orderbird Kassensystem: Funktionen, Kosten & Vorteile

orderbird ist eines der beliebt­esten Kassen­systeme für die Gastro­nomie. Wir haben uns das orderbird Kassen­system für Sie genauer an­geschaut und be­antworten alle Fragen rund um die Funktionen, Kosten und Finanz­amt­kon­formität des Kassen­systems.

Der Kassen­system-Anbieter orderbird beschreibt sich selbst als „Europas Markt­führer für iPad-Kassen­systeme für die Gastro­nomie“ und das nicht ohne Grund: Mit mehr als 15.000 Kunden in Deutsch­land, Öster­reich und der Schweiz ist order­bird eines der beliebt­esten und meist­genutzten Kassen­systeme im gastro­nomischen Bereich. order­bird ist ein cloud­basiertes Kassen­system mit klarem Fokus auf die Gastro­nomie und so ist das Kassen­system ideal für einen Einsatz in Bar, Café oder Restaurant. Branchen­spezifische Zusatz­funktionen wie Tisch­reser­vierungen, Tisch­pläne und Gang­steuerung machen das Kassen­system zu einer attraktiven Alter­native zu Universal­lösungen. Auch recht­lich ist das Kassen­system von orderbird auf dem neusten Stand und so sind die POS-Systeme GoBD- und KassSichV-konform. Zwölf Jahre nach der Gründung von order­bird in Berlin wurde das Unter­nehmen 2022 Teil der Nexi-Gruppe, einem führenden euro­päischen Zahlungs­dienst­leister. Das Team von order­bird arbeitet nun gemeinsam mit Nexi daran, die Zusammen­führung von Payment- und Kassen­lösungen in der Cloud voran­zu­treiben.

Funktionen: Das können Kassensysteme von orderbird

Mit dem order­bird Kassen­system für die Gastro­nomie profi­tieren Sie von zahl­reichen Funktionen, die speziell auf die An­forderungen der Branche ausgelegt sind. Die wichtigsten Funktionen des order­bird Kassen­systems sind:

Zu diesen Basis­funktionen bietet order­bird Kassen­systeme noch eine Reihe zusätz­licher Funktionen, die Ihnen den Geschäfts­alltag erleichtern können. So beispiels­weise ein Tool zum Gäste­management, welches mit Funktionen wie Gäste­registrier­ungen und einem Bestell­system für den Abhol-Service punktet. Doch Achtung: Wenn Sie die zusätz­lichen Funktionen von order­bird nutzen möchten, müssen diese gesondert gebucht und gezahlt werden.

Offlinefähigkeit

Sollte es zu einem un­erwarteten Netzwerk­ausfall kommen, müssen Sie sich zunächst keine Sorgen machen: Mit dem order­bird Kassen­system können Sie im Notfall mit Ein­schränkungen auch offline arbeiten. Aber Achtung: Um Kassen­SichV- und TSE-konform zu arbeiten und Daten­verlust und -mani­pulation zu vermeiden, müssen Ihre Daten sicher auf den order­bird Servern ge­speichert werden - und das geht nur mit einer Internet­verbindung. Daher ist es erforder­lich, dass Sie sich mindestens einmal am Tag mit dem Inter­net ver­binden! Um keine Fehler bei der Daten­sicherung zu riskieren, rät order­bird, nur im äußersten Notfall offline zu arbeiten und schnellst­möglich wieder eine Ver­bindung zum Internet her­zustellen. Laut order­bird Online Support ist es zwar theo­retisch möglich, die iPad Kasse nach Feier­abend mit­zunehmen und im WLAN Zu­hause zu synchron­isieren, falls im Betrieb keine Internet­verbindung möglich ist. Aller­dings gibt es im Offline­modus deut­liche Ein­schränkungen:

So müssen Sie auf die Karten­zahlungs­funktion ver­zichten. Auch auf Berichte und Ihr Kassen­buch haben Sie offline keinen Zugriff. Und das Arbeiten mit mehreren Geräten im Schwarm ist eben­falls nur stark ein­geschränkt möglich. Es gilt: Bei kurz­zeitigen Internet­ausfällen können Sie sich darauf ver­lassen, Ihre Kasse offline weiter nutzen zu können. Ein Dauer­zustand kann dies aber nicht sein. Für Öster­reicher ist es wichtig, sich alle 48 Stunden mit dem Internet zu ver­binden und einen Null­beleg zu drucken. Sonst sind Sie ver­pflichtet, den Aus­fall zu melden.

Welche order­bird Kassen­systeme gibt es?

Das Kassensystem von orderbird ist in zwei ver­schiedenen Varianten erhält­lich: order­bird PRO und order­bird MINI. Während order­bird PRO vor allem für die Gastro­nomie geeignet ist, lässt sich order­bird MINI auch flexibel in kleinen Einzel­handels­betrieben oder von Dienst­leistern nutzen. Die Funktionen sind dem­ent­sprechend unter­schied­lich:

Welche Zahlungs­arten unter­stützt order­bird?

Neben der klassischen Bar­zahlung bietet order­bird eine Viel­zahl weiterer Zahlungs­arten an. Dafür nutzt der Kassen­system-An­bieter eine integrierte NFC Schnitt­stelle, mit der auch kontakt­lose Zahlungen möglich sind. Das Praktische: Die Möglich­keit zur Kartenzahlung ist bereits voll­ständig in das order­bird Kassen­system inte­griert, sodass Sie direkt los­legen können.

Das mobile EC-Karten­lese­gerät Miura M10 kann EC- und Kredit­karten aus dem In- und Ausland ver­arbeiten. Zusätz­lich können Kunden bei order­bird via Google Pay und Apple Pay be­zahlen. Wenn Sie in Ihrem Betrieb Karten­zahlung an­bieten, sollten Sie beachten, dass bei kontakt­losen Zahlungs­möglich­keiten teil­weise Gebühren an­fallen: Für Kredit­karten­zahlungen erhebt order­bird 2,5 % Gebühr, für EC-Zahlungen werden 0,95 % Gebühr erhoben. Anders sieht es bei dem order­bird MINI aus: Hier fallen pro kontakt­loser Trans­aktion 1,75 % Gebühr an – sowohl für Zahlungen mit EC- und Giro­karte als auch für Kredit­karten­zahlungen.

Ist das order­bird Kassen­system finanz­amt­konform?

Das order­bird Kassen­system erfüllt alle An­forderungen der GoBD („Grund­sätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unter­lagen in elektro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff“) sowie der Kassen­sicherungs­verordnung und gilt somit als finanz­amt­konform. In puncto TSE setzt order­bird auf eine zertifi­zierte Online-TSE, sodass alle Trans­aktionen korrekt erfasst werden. Das Besondere: Nutzen Sie eine order­bird Kasse inklusive order­bird-TSE und bekommen eine Strafe vom Finanz­amt wegen eines Ver­stoßes gegen die KassSichV, über­nimmt order­bird die Kosten der finanz­iellen Strafe (Stand 08/22). Des Weiteren hält order­bird die Ab­rechnungs­an­forderungen durch regel­mäßige Updates immer auf dem neuesten Stand, sodass Sie sich stets auf die Finanz­amts­kon­formität Ihrer Kasse verlassen können. Zusätz­lich kann order­bird auf Knopf­druck alle Berichte aus­geben, die für Wirt­schafts- und Steuer­prüfungen relevant sind. Ein inte­grierter Daten­export ermöglicht eine direkte Weiter­leitung der Daten an Finanz­amt oder Steuer­berater.

Mit welcher Hard­ware kann das order­bird Kassen­system verwendet werden?

Das order­bird POS-Kassen­system kann aus­schließlich auf End­geräten verwendet werden, die über ein iOS Betriebs­system verfügen – also iPad, iPhone oder iMac. Die iPad Kasse ist stationär, während auf iPhones eine mobile Nutzung des order­bird Kassen­systems möglich ist. Da alle Geräte mit­einander ver­bunden werden können, lassen sich Bons und Ab­rechnungen ohne lange Lauf­wege in Echt­zeit auf alle weiteren Geräte über­tragen, um so Küche oder Aus­schank die Bestellung zu über­mitteln. Zusätz­lich kann das order­bird Kassen­system mit weiterer Hard­ware ergänzt werden:

• kabel­lose Bon­drucker (Epson TM T20 II Drucker & Epson TM M30)
• order­bird Karten­lese­gerät (Karten­leser Miura M10)
• Kassen­lade (Kassen­lade Meta­pace-K2 & Touch Kassen­lade KA-330 Push)
• iPad-Ständer (bspw. iPad Ständer Wind­fall Mini, Pro 12.9, 2017/Air oder oder­bird-Ständer)
• Router (bspw. Basis Router (TP-Link Archer C7/ TP-Link N600))

Eine Auf­listung aller kompatiblen Geräte, auf denen order­bird verwendet werden kann, finden Sie zudem im Help-Center des An­bieters. Es sollte beachtet werden, dass die Hard­ware nicht im Preis für das Kassen­system in­begriffen ist. Diese muss eigen­ständig erworben werden. Ledig­lich beim Kauf einer Lizenz über mindestens 3 Jahre erhalten Sie von order­bird ein iPad gratis gestellt. Unser Tipp: Nutzen Sie unseren kosten­losen Angebots­vergleich, um das passenden Kassen­system für Ihren Bedarf zu finden. Neben order­bird PRO können Sie zudem mit dem MINI by order­bird auf ein All-in-one-Kassen­system zurück­greifen. Auf der kompakten Android Kasse ist die order­bird Soft­ware vor­installiert.

Leistungs­fähiges All-in-one-Talent: der order­bird MINI

Bei dem order­bird MINI handelt es sich um ein kompaktes Hand­held, welches als All-in-one-Kassen­system vor allem durch seine Leistungs­fähig­keit überzeugt. Auf dem End­gerät ist die Android-Kassen­soft­ware bereits vor­installiert und so können Sie direkt mit der Bedienung Ihrer Kunden in Gastro­nomie oder Einzel­handel beginnen. Auch wenn Sie sich für den order­bird MINI ent­scheiden, müssen Sie nicht auf Karten­zahlungen oder Bon­druck ver­zichten. Inte­grierte Bon­drucker und Karten­lese­geräte sorgen dafür, dass sowohl das Finanz­amt als auch Ihre Gäste stets zufrieden sind. Durch die inte­grierte TSE werden alle Trans­aktionen zudem stets finanz­amt­konform fest­gehalten. Auch auf Berichte oder Statistiken müssen Sie beim order­bird MINI nicht verzichten, sodass Sie die Kenn­zahlen Ihres Unter­nehmens stets im Blick behalten.

Mit welcher Soft­ware wird das order­bird Kassen­system genutzt?

Das Kassen­system von order­bird PRO ist ein cloud­basiertes Kassen­system, welches auf nahezu allen iOS-End­geräten zum Ein­satz kommen kann. Alle relevanten Daten können auf iOS Geräten via in­stallierter order­bird App ab­gerufen werden. Eine ander­weitige Nutzung des order­bird PRO Kassen­systems, zum Bei­spiel auf Android-Geräten oder im Browser, ist nicht möglich. Eine Ausnahme stellt der order­bird MINI dar: Der MINI ist ein leistungs­fähiges All-in-one-Kassen­system, welches auf Android-Basis funktioniert. Die Soft­ware des Kassen­systems ist hier bereits auf dem Hand­held vor­installiert, weshalb die Nutzung einer ander­weitigen Kassen­software (bspw. von ready2order oder LocaFox) nicht möglich ist. Egal ob MINI oder PRO-Version, die Kassen­systeme von order­bird sind intuitiv bedien­bar, sodass eine rasche Ein­arbeitung in das Kassen­system möglich ist. Ihre Mit­arbeitenden werden sich freuen!

Einsatz­bereiche: Für wen eignet sich order­bird?

Mit order­bird PRO und dem order­bird MINI bietet der Berliner Kassen­hersteller order­bird zwei Lösungen für Kassen­systeme an. Der order­bird PRO richtet sich speziell an Gewerbe­treibende in der Gastro­nomie und eignet sich für Betriebe in allen Größen­ordnungen. Die Kassen­systeme von order­bird wurden von Gastro­nomen für Gastro­nomen ent­wickelt und er­füllen damit gezielt die An­forderungen dieser Branche. So eignet sich order­bird PRO unter anderem für folgende Betriebe:

• Cafés
• Restaurants
• Bars
• Eisdielen

Zusätz­lich buch­bare Tools, die speziell für einen Einsatz in der Gastro­nomie ent­wickelt wurden, machen das order­bird PRO Kassen­system noch leistungs­fähiger. So er­möglicht beispiels­weise das order­bird-Tool “Gäste­management” die optimale Be­dienung von Gästen sowie die Ver­waltung von Mit­arbeit­enden. Auch die Auf­teilung in einzelne Stores, beispiels­weise für Gastro­nomie-Ketten, ist ohne Probleme möglich.

Anders sieht es hin­gegen beim order­bird MINI aus, wo der Fokus nicht ex­plizit auf der Gastro­nomie legt. Als effizientes All-in-one-Kassen­system kann der MINI unter anderem in folgenden Bereichen ein­gesetzt werden:

• Einzel­handel
• Kasse für Imbiss oder Food­trucks
• Markt­stände
• Mobile Dienst­leistungen (bspw. als Kassen­system für Friseure oder Handwerker)

Kosten und Finanz­ierung: Das kostet das order­bird Kassen­system

Mit dem order­bird PRO (iPad-Kassen­system mit optionalen Peripherie-Geräten) und dem MINI (All-in-one-Kassen­system in Hand­held-Form) bietet order­bird zwei unter­schied­liche Kassen­systeme an. Welche Kosten bei der Nutzung eines order­bird Kassen­systems für Sie an­fallen, hängt somit maß­geblich davon ab, für welche Form der Hard­ware Sie sich ent­scheiden und welche Funktionen Ihre Kasse haben soll. Viele Preise gibt order­bird ledig­lich auf Anfrage raus. Wir haben jedoch unser Bestes getan, verläss­liche Preis­informationen für Sie zu recherchieren. Es sollte beachtet werden, dass die tat­säch­lichen Preise für ein order­bird Kassen­system abweichen können. Unser Tipp: Nutzen Sie unseren kosten­losen Angebots­vergleich! So er­halten Sie indivi­duelle An­gebote, die genau auf Ihren Bedarf zu­ge­schnitten sind.

orderbird PRO

Pro Geräte­lizenz fallen bei order­bird PRO monat­liche Kosten in Höhe von 35 Euro (zzgl. Service­lizenz) an. Zusätz­lich muss die gesetz­lich verpflicht­ende TSE hinzu­gebucht werden, die mit 139 Euro pro Jahr zu Buche schlägt. Ent­scheidet man sich jedoch für einen mindestens 3-jährigen Lizenz­vertrag, erhält man ein kosten­loses iPad gratis hinzu. Zusätz­lich bietet order­bird PRO optionale Zusatz­funktionen an, die zusätz­lich gezahlt werden müssen:

• Gäste­management (Grund­funktion): 19 Euro monat­lich (Online-Reser­vierungen, Vorab-Termin­buchung mit Ein­bindung auf Google Maps, Face­book und eigener Web­seite, Bestell­system für Außer-Haus-Geschäfte, digi­tale Speise­karte, Gutschein­verwaltung für Tickets, Gut­scheine und Coupons)
• Gäste­management PLUS: 69 Euro monat­lich (enthält zusätz­lich zu den Funktionen des Basis Pakets auch eine Schicht­planung für Mit­arbeiter, eine Kunden­daten­bank und Kunden­verwaltung, Gäste-Bewertungen, Gäste-Marketing und News­letter-Funktion)

Zusätz­lich haben Sie die Möglich­keit, ein­malig ein Hard­ware­paket bei order­bird zu bestellen. Im Paket sind ein iPad-Kassen­terminal mit vor­install­ierter order­bird-App, eine SIM-Karte mit un­begrenztem Daten­volumen, ein vor­geladener Akku und Netz­teil sowie eine Bon­rolle ent­halten. Hard­ware­pakete von order­bird beginnen preis­lich bei 319 Euro.

order­bird MINI Kosten

Für das order­bird MINI Kassen­system können Sie auf drei unter­schied­liche Lizenz-Optionen zurück­greifen. Während die günstigste Lizenz mit Geräte­kosten von 299 Euro sowie monat­lichen Kosten von 21,65 Euro punktet, sollte hier beachtet werden, dass die Lauf­zeit des Vertrages 5 Jahre beträgt. Die laut order­bird beliebteste Lizenz hat eine Lauf­zeit von 12 Monaten und schlägt mit Kosten von 29 Euro pro Monat sowie 299 Euro ein­maligen Geräte­kosten zu Buche. Die flexibelste Lizenz punktet mit einer Lauf­zeit von ledig­lich einem Monat, geht jedoch mit höheren monat­lichen Kosten von 39 Euro sowie einem Geräte­preis von 299 Euro einher.

Vor­teile: Das spricht für order­bird Kassen­systeme

Das order­bird Kassen­system wurde speziell für die Gastro­nomie ent­wickelt und greift auf jahre­lange Erfahrung durch die direkte Zusammen­arbeit mit ehe­maligen Gastro­nomen zurück. Alle Grund­funktionen des Kassen­systems sind auf die alltäg­lichen Ab­läufe der Gastro­nomie aus­gerichtet und müssen daher nicht eigens auf die Gastro-Bedürf­nisse konfiguriert werden. Nichts­desto­trotz ermöglicht orderbird auch die Inte­gration von Funktionen, die Ihren Arbeits­alltag in der Gastro­nomie besonders effektiv gestalten, wie beispiels­weise ein Tool zum Gäste­management. Das order­bird Kassen­system ist zudem auf nahezu allen iOS-fähigen Geräten anwend­bar und punktet mit einer intuitiven Bedienung. Auch der 24/7 Support von order­bird ist ein klarer Vorteil.

Er­fahrungen: Das sagen Nutzer über order­bird

Wir haben uns für Sie umgesehen und Bewertungen und Erfahrungs­berichte anderer Nutzer gesichtet, die order­bird in der Ver­gangen­heit genutzt haben oder aktuell nutzen. Dabei sticht klar heraus, dass die Spezial­isierung auf gastro­nomische Betriebe für den Anwender viele Vor­teile bietet: So muss im Restaurant-Betrieb das Kassen­system nicht erst auf die indivi­duellen An­forderungen der Branche angepasst werden, sondern lässt sich nach einer kurzen Erst­einrichtung ideal im Geschäfts­alltag ein­binden. So loben viele Kunden die ein­fache Änderung der Speise- und Getränke­karten, die un­kompli­zierte Buch­haltung sowie die Trink­geld-Funktion bei der Karten­zahlung. Auch heben viele Kunden die ein­fache Ein­richtung und den guten Kunden­service hervor.

Aller­dings gibt es auch einige weniger positive Stimmen, die wir Ihnen an dieser Stelle nicht vor­enthalten wollen. So be­richten einige An­wender von System­aus­fällen bis hin zu teil­weisem Daten­verlust, was sich negativ auf die order­bird Bewertungen im Internet aus­wirkt. Auch wird ver­einzelt ein schneller Ver­schleiß der Hard­ware be­mängelt. Darüber hinaus wird von langen Warte­zeiten beim Kunden­service berichtet. In vielen Fällen handelt es sich hier jedoch um ältere Bewertungen. Dies lässt vermuten, dass die Probleme bei order­bird bekannt sind und behoben wurden.

Fazit zum order­bird POS-Kassen­system

Wenn Sie ein Kassen­system speziell für die hohen An­forderungen der Gastro­nomie suchen, sind Sie mit einem order­bird Kassen­system gut beraten. Das Gastro-Kassen­system wird von Gastro­nomen für Gastro­nomen ent­wickelt und kennt daher die hohen An­forderungen, die der Geschäfts­alltag mit sich bringt. Zusätz­lich zu den Basis­funktionen der order­bird App können Sie einige leistungs­fähige Zusatz­funktionen, wie Tools zum Gäste­management, kosten­pflichtig hinzu­buchen. Die Möglich­keit ein Gäste-Wifi ein­zurichten, sowie das effiziente Back­office und die viel­fältigen Bezahl­möglich­keiten gehören zu den klaren Vor­teilen eines order­bird Kassen­systems für die Gastro­nomie.

Doch auch als Einzel­händler oder Dienst­leister sind Sie mit dem order­bird MINI gut beraten: Das kompakte All-in-one-Kassen­system läuft ganz nach dem Motto „klein aber oho“ und bringt so Kassen­software, Bon­drucker und unter­schied­liche Zahlungs­weisen unter einen Hut. Sie sind noch un­entschieden was das order­bird Kassen­system angeht? Bei uns finden Sie weitere Kassen­systeme im Vergleich, sodass Sie die richtige Ent­scheidung für Ihr Unter­nehmen treffen können.

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