Kaffeemaschinen für Büro & Betrieb

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Kaffeemaschine für das Büro: Alle Infos

Sie wollen eine Kaffeemaschine fürs Büro anschaffen, wissen aber noch nicht, welche Art und welches Modell für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist? tradingtwins nimmt verschiedene Kaffeemaschinen für das Büro unter die Lupe und informiert über Vorteile, Nachteile & Kosten.

Für Eilige

Kaffeemaschinen fürs Büro auf einen Blick

Kaffee fördert die Motivation und verbessert das Betriebsklima. Eine gute Kaffeemaschine für Ihre Firma ist daher unverzichtbar. Aber welche eignet sich für Ihren Bedarf? Immerhin gibt es verschiedene Typen und hunderte von Modellen auf dem Markt. Eine pauschale Aussage darüber, welches die beste Kaffeemaschine fürs Büro ist, gestaltet sich aufgrund verschiedener Anforderungen äußerst schwierig. Jedoch gibt es Geräte, die besser zu Ihren persönlichen Anforderungen passen als andere.

Damit Sie sich im Dschungel der vielfältigen Angebote zurechtfinden, klären wir in diesem Ratgeber einige wesentliche Aspekte rund um das Thema Kaffeemaschinen fürs Büro. Dabei schauen wir uns u. a. an, welche Kaffeemaschinen-Modelle sich für das Büro eignen, was diese kosten und wie Sie diese finanzieren können. Wir unterscheiden folgende Arten:

Kaffeevollautomat

Preise: So viel kosten Kaffeemaschinen fürs Büro

Bei Kaffeemaschinen fürs Büro begegnet uns eine große Preisspanne. Das liegt daran, dass es verschiedene Typen von Kaffeemaschinen gibt, die sich u. a. in ihrer Leistung, aber auch in ihrer technischen Ausstattung sehr stark voneinander unterscheiden.

Günstige Einsteigermodelle bilden Kapsel- und Padmaschinen. Diese kosten bis zu ca. 350 Euro. Auch Filter­kaffeemaschinen kosten je nach Modell vergleichsweise wenig. Professionelle Geräte, die dem Dauerbetrieb im Büro standhalten, liegen aber bereits bei ca. 100 – 250 Euro. Mengenbrüher, die besonders leistungsfähigen Geschwister der Filter­kaffeemaschinen, können bis zu ca. 5.000 Euro kosten. Bei Kaffeevollautomaten und Siebträgermaschinen liegen die Preise bei etwa 1.000 bis 18.000 Euro, kleine Siebträgermaschinen gibt es ab etwa 600 Euro. Wir haben einige konkrete Preisbeispiele für Sie recherchiert:

Tabelle: Preise Kaffeemaschinen (Stand 10/23)
Art Hersteller Neupreis
Jura WE8 Kaffeevollautomat Jura ca. 1.920 Euro
Schaerer Coffee Club Kaffeevollautomat Schaerer auf Anfrage
WMF 9000 S+ Kaffeevollautomat WMF ca. 17.900 Euro
Rancilio Silver Siebträgermaschine Rancilio ca. 600 Euro
Bezzera BZ 10 SPM Siebträgermaschine Bezzera ca. 1.080 Euro
Sage the Barista Pro Siebträgermaschine Sage ca. 660 Euro
Sage the Precision Brewer Filterkaffeemaschine Sage ca. 250 Euro
Silver 1300 Mengenbrüher Bartscher ca. 355 Euro
B40 Mengenbrüher Bonamat Bravilor ca. 5.100 Euro
Nespresso Zenius ZN 100 Kapselkaffeemaschine Nestle Nespresso ca. 350 Euro
Tchibo Cafissimo milk Kapselkaffeemaschine Tchibo ca. 130 Euro
Rhea Business Line iC Instant-/Heißgetränkeautomat rheavendors servomat ca. 2.300 Euro
FreshMore 310 Touch Instant-/Heißgetränkeautomat Bravilor Bonamat ca. 3.000 Euro

Die Kaffeemaschine fürs Büro finden, die zu Ihrem Budget passt

Eine Kaffeemaschine fürs Büro kann teuer sein. Mit unserem kostenlosen Service finden Sie passende Anbieter, deren Angebote Sie problemlos miteinander vergleichen können.

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Kaffeemaschinen fürs Büro im Direktvergleich

Um Ihnen einen Überblick zu geben, haben wir die verschiedenen Kaffeemaschinenarten direkt miteinander verglichen. Mithilfe unserer Tabelle können Sie einschätzen, welche Kaffeemaschine am besten für Ihre Zwecke und Anforderungen geeignet ist. Weiter unten stellen wir die verschiedenen Arten im Detail vor, inklusive ihrer Vor- und Nachteile.

Tabelle: Kaffeemaschinen-Arten im Direktvergleich
Kaffeevollautomat Siebträgermaschine Kapsel-/Padmaschine Filterkaffee­maschine/­Mengenbrüher Instant-/Heiß­getränkeautomat
Hohe Tassenleistung
Bevorratung
Große Produktauswahl
Einfache Reinigung
Einfache Bedienung
Kosten Mittel bis hoch (ca. 1.000 – 18.000 Euro) Mittel bis hoch (ca. 600 – 17.000 Euro) Niedrig (bis ca. 350 Euro) Niedrig bis mittel (ca. 100 – 5.000 Euro) Mittel bis hoch (bis ca. 9.000 Euro)
Fürs Büro geeignet

Kaffeevollautomaten: Koffeinhaltiger Genuss auf Knopfdruck

Kaffeevollautomaten sind echte Alleskönner. Entsprechend beliebt sind sie im Büro und stellen eine leistungsfähige Alternative zur klassischen Filterkaffeemaschine dar. Je nach Modell und Hersteller lassen sich mit einem Kaffeevollautomaten über dreißig verschiedene Getränke zubereiten. Dank integriertem Milch- und Heißwassersystem sind dabei Spezialitäten wie Cappuccino oder Latte macchiato ebenso wenig ein Problem wie Tee oder eine heiße Schokolade. Die Bedienung ist denkbar simpel: Ein Knopfdruck genügt und schon wird Ihr Getränk zubereitet. Diese Punkte machen den Kaffeevollautomaten zur idealen Kaffeemaschine fürs Büro – eine klare Empfehlung von unserer Seite.

Zu beachten ist aber, dass ein Kaffeevollautomat regelmäßige Pflege benötigt. Zwar verfügen die meisten Geräte über intelligente Programme für die Grundreinigung, die manuelle Säuberung von verschiedenen Komponenten wie Wassertank, Brühgruppe oder Tresterbehälter ist aber immer noch notwendig. Preislich liegen Geräte, die für Büros geeignet sind, im Bereich von etwa 1.000 bis 18.000 Euro.

Vorteile

  • Zubereitung von über 30 verschiedenen Kaffeespezialitäten möglich (abhängig vom jeweiligen Gerät)
  • intelligente Reinigungsprogramme
  • einfache Bedienung: keine Fachkenntnisse nötig
  • individuell anpassbare Einstellungen, z. B. Mahlgrad oder Brühtemperatur

Nachteile

  • in der Anschaffung eher kostenintensiv
  • manuelle Reinigung & Wartung trotz automatischem Reinigungsprogramm notwendig
  • keine Gemeinschaftsverpflegung bzw. Bevorratung von Kaffee möglich

Fazit

Aus unserer Sicht sind Kaffeevollautomaten die beste Lösung für Büros, da sie eine unschlagbare Getränkevielfalt bieten und denkbar einfach zu bedienen sind.

Fürs Büro geeignete Kaffeevollautomaten

Im Folgenden geben wir Ihnen jeweils ein Beispiel für den unterschiedlichen Kaffeebedarf von kleinen, mittleren und großen Büros:

Kleines Büro: Jura WE8

Mit einer Tassenleistung von 30 Tassen Kaffee pro Tag eignet sich die Jura WE8 super für kleine Büros. Latte macchiato, Cappuccino, Espresso, Heißwasser und mehr – in puncto Getränkevielfalt müssen Sie nicht zurückstecken. Die Jura WE8 bereitet 16 unterschiedliche Kaffeespezialitäten zu. Daneben bietet das Gerät viele Möglichkeiten, Ihr persönliches Lieblingsgetränk zu individualisieren, z. B. durch die Anpassung der Pulver- und Wassermenge.

  • Tassenleistung: 30 Tassen/Tag
  • Wassertank: 2,4 l
  • Bohnenbehälter: 280 g
  • Neupreis: ab ca. 1.920 Euro

Mittleres Büro: Schaerer Coffee Club

Mit der Schaerer Coffee Club lassen sich 80 Tassen Kaffee pro Tag zubereiten. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie für Ihre Getränke Frischmilch oder Milchpulver (oder beides) verwenden wollen. Die Maschine lässt sich mit einem zweiten Bohnenbehälter und einer zweiten Mühle ausstatten. Dank 7-Zoll-Touch-Display ist eine intuitive Bedienung gegeben. Weitere Features sind u. a.: ein Milchsystem und ein großer Wassertank mit 4,5 l Fassungsvermögen.

  • Tassenleistung: 80 Tassen/Tag
  • Wassertank: 4,5 l
  • Bohnenbehälter: 550 g
  • Neupreis: auf Anfrage

Großes Büro: WMF 9000 S+

Die WMF 9000 S+ ist ein Hochleistungsgerät, das bis zu 350 Tassen Kaffee pro Tag zubereiten kann. Damit kann auch in großen Büros jeder Kaffeetrinker versorgt werden. Die Getränke können bequem über ein 10-Zoll großes Touch-Display ausgewählt werden. Das Gerät bietet die Möglichkeit, bis zu 4 Bohnensorten gleichzeitig zu verwenden. Weitere Highlights sind u. a.: individuell einstellbare Wasser-/Brühtemperaturen, 2 verschiedene Milchquellen (z. B. fettarm + laktosefrei) und das patentierte Milchsystem Dynamic Milk für Heißmilchschaum in 4 Konsistenzen.

  • Tassenleistung: 350 Tassen/Tag
  • Festwasseranschluss
  • Bohnenbehälter: 1200 g & 700 g
  • Neupreis: ab ca. 17.900 Euro

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Siebträgermaschine: Aromatischer Kaffee der Königsklasse

Siebträgermaschinen sind das Non-Plus-Ultra für den echten Kaffee-Connaisseur, denn keine andere Kaffeemaschine bietet einen derart aromatisch-vollmundigen Espresso. Siebträgermaschinen kommen vorwiegend in der Gastronomie zum Einsatz, für die Verwendung im Büro sind sie nur eingeschränkt geeignet bzw. zu empfehlen. Dies liegt daran, dass zur Zubereitung des Kaffees einige manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind.

Daher sollte es fürs Büro aus unserer Sicht möglichst ein kompaktes Gerät mit einfacher Bedienung sein. Eine entsprechende Einweisung und genügend Übung mit der Maschine sind aber auch in diesem Fall noch nötig. Ist geklärt, wer die Maschine bedienen soll, und sind die nötigen Fachkenntnisse vorhanden, haben Sie mit einer Siebträgermaschine die Möglichkeit, Ihren Geschäftskunden und Mitarbeitenden besonders hochwertigen Kaffee anzubieten. Damit können Sie ordentlich Eindruck machen.

Eine Vielzahl an Kaffeetrinker werden Sie mit einer Siebträgermaschine aber nicht versorgen können, denn die Zubereitung eines Espressos nimmt mehrere Minuten in Anspruch. Die Warteschlange an der Kaffeemaschine ist damit vorprogrammiert.

Auch die Anschaffungskosten sind höher als bei anderen Kaffeemaschinen. Einsteigermodelle beginnen bei etwa 600 Euro, je nach Ausstattung kann eine Siebträgermaschine auch um die 17.000 Euro kosten. Am oberen Ende dieser Preisspanne handelt es sich dann aber i. d. R. um Hochleistungsgeräte für die Gastronomie, die im Büro nicht richtig aufgehoben sind. Auch ist eine tägliche Reinigung unerlässlich, u. a. von Siebträger und Siebeinsatz, um die Langlebigkeit Ihrer Kaffeemaschine zu gewährleisten. Eine regelmäßige Wartung der Maschine sollte ebenfalls einkalkuliert werden.

Vorteile

  • bereiten besonders vollmundigen Espresso zu (u. a. weniger Bitterstoffe im Kaffee)
  • individuelle Anpassungen bei der Kaffeezubereitung möglich
  • beeindrucken durch imposante Optik

Nachteile

  • in der Anschaffung verhältnismäßig teuer
  • manuelle Bedienung erfordert Einweisung an der Maschine und Übung in der Zubereitung
  • Zubereitung einer Tasse Kaffee dauert mehrere Minuten

Fazit

Siebträgermaschinen sind eher für kleinere Büros oder für besondere Anlässe (z. B. Kundenbesuch) geeignet, sofern das nötige Know-How im Büro vorhanden ist. Je größer das Büro, desto weniger eignen sich Siebträgermaschinen.

Beispiele: Fürs Büro geeignete Siebträgermaschinen

Im Folgenden stellen wir Ihnen drei kleinere Siebträgermaschinen vor, die sich aus unserer Sicht aufgrund ihrer vergleichsweise einfachen Bedienung für den Einsatz im Büro eignen:

Kleines Büro: Rancilio Silvia

Bei der Einkreiser-Siebträgermaschine handelt es sich um ein Einsteigermodell. Viele Einstellungs­möglichkeiten gibt es nicht, dafür fällt die Bedienung recht einfach aus. Auch punktet die Maschine mit einem günstigen Preis. Daneben ist sie aus hochwertigem Edelstahl gefertigt.

Kleines Büro: Bezzera BZ10 S PM

Das Gerät verfügt über eine schnelle Aufheizzeit und erlaubt die gleichzeitige Zubereitung von Espresso und Milchschaum. Auch bietet die Maschine ein Manometer, durch das Sie jederzeit den Kessel- und Pumpendruck kontrollieren können.

Kleines Büro: Sage the Barista Pro

Bei dem Gerät von Sage handelt es sich um eine Thermoblock-Maschine, was eine kurze Aufheizzeit verspricht. Daneben ist eine einfache Bedienung gegeben. Unter anderem verfügt die Maschine über eine intuitive Benutzeroberfläche. Bei der Zubereitung von Kaffee kann aus verschiedenen Voreinstellungen gewählt werden, diese ist jedoch auch individualisierbar.

  • Thermoblock-Maschine
  • schnelle Aufheizzeit
  • integrierte Kaffeemühle
  • Neupreis: ca. 660 Euro

Filter­kaffee­maschine/Mengen­brüher: Immer Kaffee auf Vorrat

Der klassische Filterkaffee gehört immer noch zu den Lieblingsgetränken der Deutschen. Wenn keine große Getränkevielfalt gewünscht ist, sind Filter­kaffeemaschinen nach wie vor eine gute Wahl fürs Büro: Sie können problemlos größere Mengen Filterkaffee zubereiten und eignen sich damit ideal für die Gemeinschafts­versorgung. Größere Büros sollten dabei auf Mengenbrüher zurückgreifen, die je nach Modell bis zu 800 Tassen pro Stunde brühen können. Der Kaffee lässt sich anschließend bevorraten. Zudem punkten die Geräte durch ihre einfache Bedienung.

Mengenbrüher kosten je nach Modell etwa zwischen 120 und 5.000 Euro. Eine regelmäßige manuelle Reinigung ist nötig, der Aufwand fällt i. d. R. aber eher gering aus, da sich die meisten Teile abmontieren und in der Spülmaschine säubern lassen.

Vorteile

  • brüht große Mengen an Kaffee – ideal für die Bevorratung
  • hohe Tassenleistung pro Stunde
  • einfache Bedienung
  • geringer Aufwand bei Wartung und Reinigung

Nachteile

  • stark begrenzte Getränkeauswahl: lediglich Heißwasser und Filterkaffee
  • Zubereitung auf Vorrat mindert Geschmack

Fazit

Filter­kaffeemaschinen und Mengenbrüher sind für Büros jeglicher Größe geeignet, sofern kein Interesse an einem vielfältigen Getränkeangebot besteht.

Fürs Büro geeignete Filter­kaffee­maschinen/Mengen­brüher

Anbei geben wir Ihnen einige Beispiele für Filter­kaffeemaschinen und Mengenbrüher für Firmen unterschiedlicher Größe – vom kleinen Büro bis zum Großunternehmen:

Kleines Büro: Sage the Precision Brewer

Die Profi-Filterkaffeemaschine fürs Büro verfügt über fünf unterschiedliche Brühvoreinstellungen, u. a. für Cold Brew. Abhängig vom Programm reguliert die Maschine automatisch z. B. die Wassertemperatur, die Durchlaufmenge sowie die Kontaktzeit zwischen Kaffee und Wasser. Pro Brühvorgang liefert das Gerät bis zu 1,8 l Kaffee (ca. 12 Tassen).

  • 1,8 l pro Brühvorgang
  • 5 unterschiedliche Brühvoreinstellungen
  • Neupreis: ca. 250 Euro

Mittleres Büro: Silver 1300

Bis zu 13 Liter fasst der Mengenbrüher Silver 1300 von Bartscher – das sind etwa 100 Tassen Kaffee. Zum Aufbrühen benötigt das Gerät rund 70 Minuten. Dank hoch gelegenem Ablasshahn lassen sich an der Maschine auch Kännchen befüllen. Daneben verfügt das aus Edelstahl gefertigte Gerät über 2 getrennte Heizsysteme (für Brüh- und Warmhaltefunktion), einen Füllstandssensor und eine abnehmbare Tropfschale.

  • 13 l pro Brühvorgang
  • 2 getrennte Heizsysteme für Brüh- und Warmhaltefunktion
  • Neupreis: ca. 355 Euro

Großes Büro: B40

Der Mengenbrüher B40 von Bravilor Bonamat bietet neben einem Festwasseranschluss 2 Kaffeebehälter aus Edelstahl mit einem Volumen von jeweils 40 Litern sowie einer Füllstandsanzeige. Pro Stunde kann die Maschine 145 Liter Filterkaffee aufbrühen. Über ein Display lassen sich u. a. die Gesamtbrühmenge und die Tagesbrühmenge abrufen.

  • 145 l pro Stunde
  • 2 Kaffeebehälter aus Edelstahl á 40 l
  • Neupreis ca. 5.100 Euro

Kapsel-/Padmaschine: Für kleine Unternehmen geeignet

Pad oder Kapsel einlegen, Knopf drücken: Fertig ist der Kaffee. Kapsel- und Padmaschinen sind aus unserer Sicht dank ihrer einfachen Bedienung und des vergleichsweise niedrigen Preises für kleine Unternehmen eine gute Alternative zu hochpreisigen Kaffeemaschinen. Sind die Maschinen mit einem zusätzlichen Milchsystem ausgestattet, lassen sich mit einer Kapsel-/Padmaschine auch Kaffeespezialitäten wie Cappuccino oder Latte macchiato zubereiten. Allerdings besitzen die Geräte i. d. R. eine eher geringe Tassenleistung, weshalb ihr Einsatz auf kleinere Büros und den gelegentlichen Kaffeekonsum beschränkt bleiben sollte. Auch können sie lediglich einzelne Portionen/Tassen Kaffee zubereiten und eignen sich damit nicht für die Bevorratung bzw. die Versorgung vieler Kaffeetrinker auf einmal.

Dafür punkten Kapsel- und Padmaschinen mit einem günstigen Preis. Geeignete Geräte sind im Vergleich weitaus günstiger als z. B. Kaffeevollautomaten, können aber auch mehrere hundert Euro kosten. Jedoch sind die Kapseln/Pads relativ teuer, womit für den Kaffee höhere Folgekosten anfallen als bei anderen Kaffeemaschinen. Auch verursachen die Kapseln pro Jahr relativ viel Müll: Da sie aus Aluminium bestehen, sind sie nicht kompostierbar. Hingegen fällt die Reinigung von Kapsel- und Padmaschinen relativ einfach aus.

Vorteile

  • günstig in der Anschaffung
  • einfache Zubereitung
  • bei integriertem Milchsystem auch Getränke wie Cappucino möglich

Nachteile

  • eher geringe Leistung/Tag, damit vorrangig für kleine Büros geeignet

Fazit

Kapsel- und Padmaschinen sind vorrangig für kleinere Büros geeignet und bilden eine gute Ergänzung zur Filterkaffeemaschine, wenn es doch kein Kaffeevollautomat sein soll.

Ausgewählte Kapsel-/Padmaschinen fürs Büro

Anbei stellen wir Ihnen zwei Kapselmaschine vor, die aus unserer Sicht im Büro gut ihren Dienst tun:

Kleines Büro: Nespresso Zenius ZN 100

Die Kapselkaffeemaschine von Nespresso kann bis zu 70 Kaffees pro Stunde zubereiten und ist damit ideal für etwa 10 Nutzer geeignet. Zu ihren Stärken zählen u. a. eine einfache Bedienung, eine schnelle Aufwärmzeit, eine automatische Abschaltung sowie ein 2 l-Wasserbehälter. Zubereitet werden können Ristretto, Espresso, Lungo Kaffees sowie Heißwasser für Teetrinker.

  • geeignet für etwa 10 Kaffeetrinker
  • schnelle Aufwärmzeit
  • Neupreis: ca. 350 Euro

Kleines Büro: Tchibo Cafissimo milk

Die Kapselkaffeemaschine von Tchibo verfügt über einen Wassertank mit 1200 ml sowie einen abnehmbaren Milchtank mit 400 ml Fassungsvermögen. Dank der Möglichkeit zur Milchaufschäumung gelingen mit der Cafissimo milk auch Getränke wie Cappuccino und Latte macchiato. Die Getränkemenge lässt sich programmieren (von 30 – 250 ml). Daneben verspricht der Hersteller eine einfache Bedienung und Reinigung.

  • Milchtank & Milchaufschäumer
  • programmierbare Getränkemenge
  • Neupreis: ca. 130 Euro

Instant-/Heißgetränke­automaten

Keine Kaffeemaschinen im eigentlichen Sinne, dafür aber eine Alternative sind Instant- bzw. Heißgetränke­automaten. Diese gibt es als platzsparende Table-Top-Variante, die sich bequem in der Kaffeeküche aufstellen lassen, sowie als Standgeräte, für die etwas mehr Platz benötigt wird. Instant- und Heißgetränke­automaten punkten mit einer großen Getränkeauswahl und einer hohen Tagesleistung, haben jedoch den Nachteil, dass der Kaffee meist nicht frisch, sondern aus Instant-Pulver aufgebrüht wird. Vereinzelte Modelle bereiten jedoch den Kaffee aus frischen Bohnen zu.

Preislich liegen die Geräte bei etwa 600 bis 9.000 Euro. Die Reinigung gestaltet sich gerade bei großen Heißgetränke­automaten komplizierter als bei anderen Kaffeemaschinen und sollte idealerweise durch Fachpersonal durchgeführt werden.

Vorteile

  • große Getränkeauswahl
  • hohe Tassenleistung
  • auch als platzsparende Table-Top-Variante erhältlich

Nachteile

  • Getränke werden häufig aus Instantpulver aufgebrüht, das mindert den Geschmack
  • eher hochpreisig
  • höherer Reinigungs- und Wartungsaufwand

Fazit

Instant- bzw. Heißgetränke­automaten eignen sich für Büros und Betriebe jeglicher Art und stellen eine Alternative zur Kaffeemaschine dar.

Instant-/Heiß­getränkeautomaten fürs Büro

Anbei stellen wir Ihnen zwei kleinere Instant-/Heiß­getränkeautomaten vor, die gut in die Kaffeeküche oder den Aufenthaltsraum Ihres Betriebs passen:

Rhea Business Line iC

Der Instantkaffeeautomat erlaubt die Zubereitung von 12 verschiedenen Getränken aus Instantpulver, darunter schwarzer Kaffee, Cappuccino, Latte macchiato und heißes Wasser für z. B. Tee. Die Auswahl erfolgt unkompliziert über ein Touch-Display. Das Aufbrühen benötigt je nach Getränk etwa 15 – 45 Sekunden.

  • 12 Getränke
  • Neupreis: ca. 2.300 Euro

FreshMore 310 Touch

Das Gerät von Bravilor Bonamat verfügt über einen Festwasseranschluss, drei Behälter und bietet acht Auswahlmöglichkeiten, darunter Kaffee, Milchkaffee und Latte macchiato. Über einen separaten Dosierauslauf ist auch die Zubereitung von Heißwasser für Tee oder Suppen möglich. Daneben erlaubt der Automat die Auswahl von Tassen-, Becher oder Kannenabfüllung.

  • 8 Auswahlmöglichkeiten
  • Neupreis: ab ca. 3.000 Euro

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Kaufen, mieten, leasen: Diese Finanzierungs­möglichkeiten haben Sie

Je nach Typ und Modell sind die Anschaffungskosten von Kaffeemaschinen sehr hoch. Ein Kauf kann damit die Liquidität Ihres Unternehmens belasten. Je teurer eine Kaffeemaschine ist, desto sinnvoller kann es sein, diese zu mieten oder zu leasen. Bei beiden Optionen vermeiden Sie hohe Anschaffungskosten. Stattdessen zahlen Sie monatliche Raten, die sich häufig im zweistelligen oder unteren dreistelligen Bereich bewegen. Teure Kaffeemaschinen zur Miete oder als Leasing können damit durchaus einige hundert Euro im Monat kosten.

Vor-/Nachteile von Miete & Leasing

Bei der Miete erwerben Sie ein Nutzungsrecht für die Kaffeemaschine Ihrer Wahl. Leasing hingegen ist mit einem Ratenkauf vergleichbar, da Sie nach Ablauf einer bestimmten Vertragslaufzeit das Gerät gegen Zahlung einer Restsumme kaufen können. Bis dahin bleibt Ihr Anbieter Eigentümer der Kaffeemaschine. Leasing ist damit bilanzneutral.

Beide Finanzierungsformen verfügen über den großen Nachteil, dass Sie sich über längere Zeit vertraglich an einen Anbieter binden. Je nach Anbieter kann Ihr Vertrag auch vorsehen, dass Sie gleichzeitig ein Abo für Kaffeebohnen abschließen müssen. Damit sind Sie verpflichtet, Ihrem Anbieter eine bestimmte Menge an Kaffee abzunehmen – gegen zusätzliche Kosten. Prüfen Sie die vertraglichen Konditionen daher genau, auch was Wartung/Instandhaltung und Reparaturen betrifft. Bei der Miete sind diese Leistungen häufig inklusive, d. h. die Kosten sind mit den monatlichen Raten abgegolten, bei Kauf und Leasing müssen Sie diese i. d. R. extra bezahlen, wofür Sie meist zusätzliche Service-Verträge abschließen müssen.

Kauf, Miete & Leasing im Vergleich

Anbei haben wir die verschiedenen Finanzierungsoptionen Kauf, Miete und Leasing miteinander verglichen:

Kauf Miete Leasing
Eigentümer Käufer Anbieter Anbieter
Anschaffungskosten einmalig monatlich monatlich
Wartung & Defektrisiko Käufer Anbieter Leasing­nehmer
Vertrags­bindung keine 6 – 72 Monate 6 – 72 Monate
Steuerliche Absetzung Kaufpreis absetzbar Mietkosten absetzbar Leasingraten absetzbar
Liquiditätschonend? Nein Ja Ja
Planungssicherheit Ja Ja Ja
Zielgruppe Unternehmen, die Eigentümer der Maschine sein wollen und die die Anschaffungskosten stemmen können Unternehmen, die hohe Anschaffungskosten vermeiden und wenig Aufwand bei der Pflege der Kaffeemaschine haben wollen Unternehmen, die hohe Anschaffungskosten vermeiden wollen und ihre Kaffeemaschine in Raten abbezahlen wollen

Alternative: Gebrauchte Kaffeemaschine kaufen

Sagen Ihnen Miete oder Leasing nicht zu, haben Sie die Möglichkeit, eine gebrauchte Kaffeemaschine zu kaufen. Dabei können Sie einen beträchtlichen Teil der Anschaffungskosten sparen. Um später keine Enttäuschung zu erleben, sollten Sie hierbei genau auf den Zustand ihrer Kaffeemaschine achten. Stammt diese aus der Hand eines qualifizierten Anbieters, können Sie davon ausgehen, dass die Kaffeemaschine sorgsam gepflegt und instand gehalten wurde und damit einen sehr guten Zustand aufweist.

tradingtwins-Tipp: Kosten bei Kauf, Miete und Leasing vorab genau berechnen

„Insgesamt lohnt es sich, vorab zu berechnen, was eine bestimmte Kaffeemaschine Sie bei Kauf, Miete und Leasing über einen bestimmten Zeitraum kosten wird. Hier können Sie beispielsweise eine Zeit von fünf Jahren ansetzen, denn innerhalb dieses Zeitraums lässt sich eine Kaffeemaschine von der Steuer absetzen.

Ein Gerät, das nur wenige hundert Euro kostet und damit finanziell gut zu stemmen ist, ist für Sie wahrscheinlich günstiger, wenn Sie es direkt erwerben. Hier zahlen Sie bei Miete oder Leasing unter Umständen unnötig drauf. Anders kann es beim professionellen Kaffeevollautomaten im fünfstelligen Bereich aussehen, der Ihr Budget zu stark belasten oder gar sprengen würde. Aber auch hier sollten die Miet- und Leasinggesamtkosten in einem sinnvollen Verhältnis zum Neupreis stehen. Beziehen Sie in Ihre Rechnung Faktoren wie steuerliche Abschreibungen, Wartungs- und Reparaturkosten sowie Kosten für Wasser und Strom mit ein, um das für Sie sinnvollste Angebot zu identifizieren.“

Matthias

Matthias

tradingtwins Redaktion

Kaffeemaschinen steuerlich absetzen

Die Anschaffung einer Kaffeemaschine kann kostenintensiv sein – gut, dass sich die Anschaffungskosten einer Kaffeemaschine fürs Büro von den Betriebskosten absetzen lassen. Abhängig vom Preis der Maschine haben Sie dabei verschiedene Möglichkeiten. Beispielsweise erfolgt bei höherpreisigen Maschinen (ab 1.000 Euro) die Absetzung über eine sogenannte Abschreibung als Abnutzung (AfA).

Die Abschreibungsdauer von Kaffeemaschinen beträgt fünf Jahre. Auch Miet- und Leasingkosten lassen sich über diesen Zeitraum absetzen. Daneben können Sie Verbrauchs­materialien wie Kaffee, Milch oder Zucker steuerlich geltend machen, da diese ebenfalls zu den Betriebsausgaben zählen.

tradingtwins-Lesetipp

Kaffeemaschine von der Steuer absetzen

In unserem Ratgeberartikel informieren wir Sie ausführlich über die verschiedenen Möglichkeiten, eine Kaffeemaschine fürs Büro von der Steuer abzusetzen.

Kaffeemaschine von der Steuer absetzen

Was ist bei der Anschaffung einer Kaffeemaschine zu beachten?

Die Auswahl einer Kaffeemaschine, z. B. eines Kaffeevollautomaten fürs Büro, sollte wohlüberlegt sein. Je nach Art der Kaffeemaschine geht die Anschaffung mit hohen Kosten einher. Mit Miete und Leasing gibt es zwar sinnvolle Alternativen zum Kauf, aber diese Optionen bringen eine längerfristige Bindung an einen Anbieter mit sich. Die folgenden Fragen sollten Sie vorab für sich beantworten, um Ihre Anforderungen möglichst präzise bestimmen zu können und eine konkrete Vorstellung zu gewinnen, welche Kaffeemaschine für Ihr Büro geeignet ist:


Ein zentraler Punkt bei der Auswahl einer Kaffeemaschine: Wie viele Tassen soll das Gerät pro Tag zubereiten können, damit alle Kaffeetrinker versorgt sind? Hier ist es wichtig, ein Gerät mit passender (Tassen-)Leistung auszuwählen. Denn: Eine Überbeanspruchung Ihrer Kaffeemaschine wird dazu führen, dass sie schnell verschleißt, ausfällt und ersetzt werden muss. Eine Kaffeemaschine für Privathaushalte macht aus diesem Grund keinen Sinn, denn diese ist i. d. R. auf rund zehn bis fünfzehn Tassen pro Tag ausgelegt – selbst für ein kleines Büro zu wenig. Eine professionelle Kaffeemaschine ist dagegen für den Dauerbetrieb geeignet. Gleichzeitig ist es nicht sinnvoll, für viel Geld eine Kaffeemaschine anzuschaffen, deren Leistung Sie gar nicht abrufen. Vor der Anschaffung muss also eine sinnvolle Kalkulation erfolgen.

Um eine Vorstellung von Ihrem Bedarf zu gewinnen, können Sie Ihre Mitarbeitenden zu deren Kaffeekonsum befragen. Sie sollten aber immer noch ein paar Tassen mehr einplanen, damit Sie eine Leistungsreserve z. B. für Kundenbesuche haben und Ihre Kaffeemaschine auch an Tagen mit großer Auslastung nicht überfordert wird. Gegebenenfalls ist auch die Anschaffung mehrerer oder verschiedener Kaffeemaschinen für Sie sinnvoll, z. B. wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Kaffeeküchen gibt.


Nicht jede Kaffeemaschinenart bietet die gleiche Getränkevielfalt. Filter­kaffeemaschinen sind ideal, wenn es um die Zubereitung von Filterkaffee geht. Die Gelüste von Cappuccino- oder Milchkaffeeliebhaber lassen sich damit aber nicht stillen. Hier sind Kaffeevollautomaten oder Siebträgermaschinen die bessere Wahl. Gerade Kaffeevollautomaten bieten eine große Getränkeauswahl – je nach Modell lassen sich über dreißig unterschiedliche Heißgetränke zubereiten. Unser Tipp: Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden vorab, welche Kaffeespezialitäten diese am liebsten haben, und wählen Sie eine dazu passende Kaffeemaschine aus.


Die meisten der von uns vorgestellten Kaffeemaschinenarten zeichnen sich durch eine einfache Bedienung aus. Ist der Kaffee- und Wasserbedarf gedeckt, genügen i. d. R. nur wenige Handgriffe – z. T. sogar nur ein einzelner Knopfdruck – und koffeinhaltiges Wohlbefinden fließt in die Tasse. Schwieriger wird es bei Siebträgermaschinen. Diese sind komplizierter in der Bedienung, d. h. es fallen mehr manuelle Arbeitsschritte an. Im Gegensatz z. B. zum Kaffeevollautomaten oder zur Pad-/Kapselmaschine wird nicht jeder im Büro dieses Gerät bedienen können (oder wollen). Soll also jeder Kaffeetrinker im Büro zufriedengestellt werden, muss eine möglichst einfache Bedienung gegeben sein.


Überlegen Sie: Wo soll die Kaffeemaschine stehen? Ist dort genügend Platz vorhanden? Während eine Kapsel- oder Padmaschine oder eine einfache Filter­kaffeemaschine sich meist problemlos und nach Belieben aufstellen lassen, erfordern große Kaffeevollautomaten, Mengenbrüher und Siebträgermaschinen etwas mehr Platz. Zum Teil verfügen diese Geräte auch über einen Festwasseranschluss, was Sie in der Wahl des Standortes zusätzlich einschränkt.


Für Konferenzen, Meetings und Besprechungen jeglicher Art müssen meist größere Mengen Kaffee vorgekocht werden. Diese Möglichkeit bietet letztendlich nur die Filter­kaffeemaschine bzw. der Mengenbrüher. Bei Kaffeevollautomaten, Siebträgermaschinen, Kapsel-/Padmaschinen gibt es nur die Möglichkeit, einzelne Bezüge zuzubereiten. Hier mehrere Tassen nacheinander aufzubrühen, ist umständlich und kostet Zeit. Das kann zu Warteschlangen an der Kaffeemaschine führen.


Je nach Kaffeemaschinenart fällt ein unterschiedlicher Reinigungsaufwand an. Während Filter­kaffeemaschinen und Kapsel-/Padmaschinen nur einige wenige Reinigungsschritte erfordern, ist der Aufwand bei Kaffeevollautomaten oder Siebträgermaschinen höher. Vollautomaten zeichnen sich zwar durch intelligente Reinigungsprogramme aus, die Ihnen viel Arbeit abnehmen, die Reinigung einzelner Komponenten per Hand bleibt aber nicht aus. Bedenken Sie: Die sorgfältige und regelmäßige Reinigung Ihrer Kaffeemaschine gewährleistet einen guten Kaffeegeschmack, schützt aber vor allem die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden.


Die Preisspanne bei Kaffeemaschinen ist recht groß. Während Filter­kaffeemaschinen und Kapsel-/Padmaschinen im zweistelligen oder im unteren dreistelligen Bereich liegen, müssen Sie für Kaffeevollautomaten und Siebträgermaschinen mehrere hundert, nicht selten aber auch mehrere tausend Euro ausgeben. Beachten Sie, dass je nach Kaffeemaschinenart und Modell unterschiedliche Folgekosten anfallen, u. a. für Strom, Wasser, Reinigungsmittel und natürlich für den Kaffee. Diese Ausgaben sollten Sie fest in Ihr Budget mit einplanen.


Gerade bei Kaffeevollautomaten, Siebträgermaschinen und Heißgetränke­automaten sind die Anschaffungskosten meist recht hoch. Ein Kauf ist daher nicht immer die beste Option. Aber: Fürs Büro passende Geräte lassen sich meist auch mieten oder leasen. Das schafft finanzielle Entlastung, jedoch binden Sie sich vertraglich für längere Zeit an einen Anbieter.


Mit einem Bezahlsystem können Sie die Kosten für die Kaffeemaschine und den zubereiteten Kaffee einfacher direkt auf Ihre Mitarbeitenden umlegen. Möglich ist das Bezahlen u. a. mit Münzgeld, Geldscheinen, EC-Karten oder Jetons/Wertmarken.


Checkliste: Was ist bei einer Kaffeemaschine fürs Büro zu beachten?

Die Anschaffung einer Büro-Kaffeemaschine steigert die Motivation in Unternehmen. Laut einer Befragung gehört Kaffee für mehr als zwei Drittel der Befragten zu einem perfekten Start in den Tag. Somit hat auch der Kaffee im Büro einen wichtigen Stellenwert im Arbeitsalltag der Deutschen. Damit der Erwerb einer Kaffeemaschine für Büro oder Betrieb möglichst stressfrei abläuft, haben wir einige Tipps für Sie zusammengefasst:

Anbieter vergleichen

Ob Kaffeemaschine oder Kaffeevollautomat: Die Suche nach dem passenden Anbieter für eine Büro-Kaffeemaschine kann schwierig sein. Um im Nachhinein keine Enttäuschung zu erleben, sollten Sie eine ausführliche Beratung durch infrage kommende Anbieter in Anspruch nehmen und Angebote sorgsam miteinander vergleichen. Eine erste Anlaufstelle kann z. B. unser kostenloser Angebotsvergleich sein.

Kosten kalkulieren

Kalkulieren Sie neben den Anschaffungskosten auch die laufenden Kosten der Kaffeemaschine für Büro oder Betrieb ein. Hierzu zählen Stromkosten, Wartungs- und Reparaturkosten sowie Kosten für Verbrauchs­materialien der Maschine, z. B. Kaffee und Reinigungsmittel.

Steuern sparen

Die Kosten einer Kaffeemaschine für das Büro lassen sich über einen Zeitraum von fünf Jahren als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. So können Kosten eingespart werden.

Regelmäßige Reinigung

Eine regelmäßige Reinigung ist nicht nur für die Hygiene wichtig, sondern auch für einen kontinuierlich guten Geschmack des Kaffees unerlässlich. Ein Reinigungsplan kann hier sinnvoll sein.

Wahl eines Kaffee­beauftragten

Die Wahl eines Kaffeebeauftragten beugt Konflikten vor. Dieser kümmert sich u. a darum, dass genügend Kaffee, Milch etc. im Haus ist oder dass der Reinigungsplan von allen Mitarbeitenden eingehalten wird.

Platzierung der Maschine

Die Platzierung der Kaffeemaschine im Büro ist wichtig. Optimalerweise sollte diese in der Küche platziert werden. Ist das nicht möglich, sollte die Maschine so aufgestellt werden, dass ausreichend Abstand zu Wänden und Gegenständen vorhanden ist. Um eine geräuscharme Atmosphäre zu kreieren, können Sie z. B. eine Gummimatte unter der Maschine platzieren. Diese dämpft den Lärm, welcher durch Vibrationen und Schwingungen entsteht. Die Reinigung ist für einen leisen Maschinenbetrieb zentral: Entkalken, Fetten und Reinigen sorgent für eine geräuscharme Kaffeeversorgung.

Fazit: Diese Kaffeemaschinen eignen sich fürs Büro

Jede Kaffeemaschinenart besitzt ihre eigenen Vor- und Nachteile. Unser Favorit ist neben der klassischen Filter­kaffeemaschine bzw. dem Mengenbrüher klar der Kaffeevollautomat. Vollautomaten bieten eine reichhaltige Getränkeauswahl, sind unkompliziert in der Bedienung und für Büros jeglicher Größe geeignet.

Für Siebträgermaschinen können wir nur eine bedingte Empfehlung aussprechen. Das liegt daran, dass sie vergleichsweise kompliziert zu bedienen sind. Eine Anschaffung ist dann sinnvoll, wenn alle oder einzelne Mitarbeitende über die nötigen Fachkenntnisse und Übung in der Kaffeezubereitung verfügen. Dann aber können Sie mit solch einem Gerät besonders hochwertigen Kaffee zubereiten und bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden punkten. Kapsel- und Padmaschinen hingegen sollten aufgrund ihrer Limitierungen eher auf kleine Büros beschränkt bleiben.

Häufige Fragen


Folgende Arten von Kaffeemaschinen können voneinander unterschieden werden: Kaffeevollautomaten, Siebträgermaschinen, Kapsel- und Padkaffeemaschinen, Filter­kaffee­maschinen/Mengen­brüher und Instant-/Heiß­getränkeautomaten. Jede Kaffeemaschinenart besitzt eigene Vor- und Nachteile.


Besonders empfehlenswert sind aus unserer Sicht Kaffeevollautomaten, da diese das größte Getränkeangebot für Ihre Mitarbeitenden bereithalten und gleichzeitig sehr einfach zu bedienen sind. Geht es Ihnen eher darum, große Mengen Filterkaffee für Ihre Belegschaft vorrätig zu haben, raten wir zum Erwerb einer Filter­kaffeemaschine oder eines Mengenbrühers. Kapsel- und Padmaschinen eignen sich aufgrund ihrer beschränkten Leistung hingegen eher für kleine Büros. Auch Siebträgermaschinen sind nur bedingt fürs Büro geeignet: Die Bedienung ist kompliziert, sodass entsprechende Fachkenntnisse im Unternehmen vorhanden sein müssen. Auch ist die Kaffeezubereitung weitaus aufwendiger als bei einem Kaffeevollautomaten.


Je nach Art der Kaffeemaschine und ihrer Eignung für kleine oder große Büros können Kosten von etwa 100 bis 18.000 Euro anfallen.


Angesichts möglicher hoher Preise von Kaffeemaschinen (z. B. bei Kaffeevollautomaten) kann es sinnvoll sein, diese nicht zu kaufen, sondern zu mieten oder zu leasen. Hierbei zahlen Sie günstige monatliche Raten, dies allerdings für gewöhnlich über einen längeren Zeitraum von mehreren Jahren. Angesichts der vertraglichen Verpflichtungen ist es sinnvoll, in frage kommende Angebote sorgsam miteinander zu vergleichen. Dies geht ganz einfach über unseren kostenlosen Angebotsvergleich. Alternativ steht Ihnen eine Kontaktierung der Hersteller per Telefon und/oder E-Mail offen.


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