Kassensystem für Klein­unternehmer: Alle Infos im Überblick

Moderne Kassen­systeme können den Arbeits­alltag im Klein­gewerbe erheb­lich erleich­tern – lassen sie sich doch perfekt auf verschie­dene Branchen anpassen. Wir erklären, welche Funk­tionen und Vorteile Kassen­systeme haben und wie sie sogar bei der Umsatz­steigerung helfen können. Zudem lernen Sie drei Anbieter von Kassen­systemen fürs Klein­unter­nehmen kennen.

Ob Sie einen Imbiss betrei­ben oder eine Bäckerei, einen Friseur- oder einen Kosmetiksalon, einen Florstik Laden oder einen Kiosk: Die meisten Kleinun­ternehmer sind entweder auf sich gestellt oder haben nur eine Handvoll Mitar­beiter. Wenn Sie sich um (fast) alles selbst kümmern müssen, haben Sie keine Zeit zu verschenken. Aller­dings erfordern Buch­haltung und andere Verwal­tungsauf­gaben im Klein­gewerbe ein Höchst­maß an Aufmerk­samkeit. Spätestens, wenn die Zettel­wirt­schaft für Ein- und Ausgaben Ihre Sicht auf dem Schreib­tisch einschränkt, sollten Sie über geeig­nete Hilfs­mittel nach­denken. Mit einem Kassen­system für Kleinun­ternehmer können Abläufe im Geschäft beschleu­nigt und stellen­weise sogar automa­tisiert werden. Entspre­chend mehr Luft bleibt für die eigent­lichen Kernauf­gaben im Klein­gewerbe. Allerdings sei dazu gesagt, dass es in der Regel kein extra entwickeltes Kassen­system für Kleinun­ternehmer oder fürs Klein­gewerbe gibt. Die beste­henden Angebote auf dem Markt richten sich an alle Geschäfts­leute und bieten unterschied­liche Leistungsumfänge je nach Tarif.

Sie möchten eine Kassen­system für Ihr Kleinun­ternehmen nutzen? Mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich für Kassen­systeme unter­stützen wir Sie bei der Suche nach dem passenden Paket für Ihre Branche.

Welche Funktionen braucht eine Kasse für Kleinunternehmer?

Diese Frage lässt sich pauschal kaum beant­worten. Ein Kassensystem für die Gastro­nomie benötigt andere Funk­tionen benötigt als ein Kassensystem im Einzel­handel, und selbst innerhalb einzelner Branchen können sich Anforde­rungspro­file stark vonein­ander unter­scheiden. Auch die Größe des Unter­nehmens oder die Anzahl an Mitarbei­tenden spielen eine Rolle. Dennoch gibt es einige Orien­tierungs­punkte. Folgende Funk­tionen von Kassen­systemen für Klein­gewerbe erweisen sich oftmals als nützlich:

Die oben genannten Funk­tionen von Kassen­systemen erleich­tern Klein­unter­nehmern das Leben in beinahe jeder Branche. In manchen Berei­chen müssten die Kassen darüber hinaus noch spezielle Anfor­derungen erfüllen. Für die Gastro­nomie etwa eignen sich zusätz­lich folgende Funk­tionen:

Alternative: Registrierkasse für Kleinunternehmer

Nicht jeder Kleinun­ternehmer möchte ein Kassen­system für sein Geschäft nutzen. Alter­nativ bietet sich eine Registrier­kasse für Kleinun­ternehmer oder auch Klein­gewerbe an. Registrier­kassen bieten zwar nicht das komplette aufge­zählte Leistungs­spektrum, aber sie erfüllen ihren Zweck: nämlich die Erfas­sung aller Kauf­prozesse und Kassen­vorgänge. Zudem müssen sie ebenso die gesetz­lichen Vorgaben erfüllen wie alle anderen Kassen­arten. Bauart­bedingt ist die Registrier­kasse ein kompaktes Gerät, in dem alle wichtigen Kompo­nenten enthalten sind: Display, Tastatur, Drucker, Laden­kasse und Kassensoft­ware. Weitere Geräte, wie etwa einen Scanner, können Sie durch verschie­dene Anschlüsse nutzen.

Eine Registrier­kasse lohnt sich für Sie als Kleinun­ternehmer oder Klein­gewerbe, wenn diese stationär arbeiten und keine beson­deren Zusatz­funktionen wünschen. Es sollte aber auch gesagt werden, dass Registrier­kassen von modernen und flexi­blen Kassen­system-Arten bereits größten­teils abgelöst worden sind. Wenn Sie also eine Registrier­kasse für Ihr Geschäft einplanen, sollten Sie im Vorfeld einmal die Vor- und Nachteile abwägen. Dabei kann Ihnen unser Artikel „Was ist eine Registrier­kasse?“ helfen, in dem wir unter anderem diese Punkte beleuchten.

Gibt es mehr Umsatz durch ein Kassen­system für Kleinun­ternehmer?

Von selbst kann ein Kassen­system nicht für mehr Umsatz sorgen, aber es gibt Kleinun­ternehmern alle notwen­digen Werk­zeuge an die Hand. Ein extrem wichtiges Hilfs­mittel sind Funk­tionen zur Analyse. Entschei­dend ist dabei, dass die Infor­mationen klar und verständ­lich aufbe­reitet werden und sich not­wendige Schritte ableiten lassen. Denn nur wer die Kenn­zahlen versteht, kann auf ihrer Grund­lage die richtige Stra­tegie fürs eigene Geschäft entwickeln. So lassen sich etwa Trends hinsicht­lich verkaufter Produkte oder Tages­zeiten erkennen. Auch saisonale Entwick­lungen werden deutlich.

Zu berück­sichtigen ist auch der Zeit­aspekt. Halten Sie sich im Arbeits­alltag lange mit der Adminis­tration Ihres Unter­nehmens auf, von büro­kratischen Verpflich­tungen bis hin zur Produkt- und Mitar­beiterver­waltung, fehlt diese Zeit für das eigent­liche Kern­geschäft. Kassen­systeme nehmen Kleinun­ternehmern viele Aufgaben ab und machen den Weg frei für die Kunden­betreuung.

In der Gastro­nomie kommen noch weiterer Punkte hinzu. Müssen Gäste lange auf ihre Bestel­lung warten, sinken die Chancen, dass sie noch einmal ins Restau­rant zurück­kehren – unabhängig von der Qualität der zuberei­teten Speisen. Auch ein falsches Gericht auf dem Teller trägt nicht zur Kunden­zufrieden­heit bei. Kassen­systeme mit Tisch­plänen und Tools zum Kunden­management helfen, Fehler zu vermeiden und Abläufe schnell und reibungs­los zu gestalten.

Kassensysteme können Kundenansprache verbessern

Manchmal braucht es gar nicht viel, um aus gelegent­licher Lauf­kundschaft glück­liche Stamm­kunden zu machen. Die Kunden­verwaltung in Kassen­systemen für Klein­gewerbe kann dabei helfen. Werden etwa die Namen und Einkaufs­vorlieben der Kunden im Kassen­system vermerkt, können Sie diese beim nächsten Besuch gezielt auf bestimmte Produkte aufmerksam machen. Allein die persön­liche Ansprache wird von vielen Menschen als Wert­schätzung aufge­fasst. Das schlägt sich dann oft im Umsatz nieder. Des Weiteren ermög­lichen Kassensysteme für Kleinun­ternehmer die Durch­führung von Gutschein- und Rabatt­aktionen, die nicht nur den Bekannt­heitsgrad eines Geschäfts steigern, sondern auch die Kunden­bindung fördern können. Letzteres gilt auch für Treue­programme.

Welche Vorteile hat ein Kassensystem für Kleingewerbe?

Viele Funktionen von Kassen­systemen für Klein­gewerbe zielen darauf ab, Zeit einzu­sparen und Fehler in Arbeits­abläufen zu vermeiden. Außerdem ermög­lichen sie ein hohes Maß an Flexi­bilität und die Akzep­tanz aller gängigen Zahlungs­methoden. Nehmen die Betriebe größten­teils Bargeld ein, wird der Einsatz eines Kassen­systems noch mal interessanter.

Nachteile von Kassen­systemen für Klein­gewerbe hängen oftmals mit der Art der Kasse zusammen. Nutzen Sie etwa ein PC Kassensystem, kann die Arbeit mit Maus und Tastatur von Nachteil sein, wenn bei der Kunden­bedienung vor allem Schnellig­keit gefragt ist. Manchmal bereitet auch die Kompati­bilität eines Betriebs­systems zur jeweiligen Kassen­software Probleme. Zudem kann es sein, dass sich ein System nicht problem­los um Hard­ware anderer Anbieter erweitern lässt.

Die Vorteile von Kassensystemen für Kleingewerbe im Überblick

• Arbeitszeiten optimieren: Kassen­systeme für Klein­gewerbe lassen sich meist sehr intuitiv bedienen. Entspre­chend gut kommen Mitar­beitende auch ohne Vorkennt­nisse oder spezielle Schu­lungen damit zurecht. Das schlägt sich unter anderem in einer geringen Fehler­quote nieder. Da Umsätze einzelnen Personen zugeordnet werden können, lassen sich zudem Schichten den Stärken entspre­chend planen.
• Bezahl­vorgänge erleichtern: Bar oder mit Karte? Zeit­gemäße Kassen­systeme erlauben das Bezahlen mit allen gängigen Zahlungs­mitteln. Besonders komfor­tabel ist kontakt­loses Bezahlen per Near Field Communi­cation (NFC). Sowohl das Terminal als auch die jewei­ligen Karten und Smart­phones müssen dafür NFC-fähig sein. Kauf­beträge können auch per Rechnung begli­chen werden.
• Finanzamt­konformität gewähr­leisten: Zwar besteht in Deutsch­land keine Regis­trierkassen­pflicht, doch wer elektro­nische Kassen im Einsatz hat, trägt dafür Sorge, dass sie der Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV) entsprechen. Das ist mit zeit­gemäßen Kassen­systemen für Kleinun­ternehmer der Fall. Dank regel­mäßiger und auto­matischer Updates bleibt man immer auf dem neuesten Stand und rechtlich auf der sicheren Seite. Per DATEV-Schnitt­stelle gelangen relevante Finanz­daten zudem ganz bequem zur Steuer­beratung.
• Online-Shops einbinden: Die Zeiten, in denen Händler nur während der Öffnungs­zeiten ihres Geschäfts für Kunden da waren, sind längst vorbei. Manch einer verkauft noch nach Laden­schluss und am Wochen­ende übers Internet. Wird der Online-Shop ins Kassen­system eingebunden, lassen sich zum Beispiel Lager­bestände viel einfacher überwachen.
• Erweiterungen nutzen: Soll das Kassen­systemfür Kleinun­ternehmer branchen­spezifisch angepasst oder einfach fit für die Zukunft gemacht werden? Meist muss nicht direkt eine neue Kasse her. Da sie sich oft im Baukasten­system zusammen­stellen und ergänzen lassen, genügt in vielen Fällen eine Erwei­terung um die gewünschte Komponente.
• Daten in der Cloud speichern: Bei modernen Cloud Kassen­systemen für Kleinun­ternehmer werden Daten in der Cloud gespei­chert und auf verschie­denen Geräten synchro­nisiert. Die Steuerung des eigenen Unter­nehmens kann also jederzeit und von fast überall erfolgen.
• Mobil bleiben: Über WLAN oder SIM-Karte haben Sie mit einem mobilen Kassen­system Zugang zum Internet. Das erlaubt ihren Einsatz von unter­wegs. Auch ohne Internet­verbindung arbeiten die Kassen über Tage hinweg zuver­lässig.

Welche Anbieter von Kassensystemen für Kleinunternehmer gibt es?

Als Kleinunter­nehmer können Sie aus dem großen Angebot an Kassen­systemen wählen. Zwar gibt es Anbieter, die auf ihren Websites gezielt Kleinun­ternehmen ansprechen, die Kassen­systeme sowie Preise sind jedoch in der Regel die gleichen, die auch alle anderen Kunden erhalten. Wir schauen auf drei Anbieter von Kassen­systemen, die Kleinun­ternehmer ansprechen, und nehmen die Preise von Kassen­systemen für Klein­gewerbe unter die Lupe.

Octobox spricht Kleinun­ternehmer direkt an

Mit dem Kassen­system von Octobox lassen sich Arbeits­abläufe in vielen Feldern opti­mieren. Unter anderem hilft es bei der Verwal­tung von Mitar­beitenden und Produkten und mit seinem inte­grierten Kassen­buch bei der Verbuchung von Ein­nahmen. Daten­verwaltung in Echt­zeit erlaubt es, zügig auf neue Entwick­lungen im Unter­nehmen zu reagieren. Das System lässt sich um gängiges Zube­hör wie Scanner oder Drucker erweitern. Es gewähr­leistet ständige GoBD-Konfor­mität samt tech­nischer Sicherheits­einrichtung (TSE) und DATEV-Schnitt­stelle. Da die Software androidbasiert ist, werden sich viele Nutzer auf Anhieb damit zurecht­finden. Auch offline ist auf das Kassen­system Verlass.

bizSoft als Kasse für Dienst­leister

Floristen, Ärzte, Friseure: Gerade Dienst­leister machen mit der Kassen­software von bizSoft aus ihrem PC, Laptop oder Tablet ihr eigenes Kassen­system. Die Grund­lage bildet ein Basis Modul für Rechnungen und Kunden­verwaltung. Es wird dann um Module wie Kasse, Artikel und Lager oder Buch­haltung erweitert. Zu den gängigen Hardware-Ergänzungen zählen etwa Bon­drucker, Kassen­lade oder Scanner. Die Kassen­software läuft auch ohne Internet­verbindung und lässt sich einfach bedienen. Statis­tiken können über Tage, Monate, Quartale oder Jahre erstellt werden, Tages-, Monats- oder Jahres­berichte kommen bequem als PDF. Mehrere Kassen können jeweils separat verwaltet werden. Das TSE-Paket erfüllt die Vorgaben der Kassen­SichV.

Kassen­systeme von Paymash

Kassen-Apps von Paymash laufen mit verschie­denen Betriebs­systemen, von iOS als iPhone- oder iPad Kasse bis zu Android-Varianten von Smart­phones und Tablets. Die Bedienung ist intuitiv und auch offline möglich. Automa­tische Updates gewähr­leisten, dass die Kassen­software immer auf dem neuesten Stand ist. Dank der Waren­wirt­schaft behält man Lager­bestände im Blick und über ein Dashboard lassen sich Umsätze verfolgen – beides in Echt­zeit. Alle Trans­aktionen werden über­sicht­lich darge­stellt und eine DATEV-Schnitt­stelle gewähr­leistet einen reibungs­losen und sicheren Export zur Steuer­beratung.

tradingtwins-Tipp: Kassensystem für Kleinunternehmer leasen

„Sind Sie mit Ihrem Klein­gewerbe bereits seit 15 Jahren am Markt, werden Sie ein Gefühl dafür haben, wohin sich Ihr Unter­nehmen entwickeln kann und welche Investi­tionen auf dem Weg dahin für Sie vertretbar sind. Anders sieht es bei Neu­gründern aus. Meist ist nicht mal das Bestehen des Klein­gewerbes über einen längeren Zeit­raum gesichert. Entsprechend zurück­haltend sind viele zu Beginn, was teure Anschaf­fungen anbelangt – zum Beispiel ein neues Kassen­system für Kleinun­ternehmer. In diesem Fall kann Leasing die passende Option sein. Hat man sich erst einmal eta­bliert und das geleaste Kassen­system für hilf­reich befunden, kann man noch immer zum Kauf über­gehen. Oft gewähren die Anbieter dann sogar Rabatte auf die Hard­ware oder über­lassen Kleinun­ternehmern die Geräte gleich kostenlos.“

Katrin

tradingtwins Redaktion

Fazit: Es gibt nicht „die“ Kasse für Kleinunternehmer

Nicht jedes Kleinun­ternehmen benötigt auto­matisch ein Kassen­system. Aller­dings können verschie­dene Punkte dafür­sprechen. Wenn man viel Bargeld annimmt, aber auch andere gängige Zahlungs­mittel abdecken möchte, wenn man die Zeit für Kassen­buch­führung anders nutzen möchte, wenn man eine bequeme Schnitt­stelle zur Steuer­beratung haben und tages­aktuelle Statis­tiken zur Entwick­lung des Betriebs nutzen möchte, kann der Einsatz eines kompletten Kassen­systems absolut sinn­voll sein. Alter­nativ bietet sich eine Registrier­kasse an, die aller­dings einen geringeren Leistungs­umfang bietet.

Hat man sich grund­sätzlich für die Anschaf­fung eines Kassen­systems entschie­den, steht man vor der nächsten schwie­rigen Entschei­dung. Welches ist das richtige für das eigene Klein­gewerbe? Je nach Branche, nach Größe des Unter­nehmens, nach Anzahl der Mitar­beiter oder nach gewünschten Funk­tionen unter­scheiden sich die Kassen teils deutlich von­einander – auch im Preis. Nutzen Sie daher unseren kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich. Wir helfen Ihnen gerne dabei, sich einen Über­blick über die Viel­zahl an Kassen­systemen für Kleinun­ternehmer zu verschaffen.

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