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Telefonieren über den PC: So funktioniert’s!

Telefonieren über den PC ist mithilfe eines Soft­phones bequem möglich. Wir erklären, wie die Technik funktioniert, welche Kosten auf Sie zukommen und was Sie bei der Telefonie über ein (mobiles) End­gerät beachten sollten.

Für Eilige

Telefonie per Softphone

  • Telefonieren über den PC ist über eine Telefonie-Software möglich, die auf dem Endgerät installiert ist.
  • Diese Software, welche das Telefonieren über den PC ermöglicht, wird auch als Soft­phone oder Softphone-Client bezeichnet.
  • Hierfür benötigen Sie lediglich ein Endgerät, Kopf­hörer, eine Internet­verbindung sowie entsprechende Software.
  • Softphones eignen sich für kleine, mittlere und große Unternehmen.
  • Unser tradingtwins-Angebots­vergleich hilft Ihnen, die passende Telefonie-Lösung für Ihren Betrieb zu finden.

Telefonieren über den PC: Was ist ein Softphone?

Das Telefonieren über den PC wird mithilfe eines Softphones (auch Softphone- oder SIP-Client genannt) ermöglicht. Der Begriff Softphone setzt sich aus den Wörtern Software und Telephone (der englischen Bezeichnung für Telefon) zu­sammen. Die Zusammen­setzung des Wortes lässt bereits auf die Funktions­weise der Technik schließen. Eine Software zur Telefonie wird auf ein mobiles Endgerät (PC, Smartphone, Tablet) herunter­geladen und ermöglicht die telefonische Kommunikation über das Internet. Da es sich bei dem Telefonieren über den PC um eine internet­basierte Technik handelt, ist eine zuver­lässige Internetverbindung erforderlich.

Die Benutzer­oberfläche eines Softphones ist dabei einem herkömmlichen Telefon nach­empfunden, sodass die Bedienung der Anwendung denkbar einfach ist. Aufgrund ihrer Praktikabilität und Standort­unabhängigkeit sind Softphones eine beliebte Telefonie-Lösung für verschiedene Betriebe. So kommt die effiziente Technologie sowohl als Telefon­anlage für kleine Unternehmen zum Einsatz als auch für große Konzerne oder Callcenter.

Mann telefoniert über den PC

Wie funktioniert das Telefonieren über den PC?

Aus technischer Sicht gleicht die Funktions­weise des Telefonierens über den PC der eines (stationären) IP-Telefons. Bei beiden Optionen erfolgt der Gesprächs­aufbau- und Abbau über das SIP-Protokoll, während Gesprächs­daten über RTP (Real Time Protocol) übertragen werden.

Verbindungs­aufbau über SIP

Kommunikation über RTP

Verbindungs­abbau über SIP

Gesprächsaufbau mit VoIP

Softphones und Telefon­anlagen: Das sollten Sie beachten

Allgemein ermöglichen Softphones die Telefonie über das Internet ohne die Verwendung einer Telefon­anlage. Aber Achtung: In diesem Fall ersetzt das Softphone lediglich ein stationäres Tisch­telefon, was nur in den wenigsten Fällen die Anforderungen einer professionellen Unternehmens­kommunikation erfüllt.

Zwar eignet sich diese Lösung gut für kleinere Unternehmen oder Selbst­ständige, wenn Sie jedoch ein fachmännisches Anruf­management benötigen, sind Sie mit dieser Option nicht optimal beraten. Wenn Sie über den PC telefonieren und gleich­zeitig nicht auf die Funktions­vielfalt einer Telefon­anlage verzichten wollen, sind Softphones, die als Teil einer Telefon­anlage verwendet werden, eine ideale Lösung.

Über den PC telefonieren: In TK-Anlagen integrierte Soft­phones machen’s möglich!

Softphones, die in Telefon­anlagen integriert sind, ersetzen stationäre IP-Telefone oder fungieren als Ergänzung dieser. Wenn Sie also die Telefonie in Ihrem Unternehmen flexibler und/oder ortsun­abhängig gestalten möchten, sind Softphones eine ideale Lösung. Neben mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet kann ein Softphone-Client ebenfalls auf Computern installiert werden und so die Telefonie über PC oder Laptop ermöglichen. Technisch gesehen ist die Integration von Softphones in VoIP-Telefon­anlagen auf zwei Arten realisierbar, welche tradingtwins Ihnen vorstellt.

  • „Hauseigene“ Softphones spezifischer Anbieter: Die meisten VoIP-Anbieter stellen Ihren Nutzern im Rahmen der Telefon­anlage ein Soft­phone zur Verfügung. Die Nutzung des Softphones ist für Kunden des Anbieters in der Regel kosten­frei. Der Softphones-Client kann auf die (mobilen) Endgeräte Ihrer Wahl herunter­geladen werden - die Telefonie über den PC wird so ermöglicht. Der Vorteil dieser „hauseigenen“ Softphones liegt vor allem darin, dass sie optimal auf die Telefon­anlage des jeweiligen Anbieters abgestimmt sind. Anbieter, die Ihren Kunden „hauseigene“ Softphones zur Verfügung stellen, sind u.a. sipgate, Placetel oder NFON.
  • Unabhängige Softphones: Es gibt ebenfalls Anbieter, die unab­hängige Softphones anbieten. Diese Art von Softphone ist nicht auf die Nutzung in Kombination mit einem spezifischen Anbieter beschränkt. Stattdessen kann das Softphone mit Telefon­anlagen von beliebigen Anbietern verwendet werden. Auch hier kann der Softphone-Client auf Ihren Computer herunter­geladen werden und so das Telefonieren über den PC ermöglichen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass diese Art von Anbietern oftmals lediglich auf die Bereit­stellung von Softphones spezialisiert sind und Ihren Nutzern keine eigenen Telefon­anlagen bieten. Hierzu zählen Anbieter wie ZoiPer, Bria oder Linphone.

tradingtwins-Wissens­tipp: Telefon­anlagen, in die bereits ein „hauseigenes“ Softphone integriert ist, ermöglichen in vielen Fällen ebenfalls die Integration von unabhängigen Softphones. Wenn Sie beispiels­weise nicht gut mit der Benutzer­oberfläche des Placetel-Softphones zurechtkommen, ermöglicht Placetel ebenfalls die Integration von externen Softphones, wie bspw. ZoiPer. Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, sollte jedoch beachtet werden, dass für die Integration des externen Softphones in die TK-Anlage Gebühren fällig werden können.

Deshalb lautet unser Tipp: Unterziehen Sie das Softphone, welches bereits kostenlos in Ihre Telefonanlage integriert ist, einem gründlichen Funktions-Check. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass die bereit­gestellten Funktionen nicht ausreichen, können Sie zusätzlich auf das (kosten­pflichtige) Softphone eines externen Anbieters zurückgreifen.

Softphone, SIP-Client oder Softphone-Client?

Die Welt der Internet­telefonie kann mitunter ganz schön undurch­sichtig sein, wobei vor allem verschiedene Begriffe für Verständnis­probleme sorgen können. So können auch die Begriffe „SIP-Client“, „Softphone-Client“ und „Softphone“ schonmal für Verwirrung sorgen. Dabei ist es in diesem Fall ganz einfach: „Softphone“, „Softphone-Client“ und „SIP-Client“ beschreiben die gleiche Leistung und können synonym verwendet werden. Alle drei Optionen ermöglichen somit auch das Telefonieren über den PC.

Mit diesen Vorteilen punktet die Telefonie über den PC

Als Teil leistungs­fähiger Telefonanlagen gehen Softphones mit einer Reihe von Vorteilen einher, wobei die Installation des Softphone-Client auf dem Computer besonders praktisch ist. Wir haben die Vorteile, die Telefonieren über den PC mit sich bringt, für Sie zusammen­gefasst.

Professionelles Auftreten

Für viele Kunden erfolgt der erste Kontakt mit einer Firma telefonisch. Entsprechend professionell sollte das Auftreten der Mitarbeitenden sein. Eine leistungs­fähige und zuverlässige Telefon­anlage punktet hier mit vielen Funktionen, welche Ihrer Firma ein kompetentes Auftreten verleihen. Dazu gehören Standard­funktionen wie Halten, Makeln oder Heranholen ebenso wie spezifische Funktionen wie Follow Me oder Hot Desking. Auch punkten viele Telefon­anlagen mit der Integration von weiteren Anwendungen, wie beispiels­weise Salesforce oder Zendesk. Praktisch also, wenn Softphones als Teil einer Telefon­anlage genau diese Funktionen ermöglichen!

Blitzschnell einsatzbereit

Die Einrichtung eines Softphone-Clients auf dem PC ist denkbar einfach. Um über den PC telefonieren zu können, benötigen Sie einen Computer, ein Headset sowie einen Softphone-Client (beispiels­weise von Placetel). Zudem sollten Sie darauf achten, dass eine stabile Internet­verbindung vorhanden ist. Die Wahrschein­lichkeit, dass Sie Ihren Mitarbeitenden ohnehin Laptop und Headset für die Arbeit zur Verfügung stellen, ist groß. Daher muss in vielen Fällen nur eine entsprechende Software erworben werden, um das Telefonieren über den PC zu ermöglichen.

Platzsparend

Vorbei sind die Zeiten, in denen für die Telefonie zwangs­läufig ein klobiges Telefon benötigt wurde. Wenn Sie sich entscheiden, über den PC zu telefonieren, ist mit einem Laptop oder PC die wichtigste Hardware bereits vorhanden.

Kosten­effizient

Besonders „hauseigene“ Softphones von Anbietern wie Placetel oder sipgate überzeugen in puncto Kosten­effizienz, da die Softphone-Clients oftmals gratis oder zu geringen monatlichen Preisen zur Verfügung gestellt werden. Da der Kauf von Endgeräten in vielen Fällen entfällt, sparen Sie Anschaffungs­kosten. Besonders praktisch: Um Updates, Reparaturen und Wartungen kümmert sich in der Regel der Anbieter der Software!

Flexibel erweiterbar

Herr Müller geht in Rente, während Frau Neudorf gerade erst in Ihrem Unter­nehmen anfängt - Softphones als Teil einer Telefonanlage erlauben es Ihnen, flexibel auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu reagieren. Über die Benutzer­oberfläche des Clients lassen sich flexibel Neben­stellen ab- oder hinzu­buchen, sodass Sie Änderungen schnell und bequem durchführen können.

Orts­unabhängigkeit

Unternehmen werden mobiler und agiler, wobei Softphones in der flexiblen Kommunikation eine entscheidende Rolle spielen. Die Anwendungen ermöglichen Ihnen nämlich Standort­unabhängigkeit. Ob Homeoffice, Kundentermin oder Geschäfts­reisen, dank der auf mobilen Endgeräten installierten Software für die Telefonie sind Mitarbeitende immer und überall erreichbar.

Diese Nachteile hat das Telefonieren über den PC

tradingtwins-Lesetipp

VoIP-Telefonanlagen

WIr informieren, was VoIP-TK-Anlagen auf sich hat und bieten einen Überblick über Funktionen und Preise.

VoIP-Telefonanlage

Zwar geht das Telefonieren über den PC via Softphone überwiegend mit Vorteilen einher, jedoch sollten auch die Nachteile der Technologie an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben. So sollten Sie vor allem beachten, dass für die Telefonie über das Internet eine stabile Internet­verbindung bestehen sollte. Um eine einwandfreie Sprach­qualität zu gewährleisten, sollten auf jedem Sprachkanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Eventuell kann es hier ratsam sein, über eine Aufstockung der aktuellen Band­breite nach­zudenken.

Des Weiteren muss das Endgerät dauerhaft eingeschaltet sein. Sind PC, Tablet oder Smartphone aus­geschaltet, sind Sie über Ihre Nebenstelle nicht erreichbar. Zwar können die Anwendungen im Hintergrund betrieben werden, jedoch ziehen Sie bei Smartphone und Tablets viel Akku während des Betriebes. Dies sollte besonders unterwegs beachtet werden.

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Telefonieren über den PC: Diese Hardware benötigen Sie

Eine der wohl größten Vorzüge beim Telefonieren über den PC für Unternehmen ist, dass Sie denkbar wenig Hardware benötigen. Wir haben die technischen Voraussetzungen für Sie zusammengefasst:

  • Ein mobiles Endgerät (PC / Laptop, Smartphone, Tablet
  • Die entsprechende Software bzw. App eines Softphone-Anbieters
  • Eine VoIP-Telefon­anlage sowie ggf. einen VoIP-Anbieter (bei Cloud-Telefon­anlagen i.d.R. bereits inklusive)
  • Kopfhörer oder Headset

Auf dem Handy unter der Büronummer erreichbar - Softphones machen’s möglich!

Neben dem Telefonieren über den PC ermöglichen Softphones zudem die Telefonie auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder privaten Smartphones. So sind Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs stets erreichbar. Besonders praktisch bei Smartphones: Wenn Sie den Softphone-Client auf Ihrem privaten Smartphone installiert haben, sind Sie auch dort unter Ihrer Büronummer erreichbar. Somit ist die Anschaffung eines Firmenhandys nicht mehr nötig und Sie sparen sich die Mitnahme von zwei Handys.

So viel kostet das Telefonieren über den PC

Placetel, sipgate, ZoiPer & Co. - das Angebot an „hauseigenen“ und unabhängigen Softphone-Clients, mit denen Sie über den PC telefonieren können, ist riesig. Neben Kosten­aspekten sollte auch auf die Kompatibilität des Softphones geachtet werden, da nicht jeder Client mit jedem Betriebs­system kompatibel ist. Außerdem fallen sowohl bei Telefon­anlagen mit inkludiertem Softphone als auch unabhängigen Softphones Kosten für Verbindungs­entgelte an. Um die Telefonie auch über Ihren PC zu ermöglichen, haben wir uns drei VoIP-Anbieter mit ­ Softphones und drei Anbieter von unabhängigen Softphones für Sie angeschaut. tradingtwins-Hinweis: Wenn Sie sich für ein unabhängiges Softphone entscheiden, fallen zusätzlich Kosten für eine VoIP-Telefon­anlage Ihrer Wahl an.

Anbieter von Telefon­anlagen mit „hauseigenen“ Softphones

Anbieter Kosten Kompatibilität Integration fremder Softphones möglich?
Placetel ab 4,90 Euro pro Monat & Nebenstelle. Softphone Plus ab 2,90 Euro pro Monat. Windows, macOS, iOS und Android
easybell ab 9,95 Euro / Monat für 10 Nebenstellen, SIP-Trunks ab 1,67 Euro pro Monat Windows, macOS und Linux sowie Android oder iOS
sipgate Im Business S-Tarif ent­halten (ab 12,95 Euro pro Nutzer und Monat) Windows, macOS und Linux

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Reine Softphone-Anbieter

Anbieter Kosten Kompatibilität Einbindung TK-Anlage
ZoiPer ZoiPer 5 (kostenlos), ZoiPer 5 PRO (einmalig 49,95 Euro) Windows, macOS, Linux, iOS und Android U.a. kompatibel mit Placetel & easybell
Linphone kostenfrei Windows, Linux, macOS, iOS und Android U.a. kompatibel mit Placetel & sipgate
Bria Bria Solo Free (kostenfrei), Bria Solo (ab ca. 2,70 Euro monatlich), Bria Teams (ab ca. 4,50 Euro monatlich) Windows, macOS, iOS und Android U.a. kompatibel mit easybell & sipgate

Checkliste für das Telefonieren über den PC - Das gibt es zu beachten!

Damit Sie störungs­frei von den Vorteilen der Telefonie über mobile End­geräte profitieren können, haben wir für Sie einige Tipps zusammengefasst, die Ihnen helfen, ein passendes Softphone für Ihr Unternehmen zu wählen.

  • Bestands­aufnahme: Nutzt Ihr Unternehmen bereits eine VoIP-Telefon­anlage für die Telefonie? Ist dies nicht der Fall, springen Sie zu Punkt zwei. Wenn Sie bereits eine VoIP-Telefon­anlage nutzen, recherchieren Sie, ob der Anbieter ein Softphone im Angebot hat. Hier hilft Ihnen die Internet­seite oder Hotline des Anbieters schnell weiter. Bietet Ihr VoIP-Anbieter ein Softphone an, besteht der nächste Schritt darin, den Funktions­umfang und die Nutzer­oberfläche zu überprüfen. Sagt Ihnen der Funktions­umfang nicht zu oder Sie finden die Bedienung des Clients kompliziert, stehen Ihnen mit ZoiPer, Bria & Co. mehrere unabhängige Softphone-Anbieter zur Verfügung. Unser Tipp: Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, ist es hilfreich, wenn Sie sich notieren, welche Funktionen Ihnen besonders wichtig sind. Auf diese Weise können Sie passende Anbieter schneller identifizieren.
  • Angebots­vergleich: Um das Telefonieren über den PC in Unter­nehmen zu ermöglichen, ist eine VoIP-Telefon­anlage unerlässlich. Um das passende Angebot für eine Telefon­anlage zu finden, ist der Vergleich von Preisen zentral. Nur so lassen sich Anbieter finden, die Ihre Bedürfnisse passgenau abdecken. Für individuelle und kostenlose Angebote empfehlen wir unseren tradingtwins-Angebotsvergleich.
  • Internet­verbindung: Eine stabile Internet­verbindung ist das A und O für erfolgreiches und störungs­freies Telefonieren über den PC. Um eine hohe Sprach­qualität sicher­zustellen, sollten auf jedem Sprach­kanal mindestens 100 kBit/s zur Verfügung stehen. Zudem sollte beachtet werden, dass auch die normale, betrieb­liche Nutzung das Internet belastet. Im Zweifels­fall empfiehlt es sich daher, auf Nummer sicher zu gehen und Ihre Band­breite aufzustocken.
  • Kostenfreie vs. kosten­pflichtige Software: Die Kosten für Softphones und deren Funktions­umfang sind je nach Anbieter vollkommen unterschiedlich. So gibt es kosten­freie Modelle mit weniger Funktionen, jedoch auch kosten­pflichtige Modelle mit einem erhöhten Funktions­umfang. Kostenfreie und sehr kosten­günstige Software-Versionen lohnen sich vor allem, damit Sie die individuellen Bedürfnisse für Ihren Betrieb besser einschätzen können. Damit Sie jedoch von vielfältigen Funktionen und Vorteilen profitieren können, empfiehlt tradingtwins Ihnen nach einer ersten Test- und Orientierungs­phase den Umstieg auf einen kosten­pflichtigen Anbieter bzw. einen kosten­pflichtigen Tarif. Wir helfen Ihnen, die passende Telefonie-Lösung für Ihren Bedarf zu finden.
  • Support: Zwar bietet das Telefonieren über den PC jede Menge Vorteile, jedoch kann es auch hier zu unerwarteten Problemen kommen. Im schlimmsten Fall kann eine nicht funktionierende Telefon­anlage für Umsatz­verlust und verärgerte Kunden sorgen. Gut also, wenn der Telefonie-Anbieter Ihrer Wahl einen verlässlichen Support anbietet, welcher sich zeitnah um auftauchende Probleme kümmert. Aus diesem Grund raten wir Ihnen, bei der Wahl eines Anbieters auch auf die Konditionen des Supports zu achten.

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Fazit: Lohnt sich das Telefonieren über den PC?

Softphones ermöglichen das Telefonieren über den PC und sind eine leistungs­fähige Facette der Internet­telefonie. Doch lohnt sich das Telefonieren über den PC überhaupt? Die Antwort auf diese Frage lautet „ja“ - insofern Sie auf ein stationäres IP-Telefon verzichten können und wollen. Softphones ermöglichen flexible Unternehmens­kommunikation zum kleinen Preis und sind daher gern gesehene Unter­stützer in vielen Betrieben. Wenn Sie jedoch lieber orts­gebundene Endgeräte verwenden oder einfach eher auf ein „klassisches“ Telefon zurückgreifen wollen, empfiehlt tradingtwins stationär installierte IP-Telefone als Teil einer Telefon­anlage für Unternehmen. Unser kosten­loser und unverbindlicher Angebots­vergleich hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihren Betrieb zu finden.

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