VoIP-Telefonanlagen für Arztpraxen

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Telefonanlage für Arztpraxis: Alle Infos im Überblick

Die Telefon­anlage in Ihrer Arzt­praxis entlastet nicht nur Ihre Mitar­beitenden, sondern managt auch gleich­zeitig Ihre Patienten, zum Beispiel durch einen Rezept-AB. Welche Funk­tionen für Arzt­praxen besonders hilf­reich sind und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, lesen Sie hier.

Für Eilige

Auf einen Blick: Telefon­anlagen für die Arzt­praxis

  • Eine Cloud Telefon­anlage hat über 150 Funk­tionen. Für eine Arzt­praxis sind vor allem Warte­schleife, Anruf­beant­worter und eine Inte­gration der Praxis­software relevant.
  • Die Kosten für eine Telefon­anlage in der Arzt­praxis fangen bei 4,90 pro Neben­stelle im Monat an.
  • Welche Voraus­setzungen die Telefon­anlage erfüllen soll, ist indivi­duell. Doch Aspekte wie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie Effi­zienz statt Aufwand sollten Sie berück­sichtigen.
  • Telefon­anlagen für Ihre Arzt­praxis finden Sie bei uns im tradingtwins-Angebotsvergleich!

Warum ist eine gute Telefon­anlage wichtig für den Praxis­alltag?

Ohne eine Telefon­anlage herrscht Still­stand in einer Arzt­praxis. Patienten machen Termine, bestellen Rezepte und Über­wei­sungen, das Praxis­team muss Termine koordi­nieren und es gibt Rück­fragen zu Blut­abnahmen. Zu Stoß­zeiten am Montag­morgen oder während einer Grippe­welle klingelt das Telefon im Dauer­modus. Es gibt Telefon- und Video­sprech­stunden und mittler­weile auch Krank­schrei­bungen per Telefon. Ein Teil der Praxis­telefonie kann den persön­lichen Besuch beim Arzt ersetzen und so das Praxis­team nicht nur entlasten, sondern auch vor Krank­heiten wie Grippe und Corona schützen.

Nach der Abschaltung von ISDN rücken die VoIP-Telefon­anlagen in den Fokus der Arzt­praxen. Sie sind kosten­günstig, benö­tigen keine eigene Server­struktur und der Support ist bei guten Providern rund um die Uhr verfügbar. Gute Erreich­barkeit und eine freund­liche Beratung sorgen dafür, dass sich Patienten gut aufge­hoben fühlen. Wer seinen Rezept­wunsch auf einen AB sprechen kann und nicht fünf Anruf­versuche starten muss, weil die Leitung jedes Mal besetzt ist, ist weniger frus­triert. Auch wird die Leitung so für Patienten frei­gehalten, die Anliegen haben, für die ein persönliches Gespräch nötig ist.

Frau nutzt Telefonanlage in Arztpraxis

Welche Funktionen sind relevant?

Um Sie im Praxis­alltag zu unter­stützen, sollte die moderne Telefon­anlage zuver­lässig funk­tionieren und mit einem bestimmten Leistungs­spektrum ausge­stattet sein. Ist dies der Fall, kann die Praxis­telefonie zu einem guten Praxis­management beitragen.

Anruf­beantworter

Außerhalb der Sprechz­eiten können Patienten eine Nachricht hinter­lassen. Zudem können Sie indivi­duelle Ansagen aufsprechen, zum Beispiel welcher Arzt alter­nativ erreichbar ist oder wann die Praxis wieder geöffnet hat. Neben solchen Infor­mationen für Patienten lassen sich Anrufbe­antworter für An­liegen wie Rezept­wünsche oder Über­weisungen einrichten. Das hat den Vorteil, dass solche kurzen Anrufe den Praxis­alltag nicht unter­brechen und Sie sich um Patienten und andere Anrufer kümmern können.

Warteschleife

Gerade früh­morgens oder am Wochen­beginn gibt es ein hohes Anruf­aufkommen in Arzt­praxen. Statt die Patienten mit einem dauernden Besetzt­zeichen frustriert und uner­reicht zurück­zulassen, können Warte­schleifen mit einer Ansage und einer Melodie zum Dran­bleiben motivieren. Die Patienten wis­sen, dass sie gleich mit jemandem aus dem Team verbunden werden.

Interaktives Sprachmenü

Wie viel Zeit inves­tieren Sie in die Praxis­telefonie, weil Sie wieder einen Rezept­wunsch entgegenge­nommen haben? Ein inter­aktives Sprach­menü (IVR) kann das Praxis­team durch gezielte Steuerung entlasten. Die Patienten können sich von einge­sprochenen Ansagen leiten lassen und sich dorthin durch­wählen, wohin sie möchten. Für Rezepte kann am Ende des inter­aktiven Sprachmenüs dann beispiels­weise ein einge­richteter AB sein. Das Praxis­team bleibt von dem Anruf unbehelligt und kann ungestört weiter­arbeiten. Sie bekommen ledig­lich die Patienten durchge­stellt, die vorsor­tiert wur­den. Für Patienten hat diese Funktion den Vorteil, dass sie selbst noch am späten Abend ein Rezept oder eine Über­weisung bestellen können.

Anrufsteuerung

Mit der Anruf­steuerung bestimmen Sie indivi­duell über die Erreich­barkeit. Sie können einstellen, wann die Arzt­praxis erreichbar ist, wann welches Endgerät abhebt und welche Ansage abgespielt wird. Auto­matisch geht dann zum Beispiel am kurzen Mittwoch um 13 Uhr der AB der VoIP-Telefon­anlage der Arzt­praxis ran und schaltet sich pünktlich am Donnerstag­morgen zum Arbeits­beginn wieder aus.

Makeln

Möglich, dass Sie einen Patienten in der Leitung haben, der wissen möchte, ob die Labor­werte der Blutab­nahme da sind. Für solche oder andere Fälle rufen Sie im Labor an und fragen nach, während der Patient in der Leitung bleibt.

Integration der Praxis­software

Vorbei die Zeit, in der Sie sich mühsam und immer wieder den Namen des Patienten am Telefon buch­stabieren lassen mussten. Die Inte­gration der Telefon­anlage in die Praxis­software macht es möglich, dass zum Beispiel dank Anrufer­kennung der Name des Patienten angezeigt und mit diesem die ge­samte Patienten­akte auf dem Bild­schirm geöffnet wird. Mit einem Klick in die Stamm­daten des Patienten können Sie außer­dem einen Anruf starten. Auch Rezepte lassen sich so schnell ausstellen und Faxe digital verschicken.

Türsprech­stelle

Besonders praktisch für Arzt­praxen: Sie können die Türklingel mit der Telefon­anlage verbinden. Statt jedes Mal aufzu­stehen und jedem Patienten die Tür zu öffnen, kann Ihre Telefon­anlage auto­matisch oder indivi­duell bequem von selbst antworten und öffnen. Eine enorme Arbeits­erleichterung, wenn in der Arztpraxis viel los ist.

Entlasten Sie Ihren Praxisalltag durch praktische Funktionen einer modernen TK-Anlage

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Telefonanlage für die Praxis: Diese Kosten kommen auf Sie zu

Da eine leistungs­fähige Telefon­anlage der Dreh- und Angel­punkt Ihrer Arzt­praxis ist, spielen die Kosten eine nicht unerheb­liche Rolle. Sie brauchen eine Anlage, die auf Ihre Bedürf­nisse zuge­schnitten ist, aber nicht die Kosten für eine Telefon­anlage sprengt. Wir haben uns einige Anbieter von Telefon­anlage für Sie angeschaut.

Placetel

Placetel bietet Cloud Telefon­anlagen für jedes Unter­nehmen: Start-up, Mittel­stand oder Konzern. Auch Ihre Arzt­praxis ist dort in guten Händen, egal, wie groß sie ist. Mehr als 30.000 Unter­nehmen sind bereits Kunden von Placetel. Praktisch sind die verschiedenen Preis­pakete für unter­schiedlich große Unter­nehmen bzw. Arzt­praxen:

  • Die Preise im günstigsten Paket beginnen ab 4,90 Euro pro Neben­stelle zzgl. Kosten für ausgehende Tele­fonate. Optional können Sie ab drei aktiven Rufnummern eine Flatrate für 4 Euro je Rufnummer pro Monat hinzu­buchen.
  • Das Paket Placetel Profi Complete beinhaltet eine Flatrate und kostet 12,90 Euro pro Neben­stelle, hat aller­dings eine Lauf­zeit von 24 Monaten.
  • Für 16,90 Euro pro Neben­stelle im Monat gibt es das Paket Webex für Placetel. Neben der Allnet-Flatrate sind im Paket Messaging und Meetings enthalten. Das ist besonders praktisch, wenn Sie gerade einen Patienten vor sich sitzen haben und im Labor fragen wollen, ob die Blut­werte schon da sind.

NFON

NFON ist mittler­weile in 15 euro­päischen Ländern aktiv und gehört mit 50.000 Kunden zu Europas führenden Anbietern für PBX-Telefon­anlagen.

  • Sie zahlen nur für die Neben­stellen, die Sie auch brauchen.
  • Möglichkeit 1: Sie zahlen Minuten­preise, die sich wie üblich unter­scheiden zwischen Festnetz, Mobil­funk und Ausland.
  • Möglichkeit 2: Sie haben die Wahl zwischen zwei Flat­rates: Das Deutsch­land-Festnetz kostet 3,90 Euro pro Neben­stelle/­Monat oder Deutsch­land Festnetz-Mobil für 8,90 Euro pro Neben­stelle und Monat.

sipgate

sipgate ist nach eigener Auskunft der erste deutsche VoIP-Anbieter und seit 2004 am Markt. Das Unter­nehmen bietet für alle Endgeräte Internet­telefonie an. Es gibt drei Tarif­pakete, die auf unterschied­liche Bedürf­nisse zuge­schnitten sind. Um die Pakete buchen zu können, müssen mindestens zwei Benutzer im Unter­nehmen sein.

  • Das Business S Paket kostet 12,95 Euro im Monat. Der Leistungs­umfang ist abgespeckt, Sprach­menü und Warte­schleife sind zum Beispiel nicht enthalten. Außerdem zahlen Sie ins deutsche Festnetz und Mobilfunknetz sowie ins Ausland einen Minuten­preis.
  • Business L gibt's für 17,95 pro Monat/­Nutzer, eine Flat­rate ins deutsche Festnetz und Mobilfunk­netz ist inklusive.
  • Business XL ist für 22,95 Euro pro Monat erhält­lich. Eine Flat­rate ins deutsche Festnetz, Mobil­funknetz sowie ins europäische Fest- und Mobilfunk­netz ist inklusive.
  • Jedes weitere Endgerät kostet 4,95 Euro im Monat.

tradingtwins-Tipp: Preislisten bieten genaue Preis­auskünfte!

Gut zu wissen: Werfen Sie unbedingt einen Blick in die Preis­listen der Anbieter. Dort erhalten Sie alle Infos zu Extra­kosten, buch­baren Optionen, Rufnummern­portierung und Einrichtungs­gebühren sowie Hinweise zu Zeit­limits bei den Flatrates. Achtung: Neben Preise für Neben­stellen und Flatrates fallen bei jedem Anbieter auch (unter­schied­liche) Verbindungs­entgelte an.

Machen Sie von den kosten­losen Probe­angeboten der Provider Gebrauch. Oftmals können Sie 30 Tage lang alle Funk­tionen sowie die Benutzer­oberfläche austesten. Sollte der Anbieter nicht zu Ihnen passen, hat es Sie keinen Cent gekostet. Zudem wissen Sie nun, welche Aspekte Ihnen bei einer Telefon­anlage besonders wichtig sind.

Eine große Angebots­vielfalt, undurch­sichtige Preise & Co. - die Wahl einer passenden Telefon­anlage ist oft alles andere als einfach. Um die ideale Telefon­anlage für Ihre Arzt­praxis zu finden, stellen wir von tradingtwins Ihnen zwei unter­schied­liche Optionen bereit.

Werfen Sie einen Blick auf unseren Ratgeber-Artikel zum Thema Anbieter von Telefon­anlagen und vergleichen Sie die einzelnen VoIP-Anbieter. Auf diese Weise können Sie sich einen ersten Überblick über den Markt verschaffen.

Nutzen Sie unseren kostenlosen Angebotsvergleich. Dies funktioniert ganz einfach: Sie geben in wenigen Schritten Ihren Bedarf an und erhalten zeitnah unverbind­liche Angebote für Ihre Telefon­anlage!

Welche Telefonanlage für Ihre Arztpraxis?

Seit der Abschaltung von ISDN wurde die gesamte Tele­fonie auf Internet­telefonie umge­stellt. All-IP ist hier der richtige Be­griff, da die Tele­fonie via Internet­leitung mit verschie­denen IP-Proto­kollen funk­tioniert. Arzt­praxen können nun zwischen diversen Möglich­keiten wählen, wie sie übers Internet tele­fonieren möchten.

VoIP-Telefonanlage

VoIP ist eine Form der Internet­telefonie. Damit Sie Voice over IP nutzen können, benötigen Sie eine VoIP-Telefon­anlage, die Sie entweder als Cloud mieten oder stationär bzw. lokal bei sich in der Arzt­praxis instal­lieren können. IP-Telefone sind Bestand­teile der Telefon­anlage. Sie gibt es in Form von unter­schiedlichen Endgeräten: Softphones (Laptop, PC, Tablet oder Smart­phone) oder Hard­phones (Tisch­telefone). Sie können sogar Ihr altes Telefon mit einem Adapter weiterhin nutzen.

Vorteile

  • Benutzer­freundlich­keit und intui­tive Bedienung
  • Geringe Kosten, bestehende Hard­ware kann weiter­hin genutzt werden
  • Auch nutzbar, wenn Ihre Medizi­nisch-techni­schen Assis­tenten (MTA) Papier­kram zu Hause erledigen
  • Großer Funktions­umfang
  • Keine Mindest­vertrags­laufzeiten, monatlich kündbar

Nachteile

  • Internet zwingend nötig, sonst geht nichts
  • Gleiches gilt für Strom

Sollte die Telefonie per Voice over IP für Sie infrage kommen, lohnt sich der Vergleich der Anbieter. Ganz einfach funk­tioniert das zum Beispiel mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich!

Cloud Telefonanlage

Eine cloud-basierte Telefon­anlage bringt die gleichen Leistungs­merkmale einer klassischen Telefon­anlage mit sich, kann aber darüber hinaus noch weitaus mehr. Zwei bedeutende Unter­schiede gibt es: Mit der Cloud Tele­fonie tele­fonieren Sie über Internet­leitungen statt über Telefon­leitungen. Zudem sind Ihre Daten sicher auf externen Servern eines Dritt­anbieters gespeichert. Sie nutzen die Server­struktur eines Providers, der Wartung und Instand­haltung übernimmt. Diese Art der Tele­fonie ist günstiger als etwa eine eigene Telefon­anlage in der Praxis zu haben. Sie zahlen monat­liche Gebühren und müssen sich um nicht viel kümmern, daher ist die Cloud Tele­fonie besonders beliebt.

Vorteile

  • Arztpraxen sind tech­nisch auf dem neuesten Stand
  • Intuitive Benutzer­oberfläche, somit keine lange Einarbei­tungszeit
  • Flexibilität bei den Endgeräten: Smart­phone, PC, Tablet oder Tisch­telefon
  • Bis zu 150 verschiedene Funktionen möglich
  • Geringe Kosten, keine Kosten für eine lokale Anlage
  • Kein Wartungs­aufwand

Nachteile

  • Stabiles Internet muss vorhanden sein
  • Abhängig­keit vom Anbieter
  • Achtung Daten­sicherheit: Da gerade in Arzt­praxen mit hochsen­siblen Daten gearbeitet wird, sollten Sie einen Provider suchen, dessen Server in Deutschland stehen.

SIP-Telefonanlage

Auch bei einer SIP-Telefon­anlage findet die Tele­fonie übers Internet statt. Zur Daten­über­tragung kommt das Session Initi­ation Protocol (SIP) zum Einsatz. Es ist die am weitesten verbreitete Möglich­keit, eine VoIP-Verbin­dung aufzubauen. Sie werden in der Hand­habung aller­dings keinen Unter­schied merken. SIP-Telefon­anlagen laufen eben­falls über eine Cloud und können von überall aus betrieben werden. Ledig­lich die Breit­band­leistung muss stimmen. Pro Gespräch werden 100 k/Bits im Up- und Download veranschlagt.

Vorteile

  • Günstige Monats­preise
  • Flexibel von überall nutzbar
  • Schnelle Einrichtung
  • Intuitive Bedienung
  • Flexibel erwei­terbar

Nachteile

  • Stabiles Internet muss vorhanden sein
  • Abhängig­keit vom Anbieter
  • Achtung Daten­sicherheit: Da gerade in Arzt­praxen mit hochsen­siblen Daten gearbeitet wird, sollten Sie einen Provider suchen, dessen Server in Deutschland stehen.

Sollte SIP-Telefonie für Sie infrage kommen, vergleichen Sie verschiedene SIP-Anbieter auf unserer Anbieter­vergleichs-Seite. Nutzen Sie auch unser Angebotsvergleich, um einen unverbindlichen und kosten­losen Angebots­vergleich für Ihre Arzt­praxis durchzu­führen.

Welche Voraussetzungen braucht die Telefon­anlage für die Arzt­praxis?

Damit Sie am Ende die richtige Wahl bei der VoIP-Telefon­anlage für Ihre Arzt­praxis treffen, muss diese bestimmte Voraus­setzungen erfüllen. Schließ­lich sollen Sie und vor allem Ihre Mitar­beitenden im Praxis­alltag entlastet werden.

Darauf sollen Sie bei der Planung Ihrer Telefonanlage achten

  • Die Telefonie in der Praxis darf keine Mehr­arbeit sein und muss durch die TK-Anlage effi­zienter werden.
  • Die Kosten der Telefon­anlage sollten in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis stehen.
  • In der Regel sind in Cloud-Telefon­anlagen bereits rund 150 Funk­tionen enthalten. Achten Sie darauf, dass die Funk­tionen, die Sie brauchen, auch in Ihrem gewählten Tarif enthalten sind.
  • Achten Sie außer­dem darauf, einen Provider zu wählen, dessen Server in Deutsch­land stehen, damit Sie keine Probleme mit dem Daten­schutz bekommen.
  • Klären Sie mit dem Anbieter, ob die Praxis­software mit der Telefon­anlage verknüpft werden kann.
  • Fangen Sie früh­zeitig mit der Planung an, da unter anderem auch eine Rufnummern­mitnahme dran­hängt, die Sie im besten Fall drei Monate vorher bean­tragen sollten.
  • Klären Sie die tech­nischen Voraus­setzungen in Ihrer Praxis, zum Beispiel die Leis­tungen Ihres Internets. Unter Umstän­den kann sich eine Aufstockung der Band­breite lohnen.
  • Möchten Sie Cloud-Telefonie nutzen oder doch lieber eine lokal instal­lierte inhouse Telefon­anlage? Hier gibt es Unter­schiede in den Kosten, Wartungen und der Instal­lation, weshalb dieser Aspekt gut überlegt sein sollte.

Wie Sie eine neue Telefon­anlage für Ihre Arzt­praxis planen und gleich­zeitig den Praxis­alltag managen, kann es mitunter ganz schön stressig werden. Besonders wichtige Aspekte haben wir für Sie in einer Checkliste für neue Telefon­anlagen zusammen­gefasst .

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Sophie Köhler
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