Cloud-Kassensysteme für Betriebe

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Warum sich ein Cloud-Kassensystem für Ihren Betrieb lohnt

Digital, verlässlich und sicher - die Rede ist von cloud­basierten Kassensystemen. Während der Begriff der Cloud vor allem im Zuge der Modernisierung der digitalen Infra­struktur in aller Munde ist, gewinnt das Thema auch im Bereich der Kassen­systeme an Bedeutung. Doch was versteht man eigentlich unter einem Cloud-Kassensystem? Was sind die Vorteile und Nachteile und für wen eignet sich ein cloud­basiertes Kassensystem? Und wie sieht es mit den Kosten aus? Wir informieren - kompakt, schnell und verständlich.

Was versteht man unter einer Cloud?

Im Rahmen der Digitalisierung führt quasi kein Weg an der Cloud vorbei. Doch was versteht man überhaupt unter dem Begriff der Cloud, auch Cloud Computing genannt? Das Konzept hat wenig mit dem meteo­rologischen Phänomen der Ansammlung von Wasser­tröpfchen zu tun, sondern beschreibt vielmehr die digitale Speicherung von Daten auf externen Servern. Dienst­leister stellen hierfür Ihren Speicher­platz auf Servern und in Rechen­zentren zur Verfügung. Kunden können diesen Speicherplatz gegen Bezahlung in Anspruch nehmen und die benötigte Speicher­kapazität flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. So kann man sich die Cloud als eine Art große Fest­platte vorstellen, auf welcher Daten sicher gelagert werden. Wie viel Platz man auf dieser Festplatte in Anspruch nimmt, wird von der Größe der gespeicherten Medien bestimmt. Über eine Internet­verbindung können autorisierte Personen jederzeit und orts­unabhängig auf die in der Cloud gespeicherten Daten zugreifen.

Kontaktlose Bezahlung mit einem Kartenlesegerät
Ein Cloud-Kassensystem ermöglicht flexible Zahlungen und eine orts­unabhängige Nutzung.

Wie funktioniert ein Cloud-Kassensystem?

Eine leistungs­fähige Software ist das Herz vieler Kassen­systeme. In elektronischen Registrier­kassen befindet sich diese in einem Speicher­medium, welches in der Hardware der Kasse verstaut ist. Im Gegensatz dazu befindet sich die Software bei cloud­basierten Kassensystemen online in der Cloud. Die Auslagerung der Software in die Cloud ermöglicht die Vernetzung vieler verschiedener Endgeräte mit der Software. So lässt sich ein Cloud-Kassensystem unkompliziert über (mobile) End­geräte wie PC, Smartphone oder Tablet verwenden. Dies kann auch parallel erfolgen und so ist die Nutzung eines cloud­basierten Kassen­systems auch von mehreren Standorten aus möglich. Außerdem lässt sich ein Cloud-Kassen­system flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen. So können unkompliziert Geräte hinzugefügt werden, wenn Sie beispiels­weise eine neue Filiale eröffnen oder neue Mitarbeitende einstellen. Je nach Endgerät lassen sich die cloudbasierten Kassensysteme so im Browser (im Falle einer PC-Kasse) oder über eine App (im Falle einer Tablet-Kasse oder eines Smartphones) bedienen. Wir helfen Ihnen, das passende Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden.

Funktionen eines Cloud-Kassensystems: so punkten die Anwendungen

Orts­unabhängigkeit, flexible Anwendung und geringe Anschaffungs­kosten - cloudbasierte Kassensysteme sind echte Allround-Talente und ermöglichen stets eine passgenaue und branchen­spezifische Unterstützung. Wir haben die Plus­punkte eines Cloud-Kassensystems für Sie zusammengefasst.

Flexibilität

Smartphone, Tablet oder PC-Kasse - für cloud­basierte Kassensysteme kein Problem. Da die Software sowohl im Browser verwendet werden kann als sich auch über eine App bedienen lässt, können Cloud-Kassensysteme flexibel auf verschiedenen Endgeräten eingesetzt werden. So können Smart­phone oder Tablet problemlos zu einer mobilen Kasse aufgerüstet werden. Auch eine parallele Nutzung ist möglich: die Software kann zeitgleich auf einer PC-Kasse und einem Tablet zum Einsatz kommen. Darüber hinaus lassen sich auch weitere Geräte unkompliziert in das System einbinden. Somit sind cloud­basierte Kassensysteme flexibel skalierbar.

Orts­unabhängigkeit

Der Zugang zu cloud­basierten Kassensystemen ist von überall möglich. Auch, wenn Sie sich nicht im Betrieb befinden, bieten die Systeme die Möglichkeit Daten flexibel einzusehen. Des Weiteren ermöglicht der orts­unabhängige Daten­zugriff auch die Verwendung des Cloud-Kassensystems an verschiedenen Orten. So kann eine Software sowohl für ein Geschäft in München als auch für eine Filiale desselben Geschäftes in Berlin verwendet werden.

Zentralisierung

Zahlungs­daten, Waren­bestände oder Belege - in cloud­basierten Kassen­systemen sind wichtige Daten zentral gesammelt und schnell zugänglich. Zudem werden die Daten in regel­mäßigen Abständen in die Cloud übertragen, sodass auch an einem langen Arbeitstag nichts verloren geht.

Geringe Anschaffungs­kosten

Im Gegensatz zu elektronischen Registrier­kassen sind Cloud-Kassensysteme in der Anschaffung unschlagbar günstig. Hier kann für einen geringen monatlichen Betrag (ab 4,90 Euro) die Kassensoftware genutzt werden. Zusätzlich benötigen Sie noch Smartphone, Tablet oder PC, jedoch kann hier in der Regel auch bereits vorhandene Hardware weiterverwendet werden.

Aktualität

Die Anbieter der Software für cloud­basierte Kassen­systeme sorgen per Fernwartung dafür, dass regelmäßig neue Updates verfügbar sind. Auf diese Weise werden Fehler schnell behoben und Sie sind automatisch immer auf dem neuesten Stand. Hierfür fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Warenwirtschafts­system

Die meisten cloud­basierten Kassensysteme sind mit einem Waren­wirtschafts­system ausgestattet. Dies ermöglicht Ihnen einen aktuellen Überblick über die Bestände, wodurch Waren vorausschauend bestellt werden können. Auch wenn sich das Sortiment oder die Preise ändern, sind Anpassungen schnell ins System übertragen.

Die Verwendung eines Cloud-Kassensystems geht mit vielfältigen Vorteilen einher. Nicht zuletzt sind die Systeme auch kassen­sicherungs­konform, da sich die rechtlich erforderliche TSE ebenfalls bequem in der Cloud installieren lässt. Wir helfen Ihnen, das passende Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden - schnell, bequem und kostenlos.

Was kostet ein Cloud-Kassensystem?

Cloud­basierte Kassensysteme setzen sich aus einer Kombination von Hardware und Software zusammen. Die Software wird in der Regel monatlich gemietet und viele Anbieter bieten mit Basis oder Premium­optionen sowie mit branchen­spezifischen Software-Lösungen unterschiedliche Optionen für jeden Bedarf an. So beispiels­weise 3POS, die mit Basis (49 Euro / Monat), Premium (99 Euro / Monat) und Pro (200 Euro / Monat) drei verschiedene Tarife zur Auswahl haben. Ebenso bietet helloCash mit Medium (4,90 Euro / Monat), Premium (9,90 Euro / Monat) und Gastro (14,90 / Monat) verschiedene Optionen für unter­schiedliche Branchen. Der Kassen­anbieter ready2order bietet außerdem ein Kassensystem-Abo, was bei einer jährlichen Vorauszahlung mit 24 Euro pro Monat zu Buche schlägt. Unser Tipp: prüfen Sie sorgfältig, ob die Kosten für die TSE im monatlichen Mietpreis enthalten sind. So fallen bei manchen Anbietern von Cloud-Kassensysteme noch zusätzlich Kosten für die erforderliche TSE an. Bei der verwendeten Hardware sollte lediglich darauf geachtet werden, dass diese internet­fähig und kompatibel mit der Software ist. Hierzu bietet der Hersteller der Kassensysteme Auskunft. Somit können PCs, Tablets, Smartphones oder auch mobile Handhelds als cloud­basiertes Kassensystem fungieren. Da sich die Kosten für ein Cloud-Kassensystem unterscheiden, haben wir zwei Möglich­keiten exemplarisch für Sie durchgerechnet.

Optionen Ausstattung
Einzelhandel mit einem zentralen PoS durch eine Tablet-Kasse readyMax von ready2order mit integriertem Bondrucker und Android 9 Betriebssystem: 996 Euro (Einmalzahlung Anschaffung) + 24 Euro / monatlich
Café mit einem zentralen PoS durch eine Tablet-Kasse + zwei Smartphone Zettle Store Kit inkl. Kartenleser, Belegdrucker, iPad & Kassenlade: ab 886 Euro (Einmalzahlung)+ zwei iPhones X: ca. 1200 Euro (Einmalzahlung). Für die Nutzung der iZettle-Software fallen keine Kosten an, lediglich eine Einmalzahlung von 9,90 Euro für die cloudbasierte TSE.

Oftmals wollen Händler Ihre bestehende Hardware weiter verwenden und diese mit einem cloud­basierten Kassensystem ausstatten. Wenn in Ihrem Betrieb bereits eine PC-Kasse, ein Tablet oder Smartphone zum Kassieren zum Einsatz kommt, kann dieses in der Regel bequem mit der Kassen­software Ihrer Wahl ausgestattet werden. Wenn Sie jedoch noch eine elektronische Registrier­kasse ohne Internet­funktion besitzen, muss diese zugunsten der Nutzung eines cloud­basierten Kassen­systems ausgetauscht werden. Wir helfen Ihnen, das passende Cloud-Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden.

Wie ist es um die Daten­sicherheit in Clouds bestellt?

Durch die Nutzung eines cloud­basierten Kassensystems gibt man die Verantwortung für (sensible) Daten an Dritte ab - verständlich, dass man diese gut geschützt sehen will. Die meisten SaaS-Anbieter sind Experten für die digitale Speicherung von Daten. Aus diesem Grund sind sie sehr gut mit den nötigen Sicherheits­maßen und Vorschriften vertraut und implementieren diese tagtäglich. Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Versch­lüsselungen und Anonymisierungen Teil des Leistungs­paketes sind. Auch sollten Sie sich beim Anbieter der cloud­basierten Kassensoftware absichern, dass dieser die Anforderung zur Verarbeitung von personen­bezogenen Daten laut DSGVO erfüllt. Für zusätzlichen Schutz empfehlen sich außerdem zuweisbare Mitarbeiter­berechtigungen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

Wie beliebt sind Cloud-Lösungen in Deutschland?

Ob Cloud Computing oder mobile Bezahl­methoden, das Thema der Digitalisierung wird seit Jahren für Gewerbetreibende immer wichtiger. Sinnbildlich für die fortschreitende Digitalisierung ist auch die Anzahl an Unternehmen, welche Cloud Computing einsetzen. Während diese 2011 lediglich bei 28% lag, stieg die Zahl im Jahr 2020 auf 82%. Ein Trend, der sich im Rahmen der Digitalisierung in Zukunft voraussichtlich fortsetzen wird.

Worauf ist bei der Nutzung eines Cloud-Kassensystems zu achten?

Zwar bieten cloud­basierte Kassensysteme eine bequeme und flexible Art der Daten­speicherung, jedoch sollten auch hier einige Aspekte beachtet werden.

  • Es empfiehlt sich darauf zu achten, dass der Server des SaaS-Anbieters in Deutschland steht. Bei US-amerikanischen Anbietern sollten Sie berück­sichtigen, dass diese dem „Safe Harbour“-Abkommen zugestimmt haben. So wird gewährleistet, dass sich die Unternehmen an den europäischen Sicherheits­standard für Datenschutz halten.
  • Achten Sie außerdem darauf, dass die Übertragung und Speicherung der Daten ausschließlich verschlüsselt passiert. Dies können Sie sich vom Anbieter des cloud­basierten Kassensystems bestätigen lassen.
  • Implementieren Sie ein wirksames Identitäts- und Zugriffs­management, sodass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten in der Cloud haben. Zusätzlich können weitere Sicherheits­vorkehrungen definiert werden. Beispiels­weise kann der Zugang aus ungesicherten WLANs oder bestimmten Ländern kategorisch verwehrt werden.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie ein sicherer und ordnungs­gemäßer Umgang mit dem cloud­basierten Kassensystem funktioniert. Hier lohnt es sich, mit dem Anbieter der Kasse in Kontakt zu treten, da dieser wertvolle Tipps zum Umgang an Sie und Ihre Mitarbeitenden weitergeben kann.
  • Lesen die Vertrags­bedingungen aufmerksam und beachten Sie die AGB.
  • Vergleichen Sie Anbieter, um das passende cloud­basierte Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden

Wie lange werden die Daten in einer Cloud gespeichert?

Da es sich bei Cloud um digitale Datenspeicher handelt, können die Daten dort theoretisch unendlich lange gespeichert bleiben. Da viele Anbieter ihre eigenen Regelungen haben, wie lange die gesammelten Daten auch tatsächlich in der Cloud gespeichert werden, ist hier keine pauschale Aussage möglich. Es lohnt es sich jedoch, den Anbieter des Cloud-Kassensystems mit dieser Frage zu kontaktieren. Dieser kann Ihnen eine genaue Auskunft geben.

Cloud­basierte Kassensysteme: Was passiert bei einem Internet­ausfall?

Das Internet ist die Basis für viele moderne Dienst­leistungen, so auch für Cloud-Kassensysteme. Zwar ist langfristig eine Internet­nutzung für den Betrieb eines cloud­basierten Kassensystems erforderlich, jedoch sind die meisten Händler gegen kurzzeitige Ausfälle des Internets gewappnet. Viele Kassensysteme (so bspw. von Tillhub oder ready2order) besitzen leistungs­fähige Offline-Funktionen, welche den Weiterbetrieb der Kasse auch ohne Internet ermöglichen. Sowohl das Abkassieren von Kunden als auch die Aufzeichnung von Daten ist weiterhin möglich. Sobald der Zugang zum Internet wieder hergestellt ist, werden die gesammelten Daten mit der Cloud synchronisiert. Somit ist auch der kurz­fristige Ausfall des Internets für die meisten Cloud-Kassensysteme kein Problem. Unser kostenloser und unverbindlicher Anbieter­vergleich hilft Ihnen, das passende Kassensystem für Ihren Bedarf zu finden.

Welche Bezahl­möglichkeiten gibt es in einem Cloud-Kassensystem?

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Ein großer Vorteil von cloud­basierten Kassensystemen ist ihre Flexibilität. Ob Kassenlade oder Kartenlesegerät - die Systeme können flexibel mit unterschiedlichem Zubehör erweitert werden. Da die wenigsten Kunden ausschließlich mit Bargeld bezahlen, lohnt es sich, Ihren Kunden ein breites Spektrum an Bezahl­möglichkeiten anzubieten. Wenn Sie ein Kartenlesegerät als Zubehör für Ihr Kassen­system anschaffen, sollten Sie darauf achten, dass dieses mit NFC ausgestattet ist. Dies ist zentral, da die NFC-Technologie Zahlungen mit Karte oder einem mobilen Endgerät ermöglicht. Auf diese Weise können Ihre Kunden die Zahlungsart wählen, die für Sie am besten passt.

Für wen eignen sich cloud­basierte Kassen­systeme?

Cloud­basierte Kassensysteme eignen sich für jeden Betrieb, da die Systeme geräte­unabhängig sind. Somit können die Anwendungen auf den meisten internet­fähigen PCs, Tablets oder Smartphones installiert werden. Obendrein können die Kassen­systeme bequem auf Ihren Bedarf angepasst werden und so lassen sich neue Endgeräte problemlos in das System einbinden, wenn eine neue Filiale eröffnet und ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird. Des Weiteren bieten viele Provider von Cloud-Kassensystemen branchen­spezifische Anwendungen, so beispielsweise 3POS, orderbird oder ready2order. Ob Bäckerei, Friseur oder Einzelhandel, Cloud-Kassensysteme bieten passgenaue Unterstützung für jeden Betrieb. Wir helfen Ihnen, das passenden Kassensystem für Ihren Betrieb zu finden.

5 Gründe, warum sich ein Cloud-Kassensystem für Ihren Betrieb lohnt

Cloud­basierte Kassensysteme sind modern und flexibel und bieten eine passgenaue Unterstützung im Geschäftsalltag. Wir haben für Sie fünf Gründe zusammengefasst, weshalb sich ein Cloud-Kassensystem auch für Ihren Betrieb lohnt.

  1. Kosteneffizienz: Smartphone, Tablet oder PC: quasi jedes internet­fähige Endgerät kann mithilfe einer cloud­basierten Software zu einem leistungs­fähigen Kassensystem werden. Je nachdem, welche Hardware Sie schon besitzen, fallen für das cloud­basierte Kassensystem lediglich Kosten für die Software an. Auch updatet sich diese automatisch, sodass Sie auch technisch immer auf dem neuesten Stand sind.
  2. Individuelle Unter­stützung durch Konfigurierbarkeit: Cloud-Kassensysteme sind unglaublich flexibel. Mit branchen­spezifischer Software und individuellen Einstellungen lassen sich die Systeme passgenau auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
  3. Bequemer Datenzugriff durch Cloud: Die Nutzung einer Cloud ermöglicht einen orts­unabhängigen Datenzugriff. Auf diese Weise können Sie sowohl mobil als auch von verschiedenen Einsatzorten aus mit ein und derselben Software arbeiten. Auch wenn Sie einmal nicht vor Ort sind, benötigen Sie lediglich einen Internet­zugang, um Daten oder Trans­aktionen der Kasse einzusehen.
  4. KassSichV-konform durch TSE in der Cloud: Seit der Kassen­sicherungs­verordnung ist die Integration einer TSE in elektronischen Kassen Pflicht. Dabei muss die TSE nicht über zusätzliche Hardware in der Kasse verbaut werden, sondern kann auch bequem in der Cloud betrieben werden. Die Vorteil einer Cloud-TSE liegen vor allem in der schnellen und kosten­günstigen Integration sowie den automatischen Updates.
  5. Leichte Bedienbarkeit: Viele cloud­basierte Kassensysteme punkten mit einer intuitiven Bedienung, wodurch Sie auch in stressigen Zeiten stets den Überblick behalten. Auch die Einweisung von neuen Mitarbeitenden verläuft so problemlos.

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