Telefonanlage fürs Büro – Welche ist die richtige für mich?
Die Aufträge müssen raus, die Kunden sind rund um den Globus verteilt – Büroarbeit wird zunehmend komplexer und internationaler. Eine passende Telefonanlage kann Sie bei vielen Ihrer Tätigkeiten und Abläufe unterstützen, sei es intern bei der Arbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen oder im geschäftlichen Kundenkontakt. Aber wie findet man die richtige Telefonanlage fürs Büro?
Für Eilige
Büro-Telefonanlagen
- Die Telefonanlage, die für jedes Büro passt, gibt es nicht. Die Entscheidung für einen Anbieter ist abhängig von vielen Faktoren wie der Unternehmensgröße, Ihren Arbeitsprozessen, Ihrem Budget oder Ihrer IT-Infrastruktur.
- Ob Neugründung, wachsender Betrieb oder Unzufriedenheit mit Ihrer aktuellen Telefonanlage: Wir verraten Ihnen, worauf Sie bei der Suche nach der passenden Büro-Telefonanlage achten müssen und wie der Anbieterwechsel funktioniert.
- Nicht jedes Büro braucht eine Telefonanlage. Wenn Sie mehrere Mitarbeitende beschäftigen, die telefonisch erreichbar sein sollen, führt meist kein Weg an ihr vorbei. Dennoch gibt es Alternativen.
- Für alle, die schon eine Vorstellung von dem haben, was Sie wollen: Nutzen Sie unseren kostenlosen Angebotsvergleich. Sie beschreiben anhand weniger Fragen Ihren Bedarf und wir finden passende Anbieter von Telefonanlagen für Sie.
Im Büro sind Sie neben motivierten Mitarbeitenden vor allem auf zwei Dinge angewiesen: eine funktionierende Kaffeemaschine und eine ausfallsichere Telefonanlage. Versagt letztere ihren Dienst, leidet die interne Kommunikation. Zudem schadet dies Ihrer Wahrnehmung beim Kunden als verlässlicher Geschäftspartner – es droht Umsatzverlust. Mit einer modernen VoIP-fähigen Telefonanlage fürs Büro wenden Sie diese Katastrophe ab.
Angesichts der Vielzahl an Anbietern und technischen Realisierungsmöglichkeiten stellt sich die Frage: Welche Telefonanlage ist die richtige für mein Büro? Denn: Sie wollen vermutlich nicht einfach nur telefonieren, sondern von einer Telefonanlage bestmöglich bei Ihrer täglichen (Zusammen-)Arbeit profitieren und, wenn möglich, Kosten sparen.
Damit Sie die beste Entscheidung für Ihr Büro treffen können, informieren wir Sie über die verschiedenen technischen Varianten sowie Kosten und Vorteile von TK-Anlagen. Daneben verraten wir Ihnen, welche praktischen Fragen Sie sich vor einer Anschaffung stellen sollten und wie Sie die Suche nach dem richtigen Anbieter strukturiert angehen.
Was ist eine VoIP-Telefonanlage?
In einer Telefonanlage sind Ihre Telefonie-Endgeräte, die Sie zum Telefonieren nutzen (z. B. stationäre IP- oder DECT-Telefone, aber auch Ihr Smartphone) miteinander und mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden. Dabei werden Sprachsignale aufgrund der bundesweiten ISDN-Abschaltung nicht länger über eine klassische Telefonleitung, sondern über das Internet via Voice over IP (VoIP) übermittelt.
tradingtwins-Lesetipp
VoIP-Anbieter im Vergleich
Bei der Suche nach einer geeigneten VoIP-Telefonanlage muss man viele Angebote vergleichen. Wir haben fünf der größten Anbieter für Sie unter die Lupe genommen.
Jetzt lesen & informierenGrundvoraussetzung für die Nutzung einer VoIP-Telefonanlage ist eine ausreichend starke Internetverbindung (ab 100 k/bits pro Sekunde für jeden Sprachkanal). Ist diese unzureichend, leidet die Sprachqualität, was sich z. B. durch die unvollständige oder zeitverzögerte Übertragung von Gesprächsabschnitten äußert. Insgesamt bieten VoIP-Telefonanlagen jedoch eine sehr gute Sprachqualität. Vor der Anschaffung sollten Sie evaluieren, ob Ihre Internetverbindung für die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden und gleichzeitig zu führenden Gesprächen ausreicht, und diese ggf. bei Ihrem Provider aufstocken.
Brauche ich eine Telefonanlage?
Eine moderne Telefonanlage birgt großes Potenzial zur Verbesserung Ihrer Unternehmensprozesse und -abläufe. Ob – oder wann – Sie eine TK-Anlage benötigen, dürfte nicht zuletzt von Ihrer Unternehmensgröße abhängen: Wenn Ihr Kundenstamm noch überschaubar ist oder Sie sich Ihr Büro aktuell nur mit zwei Kolleginnen und Kollegen teilen, brauchen Sie im Moment vielleicht kein vollumfängliches Telefonie-System und können auf eine Alternative zurückgreifen.
Mit zunehmender Komplexität Ihrer Aufgaben oder bei einer Vergrößerung Ihres Unternehmens stoßen Sie ohne eine VoIP-TK-Anlage jedoch schnell an Ihre Grenzen. Für die Anschaffung einer Telefonanlage sprechen außerdem einige Gründe wie der hohe Funktionsumfang, die flexible Skalierbarkeit und die Tatsache, dass sich die Kosten gut kontrollieren lassen.
VoIP-Telefonanlagen fürs Büro – Diese Arten gibt es
Unterschiede zwischen den Angeboten verschiedener Anbietern bestehen – abgesehen von Aspekten wie dem konkreten Funktionsumfang – vor allem bei der technischen Umsetzung. Wir schlagen für Sie eine Schneise durch den Begriffsdschungel und stellen Ihnen die drei technischen Ansätze mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen für Büros vor – einfach und verständlich erklärt.
Auf einen Blick
Cloud-Telefonanlagen
- Durch Anbieter in externem Rechenzentrum gehostet, dabei 2 Varianten:
- IP-Centrex: eine Telefonanlage für verschiedene Kunden auf demselben Server
- Hosted PBX: Telefonanlage auf eigenem Server für jeden Kunden
- Je nach Anbieter geeignet für: kleine bis große Unternehmen
- Vorteile/Nachteile:
- kostengünstig (u. a. keine Wartungskosten)
- sehr gut skalierbar, d. h. generell für kleine und große Unternehmen geeignet
- großer Funktionsumfang (abhängig vom konkreten Anbieter)
- Auslagerung von Verbindungsdaten in die Cloud
- Anbieter: Placetel, sipgate, 3CX, NFON, easybell, vio:networks, fonial u. a.
Auf einen Blick
Virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen (on premise)
- Als Software bzw. VM (virtuelle Maschine) lokal auf Ihrem Server betrieben
- Je nach Anbieter geeignet für: kleine bis große Unternehmen
- Vorteile/Nachteile:
- keine Auslagerung von Verbindungsdaten in die Cloud
- großer Funktionsumfang (abhängig vom konkreten Anbieter)
- unabhängig von Systemen des Anbieters
- Kunde ist für Wartung/Betrieb selbst verantwortlich
- setzt passende Infrastruktur voraus, daher höhere Kosten
- Anbieter: AGFEO, 3CX, STARFACE u. a.
Auf einen Blick
Physische Appliance-Telefonanlagen (on premise)
- Als Kombination von Soft- und Hardware in Ihren Räumlichkeiten betrieben
- Je nach Anbieter geeignet für: kleine & mittelständische Unternehmen
- Vorteile/Nachteile:
- keine Auslagerung von Verbindungsdaten in die Cloud
- großer Funktionsumfang (abhängig vom konkreten Anbieter)
- unabhängig von Auslastung eigener Servern und Systemen des Anbieters
- höhere Kosten für Anschaffung, Wartung und Betrieb
- Kunde ist für Wartung/Betrieb selbst verantwortlich
- Anbieter: AGFEO, STARFACE, tiptel u. a.
Sie möchten tiefer in die Thematik einsteigen? Kein Problem: Im Folgenden stellen wir Ihnen die drei Varianten moderner Telefonanlagen genauer vor:
Cloud-Telefonanlagen im Detail
Die meisten Anbieter bieten heute ausschließlich virtuelle Cloud-Telefonanlagen an. Die Telefonanlage wird dabei vollumfänglich als Web-Anwendung durch Ihren Anbieter auf Servern in externen Rechenzentren betrieben. Der Aufwand für die Einrichtung ist auf Ihrer Seite i. d. R. äußerst gering, auch entfallen hohe Kosten für z. B. die Wartung. Sie zahlen lediglich die – i. d. R. monatlich anfallenden – Gebühren für Ihren gebuchten Leistungsumfang und sparen Kosten gegenüber einer klassischen Telefonanlage. Diese Form der Dienstleistung wird auch Software as a Service (SaaS) genannt.
Ein weiterer Vorteil: Cloud-Telefonanlagen lassen sich häufig beliebig skalieren, d. h. Sie können weitere Nutzer bzw. Nebenstellen flexibel hinzufügen und optionale Leistungen wie Sprach-Flatrates hinzubuchen – oder abhängig von Ihrem aktuellen Bedarf wieder kündigen. Cloud-Telefonanlagen sind sowohl für kleine Büros als auch für Großkonzerne geeignet, allerdings hängt es vom einzelnen Anbieter ab, wie viele Nutzer bzw. Nebenstellen Sie Ihrer TK-Anlage tatsächlich hinzufügen können.
Ein Nachteil von virtuellen Telefonanlagen ist, dass die Verbindungsdaten extern in die Cloud ausgelagert werden. Sie sollten sich für einen Anbieter entscheiden, der die Sicherheit Ihrer Daten in ausreichendem Maße gewährleistet – z. B. durch Sprachverschlüsselung sowie Server und Rechenzentren, die sich in Deutschland befinden. Bei Cloud-Telefonanlagen sind zwei verschiedene Realisierungsmöglichkeiten zu unterscheiden: IP Centrex und Hosted PBX.
IP Centrex
- Prinzip: verschiedene Kunden des Anbieters greifen auf dieselbe Telefonanlage zurück, die auf einem zentralen Server betrieben wird
- Weniger individuelle Anpassungen als bei Hosted PBX möglich – i. d. R. verfügen diese TK-Anlagen jedoch bereits über einen hohen & ausreichenden Funktionsumfang, daher kein Manko
- Gutes Preis-/Leistungsverhältnis – bei vielen Nebenstellen kommen aber schnell hohe monatliche Gebühren zusammen
- Nutzer sind fest an ihren Anbieter gebunden, der auch als Provider fungiert – daher sorgsamer Vergleich der Verbindungsentgelte empfehlenswert
- Gängige Variante von Cloud-Telefonanlagen
Hosted PBX
- Prinzip: Kunde erhält vom Anbieter Telefonanlage, die auf einem dedizierten bzw. reservierten Server betrieben wird – Vorteil: höhere Ausfall- & Datensicherheit
- Teurer als IP Centrex
- Bessere Berücksichtigung Ihrer Wünsche als Kunde
- Höheres Maß an Eigenverantwortung & Aufwand auf Ihrer Seite bei Einrichtung gefordert
- Provider kann ggf. selbst gewählt werden (abhängig vom Anbieter), dieser muss aber Ihre TK-Anlage unterstützen
Virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen im Detail
Virtualisierte Telefonanlagen zeichnen sich dadurch aus, dass sie On-premise (vor Ort) bzw. inhouse und damit in Ihrem eigenen Unternehmensnetzwerk betrieben werden. Zum Einsatz kommt dabei für gewöhnlich eine virtuelle Maschine (VM), die das Betriebssystem für die Telefonanlagen-Software bildet.
Virtualisierte Telefonanlagen bieten gegenüber Cloud-Lösungen den Vorteil, dass Ihre Verbindungsdaten nicht extern ausgelagert werden, sondern auf den Servern Ihres Unternehmens verbleiben. Allerdings müssen Sie geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten durchführen, z. B. indem Sie auf SRTP-Verschlüsselung zurückgreifen. Ein weiterer Nachteil ist, dass Sie für den Betrieb der TK-Anlage eine geeignete IT-Infrastruktur benötigen, d. h. entsprechende Server und eine IT-Abteilung, die sich um die Wartung der Telefonanlage kümmert. Dies bedeutet wiederum höhere Kosten. Arbeiten viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice, bedeutet dies wiederum besondere Anforderungen an Ihre Internetverbindung, denn Ihre Mitarbeitenden müssen per VPN-Client Zugriff auf Ihre Server haben, um die Telefonanlage von außerhalb nutzen zu können.
Alternativ kann über Drittanbieter die Telefonanlage auch auf Server in externen Rechenzentren ausgelagert werden, allerdings sind Sie dabei selbst für den Betrieb und die Verwaltung Ihrer Anlage verantwortlich. Gleichzeitig geben Sie die Sicherheit Ihrer Daten ein Stück weit aus der Hand. Der Vorteil von virtualisierten Inhouse-Telefonanlagen gegenüber Cloud-Telefonanlagen ist ja eigentlich, dass Ihre Daten auf Ihren eigenen Servern bleiben.
Physische Appliance-Telefonanlagen im Detail
Appliance-Varianten eignen sich für Unternehmen, die täglich mit sensiblen Daten operieren und ggf. über keine eigenen Server verfügen. Mit einer Appliance-Telefonanlage erwerben Sie eine aufeinander abgestimmte Kombination von Hard- und Software – quasi ein eigener Server, auf dem die Telefonanlage als Software-Lösung betrieben wird. Es handelt sich also um eine lokale, physische Telefonanlage, die alle Vorzüge moderner VoIP-Internettelefonie bietet.
Ihre Daten verbleiben innerhalb Ihres Unternehmens. Zudem laufen Appliance-Telefonanlagen unabhängig von anderen Systemen, sind also nicht von z. B. einer hohen Serverauslastung oder von Serverausfällen betroffen. Es gibt demnach einige Gründe, die für eine Appliance-Lösung sprechen. Dennoch bekommen Sie hier kein Rundum-sorglos-Paket: Die Kosten und aufzuwendenden Kapazitäten für Anschaffung und Unterhalt sind höher als bei virtuellen Telefonanlagen und für die Wartung sind Sie selbst und nicht Ihr Anbieter verantwortlich.
Die Skalierung bei einer physischen Appliance-Telefonanlage ist bis zu einem bestimmten Grad möglich (wobei abhängig vom Anbieter zusätzliche Kosten anfallen können), aber vergleichsweise stark eingeschränkt. Daher eignen sich Appliance-Lösungen aus unserer Sicht vorrangig als KMU-Telefonanlage, also auch für kleine Büros wie Steuer- und Anwaltskanzleien oder Arztpraxen.
Bei vielen Anbietern ist jeweils nur eine der aufgeführten technischen Realisierungen möglich, manche bieten Ihnen aber auch die Wahl zwischen zwei oder sogar allen drei möglichen Varianten. Daher sollten Sie die verschiedenen Vor- und Nachteile von virtuellen Cloud-, virtualisierten Inhouse- und physischen Appliance-TK-Anlagen gegeneinander abwägen, um zu entscheiden, welche Telefonanlage für Ihr Büro die richtige ist.
Welche Telefonanlage für welches Büro?
Angesichts der verschiedenen Varianten ist es nicht einfach zu entscheiden, welche Telefonanlage für das eigene Büro geeignet ist. Anbei einige Anregungen, durch die Ihnen eine Entscheidung leichter fällt:
Cloud-Telefonanlage: Für Ihr Büro geeignet, wenn Sie …
- bei einem großen Unternehmen beschäftigt sind bzw. viele Mitarbeitende haben und/oder in Zukunft eine starke Zunahme an Nutzern erwarten.
- viele Mitarbeitende an verschiedenen Standorten (z. B. verschiedene Niederlassungen oder im Homeoffice) haben.
- aktuell, z. B. aufgrund (noch) geringer Unternehmensgröße, keine größere Investition für z. B. eine Appliance-Telefonanlage tätigen wollen.
- die erforderlichen Anforderungen bzgl. IT-Infrastruktur und Datensicherheit von z.B. Inhouse-Telefonanlagen nicht erfüllen können/wollen.
Virtualisierte Inhouse-Telefonanlage: Für Ihr Büro geeignet, wenn Sie …
- mit sensiblen Daten operieren und diese nicht in die Cloud auslagern möchten.
- die Kontrolle über den Betrieb Ihrer TK-Anlage behalten wollen.
- die nötigen Anforderungen bzgl. IT-Infrastruktur und Datensicherheit erfüllen.
- nicht für jede Nebenstelle extra zahlen wollen.
- eine geringe bis mittlere Anzahl an Nutzern haben und ein allzu starkes Unternehmenswachstum in näherer Zukunft nicht zu erwarten ist.
Physische Appliance-Telefonanlage: Für Ihr Büro geeignet, wenn Sie …
- mit sensiblen Daten operieren und diese nicht in die Cloud auslagern möchten.
- die Kontrolle über den Betrieb Ihrer TK-Anlage behalten wollen.
- nicht über für virtualisierte TK-Anlagen geeignete Server bzw. die nötige IT-Infrastruktur verfügen.
- nicht für jede Nebenstelle extra zahlen wollen.
- eine eher geringe Anzahl an Nutzern haben und ein starkes Unternehmenswachstum aktuell nicht zu erwarten ist.
Die richtige VoIP-Telefonanlage fürs Büro nicht nur suchen, sondern finden!
Es ist sinnvoll, sich vergleichend mit den Angeboten verschiedener Anbieter auseinanderzusetzen – angesichts der verschiedenen Varianten an Telefonanlagen aber auch mühselig. Mit unserem kostenlosen Angebotsvergleich helfen wir Ihnen, die für Ihr Büro passende Telefonanlage zu finden. Und so funktioniert’s:
- Formular ausfüllen
- Angebote vergleichen
- Richtige TK-Anlage finden
Was kostet eine Telefonanlage fürs Büro?
Eine entscheidende Überlegung vor der Entscheidung für eine Büro-Telefonanlage betrifft die anfallenden Kosten. Als frischgebackener Unternehmensgründer scheuen Sie vielleicht die monatlichen Investitionen, aber wir können Sie beruhigen: Eine Telefonanlage muss nicht teuer sein, gerade wenn es sich um eine Cloud-Lösung handelt.
Kostenbeispiele
Aufgrund der Vielzahl der auf dem Markt vertretenen Anbieter ist es kein Problem, eine Telefonanlage zu finden, die zum eigenen Budget passt. Anbei stellen wir Ihnen drei Preismodelle/Tarife für Cloud-Telefonanlagen vor, die für verschiedene Unternehmensgrößen geeignet sind:
fonial (Tarif „fonial PLUS“)
- Preis: 2,90 Euro pro Nutzer/Monat
- Aus dem dt. Festnetz: 1,0 ct. pro Minute
- Aus dem dt. Mobilfunknetz: 10,0 ct. pro Minute
- Sprach-Flatrates für Anrufe ins dt. Festnetz und Mobilfunknetz optional erwerbbar
- Beliebig skalierbar: für kleine bis große Unternehmen geeignet
- Monatlich kündbar
easybell (Tarif „Cloud Telefonanlage“)
- Preis: 9,95 Euro pro 10 Nebenstellen + 10 Endgeräte/Monat
- Aus dem dt. Festnetz: 0,83 ct. pro Minute
- Aus dem dt. Mobilfunknetz: 8,24 ct. pro Minute
- Skalierbar bis 100 Nutzer: für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet
- Monatlich kündbar
sipgate (Tarif „business XL“)
- Preis: 22,95 Euro pro Nutzer/Monat
- Sprach-Flatrate für Anrufe aus dem dt. Festnetz und ins europ. Fest- und Mobilfunknetz enthalten
- Sprach-Flatrate für Anrufe aus dem dt. Mobilfunknetz in alle dt. und europ. Netze optional erwerbbar
- Beliebig skalierbar: für kleine bis große Unternehmen geeignet
- Monatlich kündbar
Keine teure Hardware erforderlich – ideal für kleine Büros
Egal für welche technische Variante Sie sich entscheiden: Da Sie eine moderne Telefonanlage ohne Einschränkungen auch über die inkludierten Desktop- und Web-Apps bedienen können, erübrigt sich die Anschaffung teurer physischer Endgeräte wie z. B. stationäre IP-Telefone. Sie können diese bei Bedarf weiter nutzen, genauso gut aber auch ein Softphone via PC, Smartphone oder Tablet verwenden. Zum Telefonieren über den PC benötigen Sie dann nur noch ein Headset. Damit können gerade auch kleine Büros die Kosten für eine Telefonanlage sehr gut stemmen.
Funktionsumfang abhängig vom Preis
Wer von einem günstigen Preis profitieren möchte, muss ggf. Abstriche beim Funktionsumfang in Kauf nehmen. Während Sie bei fonial einzelne Nebenstellen bereits zu recht niedrigen Kosten erwerben können, zahlen Sie bei anderen Anbietern durchaus etwas mehr, profitieren aber z. B. von einer Integration Ihres CRM oder von MS Teams. Da monatlich zu den Grundgebühren immer noch die konkreten Verbindungsentgelte hinzukommen, ist es ratsam, die Leistungen und Preise von Anbietern sorgsam miteinander zu vergleichen.
Da der konkrete Leistungsumfang, wie die Anzahl von Funktionen und bereits enthaltener Nebenstellen und Endgeräte, sich in den verschiedenen Tarifen stark unterscheidet, lässt sich oft auf Anhieb nicht sagen, welcher Tarif für Sie am besten geeignet ist. In manchen Fällen ist es ratsam, direkt zu einem höherpreisigen Tarif zu greifen, denn hier sind bei vielen Anbietern Sprach-Flatrates enthalten.
Unterschiedliche Preismodelle
Vereinzelte Anbieter setzen nicht auf monatliche Gebühren, sondern auf jährliche oder Einmalzahlungen. Bei AGFEO zahlen Sie einmalig für jede Hardware und jede Lizenz – letztere enthält einen bestimmten Leistungsumfang, z. B. die Integration von zehn zusätzlichen Nutzern in Ihre Telefonanlage. Die Preise für Tarife und Leistungen sind bei vielen Anbietern auf dem eigenen Internetauftritt transparent dargestellt, bei anderen erfahren Sie die Preise erst auf Nachfrage. Auch die Vor- und Nachteile dieser verschiedenen Preismodelle sollten Sie im Auge behalten.
Warum Geld nicht alles ist – oder: Die günstige TK-Anlage ist nicht immer die beste
„Die mit einer neuen Telefonanlage einhergehenden Kosten sind natürlich ein wesentlicher Punkt – und oftmals erscheint ein preisgünstiges Angebot auf den ersten Blick besonders attraktiv. Das für Ihr Büro richtige System ist aber eines, das optimal auf Ihre Unternehmensgröße zugeschnitten ist und ein ideales Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, d. h. einen auf Ihre Belange abgestimmten Funktions- und Leistungsumfang bei möglichst niedrigen Kosten. Aber auch ein guter Support kann durchaus ein Entscheidungskriterium für einen bestimmten Anbieter sein, auch wenn damit höhere Kosten verbunden sind. Es lohnt sich also, bei der Anschaffung ggf. etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen – bzw. aus der Hand zu geben. Davon haben Sie am Ende mehr, als wenn Sie sich für das erstbeste oder günstigste Angebot entscheiden. “
Matthias
tradingtwins Redaktion
Vorteile: So profitieren Sie im Büro von einer Telefonanlage
Wie profitieren Sie konkret bei der täglichen Arbeit im Büro von einer modernen VoIP-Telefonanlage? Wir stellen Ihnen einige Funktionen vor, von denen Sie, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden besonders profitieren können:
Telefonanlagen verbessern die Kommunikation mit Kunden & Lieferanten
Moderne TK-Anlagen verfügen über eine Vielzahl an Basisfunktionen, die das „Kern“-Telefonieren effizient und komfortabel gestalten, darunter: Halten, Makeln, Weiterleiten oder Call-Pickups. Darüber hinaus bieten sie wertvolle Features und Vorteile für die Kommunikation mit Kunden und anderen Dritten, die weit über das bloße Telefonieren hinausgehen:
Personalisierbare Anrufbeantworter
Sie sind im Urlaub oder die Erreichbarkeit Ihres Büros ist aktuell aufgrund von z. B. Betriebsferien oder regionalen Feiertagen eingeschränkt? Mithilfe personalisierbarer Anrufbeantworter können Sie Anrufende gezielt über Ihre Büroöffnungszeiten oder Ihre zeitnahe Rückkehr informieren. Das vermeidet Frust bei Ihren Kunden und verhindert, dass diese nach dem zweiten unbeantworteten Anruf entnervt aufgeben und sich lieber an die Konkurrenz wenden.
IVR-Sprachmenüs & Warteschleifen
Dank elektronischen IVR-Sprachmenüs können Anrufende direkt zur passenden Abteilung durchgestellt werden. Anrufende hören zunächst eine Ansage, die ihnen mehrere Optionen anbietet. Per Sprachbefehl oder Tastendruck können sie dann selbst entscheiden, wohin sie durchgestellt werden möchten. Wenn es doch einmal einen Moment länger dauert, bis ein Anruf angenommen werden kann: Sie können für Ihre Kunden u. a. Warteschleifen mit angenehmer Musik und Sprachansage einrichten.
Parallele Nutzung von Endgeräten
VoIP-Telefonanlagen ermöglichen die Einbindung unterschiedlicher Geräte zur Anrufverwaltung und zum Telefonieren, darunter IP- oder DECT-Telefongeräte, Ihr Mobilfunkgerät oder Ihren stationären Desktop-Rechner im Büro bzw. Ihren Laptop zu Hause. Dabei können Sie alle Endgeräte parallel nutzen. Eingehende oder verpasste Anrufe werden Ihnen nicht nur auf Ihrem Tischtelefon am Büroarbeitsplatz angezeigt, sondern u. a. auch auf Ihrem PC. Da alle Ihre Geräte untereinander vernetzt sind, wird ein verpasster Anruf auf allen Geräten ausgetragen und nicht mehr signalisiert, sobald Sie zurückrufen.
Ideale Erreichbarkeit
Sind Sie nicht im Büro, sondern auf Dienstreise, einem Außentermin oder im Homeoffice, verpassen Sie dank Vernetzung Ihrer Endgeräte keine wichtigen Anrufe unter Ihrer Büronummer. Ob Ihr Smartphone nativ – d. h. mit der entsprechenden Telefonnummer bzw. über die eingesetzte SIM-Karte – in die Telefonanlage integriert werden kann, hängt vom Anbieter ab. Gegebenenfalls müssen Sie zur Verbindung Ihres mobilen Geräts mit der TK-Anlage zunächst eine App installieren.
Anrufweiterleitung
Und sollten Sie einmal keine Gespräche entgegennehmen können: Die Möglichkeit zur automatischen Anrufweiterleitung sorgt dafür, dass Anrufende in Ihren Kolleginnen und Kollegen immer einen Ansprechpartner finden.
CRM-Integration
Kunden schätzen Effizienz und auch in diesem Punkt kommt Ihnen eine Telefonanlage entgegen. Durch die Integration Ihres unternehmenseigenen oder eines externen CRM-Systems (z. B. Hubspot oder pipedrive) werden Ihnen bei Anrufen die Daten des jeweiligen Kunden oder Lieferanten direkt am PC angezeigt. So sind Sie ggf. schon vor dem Annehmen im Bilde, was das Anliegen des Anrufenden ist, und können Anfragen schnell und gezielt bearbeiten.
Rufnummernmitnahme
Viele Anbieter ermöglichen Ihnen die Portierung Ihrer bisherigen Rufnummern und Rufnummernblöcke. Dies hat den Vorteil, dass sich für Ihre Kunden und Lieferanten nichts ändert, denn Sie bleiben für Dritte wie gewohnt erreichbar. Die Bedeutung dieses Aspekts zeigt sich daran, dass bereits die Einsteigertarife aller großen Anbieter die Möglichkeit zur kostenlosen Rufnummernportierung beinhalten.
Telefonanlagen optimieren die interne Zusammenarbeit
Sie und Ihr Team profitieren auch in der Kommunikation untereinander von einer leistungsfähigen VoIP-Telefonanlage. Fragen und Anliegen, für die man sich früher erst umständlich zusammensetzen musste, lassen sich heute schnell klären. Dabei ist es völlig unerheblich, ob Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen gerade alle im Büro sind oder von verschiedenen Orten aus arbeiten, denn VoIP-Telefonanlagen bieten den Vorteil der Standortunabhängigkeit. Eine TK-Anlage kann die interne Zusammenarbeit durch eine Vielzahl an Funktionen verbessern:
(Gruppen-)Chat
Moderne VoIP-Telefonanlagen beinhalten i. d. R. eine einfach zu bedienende grafische Oberfläche mit großem Funktionsumfang und zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten, die vom Hersteller als kostenlose Desktop- oder Mobile-App angeboten wird. Zu den Basics zählt hier die Chat-Funktion, dank der Sie spontane Rückfragen an Ihre Kolleginnen und Kollegen stellen können. Arbeiten Sie gemeinsam an einem Projekt oder in derselben Abteilung, können Sie dank Gruppenchat das Know-how von mehreren Personen bündeln und dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Videokonferenzen dank Softphone
Die meisten Anbieter von VoIP-Telefonanlagen bieten ein kostenloses Softphone als Desktop-Anwendung an, das Sie auf Ihrem PC oder Laptop installieren müssen und mit dem Sie anschließend Telefongespräche führen können. Ein Softphone enthält oft auch die Möglichkeit, Videoanrufe zu tätigen und spontan Videokonferenzen einzuberufen. Für kleinere Zusammenkünfte müssen Sie dafür ggf. noch nicht einmal vorher einen virtuellen Konferenzraum einrichten, sondern Sie binden Ihre Kolleginnen und Kollegen einfach direkt ein.
Screen- & Filesharing
Mithilfe dieser beiden Funktionen können Sie Ihren Bildschirm und Ihre Dateien mit anderen teilen und diesen zum Einholen von Feedback zeigen, woran Sie gerade arbeiten. Viele Anbieter ermöglichen zusätzlich die Einbindung von Microsoft Teams in Ihre Telefonanlage.
Besetztlampenfelder
Sie können einem Anrufenden nicht weiterhelfen und wollen ihn zu einer Kollegin oder einem Kollegen durchstellen? Dank Besetztlampenfelder (BLF) sehen Sie, wer aktuell im Gespräch und wer frei ist und den Anruf bearbeiten kann. Mithilfe einer weiteren Funktion, dem Transfer (warm oder kalt), können Sie den aktuellen Anruf halten und kurz bei Ihren Kolleginnen und Kollegen den Gesprächspartner ankündigen oder alternativ direkt durchstellen.
Kollegiale Vernetzung auch im Homeoffice
Für viele ist die Möglichkeit zum Homeoffice ein Kind der Corona-Pandemie, geboren aus einer Notwendigkeit, aber es ist davon auszugehen, dass Homeoffice auch ein Modell für die Zukunft ist und somit bleiben wird. Ihre Kommunikation untereinander und Ihre Zusammenarbeit muss dies nicht belasten, denn Sie und Ihre Mitarbeitenden sind dank des parallelen Einsatzes verschiedener Endgeräte jederzeit optimal für einander erreichbar.
Die passende Telefonanlage für jedes Budget finden – jetzt Angebotsvergleich nutzen!
- Sie sagen uns, was Sie brauchen
- Wir finden passende Anbieter für Sie
So finden Sie den richtigen Telefonanlagen-Anbieter
Den für jedes Büro perfekten Anbieter von Telefonanlagen gibt es nicht. Dank der großen Auswahl haben Sie aber die Möglichkeit, das System zu finden, das ideal zu Ihren Anforderungen passt – sowohl was den Funktionsumfang als auch den Kostenaufwand betrifft. Wir verraten Ihnen, welche Telefonanlagen sich für welche Büros eignen, welche weiteren Punkte Sie vorab bedenken sollten und wie die Zusammenarbeit mit einem Anbieter zur Realisierung Ihrer Vorstellungen ablaufen sollte.
Neue Telefonanlage fürs Büro: Checkliste
Generell ist ein strukturiertes Vorgehen sehr wichtig bei der Suche nach dem richtigen Anbieter Ihrer neuen Büro-Telefonanlage. Auch sollten Sie sich für alle Planungsschritte ausreichend Zeit nehmen und das Feedback Ihrer Mitarbeitenden – darunter gerade auch Ihrer IT- sowie Datenschutzbeauftragten – einholen. Eine sorgsam durchgeführte Bedarfsanalyse hilft Ihnen, Ihre Anforderungen an Ihre neue TK-Anlage zu bestimmen. Wir zeigen Ihnen, welche grundlegenden Fragen Sie sich zu Ihrem aktuellen und zukünftigen Bedarf stellen sollten.
Checkliste: Vorüberlegungen zur Telefonanlage fürs Büro
- Inwieweit erfüllt mein aktuelles System meine Anforderungen?
- Wenn Sie bereits über eine Telefonanlage verfügen, z. B. eine ISDN-Anlage, kann dessen Analyse wertvolle Anhaltspunkte liefern, worauf Sie bei der Suche nach einem neuen Anbieter achten sollten und worauf Sie z. B. nicht verzichten können.
-
Welche Funktionen benötige ich tatsächlich?
- Sie sollten einen Anbieter wählen, der einen für Sie ideal geeigneten Funktionsumfang und ggf. für Ihr Büro sinnvolle Zusatzfunktionen bietet (z. B. SmartHome-Steuerung). Wir empfehlen ein Lastenheft anzulegen.
-
Wie viele Nutzer/Nebenstellen muss ich in meine Büro-Telefonanlage integrieren können?
- Für die veranschlagte Nutzerzahl benötigen Sie eine ausreichende Internetgeschwindigkeit/-verbindung. Ggf. müssen Sie vor einer Anschaffung Ihr Volumen aufstocken oder zu einem anderen Internet-Provider wechseln. Planen Sie dabei einen entsprechenden Puffer ein.
- In diesem Zuge sollten Sie evaluieren, was die Obergrenze hinsichtlich gleichzeitig geführter Telefongespräche (intern und extern) in Ihrem Büro ist – daran orientiert sich die Untergrenze der Leistungsfähigkeit Ihrer Anlage!
- Sie sollten prüfen, ob die Telefonanlage, für die Sie sich interessieren, ausreichend skalierbar ist. Wächst Ihr Unternehmen, sollte das System es Ihnen auch in ein paar Jahren noch erlauben, neue Nutzer/Nebenstellen anzulegen.
- Zu berücksichtigen ist, wie viele Ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten und von außerhalb Zugriff via VPN-Client auf die Telefonanlage haben müssen. Diese Anzahl stellt wiederum Anforderungen an Ihre Internetverbindung im Büro.
-
Welche Endgeräte möchte ich zum Telefonieren nutzen?
- Viele Anbieter lassen Ihnen die Wahl bzgl. benutzbarer Endgeräte. Möchten Sie Ihre im Unternehmen vorhandene Telefonie-Hardware weiter nutzen, ist es ratsam zu klären, ob diese Geräte vom TK-Anlagen-Anbieter Ihrer Wahl unterstützt werden.
-
Welche technische Umsetzung (z. B. virtuelle Cloud- oder virtualisierte Inhouse-Telefonanlage) mit seinen spezifischen Vor- und Nachteilen ist passend für mein Büro und meine Unternehmensgröße?
- Dabei müssen Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen über die erforderlichen (IT-)Kapazitäten bzw. technischen Voraussetzungen für virtualisierte und Appliance-Telefonanlagen verfügt. Holen Sie dazu Ihre IT-Fachkräfte und Datenschutzbeauftragten mit ins Boot.
- Bevorzugen Sie eine Cloud-Lösung, sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der die Sicherheit Ihrer Daten garantieren kann.
-
Welches Preismodell ist für mich das richtige und welchen Betrag möchte/kann ich im Jahr fürs Telefonieren investieren?
- Klären Sie für sich, ob Sie eher monatliche Gebühren zahlen oder lieber einmalig eine höhere Investition tätigen möchten.
- Kann ich meinen Anbieter ohne größere Probleme wechseln, wenn ich mit den Leistungen nicht zufrieden bin?
- Unser Tipp: Wählen Sie einen Anbieter, dessen Telefonanlage Sie vorab kostenlos testen können. Dies ist sehr häufig möglich.
-
Behalte ich bei meinem bevorzugten Anbieter meine bisherigen Rufnummern und Rufnummernblöcke?
- Sie sollten sich auch informieren, ob bei Ihrem präferierten Anbieter die Möglichkeit besteht, zusätzliche passende Rufnummernblöcke zu buchen.
Sind alle wesentlichen Fragen bzgl. technischen Anforderungen, Funktionsumfang, Budget u. Ä. geklärt, folgen die Suche nach einem Anbieter und ein sorgsamer Angebotsvergleich.
Lasten- & Pflichtenhefte schaffen klare Verhältnisse
Für die Kommunikation mit einem Anbieter ist die vorherige Ausarbeitung eines Lastenhefts sinnvoll. In diesem halten Sie fest, was Sie von Ihrer neuen TK-Anlage erwarten. Ein Lastenheft verhindert zudem, dass es zwischen Ihnen und Ihrem Anbieter zu Missverständnissen bzgl. Ihrer Anforderungen kommt. Der Anbieter kann auf dieser Grundlage Realisierungsmöglichkeiten prüfen und die Umsetzung Ihrer Telefonanlage in einem Pflichtenheft konkretisieren. Stimmen Sie diesem zu, ist dies der Startschuss für einen Vertragsabschluss und die Einrichtung der neuen Büro-Telefonanlage.
Anbieterwechsel: Was mache ich, wenn ich nicht zufrieden bin?
Praktischerweise können Sie bei den meisten Anbietern Ihre Büro-Telefonanlage bei vollem Funktionsumfang zunächst kostenlos testen. Ein Risiko besteht dabei nicht, denn die Testphasen werden nicht automatisch zu kostenpflichtigen Verträgen umgewandelt. Auch bieten viele Anbieter äußerst kurze Vertragslaufzeiten von nur einem Monat. Sind Sie mit Ihrem Anbieter nicht zufrieden, spricht also wenig dagegen, einen anderen auszuprobieren.
Der Wechsel von einem Anbieter zum anderen verläuft i. d R. sehr unkompliziert, zumindest wenn sie zwischen verschiedenen Cloud-TK-Anlagen wechseln. Der Umstieg von einer technischen Variante auf eine andere ist i. d. R. mit mehr Aufwand verbunden – hier sollten Sie sich vorab über entsprechende Modalitäten und potenzielle Stolperfallen informieren.
Alten Vertrag kündigen
Anbieter auswählen & neue Telefonanlage testen
Neue Büro-Telefonanlage finden mit tradingtwins
Alternativen zur Büro-Telefonanlage
Vielleicht haben Sie vor einigen Jahren bereits in eine (ISDN-)Telefonanlage investiert, wollen aber nicht schon wieder auf ein anderes System umsteigen. Oder: Sie sind zu dem Schluss gekommen, dass Sie aufgrund Ihrer Bürogröße aktuell keine Telefonanlage benötigen. Die beiden folgenden Anregungen sind Alternativen zu einer VoIP-Telefonanlage für Büros – wenn auch nicht unbedingt voll- oder gleichwertige.
SIP-Trunks
Bei einem SIP-Trunk handelt es sich um einen bewährten Weg, Ihre bestehende ISDN- oder analoge Telefonanlage mit dem Internet zu verbinden, damit Sie einige Vorzüge von VoIP-Telefonie genießen können. Dabei buchen Sie eine Breitbandleitung, über die Ihre Telefonanlage mit dem Internet verbunden ist. Einen SIP-Trunk erhalten Sie wiederum bei verschiedenen Anbietern von TK-Anlagen. Gleichzeitig erhalten Sie damit Zugriff auf dessen Dienstleistungen. Ein großer Vorteil: Ihre Rufnummern lassen sich mit einem SIP-Trunk zu Rufnummernblöcken zusammenfassen, sodass mit nur einem Anschluss bereits alle Nebenstellen verbunden sind.
Allerdings lässt sich nicht jede TK-Anlage per SIP-Trunk mit dem Internet verbinden. Ihre Telefonanlage muss SIP-fähig sein, ggf. benötigen Sie daher zusätzlich ein sog. Media Gateway. Dieses wandelt die analogen Signale Ihrer Telefonanlage in digitale um und versendet sie über das Internet. Entsprechend wird auch für die Nutzung eines SIP-Trunks eine ausreichend schnelle und stabile Internetverbindung vorausgesetzt (ab 100 kBit pro Sekunde für jedes Gespräch).
Router als Telefonanlage nutzen
Nutzen Sie aktuell nur sehr wenige Endgeräte im Büro, können Sie alternativ einen bereits vorhandenen, VoIP-fähigen Router, z.B. Ihre Fritz-Box, als Mini-Telefonanlage fürs Büro nutzen. Allerdings kann es sich hierbei aus unserer Sicht nur um eine Übergangslösung handeln, denn die Anzahl einbindbarer IP-Festnetz- und Mobilfunkgeräten ist stark begrenzt. Das gleiche gilt für die zur Verfügung stehenden Funktionen. Hier kann sich Ihr Router nicht mit dem beachtlichen Funktionsumfang messen, den gängige Anbieter von VoIP-Telefonanlagen zur Verfügung stellen. Auf absolute Grundfunktionen zum Telefonieren können Sie allerdings auch hier zurückgreifen.
tradingtwins-Lesetipp
Checkliste für Ihre neue Telefonanlage
Und wenn diese Behelfslösungen nicht reichen und es doch eine vollwertige TK-Anlage sein soll: In diesem Ratgeberartikel geben wir Ihnen weitere wertvolle Anregungen für die strukturierte Suche nach dem richtigen Anbieter.
Jetzt lesen & mehr erfahrenFazit: So finden Sie die passende Telefonanlage fürs Büro
Bei der Wahl einer Büro-Telefonanlage sind also umfangreiche Überlegungen zu treffen. Wir haben Ihnen verdeutlicht, welche Punkte Sie vor einer Entscheidung bedenken und welche Fragen Sie vorab für sich selbst klären sollten: Welche technische Umsetzung passt zu den Kapazitäten meines Unternehmens und meiner Unternehmensgröße? Von welchen Funktionen kann ich bei der täglichen Arbeit im Büro besonders profitieren und welche Kosten kommen bei einer Anschaffung auf mich zu?
Am Ende sollten Sie eine VoIP-Telefonanlage wählen, die genau zu Ihren Anforderungen und Bedürfnissen passt. Ein großer Vorteil ist, dass es auf dem Markt mittlerweile eine Vielzahl an Anbietern gibt, die sich mit ihren Angeboten an Unternehmen verschiedenster Größen und unterschiedlichster Branchen richten. Schon sehr günstige Angebote korrelieren mit einem hohen Funktionsumfang, sodass Telefonanlagen bereits für kleine Büros sinnvoll und finanziell gut zu stemmen sind. Mit unserem tradingtwins-Angebotsvergleich finden Sie in kürzester Zeit qualifizierte Telefonanlagen-Anbieter, die optimal zu Ihren Anforderungen passen.
Das könnte Sie ebenfalls interessieren:
Telefonanlagen
Telefonanlage für kleine Unternehmen
Wir erklären Ihnen, welche Vorteile Telefonanlagen kleinen Unternehmen bieten.
Telefonanlage für kleine Unternehmen
Telefonanlagen
Hotel-Telefonanlage
Wir informieren Sie über die Vorteile und Funktionen von Hotel-Telefonsystemen.
Telefonanlagen für Hotels
4.8 / 5