Kassensysteme für Vereine

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Registrierkasse für Vereine: Alle Infos

Registrierkassen für Vereine ähneln herkömmlichen Kassensystemen, erfüllen aber die spezifischen Anforderungen in ihrem Einsatzgebiet. Wir schauen auf Funktionen, Kosten und mögliche Anschaffungsarten. Zudem stellen wir einige Modelle vor.

Für Eilige

Registrierkassen für Vereine

Egal, ob in kulturellen, sportlichen oder gemeinnützigen Bereichen: Vereine leisten einen wichtigen Beitrag zur Gesellschaft. Bei ihren vielfältigen Tätigkeiten kommen sie immer wieder mit Geld in Berührung, sei es in Form von Mitgliedsbeiträgen, Spenden oder Ticketverkäufen und dem Betrieb kleiner Verkaufsstände. Mit speziellen Registrierkassen für Vereine können sie Einnahmen und Ausgaben zuverlässig verwalten und kontrollieren. Das gibt Sicherheit in rechtlichen Fragen und Transparenz bei der Buchhaltung. Zudem sind sie ein nützliches Hilfsmittel für die Organisation und Durchführung von Feiern und ähnlichen Events. Und: Die Arbeit der zuständigen Kassen­verantwortlichen lässt sich durch moderne Kassensysteme für Vereine erheblich erleichtern.

Menschen feiern im Verein

Preise: Was kosten Kassensysteme für Vereine?

Registrierkassen für Vereine gibt es als stationäre Systeme und mobile Lösungen, wobei letztere in der Anschaffung und im Betrieb oftmals etwas günstiger sind. Generell gilt die Faustregel, dass jede zusätzliche Komponente das Kassensystem teurer macht. Wie viel kostet nun eine Kasse? Wir haben das Wichtigste zu Kosten verschiedener Kassensystem-Lösungen für Sie zusammengefasst.

Kosten mobile Kassensysteme

Beim Kauf einer mobilen Kasse werden je nach Modell und Ausstattung ca. zwischen 300 und 2.000 Euro fällig. Hier ist zwischen Handhelds und stationären Kassensystemen mit mobilen Komponenten zu unterscheiden. Handhelds (auch All-in-one-Kassensysteme genannt) sind vollständige Kassensysteme, die in etwa die Größe eines Smartphones haben. Je nach Modell sind diese mit Scanner, Drucker und einem Kartenlesegerät ausgestattet. Aufgrund ihrer Kompaktheit sind die Geräte oftmals für unter 1.000 Euro zu haben.

Dem gegenüber stehen stationäre Kassensysteme, bei denen nur einzelne Elemente (wie beispielsweise ein Tablet) mobil gemacht werden. Die Tablets werden mit einer entsprechenden Kassensoftware ausgestattet und agieren als Teil des Kassensystems. Hier schlägt vor allem die Anschaffung des Tablets (eventuell inkl. Ständer) ins Gewicht. Dieser Posten schlägt mit ca. 300 bis 1.500 Euro zu Buche, je nach Marke und Modell des Tablets. Die weiteren einmaligen Kosten entfallen ggf. auf Kassenladen (ca. 40 bis 60 Euro), Bondrucker (ca. 40 bis 150 Euro) und Kartenterminals (ca. 30 bis 250 Euro). Hinzu kommen oft noch monatliche Kosten von ca. 20 bis 40 Euro für die Kassensoftware sowie zehn Euro für die Sicherheits­einrichtung (Cloud-)TSE.

Kosten stationäre Kassensysteme

Für stationäre Kassensysteme belaufen sich die einmaligen Kosten auf ca. 2.000 bis 4.000 Euro. Auch hier steigt mit zusätzlicher Ausstattung der Preis des Kassensystems, wobei hier ebenfalls die Hardware mit ca. 1000 bis 2.500 Euro der größte Kostenfaktor ist. Im Vergleich zur mobilen Lösung sind oftmals auch Kassenlade (70 bis 140 Euro), Bondrucker (200 bis 400 Euro) und Kartenterminal (350 bis 950 Euro) etwas teurer. Hinzu kommen zwischen 50 und 100 Euro monatlich für die Software sowie zehn Euro für die (Cloud-)TSE.

Optionale Komponenten

Erweitert man seine Kassenlösung um optionale Komponenten, entstehen weitere Kosten. Die fallen je nach System unterschiedlich hoch aus. Für den mobilen Einsatz gibt es Barcodescanner für ca. 20 bis 50 Euro, die dazugehörige Halterung für 20 Euro, einen Drucker für 40 bis 150 Euro und eine Kassenwaage für 90 bis 400 Euro. Etwas tiefer muss man für das entsprechende Zubehör im stationären Bereich in die Tasche greifen. Dort sind es 60 bis 140 Euro für einen Barcodescanner, 50 bis 140 Euro für die Halterung, 200 bis 400 Euro für einen Drucker und 500 bis 2.000 Euro für eine Kassenwaage. Achtung: Je nach Kassensystem sind diese Zusatz­ausstattungen nur eingeschränkt verfügbar.

Registrierkassen für Vereine im Preis-Check: Schnell zur passenden Kasse

Ob Vereinsfeste, Spendenaktionen durch Kuchenverkäufe oder Mitglieder­versammlungen - Registrierkassen für Vereinen sind in den verschiedensten Situationen gefragt. Wir helfen Ihnen in 3 Schritten, die passende Kasse für Ihren Bedarf zu finden. So funktioniert’s:

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Welche Funktionen sollten Registrierkassen für Vereine haben?

Kassensysteme für Vereinsfeste sollten über verschiedene Funktionen verfügen, mit denen sie den speziellen Bedürfnissen ihres Einsatz­gebietes gerecht werden können. Nur so tragen sie maßgeblich zum Gelingen von Veranstaltungen und Feiern bei und vereinfachen gleichzeitig die Buchhaltung. Folgende Merkmale sollten die Kassen aufweisen:

Offline Modus

Nicht an jedem Einsatzort von Kassen für Vereinsfeste gibt es eine ausreichende oder durchgehende Internet­verbindung. Das System sollte daher auch arbeiten können, wenn es vom Netz getrennt ist. Manchen Kassen sind sogar für den dauerhaften Offline-Betrieb ausgelegt.

Eintrittskarten

Manchmal ist der Zutritt zu Vereins­veranstaltungen nur mit einem gültigen Ticket möglich. Vereins-Registrierkassen sollten daher Tickets verkaufen und mittels Barcodescanner lesen können.

Verzehrbons

Gerade auf Vereinsfesten sind Verzehrbons beliebt. Sie gewährleisten, dass Vereinsmitglieder Speisen und Getränke ausgeben können, ohne sich in der Hektik auf Bargeld konzentrieren zu müssen – das erleichtert den organisatorischen Ablauf. Die Erstellung von Verzehrbons ist daher eine wichtige Funktion für Kassen für Vereinsfeste.

Pfandverwaltung

Registrierkassen sollten sowohl die Ausgabe als auch die Rückgabe von Pfand verarbeiten können. Einige Systeme drucken auf Wunsch auch einen Pfandbon aus.

Zusatzoptionen

Neben Bargeld sehen Kunden auch andere Zahlungsmethoden längst als selbst­verständlich an. Wer Optionen wie Karten- oder Online-Zahlungen anbietet, erhöht dadurch die Chance, ein Geschäft abzuschließen.

Lagerverwaltung

Eine Registrierkasse für Vereinsfeste kann ein nützliches Werkzeug für die Lagerverwaltung sein. Sie hilft dabei, das Inventar zu überblicken und bei Bedarf für Nachschub zu sorgen.

Berichte

Wie viele Tickets sind verkauft worden? Welche Einnahmen sind anderweitig generiert worden? Eine Registrierkasse für Vereine erstattet zuverlässig Bericht.

Cloud

Mit einem Zugang zur Cloud können Daten der Registrierkasse orts- und zeitunabhängig eingesehen und bearbeitet werden. Das ist nicht nur komfortabel, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit auf Events.

Sind Registrierkassen auch für unerfahrene Vereinsmitglieder zu bedienen?

Generell schadet es nicht, den zuständigen Vereinsmitgliedern vor deren erster Nutzung der Registrierkasse eine kurze Einführung zu geben. So lassen sich Fehler bei der Handhabung leicht vermeiden. Einer umfassenden Schulung bedarf es im Regelfall jedoch nicht. Die Bedienung einer Kasse für Vereinsfeste erfolgt intuitiv und setzt keine tiefgreifenden Kenntnisse voraus. Dennoch sollte Sie bei der Wahl einer passenden Registrierkasse für Ihren Verein darauf achten, dass die Bedienung einfach von der Hand geht und nicht unnötig kompliziert ist.

Diese Kassensysteme eignen sich für Vereine

In der Regel decken bereits viele herkömmliche Kassensysteme für den Einzelhandel einige Anforderungen von Vereinen ab. Doch welche Kassensysteme gibt es, die sich in besonderem Maße für den Einsatz in Vereinen eignen?

RCH A-Box 3 (Kassenschmiede)

Die RCH A-Box 3 aus der Kassenschmiede ist ein leistungsstarkes Kassensystem für Vereinsfeste. Es arbeitet auf Android-Basis und lässt sich mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche intuitiv bedienen. Die Funktionen umfassen unter anderem die Konfiguration verschiedener Einzelbons, die Erstellung von Artikel-Favoritenlisten oder die Eingabe von Sonderwünschen zu gebuchten Artikeln. Zur Größenauswahl für Getränke oder Speisen gelangt man per Fingertipp auf den Touchscreen. Eine grafische Echtzeitanzeige gibt Aufschluss über Verkaufsstatistiken und eine integrierte Dokumenten- und Berichtsverwaltung gewährleistet, dass Geschäftsvorfälle wie Rechnungen, Gutscheine und Kassenberichte zuverlässig gespeichert werden. Zur RCH A-Box 3 gehören eine Technische Sicherheits­einrichtung, eine Kassenschublade sowie Thermorollen für den Thermodrucker.

  • Betriebssystem: Android
  • TSE: Ja
  • Preis: ab ca. 1.849 Euro

CM 985 (Olympia)

Die CM 985 von Olympia ist eine kompakte Kasse für Vereinsfeste, die über verschiedene Gastronomie­funktionen und ein alphanumerisches Thermodruckwerk verfügt. Das Display mit blauer Hintergrund­beleuchtung lässt sich für eine komfortable Bedienung schwenken, die Eingabe erfolgt über eine Flachtastatur mit 112 Tasten. Ein Dallas-Schloss mit vier Schlüsseln schützt vor unerwünschten Zugriffen. Die CM 985 kann 40 Personen als Bedienpersonal und 100 Warengruppen speichern. Das System kommt mit einer TSE mit fünf Jahren Laufzeit.

  • Betriebssystem: Keine Angabe
  • TSE: Ja
  • Preis: ab ca. 650 Euro

Possum16 (Heimpel)

Die Possum16 von Heimpel ist eine ideale stationäre Kassenlösung für Vereine. Das integrierte EC-Kartenlesegerät gibt es ohne monatliche Fixkosten. Es erlaubt auch kontaktloses Bezahlen, zudem sind mobile Payment-Optionen per Smartphone möglich. Dank eines großen Kundendisplays behalten Kunden den Überblick über gekaufte Artikel. Gleichzeitig können sie sich über eine Werbefläche über weitere Angebote informieren. Die Bedienung erfolgt über ein 15,6 Zoll großen Touch-Monitor und eine leicht verständliche Kassensoftware. Des Weiteren gehört ein 80-mm-Highspeed-Drucker zur Ausstattung. Mit der Possum16 garantiert Heimpel absolute Gesetzes­konformität, etwa durch den verbauten TSE-Chip mit Fünf-Jahres-Zertifikat oder die Einzel­datenerfassung. Zum Service des Herstellers gehören die Programmierung des Systems sowie eine Schulung durch Techniker. Eine Kassenschublade sowie eine DATEV-Schnittstelle gibt es gegen Aufpreis.

  • Betriebssystem: Keine Angabe
  • TSE: Ja
  • Preis: 1.999 Euro + 39 Euro monatlich für Software und Updates (monatlich kündbar). Leasingoptionen verfügbar.

readyGo (ready2order)

Auch ein mobiles Kassensystem kann unter Umständen eine gute Option für Vereine sein, so beispielsweise der readyGo von ready2order. Mit einem leistungsfähigen Kassensystem, Scanner, Drucker sowie einem Kartenlesegerät kann das kleine Handheld gut mit großen Registrierkassen mithalten. Mit einer Akkulaufzeit von bis zu 8 Stunden ist das Gerät auch für Vereinsfeiern bestens ausgestattet. Weiter punktet der readyGo mit einer intuitiven Bedienung, eine integrierte SIM-Karte sorgt zudem für eine stabile Internet­verbindung per LTE. Auch die Verbindung mit Kassenladen ist i.d.R. möglich, insofern diese über einen RJ11-/RJ12-Stecker verfügen und direkt an den Bondrucker angeschlossen werden. Achtung: Kassenladen mit USB-Anschluss sind mit ready2order-Kassen nicht kompatibel, wodurch die Zahlung mit Bargeld nur eingeschränkt verfügbar ist. Mit dem optional verfügbaren TSE-Paket von ready2order sind Sie zudem langfristig finanz­amtkonform.

  • Betriebssystem: Android
  • TSE: Ja
  • Preis: ab 369 Euro

Registrierkasse für Vereine kaufen, mieten oder leasen?

Ob man eine Registrierkasse für Vereine kaufen, mieten oder leasen sollte, hängt von verschiedenen Faktoren wie der finanziellen Situation und den langfristigen Planungen ab. Auch die Anzahl der benötigten Geräte spielt eine Rolle. Je nach individueller Situation und Anforderungsprofil bringen die verschiedenen Anschaffungsarten ihre eigenen Vorteile und Nachteile mit sich.

Kauf

Der Kauf einer Registrierkasse für Vereine lohnt sich für alle, die das System langfristig nutzen und die volle Kontrolle darüber behalten möchten. Bei geänderten Anforderungen im Verein lässt sich die Kasse nach eigenen Vorstellungen anpassen. Allerdings bedeutet ein Kauf eine recht hohe Anfangs­investition, die nicht für jeden Verein ohne Weiteres zu stemmen ist. Wartungen, Updates und Reparaturen liegen in der Verantwortung des Eigentümers und verursachen weitere Kosten. Gleiches gilt für den Fall, dass veraltete Technologie ersetzt werden muss.

Miete

Beim Mieten eines Kassensystems fallen die anfänglichen Investitionen für Hard- und Software deutlich geringer aus als beim Kauf. Teilweise beinhaltet der Mietvertrag regelmäßige Updates oder Upgrades, wodurch der Verein stets von der aktuellen Technik profitiert. Das gilt auch für den Fall, dass das Mietgerät ggf. nach Ablauf des Vertrags gegen ein moderneres Modell ausgetauscht wird. Wartungen und Reparaturen sind Sache des Vermieters, sodass Sie finanziell für diese nicht haften müssen. Auf Dauer übersteigen die monatlichen Mietkosten jedoch den Kaufpreis einer Registrierkasse. Ein weiterer Nachteil: Bestimmte Vertragsbedingungen können den Verein einschränken oder zusätzliche Gebühren verursachen.

Leasing

Ähnlich wie bei der Miete erlaubt das Leasen eines Kassensystems die Nutzung für einen bestimmten Zeitraum gegen monatliche Zahlungen. Der Wegfall eines hohen Kaufpreises bedeutet dabei ein Plus an finanzieller Flexibilität für den Verein. Zudem ist das Leasing eine bilanzneutrale Finanzierungs­option. In Abgrenzung zu der Miete müssen Sie für Reparaturen und Wartungen jedoch finanziell selbst aufkommen. Mit dem Auslaufen des Leasingvertrages ist außerdem in der Regel die kostengünstige Übernahme des Kassensystems möglich.

Registrierkasse für Vereinsfeste kurzzeitig mieten

Es muss nicht immer gleich ein Kauf sein, und auch eine längerfristige Miete lohnt sich in manchen Fällen nicht. Gelegentlich benötigen Vereine eine Registrierkasse nur für einen zeitlich begrenzten Anlass wie ein Fest oder eine vergleichbare Veranstaltung. Dann wird die Kurzzeitmiete eines Kassensystems interessant. Dieses Mietmodell eignet sich besonders für Sport-, Vereins- oder Straßenfeste. Je nach Anbieter gibt es Mietsysteme bereits ab 20 Euro pro Kasse und Veranstaltungstag. Nimmt man weitere Elemente wie Essens- oder Getränke-Bons hinzu, steigen die Kosten i.d.R. etwas an. Achtung: Nicht alle Kassensystem-Anbieter ermöglichen die Kurzzeitmiete.

Erfüllen Kassensysteme für Vereine alle rechtlichen Anforderungen?

Auch Vereine sind an gesetzliche Vorgaben gebunden, wenn sie auf Registrierkassen zurückgreifen. Neben der Bonpflicht und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist das insbesondere die Kassensicherungs­verordnung (KassenSichV).

So schreibt die KassenSichV seit dem 1. Januar 2020 vor, dass Registrierkassen durch eine zertifizierte Technische Sicherheits­einrichtung (TSE) gegen Manipulationen geschützt sein müssen. Zudem stellt das Modul eine vollständige Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle sicher. Die TSE kann als Hardware-Lösung direkt in die Kasse integriert sein oder als Cloud-Lösung Variante mit dem Gerät verbunden werden. Wer eine Registrierkasse für den Verein anschaffen möchte, muss bei der Auswahl genau darauf achten, dass das System TSE-konform ist und die KassenSichV erfüllt. Im Zweifel hilft die Beratung durch Fachleute weiter. Das mag zeitaufwendig sein, erspart im Zweifel aber unangenehme Überraschungen bei einer möglichen Kassenschau. Bei diesem unangekündigten Besuch überprüft das Finanzamt, ob alle Anforderungen eingehalten sind und ob der Verdacht einer Manipulation besteht.

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Häufige Fragen


Registrierkassen können die Finanzbuchhaltung erheblich erleichtern. Indem Vereine auf Systeme setzen, die speziell auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind, profitieren sie zudem von zahlreichen weiteren Funktionen, etwa der Erstellung von Verzehrbons oder Eintrittskarten. Das zahlt sich auf Vereinsfesten und anderen Veranstaltungen aus.


Da Registrierkassen für Vereine oftmals an Orten zum Einsatz kommen, an denen keine stabile Internet­verbindung besteht, zählt der Offline-Modus zu den wichtigsten Funktionen. Darüber hinaus können Verzehrbons, Eintrittskarten und Pfandverwaltung einen reibungslosen Ablauf auf Festen und anderen Events gewährleisten. Und dank einer zuverlässigen Bericht­erstattung behält man den Überblick über Einnahmen und Ausgaben.


Grundsätzlich können mit Kassensystemen für Vereine alle gängigen Zahlungs­möglichkeiten akzeptiert werden. Das schließt Bargeld genauso mit ein wie Kartenzahlungen – auch kontaktlos. Zeitgemäße Registrierkassen erlauben zudem das Bezahlen mit Mobile Payment-Anwendungen per Smartphone. Je nach Modell können die Zahlungs­möglichkeiten eingeschränkt sein.


Vor der ersten Nutzung der Registrierkasse lohnt es sich durchaus, Vereinsmitgliedern, die im Umgang mit dem System ungeübt sind, eine kurze Einführung zu geben. So lassen sich Fehler in der Bedienung vermeiden. Allerdings ist die Handhabung der meisten Registrierkassen für Vereine sehr intuitiv gehalten, sodass es in der Regel keiner ausführlichen Schulung bedarf.


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Sophie Köhler
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