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Offene Ladenkasse: Ist sie erlaubt?

Die offene Laden­kasse scheint im digi­talen Zeit­alter wie ein Relikt aus alten Zeiten - kommt sie doch ganz ohne tech­nischen Firle­fanz aus. Wir sehen uns an, wie das funktio­nieren soll und ob offene Laden­kassen überhaupt noch erlaubt sind.

Für Eilige

Das Wichtigste zur offenen Ladenkasse auf einen Blick

Geschäftsfrau führt ihre offene Ladenkasse

Was ist eine offene Ladenkasse?

Eine offene Laden­kasse ist eine reine Bargeld­kasse ohne tech­nische Hilfs­mittel. Im Gegen­satz dazu stehen Regis­trier­kassen und Kassen­systeme, die per Gesetz über eine tech­nische Sicher­heitsein­richtung (TSE) verfügen müssen, um Manipu­lationen zu verhindern (vgl. § 146a AO). Bei offenen Laden­kassen ist dies nicht nötig. Da es keine elektro­nischen Aufzeich­nungsmöglich­keiten gibt, werden alle Bargeld­umsätze, Tagesab­schlüsse, Kassen­bücher etc. hand­schriftlich geführt. Das Bargeld wird beispiels­weise in Geldkas­setten, Schub­laden oder Schachteln aufbewahrt.

Ist eine offene Ladenkasse erlaubt?

Ja, offene Laden­kassen sind in Deutsch­land erlaubt. Denn entgegen mancher Annahmen gibt es keine Registrier­kassen­pflicht. Wer jedoch glaubt, dass offene Laden­kassen unter dem Radar der Finanz­aufsicht laufen, der hat weit gefehlt. Auch wenn es keine Pflicht einer TSE gibt wie bei Regis­trier­kassen und Kassen­systemen, unter­liegen auch die offenen Laden­kassen strengen Auflagen, wie Sie weiter unten sehen werden. Und gerade weil es sich um reine Bargeld­kassen handelt, blicken Finanz­ämter noch ein bisschen genauer hin, wenn sie die Kassen­bücher prüfen. Auch sollten Sie sich als Unter­nehmer mit offener Laden­kasse auf häufigere unange­kündigte Kassen­schauen einstellen, da Geschäfte mit erhöhtem Bargeld­umsatz, aber ohne TSE Kasse mehr Aufmerk­samkeit von Prüfern erhalten.

Wer darf eine offene Ladenkasse führen?

Jeder darf eine offene Laden­kasse führen, da sie grund­sätzlich in Deutsch­land erlaubt ist. Welche Art von Kasse Sie führen möchten, können Sie frei entscheiden. Die Frage lautet eher: Ist es sinn­voll, eine offene Laden­kasse zu führen? Wie viel Laufkund­schaft haben Sie? Und sind Sie bereit, die Buch­haltung handschrift­lich zu erledigen?

Für wen ist eine offene Ladenkasse geeignet?

Eine offene Laden­kasse eignet sich höchstens für sehr kleine Betriebe und Unter­nehmer, die Zeit und Muße haben, alle Ein­nahmen, Ausgaben, Belege und Umsatz­berichte akribisch hand­schriftlich festzu­halten. Das können im Bereich Gastronomie beispiels­weise sehr kleine Cafés sein, oder in anderen Branchen Schuster, Schneide­reien und Blumen­läden.

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Was sind die Vorteile? Was die Nachteile?

Eine offene Laden­kasse ist gleicher­maßen simpel wie kompli­ziert. Simpel, weil es sich um ein System „back to the roots“ handelt, kompli­ziert, weil die Buch­führung akribisch per Hand erfolgen muss. Dennoch ist die offene Laden­kasse nicht gänz­lich außer Mode. Warum? Was sind die Vorteile, die Unter­nehmer darin sehen? Welche Nach­teile stehen dem gegen­über?

Vorteile offene Ladenkasse

  • geringe Anschaffungs- und Führungskosten
  • von überall nutzbar
  • weder Strom noch Internet nötig
  • keine Abhängigkeiten von Anbietern, Support etc.
  • einfacher Transport

Nachteile offene Ladenkasse

  • sehr zeitintensiv und fehleranfällig
  • birgt die Gefahr, dass mögliche Fehler den Verdacht des Steuerbetrugs nach sich ziehen
  • ggf. häufigere Kassenschau vom Finanzamt
  • mehr Papierkram, nimmt somit mehr Platz weg - Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren gilt auch hier
  • keine Statistiken wie etwa bei einem Kassens­ystem

Gibt es günstige Alternativen zur offenen Ladenkasse?

Welche der oben genannten Vor­teile auch immer über­wiegen mögen, dass Sie entweder eine offene Laden­kasse führen oder zumin­dest darüber nach­denken; es gibt günstige Kassen­systeme , die Ihnen das Leben und die Kassen­führung erleich­tern. Wenn Sie sich gene­rell davor scheuen, auf Technik umzu­steigen, weil Sie möglicher­weise schon immer eine offene Laden­kasse geführt haben, dann nutzen Sie doch einfach die kosten­lose Testver­sionen der Kassen­(system)­anbieter. Als Hard­ware können Sie beispiels­weise Ihr Smart­phone oder Tablet nutzen, auf das Sie die Test­version herunter­laden und auspro­bieren. In der Regel können Sie diese vier Wochen lang testen, sich damit vertraut machen und dann entscheiden, ob Sie damit weiter­arbeiten wollen. Sie haben nichts zu verlieren.

Falls Sie sich für ein modernes Kassen­system entscheiden, gibt es günstige Monats­abos. helloCash hat sogar eine kosten­lose Basis­version, ab 4,90 im Monat gibt es bereits mehr Funktionen. Aller­dings kommen pro Jahr 129 Euro für die TSE hinzu. Bedenken Sie, dass Sie auch hier ein End­gerät benötigen, das Sie als Kasse verwenden, aber wie bereits erwähnt, sind alle gängigen Smart­phones oder Tablets mit den Soft­wares kompa­tibel. Lassen Sie sich gerne von den Anbie­tern beraten.

Wer beispiels­weise einen Markt­stand oder Food­truck hat und ungern eine wuchtige Kasse mit­schleppen möchte: auch hier gibt es Alter­nativen zur offenen Laden­kasse. All-in-One-Kassen sind genau für solche Zwecke gedacht. Hier bieten sich beispiels­weise MINI by orderbird oder von ready2order das Modell readyGo an. Für noch mehr Inspi­ration empfehlen wir unseren unverbind­lichen Angebots­vergleich. Ermitteln Sie mit wenigen Fragen Ihren Bedarf und finden Sie passende Angebote für Ihr Geschäft.

Welche Regeln gelten für offene Ladenkassen?

Gerade weil eine offene Laden­kasse erlaubt ist, sollten Sie es mit den Aufzeich­nungen sehr genau nehmen. Die ordnungs­gemäße Führung der Kasse ist Pflicht. Zum einen weil es das Gesetz so vorsieht, zum anderen weil durch die tech­nische Nicht­erfassung im Prinzip immer ein Betrugs­fall vor­liegen kann und Finanz­ämter ganz genau hinsehen. Wie sie zu führen ist, ergibt sich aus der Abgaben­ordnung (AO) und Einzel­steuer­gesetzen. Was sind also Ihre Pflichten, wenn Sie sich für eine offene Laden­kassen entscheiden? Im Groben sind das die wichtigsten Punkte:

  • Es gilt die Aufzeichnungs­pflicht.
  • Eine Einzel­aufzeichnungs­pflicht hingegen gibt es nicht.
  • Sie müssen alle Belege, Abschlüsse, Berichte etc. per Hand aus­stellen. Excel-Tabellen sind nicht erlaubt, da sie bear­beitet werden können.
  • Sie müssen täglich die Tagesab­schlüsse erstellen und dürfen diese nicht auf­schieben.
  • Sie müssen Ihre Daten/ Aufzeich­nungen einer unange­kündigten Kassen­schau des Finanz­amtes jederzeit zugäng­lich machen. Alle Daten müssen nachvoll­ziehbar und lückenlos sein.

tradingtwins-Tipp: Unbedingt die Abgaben­ordnung beachten

„Eine offene Laden­kasse bedeutet, dass Sie keinerlei tech­nischen Hilfs­mittel für Ihre Kasse nutzen. Dennoch müssen Sie die Abgaben­ordnung (AO) und eine ordnungs­gemäße Buch­führung beachten und zwingend ein­halten, wenn Sie keine Probleme mit dem Finanz­amt bekommen wollen. Eine handschrift­liche Aufzeichnung macht dies aller­dings weitaus zeitin­tensiver, fehleran­fälliger und aufwän­diger als es mit einer Kasse der Fall wäre. Wenn Sie noch unsicher bezüg­lich eines Kassen­systems sind, können Sie verschie­dene kosten­lose Testver­sionen auspro­bieren. Finden Sie mithilfe unseres Formulars passende Angebote und testen Sie los.“

Katrin

Katrin

tradingtwins Redaktion

Sehen wir uns nun einige Punkte in der Abgaben­ordnung genauer an. Keine Sorge, wir verschonen Sie mit allzu viel Recht, doch Sie sollten als Kassen­betreiber wissen und verstehen, worum es geht. Daher haben wir uns drei wesent­liche Punkte heraus­gesucht und diese etwas näher beleuchtet.

Die Abgabenordnung

In der AO regeln unter anderem folgende Punkte die Kassen­führung:

§ 145 Absatz 1: „Die Buch­führung muss so beschaf­fen sein, dass sie einem sachver­ständigen Dritten inner­halb angemes­sener Zeit einen Über­blick über die Geschäfts­vorfälle und über die Lage des Unter­nehmens vermitteln kann. Die Geschäfts­vorfälle müssen sich in ihrer Entste­hung und Abwick­lung verfolgen lassen.“

§ 146 Absatz 1: „Die Buchungen und die sonst erforder­lichen Aufzeich­nungen sind einzeln, voll­ständig, richtig, zeit­gerecht und geordnet vorzu­nehmen. Kassen­einnahmen und Kassen­ausgaben sind täglich festzu­halten.“

§ 146 Absatz 4: „Eine Buchung oder eine Aufzeich­nung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüng­liche Inhalt nicht mehr feststell­bar ist. Auch solche Verände­rungen dürfen nicht vorge­nommen werden, deren Beschaf­fenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprüng­lich oder erst später gemacht worden sind.“

Was bedeuten die Paragrafen?

Vereinfacht gesagt, bedeutet § 145, dass Sie Ihre Kassen­buch­führung so voll­ständig und über­sichtlich führen müssen, dass Sie dem Finanz­amt zu jeder Tages­zeit mit gutem Gewissen einen nachvoll­ziehbaren, trans­parenten Einblick gewähren können. Selbst wenn die prüfende dritte Person alle Posten nach­rechnet, müssen dieselben Ergeb­nisse raus­kommen.

§ 146 Absatz 1 ist ziem­lich selbst­erklärend. „Die Buchungen und die sonst erforder­lichen Aufzeich­nungen sind einzeln, voll­ständig, richtig, zeit­gerecht und geordnet vorzu­nehmen. Kassen­einnahmen und Kassen­ausgaben sind täglich fest­zuhalten.“ Dieser Paragraf geht einher mit Paragraf 145. „Einzeln, voll­ständig, richtig, zeit­gerecht und geordnet“ bedeutet, dass das Finanz­amt Ihre Kassen­führung zu jeder Zeit ohne Bean­standung nachvoll­ziehen können sollte. Ihre Pflicht ist es, die Ein­träge und Aufzeich­nungen akribisch und durch­nummeriert zu führen. „Täglich“ lässt keinen Inter­preta­tionsraum und Nach­lässig­keiten zu. Sie sollten es tun­lichst vermeiden, die Erstel­lung von Tages­berichten aufzu­schieben. Denn das würde im Zweifels­fall bedeuten, dass Sie bei einer unange­kündigten Kassen­schau nicht alle Unter­lagen nachvoll­ziehbar und lücken­los zur Verfügung stellen können.

Hier fällt auch das Stich­wort Kassen­sturz­fähigkeit: Das rechne­rische Soll muss mit dem tatsäch­lichen Ist überein­stimmen. Das Soll wiederum ergibt sich aus den Eintra­gungen im Kassen­buch. Nur wenn der Tagesab­schluss wirk­lich täglich gemacht wird, kann auch ein Kassen­sturz statt­finden.

Absatz 4 zielt darauf ab, dass alle dokumen­tierten Geschäfts­vorfälle nicht verändert werden und auch nicht den Anschein erwecken dürfen, dass nachträg­liche Ände­rungen vorge­nommen wurden. Aus diesem Grund sind Excel-Tabellen unzu­lässig, da sie leicht bearbeitet werden können. Außerdem unzu­lässig im Kassen­buch, den Berichten etc. sind Blei­stiftein­tragungen, Über­kleben oder chemische oder mecha­nische Rasuren, um nur einige Bei­spiele zu nennen.

Offene Laden­kasse nicht ordnungs­gemäß geführt - und jetzt?

§ 162 AO legt fest, dass die Finanz­behörde Hinzu­schätzungen vornehmen darf, wenn sie die Besteue­rungsgrund­lage nicht ermit­teln kann. Verein­facht gesagt: Sind die Kassen­bücher lücken- oder fehler­haft, haben Sie ein Problem mit dem Finanz­amt und dürfen drauf­zahlen. In Absatz 3 heißt es:

„Verletzt ein Steuer­pflichtiger seine Mitwir­kungs­pflichten nach § 90 Absatz 3 dadurch, dass er keine Aufzeich­nungen über einen Geschäfts­vorfall vorlegt, oder sind die über einen Geschäfts­vorfall vorge­legten Aufzeich­nungen im Wesent­lichen unver­wertbar oder wird festge­stellt, dass der Steuer­pflichtige Aufzeich­nungen im Sinne des § 90 Absatz 3 Satz 8 nicht zeitnah erstellt hat, so wird wider­legbar vermutet, dass seine im Inland steuer­pflichtigen Einkünfte [...] höher als die von ihm erklärten Ein­künfte sind.“

Lücken- oder fehlerhaftes Kassenbuch: So hoch kann die Schätzung ausfallen

Auch die Höhe der Schätzung ist festgelegt. Sie liegt im Ermessen des Prüfers und kann sehr empfindlich ausfallen, wie in Absatz 4 steht:

„Legt ein Steuer­pflichtiger über einen Geschäfts­vorfall keine Aufzeich­nungen [...] vor oder sind die über einen Geschäfts­vorfall vorge­legten Aufzeich­nungen im Wesent­lichen unver­wertbar, ist ein Zuschlag von 5.000 Euro festzu­setzen. Der Zuschlag beträgt mindestens 5 Prozent und höchstens 10 Prozent des Mehr­betrags der Einkünfte, der sich nach einer Berich­tigung auf Grund der Anwendung des Absatzes 3 ergibt, wenn sich danach ein Zuschlag von mehr als 5.000 Euro ergibt. Bei verspä­teter Vorlage von verwert­baren Aufzeich­nungen beträgt der Zuschlag bis zu 1.000.000 Euro, mindestens jedoch 100 Euro für jeden vollen Tag der Frist­überschrei­tung.“

Wenn es wirklich gute Gründe für „die Nichter­füllung der Pflichten“ gibt oder das Verschulden als nur gering­fügig angesehen wird, kann von einer Schätzung abge­sehen werden. Das liegt aller­dings eben­falls im Ermessen des Prüfers. Eben­falls in Absatz 4 steht dazu:

„Von der Fest­setzung eines Zuschlags ist abzu­sehen, wenn die Nichter­füllung der Pflichten nach § 90 Abs. 3 entschuld­bar erscheint oder ein Verschulden nur gering­fügig ist. Das Verschulden eines gesetz­lichen Vertreters oder eines Erfüllungs­gehilfen steht dem eigenen Verschulden gleich. Der Zuschlag ist regel­mäßig nach Abschluss der Außen­prüfung festzu­setzen.“ Am besten kommen Sie einfach der Mitwirkungs­pflicht in § 90 nach, dann müssen Sie auch nicht auf das positive Ermessen des Prüfers hoffen.

Zählprotokoll: Empfohlen, aber keine Pflicht

Gesetzlich nicht vorge­schrieben, jedoch empfohlen, ist das soge­nannte Zähl­protokoll. Dies ist eine schrift­liche Doku­mentation über die Anzahl der Scheine und Münzen, die sich bei Laden­schluss in der Kasse befinden. Ein Zählpro­tokoll verhilft zur besseren Über­sicht und dient zudem als Nach­weis darüber, dass am Ende des Tages die Ein­nahmen gezählt wurden.

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Fazit: Offene Ladenkasse oder Kassen­system?

Werfen wir zum Schluss noch einen Blick auf die Frage „Offene Laden­kasse oder Kassen­system“? Was spricht für die eine Variante, was für die andere? Sicher­lich kann man sagen, dass die offene Laden­kasse noch Überblei­bsel aus alten Zeiten ist - das nach wie vor funk­tioniert. Vieles einfacher macht aber ein modernes Kassen­system, das Laden­besitzer in ihrem alltäg­lichen Arbeits­ablauf unter­stützt und effi­zienter macht.

Sicherlich entstehen bei einem Kassen­system monatliche Kosten, dafür profi­tieren Unter­nehmer von einigen Funk­tionen, die das Leben leichter machen. Die Aufzeich­nungen werden auto­matisch vorge­nommen, die Buch­führung wird Ihnen im Prinzip abge­nommen. Sie müssen ledig­lich daran denken, am Ende des Tages den Z-Bon zu ziehen. Neben den Kassen­berichten ist bei einem Kassen­system auch das Kassen­buch enthalten, das aber in der Regel (gegen Aufpreis) zum Tarif des Systems hinzu­gebucht werden kann. In digi­talen Zeiten macht es zumindest Sinn, sich einmal mit dem Thema Kassen­system auseinander­zusetzen und über eine Umstellung nach­zudenken.

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