Mobile Kassen revolutionieren den Point of Sale

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Mobile Kassen - Optimale Flexibilität durch einen dynamischen Point of Sale

Mobile Einsatzgeräte revolutionieren die Kassenlandschaft. Nicht nur das Abkassieren wird durch mobile Kassen erleichtert, die Integration von Handhelds und mobilen Endgeräten in den Betriebsablauf sorgt weiter für unvergleichbare Flexibilität. Neben effizienteren Arbeitsabläufen erlauben die Geräte vor allem ein schnelles und unkompliziertes Abkassieren unabhängig vom Standort - egal ob auf der Terrasse des Hotels, in der hintersten Ecke der Bar oder im Außeneinsatz auf Märkten, Festivals oder Konzerten. Während Handhelds und mobile Endgeräte in Kassensystemen integriert werden können, ist es ebenfalls möglich die Geräte als eigenständige mobile Kassengeräte einzusetzen.

Mobile Kassen dank vielseitiger Kassensoftware

Die Software ist das Herz der Kassen, denn erst hierdurch werden vielfältige Funktionen wie Abkassieren, Betriebsmanagement und Buchhaltung ermöglicht. Software kommt in verschiedenen Kassen zum Einsatz: von Registrierkassen über Kassensysteme bis hin zu mobilen Kassen. Unter den Begriff ‘mobile Kassen’ können zwei Arten von Geräten fallen. Zum einen kann lediglich ein Teil des Kassensystems durch die Integration von mobilen Endgeräten oder Handhelds mobilisiert werden. Hier drunter fallen Geräte wie Smartphones, Tablets oder Kartenlesegeräte, die zwar zum Kassieren und verwalten verwendet werden können, aber nur in Kombination mit einem übergeordneten Kassensystem nutzbar sind.

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Nutzung von Handhelds als mobile Kasse.

Dies ist häufig in der Gastronomie der Fall, wo die Geräte lediglich als Ergänzung des stationären Kassensystems zum Einsatz kommen. Im Gegensatz dazu stehen mobile Endgeräte und Handhelds, die auch alleine als eigenständige Kassen arbeiten können.

So können beispielsweise Smartphone oder Tablets durch die Integration einer Kassensoftware sowie eines Kartenterminals zu mobilen Kassen aufgerüstet werden.

Zudem gibt es sogenannte Handhelds, wie beispielsweise den MINI by orderbird oder Smart N5 von myPOS. Die Geräte sind leistungsfähige POS-Terminals und können Verkauf, Management und Finanzkonformität in einem kompakten Gerät vereinen.

Die Mobilisierung des Point of Sale

Durch die Nutzung von mobilen Kassen wird der Point of Sale mobil gemacht. Im Gegensatz zu stationären Kassensystemen, die fest an einer Theke installiert sind, ermöglichen mobile Kassen einen agilen Point of Sale, da jedes Smartphone, Tablet oder Handheld zu einem eigenen POS-Terminal wird. Auf diese Weise wird der Verkaufspunkt flexibel gestaltet und mobilisiert, was sich positiv auf Umsatz und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirkt. Anstatt eines zentralen Verkaufsterminals ermöglichen mobile Kassen eine bequeme Abrechnung der Kunden direkt am Standort - wo auch immer dieser sein möge.

Mobile Kassen sind drahtlose Geräte und funktionieren in der Regel über WLAN. Zwar sind die meisten Geräte auf eine Verbindung zum Internet angewiesen, jedoch sind viele Systeme mittlerweile mit einer Offline-Funktion ausgestattet. Diese ermöglicht eine Nutzung der Kasse ohne Internetverbindung und erhält so die Funktionalität des Systems aufrecht, selbst wenn das Internet einmal ausfallen sollte.

Zudem sind die Geräte mit Akkus oder Batterien ausgestattet, welche einen mobilen Betrieb ermöglichen. Eine Kopplung der Geräte an das Internet ermöglicht zudem eine digitale Vernetzung der Endgeräte untereinander. So lassen sich mehrere Endgeräte miteinander verbinden, wobei sich die Prozesse zentral über das Dashboard überwachen lassen und pro Gerät spezielle Zugriffsrechte eingerichtet werden können. Eine filialübergreifende Verknüpfung ist ebenfalls möglich.

Vorteile und Möglichkeiten einer mobilen Kasse

Zwar sind mobile Kassen klein und kompakt, jedoch beeinträchtigt dies nicht deren Funktionalität. Ähnlich wie stationäre Kassensysteme bieten auch mobile Kassen eine vielfältige und passgenaue Unterstützung in Ihrem betrieblichen Alltag.


Buchhaltung

Mobile Kassen ermöglichen die Übertragung von Verkaufsdaten an Steuerberater oder Buchhaltungsprogramme. Dies passiert in regelmäßigen Abständen und sorgt für eine einfache und unkomplizierte Buchhaltung. Hier genügt bereits ein Knopfdruck für den DATEV-Export.


Controlling

Mobile Kassen fördern und unterstützen das Controlling. Sie sind in der Lage wertvolle Daten über Umsätze, Roherträge und Warengruppen sowie Mitarbeiter, Abteilungen und Filialen zu sammeln und auszuwerten.


Konformität

Viele Händler haben sich bereits den rechtlichen Neuerungen angepasst. Mobile Kassen erlauben eine schnelle und unkomplizierte Aufrüstung, um den gesetzlichen Standards zu entsprechen. Alle von uns verglichenen Anbieter arbeiten GoBD- und GDPdU-konform.


Flexibilität

Die Geräte lassen sich flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Betriebes anpassen. Sie eignen sich für Gastronomie und Einzelhandel, und sind sowohl alleinstehend als auch in Kombination mit einem Kassensystem nutzbar.


Cloud-Speicherung

Alle Daten können in Echtzeit in die Cloud übertragen werden. Auf diese Weise sind die Daten sicher gespeichert. Zudem erlaubt eine cloud-basierte Speicherform berechtigten Personen jederzeit einen Zugriff - auch ohne im Betrieb vor Ort zu sein.

In Handhelds sind oftmals praktische Zusatzfunktionen wie Bondrucker oder Kartenterminals integriert, sodass keine zusätzlichen Geräte benötigt werden. Bei Smartphones oder Tablets, die durch die Integration einer Kassensoftware zu mobilen Kassen aufgerüstet werden, sieht dies anders aus. Zwar unterstützen moderne Betriebssysteme von Apple oder Android die Kassensoftware, jedoch sind sie nicht in der Lage Kartenzahlungen und den Druck von Belegen ohne Zusatzgeräte abzuwickeln. Hier müssen zusätzlich Kartenterminals für bargeldlose Zahlungen angeschafft werden. Diese gibt es in kompakten Ausführungen (beispielsweise von iZettle oder SumUp) und sie lassen sich problemlos mit Smartphone oder Tablet verknüpfen. Je nach Modell sind diese ebenfalls mit einem Bondrucker ausgestattet.

Preislich gesehen ist die Anschaffung einer mobilen Kasse in Form von Handheld, Tablet oder Smartphone kostengünstiger als die Anschaffung eines Kassensystems. Entscheiden Sie sich für Handhelds, ist lediglich die Investition in ein einziges Gerät nötig. Zwar müssen je nach Marke und Modell Zusatzgeräte wie Bondrucker oder Kartenterminal erworben werden, jedoch ist dies in der Regel preisgünstiger als die Entscheidung für ein mehrteiliges Kassensystem.

Unser Experten-Tipp: Barzahlung in mobilen Kassen

"Viele Betriebe wollen Ihren Kunden ein möglichst breites Spektrum an verfügbaren Zahlungsarten bieten, wozu neben Kartenzahlung auch die Möglichkeit zur Barzahlung gehört. Grundsätzlich schließen sich mobile Kassen und Bargeldzahlungen nicht aus, jedoch sind die meisten Handhelds und mobilen Endgeräte nicht auf Zahlungen mit Bargeld ausgelegt. Hier ist es sinnvoll, die Anschaffung einer mobilen Kasse in Form von Handheld, Smartphone oder Tablet zu überdenken und die Anschaffung eines Kassensystems in Erwägung zu ziehen. Je nach Bedarf lassen sich in Kassensystemen sowohl Geldladen als auch mobile Endgeräte integrieren. Auf diese Weise ermöglichen Sie Ihren Kunden Zahlungen mit Bargeld, ohne auf den Komfort und die Flexibilität durch mobile Endgeräte verzichten zu müssen. "

Anna

Anna

Online Redaktion

Mobile Kassen sorgen für Anpassungsfähigkeit und Komfort

Mobile Kassen punkten vor allem mit ihrer unglaublichen Flexibilität. Ob in der Gastronomie oder dem Einzelhandel, die Systeme sorgen für maximalen Komfort und optimal funktionierende Betriebsabläufe. So ermöglichen mobile Kassen beispielsweise das Funkbonieren in der Gastronomie. Das Aufnehmen von Bestellungen direkt am Tisch spart Zeit, Kosten und Laufwege und verkürzt zudem die Wartezeiten für Kunden.

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Ein dynamisches Abkassieren ist komfortabel für Kunden und Mitarbeiter.

Die Bestellungen werden drahtlos an Küche, Theke oder Bar übermittelt. So wird der Bestellprozess effizienter gestaltet und Fehler reduziert. Auch aus wirtschaftlicher Sicht lohnt sich der Einsatz von Funkbonierung, da Einsparungen von bis zu 50 % durch geringere Personalaufwände und eine Reduktion von Fehlbuchungen und Stornos erzielt werden können.

Zudem ermöglichen mobile Kassen einen flexiblen Außeneinsatz, und so können Waren ohne zusätzlichen Aufwand bequem auf Märkten, Festivals oder in Pop-Up-Stores vertrieben werden. Sowohl im Einzelhandel als auch in der Gastronomie erlauben mobile Kassen einen dynamischen und kundenfreundlichen Kassiervorgang, wodurch Gäste direkt am Platz abkassiert werden können, egal ob diese in (Außenbereichen von) Café, Bar oder Restaurant sitzen oder Märkte oder Festivals besuchen.

Außerdem eignen sich die Kassen besonders für den mobilen Einsatz, beispielsweise bei Angestellten oder Selbstständigen, die viel unterwegs sind: von Fotograf über Friseur bis zum Handwerker ermöglichen mobile Kassen ein Abkassieren der Kunden direkt vor Ort.

Rechtliche Anforderungen: die Kassensicherheitsverordnung und mobile Kassen

Mit Beginn des Jahres 2020 ist die Kassensicherheitsverordnung in Kraft getreten, womit sich die gesetzlichen Anforderungen an Kassen und Kassensysteme geändert haben. Mit der Verabschiedung des Gesetzes - abgekürzt auch KassSichV genannt - soll eine steuerkonforme Abrechnung garantiert und die Unterschlagung von Einnahmen (beispielsweise durch Schwarzgeld) unterbunden werden. Die Verordnung ist eine Erweiterung der GoBD und gilt als Folge der Digitalisierung. Dabei bringt sie einige Änderungen für Kassenbetreiber mit sich, wobei diese vor allem die Sicherheit der Kasse vor Manipulation zum Ziel haben. Zu den Neuerungen gehören:

Rechtliche Anforderungen mit Inkrafttreten der KassSichV
  • Zertifizierte Sicherheitseinrichtung: Zum Schutz vor Manipulation müssen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese muss bis Ende September 2020 in jedes Kassensystem integriert werden
  • Belegausgabepflicht: Von nun an muss jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgang mit der Ausgabe eines gedruckten Bons begleitet werden
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Buchung und jeder Kassiervorgang in der Kasse muss einzeln und vollständig aufgezeichnet werden
  • Kassennachschau: Das Finanzamt ist ermächtigt, die Einhaltung der KassSichV durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen
  • Meldepflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden

Auch mobile Kassen unterliegen der Kassensicherheitsverordnung. Verstöße gegen die eingeführten Pflichten können als Ordnungswidrigkeit gehandelt werden und mit harten Strafen vom Finanzamt einhergehen. In Handhelds und mobilen Endgeräten, die mit einem Kartenterminal mit Bondrucker verbunden sind, können die von der KassSichV geforderten Belege einfach ausgedruckt werden. Zudem bieten die Geräte oftmals die Möglichkeit, Belege elektronisch an Kunden zu versenden. Dies spart Zeit, Geld und Papier und ist somit ökonomisch und ökologisch sinnvoll. Somit sind auch mobile Kassen GoBD- und GDPdU-konform und erfüllen die Ansprüche der Kassensicherheitsverordnung.

Wann eignet sich der Einsatz einer mobilen Kasse?

Mobile Kassen bieten eine praktische Alternative zu Kassensystemen. Handhelds und mobile Endgeräte sind kompakt und preisgünstig und punkten zudem mit einem hohen Maß an Flexibilität durch verschiedenen Funktionen. Mobile Kassen eignen sich gut als Einsteigergeräte, zum Kassieren in Außenbereichen sowie für Angestellte und Selbstständige, die mobil bei ihren Kunden vor Ort arbeiten. Durch den Einsatz von Handheld, Smartphone oder Tablet wird ein bargeldloses Abkassieren ermöglicht. Es ist zu beachten, dass mobile Kassen in der Regel keine Möglichkeit zur Barzahlung beinhalten. Ist neben einem mobilen Kassiervorgang durch bargeldlose Zahlungen ebenfalls die Möglichkeit der Barzahlung erwünscht, eignen sich Kassensysteme besonders. Mobile Endgeräte lassen sich hier in die Systeme integrieren und so lassen sich alle Vorteile einer mobilen Kasse nutzen, gekoppelt mit der Möglichkeit zur Barzahlung durch eine Geldlade. Hier ist jedoch zu beachten, dass Kassensysteme im Vergleich zu mobilen Kassen preisintensiver sind.

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