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Virtuelle Telefon­anlage: Definition, Kosten & Co.

Virtuelle Telefon­anlagen ermöglichen Unter­nehmen nicht nur eine effiziente interne und externe Kommunikation, sondern sorgen auch für höhere Kunden­zufrieden­heit. Wir stellen ver­schiedene Arten vor und informieren über Vor- und Nach­teile, Kosten und Tipps für die An­schaffung.

Für Eilige

Virtuelle Telefon­anlagen auf einen Blick

Die Digitalisierung macht auch vor der Telefon­branche keinen Halt. So wundert es nicht, dass seit einigen Jahren moderne, Online-Telefon­anlagen auf dem Vormarsch sind. Mittler­weile haben sie die ISDN-Telefonie komplett verdrängt. Spätestens mit der ISDN-Ab­schaltung Ende 2022 wurde Internet­telefonie zum neuen Standard in Deutschland. Mit ihr kommen viele neue Begrifflich­keiten und Techniken ins Spiel. Ganz vorn dabei: virtuelle Telefon­anlagen. Wir klären auf, was sich dahinter verbirgt, wie Ihr Unter­nehmen davon profitieren kann und was Sie bei der An­schaffung beachten sollten.

virtuelle Telefonanlage Büro

Was ist eine virtuelle Telefon­anlage?

Virtuelle Telefon­anlagen sind eine Variante der VoIP-Telefonie. VoIP ist die Kurzform von Voice over IP und bezeichnet die Über­tragung von Sprach­daten über das Internet - die Basis für virtuelle Telefon­anlagen. Anders als ISDN- laufen virtuelle Telefon­anlagen daher nicht über den klassischen Telefon­anschluss, sondern über den Internet­anschluss.

Ein weiteres Merkmal: Virtuelle Telefon­anlagen sind software­basiert. Das bedeutet, die Funktionen Ihrer Telefon­anlage werden nicht durch eine physische Telefon­anlage in Ihrem Unter­nehmen bereit­gestellt, sondern über eine Software. Diese wird entweder auf lokalen Servern bei Ihnen im Unter­nehmen gehostet oder auf den Servern in den Rechen­zentren Ihres Cloud-Telefon­anlagen-Anbieters. Ent­sprechend gibt es zwei Arten von virtuellen Telefon-Lösungen: Cloud-Telefon­anlagen und lokale Telefon­anlagen, auch „on premise“ genannt. Häufig werden die Begriffe virtuelle Telefon­anlage und Cloud-Telefon­anlage gleich­gesetzt. Das ist aller­dings nicht ganz korrekt: Auch on premise-Telefon­anlagen, die lokal in Ihrem Unter­nehmen betrieben werden, können virtuell sein.

Cloud-Telefon­anlagen

Cloud-Telefon­anlagen zeichnen sich dadurch aus, dass sie außerhalb Ihres Unter­nehmens auf externen Servern eines Anbieters gehostet werden. Die Telefon­anlage steht also nicht physisch bei Ihnen im Unter­nehmen, sondern ist auf Rechen­zentren Ihres Anbieters installiert. Als „Software as a Service“ (SaaS) wird Ihnen die Telefon­anlagen-Soft­ware über das Internet bereit­gestellt. Dadurch können Sie auf alle Funktionen der Anlage zugreifen. Diese Form des Hostings birgt einige Vor- und Nachteile, die wir für Sie zusammen­gefasst haben:

Vorteile

  • Kein Techniker & keine IT-Abteilung erforder­lich: Updates, Wartungen & Co. werden vom Anbieter über­nommen
  • Standort­unabhängig­keit
  • Gute Skalier­barkeit
  • Niedrige Anschaffungskosten

Nachteile

  • Sicher­heit der Daten in den Händen Dritter
  • Monatliche Kosten: Cloud-Telefon­anlagen werden in der Regel monatlich gemietet / abonniert

Bei der Wahl einer Cloud-Telefon­anlage stehen Ihnen zwei ver­schiedene Modelle zur Ver­fügung. Welche für Sie passend ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unter­nehmens ab.

IP-Centrex-Lösung:

  • Bei diesem Modell teilen Sie sich den Server Ihres Anbieters mit anderen Kunden des Anbieters. Das bedeutet: Ihr Anbieter betreibt eine Telefonanlage, die von mehreren Kunden gemeinsam genutzt wird. Die Benutzerkonten lassen sich anhand von Zugangsdaten unterscheiden. Diese Form von Cloud-Telefonanlagen ist weit verbreitet und wird von vielen großen Anbietern wie sipgate oder NFON genutzt. Ein Vorteil von IP-Centrex sind geringe Kosten. Denn wird ein Server von mehreren Kunden genutzt, verteilen sich auch die Kosten für Wartungen, Updates oder Reparaturen auf mehrere Parteien. Der Preis wird pro Nebenstelle abgerechnet. Ein weiterer Vorteil von IP-Centrex ist, dass SIP-Trunk und Telefonanlage aus einer Hand kommen.

Hosted PBX:

  • Bei einer Hosted PBX-Telefon­anlage hostet Ihr Anbieter Ihre Cloud-Telefon­anlage auf einem Server, zu dem nur Sie und Ihre Mit­arbeitenden Zugang haben. Das bedeutet, dass Sie sich den Server hier nicht mit anderen Kunden teilen müssen. Sie profitieren bei diesem Modell von einer hohen Ausfall- und Daten­sicherheit sowie von einer größeren Individuali­sierung, bezahlen dafür aber mit höheren Kosten für Installation, Wartungen & Co. Eine Hosted PBX-Telefon­anlage teilt einige Vor­teile mit lokal in­stallierten on premise-Telefon­anlagen - beispiels­weise eine höhere Daten­kontrolle und Sicher­heit - und ist zugleich standort­unabhängig. Wenn Sie sich für eine Hosted PBX-Anlage ent­scheiden, raten wir Ihnen, vorher genau zu prüfen, welche Leistungen die Anlage bietet, wie das Preis­modell aussieht oder wie aufwändig die Installation ist. Der VoIP-Anbieter easybell stellt seinen Kunden beispiels­weise eine Hosted PBX zur Ver­fügung.

Wann sind Cloud-Telefon­anlagen virtuelle Telefon­anlagen?

Die Frage ist einfach zu beantworten. Das Verhält­nis von Cloud- und virtuellen Telefon­anlagen ent­spricht dem Sprich­wort: Jeder Daumen ist ein Finger, aber nicht jeder Finger ist ein Daumen. Heißt: Eine Cloud-Telefon­anlage ist immer eine virtuelle Telefon­anlage. Aber nicht jede virtuelle Telefon­anlage ist auch eine Cloud-Telefon­anlage. Denn auch on premise-Telefon­anlagen können virtuell sein.

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on premise-Telefon­anlagen

On premise-Telefon­anlagen werden im Gegen­satz zu Cloud-Telefon­anlagen lokal auf Ihrem Firmen­server installiert oder in einer virtuellen Umgebung bereit­gestellt. In der Regel kaufen Sie Lizenzen für eine on premise-Telefon­anlage. Selbst­verständlich gibt es auch bei dieser Hosting-Art einige Vor- und Nach­teile für Unter­nehmen:

Vorteile

  • Höhere Sicher­heit dank Speicherung auf lokalen Servern
  • Zuschnitt auf individuelle Geschäfts­anforderungen
  • Kontrolle der Telefon­anlagen liegt in Ihren Händen

Nachteile

Auch bei on premise-Telefon­anlagen wird zwischen zwei ver­schiedenen Formen unter­schieden: Hardware-Appliance-Lösungen und virtuali­sierte Inhouse-Telefon­anlagen.

Hardware-Appliance:

  • Bei on premise-Telefon­anlagen, die als Hardware-Appliance angeboten werden, bekommen Sie nicht nur die Telefon-Software, sondern auch die Server-Hardware vom Anbieter bereit­gestellt. Bei der Hardware handelt es sich in der Regel um einen kleinen Server, den Sie in Ihrem Unter­nehmen in den Server­schrank stellen oder an die Wand hängen können. Diese Art von on premise ist gut geeignet für kleine Betriebe, die noch keinen eigenen Server haben, aber dennoch eine lokal installierte Telefon­anlage priorisieren.

Virtualisierte Inhouse-Telefon­anlagen:

  • Bei dieser Form der on premise-Telefon­anlage bekommen Sie nur die reine Telefon­software. Voraus­setzung ist daher, dass Sie bereits einen Server besitzen. Die Soft­ware können Sie an­schließend als virtuelle Maschine auf Ihrem Server installieren. Diese Art eignet sich besonders für große Unter­nehmen, die bereits über einen Server und ent­sprechende interne IT-Infra­struktur verfügen.

Wann sind on premise-Telefon­anlagen virtuelle Telefon­anlagen?

Man könnte zwar argumentieren, dass auch Appliance-Telefon­anlagen virtuell sind - schließ­lich funktionieren auch sie software­basiert. Da Sie bei einer Hardware-Appliance Lösung jedoch nicht nur die Telefon-Software, sondern zusätzlich die Server-Hardware bekommen, ist bei dieser Form i.d.R. nicht die Rede von virtuellen Telefon­anlagen. Anders verhält es sich bei virtuali­sierten Inhouse-Telefon­anlagen. Hier bekommen Sie nur die Software bereit­gestellt. In diesem Fall handelt es sich daher ebenfalls um eine virtuelle Telefon­anlage. Zusammen­fassend sind Cloud Telefon­anlagen IMMER virtuelle Telefon­anlagen, on premise-Telefon­anlagen KÖNNEN virtuelle Telefon­anlagen sein.

Was ist besser: Cloud- oder virtuelle on premise-Telefon­anlagen?

Es gibt keine Regel, die besagt, ob eine Cloud- oder eine on premise-Telefon­anlage die richtige Wahl für Unter­nehmen ist. Jedoch können wir anhand der kleinen Unter­schiede zwischen den Telefonie-Arten Empfehlungen geben, in welchen Fällen welches Modell sinn­voller erscheint. Da die Ent­scheidung von individuellen Faktoren abhängt, haben wir wichtige Kriterien für Sie zusammen­gefasst, die Sie bei der Frage nach der richtigen virtuellen Telefon­anlage unter­stützen.

  • Wächst mein Team / Unter­nehmen stark? Junge Unter­nehmen, kleine Teams oder Startups befinden sich oftmals in einer Wachstums­phase. Wenn auch Sie in der Zukunft von einem starken Wachstum ausgehen, eignet sich eine Cloud-Telefon­anlage bestens für Ihr Unter­nehmen. Denn diese zeichnet sich gegen­über on premise-Telefon­anlagen durch eine höhere Flexibilität und Skalierbar­keit aus. Sie können dank des monat­lichen Abo­modells einfach Neben­stellen hinzu­buchen, wenn Sie neue Mit­arbeitende ein­stellen.
  • Welches Budget steht mir zur Verfügung? Unter­nehmen, die ein geringes Budget zur Verfügung haben, aber dennoch von den Vorteilen moderner Telefon­anlagen profitieren möchten, fahren besser mit Cloud-Telefon­anlagen. Das liegt besonders an den geringen Anschaffungs­kosten. Zusätz­lich werden Wartungen, Reparaturen & Co. vom Anbieter über­nommen, sodass es nicht zu über­raschenden Kosten kommt. Aber Achtung: Denken Sie daran, dass Cloud-Telefon­anlagen monatlich gemietet werden und Sie daher dauer­haft Kosten für Ihre Telefon­anlage ein­planen müssen.
  • Habe ich eine eigene IT-Abteilung? Für Betriebe, die keine eigene IT-Abteilung haben, sind Cloud-Telefon­anlagen von Vorteil. Der Anbieter kümmert sich um Wartungen, Reparaturen und Updates. Auch für die Ein­richtung ist in der Regel keine technische Expertise nötig. Dank Schritt-für-Schritt An­leitungen des Anbieters kann die Soft­ware im Normal­fall von jedem herunter­geladen und bedient werden. Verfügt Ihr Betrieb jedoch über eine gute IT-Infra­struktur, profitieren Sie von einer on premise-Telefon­anlage. In diesem Fall sind Sie selbst für Updates & Co. zuständig. Lang­fristig kann die on premise-Telefon­anlage für Ihr Unter­nehmen günstiger sein.
  • Arbeite ich mit sensiblen Daten? Ist Ihr Unter­nehmen in einer sicherheits­kritischen Branche tätig, raten wir Ihnen zu einer on premise-Telefon­anlage. Dank des Hostings auf firmen­internen Servern haben Sie selbst die Kontrolle über Ihre Daten und deren Sicher­heit und müssen sich nicht auf das Handeln Dritter verlassen. Arzt­praxen, Behörden oder Kanzleien fallen beispiels­weise in diesen Bereich.

Technik

Virtuelle Telefon­anlagen laufen über das Internet. Eine stabile Internet­verbindung ist also die Grund­voraussetzung für den Einsatz einer virtuellen Telefon­anlage. Damit eine Gesprächs­verbindung her­gestellt werden kann, werden einige technische Schritte durch­laufen. Die Kenntnis der Details ist für den Kauf und die Nutzung einer virtuellen Telefon­anlage nicht notwendig. Für ein tiefer­gehendes Verständnis Ihrer Anlage haben wir die wichtigsten Schritte dennoch zusammen­gefasst.

Grund­voraussetzung für ein funktionierendes Telefon­gespräch mit einer virtuellen Telefon­anlage ist das Internet. Besteht keine Internet­verbindung, ist auch keiner der nötigen Schritte umsetz­bar, um ein Gespräch zu führen. Bei virtuellen Telefon­anlagen wird die Sprache in digitale Daten­pakete um­gewandelt und über das Internet ver­schickt. Ver­einfacht aus­gedrückt: Sie führen ein Gespräch mit Ihrem Kunden Herrn Meier und grüßen diesen mit den Worten „Guten Morgen“. Diese zwei Worte werden ver­schlüsselt und als Digital­pakete an Herrn Meier verschickt. Hier werden die Daten­pakete wieder ent­schlüsselt, sodass bei ihm die Begrüßung „Guten Morgen“ ankommt. Zusammen­gefasst funktionieren virtuelle Telefon­anlagen in drei Schritten:

  1. Umwandlung der Sprache in digitale Daten­pakete und Ver­schlüsselung
  2. Über­mittlung der Sprach­daten über das Internet
  3. Ent­schlüsselung der Daten­pakete und Umwandlung in Sprache

Damit die Verbindung zwischen Ihnen und Herrn Meier überhaupt zustande kommt, durchläuft das Gespräch drei Phasen: Den Verbindungs­aufbau, die Gesprächs­übertragung und den Verbindungs­abbau.

  • Für den Verbindungs­aufbau wird das Session Initiation Protocol (SIP) benötigt. Dieses verbindet die Server der Gesprächs­teilnehmer miteinander und sorgt so für den erfolg­reichen Gesprächs­aufbau. Das funktioniert folgender­maßen: Sobald Sie eine VoIP-Software kaufen, wird Ihnen von Ihrem Anbieter eine SIP-Adresse aus­gegeben. Diese sieht in etwa so aus wie eine E-Mail-Adresse und sorgt dafür, dass Sie online auf­findbar sind. Möchten Sie ein Telefonat mit Herrn Meier führen, wählen Sie die ent­sprechende Telefon­nummer. Das Eingeben der Nummer, gefolgt vom Drücken der Hörer­taste, informiert Ihren Server, dass Sie eine Verbindung wünschen und leitet diese Information an den Server von Herrn Meier weiter. Durch das Klingeln des Telefons wird dieser über den Verbindungs­wunsch informiert.
  • Nimmt er das Telefonat an, sorgt das Real-Time Transport Protocol (RTP) dafür, dass Sie in Echtzeit miteinander telefonieren können. Ist er hingegen gerade abwesend, werden Sie über einen Besetzt-Signal-Ton oder eine ent­sprechende Ansage wie „Ihr gewünschter Gesprächs­teilnehmer ist gerade leider nicht erreichbar“ informiert.
  • Wenn die Über­tragung beendet werden soll, ist SIP wieder haupt­verantwortlich. Legen Sie oder Herr Meier auf, erkennt der Server dies und beendet die Verbindung.

Für ein Telefonat mit einer virtuellen Telefon­anlage ist eine individuelle SIP-Adresse nötig. Diese wird Ihnen von Ihrem Anbieter ausgestellt und sorgt dafür, dass Sie online auffindbar sind. Mit anderen Worten: Wählt Herr Meier Ihre Telefon­nummer, wird Ihr SIP-Server darüber informiert und Ihr Telefon klingelt. Eine SIP-Adresse ähnelt einer E-Mail-Adresse und enthält Daten wie den User- und Hostnamen. Sie können Ihre SIP-Adresse in der Regel über Ihr Kunden­konto abrufen. Rufen Sie Herrn Meier an, sendet SIP eine SIP-Anfrage (SIP-Request) an sein Endgerät. Herr Meier wird durch das Klingeln seines Telefons auf den Verbindungs­wunsch aufmerksam. Nimmt er den Anruf an, wird eine Sprech­verbindung aufgebaut. Vereinfacht ausgedrückt agiert SIP also als eine Art Kuppler zwischen Ihnen und Herrn Meier und sorgt dafür, dass Sie mit­einander kommunizieren können.


Das RTP ist für die Echtzeit-Übertragung des Telefonats zuständig. Es tritt in Kraft, sobald eine Verbindung her­gestellt wurde. Mit anderen Worten: Wenn Sie und Herr Meier mithilfe des SIP-Protokolls verbunden sind, übernimmt das RTP die zentrale Rolle und vermittelt die Daten­pakete in Echtzeit über das Internet.

Kosten einer virtuellen Telefon­anlage

Virtuelle Telefon­anlagen über­zeugen nicht nur mit zahlreichen Funktionen oder einer großen Skalierbar­keit, sondern auch mit vergleichs­weise geringen Kosten. Während Sie Cloud-Telefon­anlagen in der Regel für 5 bis 15 Euro im Monat / Nebenstelle nutzen können, beginnen die Kosten für virtuelle on premise-Telefon­anlagen im drei­stelligen Bereich (Einmal­zahlung). Wir zeigen Ihnen konkrete Preis­beispiele für beide Modelle.

Kosten Cloud Telefon­anlagen

Anbieter von Cloud-Telefon­anlagen gibt es in Hülle und Fülle. Sie bieten individuelle Tarife und Flatrates an, sodass sich kein Pauschal­betrag für den Endpreis nennen lässt. Wir haben Swyx und fonial beispiel­haft genauer unter die Lupe genommen und ver­anschaulichen Ihnen anhand dieser beiden Anbieter die Kosten von Cloud-Telefon­anlagen. In der Regel setzt sich der Preis für Cloud Lösungen aus folgenden Komponenten zusammen:

  • Gebuchte Neben­stellen: Das Abrechnungs­modell von Cloud-Telefon­anlagen basiert größten­teils auf den von Ihnen gebuchten Neben­stellen.
    • Swyx bietet Ihnen zwei Tarif­möglichkeiten: Im Standard-Paket zahlen Sie rund 5 und im Power­Pack rund 10 Euro / Monat / Neben­stelle.
    • Auch bei fonial gibt es zwei Tarif­optionen: fonial free ist kosten­los. Bei fonial plus zahlen Sie 2,90 Euro / Neben­stelle im Monat.
  • Verbindungs­entgelte: Neben den festen Kosten für Neben­stellen fallen Verbindungs­entgelte an für die tat­sächlich geführten Gespräche an. Diese beziehen sich meist auf Festnetz-, Mobilfunk- und Auslands­verbindungen. Anrufe innerhalb des Unter­nehmens sind bei den meisten Anbietern kosten­los. Zusätz­lich bieten zahl­reiche Anbieter Flatrates an, mit denen Sie für einen Fest­betrag im Monat beliebig viele Gespräche führen können. Diese Option kommt besonders Viel-Telefonierern zugute.
    • Swyx veranschlagt 1 Cent pro Minute ins deutsche Festnetz, 6 Cent pro Minute für Mobilfunk-Verbindungen und ab 1 Cent pro Minute für Anrufe ins Ausland. Die Kosten für Anrufe ins Ausland weichen dabei je nach Land etwas ab. Für Festnetz-Verbindungen steht Ihnen eine Flatrate für monatlich 4,99 Euro / Benutzer zur Verfügung.
    • Bei fonial zahlen Sie im fonial free-Tarif rund 2 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 19 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und rund 2 Cent / Minute für Auslands­anrufe. Im fonial plus-Tarif weichen die Kosten ab: 1 Cent / Minute ins deutsche Festnetz, 10 Cent / Minute bei Mobilfunk-Verbindungen und 1 Cent / Minute für Anrufe ins Ausland. Mit der Allnet-Flatrate können Sie für rund 10 Euro / Monat kostenlos in alle Netze telefonieren. Für Festnetz-Telefonate steht Ihnen eine eigene Flatrate für 4 Euro / Monat zur Verfügung.
  • Einrichtungs­gebühren: Da die Einrichtung einer Cloud-Telefon­anlage in der Regel simpel ist und oftmals selbst­ständig durch­geführt werden kann, sind Einrichtungs­gebühren eher ein Ausnahme­fall, können jedoch vorkommen.
    • Bei Swyx zahlen Sie eine einmalige Einrichtungs­gebühr, die so hoch ist wie der gewählte Tarif. Die Gebühren für das Standard­paket liegen somit bei rund 5 Euro, beim Power­Pack bei rund 10 Euro.
    • Bei fonial fallen keine Einrichtungs­gebühren an.
  • Rufnummern: Alte Rufnummern können meistens kosten­los mitgenommen werden. Bei der Buchung neuer Nummern können hingegen je nach Anbieter Kosten entstehen. Das gilt ins­besondere für Service­rufnummern.
    • Swyx bietet Ihnen die Möglich­keit, ver­schiedene Rufnummern­blöcke zu buchen. Preis­angaben dafür gibt es aller­dings leider nicht. 0700-Ruf­nummern sind kosten­frei.
    • Bei fonial können Sie Ihre bestehende Rufnummer un­kompliziert mitnehmen. Zusätz­liche Rufnummern können Sie ab rund 12 Euro / 10 Rufnummern hinzu­buchen.

Kosten virtuelle on premise-Telefon­anlagen

Preis­angaben für virtu­alisierte Inhouse-Telefon­anlagen werden weitaus weniger trans­parent kommuniziert als bei extern gehosteten Cloud Telefon­anlagen. Eine der wenigen Ausnahmen ist 3CX. Der Anbieter stellt seinen Kunden zwei Tarife für selbst­verwaltete virtu­alisierte Inhouse-Telefon­anlagen bereit: DEDIZIERT PRO gibt es ab 145 Euro / Jahr und DEDIZIERT ENTERPRISE ab 180 Euro / Jahr. Bei beiden Tarifen profitieren Sie von einer unbegrenzten Nutzer­zahl, jedoch variieren die Preise je nach Anzahl der simultanen Anrufe (SC) - also der Anzahl der Gespräche, die gleich­zeitig geführt werden können.

DEDIZIERT PRO 3CX (Preis / Jahr)

  • 4 SC: 145 Euro
  • 8 SC: 265 Euro
  • 32 SC: 1.195 Euro
  • 96 SC: 4.045 Euro
  • 128 SC: 4.945 Euro
  • 512 SC: 16.496 Euro
  • 1024 SC: 29.995 Euro

DEDIZIERT ENTERPRISE 3CX (Preis / Jahr)

  • 4 SC: 180 Euro
  • 8 SC: 325 Euro
  • 32 SC: 1.475 Euro
  • 96 SC: 4.990 Euro
  • 128 SC: 6.100 Euro
  • 512 SC: 20.340 Euro
  • 1024 SC: 36.985 Euro

Virtuelle on premise-Telefon­anlagen verursachen weitere Kosten - anbieter­unabhängig. So ist eine professionelle IT-Infra­struktur oder alternativ die Beauftragung eines Technikers nötig. Denn Wartungen, Ein­richtungen und Reparaturen fallen in Ihren Verantwortungs­bereich.

Kosten Hardware-Appliance-Lösung

Ent­scheiden Sie sich für eine Hardware-Appliance-Lösung - und damit streng genommen nicht für eine virtuelle Telefon­anlage - kommen neben dem Kauf der Software zusätz­liche Kosten für die Server-Hardware hinzu. Nach Angaben diverser Händler und Vergleichs­portalen ver­anschlagt beispiels­weise der Anbieter AGFEO für seine Hardware-Appliance-Anlage Es PURE-IP 10 IT rund 410 Euro. Sie kann von 10 Benutzern verwendet werden. Eine Preis­angabe vom Anbieter selbst gibt es dazu nicht.

Voraussetzungen und Einrichtung

Der Einrichtungs­aufwand für eine virtuelle Telefon­anlage unter­scheidet sich je nach Modell. Grund­sätzlich gibt es jedoch für beide Formen nur wenige Voraus­setzungen, bevor Sie die jeweilige Telefon­anlage nutzen können:

IP-fähige Endgeräte

Virtuelle Telefon­anlagen er­möglichen die Nutzung zahl­reicher Endgeräte. Die einzige Voraus­setzung: Sie müssen internet­fähig sein. Besonders praktisch sind mobile Endgeräte, die Sie eventuell sowieso bereits nutzen, beispiels­weise Tablets, Laptops oder Smart­phones. Mithilfe eines Softphones, welches als software­basierte Telefon-Lösung auf Ihr Endgerät herunter­geladen wird, lassen sich Smartphone & Co. als voll­wertige Endgeräte Ihrer Telefon­anlage mit allen bereit­stehenden Funktionen nutzen. Sie sind also nicht gezwungen, extra Telefon­hardware zu erwerben. Was jedoch nicht bedeutet, dass Sie nicht trotzdem weiterhin mit Tisch­telefonen telefonieren können. Auch hier ist lediglich relevant, dass es sich um IP-Telefone handelt.

Internet­anschluss

Virtuelle Telefon­anlagen funktionieren auf Basis des Internets. Selbst­erklärend ist somit ein Internet­anschluss Voraus­setzung für die Nutzung einer virtuellen Anlage.

Breitband-Verbindung

Damit Ihre Telefonate reibungs­los und in guter Sprach­qualität ablaufen, ist eine aus­reichende Breitband-Verbindung notwendig. Diese ist von Ihrer individuellen Nutzung und Ihren Bedürfnissen abhängig. Verall­gemeinert liegt der Richt­wert bei 100 kBit/s im Up- und Download pro Sprach­kanal. Achtung: Dieser Wert bezieht sich allein auf das Telefon­nutzungs­verhalten. Beachten Sie, dass Sie zusätz­liche Band­breite für weitere Internet­aktivitäten wie Surfen, E-Mails und Co. einplanen.

Installation

Die Installation unter­scheidet sich je nach Wahl der Hosting-Art. Während Cloud-Telefon­anlagen in der Regel sehr einfach und ohne Beauftragung eines Technikers ein­zurichten sind, ist der Aufwand bei on premise-Telefon­anlagen höher. Da hier zusätzlich die Installation des ent­sprechenden Servers notwendig ist, sind Sie auf die Hilfe eines Experten angewiesen.

Rufnummern

Bei der „Wahl“ Ihrer Rufnummern haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie nehmen Ihre alten Telefon­nummern mit und bleiben unter derselben Rufnummer wie vorher erreichbar oder Sie ent­scheiden sich für neue Nummern bei Ihrem Anbieter. In diesem Fall empfehlen wir die Bestellung eines Rufnummern­blocks, damit alle aktuellen und zukünftigen Mit­arbeitenden unter verwandten Rufnummern zu erreichen sind. Außerdem ist es möglich, mehrere Endgeräte mit derselben Nummer zu konfigurieren. Stellen wir uns vor, dass Ihr Mit­arbeitender Herr Schulz aus dem Homeoffice arbeitet, ermöglicht die Funktion, dass er beispiels­weise unter seinem Smart­phone mit derselben Nummer zu erreichen ist, die auch mit seinem Tisch­telefon im Büro verbunden ist. Die Anrufe können auf diese Weise einfach an das Smart­phone von Herrn Schulz weiter­geleitet werden, damit er auch von zuhause aus alle anstehenden Telefonate führen kann. Je nach Kapazität und Standort können Ihre Mit­arbeitenden dann mit unter­schiedlichen End­geräten arbeiten.

Den passenden Anbieter finden

Wenn Sie von den vielen Vorteilen einer virtuellen Telefon­anlage profitieren möchten, ist die Auswahl des passenden VoIP-Anbieters ent­scheidend. Jeder Anbieter überzeugt mit individuellen Tarifen, Funktionen oder Vertrags­laufzeiten. Um Ihnen den Durch­blick zu er­leichtern, haben wir einige Check­punkte auf­gestellt, die Sie bei der Wahl der richtigen Telefon­anlage unter­stützen:

  • Welche Kosten können oder wollen Sie für die Telefon­anlage auf­bringen?
  • Welche Funktionen bringen Ihr Unter­nehmen voran?
  • Wo möchten Sie Ihre Telefon­anlage hosten?
  • Wie viele Mit­arbeitende sollen zeit­gleich telefonieren können? Wie viele Sprach­kanäle werden folglich benötigt?

Um den passenden Anbieter für Ihr Unter­nehmen zu finden, empfehlen wir Ihnen, ver­schiedene Angebote ein­zuholen und zu ver­gleichen, z. B. mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich. Anhand weniger Fragen können Sie Ihren Bedarf und Ihr Budget angeben und bekommen von uns darauf zu­geschnittene Angebote.

Vorteile virtuelle Telefon­anlage

Virtuelle Telefon­anlagen erfreuen sich nicht umsonst großer Beliebtheit. Die moderne Telefonie-Lösung bietet Unternehmen jeder Größe viele Vorteile für eine effizientere Kommunikation. Wir haben die wichtigsten Vorzüge für Sie zusammen­gefasst.

Großer Funktions­umfang

Virtuelle Telefon­anlagen zeichnen sich u. a. durch ihren großen Funktions­umfang aus. Neben klassischen Funktionen wie Makeln, Halten oder Weiter­leitungen, ermöglichen virtuelle Telefon­anlagen auch das Durch­führen von Video­calls oder Telefon­konferenzen. Ebenso können Sie Faxe ver­senden und empfangen oder Anrufe auf­zeichnen. Auch eine Verknüpfung mit Ihrem CRM-System ist möglich. Mit virtuellen Telefon­anlagen profitieren Sie häufig von bis zu 150 verschiedenen Funktionen.

Skalierbarkeit

Virtuelle Telefon­anlagen sind skalierbar - und das einfach, schnell und selbst­ständig. Dieser Vorteil gilt jedoch haupt­sächlich für Cloud-Telefon­anlagen. Dank des monat­lichen Abos können Sie hier beliebig viele Rufnummern über die Webober­fläche hinzu- oder abbuchen. Damit wächst die Telefon­anlage mit Ihrem Unter­nehmen mit. Gerade für Start-ups oder Teams in der Wachstums­phase ist dieser Aspekt von hoher Relevanz.

Geringe Kosten

Im Ver­gleich mit analogen und ISDN- sind virtuelle Telefon­anlagen deutlich günstiger. Der Endpreis hängt jedoch stark von Ihren Bedürfnissen, z. B. der Anzahl Ihrer Mit­arbeitenden und den gewünschten Funktionen, ab. Außerdem spielt es eine Rolle, für welche Art von virtueller Telefon­anlage Sie sich ent­scheiden. Während Anbieter von Cloud-Telefon­anlagen in der Regel mit Preisen von rund 5 bis 15 Euro / Monat pro Neben­stelle werben, liegen die Kosten von on premise-Telefon­anlagen häufig im drei­stelligen Bereich (Einmal­zahlung).

Standort­unabhängigkeit

Virtuelle Telefon­anlagen haben den Vorteil, dass sie standort­unabhängig im Home­office oder von unter­wegs genutzt werden können. Doch auch hier gilt zu beachten: Während Cloud-Telefon­anlagen diesen Vorteil von Grund auf haben, ist eine orts­unabhängige Nutzung bei on premise-Telefon­anlagen mit mehr Aufwand verbunden. Durch das lokale Hosting im Firmen­netz, ist die Standort­unabhängigkeit nicht automatisch vorhanden. Lösen lässt sich dies beispiels­weise mit einem Virtual-Private-Network (VPN). Es ermöglicht die Einwahl in eine lokal gehostete Telefon­anlage von externen Standorten aus, sodass Mit­arbeitende beispiels­weise im Homeoffice arbeiten können. Wenn Ihre Mit­arbeitenden jedoch sehr häufig von zuhause oder einem externen Standort aus arbeiten, sind Cloud-Telefon­anlagen die einfachere und bessere Wahl.

Steigerung der Kunden­zufriedenheit

Durch moderne Funktionen wie Ortsunabhängig­keit & Co. optimieren Sie Ihre Erreichbar­keit und geben Ihren Kunden mit Chat- oder Video­funktionen mehrere Optionen der Kontakt­aufnahme. Damit gehen Sie individuell auf die Vor­lieben Ihrer Kunden ein und steigern ihre Zufrieden­heit. Zusätz­lich gibt es Funktionen, die Anrufer gleich mit dem richtigen Ansprech­partner verbinden. Ein Beispiel: Ihre Kundin Frau Yılmaz hat eine spezifische Nach­frage zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienst­leistung. Dafür ruft sie Ihre allgemeine Telefon­nummer an. Bevor Frau Yılmaz beliebig an einen freien Mit­arbeitenden weiter­geleitet wird, bekommt sie die Möglich­keit, auszuwählen, mit welcher Abteilung sie in Verbindung treten will. Dafür können Sie ganz einfach eine Begrüßungs­nachricht einrichten, die Ihren Kunden durch das Drücken bestimmter Tasten ermöglicht, ihr Anliegen dar­zustellen. Wählt Frau Yılmaz die Taste für den Kunden­service, wird sie direkt an einen passenden Mit­arbeitenden weiter­geleitet, der für diesen Bereich zuständig ist. Auf diese Weise können Sie Ihre virtuelle Telefon­anlage so einsetzen, dass die Anfrage von Frau Yılmaz möglichst schnell und effizient bearbeitet werden kann.

Was passiert mit meinen alten ISDN-Telefonen?

Eine neue Telefon­anlage bedeutet oft auch neue End­geräte. Virtuelle Telefon­anlagen bieten den Vorteil, dass sie nicht nur mit Tisch-Telefonen, sondern mit allen internet­fähigen Geräten funktionieren. Ein großer Unter­schied zu vorherigen ISDN- oder analogen Telefon­anlagen. Denn nun haben Sie die Möglich­keit, Ihr Smart­phone, Tablet oder Ihren Laptop als Teil Ihrer Telefon­anlage zu verwenden und somit beispiels­weise auch von unterwegs zu arbeiten. Aber: Es gibt auch die Möglich­keit, Ihre alten ISDN-Telefone weiter­zunutzen. Media-Gateways, Telefon­adapter oder SIP-Trunks bieten diese Option, indem sie ver­schiedene Netzwerke mit­einander verbinden. Das ist besonders als Übergangs­lösung geeignet, wenn Sie noch nicht die richtige Telefon­anlage für Ihren Bedarf gefunden haben. Lang­fristig raten wir Ihnen aller­dings von den Lösungen ab, denn auf diese Weise ver­zichten Sie auf die vielen Funktionen, die moderne Telefon­anlagen zur Verfügung stellen.

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Nachteile

Wie bei jeder technischen Ent­wicklung stehen den vielen Vor­teilen auch einige Nach­teile gegen­über. Wir haben auch diese für Sie zusammen­getragen.

Anfällig­keiten der Sprach­qualität

Bei virtuellen Telefon­anlagen wird die Sprache als Digital­paket über das Internet versendet. Dabei besteht die Gefahr, dass die Sprach­qualität etwa durch eine zu geringe Bandbreite oder den sogenannten Jitter beeinträchtigt werden kann. Die gute Nachricht ist, dass es für beide Szenarien Lösungen gibt, mit denen Sie dem Problem schon vor Eintreten entgegen­wirken können. So sollten Sie zum einen regel­mäßig über­prüfen, ob die Bandbreite Ihres Internet­anschlusses noch für die Internet­aktivitäten in Ihrem Unter­nehmen ausreicht. Neben den 100 kBit/s, die Sie pro Sprach­kanal einplanen sollten, wird eben­falls Band­breite für die all­tägliche Internet­nutzung , benötigt. Eine aus­reichende Band­breite trägt gleich­zeitig dazu bei, Jitter zu reduzieren. Hier kommen zusätz­lich Jitter­puffer ins Spiel, die das Vorkommen von Jittern vermeiden.

Abhängigkeit vom Internet und Strom

Mit einer virtuellen Telefon­anlage sind Sie abhängig: und zwar vom Strom und vom Internet. Fällt der Strom aus, funktionieren der Internet­anschluss und ent­sprechend auch Ihre Telefon­anlage nicht. USV-Batterien sorgen beispiels­weise für eine unter­brechungs­freie Strom­versorgung und halten Ihre Telefon­anlage für rund 30 Minuten im Falle eines Ausfalls am Laufen. Für Deutschland, wo Strom­ausfälle in der Regel selten und kurz sind, reichen diese im Normal­fall aus. Rufnummern­weiter­leitungen sorgen dafür, dass eingehende Anrufe automatisch auf das Smartphone umgeleitet werden, welches Sie über die Mobilfunk­verbindung weiter­nutzen können und somit einem temporären Ausfall der IP-Tisch­telefone umgehen. Diese Lösung ist gleich­zeitig optimal geeignet für Internet­ausfälle.

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Sophie Köhler
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