VoIP-Telefonanlagen für Unternehmen

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VoIP-Telefonanlagen: Funktionen, Kosten & Co.

VoIP-Telefon­anlagen steigern Ihre Effizienz, Erreichbar­keit und Kunden­zufriedenheit. Wir informieren über Funktionen, Modelle sowie Vorteile und zeigen, wie Sie möglichen Risiken einfach vorbeugen können.

Für Eilige

VoIP-Telefon­anlagen auf einen Blick

  • VoIP-Telefon­anlagen sind internet­basiert. Sie nutzen das Internet zur Über­tragung von Telefon­gesprächen.
  • Bei VoIP-Telefon­anlagen wird zwischen stationären on premise- und Cloud-Telefon­anlagen unter­schieden.
  • VoIP-Telefon­anlagen über­zeugen mit einem großen, modernen Funktions­umfang und lassen sich mit End­geräten wie PC, Laptop, Smartphone oder Tablet nutzen.
  • Einrichtungs­gebühren, Verbindungs­entgelte sowie die gewünschte Anzahl der Neben­stellen und Rufnummern beeinflussen die Kosten für eine VoIP-Telefon­anlage.
  • Mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich finden Sie auf Ihre Bedürfnisse zu­geschnittene VoIP-Telefon­anlagen.

Sie haben es am eigenen Leib erfahren: Die seit 2018 schritt­weise laufende Abschaltung von ISDN-Anschlüssen wurde vollzogen und ISDN-Telefonie gehört seit Ende 2022 der Vergangen­heit an. Neuer Standard in Deutschland sind internet­basierte VoIP-Telefon­anlagen. VoIP - kurz für Voice over IP - ist modern, flexibel und kosten­effizient und hat viele weitere Vorteile für Unter­nehmen. Die Schwierig­keit besteht jedoch darin, die richtige Telefon­anlage für das eigene Unter­nehmen zu finden. Wenn auch Sie von diesem Problem betroffen sind - egal, ob Sie bereits mit IP-Telefonen oder übergangs­weise mit Media-Gateways über Ihre alten ISDN-Telefone telefonieren -, schaffen wir Abhilfe und klären alle wichtigen Fragen rund um das Thema VoIP-Telefon­anlagen.

Fau nutzt Voip Telefonie im Büro

Was ist VoIP-Telefonie?

„Was ist VoIP überhaupt?“ Eine Frage, die nicht selten gestellt wird, wenn es um das Thema Telefon­anlagen geht. VoIP ist die Abkürzung für Voice over IP und beschreibt die Sprach­übertragung über das Internet. Möglich wird VoIP-Telefonie dank der All-IP-Technik: Ob Fax, Video-Call, Anruf oder Surfen im Internet - alles wird über dasselbe Netzwerk zur Verfügung gestellt. Voice over IP-Telefon­anlagen laufen also, anders als ISDN-Telefon­anlagen, nicht über den her­kömmlichen Telefon-, sondern Ihren Internet­anschluss.

VoIP-Telefonanlagen: On premise oder Cloud?

Bei VoIP-Telefon­anlagen wird zwischen zwei Arten unter­schieden: lokale on premise- und Cloud-Telefon­anlagen. Beide Modelle gehen mit individuellen Vor­teilen für Ihr Unter­nehmen einher. Sie unter­scheiden sich vor allem darin, wo Ihre Telefon­anlage gehostet ist.

On-premise-Telefonanlage

on premise-Telefonanlagen

  • auf lokalen Servern Ihres Unter­nehmens gehostet
  • wird nicht als SaaS angeboten
  • Sie kaufen Lizenzen für Ihre Telefonanlage (kein Abo-Modell)
  • on premise-Telefonanlagen gibt es unter anderem bei AGFEO oder 3CX

  • Höhere Sicherheit dank Speicherung auf lokalen Servern
  • Zuschnitt auf individuelle Geschäfts­anforderungen
  • Kontrolle der Telefonanlagen liegt in Ihren Händen

  • IT-Support erforderlich
  • Höhere Anschaffungs­kosten
  • Begrenzte Skalier­barkeit
On-premise-Telefonanlage

Cloud-Telefonanlagen

  • in externen Rechen­zentren des Anbieters gehostet
  • wird als SaaS angeboten
  • Sie mieten/abonnieren eine Cloud-Telefon­anlage i. d. R. monatlich
  • Cloud-Telefon­anlagen gibt es unter anderem bei sipgate oder NFON

  • Kein Techniker & keine IT-Abteilung erforderlich
  • Updates und Wartungen werden vom Anbieter übernommen
  • Standort­unabhängigkeit: immer und überall erreichbar
  • Gute Skalierbarkeit
  • Niedrige Anschaffungs­kosten

  • Sicherheit der Daten in den Händen Dritter
  • Monatliche Kosten

Während on premise-Telefon­anlagen lokal in Ihrem Firmennetz installiert werden, verlagern Cloud-Telefon­anlagen ihre Funktionalität in die Cloud. Anstelle von Servern im betrieb­lichen Netzwerk werden Cloud-Telefon­anlagen auf externen Servern im Rechen­zentrum des Anbieters gehostet. Um Ihnen die Wahl des Hostings Ihrer Telefon­anlage zu erleichtern, haben wir beide Optionen für Sie zusammen­gefasst. Zusätzlich geben wir Empfehlungen, unter welchen Bedingungen welche Art der Telefonie besser geeignet ist - auch wenn die end­gültige Ent­scheidung von Ihrem individuellen Bedarf abhängt.

Empfehlung: Wann eignet sich on premise? Und wann Cloud?

On premise- und Cloud-VoIP-Telefon­anlagen bringen individuelle Vorteile für Unter­nehmen mit sich. Daraus leitet sich ab, welche Anlage sich eher für welche Unter­nehmen eignet. Unsere Empfehlungen basieren auf den, teilweise kleinen, Unter­schieden zwischen on premise- und Cloud-Telefon­anlagen:

  • on premise: sicherheits­kritische Branchen, große Firmen mit vielen Mit­arbeitenden
  • Cloud: junge Unter­nehmen, kleine Teams, Startups auf Wachstums­kurs, Betriebe ohne IT-Abteilung

Cloud-Telefon­anlagen sind in der Anschaffung günstiger, da Sie keine Hardware wie Server benötigen. Die geringen Anschaffungs­kosten sind gerade für junge Unter­nehmen und kleine Teams ein Pluspunkt. Zeit­gleich zeichnen sich Cloud Telefon­anlagen durch ihre Flexibilität und Skalier­barkeit aus: Sie können je nach Bedarf Neben­stellen hinzu- oder abbuchen. Gerade für Startups, die sich in der Wachstums­phase befinden, ist dieser Aspekt von Bedeutung. Auch für Betriebe ohne IT-Abteilung erweisen sich Cloud-Telefon­anlagen als sinnvoll, da sich der Anbieter um Wartungen, Reparaturen und Updates kümmert.

Ist Ihr Unter­nehmen in einer sicherheits­kritischen Branche tätig, in der Sie mit sensiblen Daten arbeiten, raten wir Ihnen zu einer on premise-TK-Anlage. Zwar sind Ihre Daten bei Cloud-Anlagen in der Regel geo­redundant gesichert, aller­dings legen Sie den Schutz Ihrer Daten in die Hände Ihres Anbieters. On premise-Telefon­anlagen hingegen speichern die Daten auf Servern vor Ort in Ihrem Unter­nehmen. Beschäftigen Sie viele Mit­arbeitende und verfügen über eine IT-Infrastruktur, ist eine on premise-Anlage lang­fristig kosten­günstiger.

Wichtig: Auch wenn Cloud-Telefon­anlagen in der Anschaffung günstiger sind als on premise, sollten Sie daran denken, dass Sie Cloud-Anlagen im Abomodell mieten und somit monatliche Kosten einplanen müssen.

Auf VoIP-Telefonie umsteigen und profitieren: So funktioniert’s

Dank Voice over IP-Telefonie sind Sie fit für die Zukunft. Unser kosten­loser Angebots­vergleich hilft Ihnen, die passende IP-Telefonanlage für Ihre Bedürfnisse zu finden.

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Die richtige VoIP-Telefonanlage finden: Darauf kommt es an

Wir wissen, dass es schwierig ist, die richtige Telefon­anlage für Ihr Unternehmen zu finden. Wir haben die wichtigsten Aspekte zusammen­gefasst, die Sie bei der Wahl berück­sichtigen sollten.

Welches Hosting bevorzugen Sie?

Die wohl wichtigste Frage vor der Anschaffung einer VoIP-Telefon­anlage ist die Frage des Hostings. Entscheiden Sie sich für eine on premise-Lösung, hosten Sie die Telefon­anlage lokal in Ihrem Unter­nehmen auf firmen­internen Servern. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Daten und deren Sicherheit. Wenn Sie Ihre Telefon­anlage hingegen in die Hände Ihres Anbieters legen und von hoher Flexibilität, Orts­unabhängigkeit und geringen Kosten profitieren möchten, eignet sich eine Cloud-Telefon­anlage. Wir haben die individuellen Vor- und Nachteile der beiden Hosting­formen für Sie aus­gearbeitet.

Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung?

Wie vor jeder Anschaffung ist auch bei VoIP-TK-­Anlagen die Frage nach Ihrem Budget entscheidend. Cloud und on premise unter­scheiden sich teils enorm in ihren Kosten. Während Cloud-Telefon­anlagen mit Starter­preisen ab rund 5 Euro / Nebenstelle im Monat im Regelfall sehr günstig sind, kommen bei on premise-Telefon­anlagen Kosten für die Server-Hardware hinzu. Diese beginnen im drei­stelligen Bereich. Unser Tipp: Informieren Sie sich in unserem VoIP-Anbieter-Vergleich über die Kosten verschiedener Anbieter von VoIP-Telefon­anlagen oder nutzen Sie unseren kostenlosen Angebotsvergleich.

Welche Funktionen benötigen Sie?

Viele Anbieter locken mit weit über 100 Funktionen. Haben Sie sich einmal mit dem Angebot vertraut gemacht, kann es schwer sein zu reflektieren, welche davon Ihr Unternehmen wirklich braucht - und welche ein nicht zwingend notwendiger Bonus sind. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihren individuellen Bedarf und entscheiden Sie dann, welche weiteren Funktionen Sinn ergeben und zu Ihrem Budget passen. Unser Tipp: Machen Sie sich vor der Anschaffung eine Liste, auf der Sie Ihren tat­sächlichen Funktions­bedarf festhalten.

Wie viele Mitarbeitende sollen mit der Anlage telefonieren?

Die Frage nach der Anzahl Ihrer Mit­arbeitenden ist ebenfalls ein wichtiger Punkt, der vor der Anschaffung einer VoIP-Telefon­anlage bedacht werden sollte. Einige Anbieter haben VoIP-Telefon­anlagen, die sich für eine bestimmte Größe von Unternehmen eignen. Andere, wie easybell oder NFON, eignen sich dank der großen Skalierbarkeit für kleine, mittlere und große Unternehmen und bieten zusätzlich eine Callcenter-Funktion an. Denken Sie bei der Anschaffung auch an Ihre Zukunft: Wie wird sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren voraus­sichtlich entwickeln? Sind Sie ein Unternehmen mit großem Wachstums­potenzial?

Besonders wichtig in diesem Zusammen­hang ist die Anzahl der Sprachkanäle: Sprach­kanäle sorgen dafür, dass mehrere Gespräche gleichzeitig geführt werden können. Während ein Sprachkanal ein Gespräch zulässt, können mit zwei Sprach­kanälen zwei Gespräche zur selben Zeit geführt werden, und so weiter. Beschäftigen Sie viele Mit­arbeitende, die häufig telefonieren, achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie genügend Sprachkanäle haben, damit das zeitgleiche Telefonieren kein Problem darstellt. Das Gute: Bei VoIP-Telefon­anlagen lassen sich Sprach­kanäle i. d. R. ebenso einfach hinzu­buchen wie Neben­stellen.

Wie finde ich den richtigen Anbieter?

Wenn Sie die vorherigen Fragen für sich beantwortet haben, sind Sie dem passenden Anbieter schon mal deutlich näher gekommen. Es hilft, sich Kunden­bewertungen über die zur Auswahl stehenden Anbieter anzuschauen. Diese geben oft Hinweise darauf, ob die Versprechungen eingehalten werden. Viele Anbieter wie sipgate, NFON oder easybell bieten eine kostenlose Testphase an, in der Sie sich selbst ein Bild von den Funktionen verschaffen können. Der wichtigste Tipp zuletzt: Vergleichen Sie konkrete Angebote ver­schiedener Unternehmen. Das geht z. B. ganz einfach über unseren kostenlosen Service. Wir stellen für Sie den Kontakt zu für Sie passenden Fachhändlern und Anbietern her und ermöglichen Ihnen mit wenig Aufwand vergleichbare, unverbindliche Angebote.

Kosten für eine VoIP-Telefon­­anlage

Die Kosten für eine VoIP-Telefonanlage werden von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Gerade die Art des Hostings sorgt für große Preis­unterschiede. Während Sie on premise-Telefon­anlagen in der Regel ab einem drei­stelligen Kaufpreis (Einmal­zahlung) bekommen, bewegen sich die Kosten für Cloud-Lösungen bei den meisten Anbietern im Bereich von 5 bis 15 Euro im Monat / Nebenstelle. Darüber hinaus gibt es einzelne kostenlose Tarife, beispielsweise bei fonial - allerdings mit stark begrenztem Funktions­umfang und nur sehr wenigen Rufnummern. Wir raten Ihnen bei der Auswahl eines Anbieters weniger auf den Preis, sondern auf ein für Sie optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu achten.

Wir haben die wichtigsten Informationen zum Thema Kosten von on premise- und Cloud-VoIP-Telefon­anlagen für Sie übersicht­lich zusammen­gefasst. Konkrete Informationen zu Preisen und Tarifen einzelner Anbieter von Voice over IP-Telefon­anlagen finden Sie außerdem in unserem großen VoIP-Anbieter Vergleich.

Kosten on premise-Telefonanlagen

Bei on premise-VoIP-Telefon­anlagen kommen i. d. R. zusätzlich zum Kauf der Telefon­anlagen-Software Kosten für die Hardware (Server) hinzu.


  • Die Appliance-Lösung ES PURE-IP 10 IT von AGFEO für zehn Benutzer kostet nach Angaben ver­schiedener Händler z. B. rund 410 Euro. Diese Info ist aller­dings mit Vorsicht zu genießen, da sie nicht vom Anbieter selbst kommt.
  • Konkrete Preise für on premise-VoIP-Telefon­anlagen können Sie am besten bei einem Fach­händler erfragen. Ansprech­partner in Ihrer Nähe finden Sie z. B. über unseren Angebots­vergleich. Die Anbieter kommunizieren Ihre Preise i. d. R. nicht trans­parent im Internet.
  • Auch Kosten für die Installation sind Regelfall, da Sie meistens einen Techniker beauftragen müssen. Außerdem liegt die Verantwortung für Wartungen und Reparaturen in Ihrer Hand, sodass Sie auch hierfür jemanden beauftragen und Ausgaben einplanen müssen. Alternativ kann sich Ihre IT-Abteilung um diese Aufgaben kümmern.

Kosten Cloud-Telefonanlagen

Cloud Telefon­anlagen werden in der Regel im Abomodell monatlich gemietet.


  • Einrichtungs­gebühren: Die meisten Anbieter verlangen keine Einrichtungs- bzw. Aktivierungs­gebühr.
  • Kosten für Nebenstellen: Bei Cloud-Telefon­anlagen zahlen Sie in der Regel pro Nebenstelle. Viele Anbieter haben verschiedene Tarife, die sich in Funktions­umfang, Vertrags­laufzeit etc. unter­scheiden. Ent­sprechend variieren die Kosten pro Neben­stelle. Beispiele:
    • Placetel hat drei Tarife im Angebot. Während beim Tarif Placetel Profi rund 5 Euro / Nebenstelle im Monat zu Buche schlagen, sind es im Tarif Placetel Profi Complete rund 13 Euro. Placetel for Webex kostet etwa 17 Euro pro Lizenz im Monat.
    • fonial stellt seinen Kunden zwei Tarife zur Verfügung. fonial free ist kostenlos. Bei fonial plus zahlen Sie 2,90 Euro / Nebenstelle im Monat.
  • Verbindungs­entgelte: Auch hier unter­scheiden sich die Kosten je nach Anbieter und Tarif. Oftmals können Sie Flatrates buchen. Hier macht die Menge den Unterschied: Telefonieren Ihre Mitarbeitenden sehr viel, lohnt sich eine Flatrate fast immer. Beispiele:
    • Bei Placetel Profi zahlen Sie 1 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 10 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und rund 2 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland. Im Placetel Profi Complete-Tarif sehen die Kosten wie folgt aus: ca. 2 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland - Verbindungen ins deutsche Fest- oder Mobil­funknetz sind kostenlos. Die Verbindungs­entgelte für Placetel for Webex sind identisch.
    • fonial veranschlagt im fonial free-Tarif 1,9 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 19 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und 2 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland. Im fonial plus-Tarif weichen die Kosten ab: 1 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 10 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und 1 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland.
  • Flatrate: Viele Anbieter stellen statt der Abrechnung nach Minuten auch Flatrates für Festnetz-, Mobilfunk- und/oder Auslands­verbindungen zur Ver­fügung. Damit können Sie beispiels­weise für einen monat­lichen Fest­preis un­begrenzt telefonieren. Beispiele:
    • Bei Placetel kostet diese 8 Euro im Monat / Nebenstelle.
    • fonial hat zwei Flatrates im Angebot: Die All-Net-Flatrate für 9,90 Euro / Nebenstelle im Monat und die Festnetz-Flatrate für 4 Euro / Nebenstelle im Monat.
  • Rufnummern: Häufig entstehen Kosten, wenn Sie beispiels­weise eine Service­nummer beantragen möchten. Beispiele:
    • Bei Placetel fallen für Service­nummern 4,90 Euro / Rufnummer monatlich an.
    • fonial macht zu Service­nummern keine Angabe.

In unserem Cloud-Anbieter-Vergleich finden Sie Preis­beispiele für weitere Anbieter von Cloud-Telefon­anlagen.

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Der Umstieg fällt nicht schwer - die Auswahl schon. Damit Sie unter den zahl­reichen Anbietern die ideale VoIP-Telefon­anlage für Ihren Bedarf finden, unter­stützen wir Sie mit unserem kosten­losen Angebots­vergleich. So funktioniert’s:


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Vor- und Nachteile von VoIP-Telefon­anlagen

VoIP-Telefon­anlagen sind nicht umsonst der neue Telefon-Standard in Deutschland: Ob größerer Funktions­umfang oder höhere Kunden­zufriedenheit - VoIP-Telefon­anlagen haben zahl­reiche Vorteile für Mit­arbeitende und Unter­nehmen. Dem­gegenüber stehen Nachteile, die besonders auf die Internet- und Strom­verbindung zurück­zuführen sind. Wir haben beide Seiten für Sie zusammen­gefasst.

Vorteile

  • Flexibilität
  • Standort­unabhängigkeit
  • Großer Funktions­umfang
  • Höhere Kunden­zufriedenheit
  • Kosten­ersparnisse

Nachteile

  • Keine Absicherung bei Strom­ausfällen
  • Erschwerte Ortung im Notfall
  • Höhere Anfälligkeit bei der Sprach­qualität
  • Flexibilität: Gerade Cloud-Telefon­anlagen zeichnen sich durch ihre hohe Flexibilität aus: Neben­stellen lassen sich dank des monatlichen Abo-Modells mit wenig Aufwand nach Bedarf hinzu- oder abbuchen. So wächst die VoIP-Telefon­anlage mit Ihrem Unter­nehmen mit.
  • Standort­unabhängigkeit: Auch die standort­unabhängige Nutzung der Telefon­anlage sticht bei VoIP positiv hervor. Während Cloud-Telefon­anlagen immer eine orts­unabhängige Verwendung ermöglichen, ist dies bei on premise-Anlagen z. B. durch die Nutzung eines VPNs möglich. Die Standort­unabhängigkeit ist besonders praktisch für Home- und Mobile Office.
  • Großer Funktions­umfang: VoIP-Telefon­anlagen haben einen deutlich größeren Funktions­umfang als ISDN-Anlagen. So ist nicht nur das klassische Telefonieren möglich, sondern bspw. auch Video-Anrufe, Chat­funktionen und vieles mehr.
  • Höhere Kunden­zufriedenheit: Durch die vielen Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie Ihre Kunden­zufriedenheit enorm steigern. Dank der Standort­unabhängigkeit und der Möglichkeit, mehrere Endgeräte mit einer Nummer zu verbinden, optimieren Sie bspw. Ihre Erreich­barkeit. Zusätzlich bieten Sie Ihren Kunden neben dem Telefonieren auch weitere Kommunikations­wege wie Chatten oder Video­anrufe an und gehen damit auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden ein.
  • Kosten­ersparnisse: VoIP-Telefon­anlagen sind vergleichs­weise günstig. Während bei Cloud-Telefon­anlagen so gut wie gar keine Anschaffungs­kosten entstehen, müssen Sie bei on premise-Telefon­anlagen i. d. R. einen Server kaufen - falls nicht schon vorhanden. Jedoch fallen bei beiden die hohen Anschaffungs­kosten für Endgeräte weg, da Sie einfach bereits vorhandene (mobile) Telefone, Laptops, PCs oder Tablets verwenden können. Natürlich ist auch die Nutzung von Tisch­telefonen weiterhin möglich.
  • Wenig Absicherung gegen Stromausfall: Strom­ausfälle in Deutschland sind selten. Nichts­destotrotz können Unfälle oder Stürme die Strom­versorgung durcheinander wirbeln und zu Unter­brechungen führen. Wird der Internet-Router nicht mit Strom versorgt, ist die Nutzung der Telefon­anlage nicht mehr möglich. Um IP-Telefon­anlagen im Falle eines Ausfalls verwenden zu können, können Sie folgende Vorkehrungen treffen:
    • VoIP-TK-Anlagen mit USV: USV bedeutet unterbrechungs­freie Strom­versorgung und sorgt für eine funktionierende Anlage, auch im unwahrschein­lichen Falle eines Strom­ausfalls. USV-Batterien halten Ihre Telefon­anlage für rund 30 Minuten am Laufen.
    • Rufnummern­weiterleitungen: Falls Sie während eines Strom­ausfalls Anrufe erhalten, sorgen Rufnummern­weiterleitungen für eine automatische Umleitung auf das Smart­phone. Das können Sie über die Mobilfunk­verbindung weiter verwenden.
  • IP-Telefonie erschwert Ortung im Notfall: Im Falle eines Notfalls erschwert die Aufteilung in Daten­pakete auf verschiedene Router und Gateways eine genaue Ortung des Anrufs. Anbieter wie sipgate haben Möglich­keiten gefunden, das Problem zu umgehen. Während die Notruf­nummern regulär über den Telefon­anschluss erreicht werden können, besitzen Telefone von sipgate zusätzlich eine Notruf­funktion. Außerdem ist das Hinter­legen einer Adresse möglich, die im Falle eines Notfalls angesteuert werden kann, falls Sie Ihre Adresse nicht selbst durchgeben können. Wichtig: Über­prüfen Sie die Adresse regel­mäßig!
  • Hohe Sprachqualität erfordert hohe Bandbreite: Die Sprach­qualität bei IP-Telefonie ist von der Bandbreite des Internet­anschlusses abhängig. Daher empfehlen wir, im Zuge der Umstellung auf All-IP das Leistungs­paket bei Ihrem Internet­anbieter zu evaluieren. Oft lohnt sich eine Auf­stockung der Band­breite. Die betriebliche Internet­verbindung sollte so groß und stabil sein, dass jedem Sprach­kanal mindestens 100 kBit/s zur Ver­fügung stehen.
  • Beeinträchtigung der Sprachqualität durch Jitter: Auch „Jitter“ können die Sprachqualität beeinflussen. Als Jitter bezeichnet man die zeit­verzögerte oder unvollständige Übertragung von Gesprächs­abschnitten. Jitter treten auf, wenn Datenpakete über das Internet nicht in der Reihenfolge versendet werden, in der sie gesprochen wurden. Dies führt dazu, dass einige Datenpakete schneller beim Empfänger ankommen als andere. Die Folge: eine holprige und abgehackte Konversation. „Jitterpuffer“ sind die Lösung: Sie speichern Datenpakete in chronologischer Reihenfolge zwischen und senden sie in regelmäßigen Abständen an den Empfänger. Zusätzlich können eine ausreichende Bandbreite sowie QoS-Verfahren dafür sorgen, dass Jitter in der IP-Telefonie weniger häufig auftreten.

Funktionen von VoIP-Telefon­anlagen

Telefon­anlagen auf VoIP-Basis verfügen über einen deutlich größeren Funktions­umfang als Sie es von analogen oder ISDN-Anlagen kennen. So profitieren Sie mit VoIP-Telefonen nicht nur von klassischen Funktionen wie Halten, Makeln oder Heranholen, sondern von vielen modernen Funktionen, die Ihr Unter­nehmen effizienter und kunden­freundlicher arbeiten lassen. Anbieter wie fonial locken mit über 100, Placetel sogar mit über 150 Funktionen. Wir haben die wichtigsten Basis­funktionen für Sie zusammen­gefasst:

  • Auto­matische Rufweiter­leitung
  • Unified Communications: Videoanrufe, Chat­funktionen, E-Mails & Co. in Einem
  • Anlegen eines Telefon­buches
  • Vernetzung mehrerer Standorte
  • Benutzer­freundlichkeit

Wichtig zu beachten ist, dass sich der Funktions­umfang zusätzlich zu den genannten Punkten je nach Wahl des Hostings unter­scheidet. Gerade Cloud-Telefon­anlagen überzeugen mit vielen einzig­artigen Funktionen wie Standort­unabhängigkeit, flexibler Skalier­barkeit oder einfacher Ein­richtung. Wenn Sie mehr über die Vorteile einer Cloud-Telefon­anlage erfahren möchten, schauen Sie gerne in unserem Ratgeber­artikel „Cloud Telefon­anlagen: Vor- und Nachteile“ vorbei.

tradingtwins-Tipp: Standort­unabhängigkeit bei on premise Telefon­anlagen

„Da on premise-Telefon­anlagen im lokalen Firmennetz gehostet werden, ist die orts­unabhängige Telefonie nicht automatisch gegeben. Es gibt jedoch eine Lösung: Die Nutzung eines VPN. Virtual-Private-Network-Ver­bindungen ermöglichen die Einwahl in eine lokal gehostete Telefon­anlage von einem externen Standort aus. Dies ist praktisch, wenn einzelne Mit­arbeitende im Homeoffice oder an anderen Standorten arbeiten. Beschäftigt Ihr Unter­nehmen eine Viel­zahl von Mit­arbeitenden an ver­schiedenen Orten oder im Home­office, empfehlen wir eine Cloud-Telefon­anlage.“

Sophia

Sophia

tradingtwins Redaktion

Voraussetzungen für VoIP-Telefonanlagen

Damit Ihrem Wechsel auf eine neue TK-Anlage nichts im Wege steht, zeigen wir Ihnen, welche Voraus­setzungen Sie erfüllen müssen, um eine moderne VoIP-Telefon­anlage verwenden zu können.

Ausreichend Bandbreite

Um eine stabile Gesprächs­verbindung während Ihrer Telefonate zu gewähr­leisten, ist ein Internet­anschluss mit ausreichend Bandbreite Grund­voraussetzung. Die Pi-Mal-Daumen-Grundregel für eine gute Sprach­qualität lautet: 100 kBit/s pro Sprachkanal. Beachten Sie unbedingt, dass Sie auch ausreichend Bandbreite für Ihre alltägliche Internet­nutzung mit einrechnen.

VoIP-fähige Endgeräte

Selbst­verständlich können Sie Ihre VoIP-Telefon­anlage nur nutzen, wenn Sie dafür geeignete Endgeräte haben. Mit anderen Worten: Die Geräte müssen internet­fähig sein. Somit können Sie IP-Telefone, Smartphone, Tablet, PC & Co. für Ihre Anlage verwenden. Wenn Sie auch in Zukunft nicht auf Ihre ISDN-Geräte verzichten wollen, können Sie diese mittels Adaptern & Gateways ebenfalls VoIP-fähig machen.

Einen passenden Anbieter

Ob Cloud oder on premise: Anbieter von Telefon­anlagen auf VoIP-Basis gibt es in Hülle und Fülle. Sie alle überzeugen mit individuellen Tarifen, Funktionen, Vertrags­laufzeiten & Co. So wichtig die richtige Wahl des Anbieters auch ist: Die große Menge an Möglich­keiten macht sie nicht leicht. Wir empfehlen Ihnen daher unseren kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich. Hier können Sie ganz einfach anhand weniger Fragen Ihren Bedarf und Ihr Budget angeben und bekommen von uns darauf zu­geschnittene Angebote.

Wie funktioniert die Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage?

Je nach Art der Telefonanlage sind der Aufwand bei und die Schwierigkeit der Einrichtung unter­schiedlich.

Cloud-Telefonanlagen

Cloud-Telefonanlagen können Sie in der Regel schnell und simpel selbst installieren. Für den Download und die Installation der Software benötigen Sie weder eine eigene IT-Abteilung noch einen Techniker. Dank einer einfachen Bedien­oberfläche reicht im Regelfall auch für die Einrichtung der Neben­stellen ein grund­legendes technisches Verständnis. Ein weiterer Vorteil: Wartungen, Updates und Reparaturen werden von Ihrem Anbieter übernommen.

on premise-Telefonanlagen

On premise-Telefon­anlagen hingegen sind aufwendiger und verlangen für die Einrichtung des Servers vor Ort in Ihrem Unter­nehmen oftmals einen Techniker oder mindestens eine eigene IT-Abteilung. Hier müssen Sie sich auch selbst um Wartungen und Reparaturen kümmern. Eine gute IT-Infrastruktur sollte also vorhanden sein, wenn Sie sich für eine on premise-VoIP-Telefon­anlage entscheiden.

Mit welchen End­geräten kann ich eine VoIP-Anlage verwenden?

Ein positiver Aspekt von VoIP-Telefon­anlagen ist, dass diese mit so gut wie jedem modernen Endgerät kompatibel sind. Die einzige Voraus­setzung: Es muss internet­fähig sein. Mithilfe sogenannter Softphones, die Sie als software­basierte Telefonie-Lösung auf Ihren End­geräten installieren, ist die Nutzung einer VoIP-Telefon­anlage mit Ihrem Smart­phone, PC, Laptop oder Tablet kein Problem. Zusätz­lich zu den mobilen End­geräten empfehlen wir Ihnen die Nutzung von Headsets.

Natürlich müssen Sie nicht auf mobile Endgeräte setzen. VoIP-Telefon­anlagen lassen sich ebenso gut mit Tisch­telefonen nutzen. Die einzige Voraus­setzung ist auch hier, dass die Geräte internet­fähig sein müssen. Tipp: Egal ob mobile Endgeräte oder ganz klassisch ein Tisch­telefon - Informieren Sie sich vorab bei Ihrem Anbieter, mit welchen End­geräten seine Software kompatibel ist.

Kann ich meine ISDN-Geräte weiter nutzen?

In Deutschland wurden alle ISDN-Anschlüsse mit dem Jahres­wechsel von 2022 auf 2023 ausnahms­los ab­geschaltet. Sie möchten Ihre bisherigen analogen oder ISDN-Telefone dennoch weiter­nutzen? Dann stellen wir Ihnen einige Optionen vor, mit denen das möglich ist. Auf dem Markt gibt es sogenannte analoge Telefon­adapter (ATA) bzw. ISDN-Telefon­adapter (ITA). Diese Adapter sorgen dafür, dass Sie auch ohne funktionierenden ISDN-Anschluss Ihre alten Telefone weiter nutzen können. Eine ähnliche Wirkung haben Media-Gateways. Sie verbinden Netzwerk­techniken miteinander und er­möglichen so ebenfalls die Weiter­nutzung Ihrer ISDN-Telefone. Ist Ihre alte Telefon­anlage VoIP-fähig, ist die Weiter­nutzung auch per SIP Trunking möglich. SIP-Trunks verbinden ISDN-Anlagen mit dem Next Generation Network, welches ver­schiedene Netz­werke wie Festnetz und Internet mit­einander verbindet.

All diese Möglich­keiten empfehlen wir allerdings nur als Übergang - z. B. wenn Sie noch keine passende VoIP-Telefon­anlage für Ihr Unter­nehmen gefunden haben. Langfristig sind Adapter, Gateways oder SIP-Trunks keine Lösung, denn auf diese Weise verzichten Sie auf zahlreiche moderne Funktionen der IP-Telefonie, die die Entwicklung, Kommunikation und Prozesse Ihres Unter­nehmens effizienter machen.

Wie funktionieren VoIP-Telefonanlagen?

Kurz gesagt, wird bei der VoIP-Telefonie Sprache in digitale Daten­pakete umgewandelt. Diese Daten­pakete werden dann über das Internet an den Zuhörer gesendet, bei dem sie wieder zur ursprüng­lichen Sprache zusammen­gefügt werden. Bildlich ausgedrückt können Sie sich das so vorstellen, als würde der Sprecher ein fertiges Puzzle in kleine Teile zerlegen, das schließlich beim Empfänger wieder als voll­ständiges Puzzle zusammen­gesetzt wird.

Umwandlung der Sprache in digitale Datenpakete & Verschlüsselung.

Übermittlung der Sprachdaten über das Internet.

Entschlüsselung der Datenpakete & Umwandlung in Sprache.

Übertragung von Daten in der Internettelefonie

Hinter diesem Prozess stecken viele technische Schritte. Genauer gesagt lässt sich die Internet­telefonie in drei Phasen unter­teilen:

Um eine Gesprächs­verbindung herzustellen und Daten­pakete über das Internet zu transportieren, wird das Session Initiation Protocol (SIP) benötigt: Jeder, der eine VoIP-Software nutzt, verfügt über eine sogenannte SIP-Adresse, die ihm von seinem Anbieter ausgestellt wird. Diese sorgt dafür, dass Sie online auffindbar sind und Gespräche über das Internet führen können.

Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Sie möchten ein Telefonat mit Ihrer Kundin Frau Müller führen. Wie gewohnt wählen Sie dafür zunächst die ent­sprechende Rufnummer. Das Wählen der Nummer informiert Ihren Server über den Verbindungs­wunsch, der an den SIP-Server von Frau Müller weiter­geleitet wird. Und schon klingelt Frau Müllers Telefon.

Sobald eine Verbindung aufgebaut wurde, läuft das Gespräch nicht mehr über den SIP-Server, sondern über das Real-Time Transport Protocol (RTP). Die technischen Details dieses Vorgangs sind für den Kauf und die Nutzung einer VoIP-Telefon­anlage nicht relevant. Ent­scheidend ist, dass das RTP für die Über­tragung der Daten­pakete über das IP-Netzwerk in Echt­zeit sorgt. Mit anderen Worten: Sie können nun in Echt­zeit mit Frau Müller telefonieren und Informationen aus­tauschen.

Erst wenn die Über­tragung beendet werden soll, übernimmt SIP wieder die Verantwortung. Möchten Sie das Gespräch mit Frau Müller beenden, legen Sie auf. In diesem Moment erkennt der SIP-Server den Wunsch zum Verbindungs­abbau und beendet das Gespräch. So ist auch die Verbindung bei Frau Müller nicht mehr aktiv.

Die Rolle des SIP-Protokolls

Um über VoIP telefonieren zu können, brauchen Sie eine individuelle SIP-Adresse. Diese ist in etwa so aufgebaut wie eine E-Mail-Adresse und enthält relevante Daten wie User- und Hostnamen. Ihre SIP-Adresse wird Ihnen von Ihrem VoIP-Anbieter aus­gestellt und kann jeder­zeit über Ihr Kunden­konto abgerufen werden.

SIP sendet bei einem Gesprächs­wunsch eine SIP-Anfrage (SIP-Request) an das Endgerät des Angerufenen. Das bedeutet ganz einfach: Wählen Sie die Nummer von Frau Müller, sendet SIP diese Information von Ihrem Server an den von Frau Müller. Diese wird durch das Klingeln ihres Telefons auf den Verbindungs­wunsch aufmerksam. Nimmt Frau Müller den Anruf an, wird eine Sprech­verbindung aufgebaut. Ver­einfacht ausgedrückt agiert SIP also als eine Art Vermittler zwischen Ihnen und Frau Müller als Gesprächs­partnerin und sorgt so dafür, dass Sie mit­einander kommunizieren können.

Häufig gestellte Fragen

VoIP-Telefonanlagen sind der Telefon-Standard in Deutschland. Hier haben Sie die Wahl zwischen einer Cloud- und on premise-Lösung. Alternativ können Sie mithilfe von SIP-Trunks, Media Gateways oder speziellen Adaptern auch Ihre alte ISDN-Telefonanlage nutzen. Wir empfehlen Ihnen dies allerdings nur übergangsweise zu tun, bis Sie den passenden Anbieter für eine VoIP-Telefonanlage gefunden haben.

Bekannte Anbieter von Cloud-Telefonanlagen sind unter anderem Placetel, easybell, sipgate und NFON. AGFEO und 3CX sind beliebt, wenn es um on premise-Telefonanlagen geht. Der passende Anbieter für Ihr Unternehmen hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Informieren Sie sich z. B. in unserem großen VoIP-Anbieter-Vergleich oder nutzen Sie unser kostenloses und unverbindliches Formular, um auf Sie zugeschnittene Anbieter zu finden.

Alle internetfähigen Endgeräte lassen sich mit Ihrer VoIP-Telefonanlage verbinden. So haben Sie die Wahl zwischen Smartphone, Tablet, PC und Laptop mittels Softphone oder Tischtelefonen. Sie können auch mehrere Endgeräte mit einer Telefonnummer verknüpfen.

VoIP-Telefonanlagen laufen nicht über den klassischen Telefonanschluss. Stattdessen werden sie, genau wie E-Mails, Fernsehen und Co., über den Internetanschluss abgewickelt. Die Internet-Basis erlaubt deutlich mehr Funktionen und verknüpft Telefonieren mit weiteren Kommunikationswegen.

In der Regel wird pro gleichzeitigem Telefongespräch mit einer Bandbreite von 100 kBit/s gerechnet. Beschäftigen Sie beispielsweise zehn Mitarbeitende, die gleichzeitig telefonieren können sollen, benötigen Sie also allein für die Telefonie 1.000 kBit/s. Beachten Sie, dass Sie für die weitere Internetnutzung ebenfalls Bandbreite einrechnen müssen. Neben der Bandbreite gibt es weitere Voraussetzungen, mit denen Sie sich vor der Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage vertraut machen sollten.

Ein Gateway bezeichnet eine elektronische Hardware- oder Softwarekomponente, die verschiedene Netzwerktechniken miteinander verbindet. So können Sie Gateways einsetzen, um Ihre alten ISDN-Telefone mit der VoIP-Telefonanlage zu verbinden.

Ein Softphone ist eine Software. Sie können diese auf Ihre IP-fähigen Endgeräte, bspw. Ihr Smartphone, herunterladen und erhalten so alle Funktionen der Telefonanlage. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Telefonanlage, ohne dass ein physisches Hardphone benötigt wird.

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