Telefonieren über den PC: So funktioniert’s!
Telefonieren über den PC ist mithilfe eines Softphones bequem möglich. Wir erklären, wie die Technik funktioniert, welche Kosten auf Sie zukommen und was Sie bei der Telefonie über ein (mobiles) Endgerät beachten sollten.
Für Eilige
Telefonie per Softphone
- Telefonieren über den PC ist über eine cloudbasierte Telefonie-Software möglich, die auf dem Endgerät installiert ist.
- Ein Programm, welches das Telefonieren über den PC ermöglicht, wird auch als Softphone bezeichnet.
- Telefonie auf (mobilen) Endgeräte mittels einer cloudbasierten Software wird auch als Softphone bezeichnet.
- Hierfür benötigen Sie lediglich ein Endgerät, Kopfhörer, eine Internetverbindung sowie eine entsprechende Software.
- Softphones eignen sich für kleine, mittlere und große Unternehmen.
- Unser tradingtwins-Angebotsvergleich hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihren Betrieb zu finden.
Telefonieren über den PC: Was ist ein Softphone?
Der Begriff Softphone setzt sich aus den Wörtern Software und Telephone (der englischen Bezeichnung für Telefon) zusammen. Die Zusammensetzung des Wortes lässt bereits auf die Funktionsweise der Technik schließen. Eine Software zur Telefonie wird auf ein mobiles Endgerät (PC, Smartphone, Tablet) heruntergeladen und ermöglicht die telefonische Kommunikation über das Internet. Da es sich bei dem Telefonieren über den PC um eine internetbasierte Technik handelt, ist eine zuverlässige Internetverbindung erforderlich.
Die Benutzeroberfläche der Software ist dabei einem herkömmlichen Telefon nachempfunden, sodass die Bedienung der Anwendung denkbar einfach ist. Der Funktionsumfang der Systeme ist dabei ebenso groß wie bei Cloud-Telefonanlagen, sodass Sie in puncto Leistungsfähigkeit beim Telefonieren über den PC keine Abstriche machen müssen. Aufgrund ihrer Praktikabilität und Kosteneffizienz sind Softphones eine beliebte Telefonie-Lösung für verschiedene Unternehmen. So kommt die effiziente Technologie sowohl als Telefonanlage für kleine Unternehmen zum Einsatz als auch für große Konzerne oder Callcenter.

Wie funktioniert das Telefonieren über den PC?
Aus technischer Sicht gleicht die Funktionsweise des Telefonierens über den PC der eines (stationären) IP-Telefons. Bei beiden Optionen erfolgt der Gesprächsaufbau- und Abbau über das SIP-Protokoll, während Gesprächsdaten über RTP (Real Time Protocol) übertragen werden.
Verbindungsaufbau über SIP
Kommunikation über RTP
Verbindungsabbau über SIP
Gesprächsaufbau mit VoIP
Mit diesen Vorteilen punktet die Telefonie über den PC
Softphones sind cloudbasierte Telefonanlagen mit großem Funktionsumfang und vielfältigen Pluspunkten. Wir haben die Vorteile, die Telefonieren über den PC mit sich bringt, für Sie zusammengefasst.
Professionelles Auftreten
Für viele Kunden erfolgt der erste Kontakt mit einer Firma telefonisch. Entsprechend professionell sollte das Auftreten der Mitarbeitenden sein. Eine leistungsfähige und zuverlässige Telefonanlage punktet hier mit vielen Funktionen, welche Ihrer Firma ein kompetentes Auftreten verleihen. Dazu gehören Standardfunktionen wie Halten, Makeln oder Heranholen ebenso wie spezifische Funktionen wie Follow Me oder Hot Desking. Auch punkten viele Telefonanlagen mit der Integration von weiteren Anwendungen, wie beispielsweise Salesforce oder Zendesk.
Blitzschnell einsatzbereit
Die Einrichtung eines Softphones ist denkbar einfach und so sind die Telefone blitzschnell einsatzbereit. Um über den PC telefonieren zu können, benötigen Sie lediglich ein (mobiles) Endgerät - wie beispielsweise einen PC - sowie ein Headset und eine entsprechende Software (beispielsweise von Placetel). Zudem sollten Sie darauf achten, dass eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Mitarbeitenden ohnehin Laptop und Headset für die Arbeit zur Verfügung stellen, ist groß. Daher muss in vielen Fällen nur eine entsprechende Software erworben werden, um das Telefonieren über den PC zu ermöglichen.
Platzsparend
Vorbei sind die Zeiten, in denen für die Telefonie zwangsläufig ein klobiges Telefon benötigt wurde. Wenn Sie sich entscheiden, über den PC zu telefonieren, ist mit einem Laptop oder PC die wichtigste Hardware bereits vorhanden.
Kosteneffizient
Auch bei Kostenaspekten punkten Softphones, da viele Anbieter ihre Anwendungen bereits zu geringen monatlichen Preisen zur Verfügung stellen. Da die Anschaffung von Endgeräten in den meisten Fällen entfällt, sparen Sie Anschaffungskosten. Besonders praktisch: Um Updates, Reparaturen und Wartungen kümmert sich in der Regel der Anbieter der Software!
Flexibel erweiterbar
Herr Müller geht in Rente, während Frau Neudorf gerade erst in Ihrem Unternehmen anfängt - Telefonanlagen, die auf einem PC installiert sind, erlauben es Ihnen, flexibel auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu reagieren. Über die Benutzeroberfläche der Software lassen sich flexible Nebenstellen ab- oder hinzubuchen, sodass Sie Änderungen schnell und bequem durchführen können.
Ortsunabhängigkeit
Unternehmen werden mobiler und agiler, wobei Softphones in der flexiblen Kommunikation eine entscheidende Rolle spielen. Die Anwendungen ermöglichen Ihnen nämlich Standortunabhängigkeit. Ob Homeoffice, Kundentermin oder Geschäftsreisen, dank der auf mobilen Endgeräten installierten Software für die Telefonie sind Mitarbeitende immer und überall erreichbar.
Diese Nachteile hat das Telefonieren über den PC
Zwar geht das Telefonieren über den PC überwiegend mit Vorteilen einher, jedoch sollten auch die Nachteile der Technologie an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben. So sollten Sie vor allem beachten, dass für die Telefonie über das Internet eine stabile Internetverbindung bestehen sollte. Um eine einwandfreie Sprachqualität zu gewährleisten, sollten auf jedem Sprachkanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Eventuell kann es hier ratsam sein, über eine Aufstockung der aktuellen Bandbreite nachzudenken.
tradingtwins-Lesetipp
VoIP-Telefonanlagen
WIr informieren, was VoIP-TK-Anlagen auf sich hat und bieten einen Überblick über Funktionen und Preise.
VoIP-TelefonanlageDes Weiteren muss das Endgerät dauerhaft eingeschaltet sein. Sind PC, Tablet oder Smartphone ausgeschaltet, sind Sie über Ihre Nebenstelle nicht erreichbar. Zwar können die Anwendungen im Hintergrund betrieben werden, jedoch ziehen Sie bei Smartphone und Tablets viel Akku während des Betriebes. Dies sollte besonders unterwegs beachtet werden.
Zudem sollten Sie in Betracht ziehen, dass Softphones als cloudbasierte Telefonanlage immer in der Cloud gehostet werden und somit auf den externen Servern eines Drittunternehmens installiert sind. Zwar sind Ihre Daten stets sicher gespeichert, jedoch geben Sie die Verantwortung an Dritte ab. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie die volle Kontrolle über (Firmen-)Daten und Einstellungen behalten, sollten Sie Telefonanlagen im internen Netz Ihrer Firma hosten. Dies geht jedoch mit zusätzlichen Kosten einher und eignet sich aus diesem und anderen Gründen nicht für alle Unternehmen.
Telefonieren über den PC: Diese Hardware benötigen Sie
Eine der wohl größten Vorzüge beim Telefonieren über den PC ist, dass Sie denkbar wenig Hardware benötigen. Um eine leistungsfähige Telefonanlage für Unternehmen auf Ihrem Laptop oder PC zu installieren, benötigen Sie lediglich einen Laptop oder PC sowie ein Headset. Da die Telefonie-Software direkt auf Ihrem Computer installiert wird, ist keine zusätzliche Hardware vonnöten.
Auf dem Handy unter der Büronummer erreichbar - Softphones machen’s möglich!
Neben dem Telefonieren über den PC ermöglichen Softphones zudem die Telefonie auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder privaten Smartphones. So sind Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs stets erreichbar. Besonders praktisch bei Smartphones: Wenn Sie die Telefonie-Software auf Ihrem privaten Smartphone installiert haben, sind Sie auch dort unter Ihrer Büronummer erreichbar. Somit ist die Anschaffung eines Firmenhandys nicht mehr nötig und Sie sparen sich die Mitnahme von zwei Handys.
Software: Kosten & Anbieter
Da die Kosten für Hardware beim Telefonieren über den PC oftmals entfallen, sind vor allem die Kosten für eine entsprechende Telefonie-Software in der Kostenkalkulation zu beachten. Wir haben vier Anbieter und deren Kosten für Sie aufgelistet. Sie wünschen sich ein individualisiertes Angebot? Der kostenlose tradingtwins-Angebotsvergleich macht’s möglich!
Anbieter | Betriebssystem | Kosten für Software |
---|---|---|
Zoiper |
Desktop: Linux, Windows & macOS Mobil: iOS & Android |
Zoiper 5: Kostenlos (Grundfunktionen) Zoiper 5 PRO: 49,99 Euro (einmalig) |
Sipgate |
Desktop: Windows, Linux & macOS Mobil: iOS & Android |
Business S ab 12,95 Euro / Monat Business L ab 17,95 Euro / Monat Business XL ab 22,95 Euro / Monat |
Placetel |
Desktop: Windows & Mac Mobil: iOS & Android |
Kostenlos im Placetel-Paket inkludiert, Pakete beginnen ab 4,90 Euro pro Monat & Nebenstelle |
Phonerlite | Windows | Kostenlos |
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AngebotsvergleichCheckliste für das Telefonieren über den PC - Das gibt es zu beachten!
Damit Sie störungsfrei von den Vorteilen der Telefonie über mobile Endgeräte profitieren können, haben wir für Sie einige Tipps zusammengefasst, die Ihnen helfen, ein passendes Softphone für Ihr Unternehmen zu wählen.
- Bestandsaufnahme: Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, ist es hilfreich, wenn Sie sich notieren, welche Funktionen Ihnen besonders wichtig sind. Auf diese Weise können Sie passende Anbieter schneller identifizieren.
- Angebotsvergleich: Der Vergleich von Angeboten und Preisen ist auch bei der Anschaffung einer softwarebasierten Telefonanlage wichtig. Auf diese Weise lassen sich Anbieter finden, die Ihre individuellen Bedürfnisse passgenau abdecken. Ganz einfach funktioniert dies beispielsweise im tradingtwins-Angebotsvergleich.
- Internetverbindung: Eine stabile Internetverbindung ist das A und O für erfolgreiches und störungsfreies Telefonieren über den PC. Um eine hohe Sprachqualität sicherzustellen, sollten auf jedem Sprachkanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Zudem sollte beachtet werden, dass auch die normale, betriebliche Nutzung das Internet belastet. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich daher, auf Nummer sicher zu gehen und Ihre Bandbreite aufzustocken.
- Kostenfreie vs. kostenpflichtige Software: Die Kosten für Softphones und deren Funktionsumfang sind je nach Anbieter vollkommen unterschiedlich. So gibt es kostenfreie Modelle mit weniger Funktionen, jedoch auch kostenpflichtige Modelle mit einem erhöhten Funktionsumfang. Kostenfreie und sehr kostengünstige Software-Versionen lohnen sich vor allem, damit Sie die individuellen Bedürfnisse für Ihren Betrieb besser einschätzen können. Damit Sie jedoch von vielfältigen Funktionen und Vorteilen profitieren können, empfiehlt tradingtwins Ihnen nach einer ersten Test- und Orientierungsphase den Umstieg auf einen kostenpflichtigen Anbieter bzw. einen kostenpflichtigen Tarif. Wir helfen Ihnen, die passende Telefonie-Lösung für Ihren Bedarf zu finden.
- Support: Zwar bietet das Telefonieren über den PC jede Menge Vorteile, jedoch kann es auch hier zu unerwarteten Problemen kommen. Im schlimmsten Fall kann eine nicht funktionierende Telefonanlage für Umsatzverlust und verärgerte Kunden sorgen. Gut also, wenn der Telefonie-Anbieter Ihrer Wahl einen verlässlichen Support anbietet, welcher sich zeitnah um auftauchende Probleme kümmert. Aus diesem Grund raten wir Ihnen, bei der Wahl eines Anbieters auch auf die Konditionen des Supports zu achten.
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AngebotsvergleichFazit: Lohnt sich das Telefonieren über den PC?
Softphones ermöglichen das Telefonieren über den PC und sind eine leistungsfähige Facette der Internettelefonie. Doch lohnt sich das Telefonieren über den PC überhaupt? Die Antwort auf diese Frage lautet „ja“ - insofern Sie auf ein stationäres IP-Telefon verzichten können und wollen. Softphones ermöglichen flexible Unternehmenskommunikation zum kleinen Preis und sind daher gern gesehene Unterstützer in vielen Betrieben. Wenn Sie jedoch lieber ortsgebundene Endgeräte verwenden oder einfach eher auf ein „klassisches“ Telefon zurückgreifen wollen, empfiehlt tradingtwins stationär installierte IP-Telefone als Teil einer Telefonanlage für Unternehmen. Unser kostenloser und unverbindlicher Angebotsvergleich hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihren Betrieb zu finden.
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