Telefonanlagen für Unternehmen

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Telefon­anlage fürs Büro – Welche ist die richtige für mich?

Die Aufträge müssen raus, die Kunden sind rund um den Globus verteilt – Büro­arbeit wird zunehmend komplexer und interna­tionaler. Eine passende Telefon­anlage kann Sie bei vielen Ihrer Tätig­keiten und Abläufe unterstüt­zen, sei es intern bei der Arbeit mit Ihren Kolleg­innen und Kollegen oder im geschäft­lichen Kunden­kontakt. Aber wie findet man die richtige Telefon­anlage fürs Büro?

Für Eilige

Büro-Telefon­anlagen

  • Die Telefon­anlage, die für jedes Büro passt, gibt es nicht. Die Entschei­dung für einen Anbieter ist abhängig von vielen Faktoren wie der Unternehmens­größe, Ihren Arbeits­prozessen, Ihrem Budget oder Ihrer IT-Infra­struktur.
  • Ob Neu­gründung, wachsender Betrieb oder Unzufrieden­heit mit Ihrer aktuellen Telefon­anlage: Wir verraten Ihnen, worauf Sie bei der Suche nach der passenden Büro-Telefon­anlage achten müssen und wie der Anbieter­wechsel funktioniert.
  • Nicht jedes Büro braucht eine Telefon­anlage. Wenn Sie mehrere Mitarbei­tende beschäftigen, die telefo­nisch erreichbar sein sollen, führt meist kein Weg an ihr vorbei. Dennoch gibt es Alterna­tiven.
  • Für alle, die schon eine Vor­stellung von dem haben, was Sie wollen: Nutzen Sie unseren kosten­losen Angebots­vergleich. Sie beschreiben anhand weniger Fragen Ihren Bedarf und wir finden passende Anbieter von Telefon­anlagen für Sie.

Im Büro sind Sie neben motivier­ten Mitarbei­tenden vor allem auf zwei Dinge angewiesen: eine funktio­nierende Kaffeemaschine und eine ausfall­sichere Telefon­anlage. Versagt letztere ihren Dienst, leidet die interne Kommunika­tion. Zudem schadet dies Ihrer Wahr­nehmung beim Kunden als verläss­licher Geschäfts­partner – es droht Umsatz­verlust. Mit einer modernen VoIP-fähigen Telefon­anlage fürs Büro wenden Sie diese Katas­trophe ab.

Ange­sichts der Vielzahl an Anbietern und tech­nischen Realisierungs­möglich­keiten stellt sich die Frage: Welche Telefon­anlage ist die richtige für mein Büro? Denn: Sie wollen vermut­lich nicht einfach nur telefo­nieren, sondern von einer Telefon­anlage best­möglich bei Ihrer täglichen (Zusammen-)Arbeit profi­tieren und, wenn möglich, Kosten sparen.

Damit Sie die beste Entschei­dung für Ihr Büro treffen können, infor­mieren wir Sie über die verschie­denen tech­nischen Varianten sowie Kosten und Vor­teile von TK-Anlagen. Daneben ver­raten wir Ihnen, welche prak­tischen Fragen Sie sich vor einer Anschaf­fung stellen sollten und wie Sie die Suche nach dem rich­tigen Anbieter struktu­riert angehen.

Frau telefoniert im Büro

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

In einer Telefon­anlage sind Ihre Telefonie-End­geräte, die Sie zum Telefo­nieren nutzen (z. B. statio­näre IP- oder DECT-Telefone, aber auch Ihr Smart­phone) miteinander und mit dem öffent­lichen Telefon­netz verbunden. Dabei werden Sprach­signale aufgrund der bundes­weiten ISDN-Abschaltung nicht länger über eine klas­sische Telefon­leitung, sondern über das Inter­net via Voice over IP (VoIP) übermit­telt.

tradingtwins-Lesetipp

VoIP-Anbieter im Vergleich

Bei der Suche nach einer geeigneten VoIP-Telefon­anlage muss man viele Angebote ver­gleichen. Wir haben fünf der größten Anbie­ter für Sie unter die Lupe genommen.

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Grund­voraussetzung für die Nutzung einer VoIP-Telefon­anlage ist eine ausrei­chend starke Internet­verbindung (ab 100 k/bits pro Sekunde für jeden Sprach­kanal). Ist diese unzurei­chend, leidet die Sprach­qualität, was sich z. B. durch die unvoll­ständige oder zeit­verzögerte Übertra­gung von Gesprächs­abschnitten äußert. Ins­gesamt bieten VoIP-Telefonanlagen jedoch eine sehr gute Sprach­qualität. Vor der Anschaf­fung sollten Sie evaluieren, ob Ihre Internet­verbindung für die Anzahl Ihrer Mitarbei­tenden und gleich­zeitig zu füh­renden Gesprächen ausreicht, und diese ggf. bei Ihrem Provider auf­stocken.

Brauche ich eine Telefon­anlage?

Eine moderne Telefonanlage birgt großes Potenzial zur Verbesserung Ihrer Unternehmens­prozesse und -abläufe. Ob – oder wann – Sie eine TK-Anlage benö­tigen, dürfte nicht zuletzt von Ihrer Unternehmens­größe abhängen: Wenn Ihr Kunden­stamm noch überschau­bar ist oder Sie sich Ihr Büro aktuell nur mit zwei Kolleg­innen und Kollegen teilen, brauchen Sie im Moment viel­leicht kein voll­umfängliches Telefonie-System und können auf eine Alterna­tive zurück­greifen.

Mit zuneh­mender Komplexi­tät Ihrer Aufgaben oder bei einer Vergrö­ßerung Ihres Unter­nehmens stoßen Sie ohne eine VoIP-TK-Anlage jedoch schnell an Ihre Grenzen. Für die Anschaf­fung einer Telefon­anlage sprechen außerdem einige Gründe wie der hohe Funktions­umfang, die flexible Skalierbar­keit und die Tat­sache, dass sich die Kosten gut kontrol­lieren lassen.

VoIP-Telefon­anlagen fürs Büro – Diese Arten gibt es

Unter­schiede zwischen den Angeboten verschie­dener Anbietern bestehen – abgesehen von Aspekten wie dem kon­kreten Funktions­umfang – vor allem bei der tech­nischen Umsetzung. Wir schlagen für Sie eine Schneise durch den Begriffs­dschungel und stellen Ihnen die drei tech­nischen Ansätze mit ihren jewei­ligen Vor- und Nach­teilen für Büros vor – einfach und verständ­lich erklärt.

Auf einen Blick

Cloud-Telefon­anlagen

  • Durch Anbieter in externem Rechen­zentrum geho­stet, dabei 2 Varianten:
    • IP-Centrex: eine Telefon­anlage für verschie­dene Kunden auf dem­selben Server
    • Hosted PBX: Telefon­anlage auf eigenem Server für jeden Kunden
  • Je nach Anbieter geeig­net für: kleine bis große Unter­nehmen
  • Vorteile/Nachteile:
    • kosten­günstig (u. a. keine Wartungs­kosten)
    • sehr gut skalier­bar, d. h. gene­rell für kleine und große Unter­nehmen geeig­net
    • großer Funktions­umfang (abhängig vom kon­kreten Anbieter)
    • Aus­lagerung von Verbindungs­daten in die Cloud
  • Anbieter: Placetel, sipgate, 3CX, NFON, easybell, vio:networks, fonial u. a.

Auf einen Blick

Virtuali­sierte Inhouse-Telefon­anlagen (on premise)

  • Als Soft­ware bzw. VM (virtu­elle Maschine) lokal auf Ihrem Server betrie­ben
  • Je nach Anbieter geeig­net für: kleine bis große Unter­nehmen
  • Vorteile/Nachteile:
    • keine Aus­lagerung von Verbindungs­daten in die Cloud
    • großer Funktions­umfang (abhängig vom kon­kreten Anbieter)
    • unab­hängig von Sys­temen des Anbieters
    • Kunde ist für War­tung/Betrieb selbst verant­wortlich
    • setzt passende Infra­struktur voraus, daher höhere Kosten
  • Anbieter: AGFEO, 3CX, STARFACE u. a.

Auf einen Blick

Phy­sische Appliance-Telefon­anlagen (on premise)

  • Als Kombina­tion von Soft- und Hard­ware in Ihren Räumlich­keiten betrie­ben
  • Je nach Anbieter geeig­net für: kleine & mittel­ständische Unter­nehmen
  • Vorteile/Nachteile:
    • keine Aus­lagerung von Verbindungs­daten in die Cloud
    • großer Funktions­umfang (abhängig vom kon­kreten Anbieter)
    • unab­hängig von Aus­lastung eigener Servern und Sys­temen des Anbieters
    • höhere Kos­ten für Anschaf­fung, War­tung und Betrieb
    • Kunde ist für War­tung/Betrieb selbst verant­wortlich
  • Anbieter: AGFEO, STARFACE, tiptel u. a.

Sie möchten tiefer in die Thema­tik ein­steigen? Kein Problem: Im Fol­genden stellen wir Ihnen die drei Varianten moderner Telefonanlagen genauer vor:


Die meisten Anbieter bieten heute ausschlie­ßlich virtu­elle Cloud-Telefon­anlagen an. Die Telefon­anlage wird dabei voll­umfänglich als Web-Anwendung durch Ihren Anbieter auf Servern in externen Rechen­zentren betrieben. Der Aufwand für die Einrich­tung ist auf Ihrer Seite i. d. R. äußerst gering, auch ent­fallen hohe Kosten für z. B. die War­tung. Sie zahlen lediglich die – i. d. R. monat­lich anfallenden – Gebühren für Ihren gebuchten Leistungs­umfang und sparen Kosten gegen­über einer klas­sischen Telefon­anlage. Diese Form der Dienst­leistung wird auch Soft­ware as a Service (SaaS) genannt.

Ein wei­terer Vorteil: Cloud-Telefon­anlagen lassen sich häufig belie­big skalieren, d. h. Sie können weitere Nutzer bzw. Neben­stellen flexibel hinzu­fügen und option­ale Leis­tungen wie Sprach-Flat­rates hinzu­buchen – oder abhängig von Ihrem aktuel­len Bedarf wieder kündigen. Cloud-Telefon­anlagen sind sowohl für kleine Büros als auch für Groß­konzerne geeignet, aller­dings hängt es vom einzelnen Anbieter ab, wie viele Nutzer bzw. Neben­stellen Sie Ihrer TK-Anlage tat­sächlich hinzu­fügen können.

Ein Nachteil von virtu­ellen Telefon­anlagen ist, dass die Verbindungs­daten extern in die Cloud ausgela­gert werden. Sie sollten sich für einen Anbieter entscheiden, der die Sicher­heit Ihrer Daten in ausrei­chendem Maße gewähr­leistet – z. B. durch Sprach­verschlüsselung sowie Server und Rechen­zentren, die sich in Deutsch­land befinden. Bei Cloud-Telefon­anlagen sind zwei verschie­dene Realisierungs­möglichkeiten zu unterschei­den: IP Centrex und Hosted PBX.

IP Centrex

  • Prinzip: verschie­dene Kunden des Anbieters greifen auf die­selbe Telefon­anlage zurück, die auf einem zen­tralen Server betrie­ben wird
  • Weniger indivi­duelle Anpassungen als bei Hosted PBX möglich – i. d. R. verfügen diese TK-Anlagen jedoch bereits über einen hohen & ausrei­chenden Funktions­umfang, daher kein Manko
  • Gutes Preis-/Leistungs­verhältnis – bei vielen Neben­stellen kommen aber schnell hohe monat­liche Gebühren zusammen
  • Nutzer sind fest an ihren Anbieter gebun­den, der auch als Provider fungiert – daher sorg­samer Vergleich der Verbindungs­entgelte empfehlens­wert
  • Gängige Variante von Cloud-Telefon­anlagen

Hosted PBX

  • Prinzip: Kunde erhält vom Anbieter Telefon­anlage, die auf einem dedi­zierten bzw. reservier­ten Server betrieben wird – Vorteil: höhere Ausfall- & Daten­sicherheit
  • Teurer als IP Centrex
  • Bessere Berück­sichtigung Ihrer Wünsche als Kunde
  • Höheres Maß an Eigen­verantwortung & Aufwand auf Ihrer Seite bei Einrichtung gefor­dert
  • Provider kann ggf. selbst gewählt werden (abhängig vom Anbieter), dieser muss aber Ihre TK-Anlage unter­stützen

Virtuali­sierte Telefon­anlagen zeich­nen sich dadurch aus, dass sie On-premise (vor Ort) bzw. inhouse und damit in Ihrem eigenen Unternehmens­netzwerk betrieben werden. Zum Einsatz kommt dabei für gewöhn­lich eine virtu­elle Maschine (VM), die das Betriebs­system für die Telefon­anlagen-Soft­ware bildet.

Virtuali­sierte Telefon­anlagen bieten gegenüber Cloud-Lösungen den Vorteil, dass Ihre Verbindungs­daten nicht extern ausgela­gert werden, sondern auf den Servern Ihres Unter­nehmens ver­bleiben. Aller­dings müssen Sie geeig­nete Maß­nahmen zum Schutz Ihrer Daten durch­führen, z. B. indem Sie auf SRTP-Verschlüs­selung zurück­greifen. Ein weiterer Nach­teil ist, dass Sie für den Betrieb der TK-Anlage eine geeig­nete IT-Infra­struktur benötigen, d. h. ent­sprechende Server und eine IT-Abteilung, die sich um die Wartung der Telefon­anlage kümmert. Dies bedeutet wiederum höhere Kosten. Arbeiten viele Ihrer Kolleg­innen und Kollegen im Home­office, bedeutet dies wiederum besondere Anfor­derungen an Ihre Internet­verbindung, denn Ihre Mitarbei­tenden müssen per VPN-Client Zugriff auf Ihre Server haben, um die Telefon­anlage von außer­halb nutzen zu können.

Alterna­tiv kann über Dritt­anbieter die Telefon­anlage auch auf Server in externen Rechen­zentren ausgelagert werden, aller­dings sind Sie dabei selbst für den Betrieb und die Verwal­tung Ihrer Anlage verant­wortlich. Gleich­zeitig geben Sie die Sicher­heit Ihrer Daten ein Stück weit aus der Hand. Der Vorteil von virtuali­sierten Inhouse-Telefon­anlagen gegen­über Cloud-Telefon­anlagen ist ja eigent­lich, dass Ihre Daten auf Ihren eigenen Servern bleiben.


Appliance-Varianten eignen sich für Unter­nehmen, die täg­lich mit sensib­len Daten operieren und ggf. über keine eigenen Server verfügen. Mit einer Appliance-Telefon­anlage erwerben Sie eine aufeinan­der abgestimmte Kombina­tion von Hard- und Soft­ware – quasi ein eigener Server, auf dem die Telefon­anlage als Software-Lösung betrie­ben wird. Es handelt sich also um eine lokale, phy­sische Telefon­anlage, die alle Vorzüge moderner VoIP-Internet­telefonie bietet.

Ihre Daten ver­bleiben inner­halb Ihres Unter­nehmens. Zudem laufen Appliance-Telefon­anlagen unabhän­gig von anderen Systemen, sind also nicht von z. B. einer hohen Server­auslastung oder von Server­ausfällen betrof­fen. Es gibt demnach einige Gründe, die für eine Appliance-Lösung sprechen. Den­noch bekommen Sie hier kein Rundum-sorglos-Paket: Die Kosten und aufzuwenden­den Kapazi­täten für Anschaf­fung und Unter­halt sind höher als bei virtu­ellen Telefon­anlagen und für die War­tung sind Sie selbst und nicht Ihr Anbieter verantwort­lich.

Die Ska­lierung bei einer phy­sischen Appliance-Telefon­anlage ist bis zu einem bestimm­ten Grad möglich (wobei abhän­gig vom Anbieter zusätz­liche Kosten anfallen können), aber vergleichs­weise stark ein­geschränkt. Daher eignen sich Appliance-Lösungen aus unserer Sicht vorrangig als KMU-Telefon­anlage, also auch für kleine Büros wie Steuer- und Anwalts­kanzleien oder Arztpraxen.


Bei vielen Anbietern ist jeweils nur eine der aufgeführten tech­nischen Reali­sierungen möglich, manche bieten Ihnen aber auch die Wahl zwischen zwei oder sogar allen drei möglichen Varianten. Daher sollten Sie die verschie­denen Vor- und Nachteile von virtu­ellen Cloud-, virtuali­sierten Inhouse- und phy­sischen Appliance-TK-Anlagen gegen­einander abwägen, um zu entschei­den, welche Telefon­anlage für Ihr Büro die rich­tige ist.

Welche Telefon­anlage für welches Büro?

Angesichts der verschiedenen Varianten ist es nicht einfach zu entscheiden, welche Telefonanlage für das eigene Büro geeignet ist. Anbei einige Anregungen, durch die Ihnen eine Entschei­dung leichter fällt:

Cloud-Telefon­anlage: Für Ihr Büro geeignet, wenn Sie …

  • bei einem großen Unter­nehmen beschäftigt sind bzw. viele Mitarbei­tende haben und/oder in Zukunft eine starke Zunahme an Nutzern erwar­ten.
  • viele Mitarbei­tende an verschie­denen Stand­orten (z. B. verschie­dene Nieder­lassungen oder im Home­office) haben.
  • aktuell, z. B. auf­grund (noch) geringer Unter­nehmens­größe, keine größere Inves­tition für z. B. eine Appliance-Telefon­anlage tätigen wollen.
  • die erforder­lichen Anfor­derungen bzgl. IT-Infra­struktur und Daten­sicherheit von z.B. Inhouse-Telefon­anlagen nicht erfül­len können/wollen.

Virtuali­sierte Inhouse-Telefon­anlage: Für Ihr Büro geeig­net, wenn Sie …

  • mit sensib­len Daten operie­ren und diese nicht in die Cloud ausla­gern möchten.
  • die Kon­trolle über den Betrieb Ihrer TK-Anlage behal­ten wollen.
  • die nötigen Anfor­derungen bzgl. IT-Infra­struktur und Daten­sicherheit erfül­len.
  • nicht für jede Neben­stelle extra zahlen wollen.
  • eine geringe bis mitt­lere Anzahl an Nutzern haben und ein allzu starkes Unter­nehmens­wachstum in näherer Zukunft nicht zu erwar­ten ist.

Physische Appliance-Telefon­anlage: Für Ihr Büro geeig­net, wenn Sie …

  • mit sensib­len Daten operie­ren und diese nicht in die Cloud ausla­gern möchten.
  • die Kon­trolle über den Betrieb Ihrer TK-Anlage behal­ten wollen.
  • nicht über für virtuali­sierte TK-Anlagen geeig­nete Server bzw. die nötige IT-Infra­struktur verfügen.
  • nicht für jede Neben­stelle extra zahlen wollen.
  • eine eher geringe Anzahl an Nutzern haben und ein starkes Unter­nehmens­wachstum aktuell nicht zu erwar­ten ist.

Die richtige VoIP-Telefon­anlage fürs Büro nicht nur suchen, sondern finden!

Es ist sinn­voll, sich verglei­chend mit den Angeboten verschiedener Anbieter auseinander­zusetzen – angesichts der verschie­denen Varianten an Telefon­anlagen aber auch müh­selig. Mit unserem kosten­losen Angebots­vergleich helfen wir Ihnen, die für Ihr Büro passende Telefon­anlage zu finden. Und so funktioniert’s:

  1. Formular ausfüllen
  2. Angebote vergleichen
  3. Richtige TK-Anlage finden
Angebotsvergleich

Was kostet eine Telefon­anlage fürs Büro?

Eine entschei­dende Über­legung vor der Entschei­dung für eine Büro-Telefon­anlage betrifft die anfal­lenden Kosten. Als frisch­gebackener Unter­nehmens­gründer scheuen Sie vielleicht die monat­lichen Investi­tionen, aber wir können Sie beruhigen: Eine Telefon­anlage muss nicht teuer sein, gerade wenn es sich um eine Cloud-Lösung handelt.

Kostenbeispiele

Auf­grund der Viel­zahl der auf dem Markt vertre­tenen Anbieter ist es kein Problem, eine Telefon­anlage zu finden, die zum eigenen Budget passt. Anbei stellen wir Ihnen drei Preis­modelle/Tarife für Cloud-Telefon­anlagen vor, die für verschie­dene Unter­nehmens­größen geeig­net sind:

fonial (Tarif „fonial PLUS“)

  • Preis: 2,90 Euro pro Nutzer/Monat
  • Aus dem dt. Fest­netz: 1,0 ct. pro Minute
  • Aus dem dt. Mobil­funknetz: 10,0 ct. pro Minute
  • Sprach-Flat­rates für Anrufe ins dt. Fest­netz und Mobil­funk­netz optio­nal erwerb­bar
  • Belie­big skalier­bar: für kleine bis große Unter­nehmen geeig­net
  • Monat­lich kündbar

easybell (Tarif „Cloud Telefon­anlage“)

  • Preis: 9,95 Euro pro 10 Neben­stellen + 10 End­geräte/Monat
  • Aus dem dt. Fest­netz: 0,83 ct. pro Minute
  • Aus dem dt. Mobil­funk­netz: 8,24 ct. pro Minute
  • Skalier­bar bis 100 Nutzer: für kleine und mittel­ständische Unternehmen geeig­net
  • Monat­lich kündbar

sipgate (Tarif „business XL“)

  • Preis: 22,95 Euro pro Nutzer/Monat
  • Sprach-Flat­rate für Anrufe aus dem dt. Fest­netz und ins europ. Fest- und Mobil­funk­netz enthal­ten
  • Sprach-Flat­rate für Anrufe aus dem dt. Mobil­funk­netz in alle dt. und europ. Netze optio­nal erwerb­bar
  • Belie­big skalier­bar: für kleine bis große Unter­nehmen geeig­net
  • Monat­lich künd­bar

Keine teure Hard­ware erfor­derlich – ideal für kleine Büros

Egal für welche tech­nische Variante Sie sich entschei­den: Da Sie eine moderne Telefon­anlage ohne Einschrän­kungen auch über die inklu­dierten Desktop- und Web-Apps bedienen können, erübrigt sich die Anschaf­fung teurer phy­sischer End­geräte wie z. B. statio­näre IP-Telefone. Sie können diese bei Bedarf weiter nutzen, genauso gut aber auch ein Soft­phone via PC, Smart­phone oder Tablet verwen­den. Zum Telefo­nieren über den PC benö­tigen Sie dann nur noch ein Head­set. Damit können gerade auch kleine Büros die Kosten für eine Telefon­anlage sehr gut stemmen.

Funktions­umfang abhängig vom Preis

Wer von einem güns­tigen Preis profi­tieren möchte, muss ggf. Abstriche beim Funktions­umfang in Kauf nehmen. Während Sie bei fonial einzelne Neben­stellen bereits zu recht niedri­gen Kosten erwer­ben können, zahlen Sie bei anderen Anbietern durch­aus etwas mehr, profi­tieren aber z. B. von einer Integra­tion Ihres CRM oder von MS Teams. Da monat­lich zu den Grund­gebühren immer noch die kon­kreten Verbindungs­entgelte hinzu­kommen, ist es ratsam, die Leis­tungen und Preise von Anbietern sorgsam miteinan­der zu verglei­chen.

Da der kon­krete Leistungs­umfang, wie die Anzahl von Funk­tionen und bereits enthal­tener Neben­stellen und End­geräte, sich in den verschie­denen Tarifen stark unter­scheidet, lässt sich oft auf Anhieb nicht sagen, welcher Tarif für Sie am besten geeig­net ist. In manchen Fällen ist es ratsam, direkt zu einem höher­prei­sigen Tarif zu greifen, denn hier sind bei vielen Anbietern Sprach-Flatrates enthal­ten.

Unterschied­liche Preis­modelle

Verein­zelte Anbieter setzen nicht auf monat­liche Gebühren, sondern auf jähr­liche oder Einmal­zahlungen. Bei AGFEO zahlen Sie ein­malig für jede Hard­ware und jede Lizenz – letztere enthält einen bestimm­ten Leistungs­umfang, z. B. die Integra­tion von zehn zusätz­lichen Nutzern in Ihre Telefon­anlage. Die Preise für Tarife und Leis­tungen sind bei vielen Anbietern auf dem eigenen Internet­auftritt trans­parent dar­gestellt, bei anderen erfahren Sie die Preise erst auf Nach­frage. Auch die Vor- und Nach­teile dieser verschie­denen Preis­modelle sollten Sie im Auge behal­ten.

Warum Geld nicht alles ist – oder: Die günstige TK-Anlage ist nicht immer die beste

„Die mit einer neuen Telefon­anlage einher­gehenden Kosten sind natürlich ein wesent­licher Punkt – und oft­mals erscheint ein preis­günstiges Angebot auf den ersten Blick beson­ders attrak­tiv. Das für Ihr Büro rich­tige System ist aber eines, das optimal auf Ihre Unter­nehmens­größe zugeschnit­ten ist und ein ideales Preis-Leis­tungs-Verhält­nis bietet, d. h. einen auf Ihre Belange abgestimm­ten Funktions- und Leistungs­umfang bei möglichst niedri­gen Kosten. Aber auch ein guter Support kann durch­aus ein Ent­scheidungs­kriterium für einen bestimmten Anbieter sein, auch wenn damit höhere Kos­ten verbunden sind. Es lohnt sich also, bei der Anschaf­fung ggf. etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen – bzw. aus der Hand zu geben. Davon haben Sie am Ende mehr, als wenn Sie sich für das erst­beste oder güns­tigste Angebot entschei­den. “

Matthias

Matthias

tradingtwins Redaktion

Vorteile: So profi­tieren Sie im Büro von einer Telefon­anlage

Wie profi­tieren Sie konkret bei der täg­lichen Arbeit im Büro von einer modernen VoIP-Telefon­anlage? Wir stellen Ihnen einige Funk­tionen vor, von denen Sie, Ihre Mitarbei­tenden und Ihre Kunden besonders profi­tieren können:

Telefon­anlagen verbessern die Kommunika­tion mit Kunden & Lieferan­ten

Moderne TK-Anlagen verfügen über eine Viel­zahl an Basis­funktionen, die das „Kern“-Telefo­nieren effizient und komforta­bel gestal­ten, darunter: Halten, Makeln, Weiter­leiten oder Call-Pickups. Darüber hinaus bieten sie wert­volle Features und Vor­teile für die Kommunika­tion mit Kunden und anderen Dritten, die weit über das bloße Telefo­nieren hinaus­gehen:

Personali­sierbare Anruf­beantworter

Sie sind im Urlaub oder die Erreichbar­keit Ihres Büros ist aktuell auf­grund von z. B. Betriebs­ferien oder regio­nalen Feier­tagen einge­schränkt? Mit­hilfe perso­nalisier­barer Anruf­beantworter können Sie Anru­fende gezielt über Ihre Büro­öffnungs­zeiten oder Ihre zeit­nahe Rück­kehr infor­mieren. Das vermei­det Frust bei Ihren Kunden und verhin­dert, dass diese nach dem zweiten unbeant­worteten Anruf ent­nervt auf­geben und sich lieber an die Konkurrenz wenden.

IVR-Sprach­menüs & Warte­schleifen

Dank elektro­nischen IVR-Sprach­menüs können Anru­fende direkt zur passenden Abtei­lung durch­gestellt werden. Anru­fende hören zunächst eine Ansage, die ihnen mehrere Optio­nen anbietet. Per Sprach­befehl oder Tasten­druck können sie dann selbst entschei­den, wohin sie durch­gestellt werden möchten. Wenn es doch ein­mal einen Moment länger dauert, bis ein Anruf angenom­men werden kann: Sie können für Ihre Kunden u. a. Warte­schleifen mit angeneh­mer Musik und Sprach­ansage einrich­ten.

Paral­lele Nutzung von End­geräten

VoIP-Telefon­anlagen ermöglichen die Ein­bindung unterschied­licher Geräte zur Anruf­verwaltung und zum Telefo­nieren, darunter IP- oder DECT-Telefon­geräte, Ihr Mobil­funk­gerät oder Ihren statio­nären Desktop-Rechner im Büro bzw. Ihren Lap­top zu Hause. Dabei können Sie alle End­geräte paral­lel nutzen. Ein­gehende oder ver­passte Anrufe werden Ihnen nicht nur auf Ihrem Tisch­telefon am Büro­arbeits­platz angezeigt, son­dern u. a. auch auf Ihrem PC. Da alle Ihre Geräte unter­einander ver­netzt sind, wird ein verpass­ter Anruf auf allen Geräten ausge­tragen und nicht mehr signali­siert, sobald Sie zurück­rufen.

Ideale Erreich­barkeit

Sind Sie nicht im Büro, sondern auf Dienst­reise, einem Außen­termin oder im Home­office, verpassen Sie dank Ver­netzung Ihrer End­geräte keine wich­tigen Anrufe unter Ihrer Büro­nummer. Ob Ihr Smart­phone nativ – d. h. mit der ent­sprechenden Telefon­nummer bzw. über die einge­setzte SIM-Karte – in die Telefon­anlage inte­griert werden kann, hängt vom Anbieter ab. Gegebenen­falls müssen Sie zur Verbin­dung Ihres mobilen Geräts mit der TK-Anlage zunächst eine App instal­lieren.

Anruf­weiter­leitung

Und sollten Sie einmal keine Gespräche entgegen­nehmen können: Die Möglich­keit zur automa­tischen Anruf­weiter­leitung sorgt dafür, dass Anru­fende in Ihren Kolleg­innen und Kol­legen immer einen Ansprech­partner finden.

CRM-Integra­tion

Kunden schätzen Effi­zienz und auch in diesem Punkt kommt Ihnen eine Telefon­anlage entgegen. Durch die Integra­tion Ihres unternehmens­eigenen oder eines exter­nen CRM-Systems (z. B. Hub­spot oder pipe­drive) werden Ihnen bei Anru­fen die Daten des jewei­ligen Kunden oder Lieferan­ten direkt am PC ange­zeigt. So sind Sie ggf. schon vor dem Anneh­men im Bilde, was das Anliegen des Anru­fenden ist, und können Anfra­gen schnell und gezielt bearbei­ten.

Ruf­nummern­mitnahme

Viele Anbieter ermög­lichen Ihnen die Por­tierung Ihrer bis­herigen Ruf­nummern und Ruf­nummern­blöcke. Dies hat den Vor­teil, dass sich für Ihre Kunden und Lieferan­ten nichts ändert, denn Sie bleiben für Dritte wie gewohnt erreich­bar. Die Bedeu­tung dieses Aspekts zeigt sich daran, dass bereits die Einsteiger­tarife aller großen Anbieter die Möglich­keit zur kosten­losen Ruf­nummern­portierung bein­halten.

Telefon­anlagen opti­mieren die interne Zusammen­arbeit

Sie und Ihr Team profi­tieren auch in der Kommunika­tion unter­einander von einer leistungs­fähigen VoIP-Telefon­anlage. Fragen und Anliegen, für die man sich früher erst umständ­lich zusammen­setzen musste, lassen sich heute schnell klären. Dabei ist es völlig unerheb­lich, ob Sie und Ihre Kolleg­innen und Kollegen gerade alle im Büro sind oder von verschie­denen Orten aus arbeiten, denn VoIP-Telefon­anlagen bieten den Vorteil der Standort­unabhängig­keit. Eine TK-Anlage kann die interne Zusammen­arbeit durch eine Viel­zahl an Funktionen ver­bessern:

(Gruppen-)Chat

Moderne VoIP-Telefon­anlagen bein­halten i. d. R. eine einfach zu bedie­nende grafische Ober­fläche mit großem Funktions­umfang und zahl­reichen Einstellungs­möglich­keiten, die vom Her­steller als kosten­lose Desktop- oder Mobile-App angebo­ten wird. Zu den Basics zählt hier die Chat-Funk­tion, dank der Sie spontane Rück­fragen an Ihre Kolleg­innen und Kollegen stellen können. Arbei­ten Sie gemein­sam an einem Projekt oder in der­selben Abtei­lung, können Sie dank Gruppen­chat das Know-how von mehreren Personen bün­deln und dafür sorgen, dass alle auf dem glei­chen Stand sind.

Video­konferenzen dank Soft­phone

Die meisten Anbie­ter von VoIP-Telefon­anlagen bieten ein kosten­loses Soft­phone als Desktop-Anwen­dung an, das Sie auf Ihrem PC oder Laptop instal­lieren müssen und mit dem Sie anschlie­ßend Telefon­gespräche führen können. Ein Soft­phone enthält oft auch die Möglich­keit, Video­anrufe zu tätigen und spontan Video­konferenzen einzu­berufen. Für kleinere Zusammen­künfte müssen Sie dafür ggf. noch nicht einmal vorher einen virtu­ellen Konferenz­raum ein­richten, sondern Sie binden Ihre Kolleg­innen und Kollegen ein­fach direkt ein.

Screen- & File­sharing

Mit­hilfe dieser beiden Funk­tionen können Sie Ihren Bild­schirm und Ihre Dateien mit anderen teilen und diesen zum Ein­holen von Feed­back zeigen, woran Sie gerade arbeiten. Viele Anbie­ter ermög­lichen zusätz­lich die Einbin­dung von Micro­soft Teams in Ihre Telefon­anlage.

Besetzt­lampen­felder

Sie können einem Anru­fenden nicht weiter­helfen und wollen ihn zu einer Kollegin oder einem Kollegen durch­stellen? Dank Besetzt­lampen­felder (BLF) sehen Sie, wer aktuell im Gespräch und wer frei ist und den Anruf bearbei­ten kann. Mit­hilfe einer weiteren Funk­tion, dem Transfer (warm oder kalt), können Sie den aktu­ellen Anruf halten und kurz bei Ihren Kolleg­innen und Kollegen den Gesprächs­partner ankün­digen oder alterna­tiv direkt durch­stellen.

Kolle­giale Vernet­zung auch im Home­office

Für viele ist die Möglich­keit zum Home­office ein Kind der Corona-Pandemie, geboren aus einer Notwendig­keit, aber es ist davon auszu­gehen, dass Home­office auch ein Modell für die Zukunft ist und somit bleiben wird. Ihre Kommunika­tion unter­einander und Ihre Zusammen­arbeit muss dies nicht belas­ten, denn Sie und Ihre Mitarbei­tenden sind dank des paral­lelen Einsatzes verschie­dener End­geräte jeder­zeit optimal für einander erreich­bar.

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So finden Sie den rich­tigen Telefon­anlagen-Anbie­ter

Den für jedes Büro per­fekten Anbie­ter von Telefon­anlagen gibt es nicht. Dank der großen Auswahl haben Sie aber die Möglich­keit, das System zu finden, das ideal zu Ihren Anfor­derungen passt – sowohl was den Funktions­umfang als auch den Kosten­aufwand betrifft. Wir verraten Ihnen, welche Telefon­anlagen sich für welche Büros eig­nen, welche wei­teren Punkte Sie vorab bedenken sollten und wie die Zusammen­arbeit mit einem Anbie­ter zur Reali­sierung Ihrer Vor­stellungen ab­laufen sollte.

Neue Telefon­anlage fürs Büro: Check­liste

Gene­rell ist ein struktu­riertes Vorgehen sehr wich­tig bei der Suche nach dem rich­tigen Anbieter Ihrer neuen Büro-Telefon­anlage. Auch sollten Sie sich für alle Planungs­schritte aus­reichend Zeit nehmen und das Feed­back Ihrer Mit­arbei­tenden – darunter gerade auch Ihrer IT- sowie Daten­schutz­beauftragten – einholen. Eine sorgsam durch­geführte Bedarfs­analyse hilft Ihnen, Ihre Anfor­derungen an Ihre neue TK-Anlage zu bestimmen. Wir zeigen Ihnen, welche grund­legenden Fragen Sie sich zu Ihrem aktu­ellen und zukünf­tigen Bedarf stellen soll­ten.

Checkliste: Vorüberlegungen zur Telefonanlage fürs Büro

  • Inwie­weit erfüllt mein aktuel­les System meine Anfor­derungen?
    • Wenn Sie bereits über eine Telefon­anlage verfügen, z. B. eine ISDN-Anlage, kann dessen Analyse wert­volle Anhalts­punkte liefern, worauf Sie bei der Suche nach einem neuen Anbieter achten soll­ten und worauf Sie z. B. nicht verzich­ten können.
  • Welche Funk­tionen benötige ich tatsäch­lich?
    • Sie sollten einen Anbie­ter wählen, der einen für Sie ideal geeig­neten Funktions­umfang und ggf. für Ihr Büro sinn­volle Zusatz­funktionen bietet (z. B. Smart­Home-Steuerung). Wir empfehlen ein Lasten­heft anzu­legen.
  • Wie viele Nutzer/Neben­stellen muss ich in meine Büro-Telefon­anlage inte­grieren können?
    • Für die veran­schlagte Nutzer­zahl benötigen Sie eine aus­reichende Internet­geschwindigkeit/-verbin­dung. Ggf. müssen Sie vor einer Anschaf­fung Ihr Volumen auf­stocken oder zu einem anderen Inter­net-Pro­vider wechseln. Planen Sie dabei einen entspre­chenden Puffer ein.
    • In diesem Zuge sollten Sie evalu­ieren, was die Ober­grenze hinsicht­lich gleich­zeitig geführter Telefon­gespräche (intern und extern) in Ihrem Büro ist – daran orientiert sich die Unter­grenze der Leistungs­fähigkeit Ihrer Anlage!
    • Sie sollten prüfen, ob die Telefon­anlage, für die Sie sich interes­sieren, ausrei­chend skalier­bar ist. Wächst Ihr Unter­nehmen, sollte das System es Ihnen auch in ein paar Jahren noch erlauben, neue Nutzer/Neben­stellen anzulegen.
    • Zu berück­sichtigen ist, wie viele Ihrer Mitarbei­tenden im Home­office arbeiten und von außer­halb Zugriff via VPN-Client auf die Telefon­anlage haben müssen. Diese Anzahl stellt wiederum Anfor­derungen an Ihre Internet­verbindung im Büro.
  • Welche End­geräte möchte ich zum Telefo­nieren nutzen?
    • Viele Anbie­ter lassen Ihnen die Wahl bzgl. benutz­barer End­geräte. Möchten Sie Ihre im Unter­nehmen vorhan­dene Telefo­nie-Hard­ware weiter nutzen, ist es ratsam zu klären, ob diese Geräte vom TK-Anlagen-Anbieter Ihrer Wahl unter­stützt werden.
  • Welche tech­nische Umsetzung (z. B. virtu­elle Cloud- oder virtua­lisierte Inhouse-Telefon­anlage) mit seinen spezi­fischen Vor- und Nach­teilen ist passend für mein Büro und meine Unternehmens­größe?
    • Dabei müssen Sie prüfen, ob Ihr Unter­nehmen über die erforder­lichen (IT-)Kapazi­täten bzw. tech­nischen Voraus­setzungen für virtua­lisierte und Appliance-Telefon­anlagen verfügt. Holen Sie dazu Ihre IT-Fach­kräfte und Daten­schutz­beauf­tragten mit ins Boot.
    • Bevor­zugen Sie eine Cloud-Lösung, sollten Sie sich für einen Anbieter entschei­den, der die Sicher­heit Ihrer Daten garan­tieren kann.
  • Welches Preis­modell ist für mich das richtige und welchen Betrag möchte/kann ich im Jahr fürs Telefo­nieren inves­tieren?
    • Klären Sie für sich, ob Sie eher monat­liche Gebüh­ren zahlen oder lieber ein­malig eine höhere Investi­tion tätigen möchten.
  • Kann ich meinen Anbie­ter ohne größere Pro­bleme wech­seln, wenn ich mit den Leis­tungen nicht zufrie­den bin?
    • Unser Tipp: Wählen Sie einen Anbie­ter, dessen Telefon­anlage Sie vorab kosten­los testen können. Dies ist sehr häufig mög­lich.
  • Behalte ich bei meinem bevor­zugten Anbie­ter meine bis­herigen Ruf­nummern und Ruf­nummern­blöcke?
    • Sie sollten sich auch infor­mieren, ob bei Ihrem präfe­rierten Anbie­ter die Möglich­keit besteht, zusätz­liche passende Ruf­nummern­blöcke zu buchen.

Sind alle wesent­lichen Fragen bzgl. tech­nischen Anfor­derungen, Funktions­umfang, Budget u. Ä. geklärt, folgen die Suche nach einem Anbieter und ein sorg­samer Angebots­vergleich.

Lasten- & Pflichten­hefte schaffen klare Verhält­nisse

Für die Kommuni­kation mit einem Anbie­ter ist die vorherige Ausarbei­tung eines Lasten­hefts sinn­voll. In diesem halten Sie fest, was Sie von Ihrer neuen TK-Anlage erwarten. Ein Lasten­heft verhin­dert zudem, dass es zwischen Ihnen und Ihrem Anbieter zu Miss­verständ­nissen bzgl. Ihrer Anfor­derungen kommt. Der Anbie­ter kann auf dieser Grund­lage Reali­sierungs­möglich­keiten prüfen und die Umset­zung Ihrer Telefon­anlage in einem Pflichten­heft konkre­tisieren. Stimmen Sie diesem zu, ist dies der Start­schuss für einen Vertrags­abschluss und die Ein­richtung der neuen Büro-Telefon­anlage.

Anbieter­wechsel: Was mache ich, wenn ich nicht zufrie­den bin?

Praktischer­weise können Sie bei den meisten Anbie­tern Ihre Büro-Telefon­anlage bei vollem Funktions­umfang zunächst kosten­los testen. Ein Risiko besteht dabei nicht, denn die Testphasen werden nicht automa­tisch zu kosten­pflich­tigen Verträgen umgewandelt. Auch bieten viele Anbie­ter äußerst kurze Vertrags­laufzeiten von nur einem Monat. Sind Sie mit Ihrem Anbie­ter nicht zufrie­den, spricht also wenig dagegen, einen anderen auszu­probieren.

Der Wechsel von einem Anbieter zum anderen ver­läuft i. d R. sehr unkompli­ziert, zumindest wenn sie zwischen verschie­denen Cloud-TK-Anlagen wechseln. Der Umstieg von einer tech­nischen Variante auf eine andere ist i. d. R. mit mehr Aufwand verbunden – hier soll­ten Sie sich vorab über ent­sprechende Modali­täten und poten­zielle Stolper­fallen infor­mieren.

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Alterna­tiven zur Büro-Telefon­anlage

Viel­leicht haben Sie vor einigen Jahren bereits in eine (ISDN-)Telefon­anlage inves­tiert, wollen aber nicht schon wieder auf ein anderes System umsteigen. Oder: Sie sind zu dem Schluss gekommen, dass Sie aufgrund Ihrer Büro­größe aktuell keine Telefon­anlage benö­tigen. Die beiden folgenden Anregun­gen sind Alterna­tiven zu einer VoIP-Telefon­anlage für Büros – wenn auch nicht unbe­dingt voll- oder gleich­wertige.

SIP-Trunks

Bei einem SIP-Trunk handelt es sich um einen bewähr­ten Weg, Ihre beste­hende ISDN- oder analoge Telefon­anlage mit dem Inter­net zu verbin­den, damit Sie einige Vor­züge von VoIP-Telefo­nie genie­ßen können. Dabei buchen Sie eine Breit­band­leitung, über die Ihre Telefon­anlage mit dem Internet verbun­den ist. Einen SIP-Trunk erhal­ten Sie wie­derum bei verschie­denen Anbietern von TK-Anlagen. Gleich­zeitig erhal­ten Sie damit Zugriff auf dessen Dienst­leistungen. Ein großer Vor­teil: Ihre Ruf­nummern lassen sich mit einem SIP-Trunk zu Ruf­nummern­blöcken zusammen­fassen, sodass mit nur einem Anschluss bereits alle Neben­stellen verbun­den sind.

Aller­dings lässt sich nicht jede TK-Anlage per SIP-Trunk mit dem Inter­net verbin­den. Ihre Telefon­anlage muss SIP-fähig sein, ggf. benö­tigen Sie daher zusätz­lich ein sog. Media Gate­way. Dieses wandelt die analogen Sig­nale Ihrer Telefon­anlage in digitale um und versen­det sie über das Internet. Ent­sprechend wird auch für die Nut­zung eines SIP-Trunks eine ausrei­chend schnelle und stabile Internet­verbindung voraus­gesetzt (ab 100 kBit pro Sekunde für jedes Gespräch).

Router als Telefon­anlage nutzen

Nutzen Sie aktuell nur sehr wenige End­geräte im Büro, können Sie alterna­tiv einen bereits vorhan­denen, VoIP-fähigen Router, z.B. Ihre Fritz-Box, als Mini-Telefon­anlage fürs Büro nutzen. Aller­dings kann es sich hierbei aus unserer Sicht nur um eine Übergangs­lösung handeln, denn die Anzahl einbind­barer IP-Fest­netz- und Mobil­funk­geräten ist stark begrenzt. Das gleiche gilt für die zur Verfü­gung stehenden Funk­tionen. Hier kann sich Ihr Router nicht mit dem beacht­lichen Funktions­umfang messen, den gängige Anbie­ter von VoIP-Telefon­anlagen zur Verfü­gung stellen. Auf absolute Grund­funktionen zum Telefo­nieren können Sie aller­dings auch hier zurück­greifen.

tradingtwins-Lesetipp

Check­liste für Ihre neue Telefon­anlage

Und wenn diese Behelfs­lösungen nicht reichen und es doch eine voll­wertige TK-Anlage sein soll: In diesem Rat­geber­artikel geben wir Ihnen weitere wert­volle Anregun­gen für die struktu­rierte Suche nach dem richtigen Anbie­ter.

Jetzt lesen & mehr erfahren

Fazit: So finden Sie die passende Telefon­anlage fürs Büro

Bei der Wahl einer Büro-Telefon­anlage sind also umfangreiche Überle­gungen zu treffen. Wir haben Ihnen verdeut­licht, welche Punkte Sie vor einer Entschei­dung bedenken und welche Fragen Sie vorab für sich selbst klären sollten: Welche tech­nische Umsetzung passt zu den Kapazi­täten meines Unter­nehmens und meiner Unternehmens­größe? Von welchen Funk­tionen kann ich bei der täg­lichen Arbeit im Büro beson­ders profi­tieren und welche Kosten kommen bei einer Anschaf­fung auf mich zu?

Am Ende sollten Sie eine VoIP-Telefon­anlage wählen, die genau zu Ihren Anfor­derungen und Bedürf­nissen passt. Ein großer Vor­teil ist, dass es auf dem Markt mittler­weile eine Viel­zahl an Anbietern gibt, die sich mit ihren Angeboten an Unter­nehmen verschiedens­ter Größen und unterschied­lichster Bran­chen rich­ten. Schon sehr güns­tige Ange­bote kor­relieren mit einem hohen Funktions­umfang, sodass Telefon­anlagen bereits für kleine Büros sinn­voll und finan­ziell gut zu stemmen sind. Mit unserem tradingtwins-Angebots­vergleich finden Sie in kürzes­ter Zeit quali­fizierte Telefon­anlagen-Anbie­ter, die optimal zu Ihren Anfor­derungen passen.

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