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Abschreibung Kaffeevollautomat: Alle Infos 2024

Gute Kaffeemaschinen bringen Pluspunkte bei Personal und Kundschaft, können in der Anschaffung aber recht teuer sein. Durch eine steuerliche Abschreibung lässt sich die finanzielle Belastung für Unternehmen senken. Wir schauen auf die Vorgehensweisen für verschiedene Anschaffungsarten und erklären, was es mit der AfA-Tabelle auf sich hat.

Für Eilige

Eine steuerliche Abschreibung von Kaffeevollautomaten...

  • kann, abhängig vom Preis, im Anschaffungsjahr oder über mehrere Jahre verteilt erfolgen.
  • richtet sich bei höherpreisigen Geräten über 800 Euro nach der AfA-Tabelle.
  • lässt sich sowohl beim Kauf als auch bei Miete oder Leasing eines Geräts umsetzen.
  • ist fürs Homeoffice nur in Ausnahmefällen möglich.

Kaffee gehört oftmals einfach zur Unternehmenskultur dazu. Das aromatische Heißgetränk kommt in Meetings mit Kunden und Partnern auf den Tisch und die Kaffeemaschine in der Firma ist ein beliebter Treffpunkt im Kollegenkreis. Entsprechend wichtig ist es, Kaffee in Topqualität anzubieten. Kaffeevollautomaten können das gewährleisten – haben aber auch ihren Preis. Machen Unternehmen die Anschaffungskosten steuerlich geltend, ergeben sich allerdings wertvolle Einsparpotenziale. Wir informieren, was Sie bei der Abschreibung von Kaffeevollautomaten beachten sollten.

Espressotassen in Siebträgermaschine

Was ist die AfA-Tabelle?

Die Abkürzung AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“ und spielt eine wichtige Rolle in der Buchführung und Steuerplanung für Unternehmen. Dort ist die AfA-Tabelle ein Instrument, mit dem sich die Abschreibung von Vermögenswerten wie Büroausstattungen oder Maschinen berechnen lässt, und zwar über ihre Nutzungsdauer hinweg. Die Tabelle gibt den Wertverlust eines Vermögenswertes pro Jahr an. Dieser kann steuerlich geltend gemacht werden. Die notwendigen Tabellen sind auf der Website des Bundes­finanzministeriums aufgeführt.

GWG, Sammelposten, AfA-Tabelle: Möglichkeiten zur Abschreibung des Kaffeevollautomaten

Einen Vermögenswert stellen zum Beispiel auch Kaffeevollautomaten fürs Büro dar. Zumindest dann, wenn sie nahezu ausschließlich betrieblichen Zwecken dienen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn mit den Geräten Kaffee für die Belegschaft sowie für Kunden oder Geschäfts­partner zubereitet wird. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kaffeemaschinen abzuschreiben, wobei die AfA-Tabelle nur teilweise zum Einsatz kommt.

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Beträgt der Anschaffungspreis eines Kaffeevollautomaten weniger als 800 Euro ohne Umsatzsteuer, wird er als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) betrachtet. Die Anschaffungskosten lassen sich damit im Anschaffungsjahr steuerlich voll geltend machen.

GWG-Sammelposten

Alternativ können die Ausgaben in einem GWG-Sammelposten erfasst werden, der alle in einem Rechnungsjahr beschafften Wirtschaftsgüter mit einem Einzelpreis unterhalb von 1.000 Euro einbezieht. Die Güter können dann gemeinsam über die nächsten Jahre abgeschrieben werden. So lässt sich die Steuerlast mehrfach mindern. Die AfA-Tabelle kommt dabei nicht zum Einsatz.

Abschreibung mittels AfA-Tabelle

Wichtig wird die AfA-Tabelle erst, wenn der Preis der Kaffeemaschine oberhalb von 800 Euro liegt. Innerhalb einer Spanne von 801 bis 1.000 Euro können die Anschaffungs­kosten sowohl über einen GWG-Sammelposten als auch über die Nutzungsdauer steuerlich abgesetzt werden. Für Kaffeevollautomaten mit Anschaffungskosten jenseits der 1.000 Euro, etwa bei Gastro-Kaffeemaschinen, kommt dann ausschließlich die Abschreibung über die Nutzungsdauer infrage. Diese wird der Maschine über die AfA-Tabelle zugeordnet.

Für Kaffeemaschinen oder Kaffeevollautomaten für Firmen ist die AfA-Tabelle für den Wirtschaftszweig Gastgewerbe entscheidend. Aus ihr geht hervor, dass die Abschreibungsdauer für elektrische Kaffeemaschinen und elektrische Kaffeemühlen jeweils fünf Jahre beträgt. Daraus ergibt sich ein AfA-Satz von 20 Prozent. Pro Nutzungsjahr lässt sich also ein Fünftel des Kaufpreises einer Kaffeemaschine absetzen.

Achtung: Im Hinblick auf die Senkung der Steuerlast wird beim Kauf eines Kaffeevollautomaten monatsgenau abgerechnet. Nur sofern das Gerät tatsächlich im Januar angeschafft wird, lassen sich für dieses Jahr zwölf Monate ansetzen. Bei einem Kauf im April etwa dürfen nur neun Monate angegeben werden. Die verbleibenden Monate, die den Fünf-Jahres-Zeitraum komplettieren, kommen zum Abschluss hinzu. Besonders praktisch: Auch bei der Miete oder dem Leasing einer Kaffeemaschine fürs Büro können die Kosten fünf Jahre lang steuerlich abgesetzt werden.

Kaffeemaschine absetzen: Welche Anschaffungsart ist am sinnvollsten?

Kaffeemaschinen fürs Büro oder für die Gastronomie können auf verschiedene Arten angeschafft werden. Für Kauf oder Miete gibt es jeweils gute Argumente – auch aus steuerlicher Sicht?

Kauf eines Kaffeevollautomatens

Investiert man in ein hochpreisiges Gerät, lässt sich die eigene Steuerlast direkt durch den Vorsteuerabzug mindern. Der Beschaffungspreis fällt durch die Aufteilung auf fünf Jahre allerdings vergleichsweise wenig ins Gewicht. Für die JURA GIGA 10 mit einem Preis inklusive Umsatzsteuer von 2.999 Euro sind es nur knapp 500 Euro pro Jahr. Zieht man dagegen ein Gerät aus dem Mittelklasse-Segment unter 800 Euro in Betracht, lässt sich der Preis unmittelbar vollständig abschreiben. Hier muss man jedoch unter Umständen Abstriche bei der Leistungsfähigkeit des Kaffeevollautomaten machen.

Miete / Leasing eines Kaffeevollautomatens

Eine Kaffeemaschine zu mieten oder zu leasen ist eine interessante Alternative für alle, die keine hohen Investitionen auf einen Schlag tätigen und/oder ihre Geräte regelmäßig austauschen wollen. Die Mietkosten lassen sich laufend und ohne feste Abschreibungsdauer steuerlich geltend machen. Eine spürbare Entlastung stellt sich jedoch nur dann ein, wenn man sich ein hochpreisiges Profi-Modell ins Haus holt. Generell sollte der steuerliche Vorteil aber nicht das entscheidende Kriterium für Kauf, Miete oder Leasing einer Kaffeemaschine sein. Wichtiger ist, ob das Gerät den eigenen Bedürfnissen entspricht und ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.

Steuerersparnis beim Kauf eines Kaffeevollautomaten

Die Steuerersparnis kann je nach Finanzierungart der Kaffeemaschine sehr unterschiedlich ausfallen. Wir schauen uns exemplarisch zwei Beispiele an.

Für unsere Beispielrechnung kaufen wir im September eines Jahres einen Kaffeevollautomaten für 2.400 Euro ohne Mehrwertsteuer. Laut AfA beträgt die Nutzungsdauer fünf Jahre bzw. 60 Monate. Pro Monat sind demnach 40 Euro als Betriebsausgaben absetzbar.

Da wir den Kaffeevollautomaten im September gekauft haben, bleiben uns im Anschaffungsjahr noch vier Monate, die wir abrechnen dürfen. In den folgenden vier Jahren dürfen wir die vollen zwölf Monate angeben. Im Anschluss bleiben uns noch acht Monate, um auf einen Abrechnungszeitraum von insgesamt fünf Jahren zu kommen. Zur Berechnung der Steuerersparnis ziehen wir den Steuersatz von 30 Prozent heran, den Unternehmen in Deutschland auf ihre Gewinne zahlen.

Kaufpreis: 2.400 Euro

Berechnungen für:

  • das Anschaffungsjahr (vier Monate verbleibend)
    • als Betriebsausgaben absetzbar: 160 Euro (40 Euro mal vier Monate)
    • Steuerersparnis: 48 Euro (30 Prozent Steuersatz)
  • die folgenden vier Jahre
    • als Betriebsausgaben absetzbar: 480 Euro (40 Euro mal zwölf Monate)
    • Steuerersparnis: 144 Euro pro Jahr (30 Prozent Steuersatz = 576 Euro)
  • das letzte Jahr (acht Monate verbleibend)
    • als Betriebsausgaben absetzbar: 320 Euro (40 Euro mal acht Monate)
    • Steuerersparnis: 96 Euro (30 Prozent Steuersatz)

Steuerersparnis gesamt: 720 Euro

Steuerersparnis bei der Miete eines Kaffeevollautomaten

In diesem Szenario mieten wir gleich zu Beginn des Jahres einen hochwertigen Kaffeevollautomaten für 99 Euro im Monat. Die Dauer der Miete beträgt fünf Jahre bzw. 60 Monate. Am Ende kommt somit ein Betrag von 5.940 Euro zusammen. In jedem der Monate können wir die Mietkosten von 99 Euro in voller Höhe steuerlich geltend machen.

Mietkosten: 5.940 Euro insgesamt / 99 Euro pro Monat

Berechnung für:

  • Ein Jahr
    • als Betriebsausgaben absetzbar: 1.188 Euro (99 Euro mal zwölf Monate)
    • Steuerersparnis: 356,40 Euro
  • fünf Jahre
    • als Betriebsausgaben absetzbar: 5.940 Euro (99 Euro mal 60 Monate)
    • Steuerersparnis: 1.782 Euro

Steuerersparnis gesamt: 1.782 Euro

Stellen wir beide Modelle gegenüber, erkennen wir, dass die reine Steuerersparnis beim Mietmodell höher ausfällt. Allerdings müssen wir auch die Ausgaben berücksichtigen. Beim Kauf eines Kaffeevollautomaten wird im Anschaffungsjahr die volle Summe des Kaufpreises fällig – 2.400 Euro in unserem Beispiel. In den Folgejahren müssen keine weiteren Ausgaben für den Kauf getätigt werden. Bei der Miet-Variante dagegen fallen über die gesamte Dauer des Mietverhältnisses Kosten an. 99 Euro sind es pro Monat, 1.188 Euro pro Jahr und 5.940 Euro nach fünf Jahren.

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Verbrauchsmaterial & Co.: Diese Posten lassen sich steuerlich absetzen

Neben den Anschaffungskosten lassen sich auch Verbrauchs­materialien steuerlich geltend machen. In diese Kategorie fallen neben Kaffeebohnen und -filtern auch Milch bzw. Milchpulver und Zucker sowie Reinigungstabs und Entkalkungsmittel. Sogar Wartungsarbeiten können einen steuerlichen Vorteil verschaffen. Allerdings muss angegeben werden, ob es sich beim ausgeschenkten Kaffee um eine Bewirtung oder eine Aufmerksamkeit handelt. Hier lohnen sich Aufmerksamkeiten steuerlich mehr, da die sich komplett abschreiben lassen. Wird für den Kaffee eine vollständige Rechnung ausgestellt, etwa im Café, fällt er in die Bewirtungskategorie. Dann werden die Kosten nur zu 70 Prozent berücksichtigt.

In jedem Fall sollten die jeweiligen Posten korrekt erfasst sein. Passen die Bürogröße und der Kaffeeverbrauch nicht so recht zusammen, wird das Finanzamt schnell misstrauisch. Mit den entsprechenden Nachweisen und Belegen ist man jedoch auf der sicheren Seite.

Wichtig zu wissen: Ersatzteile für die Kaffeemaschine lassen sich nicht steuerlich absetzen. Sie funktionieren nur in Kombination mit der bereits vorhandenen Kaffeemaschine und stellen somit kein geringfügiges Wirtschaftsgut dar.

tradingtwins-Tipp: So können Sie die Kaffeemaschine im Homeoffice steuerlich absetzen

„Das Arbeiten von zuhause erfreut sich großer Beliebtheit. Auch im Homeoffice gehört für viele ein heißer Kaffee zu einem guten Start in den Tag oder zur Mittagspause dazu. Die erforderliche Kaffeemaschine im eigenen Arbeitszimmer lässt sich unter normalen Umständen leider nicht von der Steuer absetzen. Eine vorzugsweise private Nutzung wäre im Homeoffice nämlich kaum auszuschließen. Anders verhält es sich, wenn sich Ihr Arbeitszimmer nicht an Ihrem festen Wohnsitz befindet. Darüber müssen Sie allerdings einen Nachweis erbringen. Möglich ist das zum Beispiel durch die Vorlage zweier Mietverträge.“

Anna

Anna

tradingtwins Redaktion

Sparpotenziale durch Abschreibung von Kaffeevollautomaten nutzen

Wie viele andere Bereiche des Steuerrechts ist auch die Abschreibung von Kaffeevollautomaten für Unternehmen ein komplexes Thema. Wer einen optimalen Vorteil erzielen möchte, muss sowohl die Anschaffungskosten als auch die Anschaffungsart berücksichtigen. Zudem können Verbrauchs­materialien in die Rechnung mit einfließen. Hat man alle Punkte im Blick, kann man die finanzielle Belastung der eigenen Firma bestmöglich reduzieren. Im Zweifel hilft ein kompetenter Steuerberater weiter.

Häufige Fragen


Die Anschaffung einer Kaffeemaschine fürs Büro kann mit hohen Kosten verbunden sein. Die lassen sich allerdings als Betriebskosten steuerlich geltend machen. Ob das auf einen Schlag im Anschaffungsjahr möglich ist oder über mehrere Jahre erfolgt, hängt vom Preis der Kaffeemaschine ab.


Die Methode der Abschreibung richtet sich nach dem Preis einer Kaffeemaschine. Liegt der Anschaffungspreis unter 800 Euro, kann das Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) angesehen und im Anschaffungsjahr abgesetzt werden. Bei Preisen zwischen 800 und 1.000 Euro kann die Abschreibung über einen GWG-Sammelposten oder nach der AfA-Tabelle erfolgen. Kostet eine Kaffeemaschine mehr als 1.000 Euro, ist die Anwendung der AfA-Tabelle Pflicht.


Die Abschreibung einer Kaffeemaschine wird über die AfA-Tabelle berechnet. Darin ist angegeben, welcher Nutzungsdauer einem Kaffeevollautomaten zugeschrieben wird. Die Abrechnung erfolgt über den angegebenen Zeitraum.


Laut der AfA-Tabelle für den Wirtschaftszweig „Gastgewerbe“ beträgt die Nutzungsdauer für elektrische Kaffeemaschinen und elektrische Kaffeemühlen fünf Jahre.


Setzt ein Unternehmen die Anschaffungskosten für eine Kaffeemaschine steuerlich ab, verringert sich dadurch der steuerpflichtige Gewinn. Ein verringerter steuerpflichtiger Gewinn führt zu einer geringeren Einkommenssteuer.


Nein. Beträgt der Kaufpreis einer Kaffeemaschine bis zu 250 Euro, folgt ein Sofortabzug als Betriebsausgaben. Bei einem Kaufpreis zwischen 250,01 Euro und 800 Euro ist der Sofortabzug als Betriebsausgaben ebenfalls möglich, alternativ fließen die Anschaffungskosten in einen Sammelposten ein. Ein Anschaffungspreis von 250,01 Euro bis 1.000 Euro sieht die Bildung eines Sammelpostens vor, der gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben wird. Auch eine normale Abschreibung über die Nutzungsdauer ist in diesem Fall möglich. Bei Anschaffungskosten jenseits der 1.000 Euro kommt die AfA-Tabelle zur Anwendung.


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