Telefon­anlagen für Hotel­betriebe

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Telefon­anlage für Hotels: Alle Infos im Überblick

Telefon­anlagen für das Hotel helfen dabei, ein hohes Gesprächs­aufkommen und andere Anforder­ungen im Hotel­alltag zu meistern. Wir erklären die wichtigsten Vorteile und stellen einige nützliche Funktionen vor. Außerdem informieren wir, auf welche Punkte man vor einer Anschaffung achten sollte.

Für Eilige

Hotel-Telefonanlagen...

Auch in Zeiten von Buchungsportalen spielt Telefonie im Hotelalltag nach wie vor eine wichtige Rolle. Viele Gäste rufen lieber an, um ihr Zimmer zu buchen oder sich zu informieren, was zu einem hohen Gesprächs­aufkommen führt. Auch der Kontakt zu Dienst­leistern verläuft oftmals telefonisch. Mit einer passenden Hotel-Telefonanlage lässt sich die gesamte Kommunikation professionell und effizient gestalten. Neben beschleunigten Arbeits­prozessen können zudem Kosten­ersparnisse bei Verträgen und Wartung für die Anschaffung einer Hotel-PBX (Private Branch Exchange) sprechen. Somit sind Telefon­anlagen auch für kleine Hotels erschwinglich. Ob große Hotel­kette oder kleine Pension, unser kosten­loser Angebots­vergleich hilft, die passende Telefon­anlage für Ihr Hotel zu finden.

Rezeptionistin an Telefon in Hotel

Welche Vorteile bieten Hotel-Telefonanlagen?

Mit zeitgemäßen Hotel-Telefonanlagen behalten Hoteliers die volle Kontrolle über laufende Kosten. So kann man selbst entscheiden, ob bestimmte Zimmer über eigene Neben­stellen erreichbar sein sollen. Alternativ kommen alle eingehenden Anrufe zunächst an der Rezeption an und werden von dort weiter­geleitet. In diesem Fall entstehen Kosten lediglich für die Hotel­rufnummer, denn bezahlt werden nur die aktiven Nummern, nicht die angeschlossenen Endgeräte.

tradingtwins-Lesetipp

Was ist Voice over IP?

trading­twins informiert, was sich hinter der Abkürzung VoIP verbirgt und wie Sie von der Technik profitieren!

Was ist VoIP?

Ist man mit mehreren Häusern an verschiedenen Stand­orten vertreten, sind Gespräche mittels Voice over IP (VoIP) unter­einander kosten­frei. Dafür müssen die Hotel­rufnummern im selben Kunden­konto angelegt sein. Das gilt selbst über Landes­grenzen hinweg. Ein eigenes Hotel-Telefonsystem pro Standort wird somit über­flüssig, wodurch Sie Kosten und Verwaltungs­aufwand sparen. Ein weiteres Plus: Wechselt man den Anbieter, ist eine Ruf­nummern­mitnahme meist kosten­frei möglich. Der neue Provider kümmert sich normaler­weise sogar um die Abwicklung. So erreichen Ihre Kunden Sie trotz Wechsel unter der bekannten Nummer.

Zudem ermöglichen Hotel-Telefonsysteme eine durch­gehende telefonische Erreich­barkeit. Rufgruppen lassen sich bequem einrichten, Rufum­leitungen frei konfigurieren. Bindet man dann noch mobile Endgeräte wie Smartphones in die Hotel-Telefonanlage ein, ist es beinahe ausgeschlossen, dass man Anrufe verpasst. Das erhöht die Zufrieden­heit von Gästen und zukünftigen Kunden. Darüber hinaus lassen sich moderne VoIP-Telefonanlagen über eine Web-Ober­fläche äußerst komfortabel einrichten und verwalten. Spezielle IT-Kenntnisse sind dafür nicht notwendig. Schon nach ein paar Minuten ist die PBX-Telefon­anlage für Ihr Hotel einsatz­bereit, und bis zum Hinzu­fügen oder Entfernen von Neben­stellen sind es nur ein paar Klicks. So kann man kurz­fristig und flexibel auf Veränderungen im Unter­nehmen reagieren.

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Das sind die Nachteile von Hotel-Telefon­anlagen

VoIP-Telefonanlagen benötigen eine stabile und leistungs­starke Internet­verbindung, um reibungslos zu funktionieren. Bei einer Störung ist auch die Telefonie beeinträchtigt. Problematisch wird es zudem bei einem Strom­ausfall, da IP-Telefonie auf einen funktionierenden Router angewiesen ist. Gespräche über in die Anlage eingebundene Smart­phones sind dann aller­dings weiterhin möglich.

Möchte man das gesamte Leistungs­spektrum eines Hotel-Telefonsystems nutzen, ohne auf Hardphones am Tresen der Rezeption zu verzichten, empfiehlt sich der Kauf von IP-fähigen Endgeräten. Das ist zunächst mit Investitionen verbunden. Diese rentieren sich allerdings innerhalb kurzer Zeit. Möchte man Computer, Laptops, Tablets oder Smartphones zum Telefonieren nutzen, entfallen Anschaffungs­kosten oft, weil diese Endgeräte ohnehin in den meisten Betrieben vorhanden sind.

Welche Funktionen sollte ein Hotel-Telefonsystem umfassen?

Ob eine Hotel-Telefonanlage den Arbeits­alltag tatsächlich erleichtert, liegt maßgeblich am Funktionsumfang. Viele VoIP-Anbieter werben mit 100 verschiedenen Funktionen und mehr. Diese erweisen sich oft als nützliche Helfer im Arbeit­salltag.

Bequeme Weiter­leitung

Die Weiter­leitung ist für Hotel-Telefonanlagen ein Muss. Normaler­weise kommen Anrufe in der Rezeption an, von wo aus sie nach einer professionellen Begrüßung an die gewünschten Zimmer vermittelt werden können.

Professionelle Telefon­ansagen

Hotel-Telefonanlagen sollten eine Reihe vor­konfigurierter Ansagen in Profi-Qualität enthalten, im Ideal­fall mehr­sprachig. Zudem sollte die Möglich­keit bestehen, selbst Ansagen aufzunehmen. Steht dafür eine Text-to-Speech-Option zur Verfügung, kann man sich den Text in aller Ruhe über­legen und aufschreiben. Anschließend wird er dann in Sprache umgewandelt. Verfügt die Telefonanlage dann noch über eine Zeit­steuerung, kann man festlegen, zu welcher Tages­zeit welche Ansage abgespielt werden soll.

Komfortable Software-Integration

Zeit­gemäße Telefon­systeme lassen sich bequem ins Property Management System (PMS) eines Hotels einbinden. So kann man zum Beispiel Check-in und Check-out auto­matisieren.

Gesperrte Vorwahlen

Ob Telefonate ins Ausland oder zu kosten­pflichtigen Hotlines – wer hohe Verbindungs­entgelte verhindern möchte, kann verschiedene Vor­wahlen sperren lassen, entweder für bestimmte Neben­stellen oder gleich für den gesamten Account. Auch das Blockieren aller ausgehenden Anrufe ins Ausland ist möglich.

Warte­schleifen

Nicht immer können eingehende Anrufe umgehend angenommen werden. Daher bleiben sie in der Warte­schleife, bis die Leitung frei ist.

Elektronisches Fax

Mit dieser Funktion hat das alte Faxgerät in der Ecke ausge­dient. Faxe werden bequem als PDF per E-Mail verschickt und empfangen. Das spart Zeit und Papier.

Zeit­gesteuerter Weckruf

Ein Hotel­aufenthalt ist nicht immer mit Aus­schlafen verbunden. Ein vorpro­grammierter Weckruf stellt sicher, dass man rechtzeitig aus den Federn kommt, sollte man morgens einen wichtigen Termin haben.

Welche Telefon­anlagen eignen sich für Hotels?

Möchte man eine moderne Telefonanlage für sein Hotel anschaffen, steht man zunächst vor der Entscheidung, ob sich das System physisch vor Ort befinden oder als virtueller Service genutzt werden soll. Bei im Haus installierten Anlagen behält man die volle Kontrolle, muss für den Betrieb und die Verwaltung allerdings eigene Ressourcen aufwenden. Virtuelle Anlagen punkten vor allem mit einem Höchstmaß an Flexibilität. Das sind die drei gängigsten Varianten:

  • Inhouse-Telefonanlagen: Diese Lösungen werden auch On-premise oder Inhouse genannt und gleich im Hotel installiert. Mit ihnen behalten Hotels die Kontrolle über das System, sodass Einstel­lungen und Daten nicht an Dritte weiter­gegeben werden müssen. Interne Gespräche laufen über das lokale Netz – das schont die Band­breite des Internet­anschlusses. On-premise-Lösungen gibt es als Hardware-Appliance Lösung oder als virtualisierte Inhouse Telefon­anlagen, wobei letztere eine höhere Flexibilität mitbringen.
  • Hosted PBX: Diese virtuellen Telefon­anlagen werden als ausgelagerter Dienst genutzt. Der Anbieter stellt den dafür not­wendigen Server zur Verfügung und übernimmt normaler­weise Installation, Updates und Wartungen. Sie teilen sich den Server nicht mit anderen Kunden des Anbieters. Dadurch werden eigene IT-Kapazitäten nicht belastet. Vom Funktions­umfang her unter­scheiden sich gehostete Telefon­anlagen nicht von ihren lokalen Verwandten, wohl aber bei den Kosten, die für Anschaffung und den laufenden Betrieb geringer sind, als es bei Inhouse-Telefon­anlagen der Fall ist..
  • IP-Centrex: Auch diese Art von Cloud Telefon­anlage wird Ihnen auf den externen Servern eines Anbieters zur Verfügung gestellt. Im Gegensatz zu einer Hosted PBX teilen Sie sich den Server mit anderen Kunden des VoIP-Anbieters, wodurch IP-Centrex-Lösungen besonders günstig sind. Zwar nutzen alle Kunden des Providers einen einzigen Server, jedoch sind die Nutzer­konten durch individuelle Zugangs­daten streng von­einander getrennt. Die Kosten werden hier pro verwendeter Neben­stelle berechnet. Die meisten VoIP-Anbieter setzen heut­zutage auf IP-Centrex-Lösungen, so beispiels­weise auch Placetel oder NFON.

tradingtwins-Tipp: Das sollten Sie bei der Wahl Ihrer Hotel-Telefon­anlage beachten

„Bevor Sie eine neue Telefon­anlage für Ihr Hotel anschaffen, sollten Sie sich über einige Punkte im Klaren sein. Welchen Bedarf soll die TK-Anlage abdecken? Je nachdem, ob Sie eine kleine Pension oder eine größere Hotel­kette betreiben, unter­scheiden sich die Anforderungen an Funktionen und Leistung­smerkmale erheblich. Wie hoch ist das Telefon­aufkommen bei Ihnen durch­schnittlich? Sollen mehrere End­geräte und Neben­stellen einge­bunden werden? Und nicht zuletzt: Hilft die Telefon­anlage dabei, Kosten einzu­sparen? Nutzen Sie am besten unsere Checkliste für die Anschaffung einer neuen Telefonanlage sowie unseren kosten­losen Angebots­vergleich, bevor Sie sich für einen Provider entscheiden.“

Anna

Anna

tradingtwins Redaktion

Preise & Kosten: Was kosten Hotel-Telefon­anlagen?

Schon mit herkömmlichen Telefon­anlagen lässt sich der Arbeits­alltag im Hotel verbessern. Wer eine maß­geschneiderte Lösung sucht, sollte sich jedoch nach Anbietern von Telefon­anlagen umschauen, die ihre Dienste speziell auf den Betrieb im Hotel ausge­richtet haben. Im Folgenden stellen wir drei Anbieter vor und gehen auf die Kosten für Telefon­anlagen ein.

Placetel: Cloud-Telefonie für mehr Kunden­zufriedenheit

Placetel bietet Hotel-Telefonanlagen ohne lange Verträge, dafür aber mit günstigen Verbindungs­entgelten. Hotels an verschiedenen Standorten können über ein einziges Kunden­konto kosten­los untereinander telefonieren. Mehr als 150 Funktionen der VoIP-Telefonanlage kommen als Software-as-a-Service über das Internet ins Haus.

Kosten

Die Cloud-Telefonanlage Placetel Profi gibt es für 4,90 Euro pro Neben­stelle und Monat. Enthalten sind mehr als 150 Funktionen, Telefonie ab 1 ct/min sowie eine kosten­lose Rufnummern­mitnahme. Die Integration in bestehende Software ist gegen einen Aufpreis möglich. Die Cloud-Telefonanlage Placetel Profi Complete für 12,90 Euro pro Neben­stelle und Monat kommt zusätzlich mit einer Telefon-Flatrate in alle deutschen Netze. All-in-One-Kommunikation bietet schließlich Webex für Placetel für 16,90 Euro pro Neben­stelle und Monat. Das Paket ist um Chat & Team-Messaging, File-Sharing sowie Online Video-Meetings mit bis zu 1.000 Teilnehmern erweitert.

Ansitel: Flexible und professionelle Cloud-Telefonie

Mit Telefon­systemen von Ansitel können mehrere Standorte per VoIP ins hoteleigene Firmen­netzwerk einge­bunden werden. Anrufe lassen sich in der Warte­schleife halten oder von der Rezeption aus in die Zimmer weiter­leiten. Über eine HospiX-Schnitt­stelle werden Verwaltungs­systeme des Hotels mit der Telefon­anlage verbunden.

Kosten

Das flexCloud Only-Paket von Ansitel kostet 3,00 Euro monatlich pro Neben­stelle und ist monatlich kündbar. Für 0,50 Euro pro Monat und Neben­stelle kann eine TAPI-Schnittstelle hinzu­gebucht werden, um TAPI-fähige Sofware wie Outlook anzu­binden. Für 4,90 Euro pro Monat und Neben­stelle gibt es das flexCloud SIP-Paket. Neben best­möglicher Sprach­qualität und kosten­loser Rufnummern­portierung ist hier auch ein SIP-Trunk inklusive. Die Verbindungs­preise betragen 1,1 ct/min für Festnetz­gespräche und 9,9 ct/min für Mobilfunk­gespräche. Eine Festnetz-Flat liegt bei 4,90 Euro, eine Festnetz- und Mobil­funk-Flatrate bei 10,90 Euro pro Monat.

fonial: eine Vielzahl von Kommunikations­möglichkeiten für Hotels

Mehr als 100 professionelle Funktionen verein­fachen und beschleunigen Prozesse im Arbeits­alltag eines Hotel­betriebs. Dazu zählen die Weiter­leitung von Anrufen auf die Zimmer, das kosten­freie Telefonieren zwischen allen Rufnummern und Telefonen des Kundenkontos, unterschied­liche Mail­boxen oder eine individuell konfigurierbare Warte­musik. Für Gäste ist die Do-not-Disturb-Funktion interessant.

Kosten

fonial Plus gibt es ab 2,90 Euro pro aktivierter Rufnummer und Monat. Telefon­gespräche ins deutsche Festnetz kosten 1 ct/min, im deutschen Mobil­funknetz sind es 10 ct/min und in internationale Netze 1 ct/min. Flatrates können für vier Euro (Festnetz) oder 9,90 Euro (All Net) pro Rufnummer optional hinzugebucht werden.

Für fonial free wird keine Grund­gebühr pro Monat und aktivierter Rufnummer fällig. Im Vergleich zum Plus-Paket gibt es allerdings einige Einschränkungen, etwa die Begrenzung auf drei Rufnummern oder ein verminderter Funktions­umfang. Die Verbindungs­entgelte liegen bei 1,9 ct/min ins deutsche Festnetz, 19 ct/min ins deutsche Mobil­funknetz und 2 ct/min in inter­nationale Netze. Flatrates werden in diesem Modell nicht angeboten.

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Hotel-Telefon­anlagen erfüllen branchen­spezifische Anforderungen

Hotel-Telefon­anlagen sind speziell auf ihr Einsatz­gebiet zugeschnitten. Einige Funktionen zielen auf die Zufrieden­heit der Gäste ab, andere erleichtern den Arbeits­alltag des Personals oder die Kommunikation mit anderen Standorten. Die vergleichs­weise geringen Kosten machen zeit­gemäße Systeme auch für kleine Hotels interessant. trading­twins steht Ihnen mit einem kosten­losen Angebots­vergleich bei der Suche nach der passenden Telefon­anlage für Ihr Hotel zur Seite.

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Sophie Köhler
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