Tablet Kassensystem: Alleskönner in Gastro & Einzelhandel

Schick, modern, flexibel und jeder kennt es: das Tablet. Mittler­weile hat es nicht nur in unseren Alltag Einzug gehalten, sondern als Tablet Kassen­system auch etwa im Einzel­handel und in der Gastro­nomie. Was Sie bei der Anschaffung unbedingt beachten sollten, welche Kosten auf Sie zukommen können und welche Vorteile Tablet Kassen bieten, erfahren Sie hier.

Was ist ein Tablet Kassensystem?

Das Tablet Kassen­system ist im Prinzip die moderne, schlanke Variante der Registrier­kasse. Was bis vor einigen Jahren im Einzel­handel und in der Gastro­nomie einzig und allein die klassische stationäre Regi­strier­kasse war, ist immer häufiger in Form eines modernen, flexiblen End­geräts zu finden: einem Tablet Kassen­system. Auf ein Tablet wird eine Kassensoftware herun­terge­laden, die alle Funk­tionen einer klassischen Regi­strier­kasse hat und zusätz­liche Extras bietet, zum Bei­spiel den Anschluss an ein Waren­wirtschafts­system.

Je nach Kassen­system-Anbieter gibt es die Soft­ware mittler­weile in verschie­denen Ausfüh­rungen: in einer Basis­version für kleine Betriebe zu einem günsti­geren Preis bis zu einer Enter­prise­version für große Betriebe mit zusätz­lichen Extras für einen entspre­chend höheren Betrag. Ein großer Vorteil eines Tablet Kassen­systems ist, dass Sie durch Cloud­speicherung remote von überall auf Geschäfts­zahlen oder die Waren­wirt­schaft zugreifen können. In der Gastro­nomie können Sie bei­spiels­weise Bestellungen am Tisch aufnehmen und bei vorhandener Funk­bonierung in die Küche senden oder direkt kassieren.

Flexibles Tablet oder stationäre Kasse?

Die Frage, ob flexibles Tablet oder stationäre Kasse, muss sich Ihnen nicht zwangsläufig stellen. Denn dank unter­schiedlichen Zubehörs wie Tablet­halterung, Drucker und Ladenkasse haben Sie die Möglichkeit, eine Tablet Kasse in eine stationäre Kasse umzuwandeln, die platz­sparender und somit auch für kleinere Ladentische geeignet ist. Zusätzlich zu dieser Hauptkasse können Sie weitere Tablet Kassen und andere Endgeräte im Einsatz haben. Alle Geräte und Kassen lassen sich über Cloud-Kassensysteme und beispiels­weise mit einem gebuchten Zusatzmodul (etwa beim Anbieter Kasse Speedy) miteinander verknüpfen. Falls Sie jedoch generell Interesse an mobilen Kassensystemen haben, wie es auch die Tablet Kasse ist, empfehlen wir Ihnen dazu unseren entsprechenden Artikel.

Funktionen und Einsatzgebiet des Tablet Kassensystems

Welche Funktionen Sie nutzen und wo die Tablet Kasse zum Einsatz kommt, ist von der Branche sowie der Kassens­oftware abhängig. Dennoch gibt es grund­sätzliche Funktionen, die Tablet Kassensysteme in der Regel erfüllen. Diese sind zum Beispiel:

Welche Vorteile bietet ein Tablet Kassensystem?

Abgesehen von den üblichen Funktionen und Einsatz­möglich­keiten, bieten Tablet Kassen­systeme viele weitere Vorteile:

• Einfache Einrichtung durch App-Download zum Beispiel im Play­store oder Software-Download auf der Homepage der Anbieter.
• Intuitive Bedienung und dadurch bedingte kurze Einarbeitungs­zeit. Die Benutzer­oberfläche ist einfach und übersicht­lich gestaltet. Nutzen Sie hier die Demo­versionen der Anbieter, um verschiedene Apps miteinander unverbindlich zu testen und zu vergleichen.
• Generell können Sie dank der Cloud­speicherung von überall auf Ihre Geschäfts­daten zugreifen.
• Wenig Hardware nötig. Sie können allein mit einem Tablet plus der entsprechenden Kassen­software arbeiten, wenn das für Ihr Gewerbe genügt. Etwa, wenn Sie einen Floristik­laden oder ein kleines Café mit Selbst­bedienung führen.
• Allerdings - und dieser Pluspunkt knüpft direkt an den vorigen an - können Sie Ihre Tablet Kasse mit Zusatz­geräten jederzeit aufrüsten. Ein Friseur­salon benötigt zusätzlich zum Beispiel einen Barcode­scanner, weil dort zusätzliche Haarpflege­produkte verkauft werden. Und das kleine Café aus dem obigen Beispiel möchte gerne Karten­zahlung einführen, da diese Zahlart immer beliebter wird. Weitere Informationen finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel „Kartenzahlung: Diese Kosten kommen auf Händler zu“.
• Tablet Kassen­systeme funktionieren in der Regel auch offline, also keine Angst vor Internet­ausfall. Allerdings weisen Anbieter wie SumUp darauf hin, dass im Offline-Modus keine Karten­zahlungen angenommen werden können und generell bei einigen Karten Debitkarten eine Internet­verbindung vorhanden sein muss.
• In der Gastronomie besonders gut geeignet für Service­personal, das sich Notizen auf einem Block sparen und die Bestellungen direkt am Tisch in die Tablet Kasse eingeben kann.

Welche Nachteile haben Tablet Kassensysteme?

Kommen wir zu den (wenigen) Nachteilen von Tablet Kassen­systemen. Üblicher­weise steigen die Kosten, je mehr Features Sie für ein Kassen­system dazubuchen, das gilt aber auch, wenn Sie die Software auf einem anderen Endgerät installieren würden. Die Anbieter halten die Gebühren jedoch transparent und Sie können sich aus einem Portfolio und Preis­paketen das heraus­suchen, was Sie wirklich benötigen. Sie zahlen nur das, was Sie brauchen.

Ein weiterer, anbieter­bedingter Nachteil ist, dass in seltenen Fällen die TSE nicht im Software­paket enthalten ist und Sie diese über einen externen Anbieter erwerben müssen. So ist es etwa bei der Software SmartCafe, in diesem Falle wird explizit darauf hinge­wiesen, dass die TSE-Modul hinzu­gekauft werden muss. Tablet Kassen­systeme bringen viele Vorteile und wenige Nach­teile mit sich. Jetzt gilt es, den für Sie passenden Anbieter zu finden. Bevor Sie sich im Anbieter Wirr-Warr verlieren, füllen Sie einfach unser Formular aus, geben Ihren Bedarf an und erhalten kostenlose und unver­bindliche Vergleichs­angebote.

Tablet Kasse: Android Tablet vs. iPad - Was ist besser?

Bei dieser Frage scheiden sich die Geister in Apple-Jünger und Windows-Gläubige. Denn sowohl für Tablets als auch iPads gibt es ent­sprechende Kassen­system-Software, mit der Sie professionell Ihr Geschäft führen können. Möglicher­weise stellt sich die Frage gar nicht mehr, weil Sie bereits ein entsprechendes Endgerät besitzen, das Sie in Ihrem Betrieb einsetzen wollen. Dann müssen Sie sich lediglich für einen Kassen­system-Anbieter entscheiden. Hier sollten Sie darauf achten, dass das Betriebs­system Ihres Endgerätes auch durch die Kassen­software Ihrer Wahl unterstützt wird. Falls Sie noch kein Endgerät besitzen, was zu einer leistungs­fähige Kasse aufgerüstet werden kann , möchten wir an dieser Stelle kurz ein paar Worte zu iOS- und Android Kassensystemen verlieren.

Welche Kassensoftware für mein Tablet?

Damit Sie das richtige Kassen­system für Ihren Betrieb anschaffen, sollten Sie sich im Vorfeld einige Gedanken machen. Kassen­systeme sollten genau auf die Bedürfnisse Ihrer Branche zuge­schnitten sein - wenn Sie ein Bekleidungs­geschäft eröffnen möchten, benötigen Sie kein Kassen­system, das auf Gastronomie aus­gerichtet ist. Überlegen und beachten Sie folgendes:

• In welcher Branche arbeiten Sie?
• Wie groß ist Ihr Betrieb?
• Benötigen Sie mehrere Tablet Kassen und müssen diese miteinander kommunizieren?
• Haben Sie bereits ein Tablet? Soll heißen: Benötigen Sie Kassensoftware, Hardware oder beides?
• Nehmen Sie sich Zeit, die Apps zu testen. Häufig bieten die Anbieter eine kostenlose Probezeit an. Kommen Sie mit der Bedien­oberfläche zurecht? Entspricht die Software Ihren Bedürf­nissen?
• Benötigen Sie Zusatz­geräte? Werden diese vom Anbieter angeboten?

Welche Tablets sind als Kasse geeignet?

Wie bereits weiter oben erwähnt können Sie im Prinzip jedes Tablet bzw. jede Marke als Kasse nutzen, nur ist nicht jedes Tablet gleich gut geeignet. Zudem sollten Sie einige Dinge beachten, wenn Sie möglichst lange etwas von Ihrer Tablet Kasse haben wollen.

1. Sicher­heitsupdates: Wenn wir von Android als Betriebs­system ausgehen, sollten Sie sich ein ganz neues, modernes Tablet anschaffen. Der Grund: Jeder Tablet-Hersteller versorgt seine Endgeräte unter­schiedlich lang mit Sicherheits­updates. Typisch ist aber, dass gerade Geräte der älteren Genera­tionen durchs Raster fallen und mit den Android-Updates weniger kompatibel werden.
2. Wer billig kauft, kauft zweimal: Zugegeben, das ist etwas provokativ formuliert. Doch bei sehr günstigen Tablets müssen Sie mit einer kürzeren Akku­laufzeit und einem weniger robustem Gehäuse rechnen. Für die Gastronomie sollte ein Tablet spritz­wasser­geschützt sein und auch mögliche Stürze überleben. Hierzu empfehlen wir Ihnen, das Tablet mit einer passenden Hülle auszu­statten.
3. Kompati­bilität mit Zusatz­geräten: Falls Sie alle Komponenten Ihres Kassen­systems einzeln zusammen­kaufen und nicht als Gesamt­paket von einem Anbieter, achten Sie darauf, dass am Ende alle Komponenten miteinander kompatibel sind. Das bedeutet im Zweifels­fall auch, dass Ihr Tablet über entsprechende Anschlüsse verfügt, wenn Sie es als stationäre Kasse nutzen wollen.

Welche Kosten entstehen bei einem Tablet Kassensystem?

Die Kosten für ein Tablet Kassen­system fallen je nach Anbieter und Ihren Anfor­derungen unterschied­lich aus. Zudem gibt es verschie­dene Preis­modelle, die Ihnen begegnen werden. Einige Anbieter haben Tarif­pakete mit unterschied­lich großem Leistungs­umfang, die den indivi­duellen Wünschen der Kunden gerecht werden. Bei Anderen gibt es einen festen Grundpreis zu dem weitere Zusatz­leistungen gebucht werden können. Einige konkrete Preis­beispiele der Anbieter werden wir uns gleich ansehen. Sie suchen nicht nur eine reine Software, sondern die Hardware gleich dazu? Auch da haben manche Anbieter eine Lösung parat: Sie bieten sogenannte All-in-One-Pakete, die Ihnen ein komplettes Kassen­system nach Bedarf liefert.

Beachten Sie, dass Sie häufig Preise nur auf Nach­frage vom Anbieter erhalten bzw. Sie unter Angabe Ihres Bedarfs den Preis berechnen lassen können, so etwa bei Tillhub. Mit unserem kosten­losen Angebots­vergleich erhalten Sie mit wenigen Klicks unverbind­liche, konkrete Vergleichs­angebote von für Sie passenden Anbietern - und sparen Zeit und Nerven bei der Kosten­recherche.

Konkrete Preisbeispiele

Damit es nicht nur bei der grauen Theorie bleibt, haben wir uns auf einigen Anbieter­seiten umgesehen und konkrete Preis­beispiele für Sie rausgesucht.

Paymash

Auch Paymash bietet Preis- und Zahlungs­modelle für die Kassensoftware an, die sich nach unter­schiedlichem Bedarf richten. Los geht’s ab 23 Euro im Monat, die höchste Monatsrate liegt bei 119 Euro. Die Preise staffeln sich zum einen nach Bedarf und nach Abrechnung. Der Kunde kann wählen zwischen monatlicher, jährlicher und zweijährlicher Abrechnung. Wer sich für die zwei­jährliche Variante entscheidet, kommt deutlich günstiger weg, hat sich aber natürlich auch länger an den Anbieter gebunden.

SmartCafe

Die Software Smart­Cafe ist auf den Gastronomie Bereich speziali­siert. Für ihre Kunden bietet sie unterschied­liche Software-Tarife an: Die Spanne reicht von monat­lichen Kosten beim Tarif „Standard“ mit 15 Euro bis zum „Enterprise“-Tarif mit 24 Euro. Bei der Software ist keine TSE dabei, Sie müssen diese also von einem externen Anbieter einrichten lassen und mit ent­sprechenden Kosten rechnen.

ready2order

ready2order bietet sein Basispaket für die reine Software pro Kassen­gerät im Jahresabo für 24 Euro pro Monat an, ein flexibel künd­bares Monatsabo kostet 34 Euro. Das ist der Grund­preis, der alle Basis­funktionen enthält. Weitere Fix­kosten sind einmalige Akti­vierungs­gebühren von 99 Euro sowie das TSE-Paket für 12 Euro im Monat. Zusätz­lich lassen sich verschie­dene Zusatz­pakete für monatliche Kosten buchen, etwa das Gastro­paket, Kassenbuch, sowie unterschied­liche Service­pakete für einmalige Gebühren. ready2order bietet neben der Software auch Hardware an: Eine Tablet Kasse mit Drucker erhalten Sie für 728 Euro.

helloCash

Bei hello­Cash reichen die Tarife für die reine Software von 0 bis 14,90 Euro im Monat. Auch hier können Sie den Tarif buchen, der am besten für Ihr Gewerbe geeignet ist. Aller­dings: Fällig werden bei jedem Preis­modell 129 Euro im ersten Jahr beim Kauf der TSE - und diese ist zwingend nötig, wenn Sie nicht mit dem Gesetz in Konflikt geraten möchten.

Gibt es kostenlose Tablet Kassen?

Hier mag sich dem ein oder anderen die Frage stellen, ob es kostenlose Kassen­systeme bzw. sogenannte Open Source Software zum Download gibt. Die gibt es in der Tat und auch bei kommer­ziellen Kassen­system-Anbietern findet man auf den ersten Blick kosten­lose Angebote. Dennoch lohnt es sich, ganz genau hinzu­sehen, denn bei „kostenlos“ sollten Sie einige Aspekte berück­sichtigen.

1. Erfüllt die Software die rechtlichen Voraus­setzungen? Nicht jede Freeware ist rechtlich auf dem neuesten Stand oder erfüllt die Kassen­sicherungs­verordnung.
2. Kommen hinten raus doch noch Kosten auf Sie zu, indem Sie Zusatz­pakete buchen müssen? Denn häufig sind in einer kosten­losen Software nur die absoluten Basics enthalten, der Rest muss kosten­pflichtig hinzu­gebucht werden.
3. Gibt es regelmäßige Updates und sind diese kostenlos?
4. Ist die Software mit Ihrem Tablet kompa­tibel?
5. Steht Ihnen ein Kunden­service zur Verfü­gung oder sind Sie bei Problemen auf sich allein gestellt?

Jetzt wird es ernst: Finanzamt, Gesetze und TSE

Auch wenn dieses Thema zugegeben wenig Spaß macht, gehört es zwingend dazu: 2020 war ein spannendes Jahr für alle Kassen­besitzer, denn die Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV) hat einige Änderungen mit sich gebracht. Die KassSichV ist außerdem eine Ergänzung des GoBD. Sie als Gewerbe­treibender müssen alle recht­lichen Verord­nungen berück­sichtigen, wenn Sie ein Tablet Kassen­system anschaffen.

Achten Sie darauf, dass Sie einen Anbieter finden, dessen Soft­ware zu hundert Prozent finanzamt­konform ist. Zudem sind Sie verpflich­tet, die sogenannte tech­nische Sicher­heitsein­richtung (TSE) in Ihr Kassen­system zu integrieren. Diese wurde 2020 mit der Kassen­sicherungs­verordnung vom Finanz­ministerium eingeführt und ist wesent­licher Bestand­teil der Ver­ordnung. Die TSE ist eine Schutz­maßnahme vor Mani­pulation an digi­talen Grund­aufzeich­nungen. Jede einzelne Trans­aktion der Kasse wird in genau der Reihen­folge proto­kolliert, wie sie durch­geführt wurde. Wird im Nach­gang eine Trans­aktion verändert oder gelöscht, entsteht eine Lücke im Proto­koll und dient als Nachweis der Mani­pulation.

Mit der gleich­zeitig in Kraft getretenen Beleg­ausgabe­pflicht (umgangs­sprachlich: Bon­pflicht) wird der Vorgang trans­parenter und ist bei einer Steuer­prüfung u. a. leichter nach­prüfbar, ob der Geschäft­svorfall einzeln fest­gehalten, aufge­zeichnet und auf­bewahrt wurde. So kann beispiels­weise anhand eines Abgleichs des Bons mit den Aufzeich­nungen der Kassensoftware eine Mani­pulation der Kasse fest­gestellt werden.

tradingtwins-Tipp

„Die gute Nachricht ist: in der Regel haben die Anbieter von Tablet Kassen­systemen die KassSichV sowie die GoBD längst berück­sichtigt. Es liegt an Ihnen als gewerb­licher Anbieter, die Verordnung des Finanz­ministeriums umzusetzen. Sind Sie noch in Besitz einer elek­tronischen Laden­kasse, die sich nicht mit der neuesten Technik aufrüsten lässt, dürfen Sie diese noch bis zum 31.12.2022 benutzen. Ab dem 01.01.2023 müssen alle Kassen und Kassen­systeme die KassSichV erfüllen.“

Katrin

tradingtwins Redaktion

Tun Sie das nicht und handeln ordnungs­widrig, kann darauf ein Buß­geld von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Späte­stens jetzt wäre also ein guter Zeit­punkt, sich nach einer neuen Kasse umzusehen, die den aktuell­sten rechtlichen Richt­linien entspricht. Ganz einfach und schnell geht das zum Beispiel mit unserem kosten­losen und unverbind­lichen Angebots­vergleich, bei dem Sie nur vier Fragen beant­worten müssen.

Welche Zusatzgeräte gibt es für Tablet-Kassen?

Ein genannter Vorteil des Tablet Kassen­systems ist das Auf­rüsten nach Bedarf. Viel­leicht benötigen Sie nicht mehr als ein Tablet. Falls doch, steht Ihnen je nach Anbieter und Kompati­bilität verschiedene Hardware zur Auswahl. Zusätzgeräte:

• Bargeld-Kassenlade
• Kartenterminal
• Bondrucker
• stationäre Halterungen
• Kellnerschloss
• Barcodescanner
• Tastaturen (für den stationären Gebrauch)

Das könnte Sie ebenfalls interessieren

Kassensysteme

Kosten für ein Kassensystem

Software, Hardware & Funktionen: So viel kostet eine Kasse!

Wie viel kostet eine Kasse?

Kassensysteme

Touch Kassensystem

Funktionen, Kosten & Co.: Alle Infos rund um die Touch Kasse!

Touch Kasse