Kontaktloses Bezahlen

Digitale Möglichkeiten durch NFC, QR-Code & Smartphone

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Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem – Infos & Vergleich

Ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem ist ideal für Unternehmen, die hohe Kosten in der Kaffeeversorgung vermeiden möchten. Wir stellen Ihnen verschiedene Möglichkeiten von Bezahlsystemen inklusive ihrer Vor- und Nachteile vor und präsentieren ausgewählte Modelle.

Für Eilige

Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem …

Was ist ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem?

Die Bedienung eines Kaffeevollautomaten ist denkbar simpel: Tasse unter den Auslauf stellen und eine Auswahl am Touch-Bedienfeldes treffen – schon fließt Ihr favorisiertes Heißgetränk. Verfügt Ihr Kaffeevollautomat jedoch über die entsprechende technische Zusatzausstattung, muss der Nutzer erst eine Zahlung leisten, bevor der Bezug des ersehnten Kaffees möglich ist. Dies kann auf unterschiedliche Weise realisiert werden, etwa durch den Einwurf von Münzgeld oder Jetons, das Einführen der Giro- oder Kreditkarte oder das Scannen eines QR-Codes mit dem Smartphone.

Mobiles Bezahlen

Ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem: Die Möglichkeiten

Kaffeevollautomaten erlauben die unkomplizierte Zubereitung von verschiedenen Kaffeespezialitäten und erfreuen sich daher (neben anderen Kaffeemaschinen für Firmen) großer Beliebtheit in Betrieben und Unternehmen jeglicher Art und Größe, z. B. Büros und Gastronomien. Gerade wenn viele Personen das Gerät nutzen, lohnt es sich, über die Ausstattung mit einem Bezahlsystem nachzudenken. Die Getränkepreise können Sie dabei nach Belieben festlegen. Häufig wird der Kaffeevollautomat dann von einem Service-Techniker Ihres Anbieters entsprechend konfiguriert. Hinsichtlich der Ausstattung mit einem Bezahlsystem haben Sie verschiedene technische Möglichkeiten, die Sie z. T. auch miteinander kombinieren können (z. B. Münzeinwurf und Kartenzahlung):

Münzeinwurf

Vertraut und bequem: Kaffeeautomaten mit Münzeinwurf sprechen eine große, wechselnde Kundschaft an. Alternativ ist häufig auch das Bezahlen mit Geldscheinen möglich.

Jetons/Tokens & Mitarbeiterausweis

Der Bezug von Kaffee mittels Jetons/Tokens an Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf ist vor allem in großen Unternehmen eine beliebte Alternative zur Bargeldzahlung. Auch der Mitarbeiterausweis, sofern er mit Guthaben aufgeladen ist, kann genutzt werden. Es handelt sich entsprechend um betriebsinterne Bezahlsysteme. Jetons und Ausweise müssen erst an die Mitarbeitenden ausgegeben werden und sind auf diesen Kreis beschränkt.

Kartenzahlung

Besitzt der Kaffeevollautomat ein Kartenlesegerät, können Nutzer auch auf ihre Giro- oder Kreditkarte zurückgreifen. Die Karte wird einfach ins Lesegerät eingeführt, anschließend muss eine PIN eingegeben werden, um die Zahlung zu bestätigen. Viele Kartenlesegeräte unterstützen die NFC-Technologie, sodass mit der Karte auch kontaktloses Bezahlen möglich ist.

Mobile Zahlungsarten

Auch das NFC-fähige Smartphone kann für den Bezahlvorgang genutzt werden. Zum Tätigen einer Zahlung muss lediglich das Smartphone an das Lesegerät am Automaten gehalten werden. Die Verwaltung der Zahlung erfolgt hier über Dienste wie Google Pay oder Apple Pay. Eine weitere Möglichkeit: das Scannen eines QR-Codes, der auf dem Display des Kaffeevollautomaten angezeigt wird, mit dem Smartphone.

Weiter unten schauen wir uns die verschiedenen Bezahlsysteme ausführlich inklusive ihrer Vor- und Nachteile an. Daneben stellen wir Ihnen einige beispielhafte Kaffeevollautomaten-Modelle mit Bezahlsystem vor.

Das kosten Bezahlsysteme in Kaffeevollautomaten

Der Kauf eines Kaffeevollautomaten geht mit beträchtlichen Kosten einher. Einsteigergeräte für den gewerblichen Bereich (z. B. für kleine Büros) gibt es ab etwa 1.000 Euro, häufig bewegt sich der Preis jedoch eher im Bereich von ca. 2.000 – 10.000 Euro. Bei z. B. WMF und Melitta gibt es aber auch Hochleistungsgeräte, die zwischen 10.000 – 20.000 Euro liegen. Jedoch verfügt der Kaffeevollautomat bei diesen Summen häufig noch über kein Bezahlsystem. Dabei handelt es sich meist um eine optionale Zusatzausstattung, die den Preis weiter in die Höhe schnellen lässt.

Je nach Anbietern und Herstellern können Sie vor einem Kauf Ihr Wunschgerät konfigurieren und ein oder mehrere Bezahlsysteme auswählen. Teilweise ist auch eine Nachrüstung möglich – hier sollten Sie Kontakt mit dem Hersteller oder Ihrem Anbieter aufnehmen, um Ihre Möglichkeiten abzuklären. Häufig kommunizieren die Anbieter die dafür anfallenden Zusatzkosten jedoch erst im Rahmen der Angebots­unterbreitung. Dennoch können wir Ihnen eine erste Orientierung darüber geben, welche Kosten für Bezahlsysteme anfallen:

  • Münzprüfer: ca. 400 – 500 Euro
  • Anbaugehäuse mit Münzprüfer und/oder Geldwechsler: ca. 1.500 – 2.750 Euro
  • Kartenlesegeräte, u. a. auch für kontaktlose Zahlung per NFC: ca. 740 – 1.400 Euro

Kaffeevollautomaten finden, der zu Ihren Preisvorstellungen passt

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Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf

Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf eignen sich gut für Betriebe, aber auch für Situationen mit wechselnder Kundschaft, z. B. in Geschäften/Einkaufs­zentren oder an Flughäfen und Bahnhöfen. Sie bieten Nutzern die Möglichkeit, sich schnell mit einem leckeren Heißgetränk zu versorgen. Alternativ ist auch das Bezahlen mit Geldscheinen möglich, wenn der Vollautomat mit einem Geldscheinleser ausgestattet ist.

Vorteile

  • unkomplizierter, intuitiver Bezahlvorgang
  • schnell, sicher und anonym – Nutzer muss z. B. keine PIN o. Ä. eingeben
  • keine Transaktionskosten auf Händlerseite

Nachteile

  • regelmäßige Leerung des Automaten und Zählung der Einnahmen nötig
  • Nutzer kann Automaten nur bedienen, wenn er Bargeld dabei hat
  • zusätzliche Ausstattung nötig: Geldwechsler & idealerweise Münzprüfer – dadurch größere Ausmaße des Geräts
  • mit Einnahmen gefüllter Automat ist potenzielles Ziel von Diebstahl

Geeignet für:

Büros/Betriebe & öffentliche Orte mit wechselnder Kundschaft

Vorteile & Nachteile

Ein Kaffeevollautomat mit Münzeinwurf bietet Ihren Kunden einen unkomplizierten sowie sicheren Bezahlvorgang – jeder wird mit dem Gerät zurechtkommen. Es muss keine PIN eingegeben werden und es werden digital keine Daten ausgetauscht. Wichtig ist nur, dass Ihre Kunden auch Bargeld dabei haben. Das mag trivial klingen, aber mittlerweile erfreut sich kontaktloses Bezahlen, z. B. mit der Giro-/Kreditkarte oder dem Smartphone, großer Beliebtheit und wird vielfach auch erwartet. Deshalb sollten Sie sich die Frage stellen, ob nur das Zahlen mit Münzgeld möglich sein soll oder ob Sie dem Nutzer auch weitere Bezahlmöglichkeiten zur Verfügung stellen möchten.

Ein weiterer Vorteil von Kaffeevollautomaten mit Münzeinwurf: Ihnen entstehen auf Händlerseite keine Transaktionskosten wie z. B. bei der Kartenzahlung. Jedoch ist die regelmäßige Leerung des Kaffeevollautomaten und die Zählung Ihrer Einnahmen nötig. Und: Sie laufen Gefahr, Opfer von Diebstahl zu werden – ein prall mit Geld gefüllter Automat ist attraktiv für Diebe.

Auf jeden Fall sollte der Kaffeevollautomat mit einem Münz-/Geldwechsler ausgestattet sein. Immerhin hat man selten den jeweils passenden Betrag für das Bezahlen einer spezifischen Ware oder Dienstleistung dabei. Auch die Ausstattung mit einem Münzprüfer ist sinnvoll, um die Gefahr auszuschließen, dass mit Falschgeld bezahlt wird und Sie um Ihre Einnahmen gebracht werden. Jedoch: Diese Zusatzausstattung geht einerseits ins Geld, zum anderen nimmt der Kaffeevollautomat dadurch größere Ausmaße an, sodass er u. U. nicht mehr flexibel aufgestellt werden kann.

Bezahlen mit Jetons/Tokens & Mitarbeiterausweis

Ein alternatives Zahlungsmittel zum Bargeld sind Jetons bzw. Tokens. Sie haben häufig die Form von Münzen und besitzen einen Geldwert. Da Jetons erst ausgegeben werden müssen, eignet sich diese Bezahlmöglichkeit nicht für öffentliche Orte, sondern stattdessen für einen klar definierten, eingeschränkten Kundenkreis. Hierbei handelt es sich häufig um die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Die Ausgabe der Jetons übernimmt dann der Arbeitgeber.

Vorteile

  • unkomplizierter, intuitiver Bezahlvorgang
  • schnell, sicher und anonym – Nutzer muss z. B. keine PIN o. Ä. eingeben
  • Ausgabe von Jetons/Tokens kann zur Mitarbeitermotivation genutzt werden
  • keine Transaktionskosten auf Händlerseite
  • verringerte Diebstahlgefahr

Nachteile

  • eingeschränkter Kundenkreis: Nutzer muss im Besitz der Jetons sein
  • regelmäßige Leerung des Automaten nötig
  • zusätzliche Ausstattung nötig: Nutzer muss Jetons gegen Bargeld beziehen können
  • unterschiedliche Getränkepreise lassen sich mit Jetons nur umständlich realisieren

Geeignet für:

Büros/Betriebe, die Ihre Mitarbeitende mit Kaffee versorgen möchten

Vorteile & Nachteile

Jetons bieten für den Nutzer den gleichen Vorteil wie Bargeld: Sie sind ein sicheres und anonymes Zahlungsmittel. Sensible Daten müssen am Kaffeevollautomaten nicht eingegeben werden und werden nicht übertragen. Und: Die Gefahr eines Einbruchs sinkt, denn für Diebe besitzen Jetons keinen reellen Wert. Auch entstehen Ihnen hier keine zusätzlichen Transaktionskosten wie bei der Kartenzahlung. Zudem können Sie die Jetons als Mittel zur Mitarbeiter­motivation nutzen, z. B. im Rahmen von Mitarbeiterbenefits.

Jetons haben jedoch den Nachteil, dass das Bezahlen umständlich werden kann, wenn die angebotenen Getränke unterschiedlich viel kosten. Ein Jeton steht i. d. R. für einen bestimmten Geldbetrag, der von Ihnen festgesetzt wird (z. B. 1 Euro). Kostet der Filterkaffee nun beispielsweise 1 Euro und der Cappuccino 1,50 Euro, muss der Wert der Jetons sinnvoll festgelegt werden (z. B. 50 Cent). Der Kunde muss entsprechend stets genügend Jetons mit sich führen. Idealerweise passen Sie die Getränkepreise an den Wert der Jetons an, um Ihren Mitarbeitenden diesen Nachteil zu ersparen.

Neben dem eingeschränkten Kundenkreis ist ein Nachteil von Jetons, dass – wie auch bei Bargeld – regelmäßig die Leerung des Kaffeevollautomaten anfällt. Zudem muss im Unternehmen eine Möglichkeit gegeben sein, Jetons überhaupt erst zu beziehen, beispielsweise über einen Automaten, an dem mit Bargeld bezahlt werden kann. Ein Kaffeevollautomat mit Jeton-Einwurf kann jedoch gut zur Refinanzierung des Gerätes eingesetzt werden, sofern es genügend Kaffeetrinker im Unternehmen gibt.

Alternative: Mitarbeiter­ausweis/Guthaben­karte

Alternativ lässt sich auch der Mitarbeiterausweis oder eine spezielle, vom Arbeitgeber ausgegebene Guthabenkarte zum Bezahlen der Heißgetränke nutzen. Diese müssen hierzu vorher mit einem bestimmten Betrag aufgeladen werden. Die Zahlung am Automaten erfolgt dann häufig kontaktlos, indem der Nutzer seinen Ausweis an ein entsprechendes Lesegerät hält.

Kaffeevollautomat mit Kartenzahlungs­möglichkeit

Auch das Bezahlen mit Kredit- oder Girokarte erfreut sich großer Beliebtheit. Ihr Kaffeevollautomat muss dafür mit einem Kartenlesegerät ausgestattet sein. Der Kunde braucht dann lediglich seine Karte einzuführen und seinen Kauf durch Eingabe einer PIN zu bestätigen. Der entsprechende Betrag für den Kaffee wird anschließend vom Konto des Kunden abgebucht. Bargeld ist nicht erforderlich – dadurch erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit von Spontankäufen, wenn im Portemonnaie Ebbe herrscht.

Vorteile

  • schnell und flexibel
  • einfache Zählung der Einnahmen
  • keine regelmäßige Leerung und Zählung der Einnahmen nötig
  • Bargeld wird nicht benötigt
  • verringerte Diebstahlgefahr

Nachteile

  • zusätzliche Transaktionskosten für Händler
  • kein anonymes Zahlungsmittel: Kunde muss PIN eingeben bzw. Daten über NFC-Technologie austauschen (gilt jedoch als sicher)

Geeignet für:

Büros/Betriebe & öffentliche Orte mit wechselnder Kundschaft

Vorteile & Nachteile

Zu beachten ist aber, dass bei jeder Kartenzahlung Transaktionsgebühren für Sie als Händler anfallen. Nähere Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber „Kartenzahlung: Diese Kosten kommen auf Händler zu“. Dafür erübrigt sich die regelmäßige Leerung des Automaten, die Einnahmen lassen sich einfacher zählen/erfassen und die Einbruchs-/Diebstahlgefahr ist verringert. Für den Nutzer hingegen ist die Kartenzahlung zwar ein schnelles und flexibles Zahlungsmittel, bietet jedoch den Nachteil fehlender Anonymität, denn bei jeder Transaktion werden personenbezogene Daten verarbeitet, darunter der geleistete Betrag sowie Datum und Uhrzeit des Bezahlvorgangs.

Kontaktloses Bezahlen per Giro-/Kreditkarte

Ist die Karte mit einem NFC-Chip ausgestattet, kann sie alternativ als kontaktlose Zahlungsmöglichkeit verwendet werden. Die Karte muss für den Bezahlvorgang dann lediglich an das entsprechende Bezahlterminal gehalten werden. Weiter unten erläutern wir Ihnen, wie die Zahlung mittels NFC-Technologie abläuft. Extrakosten für die Nutzung von NFC entstehen für Sie übrigens nicht, es fallen lediglich die üblichen Transaktionsgebühren an.

Kontaktloses Bezahlen per Anbieter-Lösung

Anbieter von Kaffeevollautomaten bieten teilweise auch eigenentwickelte Lösungen für das kontaktlose Bezahlen an. Beispielsweise können Sie beim Anbieter Kaffee Partner spezielle, aufladbare Getränkekarten nutzen oder sogenannte Drink-Keys. Hierbei handelt es sich um Funksender in Form eines Key-Chips, die sich ebenfalls mit Guthaben aufladen lassen. Hierfür muss eine entsprechende Aufladestation vorhanden sein. Wie bei Jetons beschränken sich diese Optionen eher auf einen festen Kundenkreis, z. B. Mitarbeitende eines Unternehmens.

Digitales, kontaktloses Bezahlen: Was ist NFC?

NFC (Near Field Communication) ist eine Nahfunktechnik, die die kontaktlose Übertragung von Daten erlaubt. Möglich ist NFC durch einen speziellen Chip, der in Bankkarten oder mobilen Endgeräten wie Smartphones integriert sein kann. Um mit NFC zu bezahlen, wird die Karte (oder das mobile Endgerät) in ausreichendem Abstand an das Kartenesegerät bzw. Bezahlterminal gehalten. Ein NFC-Bezahlsystem für Kaffeevollautomaten ermöglicht so bequeme Zahlungen. Da die Datenübertragung lediglich über sehr kurze Distanzen von ca. 5 – 10 cm möglich ist, wird Datendiebstahl erschwert.

Jedoch sind bei NFC die Möglichkeiten zur bargeldlosen Zahlung begrenzt. Je nach Anbieter kann die Zahlungsgrenze unterschiedlich hoch ausfallen. Meistens liegt diese bei einem Betrag zwischen 25 und 50 Euro. Bei einem höheren Betrag ist kein kontaktloses Bezahlen mehr möglich: Stattdessen müssen Nutzer eine PIN eingeben oder eine Unterschrift leisten. Ob ein Zahlungsterminal bzw. ein Kaffeevollautomat für Bezahlvorgänge mittels NFC geeignet ist, erkennt man am Vorhandensein des NFC-Symbols. Dieses ähnelt dem WLAN-Symbol.

Mobile/digitale Zahlungsarten

Unter dem Begriff „mobiles Bezahlen“ versteht man alle finanziellen Transaktionen, die durch digitalen Datenaustausch bargeld- und kontaktlos mittels eines mobilen Endgeräts (i. d. R. das Smartphone) getätigt werden. Dazu gehören Zahlungen per NFC-Technologie oder QR-Code. Seit einigen Jahren ist mobiles Bezahlen auf dem Vormarsch – die Corona-Pandemie hat sicherlich ihren Anteil daran geleistet. Gerade für jüngere Generationen ist dieser komfortable Bezahlvorgang mittlerweile gang und gäbe, deshalb sollten Sie nicht darauf verzichten, Ihrer Kundschaft diese Option anzubieten.

Vorteile

  • sichere und flexible Zahlungsoption: viele Kunden haben das Smartphone immer zur Hand – Bargeld daher nicht notwendig
  • auf Händlerseite fallen keine zusätzlichen Gebühren für die Nutzung von NFC-Technologie an (lediglich die üblichen Transaktionsgebühren)
  • Imagegewinn: Positionierung als moderner Händler
  • Nutzung von Bezahl-Apps wie Google Pay oder Apple Pay ist kostenlos für Kunden
  • Sicherheit: Daten beim NFC-Bezahlvorgang lassen sich aufgrund kurzer Distanz zwischen Endgerät und Bezahlterminal kaum abfangen – damit sichere Übertragung von Zahlungsdaten
  • bessere Hygiene, da Bezahlvorgang kontaktlos erfolgt

Nachteile

  • nicht anonym – Daten über Nutzerverhalten werden gesammelt und ausgewertet, wenn nicht von Nutzer ausdrücklich untersagt
  • Zahlungsgrenze (die aber beim Bezug von Kaffee am Automaten i. d. R. nicht ins Gewicht fällt)
  • Nutzer muss benötigten Dienst zur Zahlungsabwicklung gebucht und zusätzliche Apps auf seinem Smartphone installiert haben (z. B. Google Pay, Apple Pay oder QR-Code-Scanner)

Geeignet für:

Büros/Betriebe & öffentliche Orte mit wechselnder Kundschaft

Vorteile & Nachteile

Mobiles/kontaktloses Bezahlen ist flexibel – immerhin haben die meisten Nutzer ihr Smartphone stets zur Hand. Zudem handelt es sich um eine sichere Bezahlmethode: Die übertragenen Daten lassen sich kaum von außen abfangen/auslesen. Weitere Pluspunkte: bessere hygienische Bedingungen für den Kunden und für Sie ggf. ein Imagegewinn, da Sie durch das Setzen auf eine zukunftsfähige Technologie sich als moderner Händler positionieren können.

Negativ anzumerken ist, dass der Zahlungsvorgang nicht anonym erfolgt. Es werden Daten gesammelt und ausgewertet, die Rückschlüsse auf das Kaufverhalten des Nutzers zulassen. Und: Damit der Nutzer die ihm zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen kann, muss er u. a. Bezahldienste wie Google Pay oder Apple Pay gebucht haben.

Mobiles Bezahlen mittels NFC-Technologie

Wie bei der kontaktlosen Kartenzahlung ermöglicht die NFC-Technologie das mobile digitale Bezahlen mittels Smartphone & Co. Entsprechend benötigen Sie als Automatenbetreiber für Ihren Kaffeevollautomaten ein NFC-Bezahlsystem. Die gute Nachricht: Die meisten modernen Kartenzahlungssysteme sind mittlerweile mit dieser Technologie ausgestattet. Beim Bezahlvorgang hält der Nutzer sein Smartphone in kurzem Abstand an das Terminal/Lesegerät am Vollautomaten. Das Smartphone muss dazu allerdings mit einem NFC-Chip ausgestattet sein.

Zudem muss der Nutzer einen Dienst, über den die Zahlung abgewickelt werden kann, gebucht und die entsprechende App auf seinem Endgerät installiert haben. Diese Apps sind mit dem eigenen Bankkonto verknüpft und werden z. B. von Banken wie der Volksbank oder der Sparkasse angeboten. Hinzu kommen Zahlungsdienstleister wie Paypal und Smartphone-Anbieter wie Apple und Google. Letztere ermöglichen komfortables mobiles Bezahlen über die Anwendungen Apple Pay und Google Pay.

QR-Code scannen

Alternativ kann das Smartphone genutzt werden, um den Zahlungsvorgang durch Scannen eines QR-Codes abzuwickeln. Grundvoraussetzung: Der Kaffeevollautomat muss über ein Display verfügen, auf dem der Code angezeigt werden kann – dies ist aber bei vielen Modellen der Fall. Bei einem QR-Code handelt es sich um einen zweidimensionalen Code, in dem bestimmte Informationen (z. B. Zahlungsinformationen) hinterlegt sind.

Voraussetzungen auf Nutzerseite: Auf dem Smartphone muss ein QR-Code-Scanner installiert sein. Daneben ist eine Internetverbindung nötig. Auch muss das Smartphone über eine funktionstüchtige Kamera verfügen. Das Scannen bewirkt die Auslösung einer Push-Nachricht bzw. Weiterleitung, über die Nutzer die Zahlung tätigen können. Eine konkrete Möglichkeit, durch das Scannen eines QR-Codes zu bezahlen, ist beispielsweise die App „PAY WITH CHARLIE“. Hierbei scannt der Nutzer zunächst den QR-Code und wird anschließend zur Anbieter-App weitergeleitet, in der alle gängigen Zahlarten hinterlegt sind.

Kontaktloses Bezahlen: Voraussetzungen für Händler

Ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem ist besonders in Büros, Betrieben oder der Gastronomie praktisch. Gerade in der Gastronomie kann ein solches Gerät Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihr Personal entlasten. Hier empfiehlt sich zudem die Anschaffung eines modernen Kassensystems.

Für Sie als Betreiber des Kaffeevollautomaten ist vor allem wichtig, dass Sie auf einen attraktiven Mix aus verschiedenen Bezahlmöglichkeiten setzen, denn dadurch sprechen Sie mehr Käufer an. Es lohnt sich demnach, Mehrkosten für die technischen Ausstattungen in Kauf zu nehmen. Aus unserer Sicht ist es ideal, wenn Sie bei Ihrem Kaffeevollautomaten mobiles und kontaktloses Bezahlen ermöglichen. Hierfür müssen Sie sich nur ein geeignetes NFC-/Terminal/Kartenlesegerät anschaffen, das über die geeignete Software für mobiles Bezahlen verfügt. Es empfiehlt sich auch, dieses mit einem Aufkleber auszuzeichnen, um Ihre Kunden auf die Bezahlmöglichkeit per NFC aufmerksam zu machen. Beachten Sie aber, dass bei einer Kartenzahlung Kosten für Händler anfallen, jedoch keine zusätzlichen Gebühren für Apple Pay, Google Pay & Co.

Gleichzeitig sollten Sie auch die Bezahlmöglichkeit Bargeld nicht außen vor lassen. Hierfür fällt ebenfalls zusätzliche Ausstattung in Form von Banknotenlesern, Münzprüfern und Geldwechslern an. Im Gegensatz zu mobilen Bezahlarten ist hier das regelmäßige Leeren des Automaten und das Zählen der Einnahmen nötig.

Münzen, Giro-Card, kontaktloses Bezahlen: Sie haben die Wahl

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Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem: Ausgewählte Modelle

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Kaffeevollautomaten mit optionalen oder integrierten Bezahlsystemen vor. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei lediglich um Beispiele handelt – andere Modelle, die auf dem Markt verfügbar sind, können für Ihre Zwecke ebenfalls geeignet sein.

Barista Ultima (Kaffee Partner)

Tassenleistung: ca. 60 – 150 Tassen/Tag

Preis: auf Anfrage

Bezahlsysteme (optional):

  • bargeldlos mit Guthabenkarte
  • digitales Bezahlen mit Kartenterminal
  • Münzeinwurf ohne/mit Geldwechsler

Optionales Zubehör u. a.: Milchkühler, Tassenwärmer, Unterschränke

Aus­stattung/Besonder­heiten u. a.:

  • 2 Hochleistungs-Präzisionsmahlwerke
  • 2 Bohnenbehälter + 2 Pulverbehälter
  • 7-Zoll-Touch-Display
  • Fernwartung mittels Telemetrie
  • auswertbarer Zählerstand des Getränkeverbrauchs
  • verstellbarer Auslauf für unterschiedliche Tassengrößen
  • automatische Reinigungssysteme mit Benutzerführung (Video/Animation)

Aus unserer Sicht geeignet für: mittlere Büros & Gastronomiebetriebe

Barista Supreme (Kaffee Partner)

Tassenleistung: ca. 50 – 100 Tassen/Tag

Preis: auf Anfrage

Bezahlsysteme (optional):

  • bargeldloses Bezahlen mit Guthabenkarte
  • digitales Bezahlen mit Kartenterminal
  • Münzeinwurf ohne/mit Geldwechsler
  • digitales Bezahlen per App

Optionales Zubehör u. a.: Tassenwärmer, Frischmilchmodul, Milchkühler 5 l, Unterschränke, Becherspender

Ausstattung/Besonderheiten u. a.:

  • 10-Zoll-Touch-Display
  • klappbarer Becherstand für unterschiedliche Tassengrößen
  • Fernwartung mittels Telemetrie
  • automatische Reinigungssysteme

Aus unserer Sicht geeignet für: kleinere bis mittlere Büros

Saeco Phedra EVO Espresso (Saeco)

Tassenleistung: keine Angabe

Preis: ab ca. 3.300 Euro

Bezahlsysteme (enthalten):

  • Münzeinwurf & Münzprüfer

Optionales Zubehör u. a.: Milchkühler, Unterschränke

Ausstattung/Besonderheiten u. a.:

  • Festwasseranschluss
  • 3,5-Zoll-TFT-Display
  • beleuchtete Tassenausgabe
  • Energiespar-ECO-Modus
  • höhenverstellbarer Tassentisch
  • separate Heißwasserausgabe
  • 1 Bohnenbehälter + 3 Instantproduktbehälter

Aus unserer Sicht geeignet für: Büros & Gastronomiebetriebe

CP60 (Coffee Perfect)

Tassenleistung: >80 Tassen/Tag

Preis: auf Anfrage

Bezahlsysteme (optional):

  • Geldwechsler
  • Geldscheinleser
  • Münzprüfer
  • bargeldloses Bezahlen

Optionales Zubehör u. a.: Frischmilchmodul, Unterschränke, Tassenwärmer, Becherspender

Ausstattung/Besonderheiten u. a.:

  • 2 Bohnenbehälter + 2 Instantbehälter
  • Heißwasserauslauf
  • Doppelauslauf
  • Festwasser- & Abwasseranschluss + interner Wassertank (4 l)
  • 10-Zoll-Touch-Display

Aus unserer Sicht geeignet für: mittlere Büros

Cafina XT4 (Melitta)

Tassenleistung: 180 Tassen/Tag

Preis: auf Anfrage

Bezahlsysteme (optional):

  • Geldwechsler
  • digitales Bezahlen mit Kartenterminal
  • Kartenleser

Optionales Zubehör u. a.: Milchkühler, Tassenwärmer

Ausstattung/Besonderheiten u. a.:

  • automatische Reinigungssysteme
  • Festwasseranschluss
  • 2 Bohnenbehälter (+ erweiterbare Bohnenbehälter)
  • 7-Zoll-Touch-Display
  • Milchschaumlanze

Aus unserer Sicht geeignet für: mittlere bis große Büros & Gastronomiebetriebe

9000 S+ (WMF)

Tassenleistung: 350 Tassen/Tag

Preis: ab ca. 17.900 Euro

Bezahlsysteme (optional):

  • Münzprüfer
  • Geldwechsler
  • Kartenleser (auch für kontaktloses Bezahlen geeignet)

Optionales Zubehör u. a.: Becherspender, Unterschränke, Milchkühler

Ausstattung/Besonderheiten u. a.:

  • bis zu 4 Kaffeebohnenbehälter
  • Handeinwurf für weitere Kaffeesorten
  • Choc-Mixer für Schokoladenspezialitäten
  • ausgestattet für 2 verschiedene Sorten Milch
  • Dynamic-Milk-System für 4 verschiedene Milchschaumkonsistenzen
  • separate Heißwasserausgabe
  • 1 Bohnenbehälter + 3 Instantproduktbehälter

Aus unserer Sicht geeignet für: mittlere bis große Büros & Gastronomiebetriebe

Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem: Dann lohnt er sich

Wann macht es Sinn, einen Kaffeevollautomaten mit einem Bezahlsystem auszustatten? Die Antwort auf diese Frage ist von einigen Faktoren abhängig, beispielsweise vom Anschaffungspreis, der Anzahl der Nutzer, aber auch davon, was Sie sich von einem Bezahlsystem versprechen. Was aus unserer Sicht in jedem Fall wichtig ist: Die Bedienung des Kaffeevollautomaten sowie das Bezahlen sollten möglichst einfach von der Hand gehen, sodass jeder potenzielle Kunde problemlos seinen Kaffee beziehen kann.

Szenario 1: Refinanzierung

Sie wollen Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, sich während der Arbeitszeit mit leckerem Kaffee zu versorgen? Ein Kaffeevollautomat ist dank seiner einfachen Bedienung und der großen Getränkeauswahl ideal dafür. Aber: Gewerbliche Geräte, die sich z. B. fürs Büro eignen, sind teuer. Um die hohen Kosten abzufedern, können Sie von Ihren Mitarbeitenden einen kleinen Obolus für die Bereitstellung des Kaffees verlangen: Die Ausstattung mit einem Bezahlsystem trägt so langfristig zur Refinanzierung bzw. Amortisierung des Gerätes bei. Das gilt auch für die laufenden Kosten wie Strom, Kaffeebohnen etc. Zu beachten ist, dass die technischen Zusatzausstattungen (z. B. Geldwechsler, Münzprüfer & Co.) mit zusätzlichen Ausgaben zu Buche schlagen – was aber kein großes Problem ist, wenn die Voraussetzungen stimmen:

So sollte es in Ihrem Unternehmen eine ausreichend große Anzahl an Kaffeetrinker geben, durch die Geld in die Kaffeekasse kommt. Benutzen lediglich drei oder vier Personen den Kaffeevollautomaten und handelt es sich um ein Gerät im niedrigen Preisbereich, lohnt sich der zusätzliche technische und finanzielle Aufwand meistens nicht.

Mögliche Einsatzorte:

Im Betrieb/Unternehmen macht ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem dann Sinn, wenn es sich um ein hochpreisiges Profigerät mit hoher Auslastung handelt.

Szenario 2: Gewinn erwirtschaften

Alternativ kann ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem auch zur (zusätzlichen) Einnahmequelle werden. Dafür muss er in öffentlichen Einrichtungen bzw. an öffentlichen Orten und Plätzen mit hohem Publikumsverkehr bzw. ausreichend großer Laufkundschaft aufgestellt werden. Geeignete Orte sind beispielsweise Wartebereiche von Flughäfen oder Bahnhöfen, Jugendherbergen oder Hostels und Einkaufscenter. Auch Selbstbedienungsbereiche von Gastronomiebetrieben (wie bspw. Bäckereien) oder z. B. Tankstellen sind eine denkbare Option.

Bei geschickter Wahl des Standortes können Sie auf einen großen Kreis potenzieller Kunden zurückgreifen. Allerdings müssen Sie dafür ein Hochleistungsgerät anschaffen, das einer hohen Beanspruchung standhält und mehrere hundert Tassen Kaffee am Tag zubereiten kann. Sonst kommt es relativ schnell zu Verschleiß sowie Ausfällen – und zu Reparaturen, die finanziell ins Gewicht fallen.

Auch sollte das Gerät möglichst einfach zu bedienen sein und ein Bezahlsystem bieten, mit dem alle Nutzer zurechtkommen. Idealerweise verfügt der Kaffeevollautomat über mehrere Bezahloptionen, um unterschiedliche Käufer anzusprechen. Eher konservativere Kunden nutzen lieber das klassische, anonyme Bezahlen via Münzen oder Geldscheine, während eine technikaffine Zielgruppe gerne die Möglichkeit zu kontaktlosem Bezahlen in Anspruch nimmt, z. B. mittels EC-Karte oder Smartphone-Nutzung.

Mögliche Einsatzorte:

Ein Kaffeevollautomat mit Bezahlsystem macht an öffentlichen Orten Sinn, wenn dort eine ausreichend große Laufkundschaft zur Verfügung steht.

tradingtwins-Tipp: Angemessene Kaffeepreise festsetzen

„Beim Betrieb eines Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem stellt sich die Frage: Welchen Preis soll ich für den einzelnen Espresso, Café Crema oder Latte Macchiato verlangen? Welcher Betrag ist angemessen und vertretbar? Immerhin haben Sie die Möglichkeit, Ihre Preise nach Belieben festzulegen. Eine spezifische Angabe, wie viel die Tasse Kaffee kosten sollte, können wir leider nicht machen, geben aber zu bedenken: Es macht einen Unterschied, ob Sie die Anschaffung Ihres Kaffeevollautomaten refinanzieren oder ob Sie einen Gewinn erwirtschaften möchten. Aus unserer Sicht sollte es sich in jedem Fall um faire Preise handeln. Die Kaffeepreise für Ihre Mitarbeitenden sollten Sie ohne Gewinnabsichten festsetzen. Hier steht die Refinanzierung im Vordergrund. Bieten Sie Kaffee für Laufkundschaft an, können Sie sich z. B. an der Konkurrenz orientieren bzw. an den Preisen, die gemeinhin üblich sind. Kalkulieren Sie den Preis so, dass Sie auf eine zufriedenstellende Gewinnmarge kommen.“

Matthias

Matthias

tradingtwins Redaktion

Finanzierung Ihres Kaffeevollautomaten: Kauf, Miete, Leasing

Bei der Anschaffung eines Kaffeevollautomaten haben Sie verschiedene Finanzierungs­möglichkeiten. Dabei ist in erster Linie nicht relevant, ob das Gerät mit einem Bezahlsystem ausgestattet werden soll oder nicht. Stattdessen gilt es zu überlegen, welche Finanzierung am besten mit Ihren persönlichen Anforderungen und finanziellen Möglichkeiten übereinstimmt. Grundsätzlich bieten sich Ihnen die folgenden Optionen:

Neukauf

Ein Neukauf eines Kaffeevollautomaten konfrontiert Sie oft mit hohen Kosten. Für Geräte, die sich für gewerbliche Zwecke eignen, fallen häufig mehrere tausend Euro an. Für absolute Hochleistungsgeräte können sogar bis zu ca. 20.000 Euro fällig werden. Dafür sind Sie Eigentümer des Automaten und müssen sich nicht vertraglich an einen Anbieter und dessen Konditionen binden. Zudem lassen sich die Anschaffungskosten von der Steuer absetzen – das federt den finanziellen Aufwand etwas ab. Ein Nachteil: Sie müssen sich selbständig um die Wartung und um Reparaturen Ihres Kaffeevollautomaten kümmern, wenn Sie dafür nicht einen extra Service-Vertrag abgeschlossen haben.

  • Käufer ist Eigentümer des Gerätes
  • gesetzliche Gewährleistung von 24 Monaten
  • keine Vertragsanbindung an einen Anbieter
  • Kosten steuerlich absetzbar
  • kostenintensive Anschaffung
  • für Wartung & Reparaturen ist der Käufer verantwortlich

Gebrauchtkauf

Beim Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten lässt sich ein beträchtlicher Teil des ursprünglichen Anschaffungspreises sparen. Um langfristig keine Enttäuschung zu erleben, ist es aber wichtig, sich vor der Kaufabwicklung sorgsam mit dem ausgewählten Gerät sowie seiner Funktionstüchtigkeit auseinanderzusetzen. Sie sollten darauf achten, dass Sie ein Gerät erwerben, das generalüberholt wurde bzw. „refurbished“ ist. Das bedeutet, dass das Gerät sorgfältig wieder in Stand gesetzt wurde, u. a. durch den Austausch von Verschleißteilen.

  • größere Preisersparnisse möglich gegenüber einem Neugerät
  • Bezug eines sorgsam gepflegten Gerätes möglich (generalüberholt)
  • keine Vertragsbindung an einen Anbieter
  • Kosten steuerlich absetzbar
  • ggf. keine Ersatzteile mehr auf dem Markt verfügbar
  • verkürzte gesetzliche Gewährleistung von 12 Monaten
  • häufig keine Gewährleistung bei privaten Verkäufern
  • für Wartung & Reparaturen ist der Käufer verantwortlich

Miete

Bei der Miete eines Kaffeevollautomaten umgehen Sie das Problem hoher einmaliger Anschaffungskosten. Stattdessen fallen monatliche Raten an und Sie erhalten das Recht, den Kaffeevollautomaten zu nutzen. Jedoch binden Sie sich dabei längerfristig an einen Anbieter (je nach Vertrag für 6 – 72 Monate). Dafür müssen Sie sich i. d. R. nicht um die Wartung oder um Reparaturen Ihres Kaffeevollautomaten kümmern. Diese Posten sind für gewöhnlich in den Mietkosten enthalten und werden vom Anbieter übernommen.

  • keine hohen einmaligen Anschaffungskosten, stattdessen Verteilung auf monatliche Raten
  • Wartung & Reparaturen häufig in den Mietkosten enthalten
  • Upgrades & Wechsel auf andere Kaffeevollautomaten möglich – abhängig vom Anbieter
  • Mietkosten steuerlich absetzbar
  • längerfristige Vertragsbindung (abhängig vom Anbieter), i. d. R. 6 – 72 Monate
  • ggf. insgesamt höhere Kosten als beim Kauf
  • Geräteübernahme & Weiterverkauf nicht möglich
  • ggf. besteht Verpflichtung, Anbieter gegen zusätzliche Kosten Kaffeebohnen abzunehmen

Leasing

Auch beim Leasing erwerben Sie gegen die Zahlung monatlicher Raten das Nutzungsrecht eines bestimmten Kaffeevollautomaten. Im Gegensatz zur Miete besteht je nach Vertrag am Ende der Laufzeit (i. d. R. 6 – 72 Monate) die Möglichkeit, den Kaffeevollautomaten gegen die Zahlung einer Restsumme zu erwerben. Ein Manko: Anders als bei der Miete sind Sie i. d. R. selbst für Wartung und Reparaturen verantwortlich, wenn vertraglich nichts anderes vereinbart wurde.

  • keine hohen einmaligen Anschaffungskosten, stattdessen Verteilung auf monatliche Raten
  • Gerät kann nach Ende der Vertragslaufzeit ggf. übernommen werden
  • Bilanzneutralität: Leasinggeber bleibt Eigentümer des Kaffeevollautomaten
  • längerfristige Vertragsbindung (abhängig vom Anbieter), i. d. R. 6 – 72 Monate
  • Wartung & Reparaturen häufig nicht in den Leasingraten enthalten – Notwendigkeit zum Abschließen separater Service-Verträge

Kaffeevollautomaten von der Steuer absetzen

Die Möglichkeit, einen Kaffeevollautomaten von der Steuer abzusetzen, bietet finanzielle Entlastung – gerade angesichts hoher Anschaffungskosten beim Neukauf. Bei einem Preis von unter 800 Euro zählt der Kaffeevollautomat als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Vorteil hierbei: Die Kosten lassen sich im Anschaffungsjahr steuerlich voll geltend machen.

Liegt der Preis des Kaffeevollautomaten hingegen bei über 1.000 Euro, muss eine Abschreibung über die Nutzungsdauer (i. d. R. 5 Jahre) gemäß AfA-Tabelle erfolgen. Das bedeutet: Innerhalb von fünf Jahren können Sie jährlich ein Fünftel der Anschaffungskosten steuerlich geltend machen. Daneben können Sie Ihr Gerät auch steuerlich absetzen, wenn Sie dieses gebraucht kaufen, mieten oder leasen. Das Gleiche gilt für Verbrauchs­materialien wie Kaffee, Milch oder Zucker.

tradingtwins-Lesetipp

Abschreibung Kaffeevollautomat

Sie wollen tiefer in die Thematik einsteigen? Detaillierte Informationen zu allen steuerlichen Themen rund um Kaffeevollautomaten liefern wir in unserem Ratgeber.

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(Mobiles) Bezahlen in der Kaffeeversorgung: Lohnt es sich?

Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem bieten Ihnen als Betreiber einige Vorteile. Einerseits können Sie die z. T. recht hohen Anschaffungskosten abmildern, indem Ihre Mitarbeitende Ihren Teil zur Refinanzierung beitragen. Am richtigen Ort aufgestellt, eignen sich diese Geräte zudem als verlässliche Einnahmequelle.

Neben der Ausstattung mit Münzprüfer, Geldwechsler etc. erscheint uns gerade die Ausstattung mit einem NFC-fähigen Karten­lesegerät/Modul als sinnvoll. Immerhin erfreut sich kontaktloses und mobiles Bezahlen zunehmender Beliebtheit (und Kunden haben ihr Smartphone ohnehin immer zur Hand). Auch ein großes Maß an Sicherheit ist gegeben: Dank kurzer Distanzen zwischen Karte/Smartphone und Lesegerät können die übertragenen Daten kaum von außen abgefangen werden. Negativ anzumerken ist lediglich, dass es beim kontaktlosen Bezahlen eine Zahlungsgrenze gibt. Da diese jedoch i. d. R. bei ca. 25 Euro liegt, fällt sie beim Bezug von Kaffee selten ins Gewicht.

Wenn Sie auf der Suche nach einem Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem sind, ist unser kostenloser Angebotsvergleich ein schneller und komfortabler Weg, um an das richtige Gerät zu kommen. Alternativ bietet es sich an, nach einer sorgsamen Recherche direkt Kontakt mit einem qualifizierten Anbieter aufzunehmen, z. B. telefonisch oder per E-Mail.

Häufige Fragen


Dabei handelt es sich um einen Kaffeevollautomaten, der mit einer technischen Zusatzausstattung für eine oder mehrere Bezahlarten ausgestattet ist, z. B. mit einem Münzmodul. Nutzer wie Ihre Mitarbeitenden, Kunden oder Gäste müssen damit erst eine Zahlung leisten, bevor sie Kaffee vom Automaten beziehen können. Möglich sind verschiedene Zahlungsarten, z. B. per Münzen oder Geldscheinen, Kredit- oder Girokarten oder alternativ kontaktloses, mobiles Bezahlen durch Nutzung eines mobilen Endgerätes und entsprechender Dienste/Apps wie Google Pay oder Apple Pay.


Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem können an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden, z. B. in Büros oder in Kantinen von großen Unternehmen. So können etwa Geschäftsführer die Kosten für den Kaffee auf ihre Mitarbeitenden umlegen. Der Vorteil: Die Anschaffung des nicht selten kostenintensiven Kaffeevollautomaten rentiert sich damit schneller. An anderen Orten, z. B. öffentliche Einrichtungen oder Bereiche wie Bahnhöfen oder Flughäfen, können Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem genutzt werden, um durch den Verkauf von Heißgetränken einen Gewinn zu erwirtschaften.


Kaffeevollautomaten können mit einem oder mehreren Bezahlsystemen ausgestattet werden für: Bargeld (Münzen oder Geldscheine), Jetons/To­kens/Mitarbeiter­ausweise, mobile digitale Zahlungsarten (zur Nutzung von mobilen Endgeräten mit Apps/Diensten wie Google Pay oder Apple Pay) oder Giro-/Kreditkarten.


Der Preis von Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem liegt über dem von herkömmlichen Geräten. Das liegt daran, dass zusätzliche Technik verbaut ist (z. B. Geldwechsler, Münzprüfer, Kartenleser für kontaktloses Bezahlen mittels NFC), die mit entsprechenden Kosten einhergeht.


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