Kaffeemaschinen für Büro & Betriebfürs Büro im Vergleich

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Kaffeemaschine finanzieren - Kauf, Miete oder Leasing?

Zieht man die Anschaffung einer Kaffeemaschine für den gewerblichen Einsatz in Betracht, stellt sich häufig die Frage nach der Finanzierung. Hier gibt es mit Barkauf, Finanzierung, Miete und Leasing vier unterschiedliche Möglichkeiten - jede mit gewissen Vor- und Nachteilen verbunden.

Kaffeevollautomaten
Kaffeevollautomaten & Siebträger lassen sich auch mieten

Die Modelle unterscheiden sich zum einen darin, wem die Kaffeemaschine gehört, ob einmalige oder regelmäßige Kosten anfallen und wie diese steuerlich zu behandeln sind. Erfolgt die Anschaffung für einen Privathaushalt, wird die Kaffeemaschine meist gekauft, entweder per Einmalzahlung als Barkauf oder bei teureren Geräten immer häufiger mit Ratenzahlung als Finanzierung.

Geht es jedoch um die Anschaffung einer Kaffeemaschine für den gewerblichen Einsatz, wie z.B. eines Profi-Kaffeevollautomaten oder einer Siebträgermaschine, kann die Miete oder Leasing vorteilhaft sein. Zwar bleibt die Kaffeemaschine dann im Besitz des Produktanbieters. Jedoch belasten Sie Ihre Liquidität nicht durch hohen Anschaffungskosten und können die Maschine nach Ablauf der Vertragslaufzeit durch ein neues Modell ersetzen.

Kauf Miete Leasing
Eigentümer Käufer Anbieter Anbieter
Kosten für Maschine einmalig monatlich monatlich
Wartung & Defektrisiko Käufer Vermieter Leasing­nehmer
Vertrags­bindung keine 3 bis 6 Monate 2 bis 5 Jahre
Zielgruppe privat & gewerblich gewerblich gewerblich

Kaffeemaschinen kaufen - volle Flexibilität

Die nach wie vor bekannteste und beliebteste Möglichkeit für gewerbliche Anschaffungen ist der Kauf. Mit dem Kauf einer professionellen Kaffeemaschine, z.B. eines Kaffeevollautomaten, werden Sie deren Eigentümer und können frei darüber bestimmen, d.h. sie beispielsweise mit Modulen erweitern oder gebraucht verkaufen, um auf ein neues Modell umzusteigen. Die Maschine ist Teil Ihres Betriebsvermögens. Da der Anschaffungspreis einer Profi-Kaffeemaschine meist im vierstelligen Bereich liegt, unterliegt dieser der Pflicht zur Abschreibung, wodurch sich die Anschaffungskosten als Betriebsausgabe über den Nutzungszeitraum verteilen.

Abzugsfähige Betriebsausgabe?

Wenn Sie den Kaffeeautomaten für Ihre Mitarbeiter oder Kunden einsetzen, ist er eine steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe. Profi-Maschinen liegen über der GWG-Grenze und sind damit abschreibungspflichtig.

Wer einen Kaffeevollautomaten kauft, muss sich bewusst sein, dass neben den Anschaffungskosten Aufwände für die professionelle Wartung und Pflegemittel entstehen werden. Diese gehen voll zu Lasten des Eigentümers und erhöhen die Gesamtkosten über die Zeit der Nutzung. Vorteilhaft ist hier allerdings, dass keine Vertragsbindung besteht, wodurch der Besitzer frei in der Auswahl der Produkte und Dienstleister ist. Dennoch muss der Käufer der Maschine für anfallende Reparatur- und Wartungskosten aufkommen. Ist die Maschine defekt oder fällt aus, muss er die Kosten tragen. Eine Ausnahme stellt hier die Garantie dar, da defekte Geräte innerhalb der Garantiezeit vom Verkäufer ersetzt oder kostenlos repariert werden.

Barkauf oder Ratenfinanzierung?

Die Anschaffungskosten für einen Kaffeevollautomaten oder eine Siebträgermaschine sind je nach Anforderung an Leistung und Funktionen schnell in einem Bereich, der die liquiden Mittel kleiner Unternehmen übersteigt oder zumindest stark belasten würde. In solchen Fällen bietet es sich an, mit dem Anbieter ein Finanzierungsmodell mit Ratenzahlung zu vereinbaren. Alle namhaften Anbieter kooperieren mit Kreditinstituten und können darüber meist attraktivere Zinsen als die eigene Hausbank anbieten. Für die steuerliche Behandlung hat die Ratenzahlung keine Auswirkung. Die Anschaffungskosten werden unabhängig der Finanzierungsdauer nach Nutzungsdauer monatlich abgeschrieben. Darüber hinaus können die Zinsen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Barkauf

Die vollen Anschaffungskosten der Kaffeemaschine werden in einer Rate fällig. Diese Variante ist vor allem dann empfehlenswert, wenn Ihr Unternehmen über ausreichende Liquidität verfügt.


  • Keine Zinsaufwände
  • Zusätzliche Rabatte (z.B. Skonto) möglich
  • Liquiditätsverlust
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Kreditkauf

Entscheiden Sie sich für eine Ratenfinanzierung der Kaffeemaschine, verteilt sich die Belastung Ihrer Liquidität über einen längeren Zeitraum, meist 3 bis 5 Jahre. Im Gegenzug werden Zinsen fällig.


  • Keine hohe Einmalbelastung
  • Bei Kredit über Produktanbieter häufig attraktivere Zinsen als bei der Hausbank
  • höhere Betriebsausgaben durch Zinsen
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Übrigens können Sie sowohl beim Bar- als auch beim Ratenkauf die volle Mehrwertsteuer beim Finanzamt geltend machen.

Kaffeemaschinen mieten - die Rundum-Sorglos-Lösung

Die Miete einer Kaffeemaschine gewährt ein zeitlich begrenztes Nutzungsrecht gegen eine monatliche Gebühr. Eigentümer bleibt der Vermieter, der als solcher auch für anfallende Reparatur- und Wartungskosten aufkommt. Die meisten Mietverträge sehen einen regelmäßigen Austausch der Maschinen vor. So kommt der Mieter ohne hohe Anschaffungskosten in den Genuss neuester Top-Modelle.

Gleichzeitig hat er jedoch nicht die gleiche Entscheidungsfreiheit wie beim Kauf einer Kaffeemaschine. Optische Änderungen und Erweiterungen der Maschine müssen mit dem Vermieter abgestimmt werden. Ein Weiterverkauf, beispielsweise weil sich der Bedarf geändert hat, ist nicht möglich. Trotz dieser Nachteile ist die Miete einer professionellen Kaffeemaschine für viele Unternehmer eine sinnvolle Option, um die Liquidität zu schonen ohne Abstriche bei der Modellauswahl machen zu müssen.

Mietverträge - darauf sollten Sie achten!

Trotz unserer Empfehlung von Mietmodellen gibt einige Dinge, die Sie beachten sollten, damit der Mietvertrag nicht zur Kostenfalle wird. Dies betrifft den Verbrauch, den Service und die Kaffeemaschine selbst.


Tassenverbrauch

In den meisten Fällen richtet sich die Miete nach der Anzahl der Bezüge pro Monat. Ein Überschreiten verursacht zusätzlich Kosten, die Sie durch eine möglichst exakte Kalkulation Ihres Bedarfs verhindern sollten. Wichtig: achten Sie hier auch auf die Füllmenge, die der Kalkulation zugrunde liegt. Wenn Sie größere Tassen verwenden, werden dies aus Sicht des Vermieters möglicherweise als zwei Bezüge gezählt. Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass ein Überschreiten der Bezüge nicht dazu führt, dass sich der Tassenpreis deutlich erhöht.


Gebrauchtgeräte

Vermieter von Kaffeemaschinen haben oftmals Rückläufer aus gekündigten Verträgen oder Ausstellungsstücke im Sortiment. Achten Sie darauf, dass Sie keine gebrauchte Kaffeemaschine zum Preis einer Neuen erhalten. Grundsätzlich ist es nicht nachteilig ein Gebrauchtgerät zu mieten. Dadurch dass der Vermieter für Wartung und Reparatur verantwortlich ist, entstehen keine Risiken. Dennoch sollte die Mietgebühr einer gebrauchten Kaffeemaschine deutlich niedriger sein als für ein neues Gerät. Ebenso sollten Sie sich den Zustand des Gerätes und die bisherige Tassenlaufleistung genau anschauen.


Füllprodukte

Einige Mietverträge verpflichten den Mieter dazu, Kaffeebohnen, Milch und andere Füllprodukte ausschließlich vom Vermieter zu beziehen. Achten Sie in solchen Fällen genau darauf, ob das Sortiment an Füllprodukten Ihren Ansprüchen gerecht wird und zu fairen Preisen angeboten wird. Für einen guten Kaffee braucht es nicht nur eine Top-Maschine, sondern eine gleichermaßen gute Kaffeebohne.

Sonderform »Mietkauf«

Der Mietkauf stellt eine bestimmte Art des Mietvertrages dar. Hier wird dem Mieter von dem Vermieter das Recht eingeräumt, das vermietete Objekt innerhalb einer bestimmten Frist käuflich zu erwerben. Jede monatlich gezahlte Miete wird in Teilen auf den Kaufpreis angerechnet. Der Vorteil hier ist, dass kein Eigenkapital vorgewiesen werden muss und der Kauf nicht an einen Kredit oder ein Darlehen von der Bank gekoppelt ist. Berechnen Sie die Kosten für Füllprodukte in Ihre Gesamtkalkulation mit ein. Inzwischen gibt es auch Anbieter, insbesondere Röstereien wie Tchibo, die eine rein tassenbasierte Abrechnung anbieten. Anstatt eine fixen Mietgebühr für die Maschine bezahlen Sie pro verbrauchter Tasse. Solche Modelle eignen sich besonders für einen schwankenden Bedarf.

Leasing - zwischen Miete und Ratenzahlung

Eine Kaffeemaschine zu leasen lässt Ihnen die Möglichkeit offen, das Gerät nach einer festgelegten Zeit für eine vereinbarte Schlussrate zu kaufen. Im Unterschied zur Miete tragen Sie als Leasingnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit die Verantwortung für Wartung, Versicherung und Reparatur - so als wären Sie bereits der Eigentümer. Eine Ausnahme stellen hier sogenannte Full-Service-Leasingverträge dar, in denen sich der Leasinggeber zu bestimmten Serviceleistungen verpflichtet.

Zustand bei Rückgabe

Sollten Sie sich entschließen, die Kaffeemaschine nach Ende der Vertragslaufzeit nicht zu kaufen, müssen Sie diese im vertragsgemäßen Zustand zurückgeben. Beschädigungen, die über die üblichen Gebrauchsspuren hinaus gehen, können zu Ihren Lasten gehen.

Leasing kommt daher vor allem dann in Betracht, wenn man unsicher ist, ob die Maschine nach Ablauf der Leasingdauer noch für den eigenen Bedarf passend ist. Sie bietet von allen Finanzierungsvarianten bei langfristiger Betrachtung die größte Flexibilität, hat jedoch in der Regel auch eine deutlich längere Laufzeit (meist 3 bis 6 Jahre) als ein Mietvertrag, der sich kurzfristig kündigen lässt.

Betriebswirtschaftlich betrachtet, kann Leasing durchaus ein sinnvolles Finanzierungsinstrument sein. Die Leasingraten sind als Betriebsausgabe voll steuerlich absetzbar. Anders als beim Kauf, wo die Anschaffungskosten über die übliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden, sind die Betriebsaufwendungen beim Leasing deckungsgleich mit dem Cashflow.

Die verschiedenen Optionen zur Finanzierung einer Kaffeemaschine sind vielfältig. Neben den persönlichen Präferenzen bei der Finanzierung sollten vor allem aktuelle Angeboten - sowohl Kauf, als auch Miet- und Leasingangebote - in Betracht gezogen werden. Dies ermöglicht es Ihnen unterschiedliche Angebote zu sichten und sich für das passendste zu entscheiden.

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