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FAQ Telefonanlagen: Antworten auf häufige Fragen

All­gemeines


Eine Telefonanlage vernetzt alle zum Telefonieren genutzten Endgeräte in einem Unternehmen untereinander, z. B. stationäre Telefone, Laptops/PCs und Mobilfunkgeräte. Dank einer Telefonanlage ist ein Unternehmen über einen Telefonanschluss unter einer Nummer mit verschiedenen Durchwahlen erreichbar. Die Mitarbeitenden können ohne Probleme gleichzeitig intern und extern telefonieren. Die Funktionen moderner TK-Anlagen gehen aber weit über „Basics“ wie Halten, Makeln oder das Weiterleiten von Anrufen hinaus und umfassen z. B. Videotelefonie oder Chat-Funktionen. Moderne Telefonanlagen übertragen via VoIP bzw. SIP Sprachdaten über das Internet.

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Die zwei wesentlichen Typen von modernen Telefonanlagen sind Cloud-Telefonanlagen und lokale Telefonanlagen.

Lokale Telefonanlagen begegnen einem häufig auch unter den Begriffen „on premise-“, „stationäre“ oder „Inhouse-Telefonanlage“. Sie laufen nicht über das externe Rechenzentrum eines Anbieters, sondern werden intern in Ihrem Unternehmen installiert.

Eine Cloud-Telefonanlage ist eine reine Software-Lösung. Das bedeutet: Die Hardware, die fürs Telefonieren verantwortlich ist, befindet sich nicht bei Ihnen im Unternehmen, stattdessen werden alle erforderlichen Prozesse über die Server und Rechenzentren Ihres Dienstleisters abgewickelt. Da Sie kaum Aufwand bei der Einrichtung haben und der Betrieb komplett von Ihrem Anbieter übernommen wird, spricht man bei dieser Dienstleistung auch als „Software as a Service“.

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Neben dem hohen Funktionsumfang punkten moderne Telefonanlagen u. a. durch die flexible Skalierung (Buchung von Nebenstellen), die hohe Sprachqualität, den großen Funktionsumfang und die Flexibilität bzgl. der Endgerätewahl. Die Notwendigkeit, teure IP- oder DECT-Telefone anzuschaffen, entfällt. Stattdessen können Sie mittels der bereits im Unternehmen vorhandenen Desktop-Rechner und Laptops einfach über den PC telefonieren. Hinzu kommt die große Bandbreite an unterschiedlichen Anbietern, z. B. bei Cloud-Telefonanlagen, sodass auch Unternehmen mit geringem Budget ohne große Probleme die für sie passende TK-Anlage finden können.

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Bei „PBX“ handelt es sich um einen alternativen Begriff für eine Telefonanlage. Die Abkürzung steht für „Private Branch Exchange“, zu deutsch: Nebenstellenanlage.


VoIP steht für „Voice over IP“ und bezeichnet den heute gültigen Standard von Internettelefonie. Sprachdaten werden dabei als digitale Datenpakete über das Internet mittels Internet Protocol (IP) ausgetauscht. Neben einer ausreichenden Internetverbindung werden dazu u. a. Endgeräte verwendet, die VoIP-Software/-Clients nutzen können, z. B. IP-Telefone, DECT-Telefone, Mobilfunkgeräte sowie Desktop-Rechner und Laptops für das Telefonieren über den PC.

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SIP steht für „Session Internet Protocol“ und bezeichnet ein Internetprotokoll, das VoIP-Telefonie und damit den Austausch von Sprachdaten über das Internet erlaubt.

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Die Begriffe „VoIP“ und „SIP“ werden oft synonym genutzt, bezeichnen jedoch unterschiedliche Dinge. VoIP ist der allgemeingültige Standard von Internettelefonie, während es sich bei SIP um eines der Netzwerkprotokolle handelt, die VoIP-Telefonie ermöglichen. Bei VoIP-Telefonie/SIP-Telefonie werden Sprachdaten als digitale Datenpakete über das Internet zwischen den einzelnen Gesprächsteilnehmern versendet. Zum Verbindungsaufbau wird per Session-Initiation-Protocol (SIP) eine Anfrage an den Server Ihres Gesprächspartners gesendet. Von dort aus wird die Anfrage an den Gesprächspartner weitergeleitet. Der Austausch der Sprachdaten untereinander im Gespräch selbst erfolgt mittels Real-Time-Transport-Protocol (RTP) in Echtzeit. Soll das Gespräch beendet werden, wird mittels SIP der Wunsch zum Verbindungsabbau vom Endgerät an den entsprechenden Server weitergeleitet.

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Um VoIP-Telefonie in Ihrem Unternehmen nutzen zu können, benötigen Sie eine moderne Telefonanlage, z. B. als Cloud-Variante. Für die Nutzung zahlen Sie beim Anbieter Ihrer Wahl eine (i. d. R. monatliche) Gebühr für die Nutzung Ihrer einzelnen Nebenstellen. Hinzu kommen die Verbindungsentgelte beim Telefonieren.

Ein Beispiel: Bei sipgate zahlen Sie pro Nebenstelle im Einsteigertarif 12,95 Euro im Monat*. Gespräche aus dem deutschen Festnetz ins deutsche Festnetz kosten Sie dann 0,84 Cent pro Minute*, Gespräche aus dem Festnetz in die deutschen Mobilfunknetze hingegen 10,84 Cent pro Minute*. Für Auslandsgespräche fallen höhere Kosten an. Zum Teil sind bei teureren Tarifen die Verbindungsentgelte bereits in Ihren Abogebühren enthalten. Interne Gespräche sind in jedem Fall kostenlos.

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*Preise Stand 08/23


Bei einem SIP-Trunk handelt es sich um eine Art Internet-Telefonleitung. Über einen SIP-Trunk können Sie Ihre bestehende Telefonanlage mit dem Internet verbinden und so VoIP-Telefonie nutzen. Voraussetzung sind eine grundsätzliche VoIP-Eignung Ihrer TK-Anlage sowie eine ausreichend schnelle/stabile Internetverbindung. Pro Gespräch sollten ca. 100 kbit/s zur Verfügung stehen. Auf dem deutschen Markt gibt es eine Reihe geeigneter SIP-Anbieter, aus dessen Dienstleistungen Sie wählen können.

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Die Umstellung von ISDN auf All-IP, d. h. die Nutzung des Internet Protocols beim Telefonieren, hat 2018 seinen Anfang genommen und ist mittlerweile abgeschlossen: Seit Anfang 2023 sind keine ISDN-Anschlüsse mehr in Betrieb. Das bedeutet, dass Sie beim Telefonieren auf eine moderne VoIP-fähige Telefonanlage angewiesen sind.

Anschaffung


Eine pauschale Antwort darauf zu geben, fällt aufgrund der vielen unterschiedlichen Anbietern und Realisierungs­möglichkeiten von Telefonanlagen schwer. Oftmals hängt der Preis einer TK-Anlage von der Anzahl der Nebenstellen ab, vor allem bei Cloud-Telefonanlagen. Hier wird jede Nebenstelle separat berechnet, weshalb die Buchung vieler Nebenstellen oft mit hohen Kosten einhergeht. Je nach Anbieter, Tarif und Funktionsumfang sollte man mit ca. 3 – 30 Euro im Monat pro Mitarbeitenden rechnen. Günstige Angebote gibt es z. B. bei 3CX, fonial und easybell.

Die Preise von lokalen Telefonanlagen (etwa von AGFEO) müssen häufig bei den Anbietern erfragt werden. Aufgrund der Notwendigkeit teurer Hardware kommen hier tendenziell höhere Anschaffungskosten auf Sie zu. Je nach Anbieter entfallen aber wiederholte Kosten, abgesehen von den üblichen Verbindungsentgelten.

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Eine kostenlose Telefonanlage mit vollem Funktionsumfang (bis zu 150 Funktionen) werden Sie auf dem Markt nicht finden. Es gibt aber durchaus kostenlose Einsteigertarife mit eingeschränktem Funktionsumfang, die für kleine Unternehmen mit (noch) geringen Telefonie-Anforderungen interessant sein können, z. B. bei 3CX oder fonial.

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Eine Telefonanlage lohnt sich generell für alle Betriebe. Lediglich sehr kleine Unternehmen, in denen wenig telefoniert wird, kommen unter Umständen zeitweise ohne aus. Aber auch diese können von den zahlreichen Vorzügen profitieren, die eine moderne TK-Anlage bietet. Ein grundlegender Vorteil ist, dass mit einer Telefonanlage Ihre Mitarbeitenden gleichzeitig telefonieren können und optimal untereinander vernetzt sind. Dank recht günstiger Kosten (abhängig vom Anbieter) sind Telefonanlagen auch von KMU finanziell gut zu stemmen.

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Als Alternative zu einer modernen Telefonanlage können Sie auch auf SIP-Trunks, Media Gateways oder spezielle Adapter zurückgreifen, um Ihre alte ISDN-Telefonanlage weiter zu nutzen. Aus unserer Sicht sollte es sich hierbei aber lediglich um Übergangslösungen handeln, bis Sie den passenden Anbieter für Ihre neue Telefonanlage gefunden haben. Eine zeitweise Option ist dies beispielsweise für kleine Unternehmen, die die Anschaffung einer neuen TK-Anlage noch scheuen.


Für die Anschaffung und Einrichtung einer neuen Telefonanlage ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Als Erstes sollten Sie eine Bestandsaufnahme in Ihrem Unternehmen machen, um die Anforderungen an Ihre TK-Anlage zu bestimmen. Auf dieser Grundlage sollten Sie Ihren benötigten Funktionsumfang festlegen und die dafür nötigen technischen Voraussetzungen abklären. Für die Suche nach dem passenden Anbieter eignet sich im Anschluss z. B. der kostenlose Angebotsvergleich von tradingtwins.

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Bei vielen Anbietern können Sie die Telefonanlage, für die Sie sich interessieren, vorab kostenlos testen. Die Testdauer variiert je nach Anbieter. Beispielsweise haben Sie bei Placetel oder sipgate die Möglichkeit, Ihre neue Telefonanlage 30 Tage lang auszuprobieren. Häufig müssen keine Zahldaten angegeben werden, um die Testphase zu nutzen – eine einfache Registrierung reicht. Die Testphase läuft für gewöhnlich einfach aus, wenn Sie keinen kostenpflichtigen Tarif buchen.


Die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen sind abhängig vom konkreten Anbieter. Unter anderem bei Placetel, sipgate, easybell, fonial, STARFACE können Sie Ihre Verträge mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen.


Je nach Anbieter ist die Mitnahme bzw. Portierung Ihrer bisherigen Rufnummern möglich, teilweise sogar kostenlos. Unter anderem folgende Anbieter bieten diese Möglichkeit an: Placetel, sipgate, NFON, vio:networks, STARFACE und easybell.


Abhängig vom Anbieter lassen sich Telefonanlagen skalieren, d. h. weitere Nebenstellen hinzufügen, sodass jeder Ihrer Mitarbeitenden unter einer eigenen Durchwahl erreichbar ist. Bei Cloud-Telefonanlagen lassen sich i. d. R. auch nach der Inbetriebnahme noch beliebig viele Nebenstellen hinzubuchen. Gleichzeitig können Sie bei Bedarf Ihr System auch wieder zurückbauen, indem Sie Nebenstellen kündigen. Je nach Anbieter kann es aber auch ein spezifisches Limit der Anzahl an Nebenstellen geben. Gerade bei Appliance-Telefonanlagen ist die Anzahl buchbarer Nebenstellen oft aufgrund technischer Limitierungen begrenzt. Beispielsweise ist die Technik des Anbieters AGFEO auf maximal 250 Nebenstellen ausgelegt.


Diese Möglichkeit besteht grundsätzlich. Beachten Sie, dass Sie die Kündigungsfristen und die Mindest­vertragslaufzeiten bei Ihrem alten Anbieter einhalten müssen. Gut: Bei vielen Anbietern können Sie Ihre Verträge monatlich kündigen. Daneben sind der Aufwand und die abweichenden technischen Voraussetzungen zu berücksichtigen, die mit einem Wechsel der TK-Anlagen-Art verbunden sind. So gestaltet sich der Wechsel zwischen verschiedenen Cloud-Telefonanlagen am einfachsten. Der Wechsel von einer Cloud- zu einer lokalen Telefonanlage oder zwischen verschiedenen Anbietern von lokalen Telefonanlagen ist jedoch mit mehr Aufwand verbunden.


Generell sind Telefonanlagen für eine Vielzahl von Branchen und Einsatzbereichen geeignet. Es gibt aber Anbieter, die Ihre Telefonanlagen speziell auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen angepasst haben. TK-Anlagen von u. a. Placetel, 3CX und fonial eignen sich u. a. sehr gut für Hotels. Andere Anbieter haben die Anforderungen von Arztpraxen (z. B. AGFEO) oder Callcentern (z. B. aircall) im Blick. Durch einen sorgfältigen Anbietervergleich finden Sie für Ihr Unternehmen die passende Telefonanlage.

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Generell eignen sich sowohl Cloud-Telefonanlagen als auch lokale Telefonanlagen für den Einsatz im Büro. Ihre Telefonanlage sollten Sie abhängig von Ihren persönlichen Anforderungen und Ihrem verfügbaren Budget auswählen. Dabei hilft Ihnen z. B. unser kostenloser Angebotsvergleich. Folgende Anbieter stellen z. B. geeignete Telefonanlagen fürs Büro bereit: Placetel, sipgate, 3CX, NFON, easybell, fonial, STARFACE, AGFEO vio:networks oder tiptel.

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Funktionen


Moderne Telefonanlagen bieten bis zu 150 Funktionen. Dazu gehören klassische Telefoniefunktionen wie Anrufweiterleitung, Halten oder Makeln, aber auch Features wie: Videotelefonie, Softphone-Nutzung zum Telefonieren über den PC, Chat, zeit- oder skillbasiertes Routing, Anrufgruppen, die Integration von CRM-Systemen, Apps für Mobilfunkgeräte, personalisierbare Anrufbeantworter, (Web-)Fax oder spezifische Callcenter-Funktionen wie Call Monitoring und Call Whispering. Der Funktionsumfang ist abhängig vom konkreten Anbieter.


Videotelefonie ist eine der Funktionen, durch die sich moderne Telefonanlagen vor den alten ISDN-Telefonanlagen auszeichnen. Alle etablierten Anbieter haben dieses wichtige Feature im Angebot an, hinzu kommen oft zusätzliche Funktionen wie Screensharing, die eine optimale Zusammenarbeit im Team gewährleisten sollen.


Cloud-Telefonanlagen gelten als sehr sicher und punkten nicht selten durch eine höhere Datensicherheit als lokale TK-Anlagen. Die Anbieter ergreifen oft spezifische Schutzmaßen wie Sprach­verschlüsselung und gesicherte Tunnel-Verbindungen, um Ihre Daten zu schützen. Bei einer Cloud-Telefonanlage lohnt es sich immer, vorab zu prüfen, welche Vorkehrungen Ihr Anbieter zum Schutz Ihrer Daten trifft. Bei einer lokalen Telefonanlage müssen Sie hingegen meist eigene Ressourcen für die Sicherheit Ihrer Daten aufwenden.


Cloud-Telefonanlagen bieten i. d. R. eine sehr gute Sprachqualität. Diese hängt aber auch von Ihrer Internetverbindung ab. Für jeden Sprachkanal bzw. jedes gleichzeitig geführte Gespräch sollten Sie mindestens 100 kbit pro Sekunde einplanen. Viele gleichzeitig geführte Gespräche können zu Lasten der Stabilität Ihrer Internetverbindung gehen. Dies kann sich u. a. in Verbindungsabbrüchen äußern. Daher ist es unter Umständen sinnvoll, bei Anschaffung einer modernen VoIP-fähigen Telefonanlage Ihre Leistungen bei Ihrem Internet-Provider aufzustocken.

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Cloud-Telefonanlage


Eine Cloud-Telefonanlage wird als reine Software-Lösung auf den externen Servern Ihres Anbieters betrieben. Man spricht hier auch von „Software as a Service“, da sich Ihr Anbieter komplett um die Installation, Einrichtung und Betrieb kümmert.

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Cloud-Telefonanlage: Funktionsweise & Kosten


Cloud-Telefonanlagen haben spezifische Vor- und Nachteile.

Die Vorteile: Das Modell, das sich „Software as a Service“ nennt, nimmt Ihnen als Kunde viel Verantwortung ab, da sich Ihr Anbieter vollständig um Einrichtung, Wartung sowie Updates Ihrer Telefonanlage kümmert. Die Verwaltung Ihrer gebuchten Nebenstellen ist ebenfalls sehr simpel gehalten: Nebenstellen lassen sich flexibel hinzubuchen oder kündigen. Bei einer Cloud-Telefonanlage nutzen Sie ein Abomodell, das sich bei vielen Anbietern flexibel kündigen lässt, häufig mit Vorlauf von einem Monat.

Ein möglicher Nachteil: Ihre Daten werden beim Telefonieren in die Cloud ausgelagert, was problematisch für Unternehmen sein kann, die mit sensiblen Daten operieren. Auch kommen beim Buchen vieler Nebenstellen schnell hohe monatliche Kosten auf Sie zu.

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Cloud Telefonanlagen: Vor- und Nachteile
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Virtuelle Telefonanlage


Es gibt eine Vielzahl von geeigneten Anbietern von virtuellen Telefonanlagen mit spezifischen Vor- und Nachteilen auf dem deutschen Markt. Anbei einige Beispiele, die aus unserer Sicht einen Blick wert sind: Placetel, sipgate, NFON, 3CX, easybell, fonial und STARFACE.

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Vielleicht sind Ihnen auf den Seiten von Cloud-Telefonanlagen-Anbietern die beiden Begriffe „IP-Centrex“ und „Hosted PBX“ begegnet. Diese beschreiben unterschiedliche Realisierungs­möglichkeiten von Cloud-Telefonanlagen. Bei IP-Centrex nutzen unterschiedliche Kunden eines Anbieters (z. B. verschiedene Unternehmen) ein und denselben Server, auf dem die Telefonanlage betrieben wird. Durch die hohe Auslastung durch verschiedene Kunden ist Ihre Telefonanlage anfälliger für Störungen und Ausfälle. Bei einer Hosted PBX läuft Ihre Telefonanlage auf einem eigens für Sie betriebenen Server. Dies gewährleistet eine höhere Daten- und Ausfallsicherheit, geht aber tendenziell mit einem höheren Preis einher.

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Lokale Telefonanlage


Eine lokale Telefonanlage wird innerhalb Ihres Unternehmens installiert. Das heißt: Ihre Daten werden nicht in die Cloud ausgelagert, sondern verbleiben auf den von Ihnen betriebenen Servern. Zu unterscheiden sind zwei Varianten: virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen und physische Appliance-Telefonanlagen.

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Eine virtualisierte Inhouse-Telefonanlagen wird als Software-Lösung auf Ihren eigenen Servern betrieben, wofür in Ihrem Unternehmen eine geeignete IT-Infrastruktur vorhanden sein muss. Beim Betrieb kommt eine sogenannte virtuelle Maschine (VM) zum Einsatz. Diese wird auf Ihren Servern installiert und stellt das Betriebssystem für die Telefonanlagen-Software dar, die Sie über Ihren Anbieter beziehen können. Im Gegensatz zu einer Cloud-Telefonanlage behalten Sie die Hoheit über Ihre Daten, müssen aber selbst geeignete Maßnahmen zu deren Schutz ergreifen.

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Im Gegensatz zu einer Cloud-Telefonanlage werden die Daten bei einer lokalen Telefonanlage nicht in die Cloud ausgelagert, was ein Vorteil für Unternehmen ist, die mit sensiblen Daten operieren. Die Einrichtung und der Betrieb fallen aber komplizierter aus als bei einer Cloud-Telefonanlage, da Ihnen hier kein Anbieter diese Punkte abnimmt. Der Aufwand beim Betrieb einer Inhouse-Telefonanlage ist nicht zu unterschätzen: Vor der Einrichtung müssen Sie sicherstellen, dass die geeignete IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen gegeben ist, zudem müssen Sie i. d. R. IT-Fachkräfte abstellen, die dafür sorgen, dass Ihre TK-Anlage jederzeit reibungslos funktioniert. Auch sind von Ihrer Seite geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten zu ergreifen.


Eine Reihe von Dienstleistern bietet in Deutschland Inhouse-Telefonanlagen an, darunter: 3CX, AGFEO und STARFACE.


Bei einer Appliance-Telefonanlage handelt es sich um eine physische Telefonanlage, die – wie z. B. Cloud-TelefonanlagenVoIP-Telefonie ermöglicht. Anstatt als reine Software-Lösung auf internen oder externen Servern betrieben, handelt es sich bei einer Appliance um eine aufeinander abgestimmte Hardware-Software-Kombination, z. B. von AGFEO, die Sie in Ihrem Unternehmen installieren können.

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Eine Appliance-Telefonanlage hat den Vorteil, dass Ihre Daten nicht in die Cloud ausgelagert werden. Damit sind Sie unabhängig von den Servern und Systemen Ihres Anbieters. Auch die Auslastung Ihrer eigenen Server beeinflusst die Telefonanlage nicht. Allerdings müssen Sie höhere Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb einplanen. Auch sind Sie selbst für Wartung und Betrieb verantwortlich und müssen hierfür ggf. entsprechendes Fachpersonal abstellen.

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Cloud-Telefonanlage

Hardware, Software & Endgeräte


Dank der Nutzung Ihres Mobilfunkgeräts bleiben Sie auch unterwegs oder im Home Office unter Ihrer Mobilfunknummer erreichbar. Ihr Mobilfunkgerät kann entweder nativ (z. B. bei Placetel oder sipgate) oder über eine vom Anbieter bereitgestellte App in die Telefonanlage eingebunden werden.


Ja. Statt teurer Endgeräte wie IP- oder DECT-Telefone können Sie auch einfach Ihren Desktop-Rechner oder Laptop nutzen und über den PC telefonieren, sofern auf diesem die VoIP-Software Ihrer Telefonanlage installiert ist.


In der Regel entfällt bei einer modernen VoIP-Telefonanlage die Notwendigkeit, teure Telefone anzuschaffen. Sie können stattdessen bereits in Ihrem Unternehmen vorhandene Geräte wie Desktop-Rechner und Laptops zum Telefonieren über den PC nutzen. Stationäre IP-Telefone oder kabellose DECT-Telefone können Sie bei Bedarf aber ebenfalls nutzen. Für die Nutzung von Cloud-Telefonanlage ist keine weitere Hardware nötig. Bei lokalen Telefonanlagen benötigen Sie entweder geeignete Server für den Betrieb oder eine Appliance. d. h. eine aufeinander abgestimmte Software-Hardware-Kombination.


Bei einem Softphone handelt es sich um eine Software zum Telefonieren mit grafischer Benutzeroberfläche, die auf einem PC oder Mobilfunkgerät installiert werden kann. Zum Telefonieren brauchen Sie dann ggf. nur noch ein Headset.

tradingtwins


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Sophie Köhler
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