zu klassischen TK-Anlangen punkten moderne Telefonanlagen mit Kosteneinsparungen. Zwar können Sie nach Wunsch und Bedarf stationäre IP-Telefone einsetzen, dies ist aber oftmals gar nicht nötig. Hier reichen ein Endgerät, Kopfhörer und eine entsprechende Software. Zudem sind interne Gespräche immer kostenfrei.
Standortunabhängigkeit
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie stets an Ihrem Platz im Büro sitzen mussten, um Anrufe entgegenzunehmen. Ein großer Vorteil der Internettelefonie ist die Ortsunabhängigkeit vieler TK-Anlagen. Solange Sie eine Internetverbindung besitzen, können Sie quasi von überall aus telefonieren.Um dies problemlos zu ermöglichen, empfiehlt tradingtwins eine cloudbasierte Telefonanlage
Verbesserte Erreichbarkeit
Mit der Standortunabhängigkeit geht ebenfalls eine verbesserte Erreichbarkeit einher. Viele TK-Anlagen bieten zudem die Funktion „Follow Me“ an, welche die Weiterleitung von Anrufen an mehrere Geräte erlaubt. Auf diese Weise klingelt es nacheinander auf Laptop und Smartphone, was für eine erhöhte Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeitenden sorgt.
Funktionsvielfalt
Ob die Einrichtung einer professionellen Warteschleife, Anruf- und/oder Videokonferenzen oder ein vereinfachtes Management von eingehenden Anrufen durch Funktionen wie Besetzlampenfelder oder Hot Desking - moderne TK-Anlagen sind altmodischen Telefonanlagen in ihrem Funktionsumfang weit überlegen.
Skalierbarkeit & Flexibilität
Einer der größten Vorteile einer internetbasierten TK-Anlage liegt in der Skalierbarkeit. Die Integration neuer Geräte ist problemlos möglich - und das in den meisten Fällen ohne Techniker. Wenn Ihre Firma wächst, können Sie per Klick eine neue Nebenstelle hinzubuchen, nach Wunsch passende Endgeräte (wie ein stationäres IP-Telefon) auswählen und schon ist der neue Mitarbeitende bestens für die Arbeit mit der Telefonanlage ausgestattet.
Rufnummern
Egal, ob Sie Servicerufnummern (auch unter 0800-Nummern bekannt), Ortsnetzrufnummern oder internationale Rufnummern benötigen - die meisten Anbieter von Telefonanlagen haben vielfältige Optionen zur Auswahl. Die Portierung einer bestehenden Rufnummer ist ebenfalls - oftmals kostenfrei - möglich.
Passgenaue & kostenlose Angebote für TK-Anlagen: So funktioniert's
- Sie beschreiben Ihren Bedarf
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Checkliste: So finden Sie die passende TK-Anlage für Ihr Unternehmen
Eine Fülle von Anbietern, eine Vielzahl von oftmals schwer verständlichen Abkürzungen und dazu noch jede Menge unterschiedliche Preismodelle - die Suche nach einer passenden Telefonanlage kann sich unter Umständen ganz schön schwierig gestalten. Um Sie bei der Suche zu unterstützen, haben wir einige wichtige Aspekte, auf die Sie bei der Suche nach einer TK-Anlage achten sollten, für Sie zusammengefasst.
- Wie viele Mitarbeitende nutzen die Telefonanlage? Die Anzahl der Mitarbeitenden, welche die TK-Anlage benutzen, bestimmt die Anzahl der Nebenstellen. Da sich die Preisgestaltung oftmals an der Anzahl der Nebenstellen orientiert, ist die Frage nach der Anzahl der Benutzer der Telefonanlage zentral. Auch sollten Sie in Betracht ziehen, wie viele Ihre Mitarbeitenden parallel telefonieren. Hier reicht eine ungefähre Schätzung.
- Vergleichen Sie Angebote! Wie mit jedem Produkt lohnt es sich vor der Kauf einer TK-Anlage entsprechende Angebote zu vergleichen. So können Sie einen Anbieter finden, der Ihre Bedürfnisse genau abdeckt und dazu noch einen guten Preis liefert. Ganz einfach funktioniert dies beispielsweise in unserem tradingtwins-Angebotsvergleich.
- Standortunabhängigkeit: Arbeiten Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice oder im Außendienst? Wenn ja, wie viele tun dies?
- Endgeräte: Wünschen Sie sich stationäre IP-Telefone oder setzen Sie lieber auf Softphones?
- Rufnummern: Servicerufnummer, Ortsnetzrufnummern & Co., welche Art von Rufnummern benötigen Sie?
- Auslandstelefonie: Telefonieren Sie regelmäßig ins Ausland oder beschränkt sich der Großteil Ihrer Gespräche auf das deutsche Staatsgebiet?
- Integrationen: Wünschen Sie eine Integration bestehender Firmensoftware in die TK-Anlage?
Umsattlung auf eine moderne TK-Anlage: So funktioniert’s!
Die Umsattlung auf eine moderne Telefonanlage gestaltet sich besonders für kleine Unternehmen nicht immer einfach. Zwar lassen sich ISDN-basierte TK-Anlagen auf Umwegen weiter betreiben, jedoch bleiben Ihnen somit viele der zentralen Vorteile einer VoIP-Telefonanlage verwehrt. Mit diesen Schritten gelingt Ihnen der Wechsel problemlos:
Einscheidung für eine VoIP-Anlage treffen
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Moderne Telefonie implementieren
Integration einer modernen VoIP-TK-Anlagen in Unternehmen
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