Was ist eine PBX Telefonanlage? Alle Infos!
In der Cloud, gehosted, virtuell: Wir erklären, mit welchen Funktionen und Vorteilen eine PBX Telefonanlage die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens erleichtern und den Service für Kunden verbessern kann.
Für Eilige
Eine virtuelle PBX Telefonanlage
- ersetzt die physische Anlage in der Firma.
- ermöglicht Telefongespräche via VoIP.
- erlaubt es, verschiedene Arten von Endgeräten einzubinden.
- punktet mit hoher Ortsunabhängigkeit und Flexibilität.
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Schon analoge und ISDN-Telefonanlagen haben den Arbeitsalltag in unzähligen Unternehmen erheblich erleichtert. Mit der Umstellung auf All-IP, das verschiedene Übertragungstechniken bündelt und den Datenaustausch über das Internet ermöglicht, hat sich die Telefonie aber noch einmal deutlich weiterentwickelt. Mit ihrem enormen Funktionsumfang übertrumpfen moderne IP-PBX-Telefonanlagen ihre Vorgänger bei Weitem. Doch was ist PBX eigentlich? Sie möchten eine PBX Telefonanlage für Ihr Unternehmen anschaffen? Wir bieten einen kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich, sodass Sie unkompliziert die beste Lösung für Ihren Bedarf finden.

Was bedeutet die Abkürzung PBX?
Die Bedeutung von PBX ist „Private Branch Exchange“. Im deutschsprachigen Raum ist manchmal auch von Nebenstellenanlage (NstAnl) oder Teilnehmervermittlungsanlage (TVA) die Rede. Nutzte man früher analoge und ISDN-Nebenstellenanlagen, werden diese inzwischen von IP-Telefonsystemen – auch IP-PBX genannt – abgelöst. Das „IP“ weist dabei auf die Datenübertragung mittels Internet Protocol hin. Bei einer solchen VoIP-Telefonanlage ist kein herkömmlicher Telefonanschluss mehr vorhanden, statt über Telefonleitungen werden Gespräche hierbei über das Internet geführt. Stellt ein Anbieter seine PBX-Dienste als Software-basierte Lösung über die Cloud zur Verfügung, spricht man im Allgemeinen von einer virtuellen, gehosteten oder einfach Cloud-Telefonanlage.
Was ist PBX Telefonie?
Private Telefonanlagen ermöglichen die Kommunikation mehrerer Endgeräte innerhalb sowie die Verbindung zu Teilnehmern außerhalb eines Unternehmens. Für interne Gespräche fallen dabei keine Gebühren an. Auch beim Telefonieren nach außerhalb ergeben sich Kostenvorteile. Früher machten analoge und ISDN-Anlagen eigene Telefonleitungen pro Netzteilnehmer hin zur Telefongesellschaft überflüssig, DECT-Telefonanlagen brachten ein höheres Maß an Mobilität mit sich. Heute nutzen IP-PBX die Internetverbindung für die Datenübertragung.
Bereits mit einigen Standardfunktionen vereinfacht und beschleunigen PBX-Systeme viele Arbeitsabläufe. „Halten“ etwa verschiebt Anrufer in die Warteschleife, „Makeln“ erlaubt das Springen zwischen verschiedenen Gesprächen und eine Rufumleitung dirigiert einen eingehenden Anruf gleich zu einem anderen Mitarbeiter. Auch „Anklopfen“, „Wahlwiederholung“ oder „Anrufweiterleitung“ sollten bei keiner PBX fehlen.
Zeitgemäße Hosted PBX kommen aber noch deutlich vielseitiger daher. 150 Funktionen und mehr sind keine Seltenheit. Mit der persönlichen Voicemail steht jedem Nutzer ein Anrufbeantworter zur Verfügung, der über die Cloud von jedem zugewiesenen Endgerät und Client erreichbar ist. Elektronische Faxe lassen sich am PC versenden und öffnen und Besetztlampenfelder geben Auskunft darüber, welche Arbeitsplätze derzeit besetzt oder frei sind. Zudem können Telefonkonferenzen mit Cloud PBX bequem gestartet werden. Und Unified Communications schließlich vereint Kommunikationswege wie Telefonie, SMS, E-Mail, Videokonferenzen und einiges mehr.
Warum lohnt sich Cloud PBX?
Wer eine Cloud PBX nutzt, kann auf die physische Telefonanlage in der Firma verzichten. Aufwendige Verkabelungen vor Ort entfallen damit. Dafür steht Nutzern einer virtuellen Telefonanlage ein enormer Funktionsumfang zur Verfügung, der vom Anbieter als Software as a Service (SaaS) per Voice over IP (VoIP) über das Internet bereitgestellt wird. Der Provider ist auch für Wartung, Updates und Reparaturen verantwortlich. Das spart Kosten.
Darüber hinaus spricht auch die Möglichkeit, ein dezentrales Arbeiten zu ermöglichen, für VoIP PBX. Mitarbeitende können von unterschiedlichen Standorten aus telefonieren und selbst entscheiden, welches Endgerät sie dafür nutzen möchten: ein IP-fähiges Hardphone oder ein auf Smartphone, Rechner oder Tablet installiertes Softphone? Sollen Nebenstellen hinzugefügt oder entfernt werden, geschieht das mit ein paar Klicks über eine Web-Oberfläche. Gezahlt wird am Ende nur für die tatsächlich in Anspruch genommene Leistung.
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Wie funktioniert eine Cloud PBX?
Sowohl die Telefonie als auch die zahlreichen Funktionen werden beim PBX Hosting im Rechenzentrum des Anbieters bereitgestellt. Statt über einen Telefonanschluss führen die Teilnehmer ihre Gespräche mit VoIP über das Internet. Dafür ist ein DSL-Anschluss erforderlich, der eine leistungsstarke und stabile Verbindung gewährleistet. Per Ethernet-Anschluss werden IP-basierte Telefone dann direkt ins Firmennetzwerk eingebunden. Grundsätzlich können Teilnehmer aber von überall, wo es eine ausreichend gute Internetverbindung gibt, auf die Cloud PBX zugreifen. Eine gute Sprachqualität erreicht man mit etwa 100 kbit/s pro Sprachkanal, für Download und Upload. Die analogen Sprachsignale werden zunächst digitalisiert und als Datenpakete über das Netzwerk verschickt. Das Session Initiation Protocol (SIP) ist dabei für Auf- und Abbau der Verbindung zuständig, das Internet Protocol (IP) für die Datenübermittlung.
tradingtwins-Tipp: Das Smartphone als Nebenstelle – dank Fixed Mobile Convergence
„Viele Menschen haben ihr Smartphone während der Arbeit ohnehin dabei. Warum den nützlichen Begleiter dann nicht gleich zur vollwertigen Nebenstelle machen? Fixed Mobile Convergence (FMC) ermöglicht es Ihnen, Ihr Handy in die virtuelle PBX Telefonanlage Ihres Unternehmens einzubinden. Erreichbar sind Sie dann unter einer einzigen Nummer – sowohl über das Telefon auf dem Schreibtisch als auch unterwegs über das Smartphone. Die Dienste der Cloud PBX können unabhängig von Standort und Endgerät genutzt werden. Im Zusammenhang mit FMC kann zudem die Funktion „Paralleles Klingeln“ von Vorteil sein. Sie regelt, dass eingehende Anrufe auf all Ihren gewünschten Endgeräten angezeigt werden. Das verringert die Gefahr, dass Sie wichtige Gespräche verpassen.“

Anna
tradingtwins Redaktion
Was ist ein PBX Server?
Wer über die Nutzung einer PBX nachdenkt, muss eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Soll es eine lokale Lösung sein oder eine gehostete? Lokale PBX können auf einem firmeneigenen Server installiert werden. Bei dieser Variante behalten Nutzer mehr Kontrolle über die Anlage als bei virtuellen Varianten. Dafür muss man jedoch Zeit und Geld in die Wartung oder für Updates und Reparaturen investieren. Möchte man sich den Aufwand ersparen, ist eine Hosted PBX die richtige Wahl. Die Infrastruktur dieser virtuellen Telefonanlagen liegt dann im Rechenzentrum des Anbieters – genauso wie die Verantwortlichkeit dafür.
Welche Vorteile haben virtuelle PBX?
Cloud PBX vereinfachen die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihren Gesprächspartnern einen besseren Service anzubieten. Zudem ist Kostenersparnis ein relevanter Faktor. Allerdings haben Hosted PBX auch einige Nachteile.
Die Vorteile von Cloud-PBX
Ortsunabhängigkeit
Vorbei die Zeiten, in denen man sich in seinem Arbeitszimmer aufhalten musste, um unter seiner Büronummer erreichbar zu sein. Virtuelle PBX binden Endgeräte überall auf der Welt in die Telefonanlage ein. Das kommt Unternehmen mit mehreren Niederlassungen genauso zugute wie Mitarbeitenden, die im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten.
Skalierbarkeit
Die Größe eines Unternehmens kann sich schnell verändern – und damit auch der Bedarf an Nebenstellen. Kommen neue Mitarbeitende hinzu, kann eine virtuelle Telefonanlage über eine Weboberfläche erweitert werden. Genauso unkompliziert ist das Abbestellen. Und: Bezahlt wird nur für die genutzten Nebenstellen.
Komfortable Einrichtung
Ein besonderes technisches Fachwissen ist nicht notwendig, um eine Cloud-PBX in Betrieb zu nehmen. So vergehen nur wenige Minuten zwischen Anschaffung und dem ersten Telefonat.
Leichte Bedienbarkeit
Nutzt man IP-fähige Tischtelefone, muss man sich nicht erst mit einer neuen Technik anfreunden.
Geringe Kosten
Kosten entstehen, sofern man neue VoIP-Telefone für ein PBX-System anschaffen möchte. Dafür spart man an anderer Stelle Geld, etwa für Wartung und Reparatur. Zudem zahlt man lediglich für die tatsächlich genutzten Nebenstellen. Und nicht zuletzt sind die Verbindungspreise meist günstiger als bei Anbietern herkömmlicher Anlagen.
Großer Funktionsumfang
Neben dem Standard bieten moderne PBX eine ganze Reihe weiterer Funktionen. Dank Interactive Voice Response (IVR) können Anrufer gleich zur richtigen Abteilung navigieren. Mitarbeitende lassen sich zu Gruppen zusammenfassen und signalisieren ihre Verfügbarkeit über eine Statusanzeige. Und bei einem eingehenden Anruf liegen die Kundendaten schon vor, bevor die Begrüßung am Telefon erfolgt ist - dank PBX-Anbindung an CRM-Systeme.
Die Nachteile von PBX
Obwohl Hosted PBX mit einer Menge von Vorteilen punkten, sind sie keineswegs frei von Nachteilen. In erster Linie ist die Abhängigkeit von der Internetverbindung zu nennen. Ist diese von schlechter Qualität oder bricht gar ab, können Störungen die Folge sein. Auch der Sicherheitsaspekt sollte berücksichtigt werden – immerhin liegen wichtige Daten auf den Servern eines Anbieters. Zudem gibt man, anders als bei der herkömmlichen Telefonanlage im Keller oder Technikraum, die Kontrolle über das System zum Großteil an den Provider ab.
Wie hoch sind die Kosten für PBX?
Die Kosten für Cloud PBX fallen pro gebuchter Nebenstelle an, hinzu kommen die Verbindungsentgelte. Telefongespräche zwischen den Nutzern der PBX sind allerdings kostenfrei. Nicht immer können Nebenstellen einzeln hinzugebucht oder abbestellt werden, stattdessen gibt es sie dann in Paketen. Eine exakt auf die Anzahl der Mitarbeitenden abgestimmte Nebenstellenzahl ist dann nicht zwangsläufig möglich. Einige Anbieter verlangen Bereitstellungsgebühren für ihren Dienst. Wer die Konfiguration der PBX vor Inbetriebnahme nicht selbst übernehmen möchte, kann oftmals einen entsprechenden kostenpflichtigen Service in Anspruch nehmen. Je nach Anbieter können auch Zusatzfunktionen Kosten verursachen. Daher sollte man sich vorab darüber im Klaren sein, welcher Leistungsumfang tatsächlich notwendig ist, und sich die gewünschten Services dann im Baukastensystem zusammenstellen.
Fazit: PBX eignen sich für Unternehmen aller Art
Unabhängig von Branche oder Größe des Unternehmens bieten Cloud PBX einen echten Mehrwert. Sie verbessern die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden untereinander und erlauben es ihnen, Kunden einen schnellen und hochwertigen Service anzubieten. Flexibilität, Ortsunabhängigkeit und eine Vielzahl an Funktionen tragen dazu bei, dass Nutzer das Potenzial internetbasierter Kommunikation bestmöglich ausschöpfen können. Hinzu kommen die vergleichsweise geringen Kosten. Die machen Cloud PBX auch für junge Firmen interessant, die zu Beginn vielleicht hohe Investitionen scheuen. Verschaffen Sie sich mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich einen Überblick über die verschiedenen PBX und wählen Sie die Anlage, die ideal zu Ihren Anforderungen passt.
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