Was ist Cloud-Telefonie? Definition, Funktionen & Co.

Her­kömmliche Telefon­anlagen, basierend auf ISDN, haben seit Beginn 2023 voll­ständig ausgedient. Zu viel­fältig und modern sind internet­basierte Alter­nativen, die mit deutlich größerem Funktions­umfang und günstigen Preisen punkten. Eine davon: Cloud-Telefonie. Wir erklären, was darunter zu verstehen ist, wie sie funktioniert und welche Voraus­setzungen Cloud-Telefonie an Ihr Unter­nehmen stellt.

Bereits seit 2014 war die kontinuier­liche Ab­schaltung von Integrated Services Digital Network (ISDN) in vollem Gange. Mit Beginn des Jahres 2023 hat diese Art der Telefonie in Deutschland restlos ausgedient. Grund für die Deaktivierung ist unter anderem das Aufkommen neuer Technologien, beispiels­weise das internet­basierte Voice over IP (VoIP), welches aktuell den Standard für Telefonie bildet. Eine Variante dieser Technik ist Cloud Telefonie. Mit günstigen Anschaffungs­kosten, großem Funktions­umfang und leichter Hand­habung ist die Cloud-Technologie interessant für Unter­nehmen jeder Größe.

Was ist Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie ist eine Variante der Internet­telefonie. Kurz erklärt, umfasst sie nicht nur das klassische Telefonieren, sondern ermöglicht viele zusätzliche Funktionen: Videoanrufe, Fax-Versendungen oder das Dokumentieren von Kunden­informationen sind nur wenige Beispiele der zahl­reichen Optionen. Ein großer Unter­schied zur ISDN-Telefonie ist, dass Cloud-Telefonie über eine Software zur Verfügung gestellt wird, auf die die Nutzer über einen Internet­anschluss zugreifen können. Ein Telefon­anschluss oder stationäre Hard­ware wird nicht zwingend benötigt. Dies heißt jedoch nicht, dass nicht auch stationäre IP-Telefone in eine cloud­basierte Telefon­anlage ein­gebunden werden können: Je nach Bedarf können auch stationäre IP-Telefone mit einer Cloud-Telefon­anlage verbunden werden.

Wie funktioniert Cloud-Telefonie?

Bei Cloud- bzw. internet­basierter Telefonie im Allgemeinen werden Sprach­signale im Internet umgewandelt und ins öffentliche Telefonnetz übertragen. Zuständig für die Umwandlung und damit zeitgleich Basis jeglicher Internet­telefonie ist das Netzwerk­protokoll „Session Initiation Protocol“ (SIP). Es sorgt für eine einwand­freie Sprach­qualität und wird benötigt, um eine Verbindung zwischen den Endgeräten und der Cloud her­zustellen. Der Vorgang der Umwandlung wird im Allgemeinen als VoIP bezeichnet.

Das Prinzip der Cloud-Telefonie ist ein klassisches Beispiel für „Software as a Service“ (SaaS). Denn die Nutzer beziehen ihre Dienste über eine Software aus dem Internet. Diese wird vom Cloud-Anbieter bereit­gestellt: Ein ent­scheidendes Merkmal der Cloud-Telefonie, denn die Software wird nicht auf firmen­internen, sondern auf externen Servern in einem Rechen­zentrum des Anbieters gehostet. Die Nutzer können über das Internet auf die Software zugreifen und auf diese Weise telefonieren, Videoanrufe durch­führen oder weitere Services in Anspruch nehmen. Bildlich gesprochen geben Sie Ihre Telefon­anlage bei Cloud-Telefonie also in die Obhut des jeweiligen Anbieters. Der Vorteil: Dieser kümmert sich dauerhaft um Updates, Daten­sicherheit und Wartungs­arbeiten.

2 Arten von Cloud-Telefonie

Je nach Anbieter können entweder verschie­dene Kunden eines Anbieters auf den­selben Server zugreifen (IP-Centrex-Lösung) oder erhalten von Ihrem Provider eine Cloud-Telefon­anlage mit höherer Daten- sowie Ausfall­sicherheit auf einem dedi­zierten bzw. eigenen Server (Hosted PBX).

Das kann Cloud-Telefonie

Mit Cloud-Telefonie bieten Sie Ihren Mit­arbeitenden einen Telefon­service, der weit über den Funktions­umfang klassischer Telefonie hinaus­geht. So können Sie neben Weiter­leitungen, Rufnummern­unterdrückung oder Call-Pickups für abwesende Mit­arbeitende auch Telefon­konferenzen oder Video­calls starten. Ebenso ist das Empfangen und Versenden von Faxen oder das Auf­zeichnen von Anrufen möglich. Folgende Features sind charakter­istisch für Cloud-Telefonie:

Unterschied Cloud-Telefonie, VoIP und SIP

Beim Thema Cloud-Telefonie stoßen Sie häufig auf die Begriffe „VoIP“ und „SIP“. In vielen Fällen werden die drei Begrifflich­keiten synonym verwendet, was jedoch nicht ganz korrekt ist. Zwar hängen sie eng mit­einander zusammen und gehören alle in die Kategorie „Internet­telefonie“, doch gibt es kleine Unter­schiede, die wir für Sie skizziert haben:

Mit welchen Endgeräten kann ich Cloud-Telefonie verwenden?

Cloud-Telefonie ist grund­sätzlich mit allen internet­fähigen End­geräten verwendbar. Das heißt: Wenn Sie sich für Cloud-Telefonie ent­scheiden, sind Sie weder auf VoIP-Telefone noch auf stationäre Hard­ware angewiesen - was nicht heißt, dass der Einsatz nicht möglich ist. Statt­dessen können Sie problem­los internet­fähige Geräte wie Computer, Smart­phones, Tablets nutzen. Diese müssen nicht neu sein, es können auch bereits vor­handene Geräte für die Cloud-Telefonie auf­gerüstet werden. Das Einzige, was Sie dafür tun müssen, ist die Installation einer ent­sprechenden Software. Mit einem sogenannten Client können sich Benutzer ganz einfach über ver­schiedene End­geräte mit der Telefon­anlage verbinden. Das Gute daran: Auch nach­träglich können weitere Geräte hinzugefügt werden. Wenn eine Software zur Telefonie auf einem (mobilen) Endgerät installiert ist, wird dies als Soft­phone bezeichnet.

Aber auch, wenn Sie Ihre bestehende Hardware, beispiels­weise ISDN-Endgeräte, weiter verwenden möchten, ist dies möglich. In diesem Fall können Sie die Telefone mit­hilfe eines Analog-Telefon-Adapters (ATA) an das IP-Netz an­schließen. Aber Achtung: Die Gefahr ist groß, dass bei dieser Variante Funktions­einbußen entstehen. Besonders als Zwischen­lösung kann dieser Weg jedoch eine hilf­reiche Option sein.

Egal für welche Geräte Sie sich ent­scheiden: Wichtig ist das Vorhanden­sein eines SIP (Session Initiation Protocol). Dieses wird benötigt, um die Ver­bindung zwischen den End­geräten und der Cloud herzu­stellen. Nur dann funktioniert Cloud-Telefonie und Sie haben Zugriff auf die ver­schiedenen Funktionen. Die Zugangs­daten für Ihre SIP-Adresse werden in der Regel vom VoIP-Anbieter aus­gegeben.

Wie kann ich eine Cloud-Telefon­anlage im Unter­nehmen einrichten?

Der Umstieg auf Cloud-Telefonie ist mit vergleichs­weise wenig Aufwand und geringen Voraus­setzungen verbunden. Sie benötigen weder einen Telefon­anschluss, noch muss ein Techniker für die Ein­richtung bei Ihnen vorbei­kommen. Alles, was Sie für die Installation brauchen, sind:

• Internet­anschluss mit aus­reichender Band­breite
• IP-fähige End­geräte zum Telefonieren
• Ent­sprechende Soft­ware

Ihre bestehende Ruf­nummer können Sie bei Bedarf problem­los vom alten Anbieter über­nehmen. Um Ihren Mit­arbeitenden eine gute Sprach­qualität zu garantieren, müssen Sie auf eine aus­reichende Breitband­verbindung achten. Diese hängt von der Größe Ihres Unter­nehmens und der Internet­nutzung bzw. dem Telefonie-Verhalten der Mit­arbeitenden ab. Um eine hohe Qualität zu gewähr­leisten, werden pro Telefon­gespräch im Up- und Download rund 100 kbit/s benötigt.

tradingtwins-Tipp: Woher kommt Cloud-Telefonie?

„Die techno­logische Basis der Cloud-Telefonie ist das Cloud-Computing. Dieses baut auf der Erkenntnis auf, dass es ineffizient ist, Energie überall dort zu erzeugen, wo sie gebraucht wird. Statt­dessen entstand der Grund­gedanke, Energie zentral bereit­zustellen und anschließend an die Orte zu verteilen, an denen sie benötigt wird. Diesem Prinzip folgt die heutige Cloud-Technologie: Eine Cloud speichert mithilfe des Internets Daten auf einem physischen Daten­speicher. Diese lassen sich von überall und jeder­zeit abrufen, wenn sie benötigt werden.“

Sophia

tradingtwins Redaktion

Für wen eignet sich Cloud-Telefonie?

Ob kleines, mittel­ständisches oder großes Unter­nehmen: Dank ihrer Flexibilität und Skalier­barkeit eignen sich cloud­basierte Telefon­anlagen für jedes Unter­nehmen. Denn Zukunfts­sicher­heit und Modernität sind überall gern gesehen. Gerade kleine und mittel­ständische Unternehmen, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen, profitieren von der Cloud-Lösung, da sie mit wenig internem Personal­aufwand und geringen Kosten verbunden ist. Außerdem kümmert sich der Cloud-Anbieter in der Regel um den einwand­freien Betrieb des Systems: Wartungen, regel­mäßige Software- und Sicherheits­updates fallen daher nicht in Ihren Aufgaben­bereich. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Auch für Unter­nehmen, die auf Home- oder Mobile-Office setzen, ist Cloud-Telefonie sinnvoll, damit die Mit­arbeitenden jederzeit und überall die gleichen Telefon­bedingungen haben.

Wie steht es um die Sicher­heit meiner Daten?

Da Cloud-Telefonie über den Server eines externen Dienst­leisters läuft, kommt nicht selten die Befürchtung auf, dass die eigenen Daten dort nicht sicher sind. Und das nicht ganz zu Unrecht. Die Sicher­heit Ihrer persönlichen Daten hängt stark von den Anbietern ab. Besonders mit deutschen Rechen­zentren sind Sie jedoch gut geschützt und müssen sich im Normal­fall keine Sorgen machen. Denn diese unter­liegen den strengen Datenschutz­richtlinien Deutschlands und schützen Ihre Daten in mehr­facher Hinsicht.

Zum einen sind Gespräche gegen­über Abhörern gut gesichert. Und auch Daten, die Sie in der Cloud ab­speichern, unter­liegen hohen Sicherheits­standards. Führende Cloud-Anbieter bewahren die Kunden­daten in hoch­sicheren, geo­redundanten Rechen­zentren auf. Das bedeutet, dass zwei Rechen­zentren, platziert an zwei ver­schiedenen Stand­orten, über denselben Daten­satz verfügen. Jedes kann bei Bedarf die Funktion des jeweils anderen Rechen­zentrums übernehmen. Auf diese Weise wird z. B. Ausfällen auf­grund von Unfällen oder Katastrophen entgegen­gewirkt. Die Sicher­heit Ihrer Daten liegt auch uns am Herzen: Alle mit uns kooperierenden Anbieter erfüllen daher die Datenschutz­richtlinien. Mit unserem kosten­losen Angebots­vergleich stehen wir Ihnen bei der Suche nach einem passenden Match zur Seite.

Check­liste: Sicher­heit Ihrer Daten mit Cloud-Telefonie

• Gespräche sind bestmöglich vor Abhörung geschützt
• Deutsche Rechen­zentren unterliegen strengen Datenschutz­richtlinien
• (Kunden-)Daten werden in geo­redundanten Rechen­zentren aufbewahrt

Wie teuer ist Cloud-Telefonie?

Im Vergleich mit vielen anderen Arten der Telefonie sind die Kosten für Cloud-Telefonie sehr gering, da hohe Anschaffungs- und Wartungs­kosten für die Anlage und Hardware i.d.R. weg­fallen. Der End­preis hängt von mehreren Variablen ab, sodass sich kein Pauschal­beitrag nennen lässt. Folgende Faktoren haben einen Einfluss auf die Kosten:

• Gebuchte Neben­stellen: Das Abrechnungs­modell bei Cloud-Telefonie basiert zu einem Groß­teil auf Ihren gebuchten Neben­stellen - also den Telefon­anschlüssen der einzelnen Mit­arbeitenden. Die Kosten für die Neben­stellen belaufen sich je nach Anbieter auf rund drei bis zwanzig Euro im Monat pro Neben­stelle. Häufig werden mehrere Pakete angeboten, die sich in ihrem Umfang unter­scheiden.
• Verbindungs­entgelte: Neben den festen Kosten für die Neben­stellen fallen zusätz­lich Verbindungs­entgelte an, also für die jeweils geführten Gespräche. Während Telefonate innerhalb des Unter­nehmens meist kosten­los sind, fallen Verbindungs­entgelte für Festnetz, Mobilfunk und Auslands­anrufe an, die sich je nach Anbieter unter­scheiden können. Bei Placetel beispiels­weise zahlen Sie einen Cent pro Gesprächs­minute ins deutsche Festnetz und rund zehn Cent pro Minute ins deutsche Mobil­funknetz. Bei Gesprächen ins Aus­land beginnen die Preise bei rund zwei Cent pro Minute, weichen aber je nach Land deutlich ab. Zusätz­lich gibt es Tarife, mit denen alle Ver­bindungen, mit Ausnahme der­jenigen, die ins Ausland gehen, kosten­los sind.
• Eher selten Einrichtungs­gebühren: Oftmals fallen bei Cloud-Anbietern keine Einrichtungs­gebühren an, da Sie die Anlage selbst installieren können. Dennoch sollten Sie darauf achten, ob Kosten für die Bereit­stellung des Dienstes verlangt werden.
• Rufnummern: Alte Rufnummern können Sie i.d.R. kosten­los mitnehmen. Möchten Sie neue Ruf­nummern für Ihre Mit­arbeitenden installieren, fallen hier je nach Art der Rufnummer in Ausnahme­fällen auch hier Kosten an, besonders häufig ist das bei Service­rufnummern der Fall.

Auch wenn die Kosten für Cloud-Telefonie vergleichs­weise gering sind, sollten Sie im Hinter­kopf behalten, dass die Gebühren meist monatlich bezahlt und somit dauerhaft Kosten eingeplant werden müssen. Zusätz­lich kann es sein, dass einige Funktionen extra gekauft werden müssen.

Fazit

Cloud-Telefonie ist aktuell einer der modernsten Telefonie-Services mit umfassenden Funktionen. Mit ihrer Zukunfts- und Daten­sicherheit sowie zahl­reichen Features über­zeugt die Technik nicht nur kleine und mittel­ständische Unter­nehmen, sondern eignet sich auch für den Einsatz in Groß­betrieben. Ob von zuhause oder im Büro - Cloud-Telefonie stellt sich optimal auf Ihre Bedürfnisse ein und wächst mit Ihrem Unter­nehmen mit.

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