VoIP-Telefonanlagen für Unternehmen

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Telefonanlage für kleine Unternehmen – Alle Infos!

VoIP-Telefon­anlagen bieten besonders kleinen Unter­nehmen viel Flexibilität zu geringen Kosten. Wir nennen die wichtigsten Vorteile und Funktionen und erklären, worauf Sie bei der Auswahl einer Telefonanlage für kleine Unternehmen achten sollten.

Für Eilige:

Telefon­anlagen für kleine Unternehmen

  • erlauben eine zukunfts­orientierte Kommunikation.
  • können Arbeits­abläufe und den Kunden­service verbessern.
  • ermöglichen einen kosten­günstigen Einstieg in die VoIP-Telefonie.
  • gibt es als externe Cloud-Lösung oder als Inhouse-Variante.
  • finden Sie bei uns im tradingtwins-Angebotsvergleich!

Telefon­anlagen sind nur etwas für große Unternehmen? Weit gefehlt! Zwar mögen sich die Anforderungen unterscheiden, doch gerade kleine Unternehmen profitieren von der hohen Flexibilität und den vergleichs­weise geringen Kosten. Insbesondere die Umstellung von ISDN auf All-IP-Technologie gelingt mit zeitgemäßen Private Branch Exchange (PBX) recht komfortabel. Zudem lassen sich digitale Tele­kommunikations­lösungen meist den eigenen Bedürfnissen maßgeschneidert anpassen. Zahlreiche Funktionen beschleunigen Arbeits­abläufe und erhöhen deren Effizienz – allein der Wegfall einer unüber­sichtlichen Zettel­wirtschaft mit Rückruf­bitten könnte für viele ein gewichtiges Argument für eine Anschaffung sein. Sie denken über eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen nach? Mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich finden Sie die besten Telefonanlagen für Ihr kleines Unternehmen.

Mann telefoniert über Voice over IP per Headset

Welche Vorteile haben Telefon­anlagen für Kleinbetriebe?

Die moderne Arbeitswelt stellt kleinere Firmen im Bereich der Kommunikation vor einige Herausforderungen, die mit herkömmlichen Telefonanlagen und ihrem beschränkten Funktionsumfang kaum zu bewältigen sind. Zeitgemäße Systeme können dagegen zur Verbesserung des Kunden­services oder der Zusammen­arbeit der Mit­arbeitenden unter­einander beitragen. Ein weiterer Plus­punkt sind die Kosten für die Telefon­anlagen.

Die wichtigsten Vorteile von Telefonanlagen für kleine Unternehmen

Vielzahl an Funktionen

VoIP-Telefon­anlagen für kleine Unternehmen erlauben das Zusammen­schalten mehrerer Teilnehmer zu Telefon­konferenzen, die Aufzeichnung von Anrufen für Protokolle oder Vertrags­gestaltungen oder die Anruf­annahme durch ein Sprach­menü, das Anrufer gleich in die richtige Abteilung dirigiert. Analyse-Werkzeuge geben Aufschluss über die Effizienz verschiedener Arbeits­prozesse und helfen bei der Unternehmens­führung. Rückruf­bitten müssen nicht mehr per Zettel weiter­gegeben werden, sondern lassen sich über das Dashboard gleich dem gewünschten Gesprächspartner zuweisen.

Unkomplizierte Einrichtung

Heutige Small-Business-Telefon­anlagen verdrängen ihre herkömmlichen Vorgänger – und damit auch komplizierte Verkabelungen und sperrige Kästen aus den Firmen­gebäuden. Ein Zugang zum Internet ist ausreichend. So können Cloud-Telefonanlagen für kleine Unternehmen auch ohne spezielle Technik­kenntnisse eingerichtet werden.

Mailbox für Mitarbeitenden

Wie beim Smart­phone steht allen Nutzern einer SIP-Telefon­anlage für Klein­betriebe eine eigene Mailbox zur Verfügung. So kommen die Nachrichten direkt beim gewünschten Empfänger an.

Einbindung von Smartphones

Handys lassen sich zur Telefon­anlage einer kleinen Firma hinzu­fügen. So profitieren auch Außen­dienst­mitarbeitende von den Vorteilen des Systems und sind unterwegs unter ihrer Büronummer erreichbar.

Einsparung von Kosten

Allein durch den Wegfall von Wartungs- und Reparatur­arbeiten, die bei herkömm­lichen Anlagen anfallen, sparen Unternehmen viel Zeit und Geld für Personal. Zudem zahlen sie nur für die tatsächlich in Anspruch genommene Leistung – also pro registrierter Neben­stelle. Die Anzahl lässt sich flexibel erweitern oder verkleinern, je nachdem, wie sich die Größe des Unter­nehmens verändert. Die Tarife sind meist günstig und Gespräche zwischen Nutzern der Small-Business-Telefon­anlage kostenlos.

Telefonie im Homeoffice

Was für Außen­dienstler gilt, trifft auch auf Mitarbeitende im Home­office zu. Sie können ebenfalls an die virtuelle Telefon­anlage angebunden werden und deren zahlreiche Funktionen nutzen.

Zusammenspiel mit CRM-Systemen

Ist das eigene Customer-Relationship-Management mit der VoIP-Telefon­anlage für kleine Unter­nehmen verbunden, erhält man eine ganz­heitliche Daten­basis, aus der Mitarbeitende den aktuellen Stand der Kunden­beziehung ersehen können. Relevante Informationen erhält man schon vor Gesprächs­beginn.

Die Nachteile von Telefon­anlagen für Kleinbetriebe

Mit ihren zahlreichen Funktionen über­trumpfen VoIP-Telefon­anlagen für kleine Unternehmen ihre überholten Vorgänger bei Weitem. Allerdings sind sie auf eine stabile und leistungs­starke Internet­verbindung angewiesen. Ist diese gestört oder unter­brochen, kann es zu Ausfällen und Störungen kommen. Ein weiterer Nachteil könnte entstehen, falls man IP-fähige Telefone anschaffen möchte. Das ist mit Investitionen verbunden. Nutzt man auf dem PC installierte Soft­phones, empfiehlt sich der Kauf von Headsets. Derartige Ausgaben haben sich aber schnell rentiert. Sie sind neugierig, worum es sich bei einem IP-Telefon genau handelt? Unser Ratgeber-Artikel „Was ist ein IP-Telefon?“ klärt auf!

Telefon­anlage für kleine Unternehmen gesucht? tradingtwins hilft weiter!

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Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Bevor man tatsächlich nach einer kleinen Tele­kommunikations­anlage (TK-Anlage) für die eigene Firma schaut, sollte man zunächst die technischen Voraus­setzungen überprüfen. Eine stabile Internet­verbindung mit genügend Band­breite und einer geringen Latenz gewähr­leistet Gespräche in top Qualität. Im nächsten Schritt sollte man sich mit den – vielleicht schon vorhandenen – End­geräten befassen. Nutzt man klassische oder VoIP-fähige Tisch­telefone oder setzt man auf Softphones, die auf PC, Smartphone oder Tablet installiert sind? Oder werden beide Varianten miteinander kombiniert?

Anschließend ist ein Vergleich der Anbieter unerlässlich. Ihr Service sollte in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis stehen und die gewünschten Anforderungen abdecken. Auch der angebotene Support kann ein wichtiges Kriterium sein. Die folgenden Punkte können eine erste Orientierungs­hilfe bei Wahl einer guten Telefon­anlage für kleine Unternehmen bieten. Weiter­gehende Informationen dazu haben wir in unserer Checkliste für Telefon­anlage zusammen­geführt.

  • Gewünschte End­geräte: Über welche IP-fähige End­geräte verfügt das Unter­nehmen bereits? Welche Investitionen stehen für Neu­anschaffungen bereit?
  • Einsatz­orte der Mitarbeitenden: Sollen die Mit­arbeitenden auch außerhalb der Firma unter ihrer Büro­nummer erreichbar sein – etwa im Homeoffice, unterwegs im Außen­dienst oder gar auf Reisen ins Ausland?
  • Anzahl der Büros: Gibt es mehrere Büro­räume in der Firma, zwischen denen Telefon­gespräche geführt oder Anrufe weiter­geleitet werden sollen?
  • Qualität des Kunden­service: Gehört ein hoch­klassiger Kunden­service zu den Stärken des Unter­nehmens? Kann dieser durch den Einsatz moderner Hilf­smittel sicher­gestellt oder gar gesteigert werden?

tradingtwins-Tipp: Alte Telefon­anlagen nicht unbedingt abschreiben

„Mit der All-IP-Umstellung haben VoIP-Telefonanlagen auch in kleinen Unternehmen ihren Siegeszug angetreten. Das bedeutet jedoch nicht, dass ältere Anlagen zwangs­läufig ausgedient haben. Oftmals lassen sie sich unter Verwendung eines passenden Gateways für VoIP nutzen. Das macht auch den Einsatz anderer Geräte überflüssig, etwa eines DSL-Splitters, der für die gleich­zeitige Nutzung von analogen Telefonen und DSL-Breitband-Internet zuständig ist.“

Anna

Anna

tradingtwins Redaktion

Welche Telefon­anlage eignet sich für kleine Unter­nehmen?

Für VoIP-Telefonie können kleinere Betriebe zwischen extern gehosteten VoIP-Telefonanlagen in der Cloud und lokal installierten VoIP-Anlagen in den eigenen Geschäfts­räumen wählen. Oftmals fällt die Entscheidung zugunsten der externen Variante aus, da sie für die meisten Firmen mehr Vorteile bietet. Allerdings können zum Beispiel sehr hohe Sicherheits­anforderungen den Ausschlag für eine lokal installierte PBX geben.

On-premise-Telefonanlage

Lokal installierte VoIP-Telefon­anlage

Statt auf extern gehostete Telefon­anlagen können Firmen auf lokal installierte Alternativen setzen. Mit lokalen Inhouse-Telefon­anlagen behalten Sie stets die Kontrolle und können das System gegen externe Zugriffe sperren. Es ist dann im Besitz des Unter­nehmens und die Daten liegen auf firme­ninternen Servern. Aller­dings fallen auch Wartungs- und Reparatur­arbeiten sowie Updates in den Zuständig­keits­bereich der Firma. Treten Fehler auf, muss oft ein Techniker hinzu­gezogen werden. Bei schwer­wiegenderen Problemen kann die Ausfall­zeiten hoch sein. Zudem sind die Anschaffungs­kosten für die Telefon­anlagen vergleichs­weise hoch.

On-premise-Telefonanlage

Extern gehostete VoIP-Telefon­anlagen

Mit cloud­basierten, extern gehosteten Telefon­anlagen gelingt der Umstieg auf VoIP-Telefonie reibungs­los. Schon die unkomplizierte Installation und Hand­habung spricht für die Variante. Zudem lassen sich Kosten sparen, da der Einsatz eines Technikers nicht not­wendig und die erforderliche Hard­ware oft bereits vorhanden ist. Die Verant­wortung für Wartung und Reparaturen liegt beim Provider, der seine Leistungen aus einem Rechen­zentrum heraus anbietet. Um sie nutzen zu können, muss eine entsprechende Software auf den Endgeräten des Unter­nehmens installiert sein.

VoIP macht Kommunikation für kleine Unternehmen zukunfts­sicher

Ob in der Anwalts­kanzlei oder in der Arzt­praxis, ob für Steuerberater oder Callcenter: Mit einer VoIP-Telefonanlage heben kleine Unternehmen ihre Kommunikation auf ein zeit­gemäßes Level. Individualisierbare Leistungen und eine maximale Ortsun­abhängigkeit sorgen dabei für ein Höchst­maß an Flexibilität. Ihr enormer Funktions­umfang sowie geringe Kosten machen moderne VoIP-Telefon­anlagen für Firmen aus den vielfältigen Branchen interessant. Mit unserem kosten­losen und unverbindlichen Angebots­vergleich helfen wir Ihnen dabei, die für Sie beste Kleines-Business-Telefonanlage zu finden.

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