Kassensysteme für den Einzelhandel

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Moderne Kassensysteme sorgen für Finanzkonformität, Effizienz und Flexibilität

Jedes Geschäft benötigt eine Kasse. Spätestens seit den rechtlichen Neuerungen rund um die Kassensicherungsverordnung ist die Frage nach einer passenden Kasse für den Einzelhandel verstärkt in den Fokus gerückt. Eine reibungslose und bequeme Zahlungsabwicklung sorgt für ein positives Verkaufserlebnis für Kunden und Mitarbeiter, wobei Kassensysteme für eine nachhaltige Optimierung des Bezahlvorgangs sorgen. Die Funktionen moderner Kassensysteme gehen weit über die klassische Kassierfunktion von offenen Ladenkassen hinaus, und so unterstützen Kassensysteme Händler im Einzelhandel mit der Abrechnung von Einkäufen, Buchhaltung und Warenwirtschaft.

Registrierkasse oder Kassensystem?

Eine schnelle und bequeme Zahlungsabwicklung ist im Einzelhandel zentral. Besonders in stressigen Situationen sollte Ihre Kasse Sie nicht im Stich lassen! In der Auswahl einer passenden Kasse für den Einzelhandel stellt sich vor allem die Frage nach der Art der Kasse, wobei sich vor allem Registrierkassen und Kassensysteme voneinander abheben.

Einzelaufzeichnung dank Registrierkasse

Die zentrale Funktion von Registrierkassen liegt in der Aufzeichnung von Kassenbewegungen wie Verkäufen, Ausgaben, Entnahmen oder Stornos. In der Regel sind sie mit einem Display für Kunde und Kassierer, einer Tastatur sowie einer Geldlade ausgestattet. Eine bargeldlose Zahlung ist hier nur dann möglich, wenn die nötigen Zusatzgeräte ergänzend erworben und installiert wurden. Je nach Marke und Modell ist eine Vernetzung mit Warenwirtschaftssystemen möglich, jedoch ist dies deutlich aufwendiger als bei Kassensystemen. Generell erfüllen Registrierkassen die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht zur Einzelaufzeichnung, wobei sie nicht auf die Vernetzung mit anderen Geräten ausgelegt sind.

Warenwirtschaftssysteme in Kassen

Bei Warenwirtschaftssystemen handelt es sich um Software zur Abbildung von Warenströmen in Unternehmen, wobei diese den Überblick über Verkauf, Einkauf, Wareneingang- und Ausgang und Lagerbeständen behält. Der Einsatz von Warenwirtschaftssystemen in Kassen geht mit deutlichen Vorteilen einher: Das Programm kann Aufträge automatisch abwickeln sowie Lieferscheine und Rechnungen bearbeiten. Mit dem entsprechenden Modul zur Lagerverwaltung wird ebenfalls die Steuerung von Warenbeständen ermöglicht und die Inventur erleichtert.

Bestmögliche Effizienz durch moderne Kassensysteme

Moderne Kassensysteme übertreffen klassische Registrierkassen im Hinblick auf Funktionalität und Flexibilität. Sie bieten die Möglichkeit Verkäufe im Einzelhandel zu optimieren, indem Abläufe automatisiert und intelligente Schnittstellen in die Systeme integriert werden. Moderne Kassensysteme sind in der Regel modular aufgebaut. Sie bestehen also aus einem mehrteiligen Basissystem, welches je nach Bedarf durch verschiedene Zusatzgeräte erweitert werden kann.

kassensystem
Kassensystem mit Bildschirm, Bondrucker und mobilem Zahlungsgerät im Einsatz.

Je nach Marke und Modell des Kassensystems gehören zu den Kernbestandteilen ein Kundenbildschirm, ein Terminal mit Kassenlade und Touchscreen, ein Kartenlesegerät mit EC- und Kreditkartenterminal, ein Bondrucker sowie ein Barcodescanner.

Bei sogenannten Tablet-Kassen bilden Tablets das Verkaufsterminal und sind dadurch besonders platzsparend und modern. Je nach Modell der Kasse zählen tragbare Tablets und Smartphone als optionale Zusatzgeräte, welche auch ein mobiles Kassieren ermöglichen. Diese sind im Einzelhandel weniger relevant und kommen eher in der Gastronomie zum Einsatz.

Die Software ist das Herzstück der Kasse, da die Funktionalität des Kassensystems nur durch die passende Software möglich ist. Die Kassensoftware sorgt für einen reibungslosen Betrieb der Kasse: Sie sichert die finanzamtkonforme Erfassung aller Transaktionen und ermöglicht einen reibungslosen Bezahlvorgang. Hier ist spezielle Kassensoftware für den Einzelhandel verfügbar, welche mit den branchenspezifischen Anforderungen vertraut ist und diese abdeckt.

Einzelhandel

Einzel- & Fachhändler

Stationäre Einzelhändler wie Modeboutiquen, Apotheken oder Spezial­geschäfte bieten ein breites Sortiment auf kleiner Verkaufsfläche. Umso besser, wenn sich der POS platzsparend integriert und die Warenwirtschaft gleich mit übernimmt.


  • Alle Zahlungsarten anbieten und so mehr Umsatz erzielen
  • Umsatz und Lager­bestand aller Artikel jederzeit live abrufbar
  • Rabatte und Bonuskarten dank Kundenverwaltung
Lebensmittelgeschäft

Lebensmittelgeschäfte Lebensmittelhändler

Bei Lebensmittelhändlern wie Bäckerein, Metzgern sowie Obst- und Gemüse­läden ist die Ladentheke der Dreh- und Angelpunkt des Geschäfts. Auch zu Stoß­zeiten muss es schnell gehen, ohne dass es hektisch wird. Moderne Kassensoftware kann das!


  • Schnelles Kassieren auch ohne Barcode-Scanner dank Touch-Screen
  • Preisbestimmung nach Gewicht durch angeschlossene Waage
  • Mehrere Kunden an einer Kasse parallel bedienen durch Mitarbeiterwechsel
Frisör

Dienstleister & Salons

Dienstleister wie Frisöre, Handwerker oder KFZ-Werkstätten haben besondere Anforderungen an Kassen­systeme. Physische Artikel werden zusammen mit Service­leistungen abkassiert. Kein Problem für digitale Kassen aus der Cloud!


  • Umsatz & Transaktionen nach Mitarbeitern auswerten
  • POS-Geräte ermöglichen ortsunabhängige Kassiervorgänge
  • Personalverwaltung mit Zeiterfassung integriert

CRM: Das Kassensystem als wertvolles Marketing-Instrument

Kassensysteme lassen sich im CRM-Management einsetzen, sodass Kassen als wertvolles Marketing-Instrument fungieren können. Viele moderne Kassensysteme sind mit einer CRM-Schnittstelle ausgestattet, welche es erlaubt Kundenprozesse zu optimieren und so die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern.

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Kassensysteme ermöglichen eine digitale Vernetzung.

Die digitale Vernetzung der Kasse durch CRM-Module ist besonders in der Anlegung von Kundendatenbanken praktisch. CRM-Module erlauben es, gesammelte Informationen über Kunden direkt in das Kassensystem einzubinden.

Dies gibt Ihnen wertvolle Aufschlüsse über das Kaufverhalten Ihrer Kunden. So können beispielsweise Kundenwünsche vermerkt oder zu besonderen Anlässen Rabattgutscheine und Coupons versendet werden.

Zudem ermöglicht und vereinfacht die CRM-Schnittstelle den Aufbau und die Verwaltung eines Treueprogramms. So können beispielsweise Kundenkarten erstellt werden, welche mit spezifischen Rabatten oder Angeboten einhergehen. Der Aufbau eines Loyalitätsprogrammes stärkt die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen, wobei der Aufbau einer starken Kundenbeziehung sich positiv auf die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungsgeschäften auswirkt.

Vorteile und Möglichkeiten eines Kassensystems im Einzelhandel

Die Verwendung von digitalen und vernetzungsfähigen Kassensystemen im Einzelhandel geht mit vielfältigen Vorteilen und Möglichkeiten zur Optimierung von betrieblichen Vorgängen einher.


Warenwirtschaft

Die Anbindung der Warenwirtschaft ermöglicht eine automatische Aktualisierung der Lagerbestände, wodurch jeder Verkauf direkt erfasst wird. Dies optimiert die Lagerhaltung, sorgt für Transparenz und sinkende Lagerkosten sowie für eine vereinfachte Inventur.


Buchhaltung

Kassensysteme ermöglichen die Übertragung von Verkaufsdaten an Steuerberater oder Buchhaltungsprogramme. Dies passiert in regelmäßigen Abständen und sorgt für eine einfache und unkomplizierte Buchhaltung. Hier genügt bereits ein Knopfdruck für den DATEV-Export.


Konformität

Viele Händler haben sich bereits den rechtlichen Neuerungen angepasst. Kassensysteme erlauben eine schnelle und unkomplizierte Aufrüstung, um den gesetzlichen Standards zu entsprechen. Alle von uns verglichenen Anbieter arbeiten GoBD- und GDPdU-konform.


Controlling

Kassensysteme fördern und unterstützen das Controlling. Sie sind in der Lage wertvolle Daten über Umsätze, Roherträge und Warengruppen sowie Mitarbeiter, Abteilungen und Filialen zu sammeln und auszuwerten.

Kassensysteme punkten vor allem mit ihrem flexiblen Aufbau, und so können benötigte Geräte oder Schnittstellen nach Bedarf integriert werden. Bei der Auswahl eines Kassensystems für den Einzelhandel sollte vor allem beachtet werden, dass dieses unterschiedliche Zahlungsmethoden unterstützt. Eine Auswahl von verschiedenen Zahlungsmethoden wie Bar- und Kartenzahlung sowie mobilen Bezahlmöglichkeiten ermöglicht Ihren Kunden eine breite Auswahl - so laufen Sie nicht Gefahr Kunden aufgrund einer nicht vorhandenen Zahlungsmöglichkeit zu verlieren.

Außerdem sollte auf eine leichte Bedienbarkeit der Kasse sowie deren Kompaktheit geachtet werden. Eine intuitive Bedienbarkeit sorgt für ein leichtes Anlernen der Mitarbeiter sowie für einen schnellen Bezahlvorgang, während ein kompaktes Kassensystem wertvollen Platz einspart.

Welche Daten muss der Kassenbon 2020 enthalten?

"Ab dem ersten Januar 2020 trat in Deutschland, zusammen mit der Kassensicherungsverordnung, die Belegausgabepflicht in Kraft. Händler sind nun verpflichtet, Kunden bei Transaktionen einen Beleg auszuhändigen. Der Kundenbon ist eine Quittung, welche Daten über die Transaktion enthält. Hierzu gehören Datum und Uhrzeit des Kaufs, die Menge des verkauften Produktes sowie der fällige Betrag mit dem dazugehörigen Mehrwertsteuersatz. Zu den verpflichtenden Angaben zählen seit Beginn des Jahres ebenfalls die Transaktionsnummer, die Seriennummer und der Signaturzähler des Kassensystems, die verwendete Zahlungsart, der Prüfwert der Rechnung sowie Name und Anschrift des Unternehmens."

Anna

Anna

Online Redaktion

Was ändert sich mit der Kassensicherungsverordnung?

Seit Januar 2020 ist die Kassensicherungsverordnung in Kraft, womit sich die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme geändert haben. Mit der Verabschiedung des Gesetzes - abgekürzt auch KassSichV genannt - soll eine steuerkonforme Abrechnung garantiert und die Unterschlagung von Einnahmen (beispielsweise durch Schwarzgeld) unterbunden werden. Die Verordnung ist eine Erweiterung der GoBD und gilt als Folge der Digitalisierung. Dabei bringt sie einige Änderungen für Kassenbetreiber mit sich, wobei diese vor allem die Sicherheit der Kasse vor Manipulation zum Ziel haben. Zu den Neuerungen gehören:

Rechtliche Anforderungen mit Inkrafttreten der KassSichV
  • Zertifizierte Sicherheitseinrichtung: Zum Schutz vor Manipulation müssen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Diese muss bis Ende September 2020 in jedes Kassensystem integriert werden
  • Belegausgabepflicht: Von nun an muss jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgang mit der Ausgabe eines gedruckten Bons einhergehen
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Buchung und jeder Kassiervorgang in der Kasse muss einzeln und vollständig aufgezeichnet werden
  • Kassennachschau: Das Finanzamt ist ermächtigt, die Einhaltung der KassSichV durch unangemeldete Kontrollen zu überprüfen
  • Meldepflicht: Elektronische Kassen und Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme dem Finanzamt zu melden

Es ist zu beachten, dass Verstöße gegen die eingeführten Pflichten als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden und mit harten Strafen vom Finanzamt einhergehen können. Zudem sind zwei Besonderheiten zu beachten: Zum einen sind offene Ladenkassen von der Belegausgabepflicht befreit, während für elektronische Ladenkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, ein Moratorium eingeräumt wurde: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und nicht nach den Standards der KassSichV aufrüstbar sind, dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Danach muss die Anschaffung einer finanzamtkonformen Kasse erfolgen.

Welche Kasse eignet sich für einen Einsatz im Einzelhandel?

In der Anschaffung einer Kasse für den Einzelhandel kommt es auf verschiedene Faktoren an. Grundsätzlich heben sich Registrierkassen deutlich von Kassensysteme ab. Während Registrierkassen vor allem die Pflicht zu Einzelaufzeichnung erfüllen, sind moderne Kassensysteme flexibel, effizient und vernetzungsfähig. Sie rentieren sich über einen langen Zeitraum und sind damit eine Investition in eine ökonomische und digitale Zukunft. Der modulare Aufbau der Systeme und die Fähigkeit zur Vernetzung sind besonders praktisch. Hierdurch wird eine flexible Erweiterung der Systeme ermöglicht, welche an den individuellen Bedarf Ihres Betriebes angepasst ist. Die Aufrüstung von Kassensystemen im Rahmen der Kassensicherungsverordnung ist schnell und unkompliziert. Je nach Anbieter und Modell ist die vorgeschriebe TSE in vielen modernen Geräten bereits verbaut. Zudem punkten Kassensysteme für den Einzelhandel mit einer Reihe an branchenspezifischen Ausstattungen, und so lassen sich Schnittstellen zur Warenwirtschaft, Buchhaltung oder zum Kundenmanagement integrieren.

Unser Anbietervergleich hilft Ihnen, die passende Kasse für Ihr Unternehmen zu finden.

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