Telefonanlage für Arztpraxis: Alle Infos im Überblick
Die Telefonanlage in Ihrer Arztpraxis entlastet nicht nur Ihre Mitarbeitenden, sondern managt auch gleichzeitig Ihre Patienten, zum Beispiel durch einen Rezept-AB. Welche Funktionen für Arztpraxen besonders hilfreich sind und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, lesen Sie hier.
Für Eilige
Auf einen Blick: Telefonanlagen für die Arztpraxis
- Eine Cloud Telefonanlage hat über 150 Funktionen. Für eine Arztpraxis sind vor allem Warteschleife, Anrufbeantworter und eine Integration der Praxissoftware relevant.
- Die Kosten für eine Telefonanlage in der Arztpraxis fangen bei 4,90 pro Nebenstelle im Monat an.
- Welche Voraussetzungen die Telefonanlage erfüllen soll, ist individuell. Doch Aspekte wie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie Effizienz statt Aufwand sollten Sie berücksichtigen.
- Telefonanlagen für Ihre Arztpraxis finden Sie bei uns im tradingtwins-Angebotsvergleich!
Warum ist eine gute Telefonanlage wichtig für den Praxisalltag?
Ohne eine Telefonanlage herrscht Stillstand in einer Arztpraxis. Patienten machen Termine, bestellen Rezepte und Überweisungen, das Praxisteam muss Termine koordinieren und es gibt Rückfragen zu Blutabnahmen. Zu Stoßzeiten am Montagmorgen oder während einer Grippewelle klingelt das Telefon im Dauermodus. Es gibt Telefon- und Videosprechstunden und mittlerweile auch Krankschreibungen per Telefon. Ein Teil der Praxistelefonie kann den persönlichen Besuch beim Arzt ersetzen und so das Praxisteam nicht nur entlasten, sondern auch vor Krankheiten wie Grippe und Corona schützen.
Nach der Abschaltung von ISDN rücken die VoIP-Telefonanlagen in den Fokus der Arztpraxen. Sie sind kostengünstig, benötigen keine eigene Serverstruktur und der Support ist bei guten Providern rund um die Uhr verfügbar. Gute Erreichbarkeit und eine freundliche Beratung sorgen dafür, dass sich Patienten gut aufgehoben fühlen. Wer seinen Rezeptwunsch auf einen AB sprechen kann und nicht fünf Anrufversuche starten muss, weil die Leitung jedes Mal besetzt ist, ist weniger frustriert. Auch wird die Leitung so für Patienten freigehalten, die Anliegen haben, für die ein persönliches Gespräch nötig ist.
Welche Funktionen sind relevant?
Um Sie im Praxisalltag zu unterstützen, sollte die moderne Telefonanlage zuverlässig funktionieren und mit einem bestimmten Leistungsspektrum ausgestattet sein. Ist dies der Fall, kann die Praxistelefonie zu einem guten Praxismanagement beitragen.
Anrufbeantworter
Außerhalb der Sprechzeiten können Patienten eine Nachricht hinterlassen. Zudem können Sie individuelle Ansagen aufsprechen, zum Beispiel welcher Arzt alternativ erreichbar ist oder wann die Praxis wieder geöffnet hat. Neben solchen Informationen für Patienten lassen sich Anrufbeantworter für Anliegen wie Rezeptwünsche oder Überweisungen einrichten. Das hat den Vorteil, dass solche kurzen Anrufe den Praxisalltag nicht unterbrechen und Sie sich um Patienten und andere Anrufer kümmern können.
Warteschleife
Gerade frühmorgens oder am Wochenbeginn gibt es ein hohes Anrufaufkommen in Arztpraxen. Statt die Patienten mit einem dauernden Besetztzeichen frustriert und unerreicht zurückzulassen, können Warteschleifen mit einer Ansage und einer Melodie zum Dranbleiben motivieren. Die Patienten wissen, dass sie gleich mit jemandem aus dem Team verbunden werden.
Interaktives Sprachmenü
Wie viel Zeit investieren Sie in die Praxistelefonie, weil Sie wieder einen Rezeptwunsch entgegengenommen haben? Ein interaktives Sprachmenü (IVR) kann das Praxisteam durch gezielte Steuerung entlasten. Die Patienten können sich von eingesprochenen Ansagen leiten lassen und sich dorthin durchwählen, wohin sie möchten. Für Rezepte kann am Ende des interaktiven Sprachmenüs dann beispielsweise ein eingerichteter AB sein. Das Praxisteam bleibt von dem Anruf unbehelligt und kann ungestört weiterarbeiten. Sie bekommen lediglich die Patienten durchgestellt, die vorsortiert wurden. Für Patienten hat diese Funktion den Vorteil, dass sie selbst noch am späten Abend ein Rezept oder eine Überweisung bestellen können.
Anrufsteuerung
Mit der Anrufsteuerung bestimmen Sie individuell über die Erreichbarkeit. Sie können einstellen, wann die Arztpraxis erreichbar ist, wann welches Endgerät abhebt und welche Ansage abgespielt wird. Automatisch geht dann zum Beispiel am kurzen Mittwoch um 13 Uhr der AB der VoIP-Telefonanlage der Arztpraxis ran und schaltet sich pünktlich am Donnerstagmorgen zum Arbeitsbeginn wieder aus.
Makeln
Möglich, dass Sie einen Patienten in der Leitung haben, der wissen möchte, ob die Laborwerte der Blutabnahme da sind. Für solche oder andere Fälle rufen Sie im Labor an und fragen nach, während der Patient in der Leitung bleibt.
Integration der Praxissoftware
Vorbei die Zeit, in der Sie sich mühsam und immer wieder den Namen des Patienten am Telefon buchstabieren lassen mussten. Die Integration der Telefonanlage in die Praxissoftware macht es möglich, dass zum Beispiel dank Anruferkennung der Name des Patienten angezeigt und mit diesem die gesamte Patientenakte auf dem Bildschirm geöffnet wird. Mit einem Klick in die Stammdaten des Patienten können Sie außerdem einen Anruf starten. Auch Rezepte lassen sich so schnell ausstellen und Faxe digital verschicken.
Türsprechstelle
Besonders praktisch für Arztpraxen: Sie können die Türklingel mit der Telefonanlage verbinden. Statt jedes Mal aufzustehen und jedem Patienten die Tür zu öffnen, kann Ihre Telefonanlage automatisch oder individuell bequem von selbst antworten und öffnen. Eine enorme Arbeitserleichterung, wenn in der Arztpraxis viel los ist.
Entlasten Sie Ihren Praxisalltag durch praktische Funktionen einer modernen TK-Anlage
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AngebotsvergleichTelefonanlage für die Praxis: Diese Kosten kommen auf Sie zu
Da eine leistungsfähige Telefonanlage der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Arztpraxis ist, spielen die Kosten eine nicht unerhebliche Rolle. Sie brauchen eine Anlage, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, aber nicht die Kosten für eine Telefonanlage sprengt. Wir haben uns einige Anbieter von Telefonanlage für Sie angeschaut.
Placetel
Placetel bietet Cloud Telefonanlagen für jedes Unternehmen: Start-up, Mittelstand oder Konzern. Auch Ihre Arztpraxis ist dort in guten Händen, egal, wie groß sie ist. Mehr als 30.000 Unternehmen sind bereits Kunden von Placetel. Praktisch sind die verschiedenen Preispakete für unterschiedlich große Unternehmen bzw. Arztpraxen:
- Die Preise im günstigsten Paket beginnen ab 4,90 Euro pro Nebenstelle zzgl. Kosten für ausgehende Telefonate. Optional können Sie ab drei aktiven Rufnummern eine Flatrate für 4 Euro je Rufnummer pro Monat hinzubuchen.
- Das Paket Placetel Profi Complete beinhaltet eine Flatrate und kostet 12,90 Euro pro Nebenstelle, hat allerdings eine Laufzeit von 24 Monaten.
- Für 16,90 Euro pro Nebenstelle im Monat gibt es das Paket Webex für Placetel. Neben der Allnet-Flatrate sind im Paket Messaging und Meetings enthalten. Das ist besonders praktisch, wenn Sie gerade einen Patienten vor sich sitzen haben und im Labor fragen wollen, ob die Blutwerte schon da sind.
NFON
NFON ist mittlerweile in 15 europäischen Ländern aktiv und gehört mit 50.000 Kunden zu Europas führenden Anbietern für PBX-Telefonanlagen.
- Sie zahlen nur für die Nebenstellen, die Sie auch brauchen.
- Möglichkeit 1: Sie zahlen Minutenpreise, die sich wie üblich unterscheiden zwischen Festnetz, Mobilfunk und Ausland.
- Möglichkeit 2: Sie haben die Wahl zwischen zwei Flatrates: Das Deutschland-Festnetz kostet 3,90 Euro pro Nebenstelle/Monat oder Deutschland Festnetz-Mobil für 8,90 Euro pro Nebenstelle und Monat.
sipgate
sipgate ist nach eigener Auskunft der erste deutsche VoIP-Anbieter und seit 2004 am Markt. Das Unternehmen bietet für alle Endgeräte Internettelefonie an. Es gibt drei Tarifpakete, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind. Um die Pakete buchen zu können, müssen mindestens zwei Benutzer im Unternehmen sein.
- Das Business S Paket kostet 12,95 Euro im Monat. Der Leistungsumfang ist abgespeckt, Sprachmenü und Warteschleife sind zum Beispiel nicht enthalten. Außerdem zahlen Sie ins deutsche Festnetz und Mobilfunknetz sowie ins Ausland einen Minutenpreis.
- Business L gibt's für 17,95 pro Monat/Nutzer, eine Flatrate ins deutsche Festnetz und Mobilfunknetz ist inklusive.
- Business XL ist für 22,95 Euro pro Monat erhältlich. Eine Flatrate ins deutsche Festnetz, Mobilfunknetz sowie ins europäische Fest- und Mobilfunknetz ist inklusive.
- Jedes weitere Endgerät kostet 4,95 Euro im Monat.
tradingtwins-Tipp: Preislisten bieten genaue Preisauskünfte!
Gut zu wissen: Werfen Sie unbedingt einen Blick in die Preislisten der Anbieter. Dort erhalten Sie alle Infos zu Extrakosten, buchbaren Optionen, Rufnummernportierung und Einrichtungsgebühren sowie Hinweise zu Zeitlimits bei den Flatrates. Achtung: Neben Preise für Nebenstellen und Flatrates fallen bei jedem Anbieter auch (unterschiedliche) Verbindungsentgelte an.
Machen Sie von den kostenlosen Probeangeboten der Provider Gebrauch. Oftmals können Sie 30 Tage lang alle Funktionen sowie die Benutzeroberfläche austesten. Sollte der Anbieter nicht zu Ihnen passen, hat es Sie keinen Cent gekostet. Zudem wissen Sie nun, welche Aspekte Ihnen bei einer Telefonanlage besonders wichtig sind.
Eine große Angebotsvielfalt, undurchsichtige Preise & Co. - die Wahl einer passenden Telefonanlage ist oft alles andere als einfach. Um die ideale Telefonanlage für Ihre Arztpraxis zu finden, stellen wir von tradingtwins Ihnen zwei unterschiedliche Optionen bereit.
Werfen Sie einen Blick auf unseren Ratgeber-Artikel zum Thema Anbieter von Telefonanlagen und vergleichen Sie die einzelnen VoIP-Anbieter. Auf diese Weise können Sie sich einen ersten Überblick über den Markt verschaffen.
Nutzen Sie unseren kostenlosen Angebotsvergleich. Dies funktioniert ganz einfach: Sie geben in wenigen Schritten Ihren Bedarf an und erhalten zeitnah unverbindliche Angebote für Ihre Telefonanlage!
Welche Telefonanlage für Ihre Arztpraxis?
Seit der Abschaltung von ISDN wurde die gesamte Telefonie auf Internettelefonie umgestellt. All-IP ist hier der richtige Begriff, da die Telefonie via Internetleitung mit verschiedenen IP-Protokollen funktioniert. Arztpraxen können nun zwischen diversen Möglichkeiten wählen, wie sie übers Internet telefonieren möchten.
VoIP-Telefonanlage
VoIP ist eine Form der Internettelefonie. Damit Sie Voice over IP nutzen können, benötigen Sie eine VoIP-Telefonanlage, die Sie entweder als Cloud mieten oder stationär bzw. lokal bei sich in der Arztpraxis installieren können. IP-Telefone sind Bestandteile der Telefonanlage. Sie gibt es in Form von unterschiedlichen Endgeräten: Softphones (Laptop, PC, Tablet oder Smartphone) oder Hardphones (Tischtelefone). Sie können sogar Ihr altes Telefon mit einem Adapter weiterhin nutzen.
Vorteile
- Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung
- Geringe Kosten, bestehende Hardware kann weiterhin genutzt werden
- Auch nutzbar, wenn Ihre Medizinisch-technischen Assistenten (MTA) Papierkram zu Hause erledigen
- Großer Funktionsumfang
- Keine Mindestvertragslaufzeiten, monatlich kündbar
Nachteile
- Internet zwingend nötig, sonst geht nichts
- Gleiches gilt für Strom
Sollte die Telefonie per Voice over IP für Sie infrage kommen, lohnt sich der Vergleich der Anbieter. Ganz einfach funktioniert das zum Beispiel mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich!
Cloud Telefonanlage
Eine cloud-basierte Telefonanlage bringt die gleichen Leistungsmerkmale einer klassischen Telefonanlage mit sich, kann aber darüber hinaus noch weitaus mehr. Zwei bedeutende Unterschiede gibt es: Mit der Cloud Telefonie telefonieren Sie über Internetleitungen statt über Telefonleitungen. Zudem sind Ihre Daten sicher auf externen Servern eines Drittanbieters gespeichert. Sie nutzen die Serverstruktur eines Providers, der Wartung und Instandhaltung übernimmt. Diese Art der Telefonie ist günstiger als etwa eine eigene Telefonanlage in der Praxis zu haben. Sie zahlen monatliche Gebühren und müssen sich um nicht viel kümmern, daher ist die Cloud Telefonie besonders beliebt.
Vorteile
- Arztpraxen sind technisch auf dem neuesten Stand
- Intuitive Benutzeroberfläche, somit keine lange Einarbeitungszeit
- Flexibilität bei den Endgeräten: Smartphone, PC, Tablet oder Tischtelefon
- Bis zu 150 verschiedene Funktionen möglich
- Geringe Kosten, keine Kosten für eine lokale Anlage
- Kein Wartungsaufwand
Nachteile
- Stabiles Internet muss vorhanden sein
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Achtung Datensicherheit: Da gerade in Arztpraxen mit hochsensiblen Daten gearbeitet wird, sollten Sie einen Provider suchen, dessen Server in Deutschland stehen.
SIP-Telefonanlage
Auch bei einer SIP-Telefonanlage findet die Telefonie übers Internet statt. Zur Datenübertragung kommt das Session Initiation Protocol (SIP) zum Einsatz. Es ist die am weitesten verbreitete Möglichkeit, eine VoIP-Verbindung aufzubauen. Sie werden in der Handhabung allerdings keinen Unterschied merken. SIP-Telefonanlagen laufen ebenfalls über eine Cloud und können von überall aus betrieben werden. Lediglich die Breitbandleistung muss stimmen. Pro Gespräch werden 100 k/Bits im Up- und Download veranschlagt.
Vorteile
- Günstige Monatspreise
- Flexibel von überall nutzbar
- Schnelle Einrichtung
- Intuitive Bedienung
- Flexibel erweiterbar
Nachteile
- Stabiles Internet muss vorhanden sein
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Achtung Datensicherheit: Da gerade in Arztpraxen mit hochsensiblen Daten gearbeitet wird, sollten Sie einen Provider suchen, dessen Server in Deutschland stehen.
Sollte SIP-Telefonie für Sie infrage kommen, vergleichen Sie verschiedene SIP-Anbieter auf unserer Anbietervergleichs-Seite. Nutzen Sie auch unser Angebotsvergleich, um einen unverbindlichen und kostenlosen Angebotsvergleich für Ihre Arztpraxis durchzuführen.
Welche Voraussetzungen braucht die Telefonanlage für die Arztpraxis?
Damit Sie am Ende die richtige Wahl bei der VoIP-Telefonanlage für Ihre Arztpraxis treffen, muss diese bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Schließlich sollen Sie und vor allem Ihre Mitarbeitenden im Praxisalltag entlastet werden.
Darauf sollen Sie bei der Planung Ihrer Telefonanlage achten
- Die Telefonie in der Praxis darf keine Mehrarbeit sein und muss durch die TK-Anlage effizienter werden.
- Die Kosten der Telefonanlage sollten in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis stehen.
- In der Regel sind in Cloud-Telefonanlagen bereits rund 150 Funktionen enthalten. Achten Sie darauf, dass die Funktionen, die Sie brauchen, auch in Ihrem gewählten Tarif enthalten sind.
- Achten Sie außerdem darauf, einen Provider zu wählen, dessen Server in Deutschland stehen, damit Sie keine Probleme mit dem Datenschutz bekommen.
- Klären Sie mit dem Anbieter, ob die Praxissoftware mit der Telefonanlage verknüpft werden kann.
- Fangen Sie frühzeitig mit der Planung an, da unter anderem auch eine Rufnummernmitnahme dranhängt, die Sie im besten Fall drei Monate vorher beantragen sollten.
- Klären Sie die technischen Voraussetzungen in Ihrer Praxis, zum Beispiel die Leistungen Ihres Internets. Unter Umständen kann sich eine Aufstockung der Bandbreite lohnen.
- Möchten Sie Cloud-Telefonie nutzen oder doch lieber eine lokal installierte inhouse Telefonanlage? Hier gibt es Unterschiede in den Kosten, Wartungen und der Installation, weshalb dieser Aspekt gut überlegt sein sollte.
Wie Sie eine neue Telefonanlage für Ihre Arztpraxis planen und gleichzeitig den Praxisalltag managen, kann es mitunter ganz schön stressig werden. Besonders wichtige Aspekte haben wir für Sie in einer Checkliste für neue Telefonanlagen zusammengefasst .
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