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Kaffee­vollautomaten für Firmen: Ratgeber & Preise 2024

Kaffee­vollautomaten eignen sich für Cafés, Restaurants, Büros und Betriebe. Das beste Gerät für die eigenen Anforderungen zu finden ist nicht leicht. Wir erklären, was gute Kaffee­vollautomaten für Firmen kosten, welche Modelle sich für wen eignen und worauf Sie bei der Anschaffung achten müssen.

Für Eilige

Das Wichtigste zu Kaffee­vollautomaten für Firmen auf einen Blick

  • Kosten: Aufgrund unterschiedlicher Leistungsfähigkeit ist die Preisspanne von gewerblichen Kaffee­vollautomaten groß. Geeignete Neugeräte kosten zwischen 1.800 und 20.000 Euro.
  • Leasing und Miete bieten gegenüber einem Kauf einige Vorteile – u. a. umgehen Sie hohe Anschaffungskosten.
  • Nicht allein der Preis ist entscheidend, sondern dass der Kaffee­vollautomat zu Ihren Anforderungen passt. Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Auswahlkriterien.
  • Passend dazu stellen wir Ihnen geeignete Geräte für den kleinen, mittleren und großen Bedarf vor.
  • Auf der Suche nach einer Kaffeemaschine für Ihre Firma gibt es viele Anlauf­stellen, u. a. Fachhändler in Ihrer Region oder im Internet. Unser kostenloser Angebotsvergleich unterstützt Sie auf Wunsch im Anschaffungsprozess.

Inhalte dieses Ratgebers

Wir unterstützen Sie mit diesem Ratgeber bei der Suche nach dem besten Kaffee­vollautomaten für Ihre Firma. Das erwartet Sie:

  1. Warum es eine Profi-Kaffeemaschine fürs Gewerbe sein muss.
  2. Checkliste: Wir fassen die wichtigsten Punkte für Sie zusammen.
  3. Auswahlkriterien: So finden Sie den richtigen Kaffeevollautomaten.
  4. Preise: Wie viel kosten Kaffeevollautomaten für Firmen?
  5. Passende Beispiel-Modelle für verschiedene Ansprüche
  6. Finanzierung: Was bietet mehr Vorteile – Kauf, Miete oder Leasing?
  7. Laufende Kosten von Kaffeevollautomaten
  8. Alternativen zum Kaffeevollautomaten
  9. Vorteile von Kaffeevollautomaten
  10. Häufige Fragen
Kaffeevollautomat in einer Firma

Profi-Kaffeemaschine wirklich nötig?

Warum muss es ein gewerblicher Kaffeevollautomat sein? Weil dieser ein Vielfaches mehr leistet als ein Gerät für den Privatgebrauch. Ein Kaffeevollautomat ist nämlich nur für eine bestimmte Tages-/Tassenleistung, d. h. eine bestimmte Anzahl an Tassen Kaffee pro Tag, ausgelegt. Selbst bei kleinen Büros mit 6 – 10 Kaffeetrinkern stoßen Haushaltsmaschinen schnell an ihre Grenzen. Einen Kaffeevollautomaten über Gebühr zu beanspruchen, um Kosten zu sparen, ist übrigens keine gute Idee. Das Gerät verschleißt schneller, fällt aus und muss repariert oder ersetzt werden. Das bedeutet: Langfristig kommen höhere Kosten auf Sie zu, als wenn Sie direkt zu einem Gerät mit passender Leistung greifen.

An Gastro-Kaffeevollautomaten werden besonders hohe Anforderungen gestellt. Bei einem gut laufenden Café sollte man mit der Zubereitung von 300 – 400 Tassen Kaffee am Tag rechnen. Das schafft ein normaler Automat nicht.

Checkliste zur Anschaffung

Das Wichtigste zuerst: Darauf sollten Sie bei der Auswahl und Anschaffung eines Kaffeevollautomaten achten:

Checkliste: Anschaffung eines Kaffeevollautomaten

  • Schaffen Sie sich einen Profi-Kaffeevollautomat an! Ein Gerät, das für Privathaushalte konzipiert ist, wird sehr schnell ausfallen und muss dann ersetzt werden.
  • Berücksichtigen Sie vor der Entscheidung für ein bestimmtes Modell die relevanten Auswahlkriterien für Kaffeevollautomaten, darunter: Einsatzort/-zweck, Tages-/Tassenleistung, Getränkeauswahl, Wasserversorgung, Reinigung und Bedienung.
  • Prüfen Sie die verschiedenen Finanzierungs­möglichkeiten für einen Kaffeevollautomaten! Hochpreisige Geräte sollten Sie eher mieten statt kaufen.
  • Planen Sie laufende Kosten für den Betrieb Ihrer Kaffeemaschine mit ein, u. a. für Strom, Kaffee und Pflege/Wartung.
  • Prüfen Sie: Ist anstatt eines Kaffeevollautomaten eine andere Kaffeemaschine für meine Firma die bessere Wahl? Welche Kaffeemaschine erfüllt meine Anforderungen am besten?

Auswahlkriterien: So finden Sie den richtigen Kaffeevollautomaten

Den besten Kaffeevollautomaten für Unternehmen per se gibt es nicht. Aber: Es gibt den Vollautomaten, der am besten zu Ihren Anforderungen passt. Relevant sind dabei folgende Kriterien:

Haupt-Auswahlkriterien

Einsatzort/-zweck

Nicht jeder Vollautomat eignet sich für jedes Unternehmen. An ein Gerät, das wenige Mitarbeitende im Büro mit Kaffee versorgen soll, werden andere Anforderungen gestellt als an einen Vollautomaten für die Gastro. Abhängig vom Einsatzort sind auch Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystems sinnvoll, z. B. in Selbstbedienungs­bereichen. Sie selbst sparen Zeit und Personalkosten und können die Kosten für die Getränke einfacher auf Ihre Mitarbeitenden oder Gäste umlegen.

Tagesleistung / Tassenleistung

Die vom Hersteller gegebene Empfehlung bzgl. Tages-/Tassenleistung gibt an, wie viele Tassen Kaffee ein Vollautomat zubereiten kann. Um ein passendes Gerät auswählen zu können, müssen Sie vorab die in Ihrem Betrieb pro Tag getrunkenen Tassen Kaffee kalkulieren. In der Gastro lohnt es sich, über einen bestimmten Zeitraum den Kaffeekonsum Ihrer Gäste zu beobachten. Unabhängig vom Einsatzort sollten Sie mehr Tassen einplanen, als Sie voraussichtlich benötigen.

Gewünschte Getränkeauswahl

Welche Kaffeespezialitäten wollen Sie Ihren Gästen oder Mitarbeitenden anbieten? Manche Geräte können mehr als dreißig unterschiedliche Getränke zubereiten. Abhängig von Ihren Vorstellungen brauchen Sie ein Gerät mit mehreren Kaffeebohnen­behältern oder einem zusätzlichen Behälter für Topping oder Instant-Pulver, z. B. für Kakao. Auch wichtig: Sollen es Getränke wie Milchkaffee oder Latte macchiato sein? Dann brauchen Sie ein Milchsystem – entweder für Frischmilch (inklusive Kühlung) oder Milchpulver. Beides hat Vor- und Nachteile.

Wasserversorgung

Die Wasserzufuhr kann entweder über einen abnehmbaren Tank oder einen Frisch-/Festwasseranschluss erfolgen. Ein Gerät mit Tank bietet mehr Flexibilität bei der Aufstellung, allerdings muss das Wasser regelmäßig nachgefüllt werden. Bei einem Kaffeevollautomaten mit Festwasseranschluss müssen Sie für die Installation Fachkräfte beauftragen und sind eingeschränkt bei der Auswahl des Aufstellortes.

Reinigung & Bedienung

Selbstreinigungs­programme gewährleisten durch die Säuberung u. a. des Schlauchsystems einen allzeit hygienischen Gebrauch Ihres Kaffeevollautomaten. Gerade im Gastrobereich ist die manuelle Reinigung dann zwar immer noch nötig, aber einfacher und weniger zeitraubend. Auch abseits der Reinigung ist eine intuitive Bedienung sinnvoll. So können sich Ihre Gäste und Mitarbeitenden selbst mit Kaffee versorgen.

Weitere Auswahlkriterien

Folgende Kriterien sollten bei der Entscheidung für einen Kaffeevollautomaten ebenfalls eine Rolle spielen:


In preislich günstigen Vollautomaten sind häufig Mahlwerke verbaut, die aufgrund vieler Umdrehungen pro Minute zum Überhitzen neigen. Dies verschlechtert die Qualität des Kaffees. Für große Mengen Kaffee sind Scheibenmahlwerke ideal, für kleinere Mengen reichen Kegelmahlwerke.


Ein integrierter Wasserfilter schützt den Kaffeevollautomaten vor Verkalkung, beugt Verunreinigungen vor und verbessert so den Geschmack Ihres Kaffees. Wasserfilter sind teilweise bereits vorab verbaut, diese können ggf. aber auch nachträglich installiert werden.


In der Brühgruppe wird heißes Wasser durch das Kaffeepulver gepresst. Diese Komponente muss regelmäßig gereinigt werden. Bei hochwertigen Kaffeevollautomaten lässt sich die Brühgruppe häufig entnehmen, bei günstigen Geräten ist sie oft fest verbaut und wird durch die Selbstreinigungs­programme der Maschine gesäubert. Beides hat Vor- und Nachteile. Gerade in der Gastronomie ist eine sorgfältige Reinigung aber unerlässlich, deshalb raten wir dazu, zu Geräten mit entnehmbarer Brühgruppe zu greifen.


Um andere Mitarbeitende oder Gäste nicht zu stören, sollte der Vollautomat bei der Zubereitung von Kaffee nicht zu laut sein. Wir empfehlen, ein Modell anzuschaffen, das eine Lautstärke von 70 Dezibel (Zimmer­lautstärke) nicht überschreitet. Die Platzierung des Geräts auf einer Gummimatte reduziert Schwingungen im laufenden Betrieb und dämpft die Lautstärke.


Große Kaffeevollautomaten schränken Sie bei der Aufstellung ein. Prüfen Sie vorab, wie viel Platz am bevorzugten Aufstellort vorhanden ist, und wählen Sie ein Gerät mit geeigneten Maßen aus. Neben Raum für die Maschine sollten Sie Platz für Utensilien wie Tassen, Milch und Zucker einplanen.


Besonders wenn Sie den Kaffeevollautomat gut sichtbar in Cafés, Bars oder Restaurants einsetzen, darf dieser gerne ein Hingucker und z. B. aus Edelstahl gefertigt sein. Ein attraktives Design und damit eine gute Außenwirkung sind nicht zu unterschätzen.


Wenn Sie einen Kaffeevollautomaten für Ihr Café oder Büro anschaffen, ist es wichtig, dass ein Ansprechpartner auf Herstellerseite im Schadensfall oder bei Fragen erreichbar ist. Informieren Sie sich daher vorab ausführlich über die Service-Leistungen Ihres Anbieters.


Den passenden Kaffeevollautomaten für Ihr Unternehmen finden

Tassenleistung, Getränkeauswahl, Bedienung – bei der Auswahl des passenden Kaffeevollautomatens gibt es einiges zu beachten. Wir helfen Ihnen, das richtige Angebot zu finden:

  1. Sie beantworten uns einige kurze Fragen zu Ihrem Bedarf.
  2. Wir finden passende Anbieter für Sie.
  3. Sie wählen das beste Angebot aus.
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Preise: So viel kostet ein Kaffeevollautomat

Aufgrund der Vielzahl verfügbarer Modelle begegnet uns eine große Preisspanne von Kaffeevollautomaten: So beginnen professionelle Kaffeevollautomaten für den kleinen Bedarf, z. B. von Siemens oder Jura, bei ca. 1.800 Euro. Mit steigender Tassenleistung klettert auch der Preis. Leistungsstarke Modelle wie die Melitta Cafina XT8 mit rund 19.000 Euro sind oftmals im fünfstelligen Bereich zu verorten.

Gebrauchte Geräte sind etwas günstiger. Allerdings sollten Sie beim Gebrauchtkauf auf qualifizierte Anbieter zurückgreifen, damit das Gerät auch Ihre Erwartungen erfüllt. Achten Sie darauf, wie der Anbieter den Zustand des Vollautomaten angibt: Dieser sollte durch den Austausch von Verschleißteilen (general-)überholt sein. Bei Miete oder Leasing hängen die monatlichen Kosten u. a. von der gewählten Vertragslaufzeit ab. Geeignete Kaffeevollautomaten kosten häufig über 100 Euro im Monat.

Passende Modelle für …

Bei der Wahl eines Kaffeevollautomaten ist entscheidend, ob dieser einen großen, mittleren oder kleinen Bedarf bedienen soll. Wir haben eine Reihe von Kaffeevollautomaten hinsichtlich verschiedener Merkmale miteinander verglichen. Darunter stellen wir Ihnen ausgewählte Modelle für den großen, mittleren und kleinen Bedarf ausführlicher vor.

Die Auswahl haben wir u. a. aufgrund folgender Kriterien getroffen: Empfehlungen für bestimmte Branchen/Einsatz­zwecke durch Fachseiten, Tagesleistung (Anzahl Tassen pro Tag) sowie Ausstattung und Funktionsumfang.

Tabelle: Ausgewählte Kaffeevollautomaten im Vergleich (Stand 09/23)
Neupreis Eignung Leistung Entnehmbare Brühgruppe Wasserversorgung
Jura Z8 ab ca. 2.500 Euro sehr kleine Büros (4 – 5 Mitarbeitende) ca. 20 Tassen/Tag 2,4 l Tank
Siemens EQ 900 ab ca. 1.800 Euro sehr kleine Büros (4 – 5 Mitarbeitende) ca. 30 Tassen/Tag 2,3 l Tank
Miele CM 7500 / 7550 ab ca. 2.400 Euro sehr kleine Büros (4 – 5 Mitarbeitende) ca. 30 Tassen/Tag 2,2 l Tank
WMF 950S ab ca. 2.400 Euro kleine bis mittlere Büros max. 50 Tassen/Tag keine Angabe 1,8 l / Festwasseranschluss (optional)
Nivona NICR 1040 CafeRomatica ab ca. 2.000 Euro kleine bis mittlere Büros ca. 50 – 60 Tassen/Tag 3,5 l Tank
Jura X8 ab ca. 2.500 Euro kleine bis mittlere Büros max. 80 Tassen/Tag 5 l Tank / Festwasseranschluss (optional)
Jura Giga X8 ab ca. 5.500 Euro mittlere bis große Büros ca. 20 Tassen/Tag 2,4 l Tank
WMF 8000S Preis auf Anfrage mittlere bis große Büros 270 Tassen/h Festwasseranschluss
WMF 9000S+ ab ca. 17.900 Euro mittlere bis große Büros, Gastronomien max. 350 Tassen/Tag Festwasseranschluss
Melitta Cafina XT8 ab ca. 18.600 Euro Gastronomien, Hotels, große Büros max. 370 Tassen/Tag Festwasseranschluss

Großer Bedarf: Kaffeevollautomaten für mehr als 80 Tassen pro Tag

Für größere Betriebe, Großraumbüros und Gastronomien brauchen Sie ein leistungsstarkes Gerät mit hohem Durchsatz, zum Beispiel:

Jura Giga X8

Neupreis: ab ca. 5.500 Euro

Hersteller: Jura

Leistung: max. 200 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • höhen­verstellbarer Kombiauslauf
  • 2 Bohnenbehälter
  • Milch- & Heißwassersystem
  • 5 l-Wassertank
  • Kaffeestärke in 10 Stufen einstellbar
  • Brühtemperatur in 3 Stufen einstellbar

Geeignet für: mittlere Büros

WMF 9000 S+

Neupreis: ab ca. 17.900 Euro

Hersteller: WMF

Leistung: max. 350 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • Lautstärke: max. 70 dB(A)
  • 2 Bohnenbehälter + 1 Topping-Behälter
  • Festwasseranschluss
  • Heißwassersystem
  • patentiertes Milchsystem Dynamic Milk (u. a. Heißmilchschaum in 4 Konsistenzen)
  • einfache Reinigung

Geeignet für: mittlere bis große Büros, Gastronomiebetriebe

Melitta Cafina XT8

Neupreis: ab ca. 18.600 Euro

Hersteller: Melitta

Leistung: max. 250 Tassen/Stunde bzw. max. 370 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • 2 Bohnenbehälter + 1 Topping-Behälter
  • vollautomatische Reinigung des Brüh- und Milchsystems
  • 10-Zoll-Touch-Display
  • individuelle Teetemperaturen
  • Telemetrie-Funktionen

Geeignet für: mittlere bis große Büros, Gastronomiebetriebe

Mittlerer Bedarf: Kaffeevollautomaten für 40 – 80 Tassen pro Tag

Wollen Sie mehr als nur eine Handvoll Mitarbeitende mit Kaffee versorgen, ist die Anschaffung eines professionellen Vollautomaten nötig. Zur Orientierung: Für ca. zehn Kaffeetrinker sollten sie mit mindestens 50 Tassen pro Tag kalkulieren. Für den mittleren Bedarf ab von 40 bis 80 Tassen pro Tag eignen sich aus unserer Sicht Modelle, die sich im mittleren Preisbereich von 2.000 – 3.000 Euro bewegen, zum Beispiel:

Jura X8

Neupreis: ab ca. 2.500 Euro

Hersteller: Jura

Leistung: max. 80 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • höhen­verstellbarer Kombiauslauf
  • Milch- & Heißwassersystem
  • 5 l-Wassertank / optional für Festwasseranschluss nachrüstbar

Geeignet für: kleine bis mittlere Büros

WMF 950 S

Neupreis: ab ca. 2.500 Euro

Hersteller: WMF

Leistung: max. 50 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • benutzerfreundliches Touch-Display
  • großer Kaffeebohnenbehälter (ca. 750 g)
  • Heißmilchsystem
  • 1,8 l-Wassertank / Festwasseranschluss (optional)
  • Lautstärke: unter 70 dB(A)
  • einfache Reinigung

Geeignet für: kleine bis mittlere Büros

Nivona NICR 1040 CafeRomatica

Neupreis: ab ca. 2.000 Euro

Hersteller: Nivona

Leistung: ca. 60 – 65 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • großer Bohnenbehälter (ca. 600 g)
  • 18 individuelle, speicherbare Nutzerprofile
  • programmierbare automatische Spülung
  • automatischer Milchaufschäumer
  • Kaffeetemperatur und -stärke in verschiedenen Stufen einstellbar

Geeignet für: kleine bis mittlere Büros

Kleiner Bedarf: Kaffeevollautomaten für bis zu 20 – 30 Tassen pro Tag

Kaffeevollautomaten für den kleinen Bedarf kommen häufig auch in Privathaushalten zum Einsatz. Das heißt aber nicht, dass Sie hier die Qualität außer Acht lassen und zum preisgünstigsten Gerät greifen sollten. Die vorgestellten Geräte sind auf die Versorgung von vier bis fünf Kaffeetrinker ausgelegt und haben eine geschätzte Tagesleistung von ca. 20 – 30 Tassen. Beachten Sie, dass auch in einem kleinen Büro diese Zahl schnell zusammenkommt. Kalkulieren Sie einige mehr Tassen ein, als Sie benötigen, um schnellen Verschleiß und hohe Reparaturkosten zu vermeiden.

Siemens EQ.900

Neupreis: ab ca. 1.800 Euro

Hersteller: Siemens

Leistung: ca. 20 – 30 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • elektronisches Mahlwerk (optional 2 Mahlwerke)
  • Milchsystem mit integriertem Milchbehälter
  • laut Hersteller intuitive Navigation
  • Full-Touch-Display
  • 2 Bohnenbehälter
  • baristaMode: unterschiedliche Einstellungs­möglichkeiten

Geeignet für: kleine Büros

Miele CM 7500 / 7550

Neupreis: ab ca. 2.400 Euro

Hersteller: Miele

Leistung: ca. 20 – 30 Tassen/Tag

Features u. a.:

  • leichte Bedienung
  • leicht entnehmbare Brühgruppe
  • verstellbarer Auslauf
  • Milchsystem
  • 1 Bohnenbehälter
  • Heißwasserfunktion

Geeignet für: kleine Büros

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Finanzierung: Kaffeevollautomaten kaufen, mieten oder leasen

Sollte man einen Kaffeevollautomaten für Firmen kaufen oder lieber mieten bzw. leasen? Die Kosten beim Neukauf können abschrecken. Diese umgeht man mit Miete oder Leasing. Dafür bindet man sich längerfristig an einen Anbieter und dessen Konditionen. Die wesentlichen Unterschiede der drei Finanzierungs­optionen:

Tabelle: Vergleich – Kauf, Miete & Leasing eines Kaffee­vollautomaten
Kauf Miete Leasing
Eigentümer einmalig monatlich monatlich
Wartung & Defektrisiko Käufer Vermieter Leasingnehmer
Vertragsbindung keine 12 bis 72 Monate 12 bis 72 Monate
Zielgruppe privat & gewerblich gewerblich gewerblich

Zusätzlich haben wir die verschiedenen Finanzierungsformen inklusive ihrer Vor- und Nachteile miteinander verglichen:

Kauf

  • keine vertragliche Bindung an einen Anbieter
  • Käufer ist Eigentümer des Geräts
  • Gerät kann steuerlich abgesetzt werden
  • hohe Anschaffungskosten (je nach Gerät)
  • zusätzliche Kosten für Wartung & Reparaturen

Ein Kauf ist sinnvoll, wenn die Anschaffungskosten gut beherrschbar sind und der Vollautomat Ihnen gehören soll.

Miete

  • günstige/monatliche Raten (Höhe abhängig vom Gerät und Vertragslaufzeit)
  • Kosten für Wartung & Reparaturen im Mietvertrag inbegriffen
  • Mietkosten können steuerlich abgesetzt werden
  • Kurzzeitmiete möglich (abhängig vom Anbieter)
  • je nach Anbieter längere vertragliche Bindung (bis zu 72 Monate)
  • Gerät bleibt auch nach Ablauf der Mietdauer Eigentum des Anbieters
  • je nach Vertrag ist der Mieter zur Abnahme von Kaffee verpflichtet
  • unterm Strich höhere Kosten als beim Kauf

Eine Miete ist sinnvoll, wenn Sie hohe Anschaffungskosten vermeiden wollen und wenig Aufwand bei Wartung und Reparatur Ihres Vollautomaten haben wollen.

Leasing

  • günstige/monatliche Raten (Höhe abhängig vom Gerät und Vertragslaufzeit)
  • Leasingkosten können steuerlich abgesetzt werden
  • Gerät kann ab bestimmten Zeitpunkt gegen Zahlung von Restsumme gekauft werden
  • Bilanzneutralität, da der Leasinggeber der Eigentümer des Vollautomaten bleibt
  • je nach Anbieter längere vertragliche Bindung (bis zu 72 Monate)
  • Kündigung während Vertragslaufzeit nicht möglich
  • zusätzliche Kosten für Wartung und Reparaturen: Service-Verträge müssen separat abgeschlossen werden
  • unterm Strich höhere Kosten als beim Kauf

Leasing ist sinnvoll, wenn Sie hohe Anschaffungskosten vermeiden wollen und stattdessen den Vollautomaten auf Raten abbezahlen möchten.

Fazit: Kauf, Miete oder Leasing?

Aus unserer Sicht lohnt sich ein Kauf vor allem bei preisgünstigen Modellen. Bei hochpreisigen Geräten raten wir hingegen zur Miete. Demgegenüber bietet Leasing einige Nachteile, u. a. dass Sie für die Wartung und Reparaturen extra Service-Verträge abschließen müssen.

Ein genereller Nachteil sowohl bei Miete und Leasing ist, dass die Vertragslaufzeiten je nach Anbieter mehrere Jahre betragen können. Entsprechend sollten Sie die Vertragskonditionen genau prüfen. Benötigen Sie eine Kaffeemaschine nur kurzzeitig, z. B. für bestimmte Events wie Messen, sollten Sie einen Anbieter wählen, der die Option der Kurzzeitmiete bietet.

Kaffeevollautomaten für Firmen steuerlich abschreiben

Die unterschiedlichen Möglichkeiten für die Abschreibung eines Kaffeevollautomaten können ein weiteres Argument für eine bestimmte Finanzierungsform sein:

  • Liegt der Anschaffungspreis des Gerätes beim Neu- oder Gebrauchtkauf unter 800 Euro, kann der Automat als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) deklariert und somit im Anschaffungsjahr voll abgesetzt werden.
  • Liegt der Preis über 800 Euro, können Sie den Vollautomat über einen Sammelposten oder über die Nutzungsdauer (gemäß der AfA-Tabelle) steuerlich geltend machen.
  • Bei Kaffeemaschinen über 1.000 Euro muss eine Abschreibung über die Nutzungsdauer erfolgen. Die Abschreibungsdauer für Kaffeemaschinen beträgt fünf Jahre, d. h. Sie können pro Jahr ein Fünftel der Anschaffungskosten geltend machen.Bei Miete oder Leasing können die anfallenden Raten fünf Jahre lang von der Steuer abgesetzt werden.

Zusätzlich lassen sich Verbrauchs­materialien wie Kaffeebohnen, Milch oder Zucker in der Steuererklärung als Betriebsausgaben angeben, unabhängig von der Finanzierungsform.

Was ist nach Anschaffung eines Kaffeevollautomaten zu beachten?

Laufende Kosten fallen in erster Linie für Kaffee und Strom an – aber auch Pflege und Wartung Ihres Kaffeevollautomaten kosten. Eine pauschale Aussage zur Höhe lässt sich nicht treffen – diese hängt u. a. davon ab, wie intensiv Sie den Automaten nutzen.


Wir nähern uns dem Thema, indem wir zunächst schauen, was eine einzelne Tasse Kaffee kostet: Der Preis für ein Kilo Kaffeebohnen bewegt sich im Bereich 5 bis 30 Euro, wir nehmen einen beispielhaften Betrag von 15 Euro an. Ein Kilo Bohnen ergibt etwa 120 Kaffee, das sind rund 12 Cent für einen Kaffee (ca. 8,5 g Kaffee pro Tasse). Rechnet man die Kosten für Strom und Wasser hinzu, liegt man realistisch eher bei 16 Cent. In einem Büro mittlerer Größe, in dem ca. 80 Tassen am Tag getrunken werden, sind das bereits rund 320 Euro im Monat.

Beachten Sie, dass es sich hierbei nur um eine grobe Richtung handelt – die Kosten variieren abhängig vom Preis Ihrer Kaffeebohnen sowie Ihrem Strom- und Wassertarif. Anbei zwei Kostenbeispiele für den großen Kaffeebedarf:

150 Tassen/Tag: Beispiel Jura GIGA X3c

Neupreis: ab ca. 4.400 Euro

Kaffeekosten pro Jahr: ca. 4.140 Euro

Stromkosten pro Jahr: ca. 882 Euro

Ungefähre laufende Kosten im Jahr (ohne Anschaffungskosten): ca. 5.022 Euro

370 Tassen/Tag: Beispiel Melitta Cafina XT8

Neupreis: ab ca. 18.900 Euro

Kaffeekosten pro Jahr: ca. 10.212 Euro

Stromkosten pro Jahr ca. 5.294 Euro im Jahr

Ungefähre laufende Kosten im Jahr (ohne Anschaffungskosten): ca. 15.506 Euro


Hinzu kommen die Kosten für die Reinigung/Pflege und Wartung. Als grobe Orientierung: Mittel zur Entkalkung kosten zwischen 10 und 20 Euro pro Einheit, Reinigungstabletten je nach Packungsgröße zwischen 10 und 30 Euro. Bei einer Nutzungsdauer von fünf Jahre kann man – über den Daumen gepeilt – von zusätzlichen Reparatur- und Wartungskosten von ca. 5.000 Euro ausgehen, wenn diese Leistungen noch nicht in Ihren Service-Verträgen enthalten sind.


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Alternativen zu Kaffeevollautomaten

Ist ein Vollautomat für mich die richtige Wahl oder benötige ich für mein Unternehmen eine andere Kaffeemaschine? Mögliche Alternativen sind:

Anbei geben wir Ihnen die Möglichkeit, die verschiedenen Kaffeemaschinen-Arten miteinander zu vergleichen:

Tabelle: Alternativen zum Kaffeevollautomat im Vergleich
Kaffeevollautomat Mengenbrüher Kapsel-/Padmaschine Siebträgermaschine Heißgetränkeautomat
Hohe Tassenleistung
Einfache Bedienung
Schnelligkeit
Bevorratung
Große Produktauswahl
Einfache Reinigung
Festwasser­anschluss
Kosten Mittel bis hoch (ca. 1.500 – 20.000 Euro) Niedrig bis mittel (bis zu 6.000 Euro) Niedrig (bis ca. 150 Euro) Mittel bis hoch (2.000 bis 14.000 Euro) Mittel bis hoch (2.000 – 13.000 Euro)
Geeig­net für Büros & Gastronomien Büros & Gastronomien Privatgebrauch Gastronomien Büros & Gastronomien

Vorteile von Kaffee­vollautomaten

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die Vor- und Nachteile von Kaffeevollautomaten für Firmen aufgelistet:

Vorteile

  • schnelle Zubereitung von hochwertigem Kaffee
  • breites Angebot von Kaffeespezialitäten wie Espresso, Café Crema, Cappuccino oder Latte macchiato
  • einfache & intuitive Bedienung
  • reduzierter Reinigungsaufwand dank intelligenter Programme
  • individuell anpassbare Einstellungen (z. B. Mahlgrad, Brühtemperatur, Kaffee/Milch-Verhältnis)
  • Telemetrie-Funktionen bei ausgewählten Modellen

Nachteile

  • hoher Anschaffungspreis beim Kauf
  • regelmäßige Reinigung & Wartung notwendig
  • Gemeinschafts­verpflegung oft schlecht möglich: Brühen einzelner Tassen/Portionen statt großer Mengen wie z. B. bei Filter­kaffeemaschinen
  • lautes Mahlwerk (je nach Modell)

So finden Sie den passenden Kaffeevollautomaten für Ihre Belange

Beantworten Sie uns einige kurze Fragen und wir finden passende Kaffeevollautomaten-Anbieter aus Ihrer Nähe.

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Häufige Fragen


Die Anzahl der Bezüge bzw. die Tagesleistung – d. h. zubereitete Portionen/Tassen Kaffee pro Tag – ist abhängig vom konkreten Modell. Günstige Einsteigermodelle sind ausgelegt auf etwa 20 bis 30 Tassen / Bezüge pro Tag. Gastronomiebetriebe benötigen jedoch Geräte, die mindestens 300 – 400 Tassen pro Tag schaffen. Sie sollten Ihren Kaffeevollautomaten nicht über die Herstellerempfehlung hinaus beanspruchen, da dies schneller zum Verschleiß und Ausfall des Geräts führt.


Die Lebensdauer eines Kaffeevollautomaten ist begrenzt, vor allem bei hoher Beanspruchung. Im Durchschnitt hält ein Vollautomat fünf bis sechs Jahre. Bei Verschleiß und Ausfall lohnt sich aber häufig immer noch eine Reparatur, da diese im Vergleich zur Anschaffung eines neuen Geräts kostengünstiger ist. Stiftung Warentest empfiehlt, in den ersten vier Nutzungsjahren höchstens die Hälfte des Kaufpreises hierfür zu investieren. Ab dem siebten Jahr sollte eine Reparatur nur noch maximal 20 Prozent des Kaufpreises kosten, um wirtschaftlich zu bleiben.


Ein Kaffeevollautomat verbraucht im Durchschnitt 1.400 – 1.500 Watt pro Tag. Der tatsächliche Verbrauch und die damit verbundenen Stromkosten sind aber abhängig davon, wie oft Sie Ihr Gerät tatsächlich nutzen.


Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Wollen Sie Ihren Café- oder Restaurantgästen eine große Kaffeevielfalt bieten, kommen Sie um den Erwerb eines Profigeräts nicht herum. In sehr kleinen Büros, in denen selten oder sehr wenig Kaffee getrunken wird, lohnt es sich zu überprüfen, ob es tatsächlich ein Kaffeevollautomat sein muss und ob nicht auch eine Filterkaffeemaschine ausreicht. Wenn Sie mehr als eine Handvoll regelmäßige Kaffeetrinker versorgen müssen, sollten Sie einen Profi-Kaffeevollautomaten in Betracht ziehen.


Um den für Sie passenden Kaffeevollautomat auswählen zu können, sollten Sie vorab kalkulieren, wie viele Tassen Kaffee pro Tag in Ihrem Unternehmen getrunken werden. Zur groben Orientierung: Im Durchschnitt sind das pro Mitarbeitenden vier Tassen am Tag. Für Büros mit vier bis sechs Mitarbeitenden reicht also ein Automat, der auf eine Tagesleistung von 20 – 30 Tassen ausgelegt ist. Bei zehn bis zwanzig Mitarbeitenden benötigen Sie ein Gerät, das 50 – 80 Tassen am Tag schafft. Hilfreich ist es, soweit möglich, zu schauen, wie viel Kaffee im vergangenen Jahr getrunken wurde, und Ihre Mitarbeitenden zu ihrem Kaffeekonsum zu befragen.

In der Gastronomie sollten Sie den Konsum Ihrer Gäste über einen längeren Zeitraum beobachten und festhalten. Bei einem gut laufenden Betrieb mittlerer Größe sollte man mit 300 – 400 Tassen am Tag rechnen. Unser Tipp für alle Betriebe: Planen Sie mehr Tassen ein, als Sie erfahrungsgemäß benötigen, um Ihren Vollautomat auch bei ungewöhnlich hoher Auslastung nicht zu überfordern.


Eine pauschale Antwort zu geben, fällt hier schwer. Online findet man z. B. Empfehlungen von 15 Bar Ausgangsdruck für einen Kaffeevollautomaten: Der Druck, der dabei in der Brühkammer ankommt, liegt bei etwa neun Bar. Dieser Druck wird etwa für Espresso benötigt. Allerdings ist für die Qualität und den Geschmack des Kaffees nicht allein der Druck des Geräts entscheidend, sondern vor allem auch der verwendete Kaffee. Hier lohnt es sich aus unserer Sicht, mit verschiedenen Kaffeesorten und Bohnenarten zu experimentieren.


Da es auf dem Markt Modelle mit geringer, mittlerer und hoher Tagesleistung gibt (Tassen pro Tag, die ein Gerät pro Tag zubereiten kann) und unterschiedlicher Ausstattung gibt, ist die Preisspanne bei Kaffeevollautomaten sehr groß. Einsteigermodelle, die für den gewerblichen Einsatz z. B. in kleinen Büros geeignet sind, gibt es als Neukauf bereits ab ca. 1.800 Euro, Profigeräte für große Betriebe oder die Gastro hingegen können 15.000 – 20.000 Euro kosten.


Die Kosten für eine Tasse Kaffee, die ein Vollautomat zubereitet, hängen von den verwendeten Bohnen ab und betragen im Durchschnitt 12 Cent. Rechnet man jedoch Posten wie Anschaffungspreis, Stromverbrauch und Wartungs-/Reparaturkosten mit ein, liegt der Preis pro Tasse um Einiges höher.


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