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PC-Kassensystem: Wie die Kasse den Arbeitsa­lltag erleicht

Statistiken erstellen, Waren­bestände ermitteln, Mit­arbeiter koordinieren und vieles mehr – PC-Kassensysteme können Arbeits­abläufe erheblich beschleunigen. Wir verraten Ihnen, wie die Computer­kassen funktionieren und welche Hard­ware sie benötigen. Zudem befassen wir uns mit drei Anbietern für Computer-Kassensysteme.

Für Eilige

PC-Kassensysteme

  • bringen eine Vielzahl an Funktionen und Auswertungs­möglichkeiten für den eigenen Betrieb mit.
  • benötigen meist keine teure Spezial-Hardware.
  • umfassen alle gängigen Bezahl­methoden.
  • müssen gesetzliche Vorgaben erfüllen.
  • können Sie in unserem kostenlosen Anbietervergleich vergleichen.

Von der Warenwirtschaft im Einzelhandel bis zur Tischübersicht in der Gastronomie: Ein modernes Kassen­system erleichtert den Arbeits­alltag auf vielfältige Art und Weise. Oft muss nicht einmal teure Spezial-Hardware her, um die Vorteile nutzen zu können.

Mit der richtigen Kassen­software wird aus dem eigenen Computer im Handumdrehen ein perfekt funktionierendes PC-Kassensystem. Die Software kann dabei direkt auf dem Gerät installiert sein oder dank eines cloud­basierten Kassensystems in der Cloud befinden. Durch zahl­reiche Möglichkeiten zur Individualisierung lässt sich eine PC-Kasse den eigenen Bedürfnissen exakt anpassen, nicht nur im Hinblick auf unter­schiedliche Branchen, sondern auch auf die Größe des Betriebs. Den rechtlichen Bestimmungen muss sie dabei natürlich genauso entsprechen wie je andere Kasse.

PC-Kassensystem in der Gastronomie
PC-Kassen lassen sich mit branchen­spezifischer Software ausstatten und sind so ideale Unterstützer im Arbeit­salltag.

Wie funktionieren PC-Kassen?

Meist wird die gewünschte Kassen­software direkt auf dem Computer installiert. Grundsätzlich läuft sie also selbst dann, wenn die Verbindung zum Internet mal ausfällt. Verglichen mit Anwendungen für Tablets und Smartphones bieten viele der Apps mehr Funktionen und arbeiten schneller. Andererseits bleibt man mit Kassen­systemen, die man über den Browser aufruft, unabhängig von der Hardware. Streikt der Computer, steigt man einfach auf ein anderes Gerät um.

Das Kassen­programm auf dem PC ist in vielerlei Hinsicht ein nützlicher Helfer. Es übernimmt nicht nur die Steuerung der grund­legenden Funktionen beim Bezahl­vorgang, sondern verarbeitet die eingebuchten Informationen gleich weiter. Demnach kann ein einziges Programm ausreichen, um das Lager zu verwalten, Rechnungen zu schreiben und den Report für die Steuer­beratung zu erstellen.

Unser Experten-Tipp: Mit der richtigen Software fit für Online- und Offline-Shopping

„Vielleicht ist Ihnen der Begriff „Omnichannel“ schon geläufig. Falls nicht, klären wir Sie gerne auf: Dahinter verbirgt sich die nahtlose Verschmelzung von Online- und Offline-Kanälen in Ihrem Geschäft. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihre Kunden über verschiedene Wege hinweg anzusprechen, Warenlager über mehrere Filialen zusammen­zuführen oder Services wie Click & Collect anzubieten. Dabei geben Kunden online eine Bestellung auf, die sie später im Geschäft abholen. Maßgeblich für den Erfolg eines Omnichannel-Konzepts ist die passende Kassen-Software. Die muss sich perfekt in das bestehende System einfügen. Ist das nicht der Fall, werden schlimmsten­falls Waren­bestände fehlerhaft angezeigt und Produkte verkauft, die nicht mehr im Lager sind. Statt einer erhöhten Kunden­zufriedenheit hat man schnell den gegen­teiligen Effekt. Damit Sie das für Sie perfekte PC-Kassensystem finden, können Sie unseren kosten­losen und unverbind­lichen Anbieter­vergleich nutzen.“

Anna

Anna

Online Redaktion

Welche Hardware wird für eine PC-Kasse benötigt?

Wie der Name schon vermuten lässt, benötigt man für ein PC-Kassensystem zunächst einen Computer. Dieser muss keinen festen Ort am Arbeits­platz haben. Wenn man flexibel bleiben möchte, eignen sich Laptops ebenfalls hervorragend als PC-Kasse.

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Auch beim Betriebs­system ist man nicht unbedingt festgelegt. Manche Anbieter haben Software-Lösungen auf den Markt gebracht, die auf einem Windows-PC genauso gut laufen wie auf den Mac-Varianten von Apple. Darüber hinaus besteht die Option, die PC-Kasse auf einem Smart­phone oder Tablet mit iOS- oder Android-Betriebs­system zu verwenden. Dies würde - entsprechend der Hardware - jedoch nicht mehr als PC-Kasse, sondern als Tablet Kasse bezeichnet werden.

Zwingend erforderlich für PC-Kassen­systeme ist seit Anfang 2020 eine technische Sicherheits­einrichtung (TSE), die allerdings nicht in physikalischer Form – zum Beispiel durch eine Speicherkarte – vorliegen muss. Die Vorgaben durch die Kassensicherungs­sverordnung (KassenSichV) sind auch durch eine Cloud-Speicherung erfüllt.

Je nach Branche und Anforderungen an die Computer­kasse sollten außerdem Kartenlesegerät, Bondrucker und Kundendisplays für ein Computer-Kassensystem nicht fehlen. Weitere Komponenten können Barcode-Scanner, Kassenschubladen, Etikettendrucker oder Touchscreens sein. In der Gastronomie haben sich spezielle Monitore zur Interaktion mit der Küche bewährt.

Welche Funktionen benötigt ein PC-Kassensystem?

Einen eigenen Betrieb zu führen bringt es mit sich, eine Vielzahl von Dingen koordinieren zu müssen – und zwar abseits des eigentlichen Kern­geschäfts. Ein modernes Computer-Kassensystem kann den Arbeits­alltag erheblich erleichtern. Laufen viele Prozesse automatisiert ab, bleibt schließlich mehr Zeit übrig, um die Kunden in den Mittel­punkt zu rücken. Das sind die wichtigsten Funktionen eines PC-Kassen­systems:

Stornofunktion

Fehler passieren. Das lässt sich kaum vermeiden, jedoch im Ideal­fall zügig beheben. Mit einem PC-Kassensystem sollten sich irrtümlich aufgegebene Bestellungen bequem rückgängig machen lassen – und zwar finanzamt­konform!

Anbindung an Waren­wirtschaft

Mit einem Computer-Kassensystem behält man den gesamten Warenbestand im Blick. Produkte lassen sich bequem einpflegen oder per Barcode-Scanner hinzufügen, Bestellungen können automatisiert ablaufen. Kassensystem-Software-Lösungen sind inzwischen so weit entwickelt, dass sie eingebuchte Informationen automatisch an die Waren­wirtschaft, den E-Commerce oder die Buchhaltung weiter­leiten.

Hilfreiche Statistiken

Wie entwickelt sich der Umsatz konkret? Gibt es saison­abhängige Trends, werden bestimmte Produkte zu Laden­hütern? Aktuelle Umsatz­statistiken helfen dabei, auf die Nachfrage zu reagieren und das Sortiment anzupassen.

Datenimport und -export

Wichtige Daten und Berichte sollten sich schnell und sicher übertragen lassen. Eine DATEV-Schnittstelle etwa erlaubt den bequemen Austausch zwischen Steuer­berater und Mandant. Der ansonsten aufwendige Jahres­abschluss ist somit nur ein paar Klicks entfernt.

Verwaltung von Mitarbeitern

Arbeiten mehrere Personen mit dem Computer-Kassensystem, sollte der Wechsel zwischen Benutzern schnell und unkompliziert möglich sein. Je nach Position im Unternehmen können für Mitarbeiter teilweise verschiedene Berechtigungen erteilt werden. Auch das Erstellen von Schicht­plänen läuft über die PC-Kasse.

Datenbank für Kunden und Lieferanten

Fasst man Kunden und Lieferanten in eigenen Datenbanken zusammen, erleichtert das den Verwaltungs­aufwand enorm. So lassen sich Gutscheine oder Rabattaktionen ganz leicht Stammkunden zuordnen. Das Kunden­profil zeigt an, welche Ermäßigung jeweils gewährt wird.

Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Bei allem Komfort für Nutzer dürfen die rechtlichen Aspekte bei Computer-Kassensysteme nicht außer Acht gelassen werden. Wer sich eine neue PC-Kasse anschafft, muss sicher­stellen, dass sie die Anforderungen nach GoBD, TSE und Kassen­sicherungs­verordnung (KassenSichV) erfüllt

Zuverlässiger Support

Nicht immer läuft alles glatt. Kommt es zu Problemen mit dem Kassen­programm am PC, sollte ein zuverlässiger Kunden­service zur Stelle, damit die Geschäfte schnell wieder ans Laufen kommen.

Neben den grundlegenden Funktionen von Computer-Kassensystemen können weitere hinzukommen, die maßgeschneidert für die jeweiligen Einsatzgebiete sind. Das gilt insbesondere für die Gastronomie. Hier sind folgende Optionen von Vorteil:

  • Tischübersicht: Diese Funktion ermöglicht es, Bestellungen einzelnen Tischen zuzuordnen.
  • Beilagen: Nicht immer finden Gäste ihr Lieblings­gericht eins zu eins auf der Speise­karte wieder. Werden Sonder­wünsche aufgegeben, können diese im PC-Kassenprogramm vermerkt werden.
  • Getrennte Rechnungen: Getrennt oder zusammen? Möchte lieber jeder für sich zahlen, ist das kein Problem. Verzehrte Speisen und Getränke lassen sich leicht für jeden Gast zusammen­fassen.

Welche Zahlungs­arten ermöglichen PC-Kassensysteme?

Wie Kunden zahlen möchten, entscheiden sie größtenteils selbst. Eine Barzahlung ist mit PC-Kassensystemen genauso möglich wie die Zahlung per EC- oder Kreditkarte, sofern ein Karten­terminal angeschlossen ist. Auch die Zahlung auf Rechnung kann angeboten werden.

Welche Anbieter von PC-Kassensystemen gibt es?

Eine Reihe von Anbietern hat Computer-Kassensysteme auf den Markt gebracht. Manche PC-Kassen sind universell einsetzbar, andere detailliert auf die Bedürfnisse einzelner Branchen zugeschnitten. Hier stellen wir drei Anbieter von PC-Kassensystemen vor und nehmen die Preise für PC-Kassen unter die Lupe.

ready2order für Einzelhandel und Gastronomie

Die Kassensystem-Software von ready2order läuft sowohl auf Windows als auch mit macOS. Darüber hinaus ist sie als Touchscreen-Kasse fürs iPad oder als App für Android erhältlich. Die PC-Kasse lässt sich branchen­übergreifend nutzen, vom Einzelhandel bis zur Gastronomie. Warenwirtschaft und umfangreiche Live-Statistiken erleichtern den Arbeits­alltag und verschiedene Schnittstellen die Buchhaltung. Mit ready2order decken Händler alle gängigen Zahlungs­möglichkeiten ab.

Kosten für PC-Kassensysteme von ready2order

Das Kassensystem-Abo gibt es ab 24 Euro monatlich pro Kassengerät, sofern man sich für ein Jahr bindet. Im Monatsabo liegt der Preis für die PC-Kasse bei 34 Euro pro Kassengerät. In beiden Fällen umfasst das Paket das vollständige Kassensystem, eine schnelle Einrichtung und hundert­prozentige Finanzamt­konformität. Die einmalige Aktivierungs­gebühr beträgt 99 Euro. Gastro-Funktionen gibt es ab zwölf Euro, die Kassen­buchfunktion ab 7,50 Euro monatlich dazu. Ein TSE-Paket ab 10,75 Euro pro Monat ist verpflichtend. Das kostenlose Service­paket kann auf die Pro- (einmalig 119 Euro) oder auf die Premium-Version (einmalig 399 Euro) hoch­gestuft werden.

helloCash: Viele Vorteile aus einer Hand

Bei helloCash legt man sich nicht auf ein bestimmtes System fest, die Software-Lösungen laufen plattform­übergreifend. So sind es vom Windows-PC oder dem Macbook nur wenige Schritte bis zur vollwertigen Kasse. Die ist das Herzstück des Geschäfts, sei es bei der Mitarbeiter­verwaltung oder der Erstellung von Liefer­scheinen und Buchungen. Kunden können aus verschiedenen Zahlungs­möglichkeiten auswählen. Die Cloud-basierte PC-Kasse von helloCash verspricht ein Höchstmaß an Sicherheit.

Kosten für PC-Kassen­systeme von helloCash

helloCash bietet vier verschiedene Modelle an. Die kostenlose Version umfasst neben allen Basisfunktionen etwa KassenSichV und TSE, individuelle Steuersätze oder den Belegversand per WhatsApp. Die Medium-Version für 4,99 Euro pro Monat ist bereits um zahlreiche Extras erweitert. Dazu zählen ein kostenloser Telefonsupport, Gutschein­verwaltung, der Verzicht auf Werbung auf den Belegen oder ein erweiterter Monats­abschluss. Die Premium-Variante überzeugt für 9,90 Euro pro Monat überzeugt mit Waren­wirtschaft und Inventur, einem Mitarbeiter-Berechtigungs­system, Umsatz­zuweisung auf Positionsebene oder dem Export zu Buchhaltungs­systemen. Das Gastro-Paket für 14,90 Euro monatlich beinhaltet zudem eine Tisch­übersicht sowie die Option, Rechnungen zu teilen. Bei allen Paketen entstehen zusätzlich Kosten beim Kauf der gesetzlich erforderlichen technischen Sicherheits­einrichtung (TSE). Im ersten Jahr sind das 129 Euro exklusive Umsatz­steuer.

UCS r_keeper: Automatisierte Prozesse für Gastrobetriebe

Kosten für PC-Kassensysteme von UCS

Das „R“ im Namen von UCS r_keeper steht für „Restaurant“. Damit ist klar, für welche Branche es ausgelegt ist. Inzwischen setzen mehr als 55.000 Restaurants auf das PC-Kassensystem. Dank seines modularen Aufbaus bleibt es dem Kunden selbst überlassen, welche Komponenten er nutzen möchte. Kleine Cafés finden sich darin genauso wieder wie große Restaurant­ketten. Die Basisaus­führung umfasst verschiedene Zugriffs­ebenen für das Personal sowie eine Salden­kontrolle in Echtzeit. Darüber hinaus können Menüboards für Gäste, ein Delivery-Modul für den Liefer­service und Monitore für den Austausch mit der Küche bestellt werden. Für Bestellungen im Fahrzeug gibt es genauso Lösungen wie fürs Organisieren einer Warte­schlange oder den Einsatz eines Selbst­bedienungs­terminals. Inhaber von à la carte-Restaurants schätzen das digitale Gästeruf­system, mit dem Gäste per Knopfdruck auf sich aufmerksam machen können, während in Bäckereien oft ein Display für Aktions- und Zusatzangebote zum Einsatz kommt.

So finden Sie das beste Angebot für Ihr PC-Kassensystem

Sie sind auf der Suche nach dem passenden PC-Kassensystem für Ihren Betrieb? Wir stehen Ihnen mit einem kosten­losen und unverbindlichen Anbietervergleich zur Seite. So funktioniert's:


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Vorteile und Nachteile von PC-Kassensystemen

Wer PC-Kassensysteme nutzt, kann sich eine Reihe von Vorteilen zunutze machen. Zu den Stärken zählt sicherlich das erhebliche Potenzial zur Zeitersparnis durch automatisierte Arbeits­abläufe. Allerdings bestehen auch einige Nachteile.

Vorteile von PC-Kassensystemen:

  • Insgesamt sind Computer-Kassensysteme vergleichs­weise kosten­günstig. Oftmals kann man bereits bestehende Hard­ware nutzen, und falls nicht, belastet die Anschaffung den Geld­beutel nicht allzu stark.
  • PC-Kassensysteme bieten einen enormen Funktions­umfang. Dazu zählen zahlreiche Auswertungs­möglichkeiten, die Aufschluss über das Geschehen im Unternehmen erlauben.
  • PC-Kassen kommen kurz­zeitig auch ohne Inter­net aus. Durch die auf dem Computer installierte App können Kunden auch dann noch im Laden bedient werden, wenn keine Verbindung zum Netz besteht.
  • Produkte werden elektronisch hinterlegt. Das erspart es Mitarbeitern, Preise einzeln einzugeben.

Nachteile von PC-Kassensystemen:

  • Die Kassensystem-Software muss kompatibel zum Betriebs­system des PC sein.
  • Verwendet man Maus und Tastatur, kann das den Arbeits­ablauf verzögern. Je nach Branche und Kunden­aufkommen ist das ein großes Hindernis.
  • Wie andere Computer auch können PC-Kassen anfällig für Viren und Trojaner sein. Ein guter Schutz ist oberstes Gebot.

Fazit: PC-Kassensysteme nach Anforderungen zusammenstellen

Schon in der Basis­version bringen viele PC-Kassensysteme eine spürbare Entlastung in den Arbeits­alltag. Passt man Software und Hardware den speziellen Bedürfnissen einzelner Branchen an, werden PC-Kassen endgültig zum wertvollen Helfer. Allerdings kann man im riesigen Angebot leicht den Überblick verlieren – von den Zusatz­optionen ganz zu schweigen. Damit Sie sich nicht im Anbieter­dschungel verirren, bieten wir Ihnen unseren kostenlosen und unverbindlichen Angebots­vergleich.

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