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Registrier­kassenpflicht: Wer ist betroffen?

Grundsätzlich gibt es in Deutschland kein Gesetz, das Unter­nehmens­inhabern vorschreibt, eine Registrier­kasse einzusetzen. Diese Information ist auch im Jahr 2022 aktuell. Aber: Jeder Betrieb, der mit einer Registrier­kasse arbeitet, muss einige Voraus­setzungen erfüllen. Was es in Deutschland mit der Registrier­kassen­pflicht auf sich hat, ob es Ausnahmen gibt und wie die gesetzliche Grund­lage aussieht, erfahren Sie bei uns.

­
Für Eilige

Das Wichtigste zur Registrier­kassen­pflicht in Kürze

  • In Deutschland gibt es aktuell keine Registrier­kassen­pflicht.
  • Jedes Unter­nehmen hat die Wahl, eine Registrier­kasse, ein Kassen­system oder eine offene Laden­kasse zu nutzen.
  • Entscheidet man sich zur Nutzung einer Registrier­kasse, so unterliegt diese den Anforderungen der Finanz­behörden (KassenSichV- und TSE Pflicht).
  • Ob es in Zukunft eine Registrier­kassenpflicht in Deutschland geben wird, ist unklar.
  • Ab wann die Kassen­systeme mit TSE zur Pflicht werden, erfahren Sie ebenfalls in diesem Beitrag.

Gibt es eine Registrier­kassenpflicht in Deutschland?

In Deutschland gibt es keine Registrier­kassenpflicht, ganz im Gegensatz zum Nachbarland Österreich. Barein­nahmen dürfen auch nach aktuellem Stand noch immer ohne Registrier­kasse ermittelt und dokumentiert werden, zum Beispiel in Form von Tages­kassen­berichten oder mithilfe eines Kassen­buchs. Dies ist bei offenen Ladenkassen der Fall. Unternehmer und Betriebs­inhaber entscheiden also selbst, ob sie ihre Bareinnahmen manuell erfassen, mit einer Registrier­kasse speichern oder für diesen Vorgang ein modernes Kassensystem nutzen.

Die Nutzung einer offenen Ladenkasse ist also auch im Jahr 2022 weiterhin erlaubt. Mehr noch: Wer bisher eine Registrierkasse oder ein Kassen­system genutzt hat und lieber zu einer offenen Ladenkasse wechseln möchte, kann dies ohne Weiteres tun. In Deutschland wird niemand durch die Finanz­behörden dazu genötigt, eine Registrier­kasse zu verwenden. Doch Achtung: Sie müssen damit rechnen, dass offene Laden­kassen oft besonders kritisch vom Finanzamt beäugt werden.

Registrierkasse im Einsatz

Wer ist von der Registrier­kassenpflicht betroffen?

In Deutschland besteht keine Registrier­kassenpflicht. Somit ist kein Unternehmen direkt von der Registrier­kassenpflicht betroffen. Wer sich jedoch dazu entscheidet, eine Registrierkasse (oder ein Kassensystem) zu verwenden, muss sich an die strengen Vorgaben der Finanz­behörden halten.

GoBD

Seit 2017 müssen alle Unternehmen, die eine Registrier­kasse einsetzen, die „Grundsätze zur ordnungs­gemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­tronischer Form sowie zum Daten­zugriff“, kurz GoBD genannt, erfüllen. Die meisten Kassen­systeme, die heute im Handel erhältlich sind, verfügen bereits über die dafür notwendigen Funktionen. Bei der Anschaffung eines neuen Kassen­systems sollte daher darauf geachtet werden, dass die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.

KassenSichV

Ebenfalls eingehalten werden muss die Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV), die seit Beginn des Jahre in Deutschland gilt. Sie setzt voraus, dass alle Registrier­kassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheits­einrichtung (TSE) ausge­stattet sind. Die Sicherheits­einrichtung soll alle Trans­aktionen der Kasse aufzeichnen, um die Unter­schlagung von Einnahmen zu reduzieren. Auch auf Bons und Verkaufs­belegen muss dieser Code ersichtlich sein, damit die Buchung einwand­frei zuge­ordnet werden kann.

Auch ohne einheitliche Registrier­kassenpflicht stellen die Finanz­behörden also zahlreiche Anforderungen an Unter­nehmen, die auf eine Registrier­kasse oder ein Kassen­system zurück­greifen. Wir haben diese für Sie zusammen­gefasst.

Rechtliche Anforderungen der Kassensicherungs­verordnung

  • Technische Sicherheits­einrichtung (TSE): Technische Sicherheits­einrichtung (TSE): Zum Schutz vor Mani­pulation müssen Kassensysteme gemäß der Kassen­sicherungs­verordnung über eine technische Sicherheits­einrichtung (TSE) verfügen. Diese musste bis Ende März 2021 in jedes Kassensystem integriert sein. Wichtig: Auch die Nicht­beanstandungs­regelung für Registrier­kassen, die bauart­bedingt nicht mit einer TSE aufgerüstet werden konnten, endet am 31. Dezember 2022.
  • Belegaus­gabepflicht: Jeder Geschäfts­vorgang muss mit der Ausgabe eines Bons einher­gehen. Hierbei ist es dem Gewerbe­treibenden freigestellt, ob er den Bon in gedruckter oder elektronischer Form aushändigt.
  • Kassen­nachschau: Im Rahmen der Kassen­sicherungs­verordnung ist das Finanzamt nach § 146b Abs. 1 Satz 1 AO ermächtigt, die „Ordnungs­mäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kassen­einnahmen und Kassen­ausgaben“ durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen.
  • Melde­pflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden.

Ab wann brauche ich eine Registrier­kasse?

Grundsätzlich wird in Deutschland niemand dazu verpflichtet, eine Registrier­kasse zu nutzen – unabhängig von Einkommen, Unternehmens­form und ähnlichen Dingen. Daher benötigen Sie auch nicht zwingend eine Registrier­kasse. Allerdings ist es ungewiss, wie sich die rechtliche Lage in den nächsten Jahren verändern wird. Dass es zum jetzigen Zeitpunkt keine Registrier­kassen­pflicht gibt, heißt natürlich noch lange nicht, dass diese in den nächsten Jahren nicht eingeführt wird – ähnlich wie in Österreich. Ein Wechsel auf ein modernes Kassensystem, das alle aktuellen Anforderungen der Finanz­behörden erfüllt, kann also durchaus sinnvoll sein. So sind Sie auch in Zukunft auf der sicheren Seite.

Ganz unabhängig davon, dass moderne Kassensysteme alle Anforderungen der Finanz­behörden erfüllen, haben Sie zudem den Vorteil, die tägliche Arbeit zu erleichtern – denn das Führen einer offenen Ladenkasse ist durchaus mühselig. Obwohl es also für die Registrier­kassenpflicht derzeit keine gesetzliche Grundlage gibt, kann man mit Blick auf die Zukunft bereits jetzt die Entscheidung treffen, ein Kassen­system im Betrieb einzuführen. Neben Finanzamt­konformität dank hardware- oder cloudbasierter TSE warten viele Systeme ebenfalls mit nützlichen Funktionen auf, die Sie passgenau im Alltag unter­stützen. Unser kosten­loser tradingtwins-Angebots­vergleich hilft Ihnen, die passende Kasse für Ihr Unternehmen zu finden.

Ab wann werden die neuen Kassensysteme zur Pflicht?

Nach wie vor besteht in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer Registrier­kasse oder eines neuen Kassensystems. Wenn Sie sich jedoch für die Nutzung eines neuwertigen und modernen Kassen­systems - wie eine Touch Kasse oder eine PC-Kasse - entscheiden, müssen bestimmte rechtliche Vorgaben für den Betrieb beachtet werden. Hierzu zählen vor allem die GoBD und die Kassen­sicherungs­verordnung, wobei vor allem die Kassen­SichV mit weitreichenden Änderungen für Kassen­betreiber einherging. So wurde mit Beginn des Jahres 2020 die Bonpflicht sowie die Pflicht zur TSE eingeführt.

Die Einführung der technischen Sicherheits­einrichtungen (TSE) hat sich in Deutschland recht kompliziert gestaltet. Die Kassensicherungs­verordnung und somit auch die Pflicht zur TSE wurden am 01. Januar 2020 aktiv. Da viele Unternehmen jedoch nicht in der Lage waren, diese Frist einzuhalten, wurde eine Nicht­beanstandungs­frist erlassen, welche bis zum 30. September 2020 lief. Liefer­verzögerungen und die Corona-Pandemie sorgten jedoch dafür, dass diese Frist bis zum 31. März 2021 verlängert wurde.

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Heißt konkret: Seit dem 01. April 2021 benötigt jedes Unternehmen, das in Deutschland eine Registrier­kasse oder ein Kassen­system verwendet, eine technische Sicherheits­einrichtung (TSE). Hier ist es den Kassen­betreibern über­lassen, ob die TSE in hardware- oder cloudbasierter Form vorliegt. Jedoch gilt auch hier eine Ausnahme: Für alle nicht umrüstbaren Registrier­kassen, die zwischen dem 25. November 2010 und dem 01. Januar 2020 gekauft wurden, gilt eine Übergangs­frist bis Ende 2022. Ab dem 01. Januar 2023 muss also jedes Unternehmen, das eine Registrier­kasse oder ein Kassen­system verwendet, über eine technische Sicherheits­einrichtung verfügen. Wenn Ihre Registrier­kasse nicht mit einer TSE aufrüstbar ist, sollten Sie sich schnell­stmöglich um die Anschaffung einer finanzamt­konformen Kasse kümmern, um hohe Strafen vom Finanzamt zu vermeiden. Unser kostenloser tradingtwins-Angebotsvergleich hilft Ihnen hierbei: Alle von uns verglichenen Anbieter sind zu 100% finanzamt­konform.

Die Verpflichtung, die Grund­sätze zur ordnungs­gemäßen Buch­führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD) zu wahren, gilt sogar schon einige Jahre länger. Hier wurde zum 01. Januar 2018 beschlossen, dass nur noch GoBD-konforme Kassen­systeme in Deutschland verwendet werden dürfen.

Gibt es in Deutschland Branchen mit einer Registrier­kassenpflicht?

Kurz gesagt: Nein. In Deutschland kann nach wie vor kein Unter­nehmen dazu verpflichtet werden, eine Registrier­kasse zu nutzen – ganz unabhängig von der Branche. Anders sieht es dagegen in Österreich aus. In Österreich unter­liegen alle Branchen der Registrier­kassenpflicht, sofern sie nicht unter die „Kalte-Hände-Regelung“ fallen. Auch als österreichischer Kunde finden Sie in unserem tradingtwins-Angebotsvergleich die passenden Angebote.

Was ist die „Kalte-Hände-Regelung“?

Die Kalte-Hände-Regelung bezieht sich ausschließlich auf die Registrier­kassen­pflicht in Österreich. Dort müssen Betriebe mit einem Umsatz von mehr als 15.000 Euro bzw. Barum­sätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr die täglichen Bar­eingänge und Barausgänge mit einer Registrier­kasse dokumentieren. Die „Kalte-Hände-Regelung“ ist eine Ausnahme­regelung zur österreichischen Registrier­kassen­pflicht. Sie befreit Unternehmen mit Umsätzen im Freien von der verpflichtenden Registrier­kasse. Bei der „Kalten-Hände-Regelung “ist es möglich, bis zu einer maxi­malen Umsatz­grenze von 30.000 Euro netto im Jahr die Tages­losung mittels eines Kassen­sturzes zu ermitteln. Von der Regelung profitieren jedoch nur Unternehmen, die ihre Umsätze bei Haus-zu-Haus-Geschäften, auf öffent­lichen Wegen, Straßen, oder an öffentlichen Orten ohne feste und umschlossene Räumlich­keiten machen.

Wann darf ich eine offene Ladenkasse führen?

Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine offene Ladenkasse zu führen, gehen damit seitens der Finanz­behörden einige Anforderungen einher. Grund­lage ist die Erstellung eines täglichen Kassen­berichts, der die Einnahmen des Tages festhält. Sie müssen also täglich eine Bestands­aufnahme durchführen und diese gründlich dokumentieren, um eine eindeutige Nachweis­barkeit Ihrer Einkünfte zu ermöglichen Gerade weil eine offene Laden­kasse in Deutschland erlaubt ist, ist eine ordnungs­gemäße Führung der Kasse absolute Pflicht. Wie eine offene Ladenkasse genau zu führen ist, ist in der Abgaben­ordnung (AO) und Einzel­steuer­gesetzen festgehalten. Wir haben die Pflichten und Regelungen für Sie zusammen­gefasst.

Was ist eine Kassen­nachschau und wie läuft sie ab?

Die Kassen­nachschau ist ein zum 01. Januar 2018 eingeführtes Kontroll­instrument der Finanz­behörden. Das Verfahren dient der zeitnahen Aufklärung steuer­erheblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der ordnungs­gemäßen Erfassung von Geschäfts­vorfällen. Insbesondere davon betroffen sind Kassenauf­zeichnungen, die regelmäßig durch das zuständige Finanzamt kontrolliert und geprüft werden können. Die Kassen­nachschau kann jedes Unter­nehmen jederzeit treffen. Hierbei werden sowohl elektronische und computer­gestützte Kassen­systeme als auch offene Ladenkassen kontrolliert, wobei offene Ladenkassen besonders intensiv geprüft werden. So waren in der Vergangen­heit oftmals Betriebe in bargeld­intensiven Branchen besonders betroffen. Dazu zählen zum Beispiel Bäckereien, Friseure, Apotheken, kleine Lebensmittel­geschäfte und ähnliche Unternehmen. Das Finanzamt kündigt eine Kassen­nachschau nicht an, sondern setzt auf den Überraschungs­effekt.

Neben der Korrektheit und Voll­ständigkeit der Einzel­aufzeichnungen kontrolliert die zuständige Finanz­behörde bei einer Kassen­nachschau auch die korrekte Angabe der Umsatz­steuersätze und die Kassen­berichte. Auch Befragungen des Personals und generelle Fragen zum verwendeten Kassen­system sind möglich. Zusätzlich führen die Finanz­beamten bei einer Kassen­nachschau gelegentlich Testkäufe durch, um Fehler direkt in der Praxis feststellen zu können.

Fazit: Ein modernes Kassensystem als eine Investition in die Zukunft

Aktuell besteht keine Pflicht zur Nutzung einer Registrier­kasse in Deutschland. Auch wenn es zum jetzigen Zeitpunkt in Deutschland noch keinen Plan zur Einführung einer Registrier­kassen­pflicht gibt, kann doch nicht ausge­schlossen werden, dass dies in Zukunft der Fall ist. Unser Tipp: Satteln Sie auf ein modernes Kassensystem um. Moderne Kassensysteme sind zukunfts­fähig, punkten mit nützlichen Funktionen für den Arbeits­alltag und unterstützen Sie dabei, stets finanzamt­konform zu bleiben. Unser kostenloser Angebots­vergleich hilft Ihnen, das optimale Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden.

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