Telefonieren über den PC: So funktioniert’s!

Telefonieren über den PC ist mithilfe eines Soft­phones bequem möglich. Wir erklären, wie die Technik funktioniert, welche Kosten auf Sie zukommen und was Sie bei der Telefonie über ein (mobiles) End­gerät beachten sollten.

Telefonieren über den PC: Was ist ein Softphone?

Der Begriff Softphone setzt sich aus den Wörtern Software und Telephone (der englischen Bezeichnung für Telefon) zu­sammen. Die Zusammen­setzung des Wortes lässt bereits auf die Funktions­weise der Technik schließen. Eine Software zur Telefonie wird auf ein mobiles Endgerät (PC, Smartphone, Tablet) herunter­geladen und ermöglicht die telefonische Kommunikation über das Internet. Da es sich bei dem Telefonieren über den PC um eine internet­basierte Technik handelt, ist eine zuver­lässige Internetverbindung erforderlich.

Die Benutzer­oberfläche der Software ist dabei einem herkömmlichen Telefon nachempfunden, sodass die Bedienung der Anwendung denkbar einfach ist. Der Funktionsumfang der Systeme ist dabei ebenso groß wie bei Cloud-Telefonanlagen, sodass Sie in puncto Leistungs­fähigkeit beim Telefonieren über den PC keine Abstriche machen müssen. Aufgrund ihrer Praktikabilität und Kosten­effizienz sind Softphones eine beliebte Telefonie-Lösung für verschiedene Unternehmen. So kommt die effiziente Technologie sowohl als Telefon­anlage für kleine Unternehmen zum Einsatz als auch für große Konzerne oder Callcenter.

Wie funktioniert das Telefonieren über den PC?

Aus technischer Sicht gleicht die Funktions­weise des Telefonierens über den PC der eines (stationären) IP-Telefons. Bei beiden Optionen erfolgt der Gesprächs­aufbau- und Abbau über das SIP-Protokoll, während Gesprächs­daten über RTP (Real Time Protocol) übertragen werden.

Gesprächsaufbau mit VoIP

Mit diesen Vorteilen punktet die Telefonie über den PC

Softphones sind cloud­basierte Telefon­anlagen mit großem Funktions­umfang und vielfältigen Plus­punkten. Wir haben die Vorteile, die Telefonieren über den PC mit sich bringt, für Sie zusammen­gefasst.

Diese Nachteile hat das Telefonieren über den PC

Zwar geht das Telefonieren über den PC überwiegend mit Vorteilen einher, jedoch sollten auch die Nachteile der Technologie an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben. So sollten Sie vor allem beachten, dass für die Telefonie über das Internet eine stabile Internet­verbindung bestehen sollte. Um eine einwandfreie Sprach­qualität zu gewährleisten, sollten auf jedem Sprachkanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Eventuell kann es hier ratsam sein, über eine Aufstockung der aktuellen Bandbreite nachzudenken.

Des Weiteren muss das Endgerät dauerhaft eingeschaltet sein. Sind PC, Tablet oder Smartphone aus­geschaltet, sind Sie über Ihre Nebenstelle nicht erreichbar. Zwar können die Anwendungen im Hintergrund betrieben werden, jedoch ziehen Sie bei Smartphone und Tablets viel Akku während des Betriebes. Dies sollte besonders unterwegs beachtet werden.

Zudem sollten Sie in Betracht ziehen, dass Softphones als cloudbasierte Telefonanlage immer in der Cloud gehostet werden und somit auf den externen Servern eines Dritt­unternehmens installiert sind. Zwar sind Ihre Daten stets sicher gespeichert, jedoch geben Sie die Verantwortung an Dritte ab. Wenn Sie sicher­stellen wollen, dass Sie die volle Kontrolle über (Firmen-)Daten und Einstellungen behalten, sollten Sie Telefonanlagen im internen Netz Ihrer Firma hosten. Dies geht jedoch mit zusätzlichen Kosten einher und eignet sich aus diesem und anderen Gründen nicht für alle Unternehmen.

Telefonieren über den PC: Diese Hardware benötigen Sie

Eine der wohl größten Vorzüge beim Telefonieren über den PC ist, dass Sie denkbar wenig Hardware benötigen. Um eine leistungs­fähige Telefonanlage für Unternehmen auf Ihrem Laptop oder PC zu installieren, benötigen Sie lediglich einen Laptop oder PC sowie ein Headset. Da die Telefonie-Software direkt auf Ihrem Computer installiert wird, ist keine zusätzliche Hardware vonnöten.

Software: Kosten & Anbieter

Da die Kosten für Hardware beim Telefonieren über den PC oftmals entfallen, sind vor allem die Kosten für eine entsprechende Telefonie-Software in der Kosten­kalkulation zu beachten. Wir haben vier Anbieter und deren Kosten für Sie aufgelistet. Sie wünschen sich ein individualisiertes Angebot? Der kostenlose tradingtwins-Angebots­vergleich macht’s möglich!

Checkliste für das Telefonieren über den PC - Das gibt es zu beachten!

Damit Sie störungs­frei von den Vorteilen der Telefonie über mobile End­geräte profitieren können, haben wir für Sie einige Tipps zusammengefasst, die Ihnen helfen, ein passendes Softphone für Ihr Unternehmen zu wählen.

• Bestands­aufnahme: Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, ist es hilfreich, wenn Sie sich notieren, welche Funktionen Ihnen besonders wichtig sind. Auf diese Weise können Sie passende Anbieter schneller identifizieren.
• Angebots­vergleich: Der Vergleich von Angeboten und Preisen ist auch bei der Anschaffung einer software­basierten Telefon­anlage wichtig. Auf diese Weise lassen sich Anbieter finden, die Ihre individuellen Bedürfnisse passgenau abdecken. Ganz einfach funktioniert dies beispiels­weise im tradingtwins-Angebotsvergleich.
• Internet­verbindung: Eine stabile Internet­verbindung ist das A und O für erfolgreiches und störungs­freies Telefonieren über den PC. Um eine hohe Sprach­qualität sicher­zustellen, sollten auf jedem Sprach­kanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Zudem sollte beachtet werden, dass auch die normale, betrieb­liche Nutzung das Internet belastet. Im Zweifels­fall empfiehlt es sich daher, auf Nummer sicher zu gehen und Ihre Band­breite aufzustocken.
• Kostenfreie vs. kosten­pflichtige Software: Die Kosten für Softphones und deren Funktions­umfang sind je nach Anbieter vollkommen unterschiedlich. So gibt es kosten­freie Modelle mit weniger Funktionen, jedoch auch kosten­pflichtige Modelle mit einem erhöhten Funktions­umfang. Kostenfreie und sehr kosten­günstige Software-Versionen lohnen sich vor allem, damit Sie die individuellen Bedürfnisse für Ihren Betrieb besser einschätzen können. Damit Sie jedoch von vielfältigen Funktionen und Vorteilen profitieren können, empfiehlt tradingtwins Ihnen nach einer ersten Test- und Orientierungs­phase den Umstieg auf einen kosten­pflichtigen Anbieter bzw. einen kosten­pflichtigen Tarif. Wir helfen Ihnen, die passende Telefonie-Lösung für Ihren Bedarf zu finden.
• Support: Zwar bietet das Telefonieren über den PC jede Menge Vorteile, jedoch kann es auch hier zu unerwarteten Problemen kommen. Im schlimmsten Fall kann eine nicht funktionierende Telefon­anlage für Umsatz­verlust und verärgerte Kunden sorgen. Gut also, wenn der Telefonie-Anbieter Ihrer Wahl einen verlässlichen Support anbietet, welcher sich zeitnah um auftauchende Probleme kümmert. Aus diesem Grund raten wir Ihnen, bei der Wahl eines Anbieters auch auf die Konditionen des Supports zu achten.

Fazit: Lohnt sich das Telefonieren über den PC?

Softphones ermöglichen das Telefonieren über den PC und sind eine leistungs­fähige Facette der Internet­telefonie. Doch lohnt sich das Telefonieren über den PC überhaupt? Die Antwort auf diese Frage lautet „ja“ - insofern Sie auf ein stationäres IP-Telefon verzichten können und wollen. Softphones ermöglichen flexible Unternehmens­kommunikation zum kleinen Preis und sind daher gern gesehene Unter­stützer in vielen Betrieben. Wenn Sie jedoch lieber orts­gebundene Endgeräte verwenden oder einfach eher auf ein „klassisches“ Telefon zurückgreifen wollen, empfiehlt tradingtwins stationär installierte IP-Telefone als Teil einer Telefon­anlage für Unternehmen. Unser kosten­loser und unverbindlicher Angebots­vergleich hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihren Betrieb zu finden.

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